Bijlage bij de mededeling aan de bedrijfsrevisoren van 15 januari 2008 betreffende de overdracht door de bedrijfsrevisoren van de ledenlijst naar het openbaar register en de actualisering van de registergegevens opgenomen in het openbaar register door de bedrijfsrevisoren Het openbaar register van de bedrijfsrevisoren 1. De instelling van een openbaar register In overweging 8 van de Auditrichtlijn van 17 mei 2006 wordt benadrukt dat ter bescherming van derden alle toegelaten wettelijke auditors en auditkantoren dienen te worden ingeschreven in een register dat toegankelijk is voor het publiek en dat alle essentiële gegevens over wettelijke auditors en auditkantoren bevat. De wetgever heeft hieraan gestalte gegeven in artikel 10 van de gecoördineerde wet l van 22 juli 1953 dat stelt: " 1. De Raad houdt een openbaar register bij waarin de bedrijfsrevisoren worden geregistreerd. De auditors en de auditorganisaties van derde landen die overeenkomstig artikel 7, 4 zijn geregistreerd, worden in die hoedanigheid aftonderiijk in het openbaar register vermeld. 2. De registratiegegevens worden in elektronische vorm in het register opgeslagen. Eenieder kan deze te allen tijde op de website van het Instituut consulteren. 3. Elke bedrijfsrevisor natuurlijke persoon en elk bedrijfsrevisorenkantoor worden door een individueel nummer in het openbaar register geidentificeerd. 4. Het openbaar register bevat de naam en het adres van de bevoegde autoriteiten die belast zijn met de registratie, het toezicht, de kwaliteitscontrole, de sancties, en het publiek toezicht. 5. De modaliteiten inzake actualisering en toegang tot het openbaar register worden door de Koning bepaald. " Het openbaar register van het "Instituut van de Bedrijfsrevisoren" vervangt de ledenlijst van "het Instituut der Bedrijfsrevisoren". Dit openbaar register treedt in werking op 31 augustus 2007. I Koninklijk besluit van 30 april 2007 houdende coördinatie van de wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor en van het koninklijk besluit van 21 april 2007 tot omzetting van bepalingen van de Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 mei 2006 betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen, tot wijziging van de Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad, houdende intrekking van Richtlijn 84/253/EEG van de Raad 1/7
2. Overgang na~r het openbaar register Artikel 22, 1 van het erkenningsreglement stelt: "De bedrijfsrevisoren ingeschreven op de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" op datum van 31 augustus 2007 worden beschouwd als zijnde toegelaten tot overdracht naar het "openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren" ". Verder wordt in 2 van hetzelfde artikel gesteld: "De Raad neemt de nodige maatregelen voor de overdracht van gegevens uit de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" naar het openbaar register, zoals bedoeld in de artikelen 9 tot 11, binnen een termijn van zes maanden na de inwerkingtreding van dit besluit.". In het Verslag aan de Koning dat het erkenningsreglement voorafgaat wordt onder meer verder verduidelijkt: "Teneinde de bevestiging van de wens tot overschrijving van de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" in het nieuwe openbaar register eenvormig en gestructureerd te laten verlopen, zal de Raad de bedrijfsrevisoren de nodige formulieren, al dan niet elektronisch invulbaar, ter beschikking stellen. Deze zullen hen toelaten de gegevens bij te werken die in het openbaar register voor de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen (artikel 9) en voor de bedrijfsrevisorenkantoren (artikel 10) moeten worden bekendgemaakt. Op alle bedrijfsrevisoren rust de verplichting tot actualisering - zoals bedoeld in artikel 15 van dit besluit - van de voor overschrijving in het openbaar register verstrekte registergegevens. ". 3. Indeling van het openbaar register Het openbaar register bevat de gegevens over: de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen (art. 9, 1 van het erkenningsreglement); de auditors van derde landen (als dusdanig ingeschreven bij een bevoegde autoriteit buiten de EU) die overeenkomstig artikel 7, 4 van de wet van 22juli 1953 zullen worden ingeschreven (art. 9, 2 van het erkenningsreglement); de bedrijfsrevisorenkantoren (art. 10, 1 van het erkenningsreglement); en de auditorganisaties van derde landen (als dusdanig ingeschreven bij een bevoegde autoriteit buiten de EU) die overeenkomstig artikel 7, 4 van de wet van 22 juli 1953 zullen worden ingeschreven (art. 10, 2 van het erkenningsreglement). De Raad besliste om in het openbaar register ten aanzien van de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen twee luiken te voorzien, namelijk: dit van de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen die revisorale opdrachten kunnen uitvoeren; en dit van de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen die tijdelijk zijn verhinderd om revisorale opdrachten uit te voeren om reden van onverenigbaarheden zoals bedoeld in artikel 13, 2 van de wet van 22 juli 1953. 2/7
De verhindering zal een aanvang nemen op de dag dat de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon zich verhinderd verklaart en eindigen op de dag dat de bedrijfsrevisor affirmeert opnieuw revisorale opdrachten te kunnen uitvoeren met naleving van de daaruit voortvloeiende verplichtingen. Dit wordt medegedeeld middels haar/zijn actualisatie van haarlzijn persoonlijke gegevens. 4. De gegevens die in het openbaar register worden getoond De Raad is de mening toegedaan dat de toepassing van de artikelen 9 en 10 van het erkenningsreglement met betrekking tot de gegevens die tenminste in het openbaar register moeten worden getoond, respectievelijk ten aanzien van de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen en ten aanzien van de bedrijfsrevisorenkantoren, een maximale garantie moet bieden ten aanzien van de privacy van de geregistreerden. De Raad meent dat, in dit kader, aan de betrokken natuurlijke personen de mogelijkheid moet geboden worden om de gegevens ten aanzien van hun privé-adres niet te laten tonen. De uitdrukking "woonplaats", dient begrepen te worden als een adres waar elke betekening, kennisgeving of mededeling kan gericht worden. Ook in artikel 16, lid 1, a van de Auditrichtlijn van 17 mei 2006 wordt het begrip "adres" opgenomen. Elke geregistreerde zal dan ook de mogelijkheid geboden worden, hetzij de woonplaats te laten tonen, hetzij de plaats waar hij kantoor houdt. Een en ander betekent echter niet dat het Instituut niet in het bezit moet gesteld worden van de gegevens van de woonplaats. 4.1. Ten aanzien van de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen zal aldus in het openbaar register worden getoond overeenkomstig het erkenningsreglement: a. in uitvoering van art. 9, 1, IOyan het erkenningsreglement: naam: te beschouwen als familienaam en voornaam; woonplaats: het adres (straat, huisnummer, postcode van de gemeente en de naam van de gemeente) en het land, overeenstemmend met plaats waar de persoon in het bevolkingsregister is ingeschreven, dan wel, indien uitdrukkelijk gewenst, het adres waar de persoon kantoor houdt; gekozen taalgroep: Nederlands of Frans; jaar van eedaflegging; registratienummer bij het Instituut. Als optionele contactgegevens kunnen door de geregistreerde worden opgenomen: gekoppeld aan de woonplaats: een telefoonnummer en een faxnummer; niet gekoppeld aan de woonplaats: een GSM-nummer en een e-mailadres. 3/7
b. in uitvoering van artikel 5, 1 van de wet van 22 juli 1953 en artikel 9, 1, 2 van het erkenningsreglement: vestigingsadres in België met naleving van artikel 5, 1 van de wet van 22 juli 1953(2) en in voorkomend geval, naam (aangevuld met de rechtsvorm), vestigingsadres, internetadres en registratienummer van de bedrijfsrevisorenkantoren waarbij de betrokken bedrijfsrevisor natuurlijke persoon werkzaam is of waaraan hij als vennoot (bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die zijn beroepsactiviteit inbrengt in het bedrijfsrevisorenkantoor) of anderszins verbonden is. c. in uitvoering van artikel 9, 1,3 van het erkenningsreglement: elke andere inschrijving als wettelijke auditor bij de bevoegde autoriteiten van andere Lidstaten van de Europese Unie en als auditor in derde landen (buiten de EU), met inbegrip van de na(a)m(en) van de registratieautoriteit(en) en, in voorkomend geval, het/de registratienummer( s). 4.2. Ten aanzien van de bedrijfsrevisorenkantoren zal aldus in het openbaar register worden getoond overeenkomstig het erkenningsreglement: a. in uitvoering van artikel 10, 1, 1 van het erkenningsreglement: registratienummer, jaar van inschrijving, naam, adres van de zetel en ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Als optionele contactgegevens kunnen door de geregistreerde worden opgenomen, gekoppeld aan het adres van de zetel: een telefoonnummer en een faxnummer. b. in uitvoering van artikel 10, 1,2 van het erkenningsreglement: de rechtsvorm van de geregistreerde rechtspersoon. c. in uitvoering van artikel 10, 1,3 van het erkenningsreglement: contactgegevens: het adres waar de voornaamste contactpersoon kan worden aangeschreven eventueel optioneel aangevuld met diens telefoonnummer, faxnummer, GSM en e-mailadres; naam van de voornaamste contactpersoon: familienaam en voornaam; in het Verslag aan de Koning voorafgaand aan het koninklijk besluit van 30 april 2007 betreffende de erkenning van bedrijfsrevisoren en het openbaar register wordt verder verduidelijkt: "Onder "voornaamste contactpersoon" (artikel 10, 1, 3 ) wordt verstaan de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die binnen de entiteit de verantwoordelijkheid draagt voor de organisatie van de controleactiviteiten"; in voorkomend geval, internetadres van de website van het bedrijfrevisorenkantoor. 2) Artikel 5, 1 0 van de wet van 22 juli 1953 stelt: "in de veronderstelling dat een persoon zijn woonplaats niet in België heeft, dient hij er te beschikken over een vestiging'. 4/7
d. in uitvoering van artikel 10, 1,4 0 van het erkenningsreglement: het adres van elke vestiging in België met zijn nummer van vestigingseenheid bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Als optionele contactgegevens kunnen door de registreerde worden opgenomen, gekoppeld aan het adres van de vestiging: een telefoonnummer en een faxnummer. e. in uitvoering van artikel 10, 1,5 0 van het erkenningsreglement: naam (familienaam met voornaam) en registratienummer van alle bedrijfsrevisoren natuurlijke personen die bij het bedrijfsrevisorenkantoor werkzaam zijn of die als vennoot (bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die zijn beroepsactiviteit inbrengt in het bedrijfsrevisorenkantoor) of anderszins aan het kantoor verbonden zijn; dit zonder enig onderscheid in alfabetische volgorde. f. in uitvoering van artikel 10, 1,6 0 van het erkenningsreglement: naam (familienaam en de voornaam van de natuurlijke persoon, of rechtsvorm en naam van de rechtspersoon) en kantooradres van alle eigenaars en aandeelhouders (personen die participeren in het kapitaal van het bedrijfsrevisorenkantoor), dit zonder enig onderscheid in alfabetische volgorde. g. in uitvoering van artikel 10, 1,7 0 van het erkenningsreglement: naam (familienaam met voornaam van de natuurlijke persoon en rechtsvorm met naam van de rechtspersoon) en kantooradres van alle leden van het leidinggevende of bestuursorgaan, dit zonder enig onderscheid in alfabetische volgorde. h. in uitvoering van artikel 10, 1, 8 0 van het erkenningsreglement: in voorkomend geval, het lidmaatschap van een netwerk en de lijst van de namen en adressen van de daartoe behorende kantoren in België, alsook een beschrijving in hoofdlijnen van de onderdelen van het netwerk die zich buiten België bevinden, of de vermelding waar deze gegevens toegankelijk zijn voor het publiek(3). i. in uitvoering van artikel 10, 1,9 0 van het erkenningsreglement: elke andere inschrijving als auditkantoor bij de bevoegde autoriteiten van andere lidstaten (in de EU) en als auditorganisatie in derde landen (buiten de EU), met inbegrip van de na(a)m(en) van de met de registratie belaste autoriteit( en) en in voorkomend geval het! de registratienummer(s ). (3) Zie commentaar dienaangaande opgenomen in het Verslag aan de Koning dat het koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren voorafgaat. 5/7
5. Actualisering van de gegevens opgenomen in het openbaar register De gegevens getoond in het openbaar register, zoals dit toegankelijk is voor het publiek op de website van het Instituut, worden gevoed door een database. Deze database bevat de gegevens, die de bedrijfsrevisoren met naleving van de artikelen 2 tot en met 15 van het koninklijk besluit van 30 april 2007 betreffende de erkenning van bedrijfsrevisoren en het openbaar register (hierna genoemd: het erkenningsreglement) hebben verstrekt enlof geactualiseerd. Elke geregistreerde zal langs elektronische weg zijn persoonlijke gegevens kunnen actualiseren. De bedrijfsrevisoren delen het Instituut, overeenkomstig artikel 15 van het erkenningsreglement, binnen de maand spontaan alle wijzigingen mee aangebracht in de gegevens bedoeld in artikelen 9 (te tonen gegevens in het openbaar register voor de natuurlijke personen), 10 (te tonen gegevens in het openbaar register voor de rechtspersonen), 13 en 14 (dossiergegevens) van het erkenningsreglement. Het openbaar register zal ook voor elke bedrijfsrevisor de laatste actualisering tonen die werd aangebracht aan de gegevens van het openbaar register, dit overeenkomstig artikel 11, 1 van het erkenningsreglement. 6. Vermelding van de bevoegde autoriteiten die belast zijn met de registratie, het toezicht, de kwaliteitscontrole, de sancties en het publiek toezicht Artikel 10, 4 van de wet van 22 juli 1953 stelt: "Het openbaar register bevat de naam en het adres van de bevoegde autoriteiten die belast zijn met de registratie, het toezicht, de kwaliteitscontrole, de sancties, en het publiek toezicht.". Het openbaar register vermeldt aldus als gelast met: de registratie, het toezicht en de kwaliteitscontrole van de bedrijfsrevioren: de Raad van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren - Arenbergstraat 13-1000 Brussel; de sancties: de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep - Arenbergstraat 13-1000 Brussel; 6/7
het publiek toezicht(4): o de Minister bevoegd voor Economie (normen en controlestandaarden) Guldenvlieslaan 87 (verdieping 10 en 11) - 1060 Brussel; o de Procureur-generaal (toelating en registerinschrijving) - College van Procureurs Generaal- Emest Allardstraat 42-1000 Brussel; o de Hoge Raad voor de Economische Beroepen (normen en aanbevelingen) North Gate lil, 6 de verdieping - Albert II-Iaan 16-1000 Brussel; o het Advies- en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissaris (adviezen inzake onafhankelijkheid van de commissaris in afwijking van de "one fo one"-regel, adviezen inzake afwijking bedoeld in artikel 13, 3 van de wet van 22 juli 1953 en verwijzing naar de tuchtinstanties omtrent de onafhankelijkheid van de commissaris) North Gate lil, 6 de verdieping - Albert II-Iaan 16-1000 Brussel; o de Kamer van Verwijzing en Instaatstelling (permanente vorming, kwaliteitscontrole en onderzoeksregelingen) - Arenbergstraat 13-1000 Brussel; o de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep (tuchtregelingen) Arenbergstraat 13-1000 Brussel. 4 Zie ook Verslag aan de Koning voorafgaand aan het koninklijk besluit van 21 april 2007 tot omzetting van bepalingen van de Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 mei 2006 betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen, tot wijziging van de Richtlijnen 78/6601EEG en 83/349/EEG van de Raad, en houdende intrekking van Richtlijn 84/253/EEG van de Raad. 7/7