INTERNATIONALE CONTROLESTANDAARD 580 BEVESTIGINGEN VAN DE LEIDING VAN DE ENTITEIT

Transcriptie

1 INTERNATIONALE CONTROLESTANDAARD 580 BEVESTIGINGEN VAN DE LEIDING VAN DE ENTITEIT INHOUDSOPGAVE Paragrafen Inleiding Erkenning door de leiding van de entiteit van haar verantwoordelijkheid voor het opstellen en de presentatie van de financiële overzichten... 3 Het gebruik van bevestigingen van de leiding van de entiteit als controle-informatie Documentatie van bevestigingen van de leiding Te ondernemen acties indien de leiding van de entiteit weigert bepaalde bevestigingen te verstrekken Bijlage: Voorbeeld van een bevestigingsbrief bij de financiële overzichten Internationale Controlestandaard (International Standaard on Auditing, ISA) 580 Bevestigingen van de leiding van de entiteit dient te worden gelezen in de context van het Voorwoord tot de internationale standaarden voor kwaliteitsbeheersing, controle-, assurance-opdrachten en verwante diensten waarin het toepassen en de autoriteit van de ISA s worden bepaald. 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

2 Inleiding 1. Deze Internationale Controlestandaard (International Standard on Auditing, ISA) heeft ten doel grondbeginselen en essentiële werkzaamheden vast te stellen en aanwijzingen te geven inzake het gebruiken van bevestigingen van de leiding van de entiteit als controleinformatie, de in het kader van de evaluatie en het documenteren daarvan te verrichten werkzaamheden en de te ondernemen acties ingeval de leiding van de entiteit weigert de bevestigingen te verstrekken die de auditor als noodzakelijk beschouwt. 2. De auditor dient van de leiding van de entiteit bevestigingen te verkrijgen die hij als noodzakelijk beschouwt. Erkenning van de leiding van de entiteit van haar verantwoordelijkheid voor het opstellen en de presentatie van de financiële overzichten 3. De auditor dient controle-informatie te verkrijgen dat de leiding van de entiteit erkent ervoor verantwoordelijk te zijn dat de financiële overzichten een getrouwe weergave bevat in overeenstemming met het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving en dat de leiding van de entiteit de financiële overzichten heeft opgesteld en ondertekend. De auditor kan controle-informatie verkrijgen over de erkenning van deze verantwoordelijkheid en het goedkeuren van de financiële overzichten, vanuit de daarop betrekking hebbende notulen van de vergaderingen van de organen belast met governance, of door het verkrijgen van een schriftelijke bevestiging van de leiding van de entiteit of een ondertekend exemplaar van de financiële overzichten. Het gebruik van bevestigingen van de leiding van de entiteit als controle-informatie 4. De auditor dient van de leiding van de entiteit schriftelijke bevestigingen te verkrijgen over de aangelegenheden die voor de financiële overzichten van materieel belang zijn en waarvan redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat hieromtrent andere voldoende en geschikte controle-informatie beschikbaar is. De kans op misverstanden tussen de auditor en de leiding van de entiteit wordt verkleind indien mondeling verkregen informatie schriftelijk wordt bevestigd. Aangelegenheden die in een brief van de leiding van 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

3 de entiteit, dan wel in een brief van de auditor ter bevestiging aan de leiding, kunnen worden vermeld, zijn opgenomen in in het voorbeeld van bevestigingsbrief dat in bijlage bij deze ISA is gegeven. 5. Schriftelijke bevestigingen van de leiding van de entiteit kunnen beperkt blijven tot aangelegenheden die hetzij afzonderlijk, hetzij gezamenlijk van materieel belang worden geacht voor de financiële overzichten. Voor bepaalde onderwerpen kan het nodig zijn de leiding van de entiteit op de hoogte te brengen van de opvattingen van de auditor omtrent het materieel belang. 5a. De auditor dient een schriftelijke bevestiging van de leiding te verkrijgen, dat: (a) zij haar verantwoordelijkheid erkent voor de opzet en de invoering van een interne beheersing om fouten te voorkomen en te ontdekken; en (b) zij van oordeel is dat de invloed van ongecorrigeerde afwijkingen in de financiële overzichten, die door de auditor tijdens de controle zijn verzameld zowel individueel als in totaliteit niet van materieel belang zijn in relatie tot de financiële overzichten als geheel. Een opsomming van deze afwijkingen dient te worden opgenomen of toegevoegd in bijlage bij de schriftelijke bevestigingen van de leiding. 6. Tijdens de controle worden door de leiding van de entiteit ongevraagd of op verzoek velerlei bevestigingen gedaan aan de auditor. Indien dergelijke inlichtingen betrekking hebben op aangelegenheden die van materieel belang zijn voor de financiële overzichten, zal het nodig zijn dat de auditor: (a) bevestigende controle-informatie uit andere bronnen van binnen of buiten de entiteit tracht te verkrijgen; (b) beoordeelt of de van de leiding van de entiteit verkregen bevestigingen aannemelijk zijn en in overeenstemming met op andere wijze verkregen controle-informatie, waaronder de andere bevestigingen; en 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

4 (c) beoordeelt of verwacht mag worden dat degenen van wie bevestigingen afkomstig zijn goed op de hoogte zijn van de desbetreffende aangelegenheden. 7. bevestigingen van de leiding van de entiteit mogen niet de plaats innemen van andere controle-informatie waarvan de auditor redelijkerwijs mag verwachten dat deze beschikbaar is. Bijvoorbeeld een bevestiging van de leiding aangaande de kostprijs van een actief kan andere, normaliter te verwachten controle-informatie niet vervangen. Indien de auditor niet in staat is voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen betreffende aangelegenheden die van materieel belang voor de financiële overzichten zijn of kunnen zijn, en waarvan de beschikbaarheid verwacht mag worden, is sprake van een beperking in de uitvoering van de controle, ook indien de auditor over dergelijke aangelegenheden een bevestiging van de leiding heeft ontvangen. 8. Voor bepaalde gevallen is het niet redelijkerwijs te verwachten dat er andere controleinformatie beschikbaar zal zijn dan die welke door het inwinnen van inlichtingen wordt verkregen; daarom verkrijgt de auditor een geschreven bevestiging van de leiding. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de auditor geen andere controle-informatie kan verkrijgen over het voornemen van de leiding om bepaalde beleggingen aan te houden gericht op de waardestijging daarvan op de lange termijn. 9. Indien een bevestiging van de leiding van de entiteit in tegenspraak is met andere controle-informatie dient de auditor de redenen hiervoor te onderzoeken en zo nodig ook de betrouwbaarheid van andere bevestigingen van de leiding van de entiteit in heroverweging te nemen. Documentatie van bevestigingen van de leiding 10. Bevestigingen van de leiding van de entiteit worden in het algemeen in het dossier van de auditor vastgelegd in de vorm van een samenvatting van mondelinge besprekingen met de leiding of in de vorm van schriftelijke bevestigingen van de leiding van de entiteit. 11. Een schriftelijke bevestiging van de leiding van de entiteit is in het algemeen als controleinformatie betrouwbaarder dan een mondelinge bevestiging, en kan de volgende vormen aannemen: 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

5 (a) een schriftelijke bevestiging van de leiding van de entiteit; (b) een brief van de auditor waarin hij uiteenzet wat hij onder de bevestigingen van de leiding verstaat, waarvan de leiding de goede ontvangst bericht of waarvan zij de inhoud bevestigt; of (c) relevante notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur of een soortgelijk orgaan of een ondertekend exemplaar van de financiële overzichten. Elementen van een schriftelijke bevestiging bij de financiële overzichten 12. Bij het opvragen van een schriftelijke bevestiging bij de financiële overzichten verzoekt de auditor deze bevestiging aan hem te adresseren, de specifiek aangegeven informatie daarin op te nemen en de brief op de juiste wijze te dateren en te ondertekenen. 13. In het algemeen wordt de schriftelijke bevestiging bij de financiële overzichten gedateerd op dezelfde datum als de auditorsverklaring. In bepaalde omstandigheden is het echter mogelijk dat over specifieke transacties of andere gebeurtenissen een schriftelijke bevestiging wordt verkregen in de loop van de controle of na de datum van de auditorsverklaring, bijvoorbeeld op de datum van een openbare emissie van effecten. 14. De bevestigingsbrief van de leiding van de entiteit wordt gewoonlijk naar beste weten en overtuiging ondertekend door de leden van de leiding die de primaire verantwoordelijkheid dragen voor de entiteit en voor de financiële aspecten daarvan (gewoonlijk de algemeen directeur en de financieel directeur). In bepaalde gevallen kan de auditor het gewenst achten een schriftelijke bevestiging van andere leden van de leiding te verkrijgen. Hij kan bijvoorbeeld een schriftelijke bevestiging verlangen van de functionaris belast met het bijhouden daarvan, omtrent de volledigheid van alle notulen van de vergaderingen van aandeelhouders, raad van bestuur en van belangrijke commissies. 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

6 Te ondernemen acties indien de leiding van de entiteit weigert bepaalde bevestigingen te verstrekken 15. Indien de leiding van de entiteit weigert de bevestigingen, die door de auditor als noodzakelijk worden beschouwd, te verstrekken, wordt de uitvoering van de controle beperkt en dient de auditor aldus een oordeel met voorbehoud tot uitdrukking te brengen of een oordeelonthouding te formuleren. In dergelijke gevallen beoordeelt de auditor tevens de betrouwbaarheid van andere tijdens de controle verkregen bevestigingen van de leiding van de entiteit en gaat hij na of de weigering mogelijk enige bijkomende gevolgen heeft voor zijn controleverklaring. 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

7 Bijlage Voorbeeld van een bevestigingsbrief van de leiding van de entiteit Onderstaand voorbeeld van schriftelijke bevestiging is niet bedoeld als een standaardbrief. Bevestigingen van de leiding zullen per entiteit en van periode tot periode verschillen. Hoewel het vragen van bevestigingen aangaande verschillende aangelegenheden ertoe kan leiden dat de leiding van de entiteit haar aandacht meer op dergelijke aangelegenheden concentreert, en derhalve de leiding ertoe aansporen om meer dan anders het geval zou zijn op deze zaken in te spelen, zal.de auditor zich echter bewust moeten zijn van de beperkingen van bevestigingen van de leiding als controle-informatie zoals in deze ISA is uiteengezet. (Briefhoofd van de entiteit) (Aan de Auditor...) (Datum..) Deze bevestigingsbrief wordt afgegeven in samenhang met uw controle van de financiële overzichten van vennootschap ABC over het boekjaar eindigend op 31 december 20XX), die gericht is op het uitdrukken van een oordeel dat de financiële overzichten een getrouw beeld geven (dan wel in alle van materieel belang zijnde opzichten een getrouwe weergave) van de financiële positie van vennootschap ABC per 31 december 20XX, van de operationele resultaten over 20XX, en van haar kasstromen voor het boekjaar dat op die datum wordt afgesloten, in overeenstemming met (geef aan wat het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving is). Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de getrouwe weergave van de financiële overzichten in overeenstemming met (geef aan wat het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving is) (1). Wij bevestigen naar beste weten en overtuiging het volgende: (1) Voeg hieraan toe, indien vereist : Namens de Raad van bestuur (of gelijksoortig orgaan). 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

8 (Duid hier de bevestigingen aan met betrekking tot de entiteit, die de volgende elementen kunnen omvatten :) - Er hebben zich geen onregelmatigheden voorgedaan waarin de leiding of werknemers betrokken zijn die een belangrijke rol vervullen in de interne beheersing of die een effect van materieel belang kunnen hebben op de financiële overzichten. - Wij hebben u inzage gegeven in de gehele administratie, de daaraan ten grondslag liggende documenten en alle notulen van de vergaderingen van Aandeelhouders, en van het bestuursorgaan (namelijk die gehouden op respectievelijk 15 maart 20XX en 30 september 20XX ). - Wij bevestigen de volledigheid van de verstrekte informatie met betrekking tot de identificatie van verbonden partijen. - De financiële overzichten bevatten geen onjuistheden of onvolledigheden van materieel belang. - De vennootschap heeft voldaan aan alle contractuele verplichtingen, alsmede aan de voorschriften van regelgevende instanties, die bij niet nakoming daarvan van materieel belang zouden kunnen zijn voor de financiële overzichten. Er hebben zich geen gevallen voorgedaan van niet naleven van door regelgevende autoriteiten gestelde eisen die bij niet nakoming daarvan van materieel belang zouden kunnen zijn voor de financiële overzichten. - De volgende elementen werden op een juiste wijze vastgelegd en, waar nodig, op adequate wijze in de financiële overzichten toegelicht: (a) (b) (c) (d) de identiteit van, en de rekeningsaldi en transacties met verbonden partijen. verliezen die het gevolg zijn van verbintenissen tot verkopen en kopen. overeenkomsten en opties om activa die voorheen verkocht waren, terug te kopen. activa die als onderpand dienen. - Wij hebben geen voornemens of intenties die een invloed van materieel belang kunnen hebben op de boekwaarde of de rubricering van activa en verplichtingen die in de financiële overzichten worden weergegeven. - Wij hebben geen voornemens om productlijnen af te stoten, of geen andere voornemens of intenties die zullen leiden tot een te grote of verouderde voorraad, en 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9

9 geen enkele voorraad werd verwerkt voor een bedrag dat de netto realiseerbare waarde te boven gaat. - De vennootschap beschikt over een eigendomstitel voor alle activa, en er zijn geen andere pand- of hypotheekrechten gevestigd op de activa van de vennootschap, dan die welke zijn vermeld in de bijlage X bij de financiële overzichten. - Wij hebben alle verplichtingen, zowel de feitelijke als de voorwaardelijke, voor zover van toepassing, verwerkt en/of toegelicht in de financiële overzichten, en we hebben in bijlage X bij de financiële overzichten elke vorm van garantie vermeld die wij hebben verstrekt aan derden. - Er hebben zich geen gebeurtenissen na de einddatum van de periode voorgedaan, die aanpassing vereisen van de financiële overzichten of de toelichting opgenomen in de financiële overzichten of in bijlage daarbij, behalve hetgeen in de bijlage X bij de financiële overzichten is opgenomen. - De claim vanwege vennootschap XYZ werd afgewikkeld voor het totale bedrag van XXX wat op een juiste wijze is verwerkt in de financiële overzichten. Geen enkele andere claims voortvloeiend uit rechtsgedingen werden ontvangen en deze zijn ons inziens ook niet te verwachten. - Er zijn geen formele of informele overeenkomsten inzake compensatie van onze rekeningen met betrekking tot de liquide middelen en de investeringen. Wij beschikken niet over andere goedgekeurde kredietlijnen dan die welke zijn toegelicht in bijlage X bij de financiële overzichten. - Wij hebben de opties en overeenkomsten inzake de inkoop van eigen aandelen, alsook het kapitaal dat voor deze opties is gereserveerd, warrants, conversies en andere verplichtingen op een juiste wijze in de financiële overzichten verwerkt of toegelicht. (Algemeen directeur) (Financieel directeur) 580 NIVRA-IBR/HV-DSCH-RK/acs/Versie 1 oktober /9