L E I D R A A D voor bewonerscommissies MAASDELTA SPIJKENISSE Versie 1 januari 2013
2
VOORWOORD Bewonerscommissies zijn voor een woningcorporatie als Maasdelta een belangrijke gesprekspartner voor het beheer van woningen en wooncomplexen. Ze hebben ook een belangrijke rol als het gaat om het betrekken van bewoners bij het wel en wee van het wooncomplex waarin ze wonen. Bij Maasdelta Spijkenisse is een groot aantal bewonerscommissies actief. Om bewonerscommissies zo goed mogelijk te laten functioneren, is het belangrijk om spelregels met elkaar af te spreken. Zodat over en weer bekend is wat we van elkaar kunnen verwachten. In deze Leidraad voor Bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse worden de rechten, taken en bevoegdheden van bewonerscommissies verduidelijkt. De Leidraad is een praktische aanvulling op het Samenwerkingsconvenant dat tussen Maasdelta Spijkenisse en de Stichting Huurdersraad Spijkenisse is afgesloten. Joost Mayer, vestigingsmanager Maasdelta Spijkenisse Sandra de Winter, voorzitter Stichting Huurdersraad Spijkenisse Spijkenisse, januari 2010 Wijziging per 1 januari 2012: Bijlage 1 Onderwerpen voor informatie, overleg, advies en instemming: G3 Vaststelling/wijziging servicepakket en kosten op complexniveau: gewijzigd van niveau 1 naar niveau 2. Wijziging per 1 januari 2013: - 3.3 Financiële regeling budget bewonerscommissie - Bijlage 2: Leidraad vergoedingen Bewonerscommissies Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 3
4
INHOUDSOPGAVE 1 Wat is bewonersparticipatie?...7 1.1 Wat is bewonersparticipatie?... 7 1.2 Waarom bewonersparticipatie?... 7 1.3 Hoe en met wie overlegt Maasdelta Spijkenisse?... 7 1.4 Rechten van een bewonerscommissie... 8 1.5 Verplichtingen van een bewonerscommissie... 8 2 Organisatie van een bewonerscommissie...9 2.1 Waaraan moet een bewonerscommissie voldoen?... 9 2.2 Aantal leden en afvaardiging... 9 2.3 Werving van leden voor de bewonerscommissie - zittingstermijn... 9 2.4 Functieverdeling bewonerscommissie... 9 2.5 Vertegenwoordiging bewonerscommissies in SHS... 10 2.6 Overleg bewonerscommissie met Maasdelta Spijkenisse... 10 2.7 Hoe wordt de agenda opgesteld?... 10 2.8 Wie zijn er zoal aanwezig op de vergadering?... 10 2.9 Welke onderwerpen lenen zich voor behandeling?... 11 2.10 Notulen en actiepunten... 11 2.11 Communicatie... 11 3 Faciliteiten voor bewonerscommissies... 12 3.1 Waar vergaderen?... 12 3.2 Het maken van fotokopieën... 12 3.3 Financiële regeling budget bewonerscommissie... 12 3.4 Vergoedingen Leefbaarheidsactiviteiten... 12 3.5 Bijdrage gemeente... 13 4 Klachten- en geschillenregeling... 13 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Onderwerpen voor informatie, overleg, advies en instemming Leidraad vergoedingen Bewonerscommissies Aanvraagformulier bijdrage uit Leefbaarheidsbudget Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 5
6
1 Wat is bewonersparticipatie? 1.1 Wat is bewonersparticipatie? Bewonersparticipatie is het betrekken van huurders en bewoners bij besluiten die door een corporatie over hun woning en woonomgeving worden genomen. Bewoners hebben als eerste een belang bij de beslissingen die genomen worden, zij zijn immers partij. Door bewonersparticipatie kunnen bewoners hun eigen belangen zo goed mogelijk behartigen. Dit werkt echter pas goed als er bij de bewoners bereidheid is om zich in te zetten en dat de corporatie naar hen luistert. Dan pas is er sprake van echte inspraak. 1.2 Waarom bewonersparticipatie? Wettelijk is bepaald dat bewonersparticipatie moet. In het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) en de Overlegwet is vastgelegd dat woningcorporaties huurders via bewonersparticipatie betrekken bij onderwerpen die voor hen van wezenlijk belang zijn. Wil het werk van bewonerscommissies zin hebben, dan is het belangrijk dat hun werkzaamheden onderdeel uitmaken van de werk- en besluitvormingsprocedures van Maasdelta. Het gaat immers niet alleen om het soepel houden van overleg in een goede sfeer, maar ook dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Verder is het belangrijk dat er bekendheid wordt gegeven aan de resultaten die bewonerscommissies hebben behaald. 1.3 Hoe en met wie overlegt Maasdelta Spijkenisse? Maasdelta Spijkenisse voert op verschillende niveaus overleg met huurders: Overleg met Stichting Huurdersraad Spijkenisse (SHS) SHS is de overkoepelende organisatie van alle bewonerscommissies. SHS is voor Maasdelta de gespreks- en onderhandelingspartner voor alle onderwerpen die betrekking hebben op beheer- en beleidszaken van Maasdelta. De basis daarvoor is het Samenwerkingsconvenant. Dit convenant regelt zowel het overleg tussen Maasdelta en SHS, SHS en de bewonerscommissies en het overleg tussen Maasdelta en de bewonerscommissies. Overleg met bewonerscommissies op complexniveau Wat is een bewonerscommissie? Een bewonerscommissie is een georganiseerde groep van bewoners, die de belangen van de huurders/bewoners in een bepaald complex (of cluster van complexen) van Maasdelta vertegenwoordigt. Maasdelta en de bewonerscommissie bespreken onderwerpen die over het beheer en het beleid van het betreffende complex gaan. Verschil met een activiteitencommissie Naast een bewonerscommissie komt u soms een activiteitencommissie tegen. Deze commissie organiseert of coördineert allerlei activiteiten voor de bewoners van een complex. Zo n activiteitencommissie behartigt dus niet de belangen van de bewoners van een complex bij Maasdelta, zoals een bewonerscommissie dat doet. En verder communiceert Maasdelta met individuele huurders. Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 7
1.4 Rechten van een bewonerscommissie Wettelijke regelingen De rechten van huurdersorganisaties (SHS) en bewonerscommissies zijn vastgelegd in het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) en de Wet op het overleg huurders-verhuurders (WOHV-Overlegwet). Bewonerscommissies hebben volgens de vernieuwde Overlegwet (1 januari 2009) recht op informatie, overleg en advies over de onderwerpen die voor hen rechtstreeks van belang zijn. Als de verhuurder wijzigingen in beheer of beleid wil doorvoeren voor de betrokken wooncomplexen, dan informeert hij de bewonerscommissie uit eigen beweging. Ook heeft de bewonerscommissie recht op overleg hierover en kan zij binnen zes weken schriftelijk advies uitbrengen. Als de verhuurder het advies niet wil volgen, moet hij dit binnen twee weken gemotiveerd en schriftelijk aan de bewonerscommissie laten weten (gekwalificeerd adviesrecht). Maasdelta voert de werkzaamheden uit op zijn vroegst drie werkdagen nadat de bewonerscommissie de schriftelijke motivatie van Maasdelta heeft ontvangen. Ook heeft de bewonerscommissie een agenderingsrecht. De bewonerscommissies hebben echter nooit een instemmingsrecht. Het instemmingsrecht is slechts voorbehouden aan de centrale huurdersorganisatie bij wijziging in het servicekostenbeleid. De onderwerpen waarover met bewonerscommissies in ieder geval overleg wordt gevoerd zijn genoemd in 2.9. 1.5 Verplichtingen van een bewonerscommissie Een bewonerscommissie heeft rechten, maar er wordt ook het nodige van hen verwacht. Vertegenwoordiging brengt verplichtingen met zich mee Het BBSH geeft aan dat een bewonerscommissie als belangrijke plicht heeft: representatie. Een bewonerscommissie moet aannemelijk kunnen maken dat zij het overleg met Maasdelta voert namens de bewoners van haar complex. Het is de verantwoordelijkheid van een bewonerscommissies om contact met de achterban te onderhouden en hen regelmatig te informeren. Bewonerscommissies moeten de inbreng van individuele huurders waarborgen door hen vooraf te raadplegen en achteraf verantwoording aan hen af te leggen. Maasdelta verwacht van bewonerscommissieleden dat zij een voorbeeldfunctie vervullen. Dit betekent dat zij de regels uit de huurovereenkomst (o.a. huurbetaling, overlast) doorgaans naleven. Wanneer een (kandidaat)-bewonerscommissielid zich bij voortduring niet aan de regels uit de huurovereenkomst houdt, heeft Maasdelta het recht deze als bewonerscommissielid te weigeren. 8
2 Organisatie van een bewonerscommissie 2.1 Waaraan moet een bewonerscommissie voldoen? De bewonerscommissie wordt geacht de meerderheid van de bewoners te vertegenwoordigen. Dat is het geval als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: de leden worden gekozen uit de huurders van het complex; de huurders worden zoveel mogelijk betrokken bij de standpuntbepaling en de besluitvorming van de bewonerscommissie; alle huurders die door de bewonerscommissie worden vertegenwoordigd, worden regelmatig op de hoogte gehouden van de activiteiten van de bewonerscommissie en van de standpunten die de commissie heeft ingenomen in het overleg met Maasdelta; de huurders worden op de hoogte gehouden van datgene wat wel en wat niet bereikt is. 2.2 Aantal leden en afvaardiging Een bewonerscommissie bestaat bij voorkeur uit ten minste drie leden. De afvaardiging van een bewonerscommissie naar een overleg met Maasdelta bestaat ten hoogste uit zes personen. Deze afvaardiging wordt in onderling overleg bepaald. Dit betekent dat naast een vaste afvaardiging van bijvoorbeeld de voorzitter en de secretaris specialisten kunnen worden afgevaardigd, als een specifiek onderwerp op de agenda staat. 2.3 Werving van leden voor de bewonerscommissie - zittingstermijn Wanneer er in een buurt of woongebouw nog geen bewonerscommissie is, of wanneer het aantal leden van een bewonerscommissie onder het aantal van drie terechtkomt, kan een wervingsactie worden gestart voor (nieuwe) commissieleden. Initiatiefnemers kunnen dit zelf doen of in samenwerking met Maasdelta. De kandidaten die zich aanmelden, worden in een brief van Maasdelta aan alle bewoners bekend gemaakt. Als hier geen bezwaren tegen binnenkomen, dan volgt een brief waarin gemeld wordt dat deze nieuwe bewonerscommissieleden zijn aangesteld. 2.4 Functieverdeling bewonerscommissie Een bewonerscommissie kent in ieder geval de volgende functies: Voorzitter - zit interne vergaderingen van de bewonerscommissie voor en fungeert als woordvoerder in overleggen met Maasdelta; Secretaris - beheert de ingekomen en uitgegane stukken van de bewonerscommissie; Penningmeester - stelt de begroting op, maakt de afrekening van het afgelopen jaar, beheert de financiën en overlegt hierover zo nodig met de penningmeester van de Stichting Huurdersraad Spijkenisse; Bovengenoemde taakomschrijving is zeer beknopt en kan door iedere bewonerscommissie anders worden ingevuld. Meerdere functies kunnen in één persoon verenigd zijn. De verdeling van functies wordt door leden van de bewonerscommissie na oprichting van de commissie in onderling overleg bepaald en direct aan Maasdelta kenbaar gemaakt. Zodra een wijziging in de functieverdeling plaatsvindt, geeft de bewonerscommissie dit door aan Maasdelta. Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 9
2.5 Vertegenwoordiging bewonerscommissies in SHS Een bewonerscommissie wordt door één van haar leden - of door een vertegenwoordiger namens meerdere bewonerscommissies - vertegenwoordigd in het Algemeen Bestuur van de S.H.S. 2.6 Overleg bewonerscommissie met Maasdelta Spijkenisse Zoals in het Samenwerkingsconvenant is vastgelegd, vindt er tenminste één keer per jaar overleg plaats tussen een bewonerscommissie en Maasdelta, tenzij beide partijen iets anders afspreken. Verder vindt overleg plaats als één van beide partijen daarom schriftelijk voorzien van onderwerp, reden en toelichting verzoekt. Maasdelta heeft het recht een verzoek tot overleg af te wijzen, als het onderwerp schriftelijk of telefonisch kan worden afgehandeld. Maasdelta geeft er op basis van praktijkervaring de voorkeur aan om twee keer per jaar een vergadering te houden. Eenmaal in maart over de afrekening van de servicekosten en de begroting voor het planmatig onderhoud van het lopende en het volgende jaar en eenmaal in september/oktober. Extra contacten bewonerscommissies en Maasdelta Een bewonerscommissie onderhoudt nauw contact met Maasdelta en SHS. Iedere bewonerscommissie stelt één contactpersoon aan die het contact onderhoudt met Maasdelta. Omgekeerd is het aanspreekpunt bij Maasdelta voor een bewonerscommissie de woonconsulent. Woonconsulent en bewonerscommissie bellen elkaar regelmatig, om een goed contact te onderhouden. Maar de communicatie tussen bewonerscommissies en Maasdelta vindt zo veel mogelijk schriftelijk plaats, bij voorkeur per e-mail. Communicatie dient te worden bevestigd. Na het sturen van een e-mail of een brief moet de ontvangende partij binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging sturen, tenzij onvoorziene omstandigheden dat beletten. Een inhoudelijk antwoord op het bericht moet binnen tien werkdagen na ontvangst van de ontvangstbevestiging gegeven zijn. Wanneer niet aan deze termijn voldaan kan worden, moet dit de andere partij met een duidelijke opgaaf van redenen schriftelijk worden gemeld. In dit schrijven zal een nieuwe termijn worden opgenomen. Het is belangrijk dat er sprake is van een goede terugkoppeling naar alle betrokkenen. Zo informeren bewonerscommissies hun achterban, Maasdelta en SHS. Omgekeerd houden Maasdelta en SHS elkaar en de bewonerscommissies op de hoogte. 2.7 Hoe wordt de agenda opgesteld? De woonconsulent van Maasdelta maakt de concept-agenda en stuurt deze twee weken voor de vergadering aan de bewonerscommissie. De bewonerscommissie kan tot maximaal een week voor het overleg aanvullende agendapunten indienen. Als tijdens de vergadering bij agendapunt vaststellen agenda blijkt dat er nog extra agendapunten zijn, worden die aan het einde van de vergadering besproken bij Wat verder ter tafel komt. 2.8 Wie zijn er zoal aanwezig op de vergadering? De bewonerscommissie wordt in het overleg vertegenwoordigd door de daarvoor gekozen leden. Die kunnen zich laten bijstaan door één of meer huurders, vertegenwoordigers van SHS of andere adviseurs. Het voorzitterschap van de vergadering wordt vervuld door de medewerker van Maasdelta. Desgewenst kan de woonconsulent zich laten bijstaan door andere medewerkers van Maasdelta of adviseurs. Uiterlijk een week voor de datum van het overleg informeren partijen elkaar over de gewenste aanwezigheid van deskundigen door wie zij zich willen laten bijstaan. 10
Bij een regulier overleg zijn vast aanwezig: de woonconsulent en een notulist(e). Bij het overleg kunnen verder op verzoek en afhankelijk van de ingebrachte punten ter zake kundige personen aanwezig zijn. 2.9 Welke onderwerpen? Over onderwerpen die van belang zijn voor meer dan één, of alle, bewonerscommissies, kan Maasdelta in overleg met SHS treden. Maasdelta voert overleg met bewonerscommissies over onderwerpen van beheer en beleid die voor de huurders in het betreffende complex van belang zijn. Het gaat hierbij in elk geval om: Het slopen, renoveren, verwerven, vervreemden en bezwaren van woongelegenheden; Herstructurering en leefbaarheid voor de buurten waar de bewonerscommissie actief is; Overeenkomsten voor servicekosten en het beheer van woningen en woongebouwen. In bijlage 1 is per onderwerp aangegeven welk recht bewonerscommissies hebben (Zie ook Samenwerkingsconvenant Maasdelta Spijkenisse en SHS). 2.10 Notulen en actiepunten De bewonerscommissie en vertegenwoordiger van Maasdelta (woonconsulent) besluiten in onderling overleg wie de notulen verzorgt, een bewonerscommissielid of een notulist van Maasdelta. De notulist stuurt de conceptnotulen, bij voorkeur binnen drie weken nadat het overleg heeft plaatsgehad, aan de woonconsulent en voorzitter van de bewonerscommissie. Deze geven zo snel mogelijk een reactie op de conceptnotulen. De eventueel aangepaste notulen worden binnen drie weken daarna aan de betrokkenen verspreid. De woonconsulent zorgt voor verspreiding aan de betrokken Maasdelta-medewerkers. Bij het verslag wordt een actiepuntenlijst gevoegd, met daaraan gekoppeld afhandelingtermijnen. Deze afhandelingtermijnen zijn tijdens de vergadering vastgesteld. In het geval dat een actiepunt niet binnen de daarvoor gestelde termijn kan worden afgehandeld, geeft de woonconsulent dit door aan de contactpersoon van de bewonerscommissie. De woonconsulent meldt dan ook de stand van zaken met betrekking tot het actiepunt en geeft de verwachte termijn aan waarbinnen het actiepunt alsnog afgehandeld zal worden. De agenda met actielijst van de vergaderingen worden ter beschikking gesteld aan SHS. 2.11 Communicatie Een bewonerscommissie beslist zelf op welke wijze er gecommuniceerd wordt met de huurders die zij vertegenwoordigt. Hierbij is het belangrijk dat contactgegevens van de bewonerscommissieleden bekend zijn bij de huurders, zodat zij contact kunnen opnemen met leden van de bewonerscommissie. Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 11
3 Faciliteiten voor bewonerscommissies Bewonerscommissies kunnen een beroep doen op faciliteiten van Maasdelta. 3.1 Waar vergaderen? Vergaderingen van de bewonerscommissie met Maasdelta vinden plaats in een vergaderzaal bij Maasdelta. Interne vergaderingen van de bewonerscommissie kunnen plaatsvinden: bij één van de bewoners thuis; in de ontmoetingsruimte van een complex, indien aanwezig; in het kantoor van SHS aan de Raadhuislaan 61; dit in overleg met iemand van het DB van de SHS en tegen betaling van een waarborgsom; in een externe ruimte, hiervoor wordt vooraf overleg gevoerd met Maasdelta. 3.2 Het maken van fotokopieën Bewonerscommissies kunnen, na overleg met de woonconsulent, stukken bij de balie van Maasdelta afgeven met het verzoek deze te kopiëren. Indien mogelijk wordt dit meteen gedaan. 3.3 Financiële regeling budget bewonerscommissie Maasdelta stelt aan de bewonerscommissies een budget beschikbaar, waaruit de kosten voor het functioneren kunnen worden vergoed. Een en ander is ook vastgelegd in het samenwerkingsconvenant van Maasdelta en SHS. Voor iedere bewonerscommissie is een bedrag van maximaal 300,- per jaar beschikbaar. In de praktijk is gebleken, dat de uitgaven per commissie sterk verschillen en vaak lager uitvallen. Een bewonerscommissie dient voor aanvang van een nieuw jaar een begroting in bij de woonconsulente van Maasdelta. Maasdelta verstrekt in de regel het bedrag van 300,-. Na afloop van het jaar verstrekt de bewonerscommissie aan Maasdelta een overzicht van de gemaakte kosten. De woonconsulente van Maasdelta beoordeelt de afrekening op juistheid en rekent af met de commissie. Maasdelta maakt daarna het bedrag voor het nieuwe jaar over naar het bankrekeningnummer van de bewonerscommissie. Mochten er in de loop van een jaar onverwachte extra kosten moeten worden gemaakt, dan kunnen die, na overleg en onder bepaalde voorwaarden, bij Maasdelta worden gedeclareerd. Kosten die onder de onkostenvergoeding vallen, betreffen onder meer papier (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven), cartridges en telefoonkosten (bij voorkeur op basis van specificatie via rekeningen, anders schatting). Een en ander is ook vermeld in bijlage 2, de Leidraad vergoedingen bewonerscommissies. Bij twijfel: neem contact op met de woonconsulente van Maasdelta. 3.4 Vergoedingen Leefbaarheidsactiviteiten Als bewoners of een bewonerscommissie activiteiten in het kader van leefbaarheid willen organiseren, kunnen de kosten niet worden gedeclareerd via het reguliere budget van de bewonerscommissie. Hiervoor kan wel een beroep worden gedaan op het leefbaarheidbudget van Maasdelta. Het gaat dan om activiteiten voor en door bewoners die als doel hebben de onderlinge saamhorigheid te versterken en daarmee de leefbaarheid te bevorderen. Bewoners kunnen bij MDS een verzoek indienen voor een bijdrage van Maasdelta Spijkenisse. Hiertoe moeten 12
ze vooraf een plan indienen met daarin een omschrijving van doel, activiteiten, benodigd budget, bijdrage bewoners. In bijlage 3 is hiervoor een formulier opgenomen. 3.5 Bijdrage gemeente De gemeente Spijkenisse draagt ook vaak bij aan activiteiten van en voor bewoners. Vaak is dat in natura. U kunt bv. bij de rayons een tent, tafels en banken lenen. Ook is een barbecue beschikbaar. Informeert u eens bij het rayon waar uw buurt onder valt, hoe zij uw plannen kunnen ondersteunen. 4 Klachten- en geschillenregeling Maasdelta vindt het belangrijk dat een bewonerscommissie goed kan functioneren. Daar hoort ook bij dat onze medewerkers u naar tevredenheid te woord staan en bij problemen met u meedenken bij het vinden van een oplossing. Desondanks kan het zijn dat we uw verwachtingen niet waar maken. Wanneer dat zo is en het probleem is ook met de vestigingsmanager besproken, dan is de regeling Geschillencommissie van toepassing. Hoe dit in zijn werk gaat, kunt u lezen in de brochure Een klacht of geschil? van Maasdelta. Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 13
Bijlage 1 Onderwerpen voor informatie, overleg, advies en instemming (Uit Samenwerkingsconvenant Maasdelta Spijkenisse en SHS, 2010) 1 = Informatierecht 2 = Adviesrecht (Bbsh) 3 = Gekwalificeerd adviesrecht (Wohv) 4 = Instemmingsrecht 5 = Voordrachtrecht HR A Algemeen 1 Ondernemingsplan, volkshuisvestingsplan verhuurder 2 2 Jaarlijks activiteitenplan en (meerjaren)begroting 2 3 Volkshuisvestingsverslag en financieel jaarverslag 2 4 (Prestatie)afspraken en convenanten tussen verhuurder en gemeente 3 5 Strategisch voorraadbeheer 3 6 Samenwerking of fusie met andere verhuurders 3 7 Voordracht Huurderleden, Raad of Raden van Commissarissen 5 B Onderhoud en verbetering woningen 1 Beleid (groot)onderhoud en woningverbetering eerstvolgende jaar 3 2 Meerjarenplan (groot)onderhoud en woningverbetering 2 3 Onderhoudsprogramma per complex (eerstvolgende jaar en meerjarig) 3 1 4 Planontwikkeling + uitvoering groot onderhoud en woningverbetering complexniveau 3 5 Procedures m.b.t. melding, afhandeling en controle onderhoudsklachten 3 C Verhuur van woongelegenheden en woonruimteverdeling 1 Woonruimteverdelingsbeleid 3 2 Verhuurbeleid 3 3 Huurovereenkomst en algemene voorwaarden 3 4 Procedure m.b.t. het aangaan en beëindigen van de huurovereenkomst 3 MDS 2010 D Sloop met (vervangende) nieuwbouw, herstructurering 1 Beleid sloop, renovatie nieuwbouw en herstructurering 3 2 Plan sloop, renovatie, nieuwbouw en herstucturering op complexniveau 3 3 3 Sociaal statuut 3 3 E Aankoop, verkoop en bezwaren van woningen 1 Algemeen beleid, uitgangspunten, procedure en voorwaarden 3 2 Verkoopplan en procedure op complexniveau 3 3 BC 14
1 = Informatierecht 2 = Adviesrecht (Bbsh) 3 = Gekwalificeerd adviesrecht (Wohv) 4 = Instemmingsrecht 5 = Voordrachtrecht MDS 2010 HR BC F Huurprijsbeleid 1 Huurprijsbeleid algemeen (wijze van differentiatie, streefhuren, bij mutatie) 3 2 Huurbeleid eerstvolgende jaar (percentage, differientatie, etc.) 3 3 Huurprijzenbeleid per complexniveau 1 1 4 Huurverhoging bij woningverbetering per complex 1 1 G Servicepakket en servicekosten 1 Beleid m.b.t. servicekosten 4 2 Procedure afrekening servicekosten 3 3 Vaststelling/ wijziging servicepakket en -kosten op complexniveau 2* 2** H Mutatiebeleid 1 Wijze van oplevering woning 3 2 Procedure bij verhuizing 3 3 Beleid aanpassing woning door huurder (ZAV-beleid) 3 I Leefbaarheid en woonomgeving 1 Algemeen beleid m.b.t. leefbaarheid, onderhoud en verbetering woonomgeving (voor 3 wat betreft verhuurder, niet derden) 2 Verbetering leef- en woonklimaat op complexniveau 3 J Wonen en zorg 1 Beleid huisvesting van ouderen, gehandicapten en andere personen die zorg of begeleiding behoeven. 3 2 Uitvoering concrete plannen 1 K Participatiebeleid 1 Vaststelling en wijziging samenwerkingsconvenant 4 2 Voorlichting/informatieverstrekking aan bewoners algemeen 3 3 Informatieverstrekking aan bewoners per complex 1 L Geschillencommissie 1 Samenstelling Selectiecommissie Geschillencommissie 5 2 Uitspraken van de Geschillencommissie Stichting Maasdelta Groep 3 * Per 1 januari 2012 gewijzigd van 1 naar 2 (=adviesrecht) ** Per 1 januari 2012 gewijzigd van 1 naar 2 (=adviesrecht) Per 1 september 2012 toegevoegd: Voor wijziging servicekostenpakket moet tenminste 70% van de huurders akkoord geven. Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 15
Bijlage 2 Leidraad vergoedingen Bewonerscommissies De Leidraad vergoedingen Bewonerscommissies is een aanvulling op de bestaande Leidraad Bewonerscommissies en moet gelezen worden als globale richtlijn voor het besteden van gelden aan bewonerscommissies. - Enkel kosten voor het uitoefenen van BC-activiteiten worden vergoed. Kosten van recreatieactiviteiten worden niet vergoed. - Gedeclareerde bedragen moeten verantwoord worden d.m.v. originele bonnen, dan wel uitdraaien van kostenspecificaties. - Telefoonkosten hoeven tot 10,00 per jaar niet gespecificeerd te worden, daarboven zoals bovenstaand. - Uitzonderingen op bovenstaande zullen op redelijkheid worden beoordeeld. - Kopieerkosten worden niet vergoed. Voor kopieerwerk kunnen BC s zich wenden tot MDS. - Kosten voor vergaderingen kunnen niet worden vergoed, tenzij met MDS is besproken dat een externe vergaderlocatie gewenst is. De kosten moeten dan door MDS worden goedgekeurd. Kosten voor koffie en thee kunnen worden gedeclareerd. Op kantoor van de SHS kan gratis worden vergaderd (in overleg met DB-lid van SHS en tegen betaling van waarborgsom). - De afrekening van het afgelopen jaar vindt plaats voordat de begroting voor het nieuwe jaar wordt uitgekeerd. Eventuele verschillen worden verrekend. - Parkeerkosten worden enkel op vertoon van de bon vergoed. - Reiskosten worden niet vergoed. - Persoonlijke presentjes worden niet vergoed (bloemen, verjaardagen, kerstartikelen etc.) - Over uitzonderingen op bovenstaande wordt geadviseerd eerst contact op te nemen met de woonconsulente van Maasdelta. - Bij het afrekenen en indienen van een begroting contactgegevens en bankgegevens duidelijk vermelden. - De begroting voor het nieuwe jaar moet voor 31 december bij de woonconsulente van Maasdelta binnen zijn. - De afrekening over het afgelopen jaar moet voor 31 januari bij de woonconsulente van Maasdelta binnen zijn. - Voor activiteiten in het kader van leefbaarheid kan een beroep worden gedaan op het Leefbaarheidsbudget van Maasdelta. 16
Bijlage 3 Aanvraagformulier voor bijdrage uit Leefbaarheidsbudget Maasdelta Spijkenisse (zie ook 3.4). Wij doen deze aanvraag namens: Bewonerscommissie: Anders, nl.: Wij zijn (minimaal 2 personen) Naam (contactpersoon) Adres Straat: huisnr. Telefoon Vast: mobiel: Email Naam 2 Adres Straat: huisnr. Telefoon Vast: mobiel: Email Naam 3 Adres Straat: huisnr. Telefoon Vast: mobiel: Email Naam 4 Adres Straat: huisnr. Telefoon Vast: mobiel: Email Leidraad voor bewonerscommissies van Maasdelta Spijkenisse januari 2010 Bijgewerkt per 1 januari 2013 17
Wij willen het volgende organiseren: De activiteiten hebben het volgende doel: Specificatie van de kosten: Wat is de bijdrage van de bewoners aan dit project (werkzaamheden, financieel)? Overig: 18