Beter Wonen Vechtdal en Integriteit Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. We vinden integriteit belangrijk, mede omdat Beter Wonen Vechtdal in een glazen huis functioneert. En terecht, want als woningcorporatie werken we voor gewone mensen op een krappe woningmarkt, met geld dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig en transparant handelen. Dit wordt nog eens versterkt door de belangrijke positie die Beter Wonen Vechtdal inneemt binnen de Hardenbergse gemeenschap. We werken uitsluitend lokaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. We vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen Beter Wonen Vechtdal te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om de juiste keuze te maken. In zijn algemeenheid geldt, dat medewerkers van Beter Wonen Vechtdal zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van Beter Wonen Vechtdal in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico s met zich mee, medewerkers dienen zich daarvan bewust te zijn. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. De integriteitscode geldt voor iedereen die voor Beter Wonen Vechtdal in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, maar ook management, bestuurders en commissarissen. Directie, bestuurders en commissarissen hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar de buitenwereld. Voor bestuursleden en commissarissen is een aanvullende code opgesteld die als leidraad dient voor het functioneren, te weten de governancecode. BETER WONEN VECHTDAL EN INTEGRITEIT 1
Integriteitcode in het bezit van de integriteitscode. Hieronder volgt een globale beschrijving van de inhoud van deze code. De medewerkers van Beter Wonen Vechtdal worden geacht elke gedraging die afbreuk doet aan hun integriteit achterwege te laten. Dat betekent niet alleen dat zij handelen in de geest van deze integriteitcode, maar ook dat zij in staat zijn om van geval tot geval risico's en kwetsbaarheden in te schatten en dat ze situaties vermijden waarin de schijn zich tegen hen of tegen Beter Wonen Vechtdal zou kunnen keren. We doen zaken met anderen op basis van eerlijkheid, vertrouwen en duidelijke afspraken. Afspraak is afspraak. Als een afspraak toch op belemmeringen stuit, leggen we dat uit. Totdat een nieuwe afspraak is gemaakt, blijft de oude in stand. De omgang met klanten/stakeholders Beter Wonen Vechtdal wil proactief en ondernemend, klantgericht en professioneel, innovatief en zakelijk zijn. Dit vereist een correcte, dienstverlenende instelling van de medewerkers, passend binnen de beleidskaders van Beter Wonen Vechtdal, in de richting van onze klanten/stakeholders. Klanten/stakeholders worden altijd met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit of politieke overtuiging. Hierin passen geen verbale of nonverbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met klantinformatie. De omgang met collega's Beter Wonen Vechtdal wil een prettig en veilig werkklimaat bieden. Daarbij hoort dat medewerkers elkaar collegiaal en met respect behandelen. (H)Erken de grens van de medemens. We hebben een protocol ongewenste omgangsvormen. Frauduleuze praktijken of persoonlijke verrijking door misbruik van bedrijfsmiddelen of -relaties zijn onacceptabel. Vertrouwenspersoon Voor Beter Wonen Vechtdal is een vertrouwenspersoon aangesteld, die de opvang verzorgt van degene die geconfronteerd wordt met ongewenst handelen of laakbaar gedrag van mede collega s. Dat betekent dat alle medewerkers contact met haar kunnen opnemen, indien daar behoefte aan is. Scheiding werk/privé Beter Wonen Vechtdal stelt veel belang bij een imago als integere organisatie. Om de relatie met externe partijen zuiver te houden gaan wij uit van een duidelijke scheiding tussen werk en privé. We willen de opdrachtgeverrol niet vermengen met de klantrol. De opdrachtverlening door Beter Wonen Vechtdal aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant binnen de daarvoor geldende regels. Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd -zouden kunnen- zijn met de belangen van Beter Wonen Vechtdal. Relatiegeschenken Als we relatiegeschenken ontvangen van derden, dan dient dit gemeld te worden bij de directie. De directie zal vervolgens bepalen hoe met de verstrekking van het relatiegeschenk wordt omgegaan. Het aannemen van geschenken, giften, lunches of diners in geld of natura van een relatie waarmee op datzelfde moment wordt gesproken of onderhandeld over een mogelijke opdrachtverlening is niet toegestaan. BETER WONEN VECHTDAL 2
Uitnodigingen Alle uitnodigingen voor etentjes, seminars, excursies en evenementen worden gemeld en besproken met de leidinggevende. De leidinggevende maakt samen met de betreffende medewerker een inhoudelijke afweging en besteedt hierbij ook aandacht aan de kansen en risico's die het aannemen van die uitnodiging met zich meebrengt. Elektronische media Bevoegd tot het uitwisselen van gegevens via e- mail, het bezoeken van internetsites en ook het downloaden van gegevens van internet, is iedereen die op grond van de functie hiervoor toestemming heeft gekregen van de leidinggevende en als men een (persoonlijk) e-mail adres en toegang tot internet hebt gekregen via de netwerkbeheerder. Het gebruik van elektronische media voor (de ondersteuning van) persoonlijke en/of commerciële doeleinden is niet toegestaan. Wanneer een medewerker, een leverancier of een externe relatie handelt in strijd met deze integriteitcode, dan beschouwen wij dat als een ernstige aangelegenheid. Afhankelijk van de ernst van de 'overtreding' zullen wij stappen ondernemen. Deze kunnen zich uitstrekken tot disciplinaire maatregelen tegen medewerkers of tot het verbreken van de samenwerking met een externe relatie of een leverancier. BETER WONEN VECHTDAL EN INTEGRITEIT 3
Klokkenluidersregeling in het bezit van de klokkenluidersregeling. Hieronder volgt een globale beschrijving van de inhoud van deze regeling. Het kan voorkomen dat een medewerker de indruk heeft of zeker weet, dat een collega handelt op een manier die niet door de beugel kan. Degene die dit gedrag constateert zou zich in eerste instantie af moeten vragen of hier sprake is van een vergissing / onoplettendheid of kwade trouw. Het meest wenselijk zou zijn de betreffende collega hierover rechtstreeks aan te spreken of te bevragen. In de praktijk zal dit vaak niet zo makkelijk zijn en durft niet iedere medewerker een dergelijk, confronterend gesprek aan. Een zorgvuldige regeling met een mogelijkheid van anonieme melding is daarom gewenst. Doel van de regeling Zorgvuldige afhandeling van elke melding en voorkomen dat klachten in de doofpot gestopt worden, bescherming van de aangever tegen eventuele represailles en bescherming van de beschuldigde tegen valse aantijgingen. Eén van de maatregelen, die het voor de aangever minder problematisch moet maken om melding te maken van een misstand, is de mogelijkheid om anoniem melding te doen. Dit kan bij een van de contactpersonen van de corporatie, desnoods via een zelf te kiezen intermediair. Of een melding persoonlijk of anoniem gedaan wordt doet in principe niets af aan de manier waarop ermee wordt omgegaan. Er is een meldingsprocedure die de te volgen stappen beschrijft in deze. termijnen waarbinnen de stappen van het proces worden afgewerkt moeten daarom worden bepaald in redelijkheid en afhankelijk van complexiteit en gevolgen voor melder en beschuldigde. In elk geval krijgt de melder of de vertrouwenspersoon binnen 48 uur de bevestiging van de melding. Vervolgens wordt uiterlijk binnen één week gemeld welke actie wordt ondernomen en op welke termijn die moet zijn afgerond. Openheid versus anonimiteit Voor een medewerker die misstanden aan de kaak wil stellen is het belangrijk dat Beter Wonen Vechtdal op het standpunt staat dat de klokkenluider geen onevenredig nadeel mag ondervinden van een gerechtvaardigde actie. Daarvoor is deze regeling die een zorgvuldige procedure moet waarborgen. Toch zal voor een deel van de medewerkers de mogelijkheid om anoniem te melden van belang zijn. Deze regeling biedt daartoe voldoende mogelijkheden. Niet in alle gevallen kan anonimiteit echter gehandhaafd blijven. Een klokkenluider zal zich moeten realiseren, dat het willens en wetens vals beschuldigen van een collega van een serieuze misstap, zoals fraude, geen kleinigheid is. In het uiterste geval zou zo n valse beschuldiging reden kunnen zijn voor ontslag. Wanneer kwade opzet bewezen is en ontslag aanstaande, betekent dit het opheffen van de anonimiteit. Ook kan een onterechte beschuldiging aanleiding zijn voor de beschuldigde om excuses te eisen. Een anoniem excuus zal niet bevredigend zijn. Termijnen Het betreft hier een regeling voor situaties die zich zelden zullen voordoen en waarvan de schaal, urgentie en complexiteit niet te voorspellen is. De BETER WONEN VECHTDAL 4
Meldpunt Integriteit woningcorporaties in het bezit van deze regeling. Hieronder volgt een globale beschrijving van de inhoud van deze regeling. Iedereen kan meldingen aan het meldpunt doorgeven; burgers, huurders, medewerkers en interne toezichthouders van woningcorporaties, bedrijven, overheden, belangenorganisaties, brancheverenigingen enz. Je kunt alle zaken melden die betrekking hebben op de integriteit van woningcorporaties, hun medewerkers, management of bestuurders. Strafrechtelijke opsporing komt niet op de eerste plaats, maar zal wel worden ingezet bij (ernstig) crimineel gedrag. Integriteit is een breed begrip. Je kunt het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties op drie manieren bereiken. Je kunt het meldpunt bellen, mailen of een brief sturen. Telefoon: 070 339 4975 (op werkdagen, tijdens kantooruren) E-mail: meldpuntcorporaties@minvrom.nl Brieven: Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Postbus 16191 2500 BD DEN HAAG Het gaat om het handelen door organisaties en daar werkzame personen volgens wet en regelgeving, maar ook om het handelen volgens de geest en de bedoeling van die regelgeving. Bij integer handelen gaat het bij het Meldpunt dus ook om de cultuur binnen een woningcorporatie. Het doel van het meldpunt is dat de cultuur die heeft geleid tot frauduleus handelen en zelfverrijking binnen een woningcorporatie en/of daaraan verbonden organisaties wordt aangepakt. Deze brochure is met zorg samengesteld op basis van gegevens en tekeningen die zijn verstrekt door de betrokken partijen en die op dat moment beschikbaar waren. Wijzigingen die voortkomen uit bijvoorbeeld een gewijzigde constructie, eisen van de overheid en/of overige organisaties of instanties zijn voorbehouden. Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Hardenberg 2013 BETER WONEN VECHTDAL EN INTEGRITEIT 5