Gedragscode Gezond verstand, Gezond geweten
1 Respect en professioneel gedrag Gelijke behandeling voor iedereen Ieder mens is uniek. Binnen ons bedrijf werken wij op een respectvolle manier met elkaar en met anderen samen. Dat wil zeggen open en gelijkwaardig, met oog en waardering voor de ander ongeacht nationaliteit, cultuur, geloof, sekse, leeftijd en gezondheid. Wij nemen andere mensen serieus en maken geen misbruik van iemands vertrouwen. Wij communiceren op begrijpelijke wijze met elkaar en met anderen; we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. Ongewenste omgangsvormen worden niet getolereerd Binnen ons bedrijf willen wij een veilige werkomgeving creëren. Dit betekent dat binnen ons bedrijf geen ruimte is voor ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, machtsmisbruik of seksuele intimidatie. Tegen iedereen die zich hieraan toch schuldig maakt worden maatregelen genomen. Daarbij mag de indiener van de klacht geen nadelige consequenties ondervinden van het feit dat hij of zij dergelijk gedrag bespreekbaar maakt. Betrouwbaarheid voorop Jouw gedrag is belangrijk voor het vertrouwen dat anderen in ons bedrijf en de financiële markten hebben. Gedraag je daarom zowel zakelijk als privé zodanig dat dit vertrouwen niet geschaad wordt en dat je gedrag geen afbreuk doet aan de goede reputatie van ons bedrijf. Wij verwachten van jou dat je eerlijk en oprecht bent en dat je je houdt aan regels en de wet. Daarnaast maak je je niet schuldig aan fraude, op welke manier dan ook. Of dat nu gaat om het indienen van onjuiste declaraties of diefstal van eigendommen van ons bedrijf. Je bent verplicht incidenten en misstanden of het vermoeden daarvan te melden. Hiervoor is een incidentenregeling beschikbaar. Voor misstanden, die je niet met de leidinggevende kan bespreken, is een klokkenluidersregeling van kracht, die dient ter bescherming van degene die melding maakt van een (vermoedelijk) misstand. Transparant naar zakelijke relaties en klanten Wij willen zaken doen met relaties die eenzelfde of vergelijkbare visie op integriteit hebben als ons bedrijf en wij doen geen zaken met partijen die naar ons oordeel niet integer handelen. Wij geven om onze klanten. Dit is één van onze kernwaarden. Dit betekent dat wij de klant goed informeren over onze producten en diensten en scherp zijn op wat de klant wil en welk doel hij of zij voor ogen heeft. De risico s die de klant loopt moeten aansluiten bij de risico s die de klant wil en kan dragen. Wij verkopen de klant geen producten die niet bij hem of haar passen. Maar hoe zeer wij ook om onze klanten geven, wij verlenen geen medewerking aan transacties of opdrachten van klanten die strijdig zijn met de wet. Denk bijvoorbeeld aan mogelijke belastingfraude, criminele activiteiten of handelen met koersgevoelige informatie. Verdachte verzoeken of opdrachten van klanten moeten direct gemeld worden bij de leidinggevende of de afdeling Compliance. Vakmanschap is meesterschap Als professionele organisatie zijn wij ook continu alert op ontwikkelingen in de markt. Wij verwachten van jou dat je oplossingen bedenkt om problemen aan te pakken, dat je weet wat er speelt op je eigen vakgebied én continu investeert in de benodigde kennis en vaardigheden. Wij verwachten van jou dat jouw kennis en vakbekwaamheid zodanig op peil zijn dat je je werkzaamheden op een goede manier kunt uitvoeren.
2 Zorgvuldig met informatie en bedrijfsmiddelen Informatie deel je, maar niet met iedereen Ons bedrijf is een informatiebedrijf bij uitstek. Naast onze eigen bedrijfsgegevens beheren wij een schat aan privé-informatie van onze relaties. Klanten vertrouwen erop dat die persoonlijke en financiële gegevens bij ons in veilige handen zijn. Wij gaan hier dus altijd zorgvuldig mee om. Dit betekent ook dat wij deze informatie niet gebruiken voor privé-doeleinden of onnodig delen met anderen. Ook niet als zij erom vragen. Vragen van journalisten over de gang van zaken bij ons bedrijf worden altijd direct verwezen naar de afdeling Communicatie. Internet en e-mail met verstand Voor al het internet- en e-mailverkeer geldt dat de informatie, bezittingen en reputatie van ons bedrijf gewaarborgd moeten blijven. Internet is een open netwerk. Dit betekent niet alleen dat iedereen toegang tot het internet heeft, maar ook dat de gegevens die via internet worden verspreid voor veel personen toegankelijk zijn. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie of correspondentie via internet te versturen, zonder de daarvoor voorgeschreven beveiliging te gebruiken. Gebruik e-mail en internet in hoofdzaak voor zakelijke doeleinden. Het is verboden deze middelen te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de wet, de goede zeden, de openbare orde en onze gouden regels voor informatiebeveiliging. Behandel koersgevoelige informatie op voorgeschreven wijze Je dient zowel zakelijk als privé uiterst zorgvuldig om te gaan met alle beschikbare informatie die je uit hoofde van je functie verkrijgt. Je mag informatie niet misbruiken, ongeoorloofd bekend maken of delen met derden. Indien je over een informatievoorsprong beschikt, mag je deze voorsprong nooit gebruiken om een persoonlijk voordeel (proberen) te behalen. Dit geldt met name voor privé-beleggingstransacties in bijvoorbeeld effecten, spaarvormen, onroerende zaken, edele metalen of (vreemde) valuta. Je mag niet met koersgevoelige of vertrouwelijke informatie handelen. Wie over koersgevoelige informatie beschikt, moet dat melden bij de afdeling Compliance en een geheimhoudingsverklaring tekenen. Zakelijke middelen voor zakelijk gebruik Alle bedrijfsmiddelen die wij onze medewerkers aanbieden zijn voor zakelijk gebruik. Iedereen heeft de plicht om zorgvuldig om te gaan met: bedrijfsmiddelen, zoals computers, mobiele telefoons, kantoorartikelen, kopieermachines, toegangspassen; en het maken en/of declareren van kosten. Zuinig omgaan met ons milieu Ons bedrijf hecht grote waarde aan zorg voor het milieu. Wij streven naar kostenverlaging door gebruik te maken van producten en processen die minder grondstoffen en energie vragen en minder afval opleveren. Wij verwachten ook dat jij bijdraagt aan een beter milieu. Ga bijvoorbeeld zuinig om met papier en energie en beperk en scheid afval.
3 Privé en zakelijk scheiden Voorkom belangenverstrengeling Binnen ons bedrijf hanteren wij als regel: houd werk en privé gescheiden en voorkom zelfs de schijn van belangenverstrengeling. Dit geldt ook voor alle zakelijke relaties, zoals klanten, leveranciers en intermediairs. Het is bijvoorbeeld verboden privé-transacties aan te gaan met leveranciers van ons bedrijf onder andere voorwaarden dan deze leverancier hanteert voor reguliere klanten. Voor bekenden of familie doe je geen zaken; deze draag je over aan collega s. Je collega s bied je geen andere voorwaarden aan bij afname van een product van onze bedrijfsonderdelen dan die gelden voor reguliere klanten (met uitzondering van officiële personeelscondities). Meld mogelijke belangenverstrengeling altijd bij je leidinggevende. Houd je aan de regels ten aanzien van het weggeven van relatiegeschenken welke gelden bij jouw bedrijfsonderdeel. Nevenactiviteiten als het kan Wij waarderen het als medewerkers zich inzetten voor de maatschappij. Dit mag alleen niet in strijd zijn met ons bedrijfsbelang. Bespreek nevenactiviteiten daarom altijd voordat je hiermee begint of voorafgaand aan je indiensttreding bij ons bedrijf met je leidinggevende. Je kunt dan samen bepalen of er sprake is van belangentegenstellingen en of er vanuit ons bedrijf voorwaarden aan deze nevenactiviteiten (moeten) worden gesteld. Schriftelijke toestemming van je leidinggevende is altijd nodig voor relevante nevenactiviteiten. Vermijd iedere (schijn van) vermenging van zakelijke en privé belangen die te maken heeft met (privé) beleggingstransacties. Relatiegeschenken niet zonder meer aannemen of weggeven Wij streven naar tevreden en langdurige relaties, zowel met onze klanten als met onze leveranciers en andere partijen met wie wij werken. Van jou wordt verwacht dat je je contacten kent en weet met wie je werkt. Juist het persoonlijke element is hierin ook belangrijk, zakelijk en professioneel maar niet kil en afstandelijk. Relatiegeschenken (zoals eindejaarsgeschenken, cadeaus voor jubilea, reizen en evenementen) mag je onder voorwaarden aannemen als blijk van een goede relatie of deelname aan het relatienetwerk, maar ze mogen je onafhankelijkheid niet beïnvloeden en moeten in verhouding staan tot de relatie. Bespreek zo n situatie altijd met je leidinggevende. Dit geldt ook voor het geven van relatiegeschenken.
Wat te doen bij een dilemma? Wij verwachten van jou dat je de Gedragscode kent en ernaar handelt. Helaas is de praktijk niet altijd even zwart-wit: er is vaak niet zomaar één haarscherpe grens van wat wel en niet kan en mag. Om met dit grijze gebied om te kunnen gaan, is het handig dit stappenplan te volgen: 1. Breng situatie en belanghebbenden in beeld Wat is het dilemma, wie spelen hierin een rol en welke belangen spelen er? 2. Wat zijn de regels? Kijk of er regels en/of processen zijn beschreven voor deze situatie. 3. Overleg met leidinggevende en collega s Welke kijk hebben zij op het probleem en welke mogelijke oplossingen zien zij? Wat vinden zij van jouw denkrichting? 4. Zet alle mogelijke oplossingen op een rij inclusief alle plussen en minnen Bij twijfel bel de Compliance Officer van je bedrijfsonderdeel. 5. Neem een beslissing Beslis op basis van alle informatie welke oplossing je in dit specifieke geval kiest. Bedenk dat het kenmerk van een dilemma nu juist is dat je niet altijd én de klant én de organisatie én jezelf én andere partijen tevreden kunt stellen. 6. Koppel terug Bespreek na afloop je beslissing met de leidinggevende en collega s. Gebruik het als leermoment. Algemene uitgangspunten Bij de Gedragscode Gezond Verstand, Gezond Geweten en bij de aanvullende gedragsregels behoren algemene uitgangspunten. Lees deze zorgvuldig door, want deze zijn niet vrijblijvend. Je vindt deze algemene uitgangspunten bij de aanvullende gedragsregels.