Afspraken over gegevensuitwisseling tussen betrokken partijen in ESAR Meldings criteria Convenant Informatie brief Privacy protocol ESAR folder Implementatie plan Opdrachtgever Gemeente Almere Opsteller Frans Jansen/Robbert Kroes Bestandsnaam Model samenwerking externen 2.1
Verzendlijst Naam Bronorganisatie Versie Gerda de Boer Flevoziekenhuis (ter info) 0.9 Wim Bokkers Politie Flevoland 0.9 Karien Bos HVDF/GGD 0.9 Marije de Bruin Gemeente Almere/DMO 0.9 Joukje de Groot Gemeente Almere/DMO 0.9 Dick Hattenberg BCOA/Stichting 1 0.9 Harrie Hendriks BJZ/AMK 0.9 Jelmer Koopmans Nieuw Veldzicht 0.9 Marjon Leeftink-Kusters SLA/PCL 0.9 Marian van Leeuwen Zorggroep Almere 0.9 Majid El Mahmoudi Gemeente Almere/Leerlingzaken 0.9 Peter Peters - Sengers De Meregaard (ter info) 0.9 Anna Roorda Stichting de Schoor 0.9 Richtsje Sietsma Leger Des Heils (ter info) 0.9 Ginni Tamminga Zorggroep Almere 0.9 Versiebeheer Versie Datum Auteur Status 0.9 15-11-2006 Frans Jansen Concept o.b.v. versie 6.5, te bespreken in ESAR werkgroep van 23 november Pagina: 2 van 11
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 1 Inleiding... 4 2 Convenanttekst... 5 2.1 Partijen... 5 2.2 Besluiten... 5 2.2.1 Begripsbepaling... 5 2.2.2 Doelstelling... 5 2.2.3 Houder van het systeem... 6 2.2.4 Het ESAR signaleringssysteem... 6 2.2.5 Opname in ESAR... 6 2.2.6 Privacy... 6 2.2.7 Bevoegdheden, rapportage, beleidsinformatie, organisatie en procedures... 6 2.2.8 Looptijd, wijziging en beëindiging van het convenant... 7 2.3 Ondertekening... 8 Bijlage 1 Begripsbepaling... 9 Pagina: 3 van 11
1 Inleiding In 2005 heeft gemeente Almere in samenwerking met haar maatschappelijke partners het Actieplan Almere, samen effectief zorgen voor onze jeugd (2005), opgesteld. Hierin is beschreven hoe tot een meer effectieve signalering en hulpverlening bij hulpvragen rondom kinderen, jongeren en gezinnen kan worden gekomen. Het blijkt namelijk dat hulpverlening aan jongeren met meervoudige problematiek door het ontbreken van onderlinge afstemming en door het shopgedrag van de jongeren en hun ouders minder effectief is. Een aantal instellingen in Almere werkt samen aan de implementatie van het actieplan om tot een effectieve- en sluitende keten in de jeugdzorg te komen voor kinderen/jongeren in de leeftijd van nul tot en met 23 jaar. Om dat proces te faciliteren is de realisatie van een elektronisch signaleringssysteem (ESAR) in het actieplan opgenomen. De gemeente Almere heeft voor de implementatie de regierol op zich heeft genomen en zal toezicht houden op de afspraken die instellingen maken zodat de gezamenlijke hulpverlening aan kinderen/jongeren beter, sneller en gecoördineerd wordt uitgevoerd. De prioriteit daarbij ligt op preventief beleid omdat het beter is problemen te voorkomen dan achteraf te genezen. Coördinatie en samenwerking brengen uitwisseling van gegevens met zich mee. Zeker wanneer deze uitwisseling in een elektronische vorm plaatsvindt, is de wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. In deze wet zijn de belangrijkste regels voor het vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens vastgelegd. Omdat binnen ESAR elektronisch gegevens worden uitgewisseld, dient het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) daarvan op de hoogte te worden gebracht. Omdat Almere een samenwerkingsverband met de gemeente Rotterdam heeft en die gemeente al 6 jaar ervaring met het elektronisch uitwisselen van gegevens heeft, is besloten de melding bij het CBP gezamenlijk te doen. Omdat Almere uitsluitend DAT informatie dat wil zeggen uitsluitend informatie om jongere, instelling en zorgverlener te kunnen identificeren uitwisselt, volstaat een melding bij het CBP. Wanneer Almere in de toekomst besluit om WAT informatie dit is inhoudelijke informatie over een casus uit te wisselen en die informatie dient niet het doel van de jongere en/of de casus, dan dient bij het CBP ontheffing te worden aangevraagd. Almere gebruikt de dat info binnen ESAR-melding. Het lijkt nu alsof het hele traject alleen gaat over die zgn dat info. In de stappen na een match gaat het wel degelijk over inhoudelijke info uitwisseling De zinnen hierboven kunnen voor verwarring zorgen. Naast de lokale ontwikkelingen worden ook provinciale- en landelijke ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend gevolgd. Op de website van het CBP (www.cbpweb.nl) is meer informatie te vinden over deze ontwikkelingen en over andere werkzaamheden van het CBP. Pagina: 4 van 11
2 Convenanttekst Dit convenant is onderdeel van het Integraal Jeugdbeleid van de gemeente Almere en één van de resultaten van het Actieplan Almere: samen effectief zorgen voor onze jeugd! Het convenant sluit aan bij de samenwerkingsafspraken zoals deze zijn vastgelegd door de Regiegroep Integraal Jeugdbeleid. 2.1 Partijen De ondergetekenden, verder te noemen bronorganisatie, te weten: 1. Bureau Jeugdzorg Flevoland 2. Flevoziekenhuis (nog aan te sluiten) 3. Gemeente Almere, Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling 4. Hulpverleningsdienst Flevoland /GGD 5. Leger de Heils (nog aan te sluiten) 6. De Meregaard (nog aan te sluiten) 7. Nieuw Veldzicht 8. Oecumenisch Samenwerkingsverband Almere (OSA) 9. Politie Flevoland 10. Stichting de Schoor 11. Stichting 1 12. Stichting Leerlingzorg Almere 13. Zorggroep Almere (JGZ) 14. Zorggroep Almere (Maatschappelijk werk) Nemen het volgende in aanmerking De bronorganisaties leggen de afspraken over de vorm en inhoud van de uitwisseling van gegevens en de daarbij behorende samenwerking in dit convenant vast en verplichten zich jegens elkaar om te handelen in overeenstemming met hetgeen in dit convenant is bepaald. De bronorganisaties zijn zich ervan bewust dat zij bij het uitwisselen van gegevens gehouden zijn aan wet- en regelgeving met betrekking tot onder meer privacy, het beroepsgeheim en aan verplichtingen die voortvloeien uit beroepscodes; zij realiseren zich dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang van gegevensuitwisseling en het belang van betrokkenen in zijn of haar persoonlijke levenssfeer. 2.2 Besluiten Partijen verklaren het volgende te zijn overeengekomen. 2.2.1 Begripsbepaling Zie bijlage 1. 2.2.2 Doelstelling Het vroegtijdig signaleren van problemen bij jongeren zodat tijdige, effectieve en gecoördineerde hulp kan worden geboden, Het bijdragen aan een sluitende aanpak voor jongeren door signalering en samenwerking te realiseren tussen alle betrokken bronorganisaties Het genereren van statistische beleidsinformatie. Pagina: 5 van 11
Het te gebruiken hulpmiddel hierbij is ESAR, gekoppeld aan het Oké punt 2.2.3 Houder van het systeem De gemeente Almere is houder van het signaleringssysteem ESAR dat in het kader van het actieplan Almere is ontwikkeld. 2.2.4 Het ESAR signaleringssysteem ESAR is ontwikkeld naar het Rotterdamse model van SISA en op punten aangepast voor de specifieke Almeerse situatie. Op basis van feedback en de evaluatiemomenten in de pilot wordt ESAR definitief vorm gegeven. 2.2.5 Opname in ESAR In ESAR worden alleen jongeren opgenomen waar naar het oordeel van de bronorganisatie zorgen over bestaan. Iedere bronorganisatie legt zelf vast welke criteria zij hanteert bij de selectie van in haar registratie opgenomen personen waarvan de persoonsgegevens worden ingevoerd in ESAR. Deze criteria zijn per bronorganisatie opgenomen in het document criteria melden in ESAR. De bronorganisaties geven van de door hen geselecteerde jongeren de volgende gegevens door aan ESAR: - naam, adres en woonplaats; - geslacht; - geboortedatum; - geboorteplaats; - naam van bronorganisatie - datum dat jongere bij bronorganisatie is gemeld - burgerservicenummer (wettelijk toegestaan per 1 januari 2007) 2.2.6 Privacy Ten aanzien van de registraties die deel uitmaken van het ESAR-signaleringssysteem zal de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in acht worden genomen. Bronorganisaties die dit Convenant ondertekend hebben dragen er zorg voor dat jongeren en indien nodig hun ouders/verzorgers bekend zijn of redelijkerwijs bekend kunnen zijn met de opname van hun persoonsgegevens in ESAR. Opname in ESAR gebeurt met toestemming van de jongere en indien nodig zijn ouders/verzorgers. Indien er geen toestemming is en de hulpverlener vindt dat opname in ESAR in lijn is met de doelstelling van de zorg, dan meldt hij dat de persoonsgegevens in ESAR worden opgenomen. Tijdens de pilot zal indien nodig de privacy paragraaf nader worden ingevuld. 2.2.7 Bevoegdheden, rapportage, beleidsinformatie, organisatie en procedures De projectleider ESAR is verantwoordelijk voor de leiding en begeleiding van de pilot. Hij rapporteert aan de ESAR verantwoordelijke binnen DMO van gemeente Almere. In de pilot vindt maandelijks een schriftelijke terugkoppeling naar de bronorganisaties plaats op basis van gebruikservaringen en individuele bezoeken aan de bronorganisaties. Iedere 2 maanden/kwartaal vindt een plenaire terugkoppeling met alle bronorganisaties plaats. Pagina: 6 van 11
Ten behoeve van de houder en de bronorganisaties kan met behulp van de database in ESAR anonieme beleidsinformatie worden gegenereerd. De werkwijze, bewaartermijnen bijvoorbeeld van historische signalen en instellingen van ESAR zijn in een separaat document beschreven. Functioneel beheer en helpdesk zijn belegd bij de hulpverleningdienst/ggd. Al het andere beheer is via gemeente Almere belegd bij Holland Signaal. 2.2.8 Looptijd, wijziging en beëindiging van het convenant Dit convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, maar 3 maanden voor afloop van de pilot vindt een evaluatie van dit convenant plaats waarin kan worden besloten er al dan niet op deze wijze mee door te gaan. Een bronorganisatie kan de deelname aan het ESAR-signaleringssysteem te allen tijde opzeggen. Opzegging geschiedt schriftelijk en wordt gericht aan de ESAR verantwoordelijke van DMO, gemeente Almere. Wijzigingen en aanvullingen op dit convenant met bijbehorende bijlagen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd met instemming van alle ondertekenende bronorganisaties. Tijdens de pilot kunnen nieuwe instellingen in dit convenant is een drietal mogelijke bronorganisaties genoemd - toetreden tot dit convenant wanneer alle betrokken bronorganisaties hiermee akkoord gaan. Zowel het verzoek tot toetreding als de vraag om toestemming vindt schriftelijk plaats. De looptijd tussen het verzoek en antwoord op de vraag is maximaal 3 weken. Pagina: 7 van 11
2.3 Ondertekening Almere, december 2006 namens gemeente Almere Handtekening namens Stichting de Schoor namens politie Flevoland namens Zorggroep Almere (JGZ) namens Nieuw Veldzicht Namens Zorggroep Almere (AMW) namens de Hulpverleningsdienst Flevoland / GGD: namens Stichting 1 namens Bureau Jeugdzorg Flevoland: namens Oecumenisch Samenwerkingsverband Almere namens het Flevoziekenhuis namens Stichting Leerlingzorg Almere: namens de Meregaard Handtekening namens het Leger des Heils Pagina: 8 van 11
Bijlage 1 Begripsbepaling Convenant Actieplan Almere: Samen effectief zorgen voor onze jeugd: actieplan van de Regiegroep Integraal jeugdbeleid van de gemeente Almere om de effectiviteit van de hulpverlening aan kinderen, jongeren en hun ouders te verbeteren en een sluitende aanpak te realiseren. Onderdelen van het actieplan zijn Ouder Kind Centrum (Oké), Ketensamenwerking en Vangnet voor jongeren. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of diens wettelijke vertegenwoordiger. Brandpuntfunctionaris: functie wordt nog ingevuld door werkgroep Vangnet. Wanneer bij een casus het hulpverleningsproces stokt en de zorgcoördinator niet bij machte is dit op te lossen, dan treedt de noodzaak tot opschaling op. Dit houdt in dat de regie op de voortgang en effectiviteit van het zorg en hulpverleningsproces door de brandpuntfunctie wordt overgenomen van de zorgcoördinator. Deze brandpuntfunctie heeft doorzettingsmacht en is daarmee bevoegd om de ontstane impasse te doorbreken. De brandpuntfunctie is een gemeentelijke verantwoordelijkheid, die is gedelegeerd aan de GGD. Voor het uitwisselen van informatie wordt gewerkt met de handreiking gegevensuitwisseling OGGZ. Bronorganisatie: een aan ESAR deelnemende bronorganisatie waarbij een kind of jongere met een probleem op een bepaald leefgebied bekend is. Casemanager: Zie hoofdregisseur. Derde: een aan ESAR deelnemende partij aan wie de gegevens van de betrokkene zijn verstrekt. ESAR: Elektronisch Signaleringssysteem Almeerse Risicojeugd. Een professional kan in ESAR melden dat hij een specifieke jeugdige als risicojeugdige beschouwt conform de daarvoor opgestelde criteria van zijn organisatie. ESAR zorgt er door middel van matching voor dat professionals/ hulpverleners gezamenlijk verantwoordelijk kunnen worden voor het hulpverleningsproces en voor zover wet- en regelgeving dit toestaat - relevante informatie kunnen uitwisselen. In ESAR zelf wordt de voortgang van het hulpverleningsproces geregistreerd. Dit betreft alleen procesmatige informatie (DAT) en geen inhoudelijke (WAT) informatie. ESAR projectleider: is in het eerste (pilot) jaar verantwoordelijk voor de implementatie van ESAR. Hij / zij is het aanspreekpunt voor vragen en begeleiding. Na het eerste jaar wordt deze stimuleringstaak omgezet in een beheerstaak en overgenomen door een van de deelnemende partijen. Het administratieve onderhoud van ESAR, zoals het aanmaken van nieuwe gebruikers en het versturen van rappels, is een gemeentelijke verantwoordelijkheid, ondergebracht bij de GGD. Vanuit deze administratieve functie worden signalen handmatig gedistribueerd naar de zorgcoördinatoren. Gebruiker: degene die onder verantwoordelijkheid van de instellingsverantwoordelijke is belast met de daadwerkelijke invoer van gegevens. Hoofdregisseur: De meldende bronorganisaties (regisseurs) wijzen na een match uit hun midden één hoofdregisseur aan. De hoofdregisseur is verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitvoering van de hulpverlening en contactpersoon voor de ouders. De hoofdregisseur registreert de voortgang van het proces in ESAR (NB: niet inhoudelijk!) en stuurt het gezamenlijke plan van aanpak aan de zorgcoördinator. Holland Signaal: kenniscentrum en landelijke beheerorganisatie waarin het (technisch) beheer en onderhoud van ESAR en de andere gemeentelijke signaleringssystemen wordt ondergebracht. Ook het beheer van de landelijke verwijsindex wordt bij Holland Signaal Pagina: 9 van 11
ondergebracht. De naam Holland Signaal verdwijnt op verzoek van gemeenten Hengelo en Enschede en wordt vervangen door de naam Multi Signaal. Houder: degene die zeggenschap heeft over het ESAR-signaleringssysteem met de daarbij behorende registraties. Voor ESAR is dat de gemeente Almere. Implementatieplan ESAR:actieplan waarin is aangegeven wat door wie op welk moment dient te worden opgeleverd om de stappen tot de start van de pilot op 1 januari 2007 te kunnen zetten.hierin staan toch ook zaken voor tijdens pilotperiode tot dec.2007 Instellingsverantwoordelijke: degene die onder verantwoordelijkheid van de gemeente belast is met de zorg voor de registratie. Jongere: in het kader van ESAR is een jongere een kind/jeugdige tussen de 0 en 23 jaar. Landelijke verwijsindex: landelijk signaleringssysteem zoals ESAR dat lokaal is waarin jongeren op basis van nog te specificeren selectiecriteria vanuit een lokaal signaleringssysteem worden opgenomen. Doel is signaleren en samenwerken tussen gemeenten te bevorderen, bijvoorbeeld wanneer een jongere in een andere plaats woont als waar hij naar school gaat en de zorg over meer gemeenten wordt verdeeld of bij een verhuizing naar een andere gemeente. Oké punt: Dit is een gebiedsgericht samenwerkingsverband tussen onderwijs, jeugdzorg en gezondheidszorg om zo vroeg mogelijk de juiste hulp en advies te organiseren voor ouders en hun kinderen. Ouder/ verzorger: ouder(s) en/of verzorgers van minderjarige kinderen of de niet minderjarige jongere welke in aanmerking komt om gemeld te worden in ESAR. In die gevallen waarin de ouder niet met het gezag is belast dient hier te worden gelezen degene die met het gezag is belast, dan wel de voogd(bronorganisatie) welke de formele zeggenschap heeft over het kind/ de jongere. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verantwoordelijke naar beneden verplaatsen bij de V: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Voor ESAR is dit de gemeente in samenwerking met de hierboven genoemde partijen. De gemeente is eindverantwoordelijke en is juridisch eigenaar van de gegevens. Pilot: periode van 1 januari 2007 tot en met 31 december 2007 waarin de in dit convenant genoemde bronorganisaties gebruik maken van ESAR als hulpmiddel om nog beter te kunne signaleren en samenwerken. Selectiecriteria: elke bronorganisatie bepaalt zelf op grond van welke criteria een jongere in ESAR wordt gemeld. Deze criteria zijn beschreven in het document criteria melden in ESAR. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Zorgcoördinator: functie wordt nog ingevuld door werkgroep Oke punt en de zorgcoördinatoren. Het proces van gecoördineerde hulpverlening wordt gestuurd en bewaakt door de zorgcoördinator, die een onafhankelijke positie heeft ten opzichte van Pagina: 10 van 11
de bronorganisaties en overige hulpverlenende instellingen in de gemeente. De zorgcoördinator ziet er op toe dat aan een match in ESAR tijdig opvolging wordt gegeven. De zorgcoördinatie is een gemeentelijke taak die is gedelegeerd aan de jeugdgezondheidszorg van de GGD/HVDF en de Zorggroep Almere. In de praktijk zal deze functie door één van de circa 40 jeugdverpleegkundigen (en soms artsen) worden vervuld. De zorgcoördinator roept de meldende partijen bij elkaar om de uitvoering van de hulpverlening op elkaar af te stemmen. Zoals al eerder opgemerkt: Door dit zo te stellen lijkt het alsof de melders een afwachtende houding aan kunnen nemen na een match totdat de ZORCO de meldende partijen bij elkaar roept.de zorgcoördinator beoordeelt de situatie en ziet toe op uitvoering van de acties. Indien hij / zij dit nodig acht, dan overlegt de zorgcoördinator de casus met een arts, een orthopedagoog en/of een psychiater. De zorgcoördinator zal de regievoering over de uitvoering van de hulpverlening van de melders overnemen of verleggen naar een andere bronorganisatie, indien de casus hier aanleiding toe geeft. Pagina: 11 van 11