Gulikstraat 4, 6585 XB Mook, The Netherlands info@ayubowan.org www.ayubowan.org SECRETARIEEL JAARVERSLAG STICHTING AYUBOWAN 2015 OPENING In het secretarieel jaarverslag doen wij o.a. verslag over wijzingen binnen ons bestuur en vrijwiligers, de bestuursvergaderingen, Contactpersonen bijeenkomst, afgronde projecten en overige zaken die nuttig zijn om vast te leggen zodat we deze later kunnen raadplegen. Naast het secretarieel jaarverslag is er ook een financieel jaarverslag welke beschikbaar is op onze webite. STICHTING AYUBOWAN Al vanaf 1974 zijn relaties opgebouwd met (kinder-)tehuizen. De leiding van een tehuis geeft aan wie extra steun kan gebruiken. De grondslag bestond uit het financieel adopteren van een kind uit Sri Lanka door Nederlanders, waardoor het kind de kans kreeg naar school te gaan en hem/haar uit vaak een vervelende thuissituatie te kunnen halen. Deze 1 op 1 vorm van hulp tussen een kindje uit Sri Lanka en de (schrijf)ouder is de basis van Stichting Ayubowan, die op 25 maart 1983 officieel haar statuten kreeg. Het financieel adopteren van een kind is nog altijd de basis van onze stichting. Dankzij deze persoonlijke steun groeit hun kans op een zelfstandig bestaan. Deze schrijfouders horen ten minste twee keer per jaar iets van hun schrijfkind en zij kunnen hem/haar altijd iets vanuit Nederland sturen. Vanuit deze basis zijn logischerwijs andere vormen van hulp ontstaan. Zo kennen we al jaren een studiefonds, waarbij de giften worden gebruikt om kinderen naar school te laten gaan, zonder persoonlijk contact te hebben. Ook zijn er jaarlijks nieuwe projecten die we steunen. Projecten die op de juiste manier worden aangemeld, worden besproken en als ze aan de doelstelling van Stichting Ayubowan voldoen én voldoende middelen zijn, geaccordeerd. Ook is het mogelijk om op basis van Personal Finance Support te ondersteunen. Hierbij steunt een particulier of bedrijf een persoon, tehuis of gezin, dat buiten de directe scope van onze stichting ligt. Wel kunnen we hen door deze constructie helpen dat het geld op de juiste plek terecht komt. Om het contact tussen het tehuis/kind, de schrijfouders en het bestuur te waarborgen heeft Stichting Ayubowan een grote groep vrijwilligers, die als contactpersoon deze taak uitvoert. Zij zorgen ervoor dat de motor draaiend blijft en geven signalen door. We zijn erg blij dat we op deze groep betrokken mensen altijd een beroep kunnen doen. Stichting Ayubowan - voor hulp aan kansarme kinderen - is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr. 41202801 / RSIN 814104666
BESTUUR EN OVERIGE VRIJWILLIGERS In 2015 bestond het bestuur uit: Voorzitter Gabriël Koetsier Secretaris - Peter Ellemans Penningmeester Pieter Beltman Projecten/Fondsenwerving Bert Krijger PR/Communicatie Hilleen Reinink (t/m 8 april 2015) Contactpersoon Haïti Márti Ellemans Kiss Pieter Beltman heeft in 2013 al aangegeven dat hij in het voorjaar van 2014 wil stoppen als penningmeester, maar was wel bereid om deze functie te blijven vervullen totdat er een nieuwe penningmeester is gevonden. Op 7 november 2015 is Barry van der Tas aan het bestuur toegevoegd en zal met ingang van 1 januari 2016 de functie van penningmeester overnemen van Pieter Beltman. Ook is op 7 november 2015 Arjan de Boer aan het bestuur toegevoegd met de taak PR/Communicatie. Hiermee zijn de vacatures binnen het bestuur weer ingevuld en met deze nieuwe bestuursleden een sterke basis voor de verdere ontwikkeling van Stichting Ayubowan. Naast het bestuur vermelden we de medewerking van Henk Dijkstra als beheerder van onze website en Albert van der Ploeg, die de affiliates actueel houdt. Verder assisteerden Bea Rill en Wim Koetsier de penningmeester. Bea was meer dan 10 jaar de assistent penningmeester. Tijdens de Contactpersonendag op 21 maart 2015 hebben wij op gepaste wijze afscheid genomen van Bea. De rol van assistent penningmeester is overgenomen door Wim Koetsier. Binnen de vrijwilligers vonden de volgende wijzingen plaats: We hebben in 2015 afscheid genomen van Ineke Poutsma-Vos, Peter-Martijn en Michelle Hellemons als contactpersoon. Olga wordt contactpersoon voor het tehuis in Maggona. De andere 2 tehuizen zijn overgenomen door Angela (Kalmunai) en Martha (Batticaloa tijdelijk). Per 31 december 2015 waren de volgende contactpersonen actief: Badulla St. Ursulas girlshome Armand d'hersigny Batticaloa St Josephs Convent AC Martha Gordijn Hanwella Lama Gramaya Bea Krijger Jaffna Carmel Convent Angela Koetsier-van Uffelen Kalmunai Little Flower Girls Home Angela Koetsier-van Uffelen Karaveddy Lourdes Convent Angela Koetsier-van Uffelen Kurukkalmadam Assisi Illam Martha Gordijn Kurunegala Lourdes Girls' Home Jenny v.d. Knaap-Versluys Maggona St Marys Carmel Convent Olga Klöne Maharagama Apostolic Carmel School Marianne Bierhoff - v.d. Knaap Matale St Agnes Convent Janneke Heijninck Mawadivembu Marianayagam Girls Centre Tilly Haasnoot-Retrot Negombo St Josephs girlshome Elly van Aggelen - van Solinge Polgahawela Lourdes Convent AC Sjaak Hagen Pussellawa Carmel Convent Tilly Haasnoot-Retrot
Wahacotte Good Shepherd Convent Angela Koetsier-van Uffelen Wattala Nayakakanda Rosa Villa Tilly Haasnoot-Retrot Wattala Nayakakanda Sanasuma Cottage Tilly Haasnoot-Retrot Yatiyanthota Good Shepherd Convent Natalie Zuidam BESTUURSVERGADERINGEN Het bestuur vergaderde in 2015 zes keer, waarvan drie telefonische vergaderingen die via Skype plaatsvonden. Alle (face to face) vergaderingen vonden plaats in Soest. CONTACTPERSONEN Jaarlijks komt de groep contactpersonen twee keer bij elkaar: in 2015 was dit op 21 maart en op 19 september. Beide keren in Soest. Op maart is er naast de standaard bestuursmededelingen aandacht besteedt aan: Financiën: uitleg van Bea Krijger hoe zij de tehuis financiën beheert zodat andere contactpersonen dit waar nodig kunnen overnemen Werving schrijfouders: welke acties kunnen we ondernemen om meer schrijfouders te krijgen? In september is er naast de standaard bestuursmededelingen aandacht besteedt aan: Kennismaking van de twee nieuwe bestuursleden Arjan en Barry. Welke materialen moeten we hebben voor werving donateurs Ayubowan algemeen en voor de werving van nieuwe schrijfouders. DONATEURS, SCHRIJFOUDERS EN STUDIEFINANCIERS Ook in 2015 zijn wij geconfronteerd door een terugloop in het aantal donateurs. Diverse trouwe donateurs waren vanwege persoonlijke redenen gedwongen hun hulp aan Sri Lanka te staken. Ze meldden het ons vaak met pijn in het hart. Gelukkig meldden zich ook enkele nieuwe donateurs aan en werden er ook nog op diverse plaatsen acties voor onze projecten gehouden, waardoor we soms blij verrast werden. NIEUWSBRIEVEN VAN CONTACTPERSONEN VOOR SCHRIJFOUDERS Zoals gebruikelijk zijn er dit jaar tweemaal nieuwsbrieven verschenen van de contactpersonen om de schrijfouders bij te praten over het wel en wee in hun tehuis. Meestal worden deze tegenwoordig digitaal verzonden.
WERKBEZOEK Begin 2015 heeft geen werkbezoek plaatsgevonden. Het volgende werkbezoek staat gepland voor voorjaar 2016. Wel zijn de volgende projecten bezocht door Wim en Angela Koetsier en Pieter Beltman tijdens hun vakantie: Carmel convenant te Jaffna Enkele schooltjes in Jaffna om te onderzoeken of ze in aanmerking komen voor het ICEproject / Koekenberg fonds AFGERONDE PROJECTEN IN 2015 In 2015 konden we diverse projecten afronden, waar we in de jaren daarvoor aan zijn begonnen. Het geeft ons een gevoel van dankbaarheid dat we dit met uw aller hulp konden voltooien: Algemene projecten: 1. 2014-01 Sarvodaya Suwa Setha (FLASH) in Moratuwa 2. 2014-02 Jawardanapura children home (FLASH) in Kotte 3. 2014-03 Goonewardena (FLASH) in Colombo 4. 2014-04 Sahana organisation (FLASH) in Homagama 5. 2014-05 Sucharitodaya Samaja Seva (FLASH) in Maharagama 6. 2014-08 ondersteuning gehandicapte kinderen in Weharayaya 7. 2014-19 maken tube well in Weharayaya 8. 2014-90 Lydie s home schoolgeld voor 20 kinderen (FLASH) in Haïti 9. 2014-91 Education Found God s Littlest Angels, schoolgeld voor 18 kinderen (FLASH) in Haïti 10. PFS2015-01 Extra donatie schrijfkinderen agv inflatie Roepies in alle bij Stichting Ayubowan aangesloten kindertehuizen door heel Sri Lanka Eigen projecten in tehuizen: 1. EP15-003 Aanschaf laptop voor ICE project in Kurukkalmadam Studiefinanciering: 1. STF-012 pilot voor Engelse bijlessen voor 2 jaar in Yatiyanthota NOG LOPENDE PROJECTEN VANUIT 2015 Projecten die in 2015 of eerder zijn gestart en nog lopen zijn: Algemene projecten: 1. 2013-98 God Little Angels GLA (kindertehuis) in Haiti 2. 2015-02 (was 2014-21) bouw muur om huis voor ongewenst zwangere meisjes in Weharayaya 3. 2016-001 Nutrition Centre of the Sarvodaya Suwa Setha Society Ltd. (FLASH) in Moratuwa 4. 2016-003 Sahana organisation (FLASH) in Homagama 5. PFS2016-001 Donatie bedrag voor aanschaf 4 baby cots voor Meth Sewa in Weharayaya 6. 2014-16 ondersteuning studiekosten voor 30 kinderen in Jaffna 7. 2015-03 Ondersteuning gehandicapte kinderen in Weharayaya 8. 2016-004 Aanschaf hulpmiddelen Meth Sewa dmv oliebollen project in Weharayaya
Koekenberg fonds projecten: 1. KKB-001 (KKB 2015-01) Intensive Course English program in Hanwella 2. KKB-002 Intensive Course English program + beamer in Jaffna 3. KKB-003A / KKB-003B Intensive Course English program + beamer in Kurukkalmadam Johan van der Poll studiefonds: 1. JvdP027 Deena Seuwandi Advance Level in Pamanugama 2. JvdP028 Nirmala Sulachana Advance Level in Pamanugama 3. JvdP029 Ranjani Asha Advance Level in Pamanugama 4. JvdP030 Kushan Pathum Advance Level in Pamanugama 5. JvdP031 W. K.S Ruwan Samantha Advance Level in Pamanugama 6. JvdP033 Delicia Fernandes ondersteuning studiekosten in Badulla 7. JvdP035 A-level opleiding meisje in Pamanugama John Scholtes IT fonds: 1. JSIT2016-001 Aanschaf computer voor communicatie met CP 2. De volgende tehuizen kregen in 2015 een aanhoudpremie om hun netwerk te onderhouden: o Badulla o Batticaloa o Hanwella o Jaffna o Karaveddy o Kalmunai o Kurukkalmadam o Kurunegal o Maggona o Maharagama o Maatje o Mawadivembu o Nayakakanda o Negombo o Polgahawela o Wahacotte o Yatiyanthota Studiefinanciering: 1. STF-002 Cecilia College in Batticaloa 2. STF-004 Mary's college Trincomalee 3. STF-014 GCE (Advanced Level) Scholarship Program in Ja-Ela / Kandana 4. STF-013 Educational facilities for the needy children at St. Francis Boys Home in Ekela
DONATEURSBLAD Het donateursblad Ayubowan informeert is in 2015 driemaal verschenen; in januari, juli en december. Het donateursblad verschijnt normaal gesproken 2x per jaar, maar door verplaatsen van de 1e editie 2016 naar december 2015 konden we de verzending van het donateursblad combineren met het sturen van de brieven met acceptgiro s naar de donateurs. Ook is december een betere maand om het donateursblad te ontvagen dan januari. Het donateursblad wordt naar ongeveer 800 postadressen gestuurd. INTERNET Op internet worden we, dankzij de hulp van diverse deskundigen op dit terrein, steeds zichtbaarder. Het is steeds vanzelfsprekender op onze site te komen. Het aantal bezoekers vermeerderd zich gestaag. Via affiliates komt ook geld binnen. Wie online koopt en dit via http://www.ayubowan.org/affiliates/ doet, steunt hiermee Ayubowan, zonder dat dit extra kost. Daarnaast hebben we ook onze activiteiten op Twitter, Facebook, en deze verder uitgebreid om aan de ene kant onze volgers goed op de hoogte te houden van de ontwikkelingen m.b.t. Stichting Ayubowan en projecten, en uiteraard om op deze manier onze naamsbekendheid nog verder te vergroten. Er zijn echter mogelijkheden om het vinden van onze site te verbeteren. Ook de opzet en inhoud kan verbeterd worden en er is de wens om bepaalde functionaliteiten - zoals een donatiemodule en een betere presentatie van de wachtlijstkinderen - aan de site toe te voegen. Arjan de Boer (het nieuwe bestuurslid PR/Communicatie) is een specialist of dit gebied en gaat dit oppakken. REGIONALE ACTIVITEITEN In 2015 werden diverse activiteiten door particuliere initiatieven ondernomen, waardoor we in staat waren een aantal projecten te financieren. We vinden het fijn zoveel betrokkenheid te ervaren voor ons werk op Sri Lanka. Houd de social media in de gaten voor activiteiten in uw buurt. Enkele activiteiten waarbij bestuursleden of vrijwilligers aanwezig waren zijn: Het regelmatig meewerken bij de preek tijdens de dienst in De Ingelanden in Utrecht. Twee keer in december gestaan op de ( Kerst-)markt van de Soester Burenmarkt. Op Koningsdag in Zoetermeer gestaan met een kraam voor verkoop artikelen en voor verstrekken van informatie. Het gehele jaar staan er artikelen in een vitrine in Verzorgingshuis de Meeuwenhof in Rotterdam Hoogvliet voor de verkoop alsook voor bekendmaken Stichting Ayubowan. Goede Doelen markt in winkelcentrum Koningshof in Maassluis. Op de Kerstmarkt in Verzorgingshuis De Meeuwenhof in Rotterdam Hoogvliet. Jaarlijkse Oliebollenactie in Ommen Opgemaakt juni 2015 Peter Ellemans, secretaris