Circulaire _2009_26 dd. 24 juni 2009 Verslaggeving van de effectieve leiding over de beoordeling van het internecontrolesysteem en verklaring van de effectieve leiding over de periodieke prudentiële rapportering Toepassingsveld: Verzekerings- en herverzekeringsondernemingen. Samenvatting/Doelstelling: Deze circulaire behandelt de modaliteiten van de verslaggeving die de effectieve leiding jaarlijks dient te versturen aan de erkende commissaris en aan de. De circulaire bevat de verwachtingen van de over de beschrijving en de beoordeling van de interne controle. Daarnaast behandelt de circulaire ook de modaliteiten van de verklaring van de effectieve leiding over de periodieke prudentiële rapportering. Geachte mevrouw, Geachte heer, 1. Situering 1.1. Verantwoording Artikel 14bis van de wet van 9 juli 1975 en artikel 18 van de wet van 16 februari 2009 (wet op het herverzekeringsbedrijf) hebben belangrijke wijzigingen aangebracht in de omschrijving van de verantwoordelijkheden van de effectieve leiding en het wettelijk bestuursorgaan voor het bestaan van een passend internecontrolesysteem bij verzekerings- en herverzekeringsondernemingen (hierna "ondernemingen" genoemd). In deze aangepaste wetgeving wordt de collectieve verantwoordelijkheid van de effectieve leiding vooropgesteld. Onder toezicht van het wettelijk bestuursorgaan is zij verantwoordelijk voor het nemen van alle noodzakelijke maatregelen om de naleving te verzekeren van : - een passende procedure voor de financiële en statistische verslaggeving ; - een passende operationele werking van de onderneming ; - passende regels inzake compliance en integriteit van de onderneming. In bijlage _2009_26-1 bij deze circulaire wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van de wettelijke bepalingen waarvan de naleving onder de verantwoordelijkheid van de effectieve leiding valt. Centraal in deze wetsbepalingen staat de verplichting voor de onderneming om een passende interne controle te organiseren 1 waarvan de werking minstens jaarlijks dient beoordeeld te worden. 1 Zie artikel 14bis, 3, van de wet van 9 juli 1975 en artikel 18, 3, van de wet van 16 februari 2009.
_2009_26 dd. 24 juni 2009 2 / 2 Het wettelijk bestuursorgaan heeft daarbij een belangrijke controlebevoegdheid. Het dient in voorkomend geval via het auditcomité te controleren of de onderneming beantwoordt aan de vereisten van de wet. Het dient tevens kennis te nemen van de maatregelen die werden genomen om tegemoet te komen aan de betrokken vereisten. Om de effectieve leiding en het wettelijk bestuursorgaan toe te laten hun verantwoordelijkheid te nemen heeft de wetgeving voorzien in een aangepast verslaggevingssysteem. De effectieve leiding moet minstens jaarlijks 2 verslag uitbrengen over de naleving van de organisatorische vereisten en over de passende maatregelen die werden genomen. Deze verslaggeving is bestemd voor: 1. het wettelijk bestuursorgaan ; 2. de erkend commissaris ; 3. de. Deze verslaggeving wordt hierna omschreven als "de verslaggeving over de beoordeling van het internecontrolesysteem". Volgens de wetgeving bepaalt de de modaliteiten voor deze verslaggeving, die zowel bestemd is voor de erkend commissaris als voor haarzelf. De gaat er evenwel van uit dat hetzelfde verslag tevens wordt overgemaakt aan het wettelijk bestuursorgaan. Overeenkomstig de sectorale wetgeving 3 verlenen de erkend commissarissen hun medewerking aan het prudentiële toezicht. Deze verslaggeving zal voor hen dan ook een basisdocument vormen waarvan ze gebruik kunnen maken in het kader van hun werkzaamheden die gericht zijn op de beoordeling van de internecontrolemaatregelen en de bevestiging van de periodieke staten, zoals wettelijk bepaald. 1.2. De verslaggeving over de beoordeling van het internecontrolesysteem In het tweede deel van deze circulaire worden de basisprincipes inzake de methode van interne controle in herinnering gebracht en worden de modaliteiten van de verslaggeving over de beoordeling van het internecontrolesysteem toegelicht. Deze verslaggeving bestaat uit drie delen: - een beschrijving van de organisatie, de activiteiten en het risicobeheer. In dit deel wordt een beschrijving gegeven van de organisatie (algemeen organigram, groepsstructuur, organisatie van de distributie, werking van de beleidsorganen, boekhouding, elektronische informatieverwerking, interne audit en compliance), van de financiële situatie (beknopt commentaar bij de structuur en de samenstelling van de relevante posten van de jaarrekening en de toelichting), van de activiteiten (activiteitsbranches waarvoor de onderneming een toelating heeft verkregen van de ) en van haar risicobeheer. - een beoordeling van de passendheid en de werking van het internecontrolesysteem. - een opsomming van de genomen maatregelen. 1.3. Verklaring over de periodieke prudentiële rapportering In het derde deel van deze circulaire wordt ingegaan op een tweede verslaggeving die van de ondernemingen wordt gevraagd ingevolge artikel 22, 3, tweede lid, van de wet van 9 juli 1975 (of artikel 29, tweede lid, van de wet van 16 februari 2009), die van de effectieve leiding een specifieke verklaring verwachten over de periodieke prudentiële rapportering. 1.4. Toepassingsgebied Deze circulaire is van toepassing op de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen naar Belgisch recht evenals op de in België gevestigde bijkantoren van verzekerings- en herverzekeringsondernemingen die ressorteren onder het recht van een staat die geen lid is van de Europese Economische Ruimte. 2 3 Zie artikel 14bis, 5, van de wet van 9 juli 1975 en artikel 18, 5, van de wet van 16 februari 2009. Zie artikel 40quater van de wet van 9 juli 1975 en artikel 45 van de wet van 16 februari 2009.
_2009_26 dd. 24 juni 2009 3 / 3 Deze circulaire wordt toegepast op vennootschappelijke en op geconsolideerde basis. Wanneer gereglementeerde ondernemingen echter deel uitmaken van een groep waarop de geconsolideerd of subgeconsolideerd toezicht houdt, mag het verslag van die ondernemingen over het internecontrolesysteem deel uitmaken van het verslag op geconsolideerde of subgeconsolideerde basis, op voorwaarde dat de relevante aspecten van de gereglementeerde moeder- en dochterondernemingen in het geconsolideerde of subgeconsolideerde verslag op herkenbare wijze zijn opgenomen. Deze werkwijze kan op geen enkele wijze afbreuk doen aan de verantwoordelijkheid van de effectieve leiding, in voorkomend geval het directiecomité, van de gereglementeerde onderneming voor de naleving van de wettelijke verplichtingen, daarin begrepen de rapportering aan het wettelijk bestuursorgaan. 2. Verslaggeving aan de en de erkend commissaris over de beoordeling van het internecontrolesysteem 2.1. Het internecontrolesysteem De heeft in haar basiscirculaire 4 de interne controle gedefinieerd als het geheel van maatregelen die onder de verantwoordelijkheid van de leiding (de effectieve leiding en het wettelijk bestuursorgaan) van de onderneming, met redelijke zekerheid moet toelaten dat : - de bedrijfsvoering geordend en voorzichtig gebeurt, met afgelijnde doelstellingen ; - de ingezette middelen economisch en efficiënt gebruikt worden ; - de risico s gekend zijn en afdoende beheerst worden, ter bescherming van het vermogen ; - de financiële en beheerinformatie integer en betrouwbaar is ; - de wetten en reglementen alsmede de algemene beleidslijnen, plannen en interne voorschriften nageleefd worden. Deze circulaire blijft onverkort van toepassing. Zij bevat verschillende criteria waaraan het internecontrolesysteem dient te beantwoorden. De wijst op de noodzaak om bij de beoordeling van de interne controle gebruik te maken van een algemeen aanvaarde methodiek 5 die voldoende is onderbouwd en die op een consistente wijze wordt toegepast. Zoals tevens uiteengezet in bovenvermelde circulaire zijn de essentiële elementen daarbij de vaststelling van de doelstellingen van de onderneming, de identificatie van de risico s die de onderneming loopt, de wijze waarop de instelling de risico s beheerst, de identificatie en kritische analyse van eventuele tekortkomingen, de gevolgen die worden gegeven aan de maatregelen die werden aanbevolen om deze tekortkomingen te verhelpen en tot slot de documentatie die over dit proces wordt aangelegd. Naast de circulaire bestaan er ook documenten van internationale prudentiële fora (zoals CEIOPS en IAIS) die zeker nuttig kunnen zijn 6. 2.2. Doelstelling van de verslaggeving De verslaggeving aan de en de erkend commissaris dient om: na te gaan of de onderneming de diverse organisatorische vereisten en de wettelijke en/of reglementaire regels naleeft ; een overzicht te geven van de passende maatregelen die de effectieve leiding heeft genomen om aan deze vereisten en regels te beantwoorden. De verslaggeving sluit aan bij de bestaande prudentiële acties en verwachtingen van de, zoals beschreven in haar circulaires, onder meer die over de interne controle, over internal governance 7 en over compliance 8. 4 5 6 7 8 Zie de circulaire PPB-2006-08-CPA van 23 mei 2006. Met algemeen aanvaarde methodiek wordt een methodiek bedoeld die gebaseerd is op internationaal of nationaal aanvaarde modellen (zoals het COSO-raamwerk) inzake interne controle. Zie onder meer: Internal Control for Insurance Undertakings, December 2003. Circulaire PPB-2007-6-CPB-CPA van 30 maart 2007. Circulaire PPB/D.255 van 10 maart 2005.
_2009_26 dd. 24 juni 2009 4 / 4 2.3. Inhoud van de verslaggeving: 2.3.1. Algemeen Het doel en de inhoud van de verslaggeving aan de zijn identiek aan de verslaggeving aan de erkend commissaris. De verslaggeving wordt in overleg met de en, in voorkomend geval, de erkend commissaris, aangepast in functie van de aard, het volume en de complexiteit van de activiteiten van de onderneming en in functie van de activiteitsbranches waarin de onderneming actief is. De verslaggeving bevat: - een beschrijvend gedeelte ; - een gedeelte met een beoordeling ; - een overzicht van de genomen maatregelen. 2.3.2. Beschrijving door de effectieve leiding De effectieve leiding dient een beknopte beschrijving te geven van : - de methodiek die gebruikt wordt om de interne controle te evalueren ; - de internecontrolemaatregelen die de betrouwbaarheid van het financiëleverslaggevingsproces (jaarrekening en prudentiële rapportering) moeten garanderen ; - de operationele werking, de activiteiten en de significante internecontroleprocessen van de onderneming ; - het algemene risicobeheer van de onderneming ; - de specifieke compliancedomeinen met betrekking tot de integriteit van de onderneming. In bijlage _2009_26-2 bij deze circulaire komen deze vijf domeinen aan bod en worden de aspecten vermeld die in deze beschrijving kunnen worden opgenomen. In deze beschrijving mag in ruime mate gebruik gemaakt worden van reeds bestaande documentatie die in het kader van andere wettelijke of prudentiële initiatieven binnen de onderneming werd aangelegd. Aangezien het document onder meer een basisdocument vormt dat door de erkend commissarissen kan worden gebruikt in het kader van hun opdracht (zie hoger), dient de onderneming ervoor te zorgen dat de verslaggeving één coherent geheel vormt dat een analyse op zich mogelijk maakt. 2.3.3. Beoordeling door de effectieve leiding De effectieve leiding dient een beoordeling te maken over de passendheid en de werking van de bestaande interne controle. Deze beoordeling, die in feite een self assessment is, betreft de vijf domeinen vermeld in bijlage _2009_26-2 bij deze circulaire: A. het internecontrolesysteem (methodiek) ; B. het financiëleverslaggevingsproces (jaarrekening en prudentiële rapportering) ; C. de operationele werking, de activiteiten, en de significante internecontroleprocessen van de onderneming ; D. het algemene risicobeheer ; E. de compliance. Bij deze beoordeling wordt in de mate van hun toepasselijkheid rekening gehouden met de diverse deelaspecten die in bijlage _2009_26-2 bij deze circulaire zijn opgenomen. Wanneer het assessment leidt tot een positieve beoordeling van de passendheid en de werking van de bestaande interne controle in het betrokken domein, kan de verklaring zich daartoe beperken. Ieder deelaspect dat aanleiding geeft tot nuancering of tot een negatieve beoordeling dient te worden toegelicht.
_2009_26 dd. 24 juni 2009 5 / 5 Ten slotte dient de effectieve leiding een overzicht te geven van de relevante passende maatregelen die zij in de loop van de verslagperiode heeft genomen in het kader van het internecontroleproces. De beoordeling gebeurt op basis van bovenvermelde methodiek en op basis van de documentatie die in het kader van dit proces wordt aangelegd. De beoordeling van de internecontrolemaatregelen zal tevens kunnen steunen op de inhoud van de verschillende organisatorische circulaires die de tot nu toe heeft uitgewerkt, evenals in de referentiedocumenten die door internationale prudentiële fora werden opgesteld. 2.4. Vorm De raadt aan gebruik te maken van het schema in bijlage _2009_26-2 bij deze circulaire. De ondernemingen passen dit schema aan in functie van hun organisatie en de risico's waaraan zij zijn blootgesteld. De vorm en de structuur van de verslaggeving dienen evenwel consistent te zijn in de tijd, zodat een vergelijking mogelijk is en evoluties kunnen worden onderkend. De verslaggeving wordt ondertekend door de perso(o)n(en) die de effectieve leiding collegiaal kan(kunnen) vertegenwoordigen en wordt via e-corporate aan de bezorgd. 2.5. Periodiciteit en tijdstip van de verslaggeving De verslaggeving gebeurt jaarlijks en wordt aan de en de erkend commissaris bezorgd binnen een maand na het afsluiten van het boekjaar. De verwacht een eerste verslaggeving op 31 januari 2010 voor het boekjaar 2009. Deze verslaggeving vervangt de huidige verslaggeving van de effectieve leiding over de interne controle. 3. Verklaring over de periodieke prudentiële rapportering De effectieve leiding verklaart halfjaarlijks (ieder kwartaal voor de rapportering inzake de dekkingswaarden) aan de dat de periodieke staten voldoen aan de wettelijke vereisten 9. Het is aangewezen een kopie van deze rapportering te bezorgen aan de erkend commissaris. De gaat er ook van uit dat hetzelfde verslag tevens wordt overgemaakt aan het wettelijk bestuursorgaan. De effectieve leiding verklaart in eerste instantie dat de rapportering in overeenstemming is met de boekhouding en de inventarissen, waarbij ze bevestigt dat de periodieke staten: 1. volledig zijn, wat wil zeggen dat ze alle gegevens bevatten uit de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de periodieke staten zijn opgemaakt ; 2. juist zijn, wat wil zeggen dat ze de gegevens correct weergeven uit de boekhouding en de inventarissen op basis waarvan de periodieke staten zijn opgemaakt. Daarnaast bevestigt de effectieve leiding dat zij het nodige gedaan heeft opdat : 1. de voornoemde staten zijn opgemaakt volgens de geldende richtlijnen van de, 2. zij opgesteld zijn: - met toepassing van de boekings- en waarderingsregels voor de opstelling van de jaarrekening, of - voor de periodieke rapporteringsstaten die geen betrekking hebben op het einde van het boekjaar, met toepassing van de boekings- en waarderingsregels voor de opstelling van de jaarrekening van het laatste boekjaar. De effectieve leiding volgt in haar verklaring de bewoording van de wet. 9 Zie artikel 22, 3, tweede lid, van de wet van 9 juli 1975, en artikel 29, tweede lid, van de wet van 16 februari 2009.
_2009_26 dd. 24 juni 2009 6 / 6 Indien de effectieve leiding een dergelijke verklaring niet of niet volledig kan verstrekken, preciseert zij in welke domeinen er tekortkomingen werden vastgesteld en welke maatregelen er werden genomen om deze tekortkomingen te verhelpen. De verklaring wordt ten laatste samen met de betrokken rapportering aan de overgemaakt. De verklaring vermeldt het balanstotaal alsook het resultaat van de betrokken periode. Een nieuwe verklaring wordt overgemaakt wanneer de periodieke staten worden aangepast binnen of na de voormelde periode. De verklaring wordt ondertekend door de perso(o)n(en) die de effectieve leiding collegiaal kan(kunnen) vertegenwoordigen en wordt via e-corporate aan de bezorgd. * * * Wij bezorgen een kopie van deze circulaire aan de revisor(en) van uw onderneming. Hoogachtend, De Voorzitter, Jean-Paul SERVAIS. Bijlagen: - _2009_26-1 / Overzicht van de wettelijke bepalingen waarvan de naleving onder de verantwoordelijkheid van de effectieve leiding valt. - _2009_26-2 / Aanbevolen schema voor de verslaggeving van de effectieve leiding van verzekerings- en herverzekeringsondernemingen inzake de beschrijving en de beoordeling van de interne controle en de ter zake genomen maatregelen.