Notitie proefvisitatie bij beperkte opleidingsvisitatie Beschrijving opdrachtgever Eigen initiatief opdrachtnemer A. Voets + C. v Dongen, LIC, team kwaliteit link met andere kaders Kwaliteitsbeleid Kwaliteit is van iedereen Veranderd accreditatiestelsel korte samenvatting Beschrijft de manier waarop interne proefvisitaties worden uitgevoerd bij opleidingen die bezig zijn met de voorbereidingen voor een externe visitatie conform het accreditatiekader van NVAO. geldend voor Alle Opleidingen van Avans looptijd Vanaf 2013 type kader Kader Actualiteit Groen Colofon datum September 2012 auteurs A. Voets en C. v. Dongen status Ter bespreking in diverse interne gremia. (team kwaliteit, auditteam, netwerk O&K vaststelling Onbekend
Breda, 's-hertogenbosch, Tilburg ons kenmerk nieuwe opzet proefvisitaties Notitie proefvisitatie bij beperkte contactpersoon Annemieke Voets datum September 2012 telefoon (073) 629 52 75 onderwerp proefvisitaties bij beperkte opleidingsvisitatie van drs Annemieke Voets drs. Cees van Dongen e-mail jgpm.voets@avans.nl aan Auditteam Avans opleidingsvisitatie 1 Inleiding In de afgelopen zes jaren heeft Avans Hogeschool voor iedere opleiding die dat wilde een proefvisitatie georganiseerd. Meestal werd deze proefvisitatie zo n twee weken voor de officiële visitatie gehouden. De feitelijke organisatie lag in handen van het team kwaliteitszorg en organisatieontwikkeling van het LIC. Meer dan 50 docenten vanuit bijna alle opleidingen van Avans hebben enthousiast meegedaan aan deze proefvisitaties. De proefvisitaties werden gewaardeerd door de opleidingen en hebben in de praktijk vaak geleid tot last-minute aanscherpingen bij de opleidingen, met steeds als resultaat dat de opleiding zowel in inhoud als in presentatie adequaat kon reageren op de vragen die het visitatiepanel stelde. Met ingang van 2011 verandert het accreditatiestelsel. Het is voor een instelling mogelijk om een instituutsaudit aan te vragen met als gevolg dat de opleidingen volgens een beperkt 1 kader gevisiteerd en geaccrediteerd gaan worden. Avans Hogeschool zal daadwerkelijk een instituutsaudit gaan aanvragen. In deze notitie zal beschreven worden wat er verandert en hoe dat van invloed is op de proefvisitaties. In par. 2 worden de nieuwe standaarden voor de visitatie op hoofdlijnen beschreven. In par. 3 wordt ingegaan op de belangrijkste wijzigingen. In par. 4 op de nieuwe opzet van de proefvisitatie en in par. 5 op de randvoorwaarden. Bij de voorstellen is uitgegaan van het protocol voor de beperkte opleidingsvisitatie van NQA van medio oktober 2010. Deze notitie wordt eerst voorgelegd aan het team kwaliteitszorg van het LIC (november), dan aan het auditteam van Avans (vergadering medio februari) en tenslotte aan het netwerk O&K in maart). 2 De beperkte opleidingsaccreditatie en de standaarden Bij de beperkte opleidingsvisitatie staan 3 standaarden centraal: 1. Eindkwalificaties: De beoogde eindkwalificaties van de opleiding zijn wat betreft inhoud, niveau en oriëntatie geconcretiseerd en voldoen aan internationale eisen. 2.Onderwijsleeromgeving 1 Beperkt qua onderwerpen, niet qua inhoud
pagina 2 van 5 Het programma, het personeel en de opleidingsspecifieke voorzieningen maken het voor de instromende studenten mogelijk de beoogde eindkwalificaties te realiseren. 3. Toetsing en gerealiseerde eindkwalificaties De opleiding beschikt over een adequaat systeem van toetsing en toont aan dat de beoogde eindkwalificaties worden gerealiseerd. In de definitieve kaders, gepubliceerd op 21 oktober 2010 omschrijft de NVAO de opzet als volgt: In dit regime ( is het regime van de beperkte opleidingsbeoordeling, a.v.) beoordeelt een visitatiepanel van onafhankelijke deskundigen een opleiding op een klein aantal standaarden die het hart van de onderwijskwaliteit betreffen, en accrediteert de NVAO op basis daarvan al dan niet een opleiding. De docenten kunnen hun aandacht en energie steken in verbetersuggesties van deskundigen die over de kern van hun onderwijs gaan en hoeven zich minder bezig te houden met randvoorwaardelijke facetten die meer op het niveau van de instelling liggen. Op instellingsniveau is immers al aangetoond dat een instelling voor die onderwerpen vertrouwen verdient. (cursivering van mij) Bij het nieuwe stelsel wordt dus nadrukkelijk beoogd de docenten meer te bevragen op datgene waar zij dagelijks mee bezig zijn, nl. de inhoud van de opleiding. Uit het nieuwe protocol van NQA blijkt dat de visitatiepanels veel maar dan nu het geval is uit zullen gaan van de gerealiseerde kwaliteit zoals dat naar voren komt in de eindwerkstukken. 3 Belangrijkste wijziging voor de proefvisitatie Voor de opzet van de proefvisitatie betekent dat dat de aandacht meer zal moeten verschuiven van een algemene gesprekstraining ten behoeve van de diverse geledingen van opleiding naar een gesprekstraining op de inhoud van het vakgebied. Dat heeft consequenties voor de inrichting en opzet van de proefvisitaties. Immers, vakinhoudelijke deskundigheid was tot nu toe geen selectiecriterium voor leden van het proefvisitatiepanel. Wel deskundigheid op het stellen van vragen vanuit het accreditatiekader. Indien opleidingen nog steeds prijs stellen op het houden van een proefvisitatie zullen de leden van het proefvisitatiepanel vakinhoudelijk meer deskundig moeten zijn. Hoe kunnen wij de vakinhoudelijke deskundigheid van het proefvisitatiepanel vergroten? 4 De nieuwe opzet van de proefvisitatie Indien een opleiding een proefvisitatie wil en indien van die opleiding meerdere programma s binnen Avans verzorgd worden (bijvoorbeeld in Breda en s-hertogenbosch) zullen docenten en/of (adjunct) directeuren uit die verschillende programma s aangezocht worden om bij elkaars curriculum de proefvisitatie te gaan doen. Wanneer een opleiding uniek is binnen Avans zal in overleg met de betrokken opleiding gezocht worden naar docenten /(adjunct-)directeuren van dezelfde opleiding buiten Avans. De organisatie daarvan is de verantwoordelijkheid van de opleiding. Medewerkers van het team Kwaliteitszorg en Organisatieontwikkeling van het LIC treden op als voorzitter van het proefvisitatieteam. Dit om te borgen dat de panels volgens dezelfde werkwijze blijven opereren. In ieder geval zal ieder panel minimaal twee docent van een hetzelfde curriculum en/of hetzelfde domein tellen. Ter voorbereiding lezen op de proefvisitatie de leden van het panel:
pagina 3 van 5 De kritische reflectie (die mag maximaal 25 pagina s zijn en geeft een verantwoording over de genoemde drie standaarden) Het opleidingskader Het toetsbeleid De nota afstuderen Eén afstudeerwerkstuk per panellid, inclusief beoordeling De lijst met de 25 eindwerkstukken van de laatste twee jaar. Het proefvisitatiepanel doet geen bindende uitspraken over het mogelijk wel of niet behalen van de visitatie. Wel kan het proefvisitatiepanel kanttekeningen plaatsen bij de kritische reflectie; kanttekeningen die de opleiding kan helpen bij de presentatie voor het visitatiepanel. Bij het lezen van de eindwerkstukken en de beoordeling ervan zal de vraag gesteld worden in hoeverre hier sprake is van een gerealiseerd HBO-niveau. Uiteraard gelden voor de deelnemers aan de proefvisitaties nieuwe stijl dezelfde eisen m.b.t. vertrouwelijkheid en integriteit als die gesteld zijn bij de eerste ronde proefvisitaties en die ontleend zijn aan een gedragscode voor auditoren. 5 Nadere randvoorwaarden. De urenvergoeding voor een panellid blijft, net als nu, 20 uur De doorbelasting en in-en uitleen blijft via het LIC lopen. De panels worden per jaar samengesteld en per jaar getraind Bij panelleden die van buiten Avans komen zal de coördinator avn het Avans ausditteam voorlichting en een inwerktraject op maat aanbieden In de training komt meer dan nu specifiek aandacht voor toetsing en beoordeling.
pagina 4 van 5 Bijlage: de selectiecriteria voor een lid van een proefvisitatiepanel heeft overzicht over het eigen programma en is in staat het andere programma op hoofdlijnen te beoordelen. Leden van de curriculumcommissie of adjunct-directeuren zijn in onze ogen goede kandidaten voor deze proefvisitatiepanels. Heeft voldoende distantie om objectief naar een ander curriculum/programma te kunnen kijken heeft de communicatieve vaardigheden van een beginnend auditor. Zie hieronder De sociale vaardigheden van de auditor. Onderstaand overzicht kan worden gebruikt voor individuele reflectie en het opnemen van aandachtspunten in een persoonlijk ontwikkelingsplan. In de jeerlijks training zal hier ook aandacht aan besteed worden: Met mensen kunnen omgaan en hun vertrouwen kunnen winnen. Onderscheid kunnen maken in feiten en gevoelens en opvattingen daaromtrent. Goed kunnen luisteren en hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden. Kunnen doorvragen, op zoek naar bewijsvoering. Een interview goed kunnen structureren en flexibel kunnen uitvoeren. Vasthoudend, geduldig en kritisch zijn. Een goede mix van open en gesloten vraagstellingen kunnen hanteren. Verschillende typen ondervragingstechnieken kunnen hanteren: direct persoonlijk vragen, vragen aan niemand in het bijzonder stellen, visies i.p.v. feiten vragen, controlevragen stellen, etc. Het vermogen om in korte tijd veel te weten te komen (incl. het vermogen om dingen te laten liggen ). Neutraal, diplomatiek, onbevooroordeeld, respectvol en toch scherp blijven (niet beoordelend vanuit een persoonlijk referentiekader, maar op basis van het visitatiekader). Het vermogen een sfeer te creeëren waarin mensen de echte visitatie met vertrouwen en zelfbewust tegemoet treden (fles is half vol, niet half leeg; er is veel goed, al kan hier en daar nog wel wat beter). Het vermogen mee te denken hoe de resterende tijd tot de visitatie het beste gebruikt zou kunnen worden door betrokkenen. Het vermogen om samen met collegae-auditors een goed team te vormen. Gedragscode voor auditors 2. Qua houding en gerichtheid wordt van elke auditor het volgende verwacht. Integer en discreet handelen en al datgene nalaten dat afbreuk kan doen aan de goede naam van Avans en de opleidingen, aan de bedoelingen van de visitatie en aan de goede naam van collega-auditoren. Het vermogen zich onafhankelijk op te stellen ten opzichte van de te auditen opleiding en faculteit c.q. academie waarvan de opleiding deel uitmaakt. Het vermogen zonder vooroordelen en onpartijdig te werken. 2 Met dank aan het LSOP, het Politie Onderwijs- en Kenniscentrum.
pagina 5 van 5 Maximale inspanning tot objectiviteit: uitsluitend oordelen over de in de documenten aangedragen en door betrokkene zelf waargenomen feiten en niet op basis van persoonlijke voorkeuren en/of door anderen aangedragen opinies. Het formuleren van oordelen in collegiale en constructieve termen, bijdragend aan kwaliteitsverbeteringen en een best mogelijke prestatie door betrokkenen. Het bewaken van de onafhankelijkheid, door niet ontvankelijk te zijn voor materiële of immateriële beloningen. Respecteren van de geheimhoudingsplicht: alle informatie en daaruit voortvloeiende oordelen worden uitsluitend gedeeld met betrokkenen: het opleidingsteam en het opleidingsmanagement. Valkuilen In de opdracht: het auditdoel is niet duidelijk, de auditor gaat niet gericht op zoek naar relevante feiten, heeft geen antenne voor signalen; de audit wordt niet naar medewerkers gecommuniceerd, auditees werken niet goed mee; de norm is niet goed afgestemd, bij rapportage ontstaat onenigheid over conclusies; In het gesprek ruis in de communicatie; de auditee: wordt afgeleid door b.v. onrustige omgeving (telefoon, e.d.) of heeft zijn hoofdbij andere zaken; voelt zich niet op zijn gemak en gaat zich verdedigen de auditor is onduidelijk; luistert niet goed / haalt dingen door elkaar; veronderstelt dat auditee dingen al weet; vraagt suggestief, of meerdere dingen tegelijk; is op zoek naar fouten en schuldigen; wil teveel onderwerpen bespreken; laat zich meeslepen in discussies; In de oordeelsvorming: auditor gaat teveel uit van zijn eigen kijk op de zaken; is vooringenomen, objectiviteit komt in gevaar; negatieve informatie weegt zwaarder dan positieve; auditor legt onjuiste verbanden, maakt onjuiste waarnemingen; er wordt gezocht naar persoonlijke missers, in plaats van fouten in werkwijze, methoden en managementsystemen; In de rapportage: maakt geen goed onderscheid tussen: bevindingen en allerlei andere al dan niet interessante feiten; bevindingen en conclusies; conclusies en aanbevelingen; stemt rapportage (inhoud en vorm) niet af op doelgroep.