REGLEMENT VAN ORDE B&W. (VERSIE mei 2014) GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2014. Reglement van Orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders (besluit b&w van 9 mei 2014). Burgemeester en wethouders van Utrecht; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; BESLUITEN vast te stellen het volgende REGLEMENT VAN ORDE voor de Vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders. HOOFDSTUK 1 COLLEGEVORMING Procedure bij nieuwe collegesamenstelling Artikel 1 1. Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, mits in die raadsvergadering conform de artikelen 35 en 37 van de Gemeentewet de wethouders zijn benoemd, en kan besluiten eveneens te vergaderen nadat de gemeenteraad conform artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een) tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en). 2. In deze vergadering worden in ieder geval besluiten genomen over: a. de verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden; b. de omschrijving van de portefeuilles (inclusief een verkorte benaming van de portefeuille voor onder andere communicatiedoeleinden); c. de volgorde van de plaatsvervanging van de burgemeester; d. de plaatsvervanging van de wethouders; e. de volgorde van collegeleden die wordt gehanteerd bij stemmingen. Toelichting: Dit artikel heeft primair betrekking op de installatie van het college na de reguliere gemeenteraadsverkiezingen. In geval van tussentijds vertrek van één of meerdere collegeleden zal toepassing van dit artikel veelal niet nodig zijn.
Tenzij de wisseling bijvoorbeeld gepaard gaat met forse aanpassingen in de portefeuilleverdeling. Bij tussentijdse wisselingen is het artikel dus facultatief. In lid 2 onder a. wordt door het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van ieder van de leden bepaald welke zaken het lid in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering zullen worden toevertrouwd; Bij de bepaling van de volgorde waarin de collegeleden stemmen, zoals opgenomen in artikel 1 lid 2 onder e., kan het college besluiten dit te doen op basis van anciënniteit (aantal jaren raads- en college ervaring in de gemeente Utrecht), van fractiegrootte in de gemeenteraad, van de volgorde van loco-burgemeesterschap (1 e loco, 2 e loco enz.), van leeftijd, van de volgorde van zitplaats bij de collegevergadering (te beginnen rechts van de voorzitter), of een andere door het college nader te bepalen volgorde. Bijzondere omstandigheden portefeuilleverdeling Artikel 2 1. Bij langdurige verhindering van een van de wethouders kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken volgens artikel 1 lid 2 onder a. door een of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders te bepalen. 2. Zo nodig kunnen in afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens artikel 1 lid 2 onder a., burgemeester en wethouders de voorbereiding van bepaalde zaken opdragen aan één of meer door hen aan te wijzen collegeleden. Artikel 2 is bedoeld als een kapstok voor bijzondere situaties. Lid 1 ziet op de situatie, dat één van de wethouders langere tijd uitvalt vanwege bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap. In dat geval zal mogelijk de afgesproken reguliere vervanging volgens artikel 1 niet goed toepasbaar zijn. Omdat deze vervanging veelal een één op één vervanging is en twee portefeuilles aansturen voor langere tijd een te zware belasting kan vormen. In zo'n geval kan een andere taakverdeling worden afgesproken, zoals bijvoorbeeld een verdeling van een portefeuille over meerdere andere wethouders of deels ook aan de burgemeester. Lid 2 van dit artikel ziet op alle overige bijzondere situaties. Daar kan het bijvoorbeeld gaan om het behartigen van een dossier, dat normaal gesproken tot het domein van een bepaalde wethouder behoort, maar waarbij de betreffende portefeuillehouder het risico van een mogelijke schijn van belangenverstrengeling zou kunnen oproepen. Om de integriteit van het openbaar bestuur maximaal te borgen kan zo'n dossier dan aan een andere portefeuillehouder worden over gedragen. HOOFDSTUK 2 VERGADERING Aantal en plaats van de vergaderingen Artikel 3 De reguliere vergaderingen worden gehouden op de dinsdagen van 9.00 13.30 uur, met een uitloopreservering tot 14.00 uur, op de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld, en voor zover deze dag geen algemeen erkende feestdag is als bedoeld in de Algemene termijnenwet. Tijdens een recesperiode (veelal overeenkomend met de vakanties van de basisscholen in de regio Midden Nederland) wordt er niet vergaderd of wordt volstaan met een technische vergadering. Toelichting:
Het begrip technische vergadering is geïntroduceerd om onderscheid te maken met andere soorten vergaderingen en hiervan is sprake wanneer slecht een zeer beperkt aantal leden van het college de vergadering kan bijwonen, omdat de vergadering in een vakantieperiode wordt gehouden. Het zogenaamde quorum volgens artikel 56 van de Gemeentewet is dan niet aanwezig. Besluiten worden dan ook genomen met toepassing van artikel 56 lid 2 en lid 3 van de Gemeentewet. In zulke vergaderingen worden alleen "meer technische voorstellen" geagendeerd waaraan vaak een termijn verbonden is. Bijvoorbeeld de beantwoording van schriftelijke vragen. Meer beleidsmatige voorstellen of voorstellen met financiële consequenties worden niet in een technische vergadering behandeld. Artikel 4 1. Incidentele vergaderingen worden gehouden zo dikwijls de voorzitter of één van de wethouders dit nodig oordeelt. 2. De voorzitter roept de in het eerste lid bedoelde vergadering zo spoedig mogelijk bijeen. Toelichting: In de beide voorgaande artikelen wordt de term reguliere vergadering gebruikt voor de normale periodieke vergadering op dinsdag (deze werd voorheen gewone vergadering genoemd) en incidentele vergadering voor alle overige vergaderingen (deze werd voorheen buitengewone vergadering genoemd). Daarnaast bestaan er vergaderingen voor een hoofdlijnberaad, een themabezoek of een voorbespreking van de raadsvergadering. In de reguliere vergadering van de dinsdag wordt er in de meeste gevallen tijd gereserveerd (circa anderhalf uur) voor één of twee hoofdlijnberaden. In een hoofdlijnberaad worden grote of belangrijke dossiers besproken. Deze vergaderingen zijn gericht op inzicht verwerven, strategische lijnen verkennen etc. en niet gericht op besluitvorming. Incidentele (of buitengewone) vergaderingen zijn voor bijzondere situaties bedoeld. Van een technische vergadering is sprake wanneer (in de recesperiodes) het vereiste quorum niet aanwezig is. Uiteraard wordt dan tevens toepassing gegeven aan artikel 56 van de Gemeentewet (het uitschrijven van een tweede vergadering). In bijzondere situaties kan het college van de gebruikelijke lijn afwijken (bijvoorbeeld in calamiteitensituaties). In dit artikel is ervoor gekozen, dat op verzoek van één persoon van het college een incidentele vergadering kan worden gehouden. Door deze grens zo laag mogelijk te leggen wordt er recht gedaan aan de individuele behoefte van elk collegelid op het delen en bespreken van voor hem/haar relevante dringende bestuurlijke onderwerpen en daarmee wordt de collegialiteit van het college als geheel gediend. Aard van de vergaderingen Artikel 5 De agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de vergadering is geheim, tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van de agendapunten openbaar is en deze oplegging van geheimhouding wordt geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden. Deze geheimhouding geldt tevens voor de ingebrachte rondvraagpunten tenzij bij de bespreking anders wordt besloten. Toelichting: Door het opnemen van dit artikel kan er geen misverstand bestaan over de status van de agenda en de overige documenten die aan het college worden aangeboden. Door deze geheimhouding expliciet te verwoorden kan er ook bij de ambtelijke organisatie geen misverstand bestaan over de status van documenten voor de collegevergadering. Na besluitvorming wordt aangegeven welke documenten openbaar kunnen worden en welke als geheim geclassificeerd blijven. Voor de rondvraagpunten die in de collegevergadering aan de orde komen geldt
geheimhouding tenzij expliciet wordt besloten, dat een rondvraagpunt geheel of gedeeltelijk openbaar kan worden gemaakt. In de rondvraag worden in beginsel geen besluiten genomen. Als over een onderwerp een collegebesluit wordt gevraagd dan dient dit in beginsel via een bestuursadvies aan het college te worden voorgelegd. Daarmee wordt de kwaliteit van het besluitvormingsproces gediend. Verhindering Artikel 6 1. Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter. 2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet vervangt. 3. Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in de vergadering. 4. De gemeentesecretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het college. Hij draagt er zorg voor, dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de volgende vergadering wordt vastgesteld. Toelichting: De leden 1 tot en met 3 van dit artikel spreken voor zich. Deze leden dienen een ordelijk verloop van de vergadering en ter bepaling van het quorum. In lid 4 is het de taak van de gemeentesecretaris (of een door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtenaar die bij de collegevergaderingen aanwezig is) om bij te houden wie van de collegeleden in de vergadering aanwezig is of (deels) afwezig is. Deze inventarisatie vermeldt de gemeentesecretaris op de (digitale) besluitenlijst of omslag van de besluitenlijst en deze lijst wordt (zoveel mogelijk) in de volgende vergadering vastgesteld. Een presentieboek, dat door de individuele collegeleden en de gemeentesecretaris getekend wordt, of iets dergelijks wordt niet bijgehouden. Agenda Artikel 7 1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die digitaal met notificatie aan de leden ter beschikking wordt gesteld op de aan de vergadering voorafgaande vrijdag. 2. Op de daaropvolgende maandag wordt er met notificatie een bijgestelde agenda ter beschikking gesteld (voor eventuele aanvullende rondvraagpunten en memo's). Ook de bijgestelde agenda alsmede de bijbehorende documenten worden digitaal ter beschikking gesteld. 3. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen. 4. Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien: a. namens de gemeentesecretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering en; b. de portefeuillehouder(s) het voorstel (digitaal) hebben geparafeerd. 5. In bijzondere gevallen kan het college besluiten een voorstel of onderwerp ook zonder de in het 4 e lid bedoelde toetsing en paraaf(parafen) op de agenda te plaatsen. 6. In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de burgemeester (voorzitter), onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd. Toelichting:
Zowel in dit artikel als in de rest van dit Reglement van Orde wordt ruimte gegeven aan het verdere digitaliseringsproces van de bestuurlijke besluitvorming. Daar waar over agenda's, documenten etc. wordt gesproken, kunnen en zullen deze in toenemende mate langs digitale weg worden verstrekt en zal het besluitvormingsproces, waaronder de bestuurlijke parafering eveneens in toenemende mate langs digitale weg plaats vinden. Lid 4 van dit artikel beoogt de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming maximaal te borgen. De voorstellen die in lid 5 worden genoemd, zijn voorstellen die op zich tijdig (dus op vrijdag) worden geagendeerd, maar waarvan het voorbereidingsproces niet (geheel) is afgerond. In lid 6 gaat het over voorstellen die niet tijdig voor de agenda zijn aangeleverd. Deze kunnen daarmee nog wel aan de kwaliteitsvereisten van lid 4 voldoen. Het kan in uitzonderingsgevallen ook om voorstellen gaan die zowel qua tijdigheid en kwaliteitsvereisten niet aan de voorwaarden voldoen. Behandeling van de stukken Artikel 8 1. De voorzitter en de wethouders worden door digitale toezending van de agenda waarin digitaal wordt doorverwezen naar de achterliggende documenten en door de ter inzagelegging van deze documenten in de collegekamer in de gelegenheid gesteld daarvan tijdig kennis te nemen vóór de vergadering, waarin zij aan de orde worden gesteld. 2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de tijdige ter inzagelegging van de stukken als bedoeld in het eerste lid; 3. Stukken welke niet ter inzage hebben gelegen, worden niet behandeld, wanneer één van de aanwezigen daar bezwaar tegen heeft, tenzij het belang van de gemeente zich daar naar het oordeel van de voorzitter tegen verzet. In lid 1 is thans nog sprake van fysieke ter inzagelegging van de voorstellen etc. in de collegekamer. Zodra het geautomatiseerde systeem, dit naar het oordeel van het College, toestaat dan zal het gehele behandelingsproces digitaal worden afgedaan en zal de fysieke ter inzagelegging vervallen. De tekst van het artikel zal met verloop van tijd aan de nieuwe situatie kunnen worden aangepast. Een en ander is van overeenkomstige toepassing op de twee andere leden van dit artikel. Artikel 9 1. Alvorens stukken ter inzage worden gelegd, worden zij voorzien van een omslag, waarop een ruimte is gereserveerd, waarin de voorzitter, de wethouders en de gemeentesecretaris door middel van hun paraaf kunnen aangeven, dat zij instemmen met het advies, dan wel bespreking van het betreffende stuk verlangen. De parafering wordt uiterlijk afgerond een half uur vóór de aanvang van de vergadering; 2. Op het omslag wordt voorts een ruimte gereserveerd, waarop de dagtekening van het besluit wordt vermeld. Op het advies wordt een ruimte gereserveerd waarop het besluit wordt geformuleerd; 3. Stukken ten aanzien waarvan de voorzitter, de wethouders en de gemeentesecretaris op het betreffende omslag allen te kennen hebben gegeven, dat zij instemmen met het advies, worden niet meer in bespreking gebracht. Het betreffende advies wordt geacht te zijn overgenomen. Voor dit artikel geldt dezelfde toelichting als bij het voorgaande artikel.
Artikel 10 1. Op de (digitale) stukken worden geen protesten gesteld; 2. De voorzitter en elk van de wethouders kunnen verlangen dat aantekening wordt gemaakt van het feit dat zij zich tegen een beslissing hebben uitgesproken. Toelichting: In het 1 e lid wordt nu nog uitgegaan van fysieke documenten of digitale documenten. Zodra het geautomatiseerde systeem volledige digitale afhandeling toestaat en accordering of bespreking van een voorstel alleen via een "vinkje" in het systeem kan worden aangegeven, dan kan dit lid vervallen, want aantekeningen bij de stukken maken is dan niet mogelijk. In lid 2 gaat het om het innemen van een minderheidsstandpunt door één of meerdere leden van het college. In de Utrechtse bestuurspraktijk worden er drie varianten van minderheidsstandpunten onderscheiden. Deze worden als een aantekening geformuleerd. De voorzitter en elk van de wethouders kunnen een aantekening krijgen, dat zij tegen een voorstel (of een deel ervan) hebben gestemd. De drie onderscheiden vormen zijn: a. alleen expliciete vermelding in de vergadering (waarvan de gemeentesecretaris aantekening houdt); b. expliciete vermelding op de geheime besluitenlijst of c. expliciete vermelding bij het betreffende openbare besluit (als het een openbaar besluit betreft). In het laatste geval geeft de bestuurder tevens de hoofdreden van de tegenstem zodanig aan, dat die opgenomen kan worden in de openbaar te maken tegenstem. Deze hoofdreden wordt vermeld bij de openbare tegenstem. En maakt onderdeel uit van de besluitenlijsten zoals genoemd in artikel 14 van dit reglement. Artikel 11 De voorzitter en iedere wethouder heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen ter besluitvorming voor te leggen. Aanwezigheid andere personen Artikel 12 1. De secretaris kan zich bij het opstellen van de beslissingenlijst in de vergadering laten bijstaan. 2. Een medewerker van de organisatie-eenheid bestuurscommunicatie is ten behoeve van de perscommunicatie in de vergadering aanwezig. 3. Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en de in de eerste twee leden genoemde personen tijdens een vergadering aanwezig zijn en deelnemen aan de beraadslaging. 4. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college genomen alvorens met de behandeling van het agendapunt wordt begonnen. 5. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing. De leden 1 tot en met 3 spreken voor zich. Lid 4 is opgenomen opdat elk individueel collegelid bij een te bespreken onderwerp kan aangeven, bij voorkeur zonder andere ambtelijke aanwezigen (behoudens de gemeentesecretaris) het overleg te willen voeren. Deze wens kan ook gelden ten aanzien van de personen genoemd in de leden 1 en 2. Over het algemeen zal een en ander zich in de praktijk soepel verlopen en zal een "expliciet" besluit zelden nodig zijn. In lid 5 gaat het, naast de reguliere regels rond de vergaderorde, vooral om het van toepassing verklaren van de geheimhoudingsregels rond het besprokene.
Orde van de vergadering De voorzitter is belast met: a. de leiding van de werkzaamheden; b. de handhaving van de orde in de vergadering; Artikel 13 c. de formulering van de door het College te beslissen vraagpunten en/of de (samenvatting) van het genomen besluit; d. het mededelen van de uitslag der stemmingen. Verslaglegging Artikel 14 1. De secretaris draagt er zorg voor dat: a. de besluiten op de betreffende adviezen worden vermeld; b. aantekening wordt gehouden van alle overige in bespreking gebrachte onderwerpen en te dien aanzien genomen besluiten; c. lijsten worden aangelegd waarin alle genomen besluiten zijn vermeld, welke in de vergadering zijn genomen dan wel die ingevolge artikel 9, derde lid zijn genomen; d. op de onder c. vermelde lijsten de namen van de aanwezige en afwezige leden worden vermeld. 2. De lijsten legt hij in de eerstvolgende vergadering aan het college ter vaststelling voor. 3. Het in de vergadering behandelde en de aantekeningen als bedoeld in lid 1 onder b. zijn geheim, tenzij het college besluit dat het behandelde en/of de aantekeningen openbaar zijn en deze oplegging van geheimhouding wordt geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden. Bij lid 1 onder a van dit artikel geldt het vermelden van het besluit uiteraard alleen als het voorstel tot een besluit heeft geleid. Een voorstel kan door de eerstverantwoordelijke portefeuillehouder in de vergadering ook worden terug genomen of na advies van het college door de portefeuillehouder worden terug genomen. Ook bestaat er de ruimte om een voorstel in meerdere termijnen te behandelen. In dat geval wordt het voorstel "aangehouden" tot de (een) volgende vergadering. Deze aanhouding wordt op het document (digitaal) vermeld. Tevens de termijn van aanhouding (in de regel één week). Ook aanvullende besluiten, zoals regelmatig voorkomende tekstmandaatbesluiten voor een portefeuillehouder, worden vermeld. De aantekeningen zoals bedoeld in lid 1 en lid 3 kunnen op papier en/of digitaal worden vastgelegd. Besloten vergadering 1. De vergaderingen zijn besloten; Artikel 15 2. De voorzitter draagt er namens het college zorg voor, dat de in de vergadering genomen besluiten, behoudens het bepaalde in het volgende lid, in de openbaarheid worden gebracht door vermelding van deze besluiten op lijsten, welke lijsten worden toegezonden aan de leden van de gemeenteraad en de daarvoor in aanmerking komende personen, alsmede op de internetpagina van de gemeente worden geplaatst; 3. Op de in het vorige lid bedoelde lijsten worden niet vermeld de besluiten, waartegen openbaarmaking zich verzet met het oog op het openbaar belang of waardoor een particulier belang onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad.
De vergaderingen van het college worden in beslotenheid gehouden (geheim) conform artikel 54 Gemeentewet. In lid 2 gaat het om openbaarmaking van de besluitenlijsten die vanuit het geautomatiseerde systeem (Babs en ibabs) worden geproduceerd en zoals bedoeld in artikel 14 lid 1 onder c. van dit reglement. De openbare besluitenlijsten van het college zijn gelijk aan de openbare besluitenlijsten die aan de gemeenteraad in het kader van de actieve informatieplicht worden verstrekt (door toezending van een weblink) en gelijk aan de besluitenlijsten die op internet worden gepubliceerd. De publicatie op internet en de toezending van de weblink van de besluitenlijst aan de gemeenteraad vindt plaats op dezelfde dinsdag als waarop het college vergadert of uiterlijk op de daarop volgende woensdag. Formeel betekent dit, dat in feite de "concept besluitenlijst" wordt gecommuniceerd met de raad en de inwoners, bedrijven en instellingen, omdat de besluitenlijst pas in de volgende reguliere collegevergadering formeel wordt vastgesteld. De meerwaarde van het publiceren van actuele informatie weegt echter op tegen het mogelijke risico van een besluit dat op een later moment bij de formele vaststelling van de besluitenlijst niet geheel correct geformuleerd blijkt te zijn en aangepast dient te worden. Transparantie van het openbaar bestuur geeft hier de doorslag. Bij de toepassing van lid 3 wordt in de praktijk aansluiting gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet (de artikelen 55, 25 en 86, respectievelijk college, raad en commissie) en bij de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). In deze laatste wet staan in artikel 10 de geheimhoudingsgronden nauw omschreven. HOOFDSTUK 3 STEMMING Stemmingen Artikel 16 1. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan; 2. Wanneer noch de voorzitter noch één van de wethouders stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen; 3. De voorzitter en iedere wethouder die zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt op de lijst van besluiten, bedoeld in artikel 14, eerste lid onder c.; 4. De stemming over zaken geschiedt mondeling, met de woorden "voor" of "tegen", zonder enige toevoeging. De wethouders stemmen naar de volgorde zoals bepaald op grond van artikel 1 lid 2 onder e., het laatst de voorzitter. 5. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit. 6. Staken de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter. Voor de toepassing van lid 3 van dit artikel wordt verwezen naar de toelichting op artikel 10. Artikel 17 1. Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt bij gesloten en ongetekende briefjes gestemd (de stembriefjes dienen identiek te zijn), indien de voorzitter of een van de wethouders een schriftelijke stemming verlangt; 2. Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn; 3. De voorzitter en een wethouder fungeren als commissie van stemopneming.
4. Ieder in de vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren. Bij de formulering van dit artikel is, voor zover van toepassing, rekening gehouden met het reglement van orde van de gemeenteraad. Bij de toepassing van dit artikel gelden de volgende uitgangspunten. De commissie van stemopneming onderzoekt: a. of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge lid 4 verplicht is een stembriefje in te leveren; b. of de stembriefjes behoorlijk zijn ingevuld. Ad punt a. Indien de commissie constateert dat het aantal ingeleverde stembriefjes niet gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge lid 4 verplicht is een stembriefje in te leveren, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden. Ad punt b. Onder een niet-behoorlijk ingevuld stembriefje, zoals hiervoor genoemd, wordt verstaan: - een blanco stembriefje (tenzij het een voordracht betreft waar één of meerdere collegeleden kandidaat zijn); - een ondertekend stembriefje; - een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld; - een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen; - een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. Na de stemming leest de voorzitter de inhoud van elk stembriefje voor, waarna hij het stembriefje aan de wethouder, die fungeert als lid van de commissie van stemopneming, ter inzage geeft. De secretaris houdt aantekening van de uitslag van de stemming; Niet of niet behoorlijk ingevulde briefjes worden bij de bepaling van de volstrekte meerderheid buiten beschouwing gelaten. In geval van twijfel over de inhoud van een briefje beslist de vergadering. De secretaris draagt zorg voor de vernietiging van de stembriefjes na de vaststelling van de besluitenlijst, genoemd in artikel 14, van de vergadering waarin de stemming heeft plaats gevonden. Herstemmingen over personen Artikel 18 1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan. 2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben. 3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. Loting
Artikel 19 1. De namen van hen, tussen wie het lot moet beslissen, worden door de voorzitter op twee gelijke briefjes geschreven; 2. Deze briefjes worden door de aanwezige eerste loco burgemeester nagezien en door de voorzitter op gelijke wijze gevouwen en in de bus gedaan en vervolgens geschud; 3. De aanwezige laatste loco burgemeester neemt een briefje uit de bus; 4. Degene wiens naam op het briefje staat vermeld, is de aanbevolene, voorgedragene of gekozene; De loting is een noodzakelijke slotcomponent voor stemming. In de leden 2 en 3 is gekozen voor aanwijzing van de loco burgemeesters. De volgorde van loco burgemeester is bepaald volgens artikel 1 van dit reglement. Bij de toepassing van dit artikel gaat de aanwijzing over de in de vergadering aanwezige loco burgemeesters. Nu in het reglement nergens meer het begrip anciënniteit wordt gebruikt of gehanteerd is het criterium loco burgemeester een goed alternatief. Andere criteria als leeftijd, omvang van de achterliggende politieke partij of dergelijke liggen minder voor de hand. In de praktijk komen stemmingen met briefjes over personen evenwel zelden voor. Adviserende stem secretaris Artikel 20 De secretaris heeft in de vergadering van burgemeester en wethouders een adviserende stem. HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN Nevenfuncties Artikel 21 1. Onder nevenfunctie wordt in dit artikel verstaan een nevenfunctie van een collegelid die uit hoofde van zijn ambt en/of als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur van Utrecht wordt vervuld. 2. Het collegelid dat een nevenfunctie bekleedt en niet in staat is deze functie te vervullen, dan wel verhinderd is een bijeenkomst verband houdende met zijn nevenfunctie bij te wonen, draagt er zorg voor dat de vergader- en overige stukken die in verband hiermee worden ontvangen tijdig aan zijn of haar plaatsvervanger ter hand worden gesteld (zo mogelijk digitaal). 3. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, draagt er zorg voor dat verslagen van in verband met zijn nevenfunctie gehouden vergaderingen in kopie (zo mogelijk digitaal) aan zijn of haar plaatsvervanger worden verstrekt. 4. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, draagt er zorg voor dat vergader- en overige stukken, die in verband met de nevenfunctie worden ontvangen, in (zo mogelijk digitale) kopie aan de overige leden van het college worden verstrekt, voor zover deze hierom hebben verzocht en het karakter van de stukken dit toelaat. 5. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, geeft op eigen initiatief mondelinge of schriftelijke informatie en/of toelichting over relevante aangelegenheden verband houdende met zijn nevenfunctie in een vergadering van het college. 6. Het bepaalde in het tweede en derde lid is slechts van toepassing indien de in deze leden genoemde plaatsvervanger door het college is aangewezen.
Het gaat hier om diverse soorten van nevenfuncties. Dit kan een functie zijn bij een gemeenschappelijke regeling, het optreden als commissaris bij een (overheids) onderneming, het optreden als aandeelhouder namens de gemeente, lid van een bestuur van een stichting of vereniging etc. In alle gevallen is het collegelid gehouden het college op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen bij deze organen. Daarmee wordt de collegiale bestuursvorm onderstreept. Slotbepaling Artikel 22 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college van burgemeester en wethouders. Citeertitel Artikel 23 Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders. Inwerkingtreding Artikel 24 1. Dit reglement treedt in werking 1 dag na bekendmaking; 2. Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum vervalt het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders van 2 april 1996 (Gemeenteblad van Utrecht 1996, nr. 5). Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Utrecht van 9 mei 2014. De secretaris De burgemeester drs. M.R. Schurink mr. J.H.C. van Zanen Dit besluit is ter informatie aan de gemeenteraad toegezonden op 19 mei 2014.
Bijlage GEMEENTEWET (Uittreksel) Wet van 14 februari 1992 Stb. 96, houdende nieuwe bepalingen met betrekking tot gemeenten. Hoofdstuk III Het college van burgemeester en wethouders Art. 52. Het college stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast, dat aan de raad wordt toegezonden. Art. 53. 1. De burgemeester stelt, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag en plaats van de vergadering van het college en het tijdstip van de opening vast. 2. De burgemeester maakt dag en plaats van te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend. Art. 53a. 1. De burgemeester bevordert de eenheid van het collegebeleid. 2. De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toevoegen. 3. De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen. Art. 54. 1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald. 2. Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het college. Art. 55.
1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. Art. 56. 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. 2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering. 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Art. 57. De leden van het college en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het college hebben gezegd of aan het college schriftelijk hebben overgelegd. Art. 58. De artikelen 28, eerste tot en met derde lid, 29 en 30 zijn ten aanzien van de vergaderingen van het college van overeenkomstige toepassing. Art. 59. 1. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. 2. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter. Art. 59a. 1. De stukken die van het college uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de secretaris medeondertekend.
2. Het college van burgemeester en wethouders kan hem toestaan de ondertekening op te dragen aan een ander lid van het college, aan de secretaris of aan een of meer andere gemeenteambtenaren. 3. De medeondertekening door de secretaris is niet van toepassing indien de ondertekening van stukken die van het college uitgaan ingevolge het tweede lid is opgedragen aan de secretaris of een of meer andere gemeenteambtenaren. Art. 60. 1. De raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan. 2. Het college laat de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang. 3. Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.