Artikel 1. Leden en donateurs (zie Afdelingsstatuten art. 5 t/m 9) IVN Vecht & Plassengebied Huishoudelijk Reglement 1. De vereniging kent gewone leden, ereleden, donateurs, huisgenootleden en dubbelleden. 2. Leden en ereleden ontvangen het verenigingstijdschrift Mens en Natuur en het afdelingsblad. 3. Donateurs: a. mogen aan alle activiteiten van de afdeling deelnemen die niet exclusief voor leden zijn; b. ontvangen het jaarverslag; c. ontvangen het afdelingsblad; d. ontvangen niet het verenigingstijdschrift Mens en Natuur. 4. Een huisgenootlid is een lid dat een economische eenheid vormt met een gewoon lid of een erelid en op hetzelfde adres woont. Een huisgenoot-lid: a. heeft dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid; b. ontvangt geen afdelingsblad; c. ontvangt niet het verenigingstijdschrift Mens en Natuur. 5. Leden die reeds lid zijn van een andere IVN-afdeling kunnen ook lid worden van de afdeling. Deze dubbelleden: a. hebben stemrecht; b. ontvangen het afdelingsblad; c. ontvangen via dit lidmaatschap niet het verenigingstijdschrift Mens en Natuur; d. betalen een gereduceerd tarief. 6. Toelating Ieder aan wie door het bestuur de toelating als aangemeld lid wordt geweigerd, ontvangt binnen een maand na de beslissing per aangetekende brief mededeling van dit besluit. In deze brief zijn vermeld de redenen tot weigering en de mogelijkheid van beroep bij de Algemene Ledenvergadering (ALV). Degene die een dergelijk beroep aantekent, heeft het recht tot het bijwonen van de behandeling van zijn beroep in de ALV. Tevens kan hij in deze vergadering een toelichting geven. 7. Contributie en donatie a. De ALV stelt de contributie vast. Hiertoe worden de leden in de volgende categorieën ingedeeld: 1. gewone leden; 2. huisgenootleden; 3. dubbelleden. De huisgenootleden en dubbelleden betalen een door de ALV vast te stellen gereduceerde contributie. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling, tenzij zij daar bezwaar tegen aantekenen.
b. Indien de contributie een financieel probleem vormt kan korting worden aangevraagd bij het bestuur, dat hierover beslist. Buiten het bestuur wordt de naam van het betreffende lid alleen bekend gemaakt aan de kascontrolecommissie. Een dergelijk lid behoudt zijn volle rechten ten aanzien van de vereniging en van het IVN. c. De hoogte van de minimumdonatie wordt door het bestuur in overleg met de ALV vastgesteld. d. De contributie/donatie wordt geïnd in het eerste kwartaal van het jaar en moet voldaan zijn uiterlijk 31 maart van dat jaar. e. Personen die voor 1 juli van het lopende jaar lid/donateur worden, betalen dat jaar de volle contributie; personen die op of na 1 juli van het lopende jaar lid/donateur worden betalen de helft van het vastgestelde contributiebedrag. 8. Aanmelding lidmaatschap Aanmelding geschiedt via de landelijke website van IVN of via het secretariaat en/of ledenadministratie van de afdeling. De gegevens worden in het laatste geval door de afdeling verzonden naar de ledenadministratie van het landelijk IVN. 9. Schorsing lidmaatschap a. Het afdelingsbestuur kan een lid langs schriftelijke weg een schorsing opleggen waarbij de redenen tot de schorsing moeten worden vermeld. b. Het geschorste lid is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving schriftelijk in beroep te gaan tegen de schorsing bij de ALV. Het bestuur kan besluiten hiervoor een extra algemene ledenvergadering uit te schrijven. c. Per geval stelt de ALV een commissie van onderzoek in bestaande uit drie personen. Deze commissie doet binnen een maand, doch uiterlijk twee maanden na ontvangst van het beroep, schriftelijk uitspraak waarvan zowel het bestuur van de afdeling als het lid in kennis worden gesteld. d. Na de uitspraak over schorsing volgt ofwel de procedure tot ontzetting uit het lidmaatschap dan wel eerherstel van het lid. 10. Beëindiging lidmaatschap a. Het opzeggen van het lidmaatschap c.q. donateurschap dient schriftelijk te geschieden voor 1 november van het lopende jaar bij het secretariaat en/of ledenadministratie van de afdeling. b. De secretaris of ledenadministratie geeft de mutatie door aan de ledenadministratie van het landelijk IVN. c. Het lidmaatschap kan bij wanbetaling of vanwege andere zwaarwegende redenen door het bestuur beëindigd worden in overeenstemming met de bepalingen in de statuten. Artikel 2. Het bestuur (zie Afdelingsstatuten art. 10 t/m 15) 1. De leden van het bestuur worden gekozen en benoemd door de ALV. Het bestuur kan uit zijn midden een dagelijks bestuur kiezen van tenminste 3 leden, waarvan tenminste de voorzitter, de secretaris en de penningmeester of de secretaris/penningmeester deel uitmaken. Het dagelijks bestuur is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. 2
2. Taak van de voorzitter: a. behartigt de algemene gang van zaken in de afdeling; b. geeft leiding aan de bijeenkomsten van het afdelingsbestuur en het eventuele dagelijks bestuur; c. zit de ALV voor; d. onderhoudt, samen met de secretaris, de interne en externe contacten; e. rapporteert de activiteiten van het bestuur aan de leden; f. bemiddelt bij interne geschillen. 3. Taak van de secretaris: a. coördineert het secretariaat; b. behartigt de inkomende en uitgaande correspondentie van het afdelingsbestuur; c. is verantwoordelijk voor het secretariaatsarchief van de afdeling; d. maakt verslagen en/ of besluitenlijsten van bestuurs-, gids- en algemene ledenvergaderingen. Delegeert dit eventueel naar andere bestuursleden of lid/natuurgidsen; e. stelt het jaarverslag samen in overleg met de bestuursleden; f. stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor vergaderingen en verstuurt de uitnodigingen; g. is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de afdeling; h. coördineert activiteiten van de afdeling die zijn aangevraagd door andere organisaties. 4. Taak van de penningmeester: a. draagt zorg voor de financiële gang van zaken in de afdeling; b. beheert de bank- en girorekening(en) van de afdeling; c. houdt de financiële administratie bij van de afdeling; d. stelt een gespecificeerd financieel jaarverslag op ten behoeve van de ALV, met daarin opgenomen een staat van baten en lasten en een balans; e. maakt op basis van werkplannen van de werkgroepen in overleg met het bestuur een begroting van inkomsten en uitgaven voor het volgend jaar. Deze begroting wordt aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd; f. onderhoudt de contacten met de gemeente(n) i.v.m. subsidie; g. draagt zorg voor de inning van de contributie/donatiegelden. 5. Rooster van aftreden Elk bestuurslid wordt gekozen voor de tijdsduur van drie jaar. Jaarlijks treedt een deel van de bestuursleden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Bestuursleden, die gekozen zijn in de vacature van tussentijds afgetreden bestuursleden nemen in het rooster van aftreden hun plaats in. Aftredende leden zijn slechts eenmaal terstond herkiesbaar. Bij dreigende onvolledige bezetting van het bestuur kan hiervan, na raadpleging van en met instemming van de ALV afgeweken worden. 6. Bestuursvergaderingen a. Het bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen. De bijeenroeping geschiedt door toezending aan alle bestuursleden van een schriftelijke oproep met agenda en vergaderstukken. 3
b. Indien de voorzitter aan een verzoek van minimaal 2 leden ingevolge artikel 15 lid 2 van de statuten geen gevolg geeft kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan voor rekening van de vereniging op de wijze waarop de voorzitter het bestuur bijeenroept. 7. Tussentijds aftreden penningmeester Bij tussentijds aftreden van de penningmeester wordt de in artikel 14 lid 4 van de statuten genoemde kascommissie in staat gesteld een onderzoek te houden in verband met eventuele malversaties. Artikel 3. Bijeenroeping Algemene Ledenvergadering (zie Afdelingsstatuten art.16) 1. De ALV wordt bijeengeroepen door het bestuur met inachtneming van een termijn van tenminste 14 dagen. 2. In bijzondere gevallen kunnen de leden (minimaal 3) tot een verzoek om bijeenroeping vragen overeenkomstig de statuten. Indien het bestuur binnen 14 dagen geen gevolg geeft aan het verzoek van ten minste 3 leden tot het bijeenroepen van een ALV kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de wijze waarop het bestuur de ALV bijeenroept. 3. Bij de schriftelijke oproep met agenda zullen geen vergaderstukken worden bijgevoegd. Voor zover mogelijk zullen agendapunten in het afdelingsblad worden toegelicht. Indien dit wegens omvang van de vergaderstukken niet mogelijk/wenselijk is zal in de agenda bij het betreffende agendapunt worden vermeld dat deze stukken bij de secretaris aanwezig zijn. Deze zijn daar voor alle leden en donateurs ter inzage en kunnen ook worden opgevraagd (een kopie wordt dan verstrekt). 4. De ALV wordt geleid door de voorzitter of diens plaatsvervanger. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Artikel 4. Werkgroepen (zie Afdelingsstatuten art. 12) 1. Werkgroepen kunnen op verzoek van leden of bestuur ingesteld worden. Een werkgroep bestaat uit minimaal twee leden. Werkgroepen kunnen bestaan uit een vaste kern van IVN-leden die de gang van zaken binnen de groep behartigen en IVN-leden die de werkgroep ondersteunen bij de uitvoering van activiteiten. 2. De werkgroep bepaalt de aard, inhoud, omvang en uitvoering van activiteiten op basis van de doelstellingen zoals deze door het IVN geformuleerd zijn. Werkgroepen vergaderen zo vaak als zij dat nodig achten; als kerngroep dan wel gezamenlijk met de IVN-leden die de werkgroep ondersteunen. 3. Werkgroepen zijn vrij om op incidentele dan wel structurele basis samenwerkingsverbanden aan te gaan met personen of andere verenigingen die verband houden met de activiteiten van de werkgroep. 4
4. Leden van het bestuur houden contact met een of meer werkgroepen van de afdeling en doen daarvan verslag in de bestuursvergadering. 5. Financiën: de penningmeester beheert de financiën van de werkgroepen. Coördinatoren dienen elk jaar zo nodig een begroting in. Financiële middelen die een werkgroep verkrijgt via externe bronnen kunnen worden geoormerkt op de begroting van de afdeling voor de desbetreffende werkgroep. 6. Alle roerende en onroerende goederen/zaken door een werkgroep verkregen zijn eigendom van de afdeling. 7. De agenda, locaties en thema s van de publieksactiviteiten worden door de jaarlijkse Gidsenvergadering vastgesteld. De benodigde gidsen worden op deze agenda ingevuld. Zie voor algemene richtlijnen voor hoofdgids en andere gidsen bijlage 1. Artikel 5. Afdelingsblad en website 1. Het doel van het afdelingsblad De Bres is: a. contact bevorderen tussen de leden en donateurs van de afdeling onderling; b. de doelstellingen van de vereniging naar buiten uitdragen; c. aan leden en derden informatie geven over activiteiten van de afdeling in verleden en toekomst; d. voorlichting en informatie geven over zaken betreffende landschap, natuur, milieu en educatie. 2. Tussen bestuur en redactie kan overleg plaatsvinden over de wijze waarop het bestuur gebruik maakt van het blad wanneer het bestuur dit in het belang van de vereniging nodig oordeelt. 3. In het afdelingsblad worden in ieder geval gepubliceerd: a. een overzicht van de activiteiten in de komende periode; b. de bestuursbesluiten die voor leden en donateurs van direct belang zijn; c. oproep met agenda van de te houden ALV, datum en plaats ingevolge artikel 16 van de statuten; d. wijzigingen in het leden- en donateursbestand. 4. Het bestuur is uiteindelijk verantwoordelijk voor de inhoud van het afdelingsblad. De redactie dient in twijfelgevallen contact op te nemen met het afdelingsbestuur. 5. Het doel van de website van de afdeling is: a. leden en niet leden informeren over activiteiten van de vereniging en werkgroepen; b. de doelstellingen van de vereniging uitdragen; c. voorlichting en informatie geven over zaken betreffende landschap, natuur- en milieueducatie; d. bevorderen van de naamsbekendheid. 6. De website bevat in ieder geval: a. een overzicht van de excursies, cursussen en andere activiteiten in de komende periode met data; 5
b. algemene informatie over de vereniging; c. informatie over het bestuur en de werkgroepen; d. informatie over het lidmaatschap; e. de digitale versie van het afdelingsblad De Bres. Artikel 6. Onkostenvergoedingen 1. Uitgaven welke zijn gedaan in verband met de organisatie van een IVN-activiteit en het leiden/begeleiden van een publieksactiviteit (niet de deelname aan een IVNactiviteit) kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester van de afdeling. Hiervoor dienen de declaratieformulieren te worden gebruikt die bij de penningmeester kunnen worden opgevraagd. Declaraties moeten worden ingediend binnen drie maanden nadat de activiteit heeft plaatsgevonden om in aanmerking te komen voor vergoeding. 2. Voor vergoeding komen alle werkelijk gemaakte kosten in aanmerking tegen overlegging van de rekening. Kosten gemaakt voor openbaar vervoer 2 de klasse worden volledig vergoed; benzinekosten worden vergoed tegen een vergoeding van 25 eurocent per kilometer, waarbij aangetekend dient te worden dat er zoveel mogelijk van gecombineerd vervoer gebruik moet worden gemaakt. 3. Leden die in het belang van de vereniging een cursus volgen kunnen, na voorafgaande goedkeuring van het bestuur, een vergoeding ontvangen van zowel de cursus- als de reiskosten, met de verwachting dat zij ten minste twee jaar de opgedane kennis binnen het IVN benutten. Tevens wordt een kort verslag van de bevindingen van de cursus verwacht. Artikel 7. Aangevraagde activiteiten 1. Aangevraagde activiteiten zijn al die evenementen die op verzoek van derden onder de naam van het IVN worden gehouden en/of waar leden op verzoek van derden als IVN er optreden. Evenementen die op persoonlijke titel worden gehouden vallen hierbuiten. 2. Aanvragen voor activiteiten worden gecoördineerd door de secretaris van de afdeling. Iedereen die een aanvraag mondeling of schriftelijk ontvangt meldt deze aanvraag bij de secretaris. Deze draagt zorg voor verdere afhandeling van de aanvraag in overleg met het bestuur en andere betrokken leden van de vereniging. 3. Voor aangevraagde activiteiten geldt een door de ALV vast te stellen bijdrage per deelnemer, of een bepaald vastgesteld minimum, verhoogd met eventuele gemaakte kosten. Bijlage 2 bevat algemene richtlijnen voor de te vragen vergoedingen voor aangevraagde activiteiten. Uitzonderingen zijn in incidentele gevallen mogelijk. 4. Alle vergoedingen voor aangevraagde activiteiten vloeien naar de verenigingskas van de afdeling met uitzondering van de vergoeding voor reiskosten en eventuele bijzondere onkosten voor de gidsen. Beloningen die in natura aan een gids worden aangeboden, zoals een boekenbon of een fles wijn, zijn voor de betreffende gids(en). 6
Artikel 8. Wijziging Huishoudelijk Reglement (zie afdelingsstatuten art. 22) 1. De ALV kan tot wijziging van dit reglement besluiten, mits het voorstel tot wijziging op de agenda van de vergadering is vermeld. 2. Wijzigingen van dit reglement kunnen met gewone meerderheid van stemmen door de ALV worden aangebracht. Artikel 9. Statutenwijziging en ontbinding (zie afdelingsstatuten art. 18 t/m 21) 1. Bij een statutenwijziging blijft het oude bestuur in functie tot zo nodig een nieuw bestuur gekozen is. 2. Bij ontbinding van de vereniging blijft het bestuur in functie zolang als nodig is en draagt zorg voor de liquidatie. Artikel 10. Slotartikelen 1. Dit reglement treedt niet in werking dan nadat het met meerderheid van stemmen door de ALV is vastgesteld. 2. Dit reglement ligt ter inzage bij de secretaris en is beschikbaar op de website van de afdeling. De secretaris of een plaatvervanger zorgt er voor dat het reglement tijdens iedere ALV aanwezig is. 3. Voor overige bepalingen wordt verwezen naar de afdelingsstatuten. 4. In die gevallen waarin de statuten noch het huishoudelijk reglement voorziet, beslist het bestuur. Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van het IVN Vecht & Plassengebied d.d. 26 maart 2014. 7
Bijlage 1 Richtlijnen voor de gids Voor de excursie Publiciteit De hoofdgids levert uiterlijk drie weken voor aanvang van de excursie een persbericht aan bij de contactpersoon van de werkgroep communicatie. De informatie uit het persbericht wordt op onze website (http://ivn.nl/afdeling/vecht-en-plassengebied) geplaatst en eventueel gebruikt voor een flyer. Daarnaast wordt het toegestuurd aan lokale kranten, websites en andere media. Voor de meeste activiteiten ligt er al een stukje dat als basis kan dienen voor het persbericht. Maar kijk er altijd met frisse blik naar. Hoe aantrekkelijker de informatie gepresenteerd wordt, hoe beter het gelezen wordt. Voeg altijd één of meerdere foto s toe. Voorwandelen De hoofdgids maakt een afspraak met de gidsen voor het voorwandelen. Het voorwandelen is een ideale manier van voorbereiden op de excursie, daarnaast is het een vorm van scholing waar alle gidsen gebruik van kunnen maken. De hoofdgids stelt in overleg met de gidsen die zich hebben opgegeven een tijdstip vast voor het voorwandelen en voorziet de gidsen van informatie over het gebied. De hoofdgids kan alle andere actieve leden ook uitnodigen voor het voorwandelen. De hoofdgidsentas De hoofdgidsentas bevat folders met het excursieschema, een aanmeldingsformulier voor nieuwe leden, de EHBO-trommel met tekentang, een bus voor de vrijwillige bijdrage, de IVN-vlag om het vertrekpunt voor de excursie te markeren, enz. Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdgids om de tas op te halen bij de persoon die de tas beheert. Tijdens de excursie De hoofdgids verwelkomt bij de start van de excursie de deelnemers, vertelt iets over het thema van de excursie en over het IVN Vecht en Plassengebied. IVN is een vereniging die belangstelling voor de natuur wil wekken door het organiseren van excursies en het geven van cursussen. Maak de bezoekers attent op de bus voor de vrijwillige bijdrage. Verdeel tenslotte het aantal belangstellenden over de gidsen en het advies daarbij is om te kijken of alle gidsen aan bod komen en of er gidsen zijn die liever als duo willen gidsen. Na afloop van de excursie Vrijwillige bijdrage Bedank de deelnemers en laat de bus voor de vrijwillige bijdrage rondgaan. Vraag ook even wat zij van de excursie vonden. Je kunt de deelnemers nog even wijzen op onze website, waar meer informatie is te vinden over onze activiteiten en vereniging. De vrijwillige bijdrage kun je overmaken op rekeningnummer 3733225 t.n.v. IVN Vecht en Plassengebied, Utrecht. Evaluatieformulier Vul na afloop van de excursie het evaluatieformulier (zie volgende pagina) in en stuur dat naar de contactpersoon van de werkgroep excursies. Het ingevulde evaluatieformulier laat zien: of er zaken zijn waar het bestuur of de werkgroep activiteiten aandacht aan moet besteden; welk bedrag de penningmeester aan vrijwillige bijdrage op de rekening kan verwachten; en hoeveel deelnemers aan de excursie hebben deelgenomen, dit maakt het mogelijk in de Algemene Ledenvergadering (jaarverslag) daarvan verslag te doen. 8
Evaluatieformulier excursies 1. Datum en plaats van de excursie 2. Hoofdgids 3. Overige gidsen 4. Thema van de excursie 5. Aantal deelnemers (specificeer het aantal volwassenen en kinderen) 6. Hoe verliep de publiciteit voor de excursie? 7. Wat ging er boven verwachting goed? 8. Wat zat er tegen? 9. Aandachtspunten voor een volgende keer 10. Wat is er aan vrijwillige bijdragen ontvangen? De antwoorden kunnen per e-mail worden opgestuurd naar de contactpersoon van de werkgroep excursies. 9
Bijlage 2 Richtlijnen vergoeding voor aangevraagde activiteiten Aanvrager Vergoeding + Onkosten gids(en) A. Andere IVN-afdeling of natuur- en milieuorganisaties Gratis of geringe vergoeding (als B) Reiskosten voor de gids(en) en eventuele andere bijzondere B. Andere niet-commerciële organisaties (verenigingen, stichtingen, particulieren) C. Overheden (ministeries, provincies, gemeentes, waterschappen, enz.) 1,25 euro per deelnemer met minimum van 50 euro onkosten Reiskosten voor de gids(en) en eventuele andere bijzondere onkosten 75 euro per dagdeel Reiskosten voor de gids(en) en eventuele andere bijzondere onkosten D. Commerciële organisaties (bedrijven) 150 euro per dagdeel Reiskosten voor de gids(en) en eventuele andere bijzondere onkosten E. Privé (familie, vrienden, enz.) Gratis Zelf te bepalen 10