Privacy-reglement Zorgzaam Bijlage 3 bij het PvE Zorgzaam Zoals vastgesteld door het bestuur Zorgzaam d.d.
Inhoud Artikel 1 Begripsbepalingen 3 Artikel 2 Doel en rechtmatige grondslag van de verwerking 5 Artikel 3 Artikel 4 Categorieën van personen over wie persoonsgegevens in de registratie worden opgenomen 6 Soorten van persoonsgegevens die in de registratie worden opgenomen 7 Artikel 5 Wijze waarop persoonsgegevens worden verkregen 8 Artikel 6 Verwijdering en vernietiging van de persoonsgegevens 9 Artikel 7 Categorieën van personen of instanties waaraan persoonsgegevens uit de registratie worden verstrekt 10 Artikel 8 Verbanden met andere gegevensverzamelingen 11 Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot de registratie 12 Artikel 10 Recht op kennisneming 13 Artikel 11 Correctierecht 14 Artikel 12 Kennisneming van verstrekking aan derden 15 Artikel 13 Inzage reglement 16 Artikel 14 Inwerkingtreding 17 Artikel 15 Citeertitel 18
Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2000, 302) verstaan onder: 1. Persoonsgegevens Gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen; 2. Gegevensverwerking Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; 3. De registratie Het gestructureerde geheel van persoonsgegevens, betrekking hebbend op verschillende personen, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en deel uitmaakt van de administratie van de stichting Zorgzaam; 4. Betrokkenene Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; 5. Beheerder Degene die onder verantwoordelijkheid van de stichting Zorgzaam is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens; 6. Personeel Personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de stichting Zorgzaam;
7. Bewerker Degene die ten behoeve van de stichting Zorgzaam persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; 8. De wet De Wet bescherming persoonsgegevens. 9. Functionele eenheid De deskundige medewerkers die voor specifieke doeleinden en onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid.
Artikel 2 Doel en rechtmatige grondslag van de verwerking 1. Het doel van de registratie is het vastleggen van en kunnen beschikken over persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het behartigen van de belangen van (oud) militair en burger defensiepersoneel (niet zijnde actief dienende militairen), hun partners en kinderen en de partners en kinderen van actief dienende militairen, onder meer door middel van het sluiten van een collectief contract voor de basisverzekering op grond van de Zorgverzekeringswet alsmede een aanvullende particuliere ziektekostenverzekering. 2. De rechtmatige grondslag voor de verwerking is gelegen in de uitvoering van de overeenkomst waarbij de betrokkene partij is dan wel de ondubbelzinnige toestemming die de betrokkene heeft verleend.
Artikel 3 Categorieën van personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt In de administratie van Zorgzaam worden persoonsgegevens verwerkt van (oud) militair en burger defensiepersoneel (niet zijnde actiefdienende militairen), hun partners en kinderen en de partners en kinderen van actiefdienende militairen. De categorieën van personen die tot de doelgroepen van de stichting Zorgzaam behoren en van wie persoongegevens worden verwerkt zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de stichting.
Artikel 4 Soorten van persoonsgegevens die in de registratie worden opgenomen Ten aanzien van de in artikel 3 bedoelde personen worden in de registratie de volgende persoonsgegevens vastgelegd: a. personalia: - naam en voorletters; - sofi-nummer of burgerservicenummer; - geboortedatum; - geslacht; - adres en woonplaats (post); - adres en woonplaats (formeel). b. technische gegevens: - inschrijfgegevens; - uitschrijfgegevens. c. medische gegevens: Medische gegevens zijn persoonsgegevens betreffende de gezondheid van een persoon in de meest brede zin hetgeen neerkomt op alle persoonsgegevens die de geestelijke of lichamelijke toestand van een persoon betreffen. In de gedragscode is geregeld dat het verzamelen van medische gegevens plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur en is voorbehouden aan personen die deel uitmaken van de functionele eenheid.
Artikel 5 Wijze waarop persoonsgegevens worden verkregen en verwerkt 1. In de registratie kunnen uitsluitend persoonsgegevens worden opgenomen die worden ontvangen van: a. de betrokkenen; b. een zorgverlener of zorgverlenende instelling; c. Nieuw Salarissysteem Krijgsmacht (NSK); d. AWBZ-uitvoeringsorganen of regiokantoren; e. ABP-BRD, ABP-ouderdomspensioen, UWV-Groningen. 2. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 kunnen in de registratie worden opgenomen wanneer zij mondeling, schriftelijk, op magnetische gegevensdrager of op elektronische wijze worden verstrekt door de in lid 1 van dit artikel genoemde personen of instellingen. 3. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 4. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op het in artikel 2 vermelde doel waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 5. De beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens.
Artikel 6 Verwijdering en vernietiging van de persoonsgegevens 1. Persoonsgegevens die niet langer voor het doel noodzakelijk zijn worden, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de bewaarplicht, zo spoedig mogelijk verwijderd. 2. Persoonsgegevens worden door de bewerker na een daartoe strekkende schriftelijke opdracht van stichting Zorgzaam binnen 31 dagen verwijderd.
Artikel 7 Categorieën van personen of instanties waaraan persoonsgegevens uit de registratie worden verstrekt 1. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4, onder a, en de incasso-, debiteuren-, crediteuren-, kas-, bank- en girogegevens bedoeld in artikel 4 onder b, worden verstrekt aan het NSK, ABP-BRD, ABP-Ouderdomspensioen dan wel aan UWV-Groningen ten behoeve van premie-inning, aan incassobureaus ten behoeve van het innen van vorderingen en aan de Bankgirocentrale ten behoeve van verrekening van kosten van verleende zorg. 2. Niet tot individuele personen herleidbare gegevens worden verstrekt aan: a. de beheerder van het Vektis gegevensbestand (STAT); b. de centrales van Overheidspersoneel (CvO s); c. het College voor Zorgverzekeringen (CvZ); d. de Commissie toezicht Uitvoeringsorganisatie (CtU). 3. De stichting Zorgzaam beslist op een verzoek als bedoeld in artikel 41 van de Wbp.
Artikel 8 Verbanden met andere gegevensverzamelingen De registratie heeft ten aanzien van het opnemen en verstrekken van gegevens verbanden met de volgende gegevensverzamelingen: a. het Nieuw Salarissysteem Krijgsmacht (NSK); b. het ABP-BRD; c. het ABP-Ouderdomspensioen; d. UWV-Groningen; e. het Vektis gegevensbestand (VEKTIS); f. het College voor Zorgverzekeringen; g. de Commissie toezicht Uitkeringsorganisatie (CtU).
Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot de registratie 1. Rechtstreeks toegang tot de in Artikel 4, onder a tot en met d genoemde persoonsgegevens hebben: a. door de stichting Zorgzaam aangewezen personeel, waaronder de beheerder; b. de bewerker; c. accountants, voor zover dit in het kader van uitvoering van hun opdracht strikt noodzakelijk is. 2. Indien gebruik gemaakt wordt van de diensten van een bewerker, legt de verantwoordelijke de wederzijdse verplichtingen met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens schriftelijk in een overeenkomst met die bewerker vast. De bewerker verwerkt overeenkomstig diens overeengekomen verplichtingen. 3. De personen, bedoeld in het eerste lid, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 10 Recht op kennisneming 1. De stichting Zorgzaam deelt een betrokkene op diens verzoek, uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. 2. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. 3. Ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt en ten aanzien van onder curatele gestelden dient het verzoek te worden ingediend door hun wettelijke vertegenwoordigers. De betrokken mededeling geschiedt eveneens aan de wettelijke vertegenwoordigers. 4. Het verzoek dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld, onder vermelding van de naam en de adresgegevens van de aanvrager. Het verzoek tot inzage in de persoonsgegevens wordt gericht aan Stichting Zorgzaam, gevestigd in Den-Haag. 5. Het verzoek wordt in behandeling genomen nadat de identiteit van de verzoeker of de titel van de wettelijke vertegenwoordiger aan Stichting Zorgzaam is gebleken. Het verzoek dient daartoe vergezeld te gaan van een deugdelijk bewijsstuk, waaruit de identiteit of de titel van de verzoeker blijkt. 6. Aan het verzoek wordt niet voldaan indien zich één van de omstandigheden voordoet bedoeld in artikel 43 Wbp.
Artikel 11 Correctierecht 1. De betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger kan de stichting Zorgzaam verzoeken persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen en/of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. 2. De stichting Zorgzaam bericht de verzoeker binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre zij daaraan voldoet. Indien zij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt zij dat met redenen. 3. De stichting Zorgzaam draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 4. De stichting Zorgzaam informeert in geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming derden daarover en verzekert zich ervan dat die derden hun bestanden dienovereenkomstig aanpassen. De stichting Zorgzaam deelt de verzoeker mee aan welke derden zij die informatie heeft verstrekt.
Artikel 12 Kennisneming van verstrekking aan derden 1. De betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger heeft tot het einde van het kalenderjaar na het jaar waarin de informatieverstrekking heeft plaatsgevonden recht op kennisneming van het protocol voor zover de persoonsgegevens betrekking hebben op deze betrokkene. 2. De stichting Zorgzaam kan volstaan met een in algemene termen vervatte mededeling betreffende de aard van de verstrekte gegevens en degene aan wie zij zijn verstrekt, indien de vastlegging daarvan is achterwege gebleven en zij redelijkerwijs mocht aannemen dat het belang van de betrokkene daardoor niet onevenredig zou worden geschaad.
Artikel 13 Inzage reglement Dit privacy-reglement kan worden ingezien ten kantore van de stichting Zorgzaam.
Artikel 14 Inwerkingtreding Dit privacy-reglement treedt in werking met ingang van.
Artikel 15 Citeertitel Dit privacy-reglement wordt aangehaald als het privacy-reglement stichting Zorgzaam. s-gravenhage, Voorzitter, Secretaris, J. Witvoet W. van der Linden