17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/27 ADVIES Nr. 13/2002 over een ontwerp-verordening van de Commissie houdende uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (uitgebracht krachtens artikel 279 van het EG-Verdrag) (2003/C 12/03) DE REKENKAMER VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 248, lid 4, en artikel 279, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 160 C, lid 4, en artikel 183, a) waarborgen dat in de uitvoeringsvoorschriften geen uitzonderingen worden gemaakt op de in het Financieel Reglement geformuleerde grondbeginselen (indien het Financieel Reglement daarin niet specifiek voorziet), b) waarborgen dat alle punten en terreinen die van belang zijn, voldoende aan bod komen en c) waarborgen dat de bepalingen in de praktijk werkbaar zijn. Gezien de ontwerp-verordening van de Commissie ( 1 ) houdende uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/ 2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 2 ), Ook is de Rekenkamer nagegaan hoe enige kernpunten die zij aan de orde stelde in haar advies ( 3 ) over de herziening van het Financieel Reglement, zoals de bepalingen inzake boekhouding, rekening en verantwoording, en uitgaven, in het voorstel zijn verwerkt. Gezien het op 25 juli 2002 bij de Rekenkamer ingekomen verzoek van de Commissie om advies over de ontwerp-verordening, BRENGT HET VOLGENDE ADVIES UIT: INLEIDING 1. Naar aanleiding van de vaststelling van een nieuw Financieel Reglement in juni 2002 heeft de Commissie in juli 2002 een voorstel ingediend ter herziening van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement. De goedkeuring van dit voorstel zal het sluitstuk vormen van de herziening van het Financieel Reglement, die de Commissie eind 2002 verwacht af te ronden. Het streven van de Commissie is dat begin 2003 de nieuwe instrumenten van kracht worden die verbetering moeten brengen in de kwaliteit van het financieel beheer en de financiële verslaglegging van de Gemeenschappen. 2. De Rekenkamer heeft het voorstel onderzocht binnen het kader dat het nieuwe Financieel Reglement biedt. Zij heeft bij de opbouw van haar analyse de volgende doelstellingen voor ogen gehad: 3. Specifieke opmerkingen over bepaalde artikelen, met in voorkomend geval voorstellen tot wijziging van de tekst, zijn opgenomen in een tabel met twee kolommen (ook zijn punten van minder belang met betrekking tot de gehanteerde terminologie aan de Commissie meegedeeld). De voor het Financieel Reglement gekozen eenvoudiger en duidelijker structuur met uitsluitend grondbeginselen levert een logischer structuur op en een groter aantal gedetailleerde bepalingen in de voorgestelde uitvoeringsvoorschriften. Uit bijgaande tabel moge echter blijken dat er nog steeds inadequate, onvolledige of onduidelijke bepalingen zijn, waaronder die welke in de paragrafen 4 tot en met 12 onder de aandacht worden gebracht. BOEKHOUDING EN REKENING EN VERANTWOORDING 4. De aanscherping in het Financieel Reglement van het bestaande vereiste van een economische resultatenrekening (artikel 126, lid 1, onder a)) en van een resultatenrekening van de begrotingsuitvoering (artikel 127, onder a)) vormt een belangrijke stap in de ontwikkeling van de financiële verslagleggingspraktijk van de Gemeenschappen. In de uitvoeringsvoorschriften moet worden voorgeschreven dat in de bijlage bij de financiële staten een tabel wordt opgenomen die het verband tussen beide resultatenrekeningen verduidelijkt. ( 1 ) Document SEC(2002) 835 def. ( 2 ) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1. ( 3 ) Advies nr. 2/2001 (PB C 162 van 5.6.2001).
C 12/28 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 5. In artikel 205 wordt verwezen naar artikel 132 van het Financieel Reglement, dat bepalingen bevat die gelden voor zowel de algemene als de begrotingsboekhouding. Diverse artikelen in het voorstel (de artikelen 211, 212 en 213 en artikel 215, lid 2), die thans verwijzen naar artikel 135 van het Financieel Reglement en derhalve slechts van toepassing zijn op de algemene boekhouding (waarop de balans is gebaseerd), zijn voor zowel de algemene als de begrotingsboekhouding van belang en moeten dan ook in artikel 205 worden opgenomen. Het belangrijkst hiervan is het voorschrift van dubbel boekhouden. Dit is ingevolge artikel 134 van het Financieel Reglement verplicht voor de algemene boekhouding. De Rekenkamer is van mening dat de Commissie de methode van dubbel boekhouden ook op passende wijze voor de begrotingsboekhouding moet invoeren. Dit zou een volledig geïntegreerd dubbel boekhoudsysteem opleveren dat de administratieve discipline kan bieden die zou bijdragen tot een oplossing voor veel van de problemen die gepaard gaan met de huidige onvolledige en onsamenhangende aanpak. Voor de Commissie blijft het een uitdaging, ook de informatie uit de subboekhoudsystemen die nodig is voor de opstelling van de jaarrekening, adequaat te integreren. BESTEMMINGSONTVANGSTEN 6. De artikelen 11 tot en met 13 bevatten bepalingen over drie van de tien soorten bestemmingsontvangsten waarin artikel 18, lid 1, van het Financieel Reglement voorziet. Geen enkel artikel in het Financieel Reglement of de uitvoeringsvoorschriften bevat echter een omschrijving van een begrotingsstructuur die over de hele linie op alle soorten bestemmingsontvangsten van toepassing is en zowel de verwerking van de desbetreffende begrotingsuitgaven als de eigenlijke bestemmingsontvangsten betreft. Een dergelijk artikel dient in de uitvoeringsvoorschriften te worden opgenomen. BETALING 8. Artikel 81 van het Financieel Reglement bepaalt dat in de boekhouding onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten betalingen (voorfinanciering, tussentijdse betalingen, enz.) op het ogenblik waarop zij worden verricht. In haar advies over de herziening van het Financieel Reglement ( 1 ) stelde de Rekenkamer nadrukkelijk dat ook de latere wijzigingen in de aard van de diverse soorten betalingen (bijvoorbeeld voorfinanciering die is opgebruikt door terugbetaling van uitgaven) moeten worden geboekt, zodat de boekhouding van de Commissie inzicht biedt in de mate waarin begrotingsbetalingen staan voor uitgaven op het niveau van de begunstigden. Een bepaling van deze strekking dient expliciet in artikel 102 van de uitvoeringsvoorschriften te worden opgenomen. 9. Ten aanzien van artikel 178, lid 1, stelt de Rekenkamer dat het verre de voorkeur verdient, niet te redeneren in termen van nieuwe voorfinancieringen, maar het beginsel vast te leggen dat voorfinanciering eenmaal wordt betaald bij aanvang van een verrichting en dat alle volgende betalingen worden verricht op basis van terugbetaling van het aandeel van de Gemeenschap in uitgaven die de subsidieontvanger heeft gedaan. Te gelegener tijd zou de voorfinanciering dan worden geabsorbeerd door de gedane uitgaven. Door een dergelijke benadering, die de Rekenkamer in haar advies over de herziening van het Financieel Reglement ( 2 ) heeft voorgesteld, kan ten behoeve van het beheer en toezicht betrekkelijk eenvoudig worden vastgesteld welk deel van de voorfinanciering nog niet is geabsorbeerd door gedane uitgaven, en kan worden weergegeven in hoeverre er tegenover begrotingsbetalingen uitgaven door begunstigden staan (zie paragraaf 8). CONTROLE VAN SUBSIDIES 10. Controles waarmee wordt voldaan aan de door de ordonnateur vastgestelde taakomschrijving, moeten verplicht worden gesteld voor subsidies boven de in artikel 178, lid 2, bepaalde drempelbedragen. INTERNE CONTROLE VASTLEGGING 7. Ter waarborging van de volledigheid van de boeking van en een adequaat toezicht op de vastleggingen moeten de artikelen 88 en 92 bepalen: a) dat begrotingsvastleggingen worden geboekt in het centrale boekhoudsysteem, b) of één of twee niveaus van juridische verbintenissen moeten worden geboekt in het geval van financieringsovereenkomsten, en c) dat het centrale boekhoudsysteem automatisch dient te voorkomen dat het gecumuleerde bedrag aan juridische verbintenissen het bedrag van de desbetreffende vastleggingen in de begroting overschrijdt. 11. De artikelen 106 tot en met 111 inzake de intern controleur bevatten herhalingen van de artikelen 85 en 86 van het Financieel Reglement, tegenstrijdigheden en bepalingen die een beperking kunnen inhouden van de verantwoordelijkheden van de instelling voor de totstandbrenging van de internecontrolefunctie en de waarborging van de onafhankelijkheid ervan. Ook zijn zij niet geheel in overeenstemming met de geldende internationale normen op het gebied van interne controle. Deze artikelen dienen te worden geschrapt. De Rekenkamer is van oordeel dat de uitvoeringsvoorschriften beperkt moeten blijven tot bepalingen die verband houden met de verantwoordelijkheden van de intern controleur, zoals uitdrukkelijk bepaald in artikel 87 van het Financieel Reglement. Indien de artikelen 106 tot en met 111 gehandhaafd blijven, behoudt de Rekenkamer zich hoe dan ook het recht voor, met betrekking tot haar intern controleur eigen regels op te stellen die uitsluitend berusten op de artikelen 85 en 86 van het Financieel Reglement. ( 1 ) Advies nr. 2/2001, paragraaf 32 (PB C 162 van 5.6.2001). ( 2 ) Advies nr. 2/2001, paragraaf 33 (PB C 162 van 5.6.2001).
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/29 INTERNE VOORSCHRIFTEN VAN ELKE INSTELLING 12. De artikelen 51 en 59 van het Financieel Reglement verwijzen naar de interne voorschriften van de instellingen. De uitvoeringsvoorschriften dienen elke instelling te verplichten dergelijke interne voorschriften vast te stellen voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling, waarin niet alleen de verdeling van de verantwoordelijkheden, maar ook de te volgen regels en procedures zijn opgenomen. Een dergelijke bepaling is te vinden in artikel 9 van de huidige uitvoeringsvoorschriften. Dit advies werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 24 oktober 2002. Voor de Rekenkamer Juan Manuel FABRA VALLÉS President
C 12/30 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 BIJLAGE COMMENTAAR VAN DE REKENKAMER OP HET VOORSTEL VAN DE COMMISSIE DEEL I GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN TITEL II BEGROTINGSBEGINSELEN HOOFDSTUK 1 Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel Artikel 3 Voorfinancieringen die eigendom van de instellingen blijven (Artikel 5, lid 4, van het Financieel Reglement) 1. De voorfinancieringen in de zin van artikel 102 blijven eigendom van de instelling, behalve wanneer het basisbesluit iets anders bepaalt. Deze bepaling is niet van toepassing op voorfinancieringen die in het kader van de uitvoering van een opdracht in de zin van artikel 88 van het Financieel Reglement aan het personeel of aan de lidstaten of uit hoofde van de pretoetredingsinstrumenten voor het structuurbeleid en de landbouw worden betaald. Zij is niet van toepassing op het gezamenlijk beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement. 2. Bij direct gecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement, waarbij verschillende partners betrokken zijn, is de regel van lid 1 uitsluitend op de hoofdcontractant van toepassing. Artikel 3 Dit artikel geeft een definitie van voorfinanciering, die wordt geacht eigendom van de EU-instelling te blijven (en derhalve, overeenkomstig artikel 4, in de balans dient te worden opgenomen), waarbij zijn uitgezonderd voorfinancieringen aan contractanten (Financieel Reglement, artikel 88), aan personeelsleden van de Europese Unie, aan EU-lidstaten, aan kandidaat-lidstaten voor pretoetredingsmaatregelen en aan internationale organisaties in het kader van gezamenlijk beheer. Dergelijke ruime uitzonderingen houden in dat het boekhoudbeginsel voorrang van werkelijkheid boven schijn, dat is neergelegd in artikel 124, onder g), van het Financieel Reglement, wat voorfinancieringsverrichtingen betreft zinledig wordt. Verder passen deze uitzonderingen niet in het boekhoudkundig kader dat de Commissie wil opzetten. 3. Bij gedecentraliseerd beheer en bij indirect gecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement, is de regel van lid 1 uitsluitend van toepassing op de entiteit die rechtstreeks de door de Commissie betaalde voorfinancieringen ontvangt. 4. De regel van lid 1 is van toepassing op de voorfinancieringen waartoe na de inwerkingtreding van deze verordening is besloten in het kader van contracten of overeenkomsten. HOOFDSTUK 3 (Hoofdstuk 4 van het Financieel Reglement) Rekeneenheidsbeginsel Artikel 9 Omrekening in euro van de aan het einde van het begrotingsjaar vastgelegde uitgaven (Artikel 16 van het Financieel Reglement) De eurokoersen van december worden gebruikt voor de berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog te betalen verplichtingen. Artikel 9 In deze bepaling inzake de herwaardering van nog te betalen verplichtingen in vreemde valuta dient te worden aangegeven dat dezelfde koers moet worden gehanteerd als die welke geldt voor balansposten en die in artikel 211 van de uitvoeringsvoorschriften dient te worden omschreven. De titel van het artikel dient zodanig te worden gewijzigd dat wordt verwezen naar nog te betalen verplichtingen.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/31 HOOFDSTUK 4 (Hoofdstuk 5 van het Financieel Reglement) Universaliteitsbeginsel Artikel 11 Bijdragen van de lidstaten voor onderzoeksprogramma s (Artikel 18, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement) 1. De bijdragen van de lidstaten voor de financiering van bepaalde aanvullende onderzoeksprogramma s zoals bedoeld in artikel 5 van Verordening (EG) nr. 1150/2000, worden betaald: a) voor zeven twaalfde van het in de begroting opgenomen bedrag uiterlijk op 31 januari van het lopende begrotingsjaar, b) voor de resterende vijf twaalfde uiterlijk op 15 juli van het lopende begrotingsjaar. Artikelen 11, 12 en 13 De artikelen 11, 12 en 13 bevatten bepalingen over drie van de tien soorten bestemmingsontvangsten waarin artikel 18, lid 1, van het Financieel Reglement voorziet. Geen enkel artikel in het Financieel Reglement of de uitvoeringsvoorschriften bevat echter een omschrijving van een begrotingsstructuur die over de hele linie op alle soorten bestemmingsontvangsten van toepassing is en zowel de verwerking van de desbetreffende begrotingsuitgaven als de eigenlijke bestemmingsontvangsten betreft. Een dergelijk artikel dient in de uitvoeringsvoorschriften te worden opgenomen. 2. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, worden de in lid 1 bedoelde bijdragen betaald op basis van het in de begroting van het voorafgaande begrotingsjaar opgenomen bedrag. 3. Elke bijdrage of aanvullende betaling die de lidstaten uit hoofde van de begroting verschuldigd zijn, wordt binnen 30 dagen na de afroeping op de rekening of rekeningen van de Commissie geboekt. 4. De betalingen worden op de in Verordening (EG) nr. 1150/2000 bedoelde rekening geboekt en zijn onderworpen aan de voorwaarden van die verordening. Artikel 12 Bestemmingsontvangsten die voortvloeien uit de deelneming van de EVA-staten aan bepaalde communautaire programma s (Artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement) 1. De structuur voor de opneming in de begroting van de deelneming van de EVA-staten aan bepaalde communautaire programma s is als volgt: a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor het totaalbedrag van de bijdragen van de EVA-staten voor het betrokken begrotingsjaar. Het geraamde bedrag wordt in de begrotingstoelichting vermeld; b) in de staat van uitgaven: i) wordt in de toelichting bij elk begrotingsonderdeel met betrekking tot de communautaire activiteiten waaraan de EVA-staten deelnemen, ter informatie het bedrag vermeld dat met de verwachte deelneming is gemoeid, ii) worden in een bijlage, die een integrerend deel van de begroting uitmaakt, alle begrotingsonderdelen vermeld die betrekking hebben op communautaire activiteiten waaraan de EVA-staten deelnemen. Deze bijlage vormt een aanvulling op de structuur voor de opneming in de begroting van de kredieten die overeenkomstig lid 2 in verband met deze deelneming worden uitgetrokken, alsook voor de uitvoering van de uitgaven.
C 12/32 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 2. Krachtens artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte leiden de bedragen met betrekking tot de jaarlijkse deelneming van de EVA-staten, zoals overeenkomstig artikel 1, lid 5, van Protocol nr. 32 bij deze Overeenkomst aan de Commissie bevestigd door het Gemengd Comité van de EER, ertoe dat de desbetreffende vastleggingskredieten en betalingskredieten aan het begin van het begrotingsjaar integraal in de begroting worden opgenomen. 3. Indien in de loop van het begrotingsjaar de kredieten van begrotingsonderdelen waaraan de EVA-staten deelnemen, worden verhoogd zonder dat de EVA-staten tijdens het betrokken begrotingsjaar hun bijdrage kunnen aanpassen om de in artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte bedoelde evenredigheidsfactor in acht te nemen, mag de Commissie het aandeel van de EVA-staten voorlopig en bij wijze van uitzondering voorfinancieren uit de kasmiddelen. Na een dergelijke verhoging vraagt de Commissie zo spoedig mogelijk de bijbehorende bijdragen van de EVA-staten op. De Commissie stelt elk jaar de begrotingsautoriteit in kennis van deze overschrijvingen. De voorfinanciering wordt zo snel mogelijk geregulariseerd in het kader van de begroting van het volgende begrotingsjaar. 4. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement vormen de financiële bijdragen van de EVA-staten bestemmingsontvangsten. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor een gescheiden follow-up van de ontvangsten die uit deze deelnemingen voortvloeien en van de bijbehorende kredieten. De Commissie vermeldt in het in artikel 131, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde verslag duidelijk de stand van uitvoering in verband met de deelneming van de EVA-staten, zowel wat de ontvangsten als wat de uitgaven betreft. Artikel 13 Opbrengst van de sancties tegen lidstaten met een buitensporig tekort (Artikel 18, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement) De structuur voor de opneming in de begroting van de opbrengst van de in afdeling 4 van Verordening (EG) nr. 1467/97 van de Raad bedoelde sancties is als volgt: a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor de opneming van de rente op deze bedragen; b) tegelijkertijd geeft de opneming van deze bedragen in de staat van ontvangsten, onverminderd artikel 74 van het Financieel Reglement, aanleiding tot de opneming van vastleggings- en betalingskredieten in de staat van uitgaven. Deze kredieten worden overeenkomstig artikel 17 van het Financieel Reglement besteed.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/33 TITEL IV UITVOERING VAN DE BEGROTING HOOFDSTUK 2 Wijze van uitvoering AFDELING 2 Bijzondere bepalingen Artikel 41 Gezamenlijk beheer (Artikelen 53 en 165 van het Financieel Reglement) 1. De kredieten die worden besteed in gezamenlijk beheer met internationale organisaties in de zin van de artikelen 53 en 165 van het Financieel Reglement, dienen ter financiering van acties waarvoor de middelen van verschillende donateurs worden samengevoegd zonder dat de toewijzing van de bijdrage van elke donateur aan ieder soort uitgave mogelijk of wenselijk is. Artikel 41, lid 1 Dit lid dient als volgt te worden aangevuld: De Commissie ziet erop toe dat er in dergelijke omstandigheden een adequate regeling is getroffen voor de controle van de actie in haar geheel.. 2. De in lid 1 bedoelde internationale organisaties zijn: a) internationale publiekrechtelijke organisaties en gespecialiseerde organen die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten; b) het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK); c) de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan. HOOFDSTUK 3 Financiële actoren AFDELING 1 Rechten en verplichtingen van de financiële actoren Artikel 42 Rechten en verplichtingen van de financiële actoren (Artikel 58 van het Financieel Reglement) Elke instelling stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van zijn taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen. Artikel 42 Dit artikel inzake de middelen en taken van de financiële actoren is gekoppeld aan artikel 58 van het Financieel Reglement, waarin slechts de scheiding van functies tussen de ordonnateur en de rekenplichtige aan de orde komt. Het Financieel Reglement bevat geen artikel waarin de rol van de drie financiële actoren gezamenlijk wordt behandeld. Logisch gezien zou de bepaling van artikel 42 voor elk van de drie financiële actoren afzonderlijk moeten worden geformuleerd en worden gekoppeld aan respectievelijk de artikelen 59, 61 en 63.
C 12/34 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 AFDELING 2 Ordonnateur Artikel 43 Bijstand aan gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs (Artikel 59 van het Financieel Reglement) De bevoegde ordonnateur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door functionarissen die onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde handelingen verrichten die nodig zijn voor de uitvoering van de begroting en de verstrekking van informatie over financiën en beheer. Om belangenconflicten te voorkomen, gelden voor deze functionarissen de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen. Artikel 43 De eerste zin van dit artikel vormt een eenvoudige (niet erg nauwkeurige) herhaling van artikel 59 van het Financieel Reglement en dient dus te worden geschrapt. De tweede zin zou moeten luiden: Om belangenconflicten te voorkomen, gelden voor de functionarissen die als gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs de ordonnateur kunnen bijstaan bij de uitvoering van bepaalde handelingen, de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.. Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bepaalt: De Commissie legt de begrotingsautoriteit uiterlijk op 15 juni van elk jaar een samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen van het voorgaande jaar voor.. In de uitvoeringsvoorschriften dient de bepaling te worden opgenomen dat deze samenvatting ook aan de Rekenkamer moet worden toegezonden. AFDELING 3 Rekenplichtige Artikel 61 Derdenbestand (Artikel 61 van het Financieel Reglement) 1. Betalingen per overschrijving mogen slechts door de rekenplichtige worden verricht indien de bankgegevens van de begunstigde van de betaling van tevoren zijn opgenomen in een gemeenschappelijk bestand per instelling. De opneming van de bankgegevens van de begunstigde in dit bestand of de wijziging van deze gegevens geschiedt op basis van een door de bank van de begunstigde gewaarmerkt papieren of elektronisch document. 2. Met het oog op betalingen per overschrijving mogen de ordonnateurs slechts namens hun instelling verplichtingen jegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrekt die nodig is om hem in het bestand op te nemen. De ordonnateurs verifiëren dat de door de begunstigde verstrekte bankgegevens op het moment van de opstelling van elke betalingsopdracht nog geldig zijn. Artikel 61, lid 1 Het vereiste dat de in het derdenbestand van een instelling op te nemen bankgegevens bij alle betalingen per overschrijving moeten worden gewaarmerkt door de bank van de begunstigde, is bijzonder belastend indien dit geldt voor alle aankopen, zelfs voor lage bedragen of van incidentele aard. Het lijkt redelijk, dit vereiste te beperken tot betalingen boven een bepaald bedrag. Artikel 61, lid 2 Dit lid heeft betrekking op het opzetten van derdenbestanden met het oog op betalingen. Het is niet duidelijk wat het doel en belang van de derde alinea van lid 2 is. In het kader van de pretoetredingssteun kunnen individuele verbintenissen worden aangegaan met de overheidsinstanties van de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie zonder voorafgaande opneming in het derdenbestand. In dit geval stelt de ordonnateur alles in het werk om ervoor te zorgen dat deze opneming zo spoedig mogelijk plaatsvindt. Volgens de bepalingen van de overeenkomst is de mededeling van de bankgegevens van de begunstigde aan de Commissie een voorwaarde voor de eerste betaling.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/35 HOOFDSTUK 5 Ontvangsten AFDELING 2 Raming van schuldvorderingen Artikel 74 Raming van schuldvorderingen (Artikel 70 van het Financieel Reglement) 1. De schuldvorderingsraming vermeldt de aard en de aanwijzing van de ontvangst op de begroting, alsmede, zo mogelijk, de debiteur en het geraamde bedrag. Bij de opstelling van de schuldvorderingsraming verifieert de bevoegde ordonnateur: a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting; b) de regelmatigheid en de overeenstemming van de raming met de geldende voorschriften en het beginsel van goed financieel beheer. 2. De bevoegde ordonnateur registreert de schuldvorderingsraming in het boekhoudsysteem. Behoudens het bepaalde in artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement, leidt de schuldvorderingsraming niet tot vastleggingskredieten. Kredieten ontstaan eerst nadat de Gemeenschappen de verschuldigde bedragen daadwerkelijk hebben geïnd. Artikel 74 De bewoordingen van lid 1 impliceren dat er geen schuldvorderingen mogen bestaan die niet in de begroting worden geboekt. In de tekst moet duidelijk worden gemaakt dat voor andere schuldvorderingen (bijvoorbeeld aflossing van leningen, ongeacht of zij uit begrotingsposten of met geleend geld zijn gefinancierd, reeds op de balans geboekte voorschotten aan het personeel, enz.) ook een schuldvorderingsraming dient te worden opgesteld (en vervolgens een invorderingsopdracht). De opneming van de bepaling in de laatste zin van lid 2 wekt ten onrechte de indruk dat alle invorderingen (die op een begrotingspost zijn aangewezen) kredieten (voor vastleggingen en voor betalingen) kunnen doen ontstaan. Het zou logischer zijn, deze bepaling op te nemen in de bepalingen voor bestemmingsontvangsten in deel I, titel II, hoofdstuk 4, van deze verordening. AFDELING 3 Vaststelling van schuldvorderingen Artikel 76 Vaststelling van schuldvorderingen (Artikel 71 van het Financieel Reglement) Om een schuldvordering vast te stellen, vergewist de bevoegde ordonnateur zich van: a) het bestaan van het feit waaruit de schuldvordering voortvloeit; Artikel 76 Artikel 71, lid 2, van het Financieel Reglement bepaalt dat elke als zeker, vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering moet worden vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht. Deze termen dienen in de uitvoeringsvoorschriften te worden omschreven. b) de invorderbaarheid van de schuldvordering; c) de juistheid van de aanduiding van de debiteur; d) de juistheid van het te innen bedrag; e) de juistheid van de aanwijzing van de te innen bedragen op de begroting; f) de regelmatigheid van de bewijsstukken; g) de overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer.
C 12/36 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 AFDELING 4 Invorderingsopdracht Artikel 78 Opstelling van de invorderingsopdracht (Artikel 72 van het Financieel Reglement) 1. De invorderingsopdracht vermeldt: a) het begrotingsjaar; b) het besluit of de juridische verbintenis waaruit de schuldvordering voortvloeit en dat of die recht geeft op de invordering; c) het begrotingsartikel en eventueel elke andere nodige onderverdeling, inclusief, in voorkomend geval, de bijbehorende vastlegging; d) het te innen bedrag in euro; e) de naam en het adres van de debiteur; f) de vervaldag; g) de mogelijke invorderingswijze, inclusief met name invordering door verrekening of door een beroep te doen op van tevoren verstrekte garanties. 2. De invorderingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. Artikel 78, lid 2 In dit lid dient te worden vermeld dat de ordonnateur de invorderingsopdrachten in het boekhoudsysteem dient te registreren (zoals artikel 74, lid 2, dat voorschrijft voor de schuldvorderingsramingen). HOOFDSTUK 6 Uitgaven AFDELING 1 Vastlegging Artikel 88 Globale en voorlopige vastleggingen (Artikel 76, lid 2, van het Financieel Reglement) 1. De globale vastlegging wordt uitgevoerd door een financieringsovereenkomst te sluiten waarin is bepaald dat later verscheidene individuele juridische verbintenissen worden gesloten dan wel door één of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten. De financieringsovereenkomsten betreffende macrofinanciële bijstand, steun voor de begroting en andere specifieke vormen van budgettaire bijstand kunnen aanleiding geven tot betalingen zonder dat individuele juridische verbintenissen zijn gesloten. Artikel 88, lid 1 Dit lid bepaalt dat vastleggingen kunnen worden uitgevoerd door financieringsovereenkomsten die voorzien in één of meer latere individuele juridische verbintenissen, zoals bepaald in artikel 166, lid 2, van het Financieel Reglement voor externe maatregelen. Uit het Financieel Reglement noch de uitvoeringsvoorschriften blijkt duidelijk of de juridische verbintenissen op slechts één niveau (de financieringsovereenkomst) of op twee niveaus (de financieringsovereenkomst en latere individuele juridische verbintenissen) moeten worden geregistreerd.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/37 Artikel 91 Dezelfde ondertekenaar (Artikel 76 van het Financieel Reglement) Van de regel dat de vastlegging en de bijbehorende juridische verbintenis dezelfde ondertekenaar moeten hebben, kan uitsluitend in de volgende gevallen worden afgeweken: a) bij voorlopige vastleggingen; b) bij globale vastleggingen die betrekking hebben op financieringsovereenkomsten met derde landen; c) indien het besluit van de instelling de juridische verbintenis vormt; d) indien de globale vastlegging ten uitvoer wordt gelegd door verschillende juridische verbintenissen waarvoor verschillende bevoegde ordonnateurs verantwoordelijk zijn; e) indien, in het kader van beheer van gelden ter goede rekening op het gebied van externe maatregelen, de juridische verbintenissen zijn ondertekend door personeelsleden die onder de in artikel 252 bedoelde plaatselijke eenheden vallen. Artikel 91 Dit artikel bevat niet alle mogelijke omstandigheden (zoals overlijden, ziekte, enz.) die eenzelfde persoon kunnen verhinderen, zowel de vastlegging als de juridische verbintenis te tekenen. Voor dergelijke uitzonderlijke omstandigheden zou een punt f) moeten worden toegevoegd, waarin wordt voorzien in goedkeuring op een passend niveau. Artikel 92 Registratie van individuele juridische verbintenissen (Artikel 77 van het Financieel Reglement) In geval van een globale vastlegging gevolgd door verschillende individuele juridische verbintenissen, registreert de bevoegde ordonnateur de bedragen van deze opeenvolgende individuele juridische verbintenissen in de centrale boekhouding. De bevoegde ordonnateur verifieert dat het totaalbedrag ervan het bedrag van de globale vastlegging niet overschrijdt. In deze boekhoudkundige registraties wordt melding gemaakt van de globale vastlegging waarop zij worden aangerekend. De bevoegde ordonnateur verricht deze boekhoudkundige registratie voordat hij de bijbehorende individuele juridische verbintenis ondertekent. Artikel 92 Dit artikel moet uitdrukkelijk bepalen dat de (individuele, globale of voorlopige) vastleggingen, evenals individuele juridische verbintenissen, door de ordonnateur in de centrale boekhouding worden geregistreerd. Dit artikel bepaalt dat de verantwoordelijke ordonnateur dient na te gaan of het gecumuleerde bedrag aan juridische verbintenissen het bedrag van de bijbehorende vastlegging niet overschrijdt. Bepaald moet worden dat het boekhoudsysteem automatisch dient te voorkomen dat een dergelijke situatie ontstaat. AFDELING 3 Betalingsopdracht Artikel 99 Controles van de betalingen door de ordonnateur (Artikel 80 van het Financieel Reglement) Bij de opstelling van de betalingsopdracht verifieert de bevoegde ordonnateur: a) de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht, die een voorafgaand besluit tot betaalbaarstelling in de vorm van een betaalbaarverklaring vergt, de juistheid van de aanduiding van de begunstigde en de opeisbaarheid van zijn schuldvordering; b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de vastlegging waarop hij wordt aangerekend; c) de juistheid van de aanwijzing op de begroting; d) de beschikbaarheid van de kredieten. Artikel 99, onder b) Dit punt bepaalt dat de ordonnateur verifieert of een betalingsopdracht overeenstemt met de bijbehorende vastlegging. Het zou ook moeten bepalen dat deze overeenstemt met de bijbehorende juridische verbintenis, waarmee automatisch overeenstemming met de bijbehorende vastlegging is gewaarborgd. Om dezelfde reden is het vereiste in artikel 100, onder d), dat een betalingsopdracht dient te verwijzen naar de bijbehorende vastlegging (alsmede naar de juridische verbintenis (artikel 100, onder c)), overbodig.
C 12/38 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 AFDELING 4 Betaling Artikel 102 Aanrekening van voorfinancieringen en tussentijdse betalingen (Artikel 81 van het Financieel Reglement) 1. De voorfinanciering dient om aan de begunstigde kasmiddelen te verstrekken. Zij kan in verschillende stortingen worden verdeeld. 2. De tussentijdse betaling, die kan worden hernieuwd, dient om de uitgaven van de begunstigde te vergoeden op grond van een declaratie, wanneer de gefinancierde actie een bepaald uitvoeringsniveau heeft bereikt. De tussentijdse betaling kan de voorfinanciering geheel of gedeeltelijk vereffenen, onverminderd het bepaalde in het basisbesluit. 3. De afsluiting van de uitgave geschiedt in de vorm van een saldobetaling, die niet kan worden hernieuwd en die de voorgaande betalingen vereffent, dan wel een invorderingsopdracht. Artikel 102 Artikel 81 van het Financieel Reglement bepaalt dat in de boekhouding onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten betalingen (voorfinanciering, tussentijdse betalingen, enz.) op het ogenblik waarop zij worden verricht. In paragraaf 32 van haar advies nr. 2/2001 over het voorstel tot herziening van het Financieel Reglement stelde de Rekenkamer nadrukkelijk dat ook de latere wijzigingen in de aard van de diverse soorten betalingen moeten worden geboekt (bijvoorbeeld voorfinanciering in verband met terugbetaling van uitgaven, of die is vereffend door tussentijdse of saldobetalingen). Zodoende kan de boekhouding inzicht bieden in de mate waarin begrotingsbetalingen staan voor uitgaven op het niveau van de begunstigden. Registratie van dergelijke wijzigingen dient expliciet in artikel 102 te worden vermeld, hetgeen gezien de titel de bedoeling moet zijn geweest. Artikel 46, lid 2, van het huidige Financieel Reglement bepaalt dat voorschotten aan het personeel worden betaald zonder dat deze ten laste van de begroting worden gebracht. Indien dit haalbaar is, zouden de uitvoeringsvoorschriften dit moeten regelen, aangezien artikel 81 van het Financieel Reglement, dat in 2003 in werking treedt, hier niet duidelijk in voorziet. Zie ook artikel 178, lid 1. HOOFDSTUK 7 Computersystemen Artikel 104 Beschrijving van de computersystemen (Artikel 84 van het Financieel Reglement) Indien voor de verwerking van de verrichtingen ter uitvoering van de begroting computersystemen en -subsystemen worden gebruikt, is een volledige beschrijving van elk systeem of subsysteem vereist. Elke beschrijving definieert de inhoud van alle gegevensvelden en de wijze waarop het systeem elke individuele verrichting verwerkt. Voorts wordt gedetailleerd de wijze beschreven waarop het systeem waarborgt dat voor elke verrichting een volledig controletraject bestaat. Artikel 104 De computersystemen dienen niet alleen volledig beschreven te worden, maar de beschrijvingen moeten ook worden bijgewerkt. De tekst dient als volgt te worden gewijzigd: is een volledige actuele beschrijving van elk systeem vereist. Dit artikel wordt herhaald in artikel 206, zij het in iets andere bewoordingen. De derde alinea van artikel 206, lid 2, die voorschrijft dat de verbanden met het centrale boekhoudsysteem worden vermeld, dient in artikel 104 te worden opgenomen.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/39 HOOFDSTUK 8 Interne controleur Artikel 106 Aanstelling van de interne controleur (Artikel 85 van het Financieel Reglement) 1. Elke instelling stelt haar interne controleur aan volgens bepalingen die op haar specifieke karakter en behoeften zijn afgestemd. 2. Elke instelling omschrijft aan de hand van haar specifieke karakter en behoeften de taak van haar interne controleur en stelt in detail de doelstellingen en de procedures van de uitoefening van de interne controlefunctie vast, met inachtneming van de geldende internationale normen op het gebied van interne audit. 3. De instelling kan een uit de onderdanen van de lidstaten gekozen ambtenaar of ander aan het statuut onderworpen personeelslid op grond van zijn bijzondere bekwaamheden als interne controleur aanwijzen. Artikelen 106 tot en met 111 Deze artikelen inzake de interne controleur bevatten herhalingen van de artikelen 85 en 86 van het Financieel Reglement, tegenstrijdigheden en bepalingen die een beperking kunnen inhouden van de verantwoordelijkheden van de instelling voor de totstandbrenging van de internecontrolefunctie en de waarborging van de onafhankelijkheid ervan. Ook zijn zij niet geheel in overeenstemming met de geldende internationale normen op het gebied van interne audit. Deze artikelen moeten worden geschrapt. De Rekenkamer is van oordeel dat de uitvoeringsvoorschriften beperkt moeten blijven tot bepalingen die verband houden met de verantwoordelijkheden van de interne controleur, zoals uitdrukkelijk bepaald in artikel 87 van het Financieel Reglement. 4. Wanneer verschillende instellingen dezelfde interne controleur aanwijzen, nemen zij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat zijn verantwoordelijkheid aan de orde kan worden gesteld onder de in artikel 112 bedoelde voorwaarden. Artikel 107 Uitvoering van de controles (Artikel 86 van het Financieel Reglement) De interne controleur oefent zijn functie overeenkomstig de gangbare internationale normen uit. De interne controle heeft betrekking op de doeltreffendheid en efficiëntie van de bestaande of in het ontwerpstadium verkerende beheer- en controlesystemen. Artikel 108 Middelen (Artikel 86 van het Financieel Reglement) De instelling stelt aan de interne controleur de middelen ter beschikking die voor de vervulling van zijn controlefunctie nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen. Artikel 109 Werkprogramma (Artikel 86 van het Financieel Reglement) 1. De interne controleur stelt een werkprogramma op en legt dit aan de instelling voor. 2. De instelling kan de interne controleur verzoeken controles uit te voeren die niet in het in lid 1 bedoelde werkprogramma zijn opgenomen.
C 12/40 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 Artikel 110 Verslagen van de interne controleur (Artikel 86 van het Financieel Reglement) 1. De interne controleur legt de instelling het in artikel 86, lid 3, van het Financieel Reglement bedoelde jaarlijkse verslag over de interne controle voor waarin het aantal en het soort verrichte interne controles, de belangrijkste gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg worden vermeld. In dit jaarlijkse verslag wordt tevens melding gemaakt van de systeemproblemen die worden ontdekt door de overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement opgerichte gespecialiseerde instantie. 2. Dit verslag wordt toegezonden aan de gecontroleerde diensten en de instanties die door elke instelling zijn aangewezen om gevolg te geven aan de door de bevoegde diensten gedane aanbevelingen. 3. Elke instelling gaat na of de in de verslagen van haar interne controleur gedane aanbevelingen in aanmerking komen voor een uitwisseling van goede werkwijzen met de andere instellingen. Artikel 111 Onafhankelijkheid (Artikel 87 van het Financieel Reglement) De interne controleur is bij het uitvoeren van zijn controles geheel onafhankelijk. Hij mag wat de uitoefening van de taken betreft die hem wegens zijn aanstelling op grond van de bepalingen van het Financieel Reglement zijn opgedragen, geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem in dezen beperkingen worden opgelegd. TITEL V PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen Artikel 124 Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht (Artikel 91 van het Financieel Reglement) Artikel 124
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/41 1. De aanbestedende diensten kunnen in de volgende gevallen gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht: a) wanneer in het kader van een openbare of niet-openbare procedure na de afsluiting van de oorspronkelijke procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht zoals vermeld in de in artikel 128 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd; Het zou raadzaam zijn, een bepaling vast te stellen voor gevallen waarin de aanbestedingsprocedure zonder resultaat blijft, of waarin de opgegeven prijzen niet aanvaardbaar zijn (zoals die in artikel 59, onder c), van het huidige Financieel Reglement voorkomt). b) voor opdrachten waarvan de uitvoering om technische of artistieke redenen of wegens de bescherming van exclusieve rechten slechts aan een bepaald economisch subject kan worden toevertrouwd; c) voorzover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de in de artikelen 138, 139 en 140 bedoelde termijnen voor de andere procedures wegens dwingende spoed als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen die niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst en die de belangen van de Gemeenschappen in gevaar kunnen brengen, niet in acht kunnen worden genomen; d) wanneer een opdracht voor diensten voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag moet worden gegund. In dit geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd; e) voor aanvullende diensten en werken die niet in het oorspronkelijk geplande project of in het eerste contract waren opgenomen, maar die als gevolg van een onvoorziene omstandigheid waarop de aanbestedende dienst geen invloed heeft, voor het verlenen van de dienst of de uitvoering van het werk noodzakelijk zijn geworden, onder de in lid 2 bedoelde voorwaarden; f) in geval van aanvullende opdrachten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten of werken die door dezelfde aanbestedende dienst worden toevertrouwd aan degene aan wie een eerste opdracht werd gegund, mits zij overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van een eerste opdracht die overeenkomstig een openbare of niet-openbare procedure is geplaatst. De mogelijkheid om de onderhandelingsprocedure toe te passen wordt reeds bij de uitschrijving van de aanbesteding van het eerste deel vermeld en het totale voor de aanvullende opdrachten geraamde bedrag wordt voor de berekening van de in artikel 156 bedoelde drempelwaarden in aanmerking genomen. Van deze procedure kan slechts gedurende een periode van drie jaar volgende op de oorspronkelijke opdracht gebruik worden gemaakt; g) voor opdrachten voor leveringen: i) voor aanvullende leveringen die ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer de verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen; de looptijd van deze opdrachten mag niet langerzijndandriejaar; ii) wanneer het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd, met uitsluiting van tests om de commerciële haalbaarheid vast te stellen en de productie in grote hoeveelheden om de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen; h) voor vastgoedopdrachten, na onderzoek van de plaatselijke markt; i) voor opdrachten waarmee een bedrag gemoeid is dat lager is dan de in artikel 127, lid 2, vastgestelde drempelwaarde.
C 12/42 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 2. Voor de in lid 1, onder e), bedoelde aanvullende diensten en werken kunnen de aanbestedende diensten gebruikmaken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, mits zij worden gegund aan de contractant die deze opdracht uitvoert: a) wanneer deze aanvullende opdrachten uit technisch of economisch oogpunt niet zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden; b) of wanneer deze opdrachten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden gescheiden, voor de vervolmaking ervan strikt noodzakelijk zijn. De geraamde samengevoegde waarde van de aanvullende opdrachten mag niet hoger zijn dan 50 % van het bedrag van de oorspronkelijke opdracht. TITEL VI SUBSIDIES HOOFDSTUK 1 Toepassingsgebied Artikel 158 Toepassingsgebied (Artikel 108 van het Financieel Reglement) 1. Onder deze titel vallen de subsidies die worden betaald in het kader van de in artikel 166 van het Financieel Reglement bedoelde financieringsovereenkomsten en in het kader van de subsidieovereenkomsten met de in artikel 54 van het Financieel Reglement bedoelde organen. De procedure voor toekenning en sluiting van deze overeenkomsten valt echter niet onder deze titel. Artikel 158, lid 1 De eerste alinea van lid 1 van dit artikel bepaalt dat subsidieovereenkomsten met organen waaraan taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd (zoals omschreven in artikel 54 van het Financieel Reglement), vallen onder titel VI van de uitvoeringsvoorschriften betreffende subsidies (om pas in de tweede alinea te vermelden dat de procedure inzake de toekenning en sluiting van deze overeenkomsten niet onder de bepalingen van deze titel valt). Dit lijkt in strijd te zijn met artikel 108, lid 2, van het Financieel Reglement, dat het volgende bepaalt: Geen subsidies in de zin van deze titel (deel 1, titel VI) zijn: c) betalingen aan de in de artikelen 54 en 55 van deze verordening bedoelde organen die een delegatie van de Commissie hebben verkregen. De tweede alinea moet duidelijk bepalen welk van de artikelen in deze titel van toepassing moet zijn op de soorten subsidieovereenkomsten waarvan de toekenning en sluiting niet vallen onder de bepalingen van deze titel (waaronder ook de in artikel 166 van het Financieel Reglement omschreven financieringsovereenkomsten vallen) en waarvan de meeste betrekking hebben op gunningsprocedure en -voorwaarden. HOOFDSTUK 3 Toekenningsprocedure Artikel 171 Financieringsaanvraag (Artikel 114 van het Financieel Reglement) 1. De aanvraag wordt ingediend met behulp van het daartoe door de bevoegde ordonnateurs verspreide formulier en volgens de in het basisbesluit en de oproep tot het indienen van voorstellen vermelde criteria.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/43 2. De aanvraag maakt het mogelijk het bewijs te leveren van het juridische bestaan van de aanvrager, alsmede zijn financiële en operationele vermogen om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma tot een goed einde te brengen, onverminderd het bepaalde in artikel 174, lid 4. Daartoe vraagt de ordonnateur de potentiële begunstigden om een verklaring op erewoord; de jaarrekening, de balans van het laatste afgesloten boekjaar en alle andere in de oproep tot het indienen van voorstellen gevraagde bewijsstukken worden, overeenkomstig de door de bevoegde ordonnateur onder zijn verantwoordelijkheid verrichte risicoanalyse, eveneens bij de aanvraag gevoegd. 3. Het bij de aanvraag gevoegde budget van de actie of exploitatiebudget moet quauitgaven en ontvangsten in evenwicht zijn en duidelijk de voor een financiering ten laste van de communautaire begroting in aanmerking komende kosten vermelden, behalve in geval van de in artikel 179, lid 1, bedoelde forfaitaire financieringen. 4. Voor acties waarvan de te financieren kosten hoger zijn dan 300 000 EUR en voor exploitatiesubsidies van meer dan 50 000 EUR gaat de aanvraag vergezeld van een extern controleverslag dat is opgesteld door een erkende externe accountant. Dit verslag certificeert de rekeningen van het laatste beschikbare boekjaar, beoordeelt de levensvatbaarheid van het orgaan in de zin van artikel 174, lid 2, en vermeldt de gedurende dit boekjaar ontvangen subsidies. De bepaling van de eerste alinea geldt uitsluitend voor de eerste aanvraag die een begunstigde tijdens een bepaald begrotingsjaar bij een ordonnateur indient. Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten deze drempelbedragen per begunstigde worden toegepast. Artikel 171, lid 4 De specifieke bepaling van artikel 171, lid 4, dat de aanvraag vergezeld moet gaan van een controleverslag dat verder gaat dan de certificering van de rekeningen, lijkt in te houden dat het vereiste verslag speciaal voor dit doel moet worden opgesteld. Het risico bestaat dat in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld bij externe maatregelen) zo n zwaar vereiste ertoe leidt dat waardevolle programma s worden afgewezen. Het vereiste dat het normale controleverslag van het voorgaande jaar wordt overgelegd, zou moeten volstaan. De eerste zin van artikel 171, lid 4, moet als volgt eindigen: door een erkende externe accountant die de rekeningen van het laatste boekjaar waarvoor zij beschikbaar zijn, certificeert.. De tweede zin moet worden geschrapt. Bij partnerschappen in de zin van artikel 161 is een externe controle over de laatste twee beschikbare boekjaren verplicht voordat de kaderovereenkomst wordt gesloten. De bevoegde ordonnateur kan op basis van zijn analyse van de beheerrisico s overheidsinstanties, internationale organisaties in de zin van artikel 41 en begunstigden die gemeenschappelijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn in geval van overeenkomsten met verschillende begunstigden, van deze verplichting vrijstellen. 5. De aanvrager vermeldt de bronnen en bedragen van andere financieringen die hij tijdens hetzelfde boekjaar voor dezelfde actie of andere acties of uit hoofde van zijn lopende activiteiten geniet of aanvraagt.
C 12/44 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 HOOFDSTUK 4 Betaling en controle Artikel 178 Motivering van de betalingsverzoeken (Artikel 117 van het Financieel Reglement) 1. Voor elke subsidie is elke nieuwe voorfinanciering afhankelijk van de vereffening van de vorige voorfinanciering tot ten minste 70 % van het totale bedrag. De begunstigde legt een afrekening van de gedane kosten voor ter motivering van zijn nieuwe betalingsverzoek. Artikel 178, lid 1 Dit artikel bepaalt dat voor elke subsidie nieuwe voorfinanciering pas mogelijk is wanneer ten minste 70 % van de vorige voorfinanciering is opgebruikt, hetgeen moet worden aangetoond met een uitgavendeclaratie. Het zou verre de voorkeur verdienen, niet te redeneren in termen van nieuwe voorfinancieringen, maar het beginsel vast te leggen dat voorfinanciering eenmaal wordt betaald bij aanvang van een verrichting en dat alle volgende betalingen worden verricht op basis van terugbetaling van het aandeel van de Gemeenschap in uitgaven die de subsidieontvanger heeft gedaan. Te gelegener tijd zou de voorfinanciering dan worden geabsorbeerd door de gedane uitgaven. Dit is mogelijk wanneer voorfinanciering moet worden ingevorderd naar verhouding van de gedane cumulatieve uitgaven, of wanneer de totale betalingen het in de subsidieovereenkomst vastgestelde plafond hebben bereikt. Met een dergelijke benadering, die de Rekenkamer voorstelde in paragraaf 33 van haar advies nr. 2/2001 inzake de herziening van het Financieel Reglement, wordt het betrekkelijk eenvoudig, betalingen van voorfinanciering te verantwoorden die nog niet zijn opgebruikt door gedane uitgaven (en die overeenkomstig artikel 4, lid 1, van de uitvoeringsvoorschriften op de balans moeten voorkomen), en ze te identificeren met het oog op beheer en toezicht. Ook zouden de rekeningen van de Commissie zo eenvoudiger een indicatie kunnen geven, in hoeverre betalingen ten laste van de begroting staan voor echte uitgaven, gedaan door de begunstigden. Zie ook artikel 102. 2. Ter motivering van de betalingen kan door de bevoegde ordonnateur een door een erkende accountant verrichte externe controle van de rekeningen van de actie of de begunstigde van een exploitatiesubsidie worden geëist op basis van zijn analyse van de beheerrisico s. De bevoegde ordonnateur motiveert het ontbreken van een externe controle indien de voorfinancieringen of tussentijdse betalingen hoger zijn dan 500 000 EUR per begrotingsjaar en per overeenkomst, de saldobetalingen hoger zijn dan 100 000 EUR en de exploitatiesubsidies hoger zijn dan 50 000 EUR. Artikel 178, lid 2 Dit lid dient te worden gekoppeld aan artikel 120, lid 2, van het Financieel Reglement, inzake de controle van subsidies. De tweede alinea dient als volgt te worden gewijzigd om de controle van subsidies waarmee een zeker bedrag gemoeid is, verplicht te stellen: De bevoegde ordonnateur dient een externe controle, overeenstemmend met de door hem vastgelegde taakomschrijving, voor te schrijven indien. Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten deze drempelbedragen per begunstigde worden toegepast. Artikel 179 Forfaitaire financieringen (Artikel 117 van het Financieel Reglement) 1. Afgezien van beurzen en prijzen kan het basisbesluit forfaitaire financieringen toestaan voor bijdragen van minder dan 5 000 EUR of gebruikmaking van tabellen van eenheidskosten. Om ervoor te zorgen dat de beginselen van medefinanciering, geen winst en goed financieel beheer worden nageleefd, worden deze forfaitaire bedragen en tabellen ten minste om de twee jaar opnieuw geëvalueerd door de bevoegde ordonnateur. Deze evaluatie wordt door de Commissie goedgekeurd.
17.1.2003 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 12/45 2. De subsidieovereenkomst kan een forfaitaire overname toestaan van: a) de algemene kosten van de begunstigde tot maximaal 7 % van de totale subsidiabele kosten van de actie, tenzij de begunstigde een uit de communautaire begroting gefinancierde exploitatiesubsidie ontvangt; b) bepaalde kosten van dienstreizen, op basis van een tabel van dagvergoedingen die jaarlijks door de Commissie wordt goedgekeurd. Het in de eerste alinea, onder a), bedoelde maximum mag worden overschreden bij een met redenen omkleed besluit van de Commissie. Artikel 181 Opschorting en verlaging van subsidies (Artikel 119 van het Financieel Reglement) 1. De bevoegde ordonnateur schort de betalingen op en verlaagt de subsidie of verzoekt om terugbetaling daarvan naar evenredigheid door de begunstigde: a) wanneer de actie of het goedgekeurde werkprogramma niet, slecht, gedeeltelijk of laattijdig wordt uitgevoerd; b) wanneer hogere bedragen dan de in de overeenkomst vastgestelde financieringsmaxima zijn uitbetaald, met name als de actie of het goedgekeurde werkprogramma tegen minder kosten zijn uitgevoerd dan aanvankelijk geraamd; Artikel 179, lid 2 Subsidieovereenkomsten kunnen een forfaitaire overname toestaan van de algemene kosten van de begunstigde tot maximaal 7 % van de totale subsidiabele kosten van de actie. Dit willekeurige plafond is ongefundeerd en zinledig bij gebreke van een algemeen aanvaarde omschrijving van algemene kosten, aangezien dit per organisatie aanzienlijk kan variëren. Het zou juister zijn, een forfaitaire overname van redelijke algemene kosten toe te staan en de beoordeling daarvan aan de ordonnateur over te laten. De bepaling dat dit maximum bij een met redenen omkleed besluit van de Commissie mag worden overschreden, biedt een welkome flexibiliteit, doch lijkt een te zware procedure voor een dergelijk geval. Artikel 181 Lid 1, onder a), verplicht de ordonnateurs tot het opschorten van de betalingen en het verlagen van de subsidie of het verzoeken om terugbetaling daarvan naar evenredigheid, wanneer het goedgekeurde werkprogramma te laat wordt uitgevoerd (of om andere redenen). Dit is te stellig geformuleerd, aangezien de meeste acties om allerlei redenen te laat worden uitgevoerd en de begunstigde op sommige daarvan geen invloed heeft. De ordonnateur dient eenvoudigweg de bevoegdheid te hebben om in voorkomend geval, indien nodig, zo te handelen. c) wanneer het budget van de actie of het exploitatiebudget achteraf een overschot vertoont. 2. De betalingen kunnen ook worden opgeschort na vermoede overtredingen van andere bepalingen van de overeenkomst. Deze opschorting dient om het bestaan van de vermoede overtredingen te verifiëren en deze eventueel te corrigeren. TITEL VII REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING HOOFDSTUK 1 Rekening en verantwoording Artikel 184 Afwijking van de boekhoudbeginselen (Artikel 124 van het Financieel Reglement) Wanneer de rekenplichtigen in een bijzonder geval van oordeel zijn dat van de inhoud van de in de artikelen 185 tot en met 191 genoemde boekhoudbeginselen moet worden afgeweken, wordt deze afwijking vermeld en naar behoren gemotiveerd in de in artikel 201 bedoelde bijlage. Artikel 184 Dit artikel dient als volgt te luiden: Wanneer de rekenplichtigen in een bijzonder geval van oordeel zijn dat van de inhoud van de in de artikelen 185 tot en met 191 genoemde boekhoudbeginselen moet worden afgeweken, wordt deze afwijking niet alleen vermeld en naar behoren gemotiveerd, maar moet het effect daarvan op de inkomsten, de uitgaven, de activa, de passiva, de rechten en de verplichtingen ook worden weergegeven in de bijlage bij de financiële staten..
C 12/46 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 17.1.2003 Artikel 188 Beginsel van vergelijkbaarheid van de resultaten (Artikel 124 van het Financieel Reglement) 1. Het beginsel van vergelijkbaarheid van de informatie houdt in dat elke post in de financiële staten het bedrag van de overeenkomende post van het vorige begrotingsjaar vermeldt. 2. Wanneer overeenkomstig lid 1 de presentatie of indeling van een van de elementen van de financiële staten wordt gewijzigd, worden de overeenkomende bedragen van het vorige begrotingsjaar vergelijkbaar gemaakt en heringedeeld. Als herindeling onmogelijk is, wordt dat in de bijlage vermeld. Artikel 191 Beginsel van voorrang van werkelijkheid boven schijn (Artikel 124 van het Financieel Reglement) Het beginsel van voorrang van werkelijkheid boven schijn houdt in dat de boekhoudkundige verrichtingen in de financiële staten worden vermeld op basis van hun economische aard. Artikel 188, lid 2 Aan dit artikel dient de volgende tekst te worden toegevoegd: Wanneer de presentatie of de indeling van een van de elementen van de financiële staten wordt gewijzigd overeenkomstig artikel 187, lid 2, dient de bijlage bij de rekeningen de aard van het (de) betrokken bedrag(en) en de reden voor de wijzigingen te vermelden.. Artikel 191 Dit artikel schrijft voor dat de financiële staten moeten voldoen aan het beginsel van voorrang van werkelijkheid boven schijn. In dit artikel moet worden vermeld dat uitzonderingen op dit beginsel moeten worden vermeld in de bijlage bij de financiële staten, wanneer ze van materieel belang zijn. Een voorbeeld van een dergelijke uitzondering zou het boeken van juridische verbintenissen in tranches zijn. Artikel 193 Evaluatie van de actief- en passiefbestanddelen (Artikel 125 van het Financieel Reglement) 1. De waarde van de actief- en passiefbestanddelen wordt bepaald aan de hand van de aankoopprijs of de kostprijs. De waarde van andere dan financiële vaste activa wordt evenwel verminderd met de afschrijvingen. Voorts kan bij vermindering van de waarde van een actiefbestanddeel een waardevermindering worden geboekt en kan bij toename van de opeisbare passiva een voorziening worden gevormd. 2. De in artikel 133 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudnormen en -methoden kunnen bepalen dat alle of slechts enkele bestanddelen tegen een andere waarde dan de aankoopprijs worden gewaardeerd. Artikel 193, lid 1 In dit artikel moeten standaard-afschrijvingspercentages voor de diverse betrokken categorieën activa (waaronder ook de in artikel 196 genoemde initiële kosten ) worden aangegeven, zodat alle instellingen vergelijkbare regels toepassen. Artikel 193, lid 2 De volgende tekst dient te worden toegevoegd: Dergelijke waarderingen moeten onderbouwd zijn en deze onderbouwing dient te worden opgenomen in de in artikel 201 voorgeschreven bijlage bij de financiële staten..