(Elektronische informatie- en communicatiemiddelen) EIC-Regeling Dunamare Onderwijsgroep Bestemd voor: - alle medewerkers Vastgesteld op: 4 juli 2013 1
Inleiding In het beleidsplan van Dunamare staan vier kernwaarden, die wij als groep hanteren: uitdagend; professioneel; ambitieus; inlevend. Ook hanteren wij twee centrale thema s waarop wij onderscheidend wensen te zijn. Deze zijn verantwoordelijkheid en professionaliteit. Dit betekent ook dat deze kernwaarden en centrale thema s belangrijk zijn in hoe we omgaan met onze bedrijfsmiddelen en-eigendommen. In de Integriteitscode van Dunamare, te vinden op intranet, onder documenten, vastgesteld door het CvB, met voorafgaande instemming van de GMR, staan vier kernwaarden weergegeven voor medewerkers. Zij zijn: dienstverlenend. Luisteren scherp naar de samenleving en collega s en nemen tijdig initiatief; aanspreekbaar. Nemen verantwoordelijkheid, werken resultaatgericht en leggen verantwoording af; professioneel. Deskundig, toekomstgericht en werken samen; integer. Dat wil zeggen: onkreukbaar, eerlijk en betrouwbaar Deze kernwaarden hebben ook betrekking op - hoe wij ons ten opzichte van bedrijfsmiddelen en - eigendommen, E-mail, internet en intranet - behoren te gedragen. In de Integriteitscode Dunamare is een paragraaf met richtlijnen over bedrijfsmiddelen en eigendommen, E-mail, inter- en intranet opgenomen. Deze luidt als volgt. Tijdens het werk kan gebruik worden gemaakt van allerlei Dunamare-faciliteiten zoals email, interen intranet, laptop, PC, tablet, kopieermachine en (mobiele) telefoon. Deze zijn uiteraard hoofdzakelijk bedoeld voor zakelijk gebruik. Beperkt gebruik van deze faciliteiten voor privédoeleinden is toegestaan. Het is niet toegestaan voor medewerkers om bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van derden met behulp van eigendommen van Dunamare. Een werknemer van Dunamare dient zich in het internetverkeer als een fatsoenlijk werknemer te gedragen. Hiermee wordt bedoeld als goed werknemer in de zin van artikel 7:611.BW, dat wil zeggen goed werknemerschap. In de cao-vo (verder genoemd cao) wordt gesproken over alsmede het doen of nalaten van datgene dat de werknemer bij een goede uitoefening van zijn functie behoort na te laten of te doen. 2
De email- en internetfaciliteiten mag hij nooit gebruiken voor het verzenden van berichten of het bezoeken/downloaden van sites met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende, aanstootgevende of (seksueel) intimiderende inhoud. Deze richtlijnen, de uitwerking daarvan en andere spelregels zijn, zoals aangegeven in de integriteitscode terug te vinden in dit reglement, ook wel regeling genoemd, voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Zowel de termen regeling als reglement worden in dit document gebruikt. Met medewerker wordt zowel de vrouwelijke als mannelijke persoon bedoeld die substantiële werkzaamheden voor de Stichting Dunamare Onderwijsgroep verricht. 3
Inhoud Inleiding... 1 Artikel 1: Doel en werkingssfeer van deze regeling... 5 Artikel 2: Algemene uitgangspunten... 6 Artikel 3: Gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen... 7 3.1 Algemeen... 7 3.2 Zakelijke mobiele telefoon/smartphone... 9 3.3 Gebruik devices (hardware)... 10 Artikel 4: Meldingsplicht... 13 Artikel 5: Controle... 14 Artikel 6: Overige, citeertitel en inwerkingtreding... 16 4
Artikel 1: Doel en werkingssfeer van deze regeling 1.1 Deze regeling geeft de wijze aan waarop op er binnen de Stichting Dunamare Onderwijsgroep, later genoemd als Dunamare, omgegaan wordt met elektronische informatie- en communicatiemiddelen (EIC). Uitgangspunt is om in vertrouwen met elkaar samen te werken en bovengenoemde faciliteiten te gebruiken. Geen uitgebreide controle, wel controle als deze nodig is in bepaalde omstandigheden. Tevens is uitgangspunt het op basis van gemaakte afspraken om te gaan met elektronische informatie- en communicatiemiddelen (EIC). Deze regeling omvat deze afspraken, cq. gedragsregels ten aanzien van verantwoord gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen (EIC) en geeft regels over de wijze waarop controle plaats kan vinden. Waar in deze regeling over school wordt gesproken wordt ook Centraal Bureau bedoeld. Onder medewerker wordt verstaan een werknemer en verder een ieder die ten behoeve van Dunamare werkzaamheden verricht. Waar in dit reglement over schoolleiding wordt gesproken, wordt ook de leiding op het Centraal Bureau bedoeld. 1.2 Onverantwoord en of ongeoorloofd gebruik is gebruik tegenstrijdig aan de doelstelling en identiteit van de school, zowel in persoonlijk gebruik als in relatie tot anderen binnen of buiten de school. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan illegale toepassingen en verkrijging van bestanden, godslasterlijke, beledigende, aanstootgevende, gewelddadige, racistische, discriminerende, intimiderende, pornografische toepassingen, zinloos tijdverdrijf en /of toepassingen die strijdig zijn met de wet of als onethisch te karakteriseren zijn. 1.3 De controle op persoonsgegevens bij een redelijk vermoeden van ongeoorloofd gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen vindt plaats met als doel: a. systeem- en netwerkbeveiliging b. tegengaan onverantwoord en of ongeoorloofd gebruik c. kosten- en of capaciteitsbeheersing d. bewijs en archivering e. bescherming van organisatie geheimen d. voorkomen van negatieve publiciteit. 1.4 Deze regeling geldt voor een ieder die ten behoeve van Dunamare substantiële werkzaamheden verricht. 1.5 Werknemer verklaart zich akkoord dat, indien gehandeld in strijd met de bepalingen van deze regeling, eventuele inhouding van bezoldiging, voor ten hoogste 50% van het maandsalaris, kan plaatsvinden. 5
Artikel 2: Algemene uitgangspunten 2.1 De controle op gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen zal in overeenstemming met deze regeling uitgevoerd worden. 2.2 Er wordt gestreefd naar een goede balans tussen benodigde controle op ongeoorloofd gebruik en bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek. 2.3 Persoonsgegevens over gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden. 2.4 De schoolleiding treft voorzieningen over de positie en integriteit van de ICT-beheerder. Dit wordt geconcretiseerd door de ICT-beheerder alleen technisch verantwoordelijk te laten zijn en voor het overige instellen van een geheimhoudingsplicht. Dit laat onverlet het bepaalde in artikel 5.5. 6
Artikel 3: Gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen 3.1 Algemeen 3.1.1 Het gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen is primair verbonden met taken/bezigheden die voortvloeien uit de functie van de medewerker. Gedragsregels die gelden voor het ondertekenen van schriftelijke correspondentie, het vertegenwoordigen van de school, het verzenden van post, zijn ook van toepassing op gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen. 3.1.2 Medewerkers mogen elektronische informatie- en communicatiemiddelen naar redelijkheid en billijkheid beperkt gebruiken voor persoonlijke doeleinden mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of het systeem en mits hierbij wordt voldaan aan de verdere regels van dit reglement. 3.1.3 Het is niet toegestaan om elektronische informatie- en communicatiemiddelen zodanig te gebruiken dat het systeem- en/of de beveiliging opzettelijk worden aangetast, of de inhoudelijke communicatie tegenstrijdig is aan de doelstelling en identiteit zoals omschreven in artikel 1.2. 3.1.4 Het is niet toegestaan om elektronische informatie- en communicatiemiddelen voor ongeoorloofde doeleinden te gebruiken. Hierbij moet onder andere worden gedacht aan het spelen of downloaden van niet educatieve spelletjes, winkelen, gokken of deelnemen aan kansspelen. 3.1.5 Het is in het bijzonder niet toegestaan om: bewust sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; bewust pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken of te downloaden of te verspreiden; zich tot niet openbare bronnen op het internet, niet gerelateerd zijnde aan werkzaamheden, toegang te verschaffen; bewust informatie waartoe men via elektronische informatie- en communicatiemiddelen toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen; in hoge mate en veelvuldig actief aan te geven aan webwinkels dat belangstelling bestaat voor het ontvangen van productinformatie voor eventuele latere bestellingen in de privésfeer; in hoge mate en veelvuldig bestanden te downloaden die geen verband houden met studie en/of werk; software, muziek, films en applicaties te downloaden en/of te installeren die geen verband houden met werk of studie als dat leidt tot capaciteitsvermindering van het netwerk, dit ter beoordeling van de directeur. niet-educatieve spelletjes te spelen; anoniem of onder een fictieve naam via elektronische informatie- en communicatiemiddelen te communiceren; 7
op dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende manier via elektronische informatie- en communicatiemiddelen te communiceren; in hoge mate en veelvuldig inkomende privé-berichten te genereren door het deelnemen aan niet-zakelijke nieuwsgroepen, abonnementen op e-zines, elektronisch winkelen, downen uploaden van bestanden, nieuwsbrieven en dergelijke; kettingmailberichten te verzenden of door te sturen. 3.1.6 Het is zonder voorafgaande toestemming van het bevoegd gezag niet toegestaan om foto s, video s of ander materiaal van op school werkzame personen of leerlingen of andere bij de school betrokkenen via elektronische informatie- en communicatiemiddelen bekend te maken. Voor het bekend maken van foto s waarop personen zijn afgebeeld is bovendien voorafgaande toestemming van betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger vereist. 3.1.7 Het is ook anderszins niet toegestaan om door middel van elektronische informatie- en communicatiemiddelen in strijd met de wet of onethisch te handelen. 3.1.8 User-identificatie (gebruikersnaam) en authenticatie (bijvoorbeeld wachtwoord) zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven. 3.1.9 Onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of van buiten de school dienen onmiddellijk aan de ICT-beheerder gemeld te worden. 3.1.10 Het privé-internetgebruik tijdens werktijd dient naar redelijkheid zo veel mogelijk te worden beperkt; 3.1.11 Alle uitgaande e-mail dient te zijn voorzien van een standaard handtekening en of afsluiter welke wordt aangeleverd door de schoolleiding; 3.1.12 Wachtwoorden mogen niet op schrift worden gesteld; 3.1.13 Als de medewerker zijn werkplek verlaat dient hij zijn computer te locken ; 3.1.14 Het is verboden om de antivirus software uit te schakelen; 3.1.15 Het is verboden om in te loggen op het netwerk middels een ander gebruikersaccount dan die van de medewerker zelf; 3.1.16 De medewerker maakt gebruik van gebruikelijke programma s voor email / agenda / e.d. zoals geleverd door de werkgever. 3.1.17 De medewerker dient de printers zakelijk te gebruiken. Indien de medewerker naar redelijkheid beperkt privé wenst te printen is dit binnen redelijke grenzen toegestaan. Denk als medewerker bij het printen aan het milieu en kosten. Het is aanbevolen prints zo veel mogelijk te beperken. 3.1.18 Bedrijfs- en andere data dienen te worden opgeslagen op de bedrijfsserver mappen vanwege het maken van back-ups. 8
3.2 Zakelijke mobiele telefoon/smartphone Indien de medewerker bij het uitvoeren van de werkzaamheden de beschikking krijgt over een mobiele (smart)telefoon dient deze primair zakelijk benut te worden voor het verrichten van de werkzaamheden. 3.2.1 Het type telefoon en het abonnement wordt vastgesteld aan de hand van de functie van de medewerker. Wanneer een medewerker een duurder type (smart-)phone wil gebruiken, betaalt hij het verschil zelf bij. Dit bedrag wordt dan in één keer ingehouden op het salaris. 3.2.2 De smart Phone blijft eigendom van Dunamare, ook wanneer er privé door de medewerker is bijbetaald, tenzij sprake is van een situatie zoals in 3.2.3. en 3.2.4. 3.2.3 Wanneer er privé is bijbetaald aan een smart Phone, conform artikel 3.2.1. is de smart Phone na 3 jaar eigendom van de medewerker zelf. 3.2.4 Wanneer er privé is bijbetaald aan een smart Phone, conform artikel 3.2.1 en de medewerker gaat eerder uit dienst dan 3 jaar na aanschaf, bestaat er voor de medewerker de mogelijkheid smart Phone over te nemen. De vergoeding aan Dunamare door de medewerker hiervoor wordt berekend over het bedrag van wat de school/dunamare heeft betaald aan de smart Phone gedeeld door het aantal gebruikte jaren. REKENVOORBEELD: Medewerker A krijgt vanuit zijn functie een smart Phone van 200. De medewerker betaalt zelf 300 bij voor een duurdere smart Phone. De medewerker gaat een jaar later uit dienst en wil de smart Phone behouden. De vergoeding bedraagt dan: 200/3= 66,66 *2= 133,33. 3.2.5 Het met een telefoon voor zakelijk gebruik privé-bellen en sms en met derden is naar redelijkheid beperkt toegestaan. Naar het buitenland bellen is in beginsel verboden. De medewerker kan bij de werkgever opvragen of en op welke wijze onder welke omstandigheden dit toch mogelijk kan zijn. De kosten voor bellen met of uit het buitenland worden verrekend met het salaris van medewerker, tenzij de werkzaamheden dit bellen nodig maken en medewerker hiervoor toestemming heeft van zijn leidinggevende. Bij T Mobile geldt aanvullend dat in het buitenland internetten slechts kan door zelf een dag of weekpas af te sluiten. Dit is een soort van data-prepaid-card. Deze zogenaamde Travel&Surf card dient de medewerker zelf privé te betalen. Mocht hij deze pas moeten aanschaffen voor zijn werkzaamheden, dan kan hij deze later declareren bij zijn leidinggevende. 3.2.6 Er dient zoveel mogelijk gebruik gemaakt te worden gratis van berichtendiensten, zoals imessage en Whatsapp. Dit om eventuele sms-kosten te beperken. 3.2.7 Werkgever en de medewerker komen via deze regeling overeen dat de werkgever zich nadrukkelijk het recht voor behoudt om zich inzicht te verschaffen in de kosten van de gevoerde gesprekken van de door de werkgever verstrekte en betaalde mobiele (smart)telefoon. De 9
medewerker gaat door het in gebruik nemen van een zakelijke mobiele (smart)telefoon hiermee nadrukkelijk akkoord. 3.2.8 De schoolleiding ontvangt periodiek informatie over het mobiele telefonie gebruik van de medewerkers. 3.2.9 Elke gebruiker met een mobiele telefoon van Dunamare krijgt een maandelijks overzicht met alle details en kosten van zijn mobiele abonnement. 3.2.10 Het abonneren op abonnementsdiensten zoals Ringtones, spelletjes, horoscopen e.d. is niet toegestaan. 3.2.11 Het meedoen aan kansspelen, sms-stem diensten en het privé bellen van 0900-nummers zijn niet toegestaan. 3.3 Gebruik devices (hardware) 3.3.1 Door de werkgever kan aan de medewerker een computer, laptop, (smart-)phone of tablet, later genoemd als device, ter beschikking worden gesteld voor het uitoefenen van zijn functie. Het beschikbaar stellen wordt afhankelijk gesteld van de functie van de betreffende medewerker. De medewerker dient, in het geval van een laptop, tablet of computer, deze voor tenmisnte 90% zakelijk te gebruiken. De medewerker gaat door het in gebruik nemen van een door de werkgever aan hem ter beschikking gesteld device, of door het gebruiken van een device van de werkgever akkoord met dit reglement. 3.3.2 Het device blijft het bezit en eigendom van de werkgever. Indien de werkgever een device ter beschikking stelt aan een medewerker, kan een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen worden gesloten. Voor deze overeenkomst gelden als voorwaarden de bepalingen van dit reglement. Het origineel van de overeenkomst wordt gearchiveerd in het personeelsdossier van de medewerker. De medewerker ontvangt een afschrift van de overeenkomst. Op de ICT afdeling wordt ook een afschrift bewaard. De medewerker is verplicht het device volgens de instructie zoals beschreven in artikel 3.3.7 te gebruiken. 3.3.3 De medewerker, aan wie een device ter beschikking is gesteld, kan tijdens kantooruren verplicht worden deze voor zakelijke doeleinden beschikbaar te houden voor andere medewerkers, indien en voor zover hij zelf geen gebruik maakt van het device. 3.3.4 De afdeling ICT kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het verlies van gegevens (data) welke op het device aanwezig is, de medewerker is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig veiligstellen van zijn data op het interne netwerk ook wel bekend als homefolders, zodat deze in het reguliere backup schema meegenomen worden. 10
3.3.5 Het is toegestaan eventuele thuis printers- en internetverbindingen te installeren op het geleverde device, maar ondersteuning in geval van optredende verstoring zal in dit geval slechts op best effort basis aangeboden kunnen worden. 3.3.6.Het is toegestaan extra software met voorafgaande per mail verleende toestemming van de ICT beheerder te installeren op het geleverde device, maar wanneer het device, om wat voor reden dan ook, verstoord raakt, zal het device hersteld worden naar zijn basisinstallatie (image) zoals het device is uitgeleverd. 3.3.7 De medewerker is gehouden als een goed huisvader te zorgen voor het bewaren, het primair zakelijk gebruiken en het behouden van het device. Behouden betekent in deze zinsnede dat de werknemer zorg draagt dat het device niet bij niet gerechtigde derden belandt of door derden gebruikt wordt. Hij mag van het device geen ander gebruik maken of laten maken dan waarvoor deze bestemd is. Indien de medewerker naar het redelijk oordeel van de werkgever in dit verband nalatigheid, zoals opzet of bewuste roekeloosheid, kan worden verweten (te denken valt bijvoorbeeld aan het installeren van illegale software en/of spellen, het verspreiden van computervirussen of het onverantwoord gebruiken van het device), kan de voortvloeiende (financiële) schade op de werknemer worden verhaald. 3.3.8 Indien een medewerker een andere functie krijgt of voor een bepaalde tijd het device niet zakelijk gebruikt of kan gebruiken (bijvoorbeeld door arbeidsongeschiktheid, of om andere redenen, waardoor hij naar het redelijk oordeel van de werkgever niet in staat is zijn functie uit te oefenen) kan de ter beschikking stellingt van het device worden beëindigd. In een uitzonderingssituatie, waar dat naar redelijk oordeel van de werkgever noodzakelijk is, kan besloten worden, het inlogaccount van de medewerker te blokkeren. Toegang tot de documenten en/of e-mail vindt dan plaats onder toezicht van een door het bevoegd gezag aangewezen functionaris. Bij arbeidsongeschiktheid of afwezigheid van langer dan 12 maanden vervalt de ter beschikking stelling van het device. Het device, evenals alle bijbehorende accessoires, dienen dan door de medewerker aan de werkgever ter beschikking worden gesteld. 3.3.9 Reparaties dienen te allen tijde uitgevoerd worden onder supervisie van de ICT-beheerder in verband met de daarvoor bestaande speciale onderhoudscontracten. Het is verboden om reparaties op een andere wijze uit te (laten) voeren. Alleen met uitdrukkelijke, schriftelijke (per email) toestemming van de ICT-beheerder kan hiervan worden afgeweken. 3.3.10 Privé-gebruik van het device is toegestaan binnen naar het oordeel van de werkgever redelijke grenzen (redelijkheid en billijkheid) en uitsluitend op basis van de door de werkgever aan de medewerker beschikbaar gestelde en geïnstalleerde software. Het gebruik van device(s) door derden is slechts als uitzondering toegestaan binnen naar het oordeel van de werkgever redelijke grenzen en uitsluitend op basis van de door de werkgever aan de medewerker beschikbaar gestelde en geïnstalleerde software. 11
3.3.11 Het installeren op het device van illegale software, is niet toegestaan. 3.3.12 In de huidige situatie beschikken de scholen niet over een eigen verzekering voor de inventaris. Buiten de locaties van Dunamare valt het risico van verlies, of diefstal van het device binnen de aansprakelijkheid van de medewerker. Medewerker s aansprakelijkheid geldt slechts als sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid, dit op grond van artikel 7: 661 (BW). Bij thuisgebruik van het device gaat Dunamare ervan uit dat de medewerker beschikt over een inboedelverzekering. Deze verzekering kan een gedeeltijke dekking bieden bij schade aan en of verlies door diefstal van het device, waarbij meestal een eigen risico geldt. 3.3.13 Het device dat aan de medewerker ter beschikking is gesteld, dient bij het einde van de dienstbetrekking onverwijld bij de ICT-beheerder te worden ingeleverd met begrip van alle daarbij behorende bescheiden, tenzij de werkgever en de werknemer schriftelijk anders overeenkomen. Het device dient bij inlevering te zijn ontdaan van alle niet aan de werkzaamheden gerelateerde documenten c.q. files en in goede staat van onderhoud te zijn. Voor alle werk gerelateerde documenten geldt expliciet artikel 18.4, de geheimhoudingsplicht van de cao-vo. Indien het inleveren van device(s) door de medewerker aan het einde van het dienstverband niet tijdig en of juist gebeurt, kan de werkgever de niet ingeleverde device(s) in rekening brengen bij de medewerker. Dit in rekening brengen kan plaatsvinden via de salariseindafrekening. 3.3.14 De werkgever is te allen tijde gerechtigd de ter beschikking stelling van het device te beëindigen. 3.3.15 De werkgever of de ICT- beheerder is niet aansprakelijk voor welk verlies van computerdata op welke manier dan ook. 12
Artikel 4: Meldingsplicht Een vermoeden van ongeoorloofd gebruik of misbruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen moet direct worden gemeld bij de schoolleiding of voorzitter van het College van Bestuur. De schoolleiding meldt misbruik, of een vermoeden daarvan, altijd aan het CvB. Diefstal, of verlies van elektronische informatie- en communicatiemiddel(en) is de medewerker verplicht direct te melden aan zijn leidinggevende en de ICT-beheerder. 13
Artikel 5: Controle 5.1 Controle op gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van in artikel 1.2 en 1.3 genoemde doelen. Er wordt gestreefd wordt naar een goede balans tussen benodigde controle op ongeoorloofd gebruik en bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek. 5.2 Het College van Bestuur, later genoemd CvB, informeert de medewerkers collectief en individueel over de inhoud van deze regeling. De medewerkers zijn verplicht om kennis te nemen van en zich te houden aan dit reglement. 5.3 Niet toegestaan gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk technisch onmogelijk gemaakt. 5.4 Controle vindt bij een redelijk vermoeden van ongeoorloofd gebruik plaats. Bij melding van controle worden de doeleinden, categorieën van betrokkenen en relevante gegevens en een algemene beschrijving van de procedure vermeld. 5.5 Als een lid van het CvB, de schoolleiding of de ICT-beheerder merkt of er op geattendeerd wordt dat het EIC-gedrag van een medewerker of groep medewerkers niet binnen de kaders van deze regeling verloopt, wordt deze collega of worden zij hier op gewezen en wordt een controle van zijn EIC-acties door bevoegde personen (ICT-beheerder) als mogelijkheid genoemd. Er is immers een redelijk vermoeden. 5.6 Elektronische informatie- en communicatieberichten van de schoolleiding, CvB leden, vertrouwenspersonen, bedrijfsarts, leden van de (G) MR en andere door de werkgever bepaalde personeelsleden met een vertrouwensfunctie, gecommuniceerd in het kader van hun functie, zijn in beginsel uitgesloten van controle. 5.7 Minstens een keer per jaar wordt ten behoeve van de steekproefsgewijze controle per locatie gedurende één maand een logfile bijgehouden van het elektronische informatie- en communicatiemiddelenverkeer. De medewerkers worden hiervan vooraf op de hoogte gebracht. 5.8 De geanonimiseerde rapportage wordt verstrekt aan het CvB en aan de ICT-beheerder. Het CvB kan bij een redelijk vermoeden van ongeoorloofd gebruik bij een of meerdere medewerkers, naar aanleiding van deze rapportage vragen om een gepersonaliseerde rapportage van betreffende medewerker(s). 5.9 Indien een medewerker of een groep medewerkers ervan wordt verdacht de regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle, wegens redelijk vermoeden van ongeoorloofd gebruik plaatsvinden. De schoolleiding meldt dit aan het CvB en aan de betrokken werknemer(s). 5.10 Het CvB geeft in een situatie genoemd in artikel 5.9 indien nodig aan de ICT-beheerder de opdracht om de elektronische informatie- en communicatiemiddelenacties van de betrokkene(n) na te gaan. 14
5.11 De ICT-beheerder brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan het CvB. 5.12 Een medewerker of groep medewerkers, ten aanzien van wie geconstateerd is dat zij zich niet aan dit reglement houden, of sprake is van ongeoorloofd gebruik, worden zo spoedig mogelijk na de constatering ervan door de leidinggevende op hun gedrag aangesproken. Het niet houden aan dit reglement, of ongeoorloofd gebruik kan worden beschouwd als plichtsverzuim, zoals omschreven in de cao. 5.13 Bij geconstateerd ongeoorloofd gebruik en of handelen in strijd met dit reglement beslist het CvB over de al dan niet te nemen (disciplinaire) maatregelen. Aanvullende van toepassing zijnde regels bij het (voor)nemen van disciplinaire maatregelen staan beschreven in de cao. De disciplinaire maatregel wordt schriftelijk ter kennis gebracht aan de werknemer in kwestie, onder vermelding van de mogelijkheid binnen 3 weken diens zienswijze kenbaar te maken. Tot een disciplinaire maatregel kan conform de cao in het uiterste geval ontslag uit het dienstverband behoren. 5.14 Medewerkers kunnen desgewenst een kopie van in een onderzoek gepersonaliseerde gegevens opvragen bij de ICT beheerder tegen vergoeding van print kosten (13c. per pagina tot een maximum van 5 euro). 15
Artikel 6: Overige, citeertitel en inwerkingtreding Overige: in individuele gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het CvB. Deze regeling kan aangehaald worden als EIC-regeling Dunamare voor medewerkers. De regeling treedt in werking op 4 juli 2013. De GMR heeft op 24 juni 2013 ingestemd met deze EIC-regeling. De EIC-regeling is vastgesteld in de openbare vergadering van het CvB op 4 juli 2013. De regeling wordt gepubliceerd op intranet en opgeslagen op Sharepoint. De regeling wordt geëvalueerd in mei 2015. 16