Verslag raad van toezicht amateurvoetbal 2015/ 16 Inleiding Seizoen 2015/ 16 is het eerste volledige seizoen voor de raad van toezicht amateurvoetbal. Het is ook het seizoen waarin de eerste wijziging plaatsvindt in de raad. De uitgangspunten voor handelen blijven gedurende 2015/ 16 in hoofdzaak dezelfde voor de raad van toezicht. Dat geldt ook voor de speerpunten. De context waarbinnen de raad actief is, verandert in enige mate. Met de introductie van de ledenraad amateurvoetbal in januari 2016 wordt de laatste geplande stap gezet in het traject van de aanpassing van de governancestructuur binnen amateurvoetbal. Per 1 januari 2016 is eveneens sprake van uitbreiding van de directie amateurvoetbal. Vanaf dat moment vervult Meta Römers de rol van directeur bedrijfsvoering. Directeur bedrijfsvoering is een titulaire directiefunctie en woont de vergaderingen van de raad van toezicht bij. Taken en bevoegdheden van de raad van toezicht De taken en bevoegdheden van de raad van toezicht (RvT) zijn vastgelegd in het Reglement Amateurvoetbal. Belangrijkste taak is het toezicht houden op de werkzaamheden van de directeur-bestuurder, op het beleid van het amateurvoetbal en op de algemene gang van zaken in de sectie amateurvoetbal. De RvT is een betrokken RvT die niet op de bestuursstoel zit en zijn governance goed bewaakt. Hij legt verantwoording af aan de ledenraad amateurvoetbal (tot 1 januari 2016 verenigingsraad amateurvoetbal). Belangrijk in een goede samenwerking tussen een directeur-bestuurder en een RvT op afstand, is de informatieverstrekking en -verkrijging. De meeste gegevens volgen uit de reguliere management- en informatiesystemen van de organisatie. Om als RvT te functioneren, is een aantal reglementaire en statutaire kaders vastgesteld. Voor een deel zijn deze door de RvT zelf vast te stellen binnen de kaders van de KNVB Statuten. Voorts zijn er door de RvT met de directeur-bestuurder werkafspraken gemaakt en is een aantal taken binnen de RvT onderling verdeeld. De RvT AV werkt met drie commissies: auditcommissie; commissie organisatieontwikkeling; renumeratiecommissie. Samenstelling van de raad van toezicht De raad van toezicht bestaat tot 1 januari 2016 uit: Pier Eringa, voorzitter, lid bondsbestuur, renumeratiecommissie Bibi de Vries, vicevoorzitter, lid bondsbestuur, lid auditcommissie, renumeratiecommissie Huub Wieleman, lid bondsbestuur, voorzitter auditcommissie Albert van Wijk, lid commissie organisatieontwikkeling Jos Vranken, lid commissie organisatieontwikkeling In het najaar maakt Bibi de Vries bekend de werkzaamheden niet langer te kunnen combineren met haar (nieuwe) baan. Een open procedure leidt op de vergadering van de ledenraad in mei 2016 tot de benoeming van Tjienta van Pelt tot lid van de raad van toezicht. Albert van Wijk is dan in een extra vergadering van de ledenraad in maart al benoemd in de positie van vicevoorzitter. Ledenraad 26.11.2016 P. 1
Jos Vranken neemt de opengevallen positie in de auditcommissie in. Bij het afsluiten van het seizoen 2015/ 16 ziet de raad van toezicht er als volgt uit: Pier Eringa, voorzitter, lid bondsbestuur, renumeratiecommissie Albert van Wijk, vicevoorzitter, lid bondsbestuur, commissie organisatieontwikkeling, renumeratiecommissie Huub Wieleman, lid bondsbestuur, voorzitter auditcommissie Jos Vranken, lid commissie organisatieontwikkeling, auditcommissie Tjienta van Pelt Activiteiten In het seizoen 2015/ 16 hebben zeven formele vergaderingen plaatsgevonden van de raad van toezicht. Daarnaast heeft hij een evaluatieve bijeenkomst. De uitkomsten daarvan zijn in januari 2016 gepresenteerd. Op de agenda van de reguliere vergaderingen nemen vaste onderwerpen uit de beleids- en financiële cyclus een belangrijke plaats in: jaarrekening 2014/ 15, strategische agenda 2016/ 17, begroting 2016/ 17. Daarnaast worden thema-gewijs onderwerpen besproken. Het kennismaken en het bouwen aan samenwerking met de nieuwe ledenraad leidt tot een aantal bijeenkomsten waar de raad van toezicht bij aanwezig cq vertegenwoordigd is. De leden van de raad van toezicht vervullen op diverse momenten een representatieve rol. Speerpunten Gegeven het toch nog recente verleden blijft scherpe focus gericht op de financiële huishouding en bedrijfsvoering van de sectie amateurvoetbal. Gelet hierop wordt verderop specifiek aandacht besteed aan dit speerpunt. Speerpunt is eveneens de samenwerking en rolverdeling tussen ledenraad raad van toezicht directeur/bestuurder. De raad van toezicht constateert in dezen dat vanaf de installatie van de ledenraad op 16 januari goede stappen zijn gezet, maar tevens dat ruimte is voor verder groei. Overigens in de ogen van de raad een logische conclusie, juist gelet op de relatief korte tijd dat deze spelers met elkaar op het speelveld staan. Speciale aandacht gaat uit naar de volgende stappen in het kader van de organisatieontwikkeling. Iedere vergadering is de raad van toezicht geïnformeerd over de gezette stappen en voorgenomen acties (o.a. aanstelling directeur bedrijfsvoering, uitbreiding MT AV, leiderschapsontwikkeling en doorontwikkeling HRM) en de ontwikkeling van de KNVB-topstructuur. In dit kader is ook de aanpassing van de structuur van voetbaltechnische zaken aan de orde geweest. Uiteindelijk heeft deze wijziging geleid tot de aanstelling van een technisch directeur. De raad van toezicht is op de hoogte gehouden van voetbaltechnische zaken zoals de prestaties van de vertegenwoordigende elftallen. De Oranje Leeuwinnen werden tijdens het WK in Canada in de 8 e finale uitgeschakeld en plaatsten zich tijdens het in Nederland georganiseerde Olympisch Kwalificatietoernooi niet voor de Olympische Spelen in Rio 2016. Het CP-team daarentegen heeft zich wel gekwalificeerd voor de Paralympische Spelen in Rio 2016. In het seizoen 2015/ 16 is de eredivisie Vrouwen gestart. Over diverse thema s wordt in de RvT-vergaderingen gesproken, vaak in aanwezig van de desbetreffende KNVB- specialist. Genoemd worden: Invoering nieuwe landelijke divisie (tweede divisie) en daaraan gekoppeld licentiesysteem Hollandse School 2.0 (later: Winnaars van Morgen) Onderzoek voetbalvormen jeugd (Nieuwe wedstrijdvormen pupillen) Vrouwenvoetbal Ledenraad 26.11.2016 P. 2
Sportiviteit en respect Ontwikkeling kenniscentrum KNVB-campus Communicatie Domein- en contentstrategie (KNVB.nl) Herziening belastingstelsel en de consequenties voor de KNVB De RvT discussieert met de directie, maar hecht ook aan het directe gesprek met de medewerkers/managers binnen de arbeidsorganisatie. De raad van toezicht ziet het als taak vanuit een betrokken houding (positief) kritische vragen te stellen en de organisatie input mee te geven voor de desbetreffende beleidsthema s. Telkens met het belang van amateurvoetbal op het netvlies: wat hebben onze clubs hieraan en wat merken onze voetballers en voetbalsters hiervan? De directeur heeft de raad van toezicht voorts regelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen NOC*NSF (bestedingsplan 2016 Lottogelden, Sportagenda 2017+), de modernisering van het kansspelbeleid, de fusie tussen Lotto en de Staatsloterij tot Nederlandse loterij. Relevante onderwerpen daar waar het de toekomst van de KNVB en daarbinnen vooral ook amateurvoetbal betreft. Commissie organisatieontwikkeling De commissie organisatieontwikkeling heeft gesproken met de directie naar aanleiding van een analyse van de eerste 4 maanden van de directeur bedrijfsvoering. In lijn hiermee zijn de korte en (midden)lange termijn doelen besproken. Een en ander mede in relatie tot de strategische agenda 2016/ 17. De focus heeft daarbij gelegen op prioritering en op de rol van de directie. De doelen liggen - in willekeurige volgorde en van verschillende orde - op de terreinen: HR, Finance & Control, IT, Operations, Financiële administratie, bereikbaarheid & publieksvoorlichting en de organisatie van het vrouwenvoetbal. Het proces met de commissie organisatieontwikkeling heeft geleid tot 3 belangrijke en concrete speerpunten ten aanzien van de organisatie ontwikkeling: 1. Rapportage en dashboard (op het gebied van beleid/financiën/activiteiten i.r.t. KPI s) 2. Plan operations (Kernopdracht: efficiënter & effectiever, service & klantgerichtheid centraal) 3. Strategische personeelsplanning Het toezicht door de raad van toezicht op de financiële zaken De raad van toezicht heeft zoals gesteld een auditcommissie. Het is de taak van de auditcommissie om zich te verdiepen in de financiële aangelegenheden en de belangrijke zaken te bespreken in de voltallige raad van toezicht. De raad van toezicht als geheel brengt verslag aan de ledenraad uit. De directie van de KNVB sectie amateurvoetbal heeft de jaarrekening 2015/2016 opgesteld. Deze jaarrekening inclusief de toelichting daarop zijn door de RvT met de directie besproken en zijn tevens in een eerdere bijeenkomst van de auditcommissie van de RvT uitgebreid met de directie doorgenomen. In beide bijeenkomsten was onze nieuwe accountant EY aanwezig om haar bevindingen toe te lichten. EY heeft een goedkeurende controleverklaring uitgebracht bij de geconsolideerde jaarrekening van de KNVB. Daarvan maakt de jaarrekening Amateurvoetbal onderdeel uit. Advies De raad van toezicht is van mening dat de jaarrekening 2015/2016 zorgvuldig is opgesteld en dat het bestuursverslag daarin, een nuttige toelichting geeft. De RvT heeft de jaarrekening in zijn vergadering besproken en goedgekeurd. Ledenraad 26.11.2016 P. 3
Het bestuur amateurvoetbal legt u de jaarrekening 2015/2016 voor ter vaststelling. Wij adviseren de ledenraad om de jaarrekening vast te stellen en om het bestuur decharge te geven voor het gevoerde beleid. Overwegingen In onze besprekingen met de directie en de accountant zijn diverse punten de revue gepasseerd. Wij hebben in de bespreking onder meer de volgende punten aan de orde gesteld. 1. Geeft de jaarrekening een helder beeld van de financiële stand van zaken? De auditcommissie heeft de jaarrekening grondig doorgesproken met de directie. De accountant heeft de jaarrekening onderzocht en geeft een goedkeurende controleverklaring af. Wij menen dat de jaarrekening incl. de toelichting en het bestuursverslag voldoende helder inzicht geven in de financiële stand van zaken van KNVB amateurvoetbal. 2. Is de financiële positie van KNVB amateurvoetbal weer gezond? Het positieve resultaat van euro 2,6 miljoen ligt duidelijk boven het begrote resultaat van euro 1,3 miljoen. Dat heeft diverse redenen. Het karakter van de meeste (per saldo) meevallers is niet structureel van aard. Met het positieve resultaat over het afgesloten jaar komt de financiële situatie van de sectie amateurvoetbal weer op orde. De liquiditeit is goed. Over de benodigde omvang en ontwikkeling van het weerstandsvermogen brengt de directie een notitie uit. Dat neemt niet weg dat er financiële risico s zijn voor de toekomst die serieuze gevolgen kunnen hebben. Denk daarbij aan onzekerheid over bijdragen in het convenant Jeugdvoetbal, de subsidie voor Veilig Sport Klimaat en ons aandeel uit de Nederlandse loterij. De risico s zijn in beeld en worden nauwkeurig gevolgd door de directie. 3. Zijn onze financiële processen en de interne beheersing adequaat? Met de inzet van de directeur bedrijfsvoering zijn de processen rond de begroting en de periodieke managementrapportage en jaarafsluiting aangescherpt. Amateurvoetbal vervult een goede rol in het KNVB-brede Financieel Platform. Er is gestructureerde aandacht voor de lange termijn financiële risico s. Bij haar aantreden als accountant van de KNVB heeft EY in de interimcontrole een zogenoemde 0-meting uitgevoerd. De resultaten daarvan zijn door hen gerapporteerd aan de bestuurder. EY constateert een voldoende niveau van interne controle. 4. Herkennen we de bevindingen en aanbevelingen van de accountant EY? EY heeft ook een aantal aanbevelingen gedaan. Ten aanzien van de interne beheersing doet EY een aantal aanbevelingen. Een aantal daarvan is inmiddels opgevolgd. Van een aantal andere zal worden bezien of die in gezamenlijkheid met betaald voetbal kunnen worden opgepakt. EY constateert dat een aantal formele vastleggingen beter kunnen. Daarnaast kan een aantal zaken naar de mening van EY efficiënter worden geregeld om daarmee de boekhouding en de consolidatie te vereenvoudigen. Hierover vindt nader overleg plaats met de accountant. EY heeft een aantal aanbevelingen gedaan om het proces van de jaarafsluiting verder te stroomlijnen. De directie neemt deze punten over. Ledenraad 26.11.2016 P. 4
Zijn er andere punten van aandacht? De personeelskosten maken een substantieel deel van de kosten uit. De strategische keuzes zijn bepalend voor het aantal FTE s in onze organisatie. Hier wordt door de directie op gestuurd. Verdergaande digitalisering moet leiden tot een betere dienstverlening onder beheersing van de kosten. Ten aanzien van het IT beleid werkt de directie aan een visie omtrent infrastructuur en applicaties; daaronder Sportlink en de applicaties Finance en HRM. De directie werkt aan een visie op de sportsponsoring in het amateurvoetbal. De raad van toezicht is in zijn algemeenheid geen voorstander van het creëren van een bestemmingsreserve aangezien hiermee geld in potjes wordt afgezonderd en daarmee onttrokken aan de vrije beleidsruimte van de sectie amateurvoetbal in de toekomst. De directie wenst 0,3 mln. van het resultaat 2015/2016 te reserveren voor de realisatie van een on-line trainersplatform in het seizoen 2016/ 17. Wij kunnen daar (eenmalig) mee instemmen vanwege de bijzondere omstandigheden. Ledenraad 26.11.2016 P. 5