NOTA dienst: Dienst Inwoners datum: 29 juli 2009 registratienummer: I/0909500 afdelingsnaam: steller: paraaf chef: kopie aan: onderwerp: DI/PUZA Vries-de Kroon, Sanae de Wijziging bijlagen 1 tot en met 4 van 'Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2009' nota voor burgemeester en wethouders Op 15 april 2009 is de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2009 vastgesteld door de Raad. Bij deze verordening behoren enkele bijlagen waarin is geregeld welke gegevens aan afnemers en derden mogen worden verstrekt. Uit een interne audit die plaatsvond op 18 juni 2009 is gebleken dat de omschrijving van de te verstrekken gegevens te summier bleek en meer aangesloten zou moeten worden aan de wettelijke benamingen en dat de autorisaties van de interne afnemers niet geheel overeenkwamen met de toegekende autorisaties. De bijlagen zijn om die redenen aangepast. De gegevens komen nu overeen met de categorieën op de persoonslijst en de autorisaties komen overeen met het model van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties waaruit blijkt welke gegevens aan interne afnemers verstrekt mogen worden. Verder is op verzoek het Rode Kruis opgenomen als vrije derde in Bijlage IV en is de Dienst Stad, afdeling Beleid toegevoegd als interne afnemer in het kader van Steekproef Jeugdonderzoek in Bijlage III. De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2009 zoals vastgesteld op 15 april 2009, is bijgevoegd. Definitielijst met codes behorende bij Bijlage II en Bijlage III A-nummer Definities: Categorie 01 Persoon Code: A01 Burgerservicenummer Volledige namen zoals geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorletters of naamsketen van bevraagde. Naamsketen van personen uit landen die geen geslachtsnaam en voornamen kennen. Adellijke titel of predikaat. Geslachtsnaam en geboortedatum Geslachtsaanduiding en aanduiding naamgebruik Aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek Categorie 02 ouder1 A-nummer, voornamen, voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsnaam, geboortedatum, geslachtsaanduiding, datum ingang onderzoek, datum einde onderzoek en ingangsdatum geldigheid. A-nummer, voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsnaam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, geslachtsaanduiding, datum ingang onderzoek, datum einde onderzoek en A02 A03 A04 A05 A06 B01 B02 1
ingangsdatum geldigheid. Categorie 03 ouder2 A-nummer, voornamen, voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsnaam, geboortedatum, geslachtsaanduiding, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. A-nummer, voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsnaam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, geslachtsaanduiding, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Categorie 04 nationaliteit Nationaliteit, aanduiding bijzonder Nederlanderschap, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek Categorie 05 huwelijk/geregistreerd partnerschap A-nummer en voornamen echtgenoot/echtgenote of geregistreerd partner Voorvoegsel geslachtsnaam en geslachtsnaam echtgenoot/echtgenote of geregistreerd partner Geboortedatum echtgenoot/echtgenote/geregistreerd partner Geslachtsaanduiding Datum sluiting, datum ontbinding, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Registergemeente akte, aktenummer, gemeentedocument, beschrijving document Categorie 55 huwelijk/geregistreerd partnerschap (historisch) Datum sluiting, registergemeente akte, aktenummer, gemeente document, beschrijving document, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Categorie 06 overlijden Datum overlijden, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Plaats overlijden en land overlijden Categorie 7 inschrijving Indicatie geheim Categorie 08 verblijfplaats Gemeente van inschrijving, gemeentedeel, straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode, locatiebeschrijving, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Datum inschrijving Functie adres Datum aanvang adreshouding Land waarnaar vertrokken Datum vertrek uit Nederland en datum vestiging in Nederland Categorie 58 verblijfplaats (historisch) Gemeente van inschrijving, gemeentedeel, datum aanvang adreshouding, straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode, locatiebeschrijving, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Datum inschrijving Categorie 09 kind A-nummer, voornamen, voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsnaam, geboortedatum, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek. Adellijke titel/predikaat Geboorteplaats en geboorteland Categorie 10 verblijfstitel Aanduiding verblijfstitel, datum einde verblijfstitel, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek, datum einde onderzoek en ingangsdatum geldigheid C01 C02 D01 E01 E02 E03 E04 E05 E06 F01 G01 G02 H01 I01 I02 I03 I04 I05 I06 J01 J02 K01 K02 K03 L01 2
Categorie 60 verblijfstitel (historisch) Aanduiding verblijfstitel, datum einde verblijfstitel, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek, datum einde onderzoek en ingangsdatum geldigheid Categorie 11 gezagsverhouding Indicatie gezag minderjarige Indicatie curateleregister, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek Categorie 21 verwijzing A-nummer Burgerservicenummer Gemeente van uitschrijving, datum uitschrijving, straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode, locatiebeschrijving, indicatie geheim, aanduiding gegevens in onderzoek, datum ingang onderzoek en datum einde onderzoek overig Bewoningsgegevens van een pand Historische bewoningsgegevens van een pand Raadplegen vrije aantekening Raadplegen aanvullende persoonsgegevens Actualiseren vrije aantekening Vervaardigen uittreksel voor intern gebruik M01 N01 N02 O01 O02 O03 P01 P02 WW01 XX01 YY01 ZZ01 3
Bijlage I Verbanden met andere gemeentelijke registraties. 1. De administratie voor Dienst Inwoners, afdeling Belastingen wordt beheerd door het afdelingshoofd Belastingen; 2. De administratie voor Dienst Inwoners, afdeling Sociale Zaken wordt beheerd door het afdelinghoofd Sociale Zaken; 3. De administratie voor Dienst Stad, afdeling Vastgoed en Geo-informatie wordt beheerd door het afdelingshoofd van de afdeling Vastgoed en Geo-informatie; Overzicht betreffende verbanden tussen gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met andere gemeentelijke registraties: Registratie Beheerder / Eigenaar Doel Gekoppelde gegevens BAG Bijhouding Adressen en Gebouwen Heffingen Administratie Algemene bijstandswet Administratie gehandicapten en zorgbehoevenden Administratie Sociale Werkvoorziening Waarderingssysteem Dienst Stad Afdeling Vastgoed en Geo-informatie Dienst Inwoners Afdeling Belastingen Dienst Inwoners Afdeling Sociale Zaken Dienst Inwoners Afdeling Sociale Zaken Dienst Inwoners, afdeling Sociale Zaken Dienst Stad Afdeling Vastgoed en Geo-informatie Bijhouding uniforme registratie adressen en gebouwen Bijhouden van de belastingenadministratie Uitvoering werkzaamheden Algemene bijstandswet Uitvoering werkzaamheden Wet voorzieningen gehandicapten Uitvoering werkzaamheden Sociale Werkvoorziening WOZ-administratie Adressen en gebouwen Alle relevante GBAgegevens Alle relevante GBAgegevens Alle relevante GBAgegevens Alle relevante GBAgegevens Alle relevante GBAgegevens 4
Bijlage 2 binnengemeentelijke afnemers die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden. De volgende afdelingen/organen: 1) De burgemeester, kabinet burgemeester; 2) De burgemeester; 3) Dienst Bestuur, afdeling Gemeentelijke Financiële Administratie; 4) Dienst Bestuur, afdeling Personeel en organisatie; 5) Dienst Inwoners, afdeling Belastingen; 6) Dienst Inwoners, afdeling Publiekszaken; 7) Dienst Inwoners, afdeling Sociale zaken; 8) Dienst Stad, Afdeling Vastgoedinformatie en Geo-informatie; zijn geautoriseerd voor rechtstreekse toegang tot de GBA. Overzicht van 2009 betreffende binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de GBA: afnemer gebruikers doel te raadplegen gegevens Burgemeester Kabinet burgemeester Huwelijksjubilea A01, A03, A04, A05, E01, E02, E03, E04, E05, G02, I01, I02, I03, I05, I06, K01, K02, O03 en ZZ01 Burgemeester Dienst Bestuur Dienst Bestuur Dienst Bestuur De daartoe aangewezen ambtenaren (IBS) Afdeling GFA, Sectie Dienstenadministratie Afdeling Personeel en Organisatie Afdeling Personeel en Organisatie Taken Bijzondere opneming psychiatrische ziekenhuizen E01, E02, E05, H01 en I01 Invordering facturen E01, E02, E03, E04, E05, G02, I01, I02, I03, I04, I05, I06, O01, O03, P01 en P02 Taken pensioenen gemeentepersoneel Taken wachtgelden gemeentepersoneel A01, A02, A03, A04, A05, A06, E01, E06, F01, G02, I01, I04, I06, K01, K02 en K03 A01, A02, A03, A04, A05, A06, B02, 5
Dienst Inwoners Afdeling Belastingen Uitvoering taken belastingen Dienst Inwoners Afdeling Publiekszaken Uitvoering taken Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de Lijkbezorging, wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet, Wegenverkeerswet C02, E01, I01, I06, K01 en K03 A01, A02, A03, A04, A05, A06, I01, I04, I05, I06, O01, O02, O03 P01, P02 WW01 XX01 YY01 C24 6
Dienst Inwoners Afdeling Sociale Zaken Uitvoering taken Sociale werkvoorziening Dienst Inwoners Afdeling Sociale Zaken Uitvoering taken Algemene Bijstandswet Dienst Inwoners Afdeling Sociale Zaken Uitvoering taken Wet Voorzieningen Gehandicapten Dienst Inwoners Afdeling Sociale Zaken Uitvoeren taken gehandicaptenparkeerkaart I01, I04, I06, O01 en O03 WW01 XX01 YY01 ZZ01 A01, A02, A03, A04, A05, A06, D01, E01, E02, E03, E04, E05, I01, I03, I06, L01, M01, N02, O01, O02 en O03 P01, P02 WW01 XX01 YY01 ZZ01 B01, C01, D01, E01, E02, E03, E04, E05, E06, I01, I04, I06, K01, L01, M01, N02, O01 en O03 WW01 XX01 YY01 ZZ01 I01, I04, I06, O01 en O03 WW01 7
Dienst Stad Afdeling VGI (Vastgoed en geo-informatie) Taken met betrekking tot WOZ XX01 YY01 ZZ01 A01, A02, A03, A04, A05, A06, I01, I04, I05, I06, O01, O02, O03 P01 en P02 8
Bijlage 3 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Aan de 1. Dienst Bestuur, afdeling Algemene Bestuurszaken; 2. Dienst Inwoners, afdeling Beheer en Exploitatie; 3. Dienst Inwoners, afdeling Vergunningen en Handhaven; 4. Dienst Stad, afdeling Regie Groen, Sectie Begraafplaatsen; 5. Dienst Stad, afdeling Beleid; kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de GBA plaatsvinden. Overzicht van 2009 betreffende binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de GBA: Afnemer Afdeling Wijze van Doel Welke gegevens verstrekking Dienst Bestuur Rekenkamer en Griffie selectie burgerparticipatie A03, A04, A05, I01 Dienst Bestuur selectie Afdeling ABZ, sectie Bestuurlijk Juridische Zaken Uitvoering taken in het kader van Winkeltijdenwet en Drank- en Horecawet I01, I04, I06 en J01 Dienst Bestuur Dienst Inwoners Dienst Inwoners Afdeling ABZ selectie Taken met betrekking tot de Wet op de kansspelen Afdeling Beheer en Exploitatie Afdeling Vergunningen en Handhaven selectie selectie Taken met betrekking tot vroegtijdige schoolverlaters Taken met betrekking tot Huisvesting E02, E04, E05 en I01, I04, I06, J01 I01, I04, I06 en B01, C01, D01, E01, E02, E03, E04, E05, I01, I02, I03, I04, I06, J02, K01, L01, M01, N01 en N02 9
Dienst Inwoners Afdeling Vergunningen en Handhaven selectie Taken met betrekking tot Milieubeheer A01, A02, A03, A04, A05, A06, I01, I04, I05, I06 en J01 Dienst Stad Afdeling Regie Groen, Sectie Begraafplaatsen selectie Bijhouding grafadministratie (wie begraven en wie rechthebbende) Dienst Stad Afdeling Beleid selectie Steekproef jeugdonderzoek I01, I04, I06 en J01 A03, A04, A05, I01, I05 en I06 10
Bijlage 4 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties. Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties: Overzicht betreffende personen en instanties waaraan gegevens kunnen worden verstrekt en onder welke voorwaarden, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 100 Wet GBA. - naam - geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot dan wel geregistreerde (ex)partner - gebruik van de geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot dan wel geregistreerde (ex)partner - het adres - de gemeente van inschrijving - de geboortedatum en - de datum van overlijden. Personen en/of Instanties Door de overheid gesubsidieerde maatschappelijke instellingen met als doel: a) een bijzonder algemeen belang; b) een bijzonder maatschappelijk belang: c) het belang van geregistreerde zelf; d) een bijzonder wetenschappelijk belang; en e) het uitvoeren van een gemeentelijke taak welke is opgedragen. Instellingen en voorzieningen voor onderwijs, (geestelijke) gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening met als doel een bijzonder algemeen belang, een bijzonder maatschappelijk belang, het Voorwaarden en aantekening(en) - Alleen over in het vermelden, waarbij het doel betrekking moet hebben op de taakuitvoering van de gesubsidieerde instelling. - Geheimhouding mogelijk - Er dient een leerling-, student- of patiëntrelatie te zijn tussen de ingeschrevene en de aanvrager. - Alleen over in het Het verzoek moet duidelijk het doel van de verstrekking - Geheimhouding mogelijk, maar niet wanneer het gaat om een wetenschappelijk -, statistisch of historisch doel. Dan mag de persoonlijke levenssfeer van de bevraagde niet onevenredig 11
belang van geregistreerde zelf, een bijzonder wetenschappelijk belang en het uitvoeren van een gemeentelijke taak welke is opgedragen, ten behoeve van: a) maatschappelijke dienstverlening; b) algemene/geestelijke gezondheidszorg; c) kinderopvang; d) jeugdwelzijnswerk; e) ouderenzorg; f) gehandicaptenzorg; en werkvoorziening. Universiteiten of personen/bedrijven/ instellingen met als doel: een door de overheid gesteund of gesubsidieerd wetenschappelijk onderzoek, statistisch onderzoek, historisch onderzoek, maatschappelijk of filantropisch doel. Woningcorporaties die zich bezighouden met de uitvoering van gemeentelijke taken, voortvloeiende uit de Huisvestingsverordening Gooi en Vechtstreek. Een Bibliotheek (niet gemeentelijke), met als doel de bijhouding van de ledenadministratie. worden geschaad (art. 109 Wet GBA). - Alleen over in het - Geheimhouding mogelijk - Alleen over in het - Géén leges - Alleen over in het Informatie Beheer Groep - Het verzoek moet voortvloeien uit een vordering tot betaling van een geldsom. - Géén leges. Echtgenoten / Geregistreerde partners Een ouder, voogd of verzorger van een kind Een kind ouder dan 16 jaar van een ouder, voogd of verzorger Instellingen waaraan minderjarigen zijn/worden toevertrouwd - De zogenaamde telefoonboekgegevens moeten een echtgeno(ot(e)/partner betreffen die op hetzelfde adres woonachtig is. - De zogenaamde telefoonboekgegevens moeten een kind betreffen die op hetzelfde adres woonachtig is. - De zogenaamde telefoonboekgegevens moeten een ouder, voogd of verzorger betreffen die op hetzelfde adres woonachtig is. - Het verzoek om zogenaamde telefoonboekgegevens moet betrekking hebben op de met name genoemde minderjarige en aan wie de minderjarige wordt/is toevertrouwd. 12
Particulieren. Bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad van een overledene. Crematoria, begraafplaatsen (niet gemeentelijke) Aan de nu volgende voorwaarden moet worden voldaan. 1. Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het 2. Het verzoek moet duidelijk het doel van de verstrekking 3. De bevraagde persoon moet vóóraf schriftelijk hebben ingestemd met de verstrekking. 4. Verzoeker dient zorg te dragen voor de toestemming van de bevraagde persoon. 5. geheimhouding mogelijk. 6. Legesverordening van toepassing. - De gevraagde gegevens over de overledene dienen te zijn ten behoeve van een genealogisch onderzoek. Buitenlandse EU-overheden - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het. Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het. Pensioenfondsen - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het - Legesverordening van toepassing tenzij art. 34 van de Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is. Culturele organisaties - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het. Migrantenorganisaties - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het. Ouderenorganisaties - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het 13
. Patiëntenverenigingen - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het Reclassering/verslaafdenzorg - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het Rode Kruis - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het Vakorganisaties - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het Ziekenhuis - Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het vermelden, waarbij het doel verband moet houden met patiëntenzorg, medische hulpverlening, innen van rekeningen i.v.m. die zorg. Gerechtsdeurwaarder - De aanvraag dient de uitvoering van een publiekrechtelijke taak te betreffen als genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet (betekenen dagvaarding of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen). - Geheimhouding niet mogelijk. - Te verstrekken gegevens: de algemene en verwijsgegevens die nodig zijn i.v.m. de uitvoering van de publiekrechtelijke taak. - Daar de gerechtsdeurwaarder een afnemer is dient er, wanneer het geen no-hit betreft, de daarvoor geldende leges te worden betaald. Zorgverzekeraar - De aanvraag dient de uitvoering van een publiekrechtelijke taak te betreffen. In de aanvraag moet duidelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de aanvraag wordt gedaan (de lijst van publiekrechtelijke taken zijn te vinden op www.zn.nl/overzn/zorgverzekeraars/adressen_a_c.asp) 14
- Te verstrekken gegevens: de algemene en verwijsgegevens die nodig zijn i.v.m. de uitvoering van de publiekrechtelijke taak. - Geheimhouding niet mogelijk. - Daar de zorgverzekeraar voor de uitvoering van de gerechtelijke taak afnemer is, dient er wanneer het geen no-hit betreft de daarvoor geldende leges te worden betaald. Fiom - Op grond van art. 99 lid 1 Wet GBA en art. 68b Besluit GBA kunnen voor het opsporen van personen algemene en verwijsgegevens worden verstrekt middels een voorgeschreven formulier. - Geheimhouding niet mogelijk. - Daar het FIOM een afnemer is dient er, wanneer het geen nohit betreft, de daarvoor geldende leges te worden betaald. 15