GG&GD Toelichting bij het Privacyreglement Passend Onderwijs Inleiding Het Privacyreglement Passend Onderwijs Utrecht geeft regels voor het vastleggen en uitwisselen van persoonsgegevens van leerlingen in het kader van passend onderwijs. Het geeft antwoord op de vraag hoe de school, leerplicht, jeugdgezondheidszorg en schoolmaatschappelijk werk gegevens van leerlingen vastleggen en uitwisselen in verband met de externe ondersteuning die zij samen aan leerlingen bieden. Dit reglement komt niet in de plaats van de interne wet- en regelgeving die op iedere partner van toepassing is, maar biedt regels voor het verstrekken en uitwisselen van informatie als de partners met elkaar samenwerken in verband met het bieden van externe ondersteuning aan leerlingen. De inhoud van het reglement is gebaseerd op de wetten en overige regelingen die op de verschillende partners van toepassing zijn. Deze wetten en regelingen worden in de aanhef van het reglement genoemd, zoals onder andere de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst en de beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers. Het reglement sluit daarmee aan op de eigen regelingen waaraan de beroepskrachten van de verschillende partners gebonden zijn. Anders gezegd: als zij zich in het kader van de samenwerking aan dit reglement houden, volgen zij, op het punt van de omgang met persoonsgegevens, meteen ook de wettelijke regels en de overige regelingen waaraan zij ieder gebonden zijn. TOELICHTING PER ARTIKEL Artikel 1 Begripsomschrijvingen Het eerste artikel geeft een omschrijving van de begrippen die in het reglement worden gebruikt. Een aantal begrippen is ontleend aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Andere begrippen zijn ontleend aan de documenten van de Stichting SWV Utrecht/Stichtse Vecht VO waarin de werkwijze is vastgelegd. Alle informatie die rechtstreeks is te herleiden tot een individuele persoon valt onder het begrip persoonsgegeven. Bijvoorbeeld: naam, adres en geboortedatum van de leerling, de school waar hij staat ingeschreven, de externe ondersteuningsbehoeften, enzovoort. Betrokkene is de persoon over wie persoonsgegevens worden vastgelegd. Vaak zullen de gegevens betrekking hebben op de leerling en zijn ouders. In dat geval zijn zij de betrokkene(n). Maar de kring van betrokkenen is ruimer. Als er bijvoorbeeld ook informatie in het groeidocument is vastgelegd over een broer of zus die geen leerling is op de school, valt hij niet onder het begrip leerling maar wel onder het begrip betrokkene. De term betrokkene is van belang omdat de wet de rechten op inzage, correctie en dergelijke toekent aan iedere betrokkene, dit wil zeggen aan iedere persoon van wie gegevens worden vastgelegd. Met het begrip bestand wordt gedoeld op de digitale verzameling van persoonsgegevens van leerlingen en de leden van hun gezin vastgelegd door de kernpartners ten behoeve van hun samenwerking. Het gaat niet om de eigen bestanden of dossiers van de verschillende partners maar om het bestand van hen samen. In dit bestand worden alleen de persoonsgegevens van leerlingen en hun gezinsleden opgenomen die nodig zijn voor het samenwerken in het bieden van externe ondersteuning. Het bestand bestaat uit de zogeheten groeidocumenten van de individuele leerlingen. Een groeidocument bevat alle gegevens van een individuele leerling en van de leden van zijn gezin voor zover de kernpartners deze gegevens nodig hebben voor het bieden van externe ondersteuning. Het gaat daarin vooral om gegevens op conclusie niveau. Zo bevat het groeidocument bijvoorbeeld: de uitkomsten van de bespreking in het extern ondersteuningsteam, de ondersteuning die geboden wordt, de voortgang daarvan en de afsluiting. Zorgcoördinator is de beroepskracht die binnen de school de interne ondersteuning die de school zelf aan een leerling biedt, organiseert en plant. Deze zorgcoördinator is ook het aanspreekpunt voor de kernpartners als het gaat om externe ondersteuning.
De zorgcoördinator is meteen ook de beheerder van het bestand voor zover het gaat om de groeidocumenten van de leerlingen van zijn school. De zorgcoördinator/beheerder is er verantwoordelijk voor dat de gegevens over de leerling zorgvuldig worden vastgelegd in het groeidocument. Dit wil niet zeggen dat hij alle gegevens zelf moet invoeren in de verschillende groeidocumenten maar dat hij wel bewaakt dat dit gebeurt en dat het zorgvuldig gebeurt. Met de term organisatie wordt gedoeld op de in de aanhef genoemde instellingen of diensten die samen het reglement hebben gesloten in verband met hun samenwerking in passend onderwijs. Kernpartner is de beroepskracht die lid is van het extern ondersteuningsteam en die namens het Team Leerlingzaken, namens de Jeugdgezondheidszorg van de GG&GD of namens de afdeling Schoolmaatschappelijk Werk van Stade externe ondersteuning biedt aan een leerling en/of aan de leden van zijn gezin. Verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens, is het hoogste orgaan dat het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt. In dit reglement zijn als verantwoordelijken aangewezen het bevoegd gezag van de vier organisaties. De verantwoordelijken kunnen door de betrokkenen, maar ook door anderen, worden aangesproken op de manier waarop persoonsgegevens op basis van dit reglement worden verwerkt. De eindverantwoordelijkheid van de verantwoordelijken laat vanzelfsprekend de eigen verantwoordelijkheid van de beroepskrachten die voor de organisaties werkzaam zijn, onverlet. Verwerken is de verzamelterm die de Wet bescherming persoonsgegevens gebruikt voor alle handelingen die met persoonsgegevens kunnen worden verricht, zoals: vastleggen, opslaan, analyseren, bespreken, aan een ander verstrekken, bewaren en vernietigen. Wettelijk vertegenwoordiger is degene die het gezag over de leerling die nog geen 18 jaar oud is, uitoefent. Meestal hebben beide ouders het gezag. Het gezag kan ook in handen zijn van één ouder. Zijn beide ouders overleden, of is het gezag door de rechter bij de ouders weggehaald, dan oefent een voogd het gezag uit en is hij de wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige leerling. NB: In het reglement wordt de term wettelijk vertegenwoordiger gebruikt en niet de term ouders of verzorgers, omdat voor het voeren van overleg in het extern ondersteuningsteam en voor het bieden van externe ondersteuning de toestemming nodig is van degene die formeel het gezag uitoefent. Deze persoon wordt de wettelijk vertegenwoordiger genoemd, vandaar dat het reglement deze term gebruikt. In deze toelichting wordt informeel wel vaak de term ouders gebruikt maar dan wordt daarmee gedoeld op de ouder of de voogd die het gezag over de minderjarige leerling uitoefent. Artikel 2 Het doel van de verwerking van persoonsgegevens Artikel 2 beschrijft het doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit reglement. Kort gezegd worden de gegevens verwerkt om gezamenlijk externe ondersteuning te kunnen bieden aan leerlingen met ondersteuningsbehoeften. De omschrijving van dit doel is van belang omdat de gehele verwerking van persoonsgegevens aan dit doel wordt opgehangen. Artikel 3 Reikwijdte van het reglement Artikel 3 beschrijft het toepassingsgebied van het reglement. Artikel 4, 5, 6 Verantwoordelijkheden en grondslag In de begripsomschrijvingen van artikel 1 zijn de verantwoordelijken aangewezen: het bevoegd gezag van de vier organisaties die samen het reglement vaststellen. In artikel 4 staat beschreven waarvoor de verantwoordelijke op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens verantwoordelijkheid draagt. Zoals hierboven al aangegeven, gaat het hier om een eindverantwoordelijkheid, met name in de richting van de betrokkenen en in de richting van de samenleving. Ongeacht deze eindverantwoordelijkheid is iedere kernpartner en iedere andere beroepskracht vanzelfsprekend ook zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens door naleving van het reglement. Deze eigen verantwoordelijkheid van iedere kernpartner staat in artikel 5. In artikel 6 wordt de grondslag, dit wil zeggen de juridische basis, beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens door de verschillende organisaties. Artikel 7 Informeren in algemene zin van leerlingen en ouders Artikel 7 draagt iedere school op om in de schoolgids en/of op de website informatie op te nemen over de externe ondersteuning en over de taak van het extern ondersteuningsteam. Daarbij dient uitdrukkelijk te worden vermeld dat de school of een kernpartner zo spoedig mogelijk contact zoekt met de leerling en zijn Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 2
ouders als er mogelijk sprake is van een ondersteuningsbehoefte bij de leerling en dat deze ondersteuning alleen wordt geboden als de ouders en de leerling daarmee instemmen. NB: De algemene informatie die in de schoolgids wordt gegeven vervangt niet het toestemmingsvereiste van artikel 8. Artikel 8 Toestemming vragen voor de aanmelding van een leerling voor het extern ondersteuningsteam In verband met het beroepsgeheim van een aantal kernpartners die lid zijn van het extern ondersteuningsteam, kan het overleg over een leerling in principe alleen plaats vinden op basis van toestemming van de wettelijk vertegenwoordigers en de leerling. Artikel 8 beschrijft stap voor stap hoe deze toestemming zou moeten worden gevraagd voor bespreking van een leerling in het extern ondersteuningsteam. Ook wordt beschreven welke afweging er dient te worden gemaakt als er geen toestemming wordt gegeven, of als toestemming in een bijzonder geval niet kan worden gevraagd. In schema verloopt het vragen van toepassing als volgt. De school of de kernpartner: 1. beschrijft de aanleiding voor de bespreking; 2. vraagt om een reactie hierop van ouders en leerling; 3. gaat in op mogelijke vragen en bezwaren; 4. stelt vast of de leerling en de ouders toestemming geven. Schriftelijk of mondeling De toestemming kan schriftelijk of mondeling worden gegeven. Schriftelijk gebeurt dit door middel van de toestemmingsverklaring, of door het zetten van een handtekening. Geven de leerling en/of de ouders mondeling toestemming, dan moet de school of de kernpartner van deze toestemming een aantekening maken in het groeidocument. Duur van de toestemming In principe is de toestemming niet gekoppeld aan één overleg. Het team kan zo nodig een aantal keren achter elkaar overleggen op basis van de gegeven toestemming als de uitkomsten van het overleg telkens teruggekoppeld worden aan de leerling en de ouders en als daarbij duidelijk wordt aangegeven waarom ook nog een volgend overleg nodig is. NB1:Leerling en ouders kunnen hun toestemming op ieder moment intrekken. Dit betekent dat er dan niet langer op basis van de eerder gegeven toestemming overleg kan worden gevoerd. NB2: De positie van de leerling en zijn ouders bij het geven van toestemming en de leeftijdsgrenzen die gelden, staan beschreven in artikel 20. Geen toestemming: conflict van plichten Krijgt de school of de kernpartner geen toestemming voor het overleg, dan kan het overleg in principe niet gevoerd worden. Maar artikel 8 lid 2 geeft aan dat er in zo n situatie nog wel een afweging behoort te worden gemaakt hoe dringend het overleg nodig is in verband met de ernst van de zorgen over de leerling. De leden van het extern ondersteuningsteam die een beroepsgeheim hebben, kunnen namelijk in uitzonderlijke situaties overleg voeren zonder dat daarvoor toestemming is verkregen. Zij doen dan een beroep op een zogeheten conflict van plichten. Is het niet mogelijk om toestemming te vragen, of krijgt de school of de kernpartner geen toestemming, en bevindt de leerling zich (mogelijkerwijs) in een zeer ernstige situatie, dan kan het overleg toch gevoerd worden als dit overleg noodzakelijk is om de leerling of anderen in zijn gezin te beschermen en de dringend noodzakelijke hulp te bieden. De plicht om te zwijgen botst dan met de plicht om de leerling juist door overleg te voeren te helpen, vandaar de naam conflict van plichten. De afweging die in dergelijke gevallen behoort te worden gemaakt staat beschreven in artikel 8 lid 2. Een zorgvuldig besluit over het voeren van overleg zonder toestemming van de ouders en de leerling kan worden genomen op basis van de volgende vijf vragen: 1. Welk zwaarwegend belang van de leerling wil ik dienen met het overleg? 2. Is het niet mogelijk om dit belang op een andere wijze te dienen zonder dat er overleg wordt gevoerd waarvoor geen toestemming is? 3. Heb ik me voldoende ingespannen om toestemming te krijgen? 4. Hoe weeg ik de belangen van de leerling die hij heeft bij mijn zwijgen afgezet tegen de belangen die hij heeft bij het voeren van overleg? 5. Als ik besluit overleg te voeren, welke informatie moet ik dan met wie delen om de zwaarwegende belangen van de leerling effectief te dienen? Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 3
Bij een zorgvuldige besluitvorming hoort in ieder geval ook dat over de bovenstaande vijf vragen overleg is gevoerd met een collega om de afwegingen collegiaal te toetsen. De verkregen toestemming of het besluit om gegevens te verstrekken zonder toestemming van de leerling en zijn ouders, wordt vastgelegd in het groeidocument. In dit laatste geval wordt ook beschreven waarom toch, ondanks het ontbreken van toestemming, gekozen is voor het voeren van overleg. NB: Ook als de ouders desgevraagd hun toestemming voor het overleg hebben geweigerd, moeten de uitkomsten van dit overleg, zo gauw de situatie dit toe laat, wel met de leerling en de ouders worden besproken. Anonieme bespreking van een leerling Voor een anonieme bespreking van een leerling is geen toestemming vereist. Voorwaarde voor een anonieme bespreking is dat de anonimiteit in het overleg ook echt wordt geborgd. Daarbij gaat het er niet alleen om dat de naam van de leerling niet wordt genoemd, maar dat er ook geen andere gegevens over tafel gaan die duidelijk maken over welke leerling het gaat. Een anonieme bespreking kent forse beperkingen want bij een anonieme bespreking kunnen geen signalen of zorgen worden uitgewisseld omdat alleen de inbrenger weet over wie het gaat. Het enige doel van een anonieme bespreking kan zijn dat de andere deelnemers de inbrenger, bij wijze van collegiale consultatie, adviseren over zijn aanpak van de signalen of zorgen. Al met al is het dus afhankelijk van het doel van het overleg of anonieme bespreking van de leerling mogelijk is. Is dat niet het geval, moet de leerling in het overleg echt met zijn naam worden genoemd, dan geldt als hoofdregel dat daarvoor toestemming nodig is en dat alleen bij wijze van uitzondering op basis van een conflict van plichten in een ernstige situatie overleg kan worden gevoerd zonder toestemming van de leerling en zijn ouders. Artikel 9 De verwerking van persoonsgegevens in het extern ondersteuningsteam Artikel 9 beschrijft het overleg over de leerling in het extern ondersteuningsteam. Uitgangspunt is dat de bespreking is gericht op het verkennen van de ondersteuningsbehoefte en het beoordelen welke ondersteuning nodig is. De zorgcoördinator bewaakt dat de belangrijkste bevindingen van het overleg van het ondersteuningsteam worden vastgelegd in het groeidocument. Vervolgens bespreekt de zorgcoördinator deze bevindingen met de leerling en met degenen die het gezag over hem uitoefenen. Hij vraagt hen om een reactie en legt deze vast in het groeidocument en hij vraagt hen om toestemming voor de voorgestelde ondersteuning. Artikel 10 De verwerking van persoonsgegevens in verband met de externe ondersteuning De kernpartners die de externe ondersteuning bieden, maken over de inhoud van de ondersteuning alleen aantekeningen in het eigen cliënt - of leerling dossier. In het groeidocument leggen ze in principe alleen de buitenkant vast: start en de afsluiting van de ondersteuning en welke resultaten met deze ondersteuning zijn behaald. Inhoudelijke gegevens over de ondersteuning worden in principe niet in het groeidocument vastgelegd tenzij de school of de overige kernpartners deze informatie nodig hebben voor hun onderwijs of voor hun ondersteuning. Voor het vastleggen van deze inhoudelijke informatie in het groeidocument wordt toestemming gevraagd aan de leerling en zijn ouders. Wordt er geen toestemming gegeven dan kan in een uitzonderlijk geval de informatie toch worden vastgelegd met een beroep op een conflict van plichten zoals omschreven bij de toelichting op artikel 8 lid 2. Als de zorgcoördinator vaststelt dat de beoogde resultaten (in voldoende mate) zijn behaald, maakt hij een aantekening in het groeidocument dat de externe ondersteuning is afgesloten. Artikel 11 Inzetten van specialistische ondersteuning Meent het extern ondersteuningsteam dat de leerling (ook) specialistische zorg nodig heeft, dan bespreekt de zorgcoördinator of een van de kernpartners dit met de leerling en zijn ouders, vraagt hij hun visie hierop en probeert hij zowel voor de gegevensuitwisseling in verband hiermee als voor deze zorg hun toestemming te krijgen. Stemmen zij in, dan zet de zorgcoördinator of de kernpartner de specialistische ondersteuning in. Over de inhoud van de specialistische ondersteuning maakt de aanbieder van deze ondersteuning aantekeningen in het eigen cliëntdossier. In het groeidocument noteert de zorgcoördinator of de kernpartner Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 4
de buitenkant van de specialistische ondersteuning. Dit wil zeggen: wie de ondersteuning biedt, wanneer deze is begonnen en afgesloten en welke resultaten ermee zijn behaald. In sommige gevallen zal het voor de school of voor de kernpartners die externe ondersteuning bieden van belang zijn om bepaalde inhoudelijke informatie van de specialistische ondersteuning over de leerling te krijgen, zodat onderwijs en ondersteuning goed op elkaar kunnen worden afgestemd. In dat verband is lid 2 van artikel 11 van belang. De zorgcoördinator of de kernpartner bespreekt met de aanbieder van specialistische ondersteuning en met de leerling en de ouders of, en zo ja welke inhoudelijke informatie van de specialistische ondersteuning opgenomen mag worden in het groeidocument. Het gaat uitdrukkelijk alleen om die informatie die school en kernpartners nodig hebben voor een goede ondersteuning van de leerling. Te denken valt bijvoorbeeld aan een diagnose en/of handelingsgerichte adviezen voor de aanpak van bepaald gedrag van de leerling dat door de beperking of stoornis wordt veroorzaakt. Artikel 12 De persoonsgegevens die opgenomen worden in het groeidocument Artikel 12 beschrijft de inhoud van het groeidocument. Vuistregel is dat in het groeidocument de gegevens worden opgenomen waarover de kernpartners samen moeten beschikken voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van de externe ondersteuning. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de kernpartners alle gegevens van de leerling en de leden van zijn gezin in dit gezamenlijke bestand vastleggen. Het gaat echt alleen om de gegevens die nodig zijn voor de samenwerking in het bieden van externe ondersteuning. Testgegeven, vragenlijsten en dergelijke naar aanleiding van onderzoeken Ten aanzien van testgegevens, vragenlijsten en dergelijke in verband met testen en onderzoeken geldt als regel dat uitsluitend de uitkomsten worden vastgelegd in het groeidocument en dat ruwe scores en dergelijke nadat de resultaten van de tekst of het onderzoek zijn vastgelegd moeten worden verwijderd. Op deze regel gelden twee uitzonderingen. 1. Gaat het om scoreprofielen van intelligentietests die verplicht moeten worden meegestuurd in verband met de aanvraag van gelden voor zorgleerlingen in het onderwijs (lwoo of praktijkonderwijsindicaties) dan worden de scoreprofielen wel bewaard in het groeidocument met het oog op de aanvraag van deze gelden. 2. Bevat een verslag van een onderzoek of een test geen scores maar alleen algemene aanduidingen van resultaten in de sfeer van gemiddeld, boven gemiddeld en dergelijke, dan worden de scores eveneens bewaard in het groeidocument omdat anders de scores niet meer te achterhalen zijn. Gegevens over nationaliteit, afkomst, ras en dergelijke In verband met een uitdrukkelijk verbod in de Wet bescherming persoonsgegevens worden in het bestand geen gegevens over nationaliteit, etniciteit, geboorteland of ras opgenomen. Een uitzondering geldt alleen voor het opnemen van het geboorteland van de ouders of van de leerling als daardoor bijvoorbeeld extra middelen ter beschikking komen om een achterstand in te halen. Opname van het geboorteland in dat geval gebeurt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de leerling en zijn ouders. Artikel 13 Toegang tot het groeidocument in het bestand Artikel 13 regelt de toegang tot de groeidocumenten in het bestand. Kort gezegd hebben toegang de beroepskrachten die rechtstreeks met (de ondersteuning van) de leerling te maken hebben: de zorgcoördinator, de kernpartners en de mentor. Daarnaast heeft toegang de team of locatieleider en in de rol van verantwoordelijke het bevoegd gezag van de betreffende school. Voor alle personen die toegang tot het bestand hebben geldt dat ze alleen de gegevens van leerlingen in mogen zien die ze nodig hebben voor een goede vervulling van hun taken. Vraag is dus niet of iemand technisch gezien bij de gegevens kan, maar of het voor zijn taken nodig is dat hij de gegevens inziet. De personen die toegang hebben tot het bestand zijn ook bevoegd om gegevens in het bestand vast te leggen of te wijzigen. NB: De aanbieders van specialistische zorg hebben geen toegang tot het groeidocument, zij leggen via de zorgcoördinator of een kernpartner gegevens over de start, de afsluiting en de behaalde resultaten van de zorg vast in het groeidocument. Artikel 14 Verstrekken van gegevens uit het bestand aan derden In principe worden er alleen gegevens uit de groeidocumenten verstrekt aan de kernpartners. Op deze regel gelden echter drie uitzonderingen waarin gegevens aan derden (niet kernpartners) kunnen worden verstrekt: Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 5
1. Verstrekking van gegevens aan een aanbieder van specialistische ondersteuning is mogelijk voor zover hij deze gegevens nodig heeft voor het bieden van specialistische ondersteuning aan de leerling. Dit gebeurt op basis van toestemming van de leerling en zijn ouders. Geven zij geen toestemming, dan kan de afweging worden gemaakt zoals beschreven in artikel 8 lid 2 (conflict van plichten). 2. Gegevens worden eveneens verstrekt als deze verstrekking wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld als de inspectie in het kader van een onderzoek gegevens opvraagt. 3. Als de leerling de school verlaat en elders voortgezet (speciaal) onderwijs gaat volgen, beoordeelt de school of het noodzakelijk is om (delen uit) het groeidocument over te dragen aan de nieuwe school. Is dit het geval, dan bespreekt de school met de leerling en zijn ouders welke gegevens zouden moeten worden overgedragen en waarom de school meent dat dit noodzakelijk is en vraagt de school vervolgens toestemming voor deze overdracht. Zou deze toestemming niet worden gegeven dan kan de afweging worden gemaakt of niet toch, ondanks het ontbreken van toestemming, met een beroep op een conflict van plichten, overdracht van bepaalde gegevens noodzakelijk is. Van een verstrekking aan een derde wordt een aantekening gemaakt in het groeidocument. Artikel 15 Bewaartermijn Voor de bewaartermijn van de gegevens in het bestand wordt aangesloten bij de bewaartermijn die de school hanteert voor andere leerling gegevens. In verband met beleidsvoorbereiding, evaluatie van beleid of het doen van onderzoek kunnen de gegevens in het bestand langer worden bewaard, maar dan moeten ze wel zo worden bewerkt dat ze niet langer te herleiden zijn tot individuele leerlingen of hun gezinsleden. Artikel 16 Geheimhouding Artikel 16 bevat de verplichting voor ieder die op basis van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens om deze gegevens geheim te houden, tenzij het reglement verstrekking van de gegevens mogelijk maakt, of verstrekking op grond van een wet verplicht is. UITOEFENING VAN RECHTEN DOOR BETROKKENEN Artikel 17 Informatie, inzage en afschrift Iedere betrokkene, dit wil zeggen iedere persoon van wie persoonsgegevens in een groeidocument in het bestand zijn vastgelegd, heeft recht op inzage in, een afschrift (kopie) van en informatie over de gegevens die over hem zijn opgenomen. In lid 2 van artikel 17 worden de wettelijke gronden genoemd op basis waarvan het recht op inzage, afschrift en informatie (gedeeltelijk) kan worden geweigerd. Artikel 18 Recht op correctie en eigen verklaring Zijn er feitelijk onjuiste of overbodige gegevens in het groeidocument opgenomen, dan kan de betrokkene vragen om correctie van onjuistheden of om vernietiging van overbodige gegevens. Is hij het niet eens met een oordeel dat in het bestand over hem is opgenomen, dan heeft hij het recht daaraan een eigen verklaring toe te voegen zodat duidelijk is waarom hij het met dit oordeel niet eens is. Artikel 19 Verzet De Wet bescherming persoonsgegevens geeft iedere betrokkene het recht van verzet. Dit wil zeggen dat de betrokkene de beheerder verzoekt de verwerking van zijn gegevens te staken, in verband met de bijzondere persoonlijke omstandigheden waarin hij verkeert. Is de beheerder van mening dat het verzet vanwege de bijzondere persoonlijke omstandigheden gerechtvaardigd is, dan laat hij de gegevens van de betrokkene zo spoedig mogelijk uit het bestand verwijderen en staakt hij ook meteen verdere verwerkingen. Artikel 20 Positie van de leerling en zijn wettelijk vertegenwoordigers In artikel 20 wordt beschreven in welke gevallen de leerling zelf zijn rechten uitoefent en in welke gevallen dit door zijn ouders wordt gedaan. NB: Bij de toelichting op artikel 1 is er al op gewezen dat in het reglement de term wettelijk vertegenwoordiger wordt gebruikt en niet de term ouders, of de term ouders of verzorgers, omdat voor het voeren van overleg in het extern ondersteuningsteam en voor het bieden van externe ondersteuning de toestemming Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 6
nodig is van degene die formeel het gezag uitoefent. Deze persoon wordt de wettelijk vertegenwoordiger genoemd. Leerlingen tot twaalf jaar Als een kind nog geen twaalf jaar oud is, oefent degene die het gezag over hem uitoefent, namens hem, zijn rechten uit. Het gezag wordt bijna in alle gevallen door (een van) de ouders uitgeoefend, zij zijn als regel de wettelijk vertegenwoordigers van hun kind. In een uitzonderlijk geval, als er geen ouders zijn, of als het gezag bij hen is weggehaald, oefent een voogd het gezag uit. In dat geval is hij de wettelijk vertegenwoordiger. De rechten van leerlingen tot twaalf jaar worden dus doorgaans uitgeoefend door de ouder(s) en in een bijzonder geval door een voogd. Leerlingen van twaalf tot zestien jaar Tussen twaalf en zestien jaar oefenen de wettelijk vertegenwoordigers en de jongere beiden zijn rechten uit. In dat geval hebben dus zowel de gezagsouders als de jongere bijvoorbeeld recht op inzage in het groeidocument. Leerlingen vanaf zestien jaar Vanaf zestien jaar oefent een jongere zijn rechten zelfstandig uit. Vertegenwoordiging bij wilsonbekwaamheid Artikel 20 lid 2 geeft regels voor de situatie waarin een jongere niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Dit wil zeggen dat hij niet in staat blijkt te zijn om zijn rechten zelfstandig uit te oefenen of om de gevolgen daarvan te overzien, bijvoorbeeld vanwege een verstandelijke beperking, een achterstand in zijn ontwikkeling of een psychiatrische stoornis. Als een jongere naar het oordeel van de team- of locatieleider zijn rechten niet (zelfstandig) uit kan oefenen, oefenen de wettelijk vertegenwoordigers namens het kind zijn rechten uit. Dezelfde leeftijdsgrenzen voor het geven van toestemming In het reglement is in een aantal bepalingen opgenomen dat er toestemming is vereist, bijvoorbeeld voor het overleg in het extern ondersteuningsteam, voor het aanvaarden van externe ondersteuning of van specialistische ondersteuning. Voor alle situaties waarin op grond van dit reglement toestemming moet worden gevraagd, gelden de leeftijdsgrenzen zoals hierboven beschreven: tot twaalf jaar de wettelijk vertegenwoordiger (ouder of voogd), tussen twaalf en zestien jaar de wettelijk vertegenwoordiger en leerling samen en vanaf zestien jaar de leerling zelfstandig. Ook de regels over de vertegenwoordiging in geval van wilsonbekwaamheid zoals hierboven beschreven, zijn bij het vragen van toestemming van toepassing. Dubbele toestemming Vanaf twaalf jaar dient dus ook de leerling zelf toestemming te geven voor overleg en voor ondersteuning. Zijn de wettelijk vertegenwoordiger en de leerling het niet eens, dan kan de ondersteuning niet geboden worden. Toestemming van beide ouders In de meeste gevallen zal een leerling twee ouders hebben die gezag over hem uitoefenen. In dat geval moet als regel aan beide ouders toestemming worden gevraagd voor de (specialistische) ondersteuning die zal worden geboden. Van deze regel kan alleen worden afgeweken indien de tweede gezagsouder, ook na herhaalde inspanningen, echt niet bereikbaar is. Verschillen de ouders van mening, geeft de ene ouder toestemming en weigert de andere ouder deze, dan kan de ondersteuning niet worden geboden. Positie van de ouder zonder gezag Aan een ouder die geen gezag uitoefent en dus geen wettelijk vertegenwoordiger is, hoeft geen toestemming te worden gevraagd voor het voeren van overleg of het bieden van ondersteuning aan zijn kind. Een ouder zonder gezag van een leerling heeft ook geen recht op inzage in het groeidocument. Wel moet hij of zij, op zijn of haar verzoek, door beroepskrachten worden geïnformeerd over zijn kind (als dat nog geen zestien jaar oud is). Als een ouder een dergelijk verzoek doet, dient de school de ouder op hoofdlijnen te informeren over de externe ondersteuning die geboden wordt of die eerder geboden is. NB: In geval van het geven van toestemming voor het verstrekken van informatie of voor het voeren van overleg, kan eventueel ook zonder toestemming, op grond van een conflict van plichten, toch overleg worden gevoerd of informatie worden verstrekt. Deze uitzondering geldt niet voor het bieden van ondersteuning. Deze ondersteuning kan niet worden geboden als de leerling en/of de ouders daarmee niet instemmen. Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 7
Positie ouders in geval van een ondertoezichtstelling Als een kind onder toezicht is gesteld, behouden de ouders het gezag over hun kind. De gezinsvoogd is niet de wettelijk vertegenwoordiger van het kind. Hij biedt gedwongen hulp en steun en houdt toezicht op de opvoeding maar hij heeft geen gezag over het kind. Ook in geval van een OTS dient aan de ouders toestemming te worden gevraagd voor de (specialistische) ondersteuning. Het is gewenst, zo niet noodzakelijk om wel met de gezinsvoogd overleg te voeren over deze ondersteuning, zo mogelijk op basis van toestemming van de ouders en eventueel, in geval daarvoor geen toestemming wordt gegeven, op basis van een conflict van plichten. Artikel 21 Uitoefening van taken van de verantwoordelijke door de team- of locatieleider In principe moet de betrokkene die zijn rechten wil uitoefenen zich daarvoor tot de verantwoordelijke wenden. Artikel 21 maakt het echter mogelijk dat de verantwoordelijken - het bevoegd gezag van de organisaties die het reglement gezamenlijk vaststellen - hun taken bij het uitoefenen van rechten door betrokkenen, schriftelijk mandateren aan de team- of locatieleider van de school van de leerling. Dit mandaat maakt het mogelijk dat ouders en leerlingen zich tot de locatie- of teamleider van de school van de leerling kunnen wenden met hun verzoeken om informatie, inzage, correctie, en dergelijke. Artikel 22 Slotbepalingen De slotbepalingen spreken voor zichzelf. Utrecht, 14 maart 2013 Toelichting Privacyreglement kernpartners PaO definitief 8