De financiële cyclus: van kaderbrief tot jaarverslag In dit hoofdstuk vind je informatie over 1. Opstellen en goedkeuring begroting 2. Financiële middelen afdeling 3. Verantwoording De missie van Alzheimer Nederland is: We moeten dementie voorkomen of genezen. En tot die tijd maken we ons sterk voor hulp die de levenskwaliteit van mensen met dementie en hun omgeving verbetert. Deze missie hebben wij vertaald in de volgende ambities: 1. Mensen met dementie houden zo lang mogelijk de regie 2. Wetenschappelijk onderzoek loopt voorop en is vernieuwend 3. Onze samenleving is dementievriendelijk. 1. Algemene informatie opstellen en goedkeuring begroting Kaderbrief afdelingen Elke afdeling krijgt eind oktober de kaderbrief ondertekend door de manager Belangenbehartiging en Regionale Hulp met daarin het voorlopig kaderbedrag voor het volgend boekjaar. Voor wat betreft de toekenning van de budgetten per afdeling zijn wij verder gegaan volgens de in 2010 ingezette lijn. De kaderbedragen worden vastgesteld op basis van: het aantal mensen met dementie in uw regio; het aantal vrijwilligers en Alzheimer Cafés in het werkgebied van uw afdeling; de realisatie van uw activiteitenplan in de voorgaande twee jaren; de historisch gegroeide kaderbedragen Activiteitenplan en begroting Elke afdeling stelt jaarlijks aan de hand van dit kaderbudget een activiteitenplan en begroting op met als uitgangspunt de beleidsambities van Alzheimer Nederland en de wensen en ontwikkelingen binnen de regio. De coördinator Regionale activiteiten kan daarbij helpen. Het format activiteitenplan vergemakkelijkt het beschrijven van de activiteiten. Voor de begroting maak je gebruik van het excelspreadsheet. Beide vind je op het vrijwilligersplein onder het dossier Materialen (afdelingsbestuur), http://www.alzheimervrijwilligers.nl/materialen/afdelingsbestuur/formats Je bespreekt samen met de coördinator Regionale activiteiten jouw activiteitenplan en begroting. Hij/zij geeft binnen het gestelde kader zijn/haar fiat. Wanneer het activiteitenplan en de begroting zijn opgesteld stuur je ze voor 31 december toe aan jouw coördinator Regionale activiteiten. Deze draagt zorg voor verdere verwerking in de administratie en legt een en ander ter beoordeling voor aan de manager Belangenbehartiging en Regionale Hulp. Wij streven hierbij naar continuïteit van de lopende activiteiten.
Goedkeuringsbrief Voor eind februari ontvang je de goedkeuringsbrief van het activiteitenplan en de begroting met daarin vermeld het definitieve kaderbedrag dat voor de afdeling is begroot. Afdelingen die in de loop van het boekjaar extra financiën nodig hebben voor nieuwe initiatieven bovenop de begroting kunnen een schriftelijk verzoek voor aanvullende financiering indienen bij hun coördinator Regionale activiteiten. Nieuwe initiatieven dienen een wezenlijke bijdrage te leveren aan (een van) de vier doelstellingen. Na het maken van een goede afweging ontvangt de afdeling bericht. De activiteit kan alleen starten als het verzoek is toegewezen. 2. Financiële middelen van een afdeling 1. Kaderbedrag: Jaarlijks wordt er voor de afdeling een kaderbedrag gereserveerd wat door de financiële administratie steeds met bedragen van 2500 op de afdelingsrekening wordt geboekt. Dit budget geldt voor 1 boekjaar. Ongebruikt kaderbudget wordt ingezet voor onderzoeksdoeleinden en gaat niet mee naar volgend boekjaar. De bijdrage van Alzheimer Nederland wordt afhankelijk van de hoogte in een aantal termijnen aan jou overgemaakt. Per termijn vullen wij jouw saldo aan tot maximaal 2.500. Komt jouw saldo onder de 1000 dan vindt er overboeking plaats. Heb je een hoger bedrag nodig voor activiteiten binnen jouw activiteitenplan en begroting dan verzoeken wij jou contact op te nemen met de financiële administratie. Zij zorgen dat je binnen twee weken het gewenste bedrag op jouw rekening hebt staan. Alle voorzitters, secretarissen en penningmeesters hebben in het verleden van de directeur/bestuurder een machtigingsformulier op naam ontvangen. Dit formulier blijft ook dit jaar van kracht. Mocht je dit formulier niet (meer) hebben: neem dan contact op met jouw regiocoördinator. Het ondertekende formulier isjouw machtiging om verplichtingen aan te gaan en daarvoor te tekenen mits de verplichtingen vallen binnen de voor dit jaar vastgestelde begroting tot een maximumbedrag van 5.000 per overeenkomst of uitgave. 2. Subsidie: Een afdeling kan voor projecten subsidies aanvragen. De afrekening van deze subsidie verloopt veelal in het volgende boekjaar. In tabblad GR kun je door het toekennen van een projectcode aan deze subsidie bijhouden wat je van deze subsidies gebruikt hebt en welk bedrag er mogelijk terugbetaald moet worden. Het resterende subsidiebedrag wordt als overlopende verplichting vastgelegd. 3. Bestemmingsfondsen (Giften/ sponsoring) Ontvangen giften en legaten van derden kun je ook met een projectcode boeken in tabblad GR Niet gebruikte bedragen blijven voor de afdeling beschikbaar. Wel dient je in het activiteitenplan te beschrijven op welke wijze je dit budget gaat inzetten in het komende boekjaar. Dit jaar hebben we een aanvulling op de financiële procedures voor de begroting en de bevoorschotting van jouw afdelingsrekening. Het gaat over geoormerkte giften aan jouw afdeling. We hebben gemerkt dat afdelingen vaker giften ontvangen dankzij hun fondsenwervende inspanningen. Dit voor activiteiten binnen hun jaarplan maar ook voor andere doeleinden. Als je een gift ontvangt die geoormerkt is voor activiteiten die onderdeel zijn van jouw huidige begroting dan kan deze gift gebruikt worden voor de financiering van jouw activiteiten binnen het jaarplan. Dit heeft geen gevolgen voor de bevoorschotting van jouw afdelingsrekening. We houden ons dan aan de bestaande afspraken, namelijk dat het saldo op jouw rekening wordt aangevuld als dit minder dan 1.000 bedraagt. Als je een gift ontvangt van een externe geldgever met een specifieke bestemming, die niet is opgenomen in het jaarplan/begroting, dan is het niet mogelijk de gift te benutten voor de financiering van jouw activiteiten in het jaarplan. Bij zo n specifieke bestemming kunje contact opnemen met Hedser Assendorp, teamleider Financiën (h.assendorp@alzheimer-nederland.nl). Hij overlegt met jou over de procedure en maakt afspraken met jou over de wijze van
bestemming. Zodat de gift besteed wordt conform de wensen van de giftgever en de afspraken die je met de giftgever heeft gemaakt. Saldo kasgeld Bij de jaarafrekening wordt gevraagd om het saldo van het kasgeld per 31 december op te nemen. Dit verbetert de aansluiting tussen de mutaties op de bankrekeningen en de feitelijke realisatie. In het financieel format is daarvoor een aparte ruimte opgenomen: de tabbladen realisatie Rabo en realisatie kas. Nog te betalen kosten Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten die betrekking hebben op het voorgaande boekjaar, ongeacht de dag waarop deze kosten en opbrengsten worden betaald of ontvangen. Wanneer de opbrengsten of de kosten in belangrijke mate worden beïnvloed door opbrengsten of kosten die aan een ander boekjaar moeten worden toegerekend, wordt daarvan melding gemaakt in de toelichting Onder aan de tabblad: realisatie RABO is ruimte voor het noteren van de nog te betalen kosten. Het totaal van deze kosten ziet u terug is de samenvatting op regel 107. Dit bedrag kun je in het volgend boekjaar invoeren in de kolom: overloopkosten (kolom G realisatie Rabo). Boek ook kosten uit het afgesloten boekjaar onder deze kolom. Dan tellen de uitgaves niet mee in de kosten van het nieuwe boekjaar. 3. Verantwoording Toelichting bij het invullen van de (half)jaarlijkse afrekeningen De afdeling wordt tweemaal per jaar naar verantwoording van inkomsten en uitgaven gevraagd. De eerste keer over het eerste half jaar, de tweede keer over het hele boekjaar, zijnde de jaarafrekening. Hiervoor gebruik je het excel spreadsheet van de begroting die je in de loop van het jaar verder invult met de uitgaven en inkomsten. Het bestuur van een afdeling kan de eerste halfjaarlijkse afrekening gebruiken om de begroting voor het komende jaar meer onderbouwd te kunnen indienen. Alzheimer Nederland heeft het CBF keurmerk en dient op verantwoorde wijze haar geld te besteden en legt daarover publiekelijk verantwoording af. Dit geldt evenzeer voor de besteding van de gelden in de afdelingen. De afdeling dient op twee momenten in het jaar verantwoording af te leggen: Over het eerste halfjaar (uiterlijk op 31 juli). Over het tweede halfjaar (uiterlijk op 31 januari) Voor de Financiële administratie is de informatie belangrijk om zicht te houden op de uitputting van het totale budget van de regionale afdelingen. Daarnaast draagt de informatie uit de realisatie bij aan een goede budgettering voor het volgende jaar. Werkwijze Het financieel format volgt de opzet van de Begroting. Voor de afrekening tel jede verschillende werkelijk gemaakte kosten (rubrieken) bij elkaar op die bij de activiteiten horen. Dit doe je ieder half jaar. Het gaat dus om de kosten die gemaakt zijn in de 1 e periode januari tot en met juni, of de 2 e periode juli tot en met december. Algemene kosten worden apart van de projectkosten afgerekend. Hiervoor zijn dezelfde posten als in de begroting gehanteerd: zaalhuur/catering, kantoorartikelen, porto/telefoon, reiskosten, bankkosten, computer/laptop en diversen/secretariële ondersteuning.
Voor opmerkingen is bij de halfjaarlijkse afrekening, even als bij de begroting, ruimte gereserveerd. Wil je daar s.v.p. aangeven van wie, ten behoeve waarvan, je welk bedrag aan subsidie, sponsoring of gift hebt ontvangen of nog tegoed hebt? Wil je, indien de afdeling een legaat ontvangt, dit hier ook vermelden? Indien je van de uitgaven over december een schatting hebt gemaakt, vermeld je dat dan hier even. Aarzel niet om suggesties, vragen of opmerkingen hierin op te nemen. Alle toelichting is welkom. Controlecyclus De financiële controlecyclus van de regionale afdelingen ziet er als volgt uit: 1. De penningmeester stelt op 1 juli en 1 januari de financiële rapportages op en het bestuur/ de voorzitter controleren de financiële stukken van de afdeling en leggen gezamenlijk verantwoording aan het landelijke bureau. 2. De financiële stukken worden: - per mail verstuurd naar de regiocoördinator. Dit is inclusief het financieel format (spreadsheet). - op papier ondertekend door het dagelijks bestuur of gescand per mail verstuurd naar Alzheimer Nederland t.a.v. het secretariaat afdelingen k.vandervelden@alzheimernederland.nl.. 3. De coördinator Regionale activiteiten ziet er op toe dat de regionale afdeling tijdig verantwoording aflegt en beoordeelt deze rapportages op rechtmatigheid en doelmatigheid. Jaarlijks bezoeken medewerkers en/of managers van het landelijk bureau tien steekproefsgewijs geselecteerde afdelingen om de financiën te controleren. Afdelingen worden hiervan vooraf op de hoogte gebracht. Op basis van de resultaten worden gerichte of algemene verbeteringen doorgevoerd. 4. Op verzoek van de teamleider financiën kan de financiële administratie of een hiertoe gemachtigd persoon buiten de reguliere controles om een controle uitvoeren op de financiële administratie van een of meer afdelingen. NB De periode waarin de afrekening wordt opgesteld, lijkt kort. Tijdwinst kan worden behaald door gedurende het jaar regelmatig te actualiseren. Probeer zoveel mogelijk alle binnengekomen facturen binnen het boekjaar te betalen. Mocht de afdeling na 31 december declaraties of kosten moeten betalen, dan verzoeken wij jou dit aan ons door te geven middel van het Financieel format, tabblad realisatie Rabobank: nog te betalen kosten. Het is van groot belang dat de financiële administratie de totale jaarrekening op tijd overlegt aan de accountant. Ook de afrekeningen van alle regionale afdelingen behoren tot de totale jaarrekening. Dus stuur jouwrealisatie echt vóór 31 januari in. Op het landelijk bureau is geregistreerd wie van de afdeling er tekenbevoegd zijn (voorzitter, penningmeester en secretaris). Wij verzoeken jou mutaties aan ons door te geven met een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Stuur e.e.a. op naar het secretariaat afdelingen. Financieel archief afdelingen De afdelingen archiveren hun financiële stukken. De penningmeester en het bestuur zijn verantwoordelijk voor de administratie van de afdeling. Er vindt indien noodzakelijk afstemming plaats tussen penningmeester van een afdeling, de coördinator Regionale activiteiten en de financiële administratie. Afdelingen dienen administratie zeven jaar lang te bewaren (fiscale bewaarplicht).
In het document Opstellen van de begroting vind je Informatie over het opstellen van de begroting en toelichting van de diverse posten.