Provinciaal blad van Noord-Brabant ISSN: 0920-1408 Onderwerp Regeling vergoeding zakelijk gebruik tablet Noord-Brabant Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Bijlage(n) Gelet op artikel F.4, vierde lid, van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies; Overwegende dat Gedeputeerde Staten het tijd- en plaatsonafhankelijk werken wensen te bevorderen; Overwegende dat Gedeputeerde Staten medewerkers de mogelijkheid willen bieden om zelf een keuze te maken welke mobiele apparatuur zij bij de uitoefening van hun functie willen gebruiken; Overwegende dat Gedeputeerde Staten medewerkers daarbij onder voorwaarden ook de mogelijkheid willen bieden hiertoe tegen een vergoeding eigen apparatuur in te zetten; Overwegende dat Gedeputeerde Staten de voorwaarden waaronder dit gebruik wordt gefaciliteerd, nader wensen vast te leggen; Gezien de in het overleg met de ondernemingsraad van 13 september 2012 gegeven akkoord; Besluiten vast te stellen de volgende regeling: Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. deelnemer: deelnemer aan deze regeling; b. tablet: draagbare, platte computer met een aanraakscherm; c. secretaris: secretaris van Gedeputeerde Staten; d. Wi-Fi-spot: plaats waar gebruik gemaakt kan worden van draadloos internet.
Artikel 2 Doelgroep Een vergoeding kan worden aangevraagd door een persoon: a. die door Gedeputeerde Staten is aangesteld in tijdelijke of vaste dienst; b. met wie Gedeputeerde Staten op grond van hoofdstuk H van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden regeling Provincies een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd is aangegaan. Artikel 3 Vergoede activiteit Vergoeding kan worden verstrekt voor zakelijk gebruik van een tablet. Artikel 4 Weigeringsgronden Vergoeding wordt geweigerd indien: a. de medewerker binnen twee jaar voor het tijdstip van indiening van de aanvraag reeds een vergoeding op grond van deze regeling heeft ontvangen; b. de medewerker een vergoeding op grond van deze regeling heeft ontvangen en ten aanzien van hem binnen een termijn van drie jaar sancties op grond van deze regeling zijn opgelegd wegens misbruik van deze regeling. Artikel 5 Vergoedingsvereisten Om voor vergoeding in aanmerking te komen, wordt voldaan aan de volgende vereisten: a. de medewerker zet een eigen tablet in voor zakelijk gebruik; b. de tablet, bedoeld onder a, is geschikt voor: 1. het leggen van een verbinding via Exchange koppeling ten behoeve van het ontvangen en verzenden van provinciale e-mail en agendabeheer; 2. toegang tot internet met Wi-Fi-spots; c. de tablet bedoeld onder a, voldoet in ieder geval aan de volgende technische vereisten: 1. bediening door middel van een aanraakscherm; 2. een minimale schermdoorsnede van 9 inch; 3. een minimale schermresolutie van 1024 bij 768 pixels; 4. een ios, Windows 8 of Android versie 4.0 besturingssysteem; 5. een processorsnelheid van tenminste 1Ghz; 6. een interne harde schijf van minimaal 8Gb; 7. een camera aan de schermkant van de tablet; 8. een minimale accuduur van 6 uur. Artikel 6 Vereisten vergoedingsaanvraag Een aanvraag voor een vergoeding voldoet aan de volgende vereisten: a. aanvragen worden ingediend bij Gedeputeerde Staten; b. aanvragen worden ingediend met gebruikmaking van het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde aanvraagformulier; c. een aanvraag bevat ten minste het volledig ingevulde aanvraagformulier; d. een aanvraag wordt ingediend voor 1 oktober 2014. 2/8
Artikel 7 Hoogte vergoeding De vergoeding bedraagt 240,- voor een periode van twee jaar. Artikel 8 Verstrekking vergoeding Gedeputeerde Staten beslissen binnen een termijn van twee weken op de aanvraag voor vergoeding. Artikel 9 Verplichtingen Aan de deelnemer worden gedurende de periode, genoemd in artikel 4, onder a, de volgende verplichtingen opgelegd: a. de deelnemer zet daadwerkelijk een eigen tablet in voor zakelijk gebruik; b. de eigen tablet, bedoeld onder a, voldoet aan de vereisten, bedoeld in artikel 5, onder b en c; c. de deelnemer maakt met zijn direct leidinggevende afspraken over het onder a bedoelde gebruik; d. de deelnemer beperkt het aantal afdrukken op papier tot een minimum; e. de deelnemer brengt de omvang van zijn eigen papieren archief terug tot een minimum. Artikel 10 Betaling Betaling van de vergoeding, bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, vindt plaats bij de salarisbetaling volgend op de maand waarin het positieve verstrekkingsbesluit is genomen. Artikel 11 Hardheidsclausule Gedeputeerde Staten kunnen in individuele gevallen bepalingen in deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard. Artikel 12 Sancties 1. Indien de deelnemer niet voldoet of heeft voldaan aan de in deze regeling genoemde vereisten en verplichtingen, kunnen Gedeputeerde Staten de vergoeding, bedoeld in artikel 7, geheel of gedeeltelijk terugvorderen. 2. De terugvordering, bedoeld in het eerste lid, vindt plaats door middel van inhouding op de bezoldiging van de deelnemer. 3. Indien de deelnemer binnen de periode, genoemd in artikel 4, onder a, niet langer behoort tot de doelgroep van deze regeling, wordt een bedrag naar rato van de vergoeding als bedoeld in artikel 7, ingehouden op de laatste bezoldiging. Artikel 13 Toezicht De secretaris is belast met het toezicht op de naleving van deze regeling. 3/8
Artikel 14 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 januari 2015. Artikel 15 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vergoeding zakelijk gebruik tablet Noord-Brabant. s-hertogenbosch, 2 oktober 2012 Gedeputeerde Staten voornoemd, de voorzitter de secretaris prof. dr. W.B.H.J. van de Donk drs. W.G.H.M. Rutten 4/8
Toelichting bij Regeling vergoeding zakelijk gebruik tablet Noord-Brabant Algemeen De provincie is groot voorstander van Het Nieuwe Werken, waarbij medewerkers worden ondersteund in het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dit stelt ook bijzondere eisen aan de -technische- voorzieningen. Tegelijkertijd wil de provincie faciliteren dat medewerkers kunnen werken zoals ze dat prettig vinden. Een van de manieren om dit te bereiken is het zogenoemde Bring Your Own-concept. Binnen redelijke grenzen zorgt de medewerker zelf voor de elektronica die hij wil gebruiken en zorgt de provincie ervoor dat die elektronica op een betrouwbare manier kan communiceren met de provinciale applicaties. Na de smartphone, is een tweede toepassing van deze benaderingswijze het bieden van de mogelijkheid aan medewerkers om voor zakelijk gebruik een eigen, en dus zelf gekozen tablet in te zetten. De tablet is hierbij niet bedoeld als vervanging van een PC, maar heeft een specifieke functie aanvullend aan de standaard werkplek. De tablet kan bijvoorbeeld gebruikt worden als archief, als vervanger van printwerk (bijvoorbeeld voor vergaderstukken) en als digitaal schrijfblok. Samenvattend heeft een tablet vooral een raadpleegfunctie: vooral geschikt voor het lezen van documenten. De regeling brengt ook meer eigen verantwoordelijkheid voor de deelnemer met zich mee. Immers, de deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de werking en het onderhoud van de tablet, alsmede voor het bereiken van de beoogde doelen van de regeling, zoals terugdringen printvolume en verhogen digi-vaardigheden van de medewerker. Artikelsgewijs Artikel 3 Vergoede activiteit De primaire activiteit betreft het zakelijk gebruik van de tablet. Dat staat er niet aan in de weg dat privé-gebruik ook is toegestaan. Artikel 4 Weigeringsgronden Onder a De vergoeding die een deelnemer ontvangt, is bedoeld voor gebruik van de tablet gedurende twee jaar. Om die reden wordt een nieuwe aanvraag van dezelfde deelnemer binnen die termijn geweigerd. Onder b Uiteraard worden van deelname eveneens uitgesloten medewerkers jegens wie wegens eerder misbruik van deze regeling sancties zijn opgelegd. 5/8
Artikel 5 Vergoedingsvereisten Onder a Om aan de regeling te kunnen deelnemen, zet de medewerker een privéapparaat in voor zakelijk gebruik. De medewerker kan hiervoor een apparaat gebruiken dat hij al in zijn bezit heeft, of speciaal hiervoor een apparaat aanschaffen. Medewerkers die reeds gebruik maken van een ipad van de provincie en die deel willen nemen aan deze regeling leveren de provinciale ipad en de daaraan gekoppelde simkaart (3G-abonnement) in. Dit valt echter buiten de werkingssfeer van deze regeling. Onder b en c De tablet die de medewerker voor deelname aan deze regeling wil inzetten, dient te voldoen aan een aantal technische specificaties. De reden waarom dit opgenomen is in de regeling, is ervoor te zorgen dat tablets voldoen aan de minimale functionele eisen die daaraan gesteld moeten worden gezien het beoogde gebruik. Het gaat daarbij om minimum eisen. Daardoor voldoet een tablet met een hogere versie van het besturingssysteem als opgenomen in de regeling uiteraard ook aan de voorwaarden. Artikel 6 Vereisten vergoedingsaanvraag Ter voldoening aan dit artikel dient de medewerker die gebruik wil maken van deze regeling via Mijn Administratie (SAP) een aanvraag in. In verband met het project Huis voor Brabant en met de snelle technologische ontwikkelingen is de toekomstsituatie omtrent de ICT-middelen waarmee medewerkers anno 2015 hun werk doen, onzeker. Dit rechtvaardigt om op dit moment te kiezen voor een regeling met een beperkte werkingstermijn. De aanvraagperiode van 24 maanden biedt medewerkers gelegenheid om eenmalig gebruik te maken van de regeling. Artikel 7 Hoogte vergoeding De vergoeding die de medewerker ontvangt, is bedoeld als een tegemoetkoming in de kosten (van aanschaf) van de tablet zelf, alsmede van eventuele accessoires. Ook de kosten van een eventuele verzekering van het toestel, mocht de medewerker daartoe besluiten, komen voor rekening van de medewerker zelf. Tegenover de vergoeding die de medewerker ontvangt, staat de verplichting voor de medewerker om gedurende de hele looptijd van twee jaar een eigen tablet beschikbaar te hebben voor zakelijk gebruik. Tot die verplichting hoort dus ook, dat hij zijn toestel indien nodig laat repareren of - in geval van verlies, diefstal van of onherstelbare schade aan het toestel - zelf vervangt. Mocht deze situatie zich onverhoopt voordoen, komen die kosten geheel voor zijn rekening en kan hij geen enkel beroep doen op de provincie. 6/8
Artikel 8 Verstrekking vergoeding Na het indienen van de aanvraag ontvangt de medewerker binnen twee weken via het Dienstenplein een digitale beschikking op zijn aanvraag. Artikel 9 Verplichtingen algemeen Onder a en b De deelnemer wordt geacht gedurende minimaal twee jaar een eigen, geschikte tablet in te zetten voor zakelijk gebruik. Onder c Hoewel de medewerker zelf kan beslissen deel te nemen aan de regeling, is het van belang dat de medewerker de toegevoegde waarde van de tablet voor het werk met zijn ledinggevende bespreekt en hierover afspraken maakt. Het geëigende moment hiervoor is het planningsgesprek, waarna deze afspraken worden vastgelegd in het jaargesprekformulier. Op deze wijze kunnen deze afspraken in het voortgangs- en evaluatiegesprek ook aan de orde komen. Onder d en e Sinds de invoering van flexibel werken geldt, dat een medewerker geacht wordt zijn werkplek na vertrek schoon achter te laten (clean desk). Op deze wijze kan deze werkplek daarna probleemloos door een ander worden gebruikt. Door het gebruik van tablets te bevorderen, heeft de medewerker de documenten digitaal beschikbaar, ongeacht op welke plek hij zich bevindt. Ook binnen het project Huis voor Brabant is flexibel en plaatsonafhankelijk werken een belangrijke pijler. Ook het programma Digitaal Werken sluit hierbij aan. Daarnaast is nog een grote slag te slaan met het minder printen. Dit bevordert duurzamer werken en bespaart bovendien veel kosten. Van een deelnemer wordt verwacht dat hij hieraan ook een significante bijdrage levert. Daarnaast levert dit een bijdrage aan het verhogen van de digi-vaardigheden van de medewerker. Deze regeling bevat geen specifieke verplichting ten aanzien van beveiliging, omdat van medewerkers van de provincie altijd wordt verwacht dat zij zorgvuldig met vertrouwelijke informatie omgaan, bijvoorbeeld op grond van de Leidraad voor integer handelen. Niettemin wordt de deelnemer wel geadviseerd zijn toestel adequaat te beveiligen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot bijvoorbeeld de e-mail, agenda, contactpersonen en (al dan niet vertrouwelijke) documenten van de provincie. Het instellen van een wachtwoord waarmee de tablet ontgrendeld dient te worden, is een concreet voorbeeld hiervan. Bij het gebruik van vertrouwelijke gegevens dient de medewerker de afweging te maken of hij deze met een tablet wil raadplegen. Zo ja, dan wordt dringend aangeraden de beveiliging van het toestel daarop af te stemmen. Eenzelfde zorgvuldigheid wordt verwacht wat betreft beveiliging tegen besmetting met virussen. 7/8
Artikel 11 Hardheidsclausule De hardheidsclausule is specifiek voor gevallen waarin in deze regeling niet is voorzien en waarbij afwijking noodzakelijk is om in een concreet geval het met deze regeling beoogde doel toch te kunnen bereiken. Is afwijking niet noodzakelijk om dit doel te bereiken, dan kan van deze hardheidsclausule geen gebruik worden gemaakt. Artikel 12 Sancties Eerste lid De deelnemer ontvangt een vergoeding van 240,-, opdat hij gedurende minimaal twee jaar zijn eigen tablet beschikbaar stelt en houdt voor zakelijk gebruik. Mocht de deelnemer deze verplichting niet de volle termijn nakomen, bijvoorbeeld als gevolg van verlies, diefstal of defect raken van zijn tablet, dan wel tussentijdse uitdiensttreding, dan wordt een evenredig deel van die vergoeding teruggevorderd door middel van inhouding op het salaris. Uitgaande van een gemiddelde vergoeding van 10,- per maand gedurende twee jaar, wordt dit bedrag ingehouden voor iedere maand dat de deelnemer niet aan deze verplichting voldoet. Daarnaast kunnen Gedeputeerde Staten bij andere overtredingen besluiten tot gehele of gedeeltelijke terugvordering. Toepassing van de hardheidsclausule is hier niet aan de orde. Om over te kunnen gaan tot rechtspositionele maatregelen in geval een medewerker een op hem als zodanig van toepassing zijnde norm heeft overtreden, is geen grondslag in deze regeling nodig. In dat geval is immers sprake van het niet nakomen van een aan de medewerker als zodanig opgelegde verplichtingen en is artikel G.3 van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies (CAP) inzake plichtsverzuim van toepassing. Gevolg hiervan is, dat de disciplinaire straffen, bedoeld in artikel G.4 CAP opgelegd kunnen worden. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donk de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten : 3277720 Uitgegeven, 3 oktober 2012 De secretaris van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, drs. W.G.H.M. Rutten 8/8