VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: M. van Kuilenburg Tel nr: 8401 Nummer: 14A.00873 Datum: 12 november 2014 Team: Financien Tekenstukken: Nee Bijlagen: 1 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Jonieta de Hoop, Corry Verhoef, George Breedveld, Joel van der Dool Onderwerp: Treasurystatuut gemeente Woerden en Oudewater 2015. Advies: 1. Akkoord te gaan met de nieuwe kaders, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de treasuryfuncties zoals in samenspraak met de gemeente Oudewater geformuleerd. 2. Vast te stellen het Treasurystatuut gemeente Oudewater en gemeente Woerden 2015 Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Duindam
Inleiding: Per 1 januari gaan de ambtelijke organisaties van Woerden en Oudewater op in één organisatie. Die éne ambtelijke organisatie bedient dan twee besturen. Daar moe(s)t veel voor gebeuren en daarom is het programma Werken voor Oudewater en Woerden in het leven geroepen. Een van de zaken die moeten gebeuren is het zoveel mogelijk harmoniseren van regelingen en processen. Het treasurystatuut maakt hier onderdeel van uit. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Het treasurystatuut kent haar oorsprong in de wettelijk verplichte verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet, waarin de raad opdraagt dat het college regels opstelt ter uitvoering van de financiering en deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in een treasurystatuut vaststelt. Het vaststellen van het treasurystatuut is een bevoegdheid van het college. Beoogd effect: De regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening omtrent de treasuryfunctie vast te stellen. Argumenten: In dit treasurystatuut zijn de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten vastgelegd van de treasuryfunctie van de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater. Doel van de treasuryfunctie is ervoor zorgen dat er voldoende middelen zijn voor het uitvoeren van de publieke taak zoals in de programmabegroting is vastgelegd. Doel is niet het realiseren van rendement. Dit treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Bij het opstellen is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders. In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de gemeente geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: Risicobeheer; Gemeentefinanciering; Kasbeheer. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden. Het nieuwe statuut wijkt niet veel af van het oude statuut uit 2010. De wijzigingen zijn dat het statuut geldt voor twee gemeenten en dat de nieuwe functies opgenomen zijn. (vervallen is bijvoorbeeld de functie afdelingshoofd ondersteuning, daar is teammanager financiën voor in de plaats gekomen). Het treasurystatuut is door het college van Oudewater vastgesteld in november 2014. Kanttekening: n.v.t.
Financiën: n.v.t. Uitvoering: Het besluit wordt bekend gemaakt via digitaal Gemeenteblad en zal in werking treden per 1 januari 2015. Publicatie gaat via juridische zaken (Corrie Verhoeff) en vindt plaats voor 1-1-2015. Communicatie / Website: N.v.t. Ondernemingsraad: n.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming: Treasurystatuut, oktober 2010, nr. 10i.02920 Uitvoeringsstatuut treasury, juni 2014, nr. 14B.00445 Bijlagen: Treasurystatuut gemeente Woerden en Oudewater 2015.
Treasurystatuut Gemeente Woerden en Gemeente Oudewater Datum 12 november 2014
Inhoud 1 Inleiding... 1 2 Treasurystatuut... 2 I Begrippenkader... 2 II Doelstellingen van de treasuryfunctie... 3 III Renterisicobeheer... 4 V Intern liquiditeitsrisicobeheer... 4 VI Valutarisicobeheer... 4 VII Financiering... 5 IX Relatiebeheer... 5 X Geldstromenbeheer... 6 XI Saldo- en liquiditeitenbeheer... 6 XII Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle... 6 XIII Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden... 7 XV Inwerkingtreding... 8
1 Inleiding Het treasurystatuut kent haar oorsprong in verordening 212, waarin de raad opdraagt dat het college regels opstelt ter uitvoering van de financiering en deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in een treasurystatuut vaststelt. Dit statuut voorziet daarin. Er is geen separaat uitvoeringbesluit. De invoering van de regeling schatkistbankieren decentrale overheden (wijziging van de Wet financiering decentrale overheden in verband met het rentedragend aanhouden van liquide middelen in s Rijks schatkist) en de nieuwe financiële verordening zijn aanleiding tot het actualiseren van het treasurystatuut. In dit treasurystatuut zijn de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten vastgelegd van de treasuryfunctie. Doel van de treasuryfunctie is ervoor zorgen dat er voldoende middelen zijn voor het uitvoeren van de publieke taak zoals in de programmabegroting is vastgelegd. Doel is niet het realiseren van rendement. Dit treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Bij het opstellen van dit treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders. In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van de gemeente geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, gemeentefinanciering en kasbeheer. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden. 1
2 Treasurystatuut Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater en Woerden; Gelet op de verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden; Vast te stellen het navolgende Treasurystatuut. Besluit: I Begrippenkader Artikel 1. In dit statuut wordt verstaan onder: - Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; - Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); - Intern liquiditeitsrisico De risico s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; - Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar; - Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; - Kredietrisico De risico s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; - Liquiditeitenbeheer Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; - Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid; - Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; - Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; - Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; - Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; - Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; - Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling; 2
- Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; - Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer; - Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. II Doelstellingen van de treasuryfunctie Artikel 2. De treasuryfunctie van de gemeente dient tot: 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; 2. Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico s zoals renterisico s, kredietrisico s en liquiditeitsrisico s; 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. 3
Risicobeheer III Renterisicobeheer Artikel 3. 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido; 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido; 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; 5. De rentevisie is gebaseerd op de visie van de huisbank en wordt verwoord in de treasuryparagraaf; 6. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen. 7. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. IV Kredietrisicobeheer Artikel 4 1. De gemeente mag leningen, garanties of financiële participaties uit hoofde van haar publieke taak uitsluitend aangaan wanneer het college in haar besluit het openbaar belang in deze motiveert en zolang zij binnen de kaders blijft zoals bijvoorbeeld gesteld in de verordening op grond van artikel 212 Gemeentwet en de daaruit voortvloeiende regelingen. 2. Er wordt vooraf advies ingewonnen bij het organisatieonderdeel Financiën over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij. 3. Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden door het college zoveel mogelijk zekerheden en/of garanties geëist. V Intern liquiditeitsrisicobeheer Artikel 5. De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar. VI Valutarisicobeheer Artikel 6. Valutarisico s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro. 4
Gemeentefinanciering VII Financiering Artikel 7. Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: 1. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak en dus niet ten behoeve van het realiseren van rendement; 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn onderhandse leningen; 4. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd. 5. Bij het aantrekken van financieringen wordt rekening gehouden met de overeenkomst financiële dienstverlening afgesloten bij de huisbankier. VIII Uitzettingen Artikel 8 1. Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen uit hoofde van treasury vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Agentschap. 2. De gemeente hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening courant en het aanhouden van middelen in deposito s. 3. Uitgezonderd van de verplichting om in s Rijks schatkist te worden aangehouden, zijn: a. middelen voor zover deze, gerekend over een kwartaal gemiddeld het drempelbedrag, bedoeld in het vijfde lid, niet te boven gaan. b. middelen in de vorm van leningen aan andere openbare lichamen, met dien verstande dat openbare lichamen geen leningen kunnen verstrekken aan openbare lichamen waarmee zij belast is met een toezicht relatie. c. middelen op een G-rekening als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004 4. Het drempelbedrag, genoemd in het eerste lid, onder a, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begroting kleiner of gelijk aan 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal 250.000 bedraagt. IX Relatiebeheer Artikel 9. De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: 1. Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 3 jaar beoordeeld; 2. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan een AA-minus rating. 3. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EERtoezicht 1 te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer. 1 Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. 5
4. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (STE) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Kasbeheer X Geldstromenbeheer Artikel 10. Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. 2. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank; XI Saldo- en liquiditeitenbeheer Artikel 11. Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: 1. De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; 2. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en de kredietfaciliteit op rekening courant; 4. Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn conform artikel 8- het aanhouden van middelen in de rekening courant, het aanhouden van middelen in deposito s en leningen aan andere openbare lichamen. 5. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd. Administratieve organisatie en interne controle XII Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle Artikel 12. In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd (zie artikel 13); 2. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; b. de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen; c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. 3. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: a. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; b. de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn. 4. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties; 5. De accountant toetst, in het kader van zijn algemene controleopdracht, de opzet en werking van de administratieve- en interne controle maatregelen. 6
XIII Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Artikel 13. De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasury functie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Verantwoordelijkheden Raad: Het stellen van kaders en het uitoefenen van haar controlerende rol door middel van het vaststellen van de financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening. Vaststellen van verordening 212 waarin regels gesteld worden ten aanzien van de financiering en aan het college wordt opgedragen dit vorm en inhoud te geven. College van B&W: Portefeuil lehouder: Manager Financiën: Treasurer: Budgethouders: Concerncontroller: Manager concernza ken: Externe accountant: Regels opstellen ter uitvoering van de financiering en deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening en dit vastleggen in het treasurystatuut. Vaststellen van het treasurystatuut. Is vanuit het college de eerstverantwoordelijke voor het opstellen van het treasurystatuut en de uitvoering van de treasury. Adviseert het college bij zijn sturende functie op gebied van treasury. Is verantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering en inrichting van het treasuryfunctie. Op basis van mandaat ondertekenen van financiële contracten. voortvloeiend uit de treasuryfuncties. Informeren van de portefeuillehouder. Uitvoering geven aan de treasurytaken. Stelt het treasurystatuut en de financieringsparagraaf op. Het verwerken van informatie in een liquiditeitenplanning. Het onderhouden van contacten met instellingen. Het zorg dragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de Treasurer, met het oog op de liquiditeiten planning. Verantwoordelijk voor de inrichting van de administratieve organisatie. Conform het vic-plan uitvoeren van verbijzonderde interne controles. In het kader van zijn reguliere taak controleren van het uitgevoerde treasurybeheer en waar nodig adviseren. Het informeren van de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid (d.m.v. de financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening). Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (bij een looptijd > 1 jaar) Formeel eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatievoorziening over treasury in de Planning en Control instrumenten. Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. Verantwoordelijk voor juiste registratie in financiële administratie van financiële transacties. Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer. Het schriftelijk vastleggen van treasury transacties en het doorgeven hiervan aan de administratief medewerker. Gevraagd en ongevraagd adviseren management. Het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten van de budgethouders. Zich laten ondersteunen door de financieel consulent. Verantwoordelijk voor de verbijzonderde interne controle op treasurytaken. 7
Artikel 14. In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot de treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. 1 e handtekening = uitvoering 2 e handtekening = autorisatie Treasury activiteiten Aantrekken van kortlopende (<1 jaar) financieringsmiddelen Aantrekken van langlopende (>1 jaar) financieringsmiddelen Teammanager Financiën Vervroegd aflossen van leningen Teammanager Financiën Vaststellen van renteherzieningen Kortlopend (<1 jaar) uitzetten van overtollige middelen Langlopend (>1 jaar) uitzetten van overtollige middelen Verstrekken van leningen en/of garanties vanwege de publieke taak Openen/wijzigen/sluiten bankrekeningen/rekening-courant overeenkomsten van Teammanager Financiën Teammanager Financiën College burgemeester en wethouders Teammanager Financiën College burgemeester en wethouders Teammanager Financiën Afstorten van contant geld Kassier XV Inwerkingtreding Artikel 15. Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2015. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, 8