INTERNATIONALE CONTROLESTANDAARD 260 COMMUNICATIE OVER CONTROLE-AANGELEGENHEDEN MET HET TOEZICHTHOUDEND ORGAAN INHOUDSOPGAVE Paragrafen Inleiding... 1-4 Relevant orgaan... 5-10 Te communiceren controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance... 11-12 Tijdstippen van de communicatie... 13-14 Wijze van communicatie... 15-17 Overige aangelegenheden... 18-19 Beroepsgeheim... 20 Wet- en regelgeving... 21 Ingangsdatum... 22 Internationale Controlestandaard (International Standaard on Auditing, ISA) 260 Communicatie over controle-aangelegenheden met het toezichthoudend orgaan dient te worden gelezen in de context van het Voorwoord tot de internationale standaarden voor kwaliteitsbeheersing, controle-, assurance-opdrachten en verwante diensten waarin het toepassen en de autoriteit van de ISA s worden bepaald. 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 1/9
Inleiding 1. Deze Internationale Controlestandaard (International Standard on Auditing, ISA) heeft ten doel grondbeginselen en essentiële werkzaamheden vast te stellen en aanwijzingen te geven voor de communicatie omtrent aangelegenheden die voortvloeien uit de controle van financiële overzichten, tussen de auditor en het toezichthoudend orgaan van een entiteit. Deze communicatie heeft betrekking op controle-aangelegenheden die van belang zijn voor governance zoals in deze ISA gedefinieerd. Deze ISA geeft geen aanwijzingen voor de communicatie door de auditor met partijen buiten de entiteit, zoals bijvoorbeeld externe regelgevende of toezichthoudende instanties. 2. De auditor dient aangelegenheden die voortvloeien uit de controle van financiële overzichten en die van belang zijn in het kader van governance te communiceren met het toezichthoudend orgaan van de entiteit. 3. In het kader van deze ISA wordt de term governance gebruikt om de rol te omschrijven van het orgaan aan wie het toezicht, de controle en het bepalen van de strategie van een entiteit werd toevertrouwd 1. Het toezichthoudend orgaan is er gewoonlijk voor verantwoordelijk dat de entiteit haar doelstellingen bereikt met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de effectiviteit en de doelmatigheid van de activiteiten, het naleven van de van toepassing zijnde wetgeving en de verslaggeving aan betrokken partijen. De leiding van de entiteit wordt uitsluitend tot het toezichthoudend orgaan gerekend indien zij dergelijke functies vervult. 4. In het kader van deze ISA zijn controle-aangelegenheden van belang in het kader van governance die aangelegenheden die voortvloeien uit de controle van de financiële overzichten en die, naar het oordeel van de auditor, relevant zijn voor het toezichthoudend orgaan, bij het uitoefenen van het toezicht op het proces van de totstandkoming van financiële 1 Vele landen hebben grondbeginselen voor corporate governance ontwikkeld als referentiekader voor goed ondernemingsgedrag. Dergelijke uitgangspunten richten zich gewoonlijk op beursgenoteerde vennootschappen, hoewel deze ook voor andere soorten entiteiten nuttig kunnen zijn bij het verbeteren van hun intern toezicht. Er bestaan verschillende modellen voor een adequate corporate governance. Bestuursstructuren en gebruiken variëren van land tot land. Een gemeenschappelijk uitgangspunt is dat de entiteit een governancestructuur moet hebben die het orgaan dat in het bijzonder onafhankelijk is van de leiding van de entiteit, in staat stelt tot een objectieve beoordeling te komen over de ondernemingsactiviteiten inclusief verslaggeving. 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 2/9
informatie en van te verstrekken toelichtingen. Controle-aangelegenheden van belang in het kader van governance betreffen uitsluitend die aangelegenheden die als resultaat van de uitvoering van de controle ter kennis van de auditor zijn gekomen. De auditor, die zijn controle volgens de ISA s uitvoert, behoeft geen controlewerkzaamheden op te zetten die specifiek gericht zijn op het onderkennen van aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance. Relevant orgaan 5. De auditor dient te bepalen welk het relevante toezichthoudend orgaan is waarmee controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance zullen worden gecommuniceerd. 6. De governancestructuur varieert van land tot land en is een weergave van culturele en wettelijke achtergronden. Zo is bijvoorbeeld in bepaalde landen in de wet opgenomen dat de toezichthoudende en leidinggevende functie aan verschillende organen zijn opgedragen, zoals een toezichthoudend orgaan (geheel of hoofdzakelijk zonder uitvoerende taken) en een bestuursorgaan (met uitvoerende taken). In andere landen zijn beide functies wettelijk de verantwoordelijkheid van één enkel orgaan, hoewel een audit committee kan zijn geïnstalleerd dat het eerstgenoemde orgaan ondersteunt in het kader van zijn verantwoordelijkheid met betrekking tot het totstandkomen van financiële informatie. 7. De verscheidenheid van governancestructuren maakt het moeilijk in algemene termen te bepalen welk het toezichthoudend orgaan is waarmee de auditor over controleaangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance dient te communiceren. De auditor maakt gebruik van oordeelsvorming om te bepalen welke het orgaan is waarmee controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance worden gecommuniceerd. Tevens houdt hij rekening met de bij wet vastgelegde verantwoordelijkheden van dit orgaan. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat bij entiteiten met een toezichthoudend orgaan of een audit committee, deze organen het relevante orgaan vormen. Echter in een entiteit waarbij één enkel orgaan een audit committee heeft geïnstalleerd, kan de auditor op grond van het belang van de controle-aangelegenheden besluiten dat hij hierover met het audit committee of met dit orgaan zal communiceren. 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 3/9
8. Indien de governancestructuur van de entiteit niet duidelijk is gedefinieerd of het toezichthoudend orgaan niet duidelijk uit de omstandigheden van de opdracht of de wet blijkt, zal de auditor met de entiteit afspraken maken met welk orgaan over controleaangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance zal worden gecommuniceerd. Als voorbeelden kunnen worden genoemd sommige entiteiten die door de eigenaar worden geleid, non-profit entiteiten en bepaalde overheidsinstanties. 9. Om misverstanden te voorkomen kan in een schriftelijke bevestiging van de controleopdracht worden opgenomen dat de auditor alleen over die zaken die van belang zijn in het kader van governance zal communiceren waarover hij bij de uitvoering van de controle kennis zal krijgen en dat de auditor geen controlewerkzaamheden behoeft op te zetten die specifiek zijn gericht op het onderkennen van aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance. De opdrachtbevestiging kan tevens: - de vorm beschrijven waarin iedere communicatie over controle-aangelegenheden van belang in het kader van governance zal plaatsvinden; - het relevante orgaan bepalen waarmee zal worden gecommuniceerd; - alle specifieke controle-aangelegenheden aangeven die van belang zijn in het kader van governance en waarvan werd overeengekomen dat daarover zal worden gecommuniceerd. 10. De effectiviteit van de communicatie wordt vergroot door het ontwikkelen van een constructieve werkrelatie tussen de auditor en het toezichthoudend orgaan. Een dergelijke werkrelatie komt tot stand op grond van een houding van professionele onafhankelijkheid en objectiviteit. Te communiceren controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance 11. De auditor neemt de aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance die voortvloeien uit de controle van financiële overzichten in aanmerking en communiceert deze met het verantwoordelijke orgaan. 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 4/9
Gewoonlijk omvatten dergelijke aangelegenheden (2) : - De algemene benadering en de reikwijdte van de controle met inbegrip van verwachte beperkingen in de uitvoering van de controle, of alle aanvullende specifieke vereisten; - De keuze van of wijzigingen in belangrijke grondslagen voor de financiële verslaggeving en de toepassing daarvan, die van materieel belang zijn of kunnen zijn voor de financiële overzichten van de entiteit; - Het mogelijke effect dat van materiëel belang zijnde risico s hebben op de financiële overzichten en blootstellingen aan risico s, zoals lopende rechtszaken, die in de financiële overzichten moeten worden toegelicht; - Correcties naar aanleiding van de controle die een invloed van materieel belang hebben of kunnen hebben op de financiële overzichten van de entiteit, ongeacht of zij reeds door de entiteit zijn verwerkt; - Onzekerheden van materieel belang met betrekking tot gebeurtenissen of omstandigheden die aanzienlijke twijfel doen rijzen over het vermogen van de entiteit om haar continuiteit te handhaven; - Verschil van mening met de leiding van de entiteit over aangelegenheden die, individueel of gezamenlijk, een significant effect op de financiële overzichten van de entiteit of op de controleverklaring kunnen hebben. In deze communicatie zal tevens worden aangegeven of het probleem intussen is opgelost, alsook wat de significantie daarvan is; - Verwachte aanpassingen van de inhoud van de controleverklaring; - Andere aangelegenheden die de aandacht vragen van het toezichthoudend orgaan, zoals van materieel belang zijnde tekortkomingen in de interne beheersing, vragen (2) De hierna volgende opsomming is niet limitatief. In aanvulling hierop worden in andere ISA s specifieke omstandigheden behandeld, waarbij de auditor verplicht is bepaalde aangelegenheden te communiceren met het toezichthoudend orgaan. 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 5/9
aangaande de integriteit van de leiding van de entiteit en fraude waarbij de leiding van de entiteit is betrokken; - Andere in de voorwaarden van de controleopdracht overeengekomen aangelegenheden. 11a. De auditor dient het toezichthoudend orgaan in te lichten over alle ongecorrigeerde afwijkingen die door de auditor tijdens de controle zijn onderkend en die door de leiding van de entiteit, zowel individueel als in totaliteit, niet significant worden geacht in relatie tot de financiële overzichten als geheel. 11b. Tot de ongecorrigeerde afwijkingen die met het toezichthoudend orgaan worden gecommuniceerd, dienen niet de afwijkingen beneden een vooraf vastgesteld bedrag te behoren. 12. Als onderdeel van de communicatie van de auditor wordt het toezichthoudend orgaan geïnformeerd over het feit dat: - de communicatie van de auditor uitsluitend controle-aangelegenheden omvat die van belang zijn in het kader van governance en voortvloeien uit de controle van financiële overzichten; - een controle van de financiële overzichten niet gericht is op het ontdekken van alle aangelegenheden die relevant kunnen zijn voor het toezichthoudend orgaan. Dientengevolge worden in het algemeen niet al deze aangelegenheden vastgesteld door het uitvoeren van controlewerkzaamheden. Tijdstippen van de communicatie 13. De auditor dient tijdig te communiceren over controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance. Dit stelt het toezichthoudend orgaan in staat passende maatregelen te treffen. 14. Teneinde tijdige communicatie te realiseren spreekt de auditor met het toezichthoudend orgaan af wat de modaliteiten en de tijdstippen van deze communicatie zijn. In bepaalde 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 6/9
gevallen kan de auditor een aangelegenheid, vanwege de aard ervan, eerder communiceren dan was overeengekomen. Wijze van communicatie 15. De communicatie van de auditor met het toezichthoudend orgaan kan zowel mondeling als schriftelijk worden gevoerd. De keuze voor een mondelinge of schriftelijke communicatie is afhankelijk van: - De omvang, de structuur, de juridische vorm en de wijze waarop de communicatie binnen de gecontroleerde entiteit plaatsvindt; - De aard, de gevoeligheid en het belang van de controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance; - De gemaakte afspraken omtrent periodieke vergaderingen of rapportage over deze controle-aangelegenheden; - De mate waarin en de frequentie waarmee de auditor contact heeft met het toezichthoudend orgaan. 16. Wanneer controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance mondeling worden besproken, documenteert de auditor deze aangelegenheden alsook de reactie hierop. Het is mogelijk dat deze communicatie plaatsvindt in de vorm van een kopie van de notulen van het onderhoud dat de auditor met het toezichthoudend orgaan heeft gehad. Afhankelijk van de aard, de gevoeligheid en het belang van de aangelegenheid kan het in bepaalde gevallen gewenst zijn dat de auditor de inhoud van elke mondelinge communicatie over aangelegenheden van belang in het kader van governance schriftelijk vastlegt. 17. Gewoonlijk bespreekt de auditor controle-aangelegenheden die van belang zijn in het kader van governance in eerste instantie met de leiding van de entiteit, behalve indien het gaat om aangelegenheden die betrekking hebben op de bekwaamheid of de integriteit van de leiding van de entiteit. Deze eerste besprekingen met de leiding van de entiteit zijn belangrijk teneinde feiten en kwesties op te helderen en om de leiding van de entiteit in de gelegenheid 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 7/9
te stellen nadere informatie te verschaffen. Indien de leiding van de entiteit ermee instemt een aangelegenheid die van belang is in het kader van governance met het toezichthoudend orgaan te bespreken, kan de auditor beslissen niet aan dit orgaan te communiceren, onder de voorwaarde dat hij ervan overtuigd is dat dit orgaan op effectieve en correcte wijze is geïnformeerd. Overige aangelegenheden 18. Indien de auditor het noodzakelijk acht een aanpassing aan te brengen aan de inhoud van de controleverklaring, zoals beschreven in ISA 701 Aanpassingen van de inhoud van de verklaring van een (onafhankelijk) auditor, kan een communicatie van de auditor met het toezichthoudend orgaan niet worden gezien als vervanging van het uitbrengen van een dergelijke verklaring. 19. De auditor evalueert of controle-aangelegenheden van belang in het kader van governance die in het verleden zijn gecommuniceerd, van invloed zijn op de financiële overzichten van het huidige boekjaar. De auditor evalueert of de aangelegenheid nog steeds belangrijk is en of de voordien tot stand gebracht communicatie moet worden herhaald. Beroepsgeheim 20. De vereisten van nationale beroepsorganisaties, de wet- of regelgeving kunnen het beroepsgeheim verplicht maken dat beperkingen oplegt aan de communicatie van de auditor inzake controle-aangelegenheden van belang in het kader van governance. De auditor verwijst naar dergelijke vereisten, wet- of regelgeving alvorens hij communiceert met het toezichthoudend orgaan. De situaties waarin de ethische en wettelijke voorschriften inzake beroepsgeheim en verslaggeving met elkaar kunnen conflicteren, kunnen in een aantal gevallen gecompliceerd zijn. In deze gevallen kan de auditor er goed aan doen juridisch advies in te winnen. Wet- en regelgeving 21. De voorschriften van nationale beroepsorganisaties, wettelijke of andere regelgevende bepalingen kunnen de auditor de verplichting opleggen te communiceren omtrent 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 8/9
aangelegenheden van belang in het kader van governance. Deze aanvullende communicatievoorschriften worden niet in deze ISA behandeld; zij kunnen echter de inhoud, de wijze en de tijdstippen van de communicatie met het toezichthoudend orgaan beïnvloeden. Ingangsdatum 22. Deze ISA treedt in werking voor controles van financiële overzichten voor periodes die worden afgesloten op of na 15 december 2004. 260 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs-fb/Versie 29 juni 2006 9/9