Subsidies evenementen Trudy van Gurp Dunja Hendrix Eric Boselie (Eindhoven365) 1
1. Inleiding Opbouw presentatie 2. Juridisch kader: ASV en Eindhovenementen. 3. Front office Eindhoven365: advisering subsidies 3 categorieën evenementen 4. Uniek evenement: roze zaterdag 2
Uitgangspunten mbt subsidies evenementen 1. Onderscheid on brand/off brand evenementen 2. Opbrengst toeristenbelasting: Kleinschalige wijkevenementen ( 45.000) Eindhoven Traditie ( 330.000) begrotingssubsidies Eindhovenementen ( 761.000) Sport, Cultuur en Overig 3. Subsidieregels off brand evenementen 4. Uitgangspunten Laagdrempelig (zo min mogelijk bureaucratie) Uitnodigend naar organisatoren 3
Aantal gesubsidieerde off brand evenementen (2015) Kleinschalige evenementen (23) Evenementen t/m 5.000 (10) Evenementen 5.000-50.000 (22) Evenementen vanaf 50.000 (3) 4
Algemene subsidieverordening Nieuwe Algemene subsidieverordening gemeente Eindhoven (ASV) in 2011 vastgesteld. Subsidiesystematiek ingrijpend gewijzigd in overleg met de stad. Subsidieproces vereenvoudigd en administratieve lasten verlicht. Evaluatie in 2014 uitgevoerd. 5
Subsidieproces in het kort Wettelijke grondslag ASV algemeen kader Subsidieregeling Eindhovenementen inhoudelijke uitwerking van ASV Subsidie versus opdracht 6
Beschikbare middelen evenementensubsidies College stelt jaarlijks subsidieplafond vast Drie deelplafonds: Sport, Cultuur en Overig Subsidies aan de hand van vastgestelde berekeningssystematiek. 7
Subsidieproces in het kort Subsidieaanvraag Advies Eindhoven365 Beschikking Betaling Vaststelling 8
Aanvraag subsidie off brand evenement Aanvraagtermijn vóór 1 oktober en na 1 oktober Vastgesteld aanvraagformulier. Subsidie voldoen aan bepaalde eisen. Aanvragen vóór 1 oktober beoordeeld in onderling vergelijk. Aanvragen na 1 oktober beoordeeld op volgorde binnenkomst. 9
Advies Eindhoven 365 Eindhoven 365 adviseert over aanvragen Voldoet aanvraag aan subsidievereisten Welke kosten zijn subsidiabel en wat is het maximale subsidiebedrag 10
Verlenen Aanvraag vóór 1 oktober ingediend? Besluit college vóór 31 december Aanvraag na 1 oktober ingediend? Besluit college binnen 8 weken na ontvangst aanvraag. 11
Vaststellen subsidie Drie verantwoordingsarrangementen: 1. Subsidies tot en met 5.000 2. Subsidies > 5.000 tot en met 50.000 3. Subsidies > 50.000 12
Subsidies tot en met 5.000 Subsidie worden direct bij verlening, vastgesteld, verantwoording niet nodig Betaling subsidie 100 % Steekproefsgewijze controle achteraf 13
Subsidies van > 5.000-50.000 Inhoudelijke verantwoording. Geen financiële verantwoording, tenzij geen inzicht is in kosten. Betaling subsidie 95%. Verantwoording uiterlijk 13 weken na evenement. College stelt subsidie binnen 13 weken na ontvangst verantwoording vast. 14
Subsidies > 50.000 Inhoudelijke en financiële verantwoording. Subsidies tot en met 200.000 verantwoording met beoordelingsverklaring. Voor subsidies van meer dan 200.000 verantwoording met controleverklaring. Verantwoording uiterlijk 13 weken na evenement. College stelt subsidie 13 weken na ontvangst verantwoording vast. 15
Front office bij Eindhoven365 advisering subsidies 16
Categorieën 1. Aanvragen t/m 5.000,- 2. Aanvragen > 5.000,- t/m 50.000,- 3. Aanvragen van 50.000,- of meer 17
1 e Categorie Voorbeeld: Concertifetti Live concert voor max. 3500 mensen met een beperking en hun begeleiders met Nederlandse artiesten. Totale projectkosten: 47.000 Financiële aanvraag: 3.000 Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels): Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7): Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: 3.000,- Volgens de subsidieregels komt Concertifetti in aanmerking voor een bedrag van 6.700,-. De organisatie vraagt 3.000,- aan en wij achten dat bedrag meer dan legitiem voor dit leuke evenement met een hoge maatschappelijke waarde.
2 e Categorie Voorbeeld: Ameezing Ameezing Eindhoven is een groots meezing spektakel waarbij het publiek het grote meezingkoor vormt, daarbij ondersteund door live band en het Lampegats Gemengd Mannenkoor. Totale projectkosten: 51.000 Financiële aanvraag: 12.000 Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,- Facilitaire kosten 32.600 Organisatiekosten 4.000 Marketing/PR kosten 4.000 Infrastructurele kosten/verkeer 2.000 Beveiligingskosten 2.400 Totaal 45.000 25% Subsidiehoogte 11.250 25% van subsidiehoogte 2812,50 A: Publiek (stedelijk, regionaal, b-regionaal, nationaal) 1406,25 B: Bezoekers (10k, 50k, 100k, ) 703,12 C: Economische Spin-Off (100k, 500k, 1.000.000, ) 703,12 Totaal 5624,99
Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: 9.600,- Het koor heeft een aanvraag ingediend voor 12.000,- wat de noodzaak op subsidie duidelijk maakt. (Vorig jaar was de aanvraag 10.000,-.) Projectkosten komen dit jaar op 51.000,-, vorig jaar was dat 42.250,- wat een stijging van 20% in de kosten laat zien. Advies wat volgens toetsingscriteria is ingevuld komt uit op 5.625,- Wij adviseren echter dit evenement te ondersteunen met 9.600,- om zo de stijgende kosten op te vangen. Dit is een breed gedragen evenement wat door alle leeftijden wordt bezocht. Tevens genereert het veel positieve publiciteit voor de stad gezien de positieve recensies in de media. Het evenement betreft een grote doelgroep waar in de basis weinig aanbod voor is (45+). Ameezing is daarom een grote toevoeging op de evenementenkalender waardoor wij meer ondersteuning adviseren dan de toetsing van de subsidieregels laat zien. Volgens de regels is dit voorgelegd aan het college die dit advies hebben overgenomen.
2 e Categorie Voorbeeld: ZLM Toer Categorie Ster ZLM Toer is Nederlands belangrijkste meerdaagse wielerwedstrijd met deelname van vele absolute wielertoppers. Totale projectkosten: 346.500 Financiële aanvraag: 14.500 Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,-
3 e Categorie Voorbeeld: Muziek op de Dommel Muziek op de Dommel is een gratis toegankelijk festival voor klassieke muziek in de groene omgeving van rivier de Dommel. Gestart in 2010 bij het Van Abbe, vindt het enige klassieke muziekevenement in de buitenlucht in Eindhoven en omgeving tegenwoordig plaats op de campus van de Technische Universiteit Eindhoven. In 2014 sloot het 30 jaar bestaande Kamermuziek in het Groen zich aan bij het festival, waardoor Muziek op de Dommel tegenwoordig een meerdaags klassiek programma voor diverse doelgroepen biedt. Het festival vindt zijn oorsprong in de regio, in de uitzonderlijke klassieke kracht en creativiteit van de aanwezige amateurs en professionals. Totale projectkosten: 497.000 Financiële aanvraag: 70.000 Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Facilitaire kosten Organisatiekosten Marketing/PR kosten Infrastructurele kosten/verkeer Beveiligingskosten Totaal 497.000,- 25% Subsidiehoogte 124.250,-
Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,- Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: 70.000,- 25% van subsidiehoogte 31.063 A: Publiek (stedelijk, regionaal, b-regionaal, nationaal) 23.297 B: Bezoekers (10k, 50k, 100k, ) 15.532 C: Economische Spin-Off (100k, 500k, 1.000.000, ) 7.766 Totaal 77.658 Volgens de subsidieregels heeft dit evenement recht op een subsidie van 70.000. Dit is het laatste jaar van de samensmelting tussen Kamermuziek in het groen en Muziek op de Dommel. In de aanvraag, beoordeling en subsidiebeschikking van 2014 staat tevens vermeld dat dit event, wat in 2014 voor het eerst een samensmelting was van Muziek op de Dommel en Kamermuziek in t Groen, minimaal 2 vervolgedities krijgt en in de eerste 3 edities nog moet rusten op een groot deel publieke middelen. In 2014 is dit zo overeengekomen met het college van bestuur van de TU/e. EHV365 gaat in eerste kwartaal 2016 in overleg met de organisatie om het subsidiebedrag vanaf 2017 af te bouwen om zo de financiële situatie van dit evenement te normaliseren.
Uniek evenement Voorbeeld: Roze Zaterdag - Aanvraag en beoordeling Roze Zaterdag. - Wat ging eraan vooraf. - Hoe is het gelopen? - Evaluatie Roze Zaterdag. - Leerpunten voor de toekomst. 24
Beoordeling Roze Zaterdag Stichting Vrienden Roze Zaterdag Gedurende drie dagen (waarbij de zaterdag de belangrijkste dag is) worden gasten ontvangen onder het motto Diversiteit kleurt je leven. De festiviteiten vinden plaats op het Stadhuisplein, de Markt, 18 Septemberplein, de Parade door de binnenstad, Infomarkt, Camping. Totale projectkosten: 431.200 Financiële aanvraag: 76.200 Stap 1: subsidieregels artikel 1 t/m4 Stap 2: bij aanvraag in te dienen gegevens artikel 8 Stap 3: subsidievereisten (artikel 5 nadere regels) Stap 4: subsidiehoogte en subsidiabele kosten (artikel 7) Facilitaire kosten 180.000 Organisatiekosten 25.000 Marketing/PR kosten 65.000 Infrastructurele kosten/verkeer Beveiligingskosten Totaal 270.000 25..% Subsidiehoogte 67.500
Stap 5: Subsidieregels boven 5.000,- Analyse: (o.b.v. de volgende criteria) legitimiteit: noodzaak en belang van gemeentelijke inzet effectiviteit: bijdrage aan vigerend beleid efficiency: belang en verhouding inzet publieke middelen risico s: politiek-bestuurlijke imagoschade Advies: 50.000,- 25% van subsidiehoogte 16.875 A: Publiek (stedelijk, regionaal, b-regionaal, nationaal) 16.875 B: Bezoekers (10k, 50k, 100k, ) 8.437,50 C: Economische Spin-Off (100k, 500k, 1.000.000, ) 16.875 Totaal 59.062,50 In augustus 2013 is door de Stichting Roze Zaterdag reeds een aanvraag gedaan van 10.000 euro welke in december 2013 ook is toegekend. Als je deze nieuwe aanvraag van Stichting Vrienden Roze Zaterdag door de nadere regels haalt kom je uit op een bedrag van 59062,50, afgerond 60.000 Omdat er voor de andere stichting al 10.000 is toegezegd en gelet op de beschikbare middelen, brengen we deze in mindering op de 60.000 euro en adviseert Eindhoven365 nu een bedrag van 50.000,- In december 2013 is hét plan voor Roze Zaterdag concreet geworden met een realistisch programma en in januari 2014 is de externe horeca-aanbesteding afgerond. Daaruit voortkomend is de Stichting Vrienden van Roze zaterdag opgericht wie nu deze realistische aanvraag met goed beeld op inkomsten en uitgaven en dito begroting.
Wat ging eraan vooraf/organisatie van het evenement - Organisatie - Aanpak - Waar liepen we tegenaan - Resultaat 27
Leerpunten voor de toekomst 1. Indien een evenement wordt georganiseerd voor een uniek maatschappelijk thema dient extra nadruk te worden gegeven en getoetst aan het organiserend vermogen van de organisatie (ervaring). 2. In subsidiebeschikking een aantal milestones opnemen ter toetsing en objectivering van stand dan zaken (tussenrapportage). 3. Optie overwegen om deel subsidie om te zetten in externe organisatie ondersteuning om risico te managen. 28