RAPPORTAGE NULMETING AQUO
RAPPORTAGE NULMETING AQUO Piet Hein Minnecré, Dave Oberweis DATUM 21 maart 2013 STATUS Definitief VERSIE 1.2 INTERNE TOETS Hans Oeij 2/21
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 3 1 Inleiding 5 1.1 Inleiding 5 1.2 Over de Aquo-standaard 5 1.3 Aquo en het 'Pas toe of leg uit'-regime 5 1.4 Doel van de nulmeting 6 1.5 Scope van de meting 6 2 Werkwijze 7 2.1 Informatievergaring op basis van interviews en deskresearch. 7 2.2 Vragenlijst 7 2.3 Geïnterviewde partijen 8 2.3.1 Overheden die gegevens uitwisselen in het kader van het waterbeheer 8 2.3.2 Overheden die geen gegevens uitwisselen in het kader van het waterbeheer 9 2.3.3 Leveranciers van informatiesystemen 9 3 Bevindingen 10 3.1 Lastig om aanspreekpunten te vinden 10 3.2 Kennis van Aquo 10 3.3 Gebruik van Aquo 11 3.4 Gepercipieerde meerwaarde 11 3.5 Inbedding in de organisatie 12 3.6 Pas-toe-of-leg-uit 12 3.7 Over het wijzigingsproces van Aquo 13 3.8 Over de servicedesk van Aquo 14 3.9 Gebruik van Aquo-lex 14 3.10 Gebruik van UM Aquo en domeintabellen 14 3.11 Overige opmerkingen van partijen 15 3.11.1 Over de rol van IHW en de relatie met andere partijen 15 3.11.2 Over de standaard en het gebruik ervan 16 3.11.3 Overige opmerkingen 16 4 Conclusie 17 5 Aanbevelingen 19 5.1.1 Prioriteer 19 3/21
5.1.2 Maak voor gebruikers helder wat gedaan moet worden 19 5.1.3 Verklein de verandering 20 5.1.4 Maak duidelijk wat de winst is en zorg dat deze verzilverd wordt 20 5.1.5 Ondersteun bij het weghalen van drempels 20 5.1.6 Beïnvloed de beïnvloedingsfactoren 21 4/21
1 INLEIDING 1.1 Inleiding Dit document beschrijft de resultaten van de nulmeting van de implementatie van de Aquostandaard. Deze nulmeting is uitgevoerd in opdracht van het Informatiehuis Water (IHW). 1.2 Over de Aquo-standaard De Aquo-standaard is ontstaan uit 'best practices' in de watersector. De standaard is bedoeld voor iedereen die te maken heeft met het vastleggen, gebruiken en uitwisselen van gegevens in het waterbeheer. De Aquo-standaard bestaat uit de volgende onderdelen: - Aquo-lex: het waterwoordenboek dat voorziet in eenduidige definities van termen en objecten die gebruikt worden in het waterbeheer; - Aquo-domeintabellen: keuzelijsten van mogelijke waarden voor gegevenselementen in een informatiesysteem; - Uitwisselmodellen UM-Aquo: de standaard voor de uitwisseling van geografische en meetgegevens in het waterbeheer. 1.3 Aquo en het 'Pas toe of leg uit'-regime In Nederland geldt een 'pas-toe-of-leg-uit'-regime voor het gebruik van standaarden door overheden. Kort samengevat houdt het regime in dat overheden of instellingen uit de (semi-) publieke sector verplicht zijn om bij de aanschaf van ICT-systemen/-diensten de relevante standaarden van de 'pas-toe-of-leg-uit'-lijst van het College Standaardisatie te eisen. Voor iedere open standaard op deze lijst is een functioneel toepassingsgebied en een organisatorisch werkingsgebied bepaald aan de hand waarvan een overheid kan bepalen of de standaard in een specifiek inkooptraject voor haar relevant is. Overheden mogen alleen afwijken (dat wil zeggen 'de standaard niet toepassen') ingeval van redenen van 'bijzonder gewicht'. Overheden zijn verplicht om afwijkingen gemotiveerd vast te leggen in de administratie en zijn verplicht om zich te allen tijde over de mate van naleving te verantwoorden in het jaarverslag. De Aquo-standaard is opgenomen op de lijst met standaarden op 4 november 2010. Dat betekent dat overheden of instellingen uit de (semi-)publieke sector die ICT-systemen na die datum hebben aangeschaft of groot onderhoud hebben laten plegen op bestaande systemen gebruik moeten maken van Aquo. Voor de Aquo-standaard geldt voorlopig nog een toepassingsvrije voet van 50.000 euro. Waterbeheerders die 50.000 euro of meer willen investeren in ICT-projecten, zijn verplicht dat te doen conform de Aquo-standaard. 5/21
1.4 Doel van de nulmeting De Stuurgroep Water heeft IHW gevraagd te rapporteren over de huidige stand van zaken ten aanzien van de implementatie van Aquo. Daarnaast heeft IHW de volgende doelen voor ogen met de uitvoering van de meting: - Informatie uit de meting moet richting geven aan het in ontwikkeling zijnde adoptieplan voor Aquo, - Informatie uit de meting moet richting geven aan de verdere doorontwikkeling van Aquo. Het doel is om een dergelijke meting in de toekomst vaker uit te voeren zodat men een beeld kan vormen van de voortgang van implementatie. Tot slot ziet IHW de meting als een kans om het bestaan van de standaard verder onder de aandacht te brengen van de organisaties die een rol hebben in het waterbeheer in Nederland. 1.5 Scope van de meting Deze meting richt zich op de toetsing van de voortgang van de implementatie van de Aquostandaard. Er wordt niet gekeken naar andere onderdelen die soms ook tot Aquo worden gerekend zoals pre-standaarden, technische afspraken of andere richtlijnen. Daarbij is niet alleen onderzocht of overheden conform het Pas-toe-of-leg-uit regime handelen. Conform dat regime zouden alleen overheden en of instellingen uit de (semi) publieke sector Aquo moeten gebruiken. Daarmee valt een veelheid aan potentiële gebruikers en mogelijkheden van Aquo buiten de boot. Voor het Informatiehuis Water is het juist interessant om te weten hoe breed Aquo wordt toegepast. 6/21
2 WERKWIJZE In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de nulmeting is uitgevoerd. Daarbij gaan we kort in op het gebruik van interviews, de daarbij gehanteerde vragenlijst en de keuze voor de verschillende geïnterviewde partijen. Voor een meer volledige beschrijving van de opzet van het onderzoek verwijzen we naar het document 'Het opzetten van een toetskader voor Aquo'. In dat document is tevens beschreven hoe het toetskader tot stand is gekomen en welke keuze daarbij gemaakt zijn. De belangrijkste conclusies van dat onderzoek voor deze nulmeting zijn: - Het toetsen van de conformiteit van implementaties aan de standaard is lastig. Dat komt in de eerste plaats door het feit dat de standaard voor een groot deel een semantische standaard is. Daarnaast is het met de huidige opzet van de standaard zeer lastig tot onmogelijk om te bepalen welke onderdelen je op welke wijze moet gebruiken voor bepaalde taken. - Binnen de beoogde scope van nulmeting is het niet mogelijk om met voldoende partijen te spreken om een statistisch representatief beeld te verkrijgen. De nulmeting is dan ook eerder kwalitatief van aard. Juist het doorvragen bij interviews, de mogelijkheid om bepaalde onderwerpen (zoals drempels voor gebruik) verder uit te diepen maken dat dit onderzoek een goed beeld geeft van achterliggende motivaties, meningen, wensen en behoeften van de doelgroep. De hierdoor verkregen informatie is gekruist met gegevens uit publiek beschikbare documenten van de verschillende organisaties zoals jaarverslagen. 2.1 Informatievergaring op basis van interviews en deskresearch. Voor deze nulmeting is gebruik gemaakt van interviews en deskresearch. Op basis van de informatie die daarmee is vergaard is door VKA een beeld gevormd en beschreven van de huidige stand van zaken ten aanzien van het gebruik van Aquo. Dit onderzoek en de rapportage geven niet alleen een beeld van de feitelijke antwoorden van de verschillende partijen, maar bevat (op verzoek van de opdrachtgever) ook een kwalificatie door de onderzoeker van de antwoorden. In de rapportage is het verschil tussen mening en feit telkens aangegeven. 2.2 Vragenlijst Voor de interviews is gebruik gemaakt van een vragenlijst. Deze vragenlijst is in samenwerking met de opdrachtgever opgesteld en gaat in op de volgende onderwerpen. - Kennis van Aquo - Gebruik van Aquo - Gepercipieerde meerwaarde - Inbedding in de organisatie - Het Pas-toe-of-leg-uit beleid - Over het wijzigingsproces van Aquo - Over de servicedesk van Aquo 7/21
- Gebruik van Aquo-lex - Gebruik van UM Aquo en domeintabellen - Overige opmerkingen van partijen De vragenlijst heeft als basis gediend tijdens de gesprekken. Daarnaast hebben we tijdens de gesprekken doorgevraagd en is soms door de contactpersonen extra informatie aangeleverd of navraag gedaan bij collega's. 2.3 Geïnterviewde partijen Samen met IHW is een lijst van te interviewen partijen en contactpersonen opgesteld. De volgende partijen zijn gesproken. Bij sommige organisaties zijn gesprekken gevoerd met meerdere personen. 2.3.1 Overheden die gegevens uitwisselen in het kader van het waterbeheer Waterschappen Waterschap Scheldestromen: Jan bij de Vaate Waterschap Hunze en Aa's: Martijn Burgler en Richard Smilda Hoogheemraadschap Noorderkwartier: Bart Bos Waterschap Groot Salland: Johan van Dijk Waterschap Rivierenland: Viola van Lier Wetterskip Fryslan: Dick Vastenhoud Daarnaast is meerdere malen (via email en telefonisch) getracht contact te krijgen met Waterschap Aa en Maas. Daar is echter geen reactie op gekomen. Provincies Provincie Zeeland: Michiel Bil Provincie Noord-Brabant: Matthijs ten Harkel Daarnaast is meerdere malen (via email en telefonisch) getracht contact te krijgen met de Provincie Drenthe en met de Provincie Zuid-Holland. Daar is echter geen reactie op gekomen. Gemeenten Gemeente Assen: Loes Thorbecke Daarnaast is meerdere malen (via email en telefonisch) getracht contact te krijgen met de Gemeente Rotterdam. Zij konden echter niemand vinden die vragen kan beantwoorden over Aquo. 8/21
In het gesprek met de gemeente Assen kwam naar voren dat waarschijnlijk zeer weinig gemeenten werken met de Aquo-standaard aangezien zij zich richten op RIONED. In een later gesprek met IHW bleek dat ook zij dit herkennen. Overige partijen Rijkswaterstaat DID: Bas van Gennip Rijkswaterstaat De waterdienst: Ronald van der Vliet 2.3.2 Overheden die geen gegevens uitwisselen in het kader van het waterbeheer Interprovinciaal Overleg (IPO): Cees Kamphuis Het Waterschapshuis: Peter de Leeuw en Gerbrand Bijkerk Unie van Waterschappen (UvW): Marianne Krug, Erik Kraaij en Willem Wensink Ook bij het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is aangegeven dat zij niets doen met de standaard. Met GBO Provincies stonden tot twee keer toe een afspraak gepland (op locatie en telefonisch), maar in beide gevallen was de medewerkster niet aanwezig. Ze heeft daarna ook niet meer van haar laten horen. 2.3.3 Leveranciers van informatiesystemen IBM: Jan Bakker Nelen en Schuurmans: Bastiaan Roos Tauw: Eric Versteeg Ordina: Hans de Haan Grontmij: Erik Nobbe EcoSys B.V.: Ton Berkhout 9/21
3 BEVINDINGEN 3.1 Lastig om aanspreekpunten te vinden Een eerste bevinding betreft het vinden van aanspreekpunten voor dit onderzoek binnen de verschillende organisaties. Dat is in dit onderzoek lastig gebleken. Door veel partijen werd zeer slecht gereageerd op e-mails, telefoontjes of ingesproken voicemails met verzoeken om mee te doen aan dit onderzoek. Er werd niet teruggebeld of gemaild. Op een paar uitzonderingen na, was het bij alle partijen nodig om meerdere keren na te bellen om een reactie te krijgen. Op verzoek van de opdrachtgever is in onderstaande tabel aangegeven hoe vaak partijen benaderd zijn, hoe vaak doorverwezen werd en hoe vaak dat tot de benodigde informatie heeft geleid. In de tabel is dat per soort organisaties gedaan zodat dit niet terug te herleiden is tot afzonderlijke partijen. De getallen in de tabellen het aantal pogingen dat getracht is een organisatie te bereiken (alvorens er contact was) en het aantal verwijzingen binnen een organisatie zijn gemiddelden per organisatie. Soort organisatie Aantal benaderd Aantal pogingen Aantal verwijzingen Aantal respons Overheden die gegevens uitwisselen 16 5 3 12 Overheden die geen gegevens 6 6 4 5 uitwisselen Leveranciers 6 N.v.t. via formulier 3 6 Het is onduidelijk wat de achterliggende reden hiervoor is. Er kunnen verschillende redenen zijn, waaronder: De bekendheid met Aquo is dermate laag dat men het niet nodig acht te reageren, De belangstelling voor Aquo is dermate laag dat men het niet nodig acht te reageren, Het kan zijn dat partijen die Aquo niet of niet goed gebruiken dit liever niet in een onderzoek willen delen, Partijen hebben het te druk om op dit soort verzoeken te reageren. Als er contact was, bleek soms dat de door IHW opgegeven contactpersonen niet de beste aanspreekpunten binnen een organisatie waren, en dat ze in sommige gevallen ook niet wisten wie dat wel was binnen de eigen organisatie. Zo is het bij de gemeente Rotterdam - ondanks vele doorverwijzingen - en de VNG helemaal niet gelukt om iemand te vinden die bekend was met de standaard. 3.2 Kennis van Aquo Alle contactpersonen die gesproken zijn, gaven aan bekend te zijn met Aquo. Tijdens het onderzoek is meerdere keren door contactpersonen aangegeven dat Aquo de 'norm' is in de waterwereld. 10/21
Wanneer doorgevraagd wordt, blijkt vaak dat de kennis niet diepgaand is of erg gericht op zeer specifieke onderdelen van de standaard die voor die gebruiker relevant zijn. Het blijkt voor de contactpersonen lastig om de verschillende onderdelen van de standaard of de mogelijkheden en toepassingen van de standaard te noemen. Soms verwijzen ze naar onderdelen die verouderd zijn (en soms geen onderdeel van de standaard meer zijn) en soms naar oude onderdelen van de Aquo-website. Ook geven contactpersonen vaak aan dat zij waarschijnlijk de enige of een van de weinige zijn die binnen de organisatie kennis hebben van Aquo. Meerdere partijen geven aan dat IHW duidelijker moet maken wanneer, waarvoor en hoe de standaard ingezet kan worden. 3.3 Gebruik van Aquo De provincies, waterschappen, Rijkswaterstaat, het Waterschapshuis en de meeste leveranciers geven aan Aquo te gebruiken, maar meestal: gaat het om onderdelen van de standaard. De onderdelen die gebruikt worden wisselen sterk. Soms zijn die onderdelen inhoudelijk afgebakend (chemie, biologie) en soms naar onderdelen van de standaard, UM Aquo. is niet helder of die up-to-date zijn, de meeste partijen geven aan de wijzigingen in de standaard niet door te voeren. is niet helder of ze daadwerkelijk conform de standaard geïmplementeerd zijn. Dit wordt door de Aquo gebruikende overheden zelden gecontroleerd en een aantal partijen geeft aan zelf naar eigen goeddunken wijzigingen door te voeren. 3.4 Gepercipieerde meerwaarde Gevraagd naar de meerwaarde van Aquo wordt door bijna alle partijen aangegeven dat deze wel degelijk (in)gezien wordt. Volgens partijen zit de meerwaarde vooral in het gebruik van de standaard bij de uitwisseling van gegevens. De vraag is echter vaak of de meerwaarde opweegt tegen de kosten en inspanning voor implementatie. Gevraagd naar drempels voor het gebruik van Aquo worden de volgende onderwerpen genoemd door partijen: Eigen oudere systemen die de standaard niet ondersteunen, maar nog niet vervangen worden. Systemen van andere partijen (bijvoorbeeld aanleverende systemen) die de standaard niet ondersteunen. Leveranciers die de standaard niet ondersteunen. In deze context gaf een van de waterschappen aan dat de winst van Aquo pas op de lange termijn zichtbaar wordt, en zich slecht laat vangen in de korte termijn doelen die in jaarplannen gesteld 11/21
worden. De implementatie kost veel tijd en geld, en het is vaak te onduidelijk wat het oplevert. Er wordt dus weinig prioriteit aan gegeven. Organisaties of onderdelen van organisaties die zich volgens eigen zeggen meer richten op het beleid zoals de UvW en IPO hebben in dit onderzoek aangegeven Aquo toch meer als een technisch onderwerp te zien dat minder relevant is voor hen. Ze verwijzen door naar ondermeer het Waterschapshuis en GBO Provincies. Overigens geven deze partijen wel aan voorstander te zijn van het gebruik van standaarden. 3.5 Inbedding in de organisatie Het gebruik van Aquo ligt vaak niet verankerd in formeel beleid binnen een organisatie. Eén waterschap heeft vastgesteld beleid ten aanzien van het gebruik van Aquo. Daarnaast wordt de standaard door twee waterschappen genoemd in de architectuur of de zogenaamde ICT randvoorwaarden. Ook het Waterschapshuis of Rijkswaterstaat noemen Aquo. Het gebruik van standaarden (of meer specifiek Aquo) is niet bij inkoop geborgd. Geen enkele partij gaf aan hier regels voor te hebben in het inkoopbeleid. Meerdere partijen gaven aan dat vraag naar Aquo vanuit de functionele of technische specialisten zoals gegevens- of applicatiebeheerders moet komen. Een partij geeft aan dat IHW meer aandacht moet besteden aan inkopers aangezien zij een rol kunnen spelen bij het borgen van het gebruik van standaarden. Slechts één van de geïnterviewde partijen heeft een centraal aanspreekpunt voor Aquo. Bij dit waterschap is het geven van gevraagd en ongevraagd advies onderdeel gemaakt van een rol. Bij de overige organisaties is er niemand die formeel verantwoordelijk is voor de implementatie van Aquo. Gebruikers van Aquo zoals de provincies, de waterschappen, het Waterschapshuis en Rijkswaterstaat geven aan afspraken te hebben met andere partijen over het gebruik van Aquo. Daarbij wordt gewezen op: afspraken met aanleverende Labs over het aanleverformaat, landelijke of Europese afspraken over bijvoorbeeld de KRW-rapportage of het gebruik van Aquo-kit. 3.6 Pas-toe-of-leg-uit De meeste partijen zijn bekend met het pas-toe-of-leg-uit beleid, al kunnen ze meestal niet uitleggen wat het voor hun eigen organisatie betekent. Op een enkele uitzondering (het Waterschapshuis en Groot Salland) na hebben partijen geen vertaling van het pas-toe-of-leg-uit beleid naar het eigen beleid gemaakt. Eén waterschap geeft wel aan dat daaraan gewerkt wordt. Partijen zijn ook niet bekend met de lijst met standaarden van het College Standaardisatie. Deze wordt dan ook niet gehanteerd bij de inkoop van software. 12/21
Geen enkele partij heeft tot nu toe uitgelegd (zoals dat door het beleid gevraagd wordt) of heeft daar plannen voor. In totaal geven vier van de zes waterschappen, het Waterschapshuis en Rijkswaterstaat aan naar Aquo te vragen in aanbestedingen. Ook geven ze aan dat dit niet altijd het geval is, ook niet wanneer dat wellicht wel zou moeten. Als bij aanbestedingen gevraagd wordt om Aquo dan: wordt gevraagd naar gebruik of conformiteit aan de Aquo-standaard. Dat wordt op een enkele uitzondering na niet nader gespecificeerd, wordt soms impliciet gevraagd naar Aquo door de eigen architectuur of randvoorwaarden leidend te stellen, wordt soms impliciet naar Aquo gevraagd door naar comptabiliteit met IRIS of overige pakketten die Aquo ondersteunen te vragen, is Aquo geen knock-out criterium. Het beeld dat hieruit ontstaat wordt bevestigd door de bevraging van de leveranciers. Slechts de helft van de leveranciers geeft aan vragen te ontvangen over het gebruik van Aquo. De vraag is meestal of het te leveren systeem 'Aquo-conform' is. Meer wordt niet gevraagd. 3.7 Over het wijzigingsproces van Aquo Alle partijen die Aquo kennen en gebruiken zijn ook bekend met het wijzigingsproces, met uitzondering van één leverancier. Met de participatie inhet proces is het minder goed gesteld: Slechts twee waterschappen geven aan dat hun applicatiebeheerders mogelijk wat doen met de wijzigingsverzoeken. Bij navraag gaven deze aan weleens gereageerd te hebben, maar dat niet structureel te doen. Daarnaast geven het Waterschapshuis en Rijkswaterstaat aan de wijzigingen op hun impact te beoordelen en indien daar aanleiding toe is te reageren op de verzoeken tot wijziging. Bij de leveranciers geeft slechts één partij aan te participeren in het proces. Als het gaat om het aanleveren van voorstellen voor wijzigingen dan geven alleen het Waterschapshuis en Rijkswaterstaat aan dat structureel te doen. Enkele van de overige partijen hebben aangeven dit in het verleden wel te doen, maar daar mee gestopt te zijn. Een partij gaf als reden hiervoor aan dat de wijzigingen te lang op zich lieten wachten. Een andere partij heeft aangegeven dat dit de laatste tijd juist sterk verbeterd is. Partijen geven tevens aan weinig van de wijzigingen over te nemen. Dit is in ieder geval niet structureel ingebed. Genoemde drempels zijn: De wijzingen hebben te grote impact op de eigen omgeving. Aquo is slechts de basis voor het eigen ontwerp, maar niet leidend. 13/21
3.8 Over de servicedesk van Aquo De bekendheid met de servicedesk is goed. Een ruime meerderheid geeft aan de dienst van IHW te kennen. Ook wordt aangegeven dat vaak direct contact wordt gezocht met een bekende bij IHW. Zo gaven RWS, HWH en de provincie Noord Brabant aan eigenlijk nooit de servicedesk te gebruiken omdat ze liever direct iemand benaderden of andere ingangen hebben bij IHW. Gebruikers van de servicedesk beoordelen deze goed. De respons is snel en de antwoorden correct. Slechts één partij gaf aan dat de kennis van de eerste lijn bij de servicedesk soms wat te wensen overliet en dat de antwoorden soms wellicht correct waren, maar niet wenselijk. 3.9 Gebruik van Aquo-lex Alle partijen die Aquo kennen, kennen ook Aquo-lex. Op één partij na gebruiken ze allemaal Aquolex, al geven partijen ook aan dat het gebruik sporadisch is. Het gebruik verschilt sterk, voorbeelden die aangegeven werden zijn: Het opzoeken van definities, Het opstellen van normbladen, Gebruik van Aquo-lex door gebruik van een applicatie zoals IRIS. Aquo-lex wordt niet gebruikt door beleidsmedewerkers voor het opstellen van rapportages, beleidsstukken of andere documenten. Er zijn geen organisaties die beleid hebben ten aanzien van het gebruik van Aquo-lex. Redenen die genoemd worden om Aquo-lex niet te gebruiken zijn: Aquo-lex zit niet in het werkproces van de organisatie, Aquo-lex is onvoldoende 'top-of-mind' voor dagelijks gebruik, Aquo-lex is niet van toepassing, bevat niet de juiste begrippen, In Aquo-lex kan je niet zoeken naar een begrip tenzij je het begrip al kent, De definities in Aquo-lex sluiten niet aan op de kennis van de materiedeskundigen, Er bestaan geografische verschillen in het beleid (bijvoorbeeld verschillen in de definitie van het begrip 'primaire stroom' tussen de verschillende waterschappen). Op de vraag of er soms ook andere begrippenkaders gebruikt worden komen de volgende voorbeelden naar voren: eigen begrippenkaders die binnen de organisatie ontwikkeld zijn, het van Dale Woordenboek, andere datamodellen voor water-gis, coderingen voor areaalgegevens, de Thesaurus van het Waterschapshuis. 3.10 Gebruik van UM Aquo en domeintabellen Drie van de zes waterschappen geven aan gebruik te maken van UM-Aquo. Daarnaast geven RWS, HWH en de provincies aan gebruik te maken van de UM-Aquo. Drie overheden geven aan te 14/21
verwachten dat de leveranciers dit oppakken Welke modellen en tabellen gehanteerd worden en waarvoor verschilt: De modellen en de tabellen die in software zitten (zoals IRIS) die door de organisatie gebruikt worden. Voor de uitwisseling van gegevens bijvoorbeeld voor de aanlevering van gegevens bij het KRW-portaal. Voor de inrichting van eigen systemen, maar dat is dan beperkt tot de modellen en tabellen voor chemie en biologie. Van de zes leveranciers geven drie partijen aan gebruik te maken van de uitwisselmodellen en de bijhorende tabellen die voor hun software relevant zijn. Ze maken hiervoor ook gebruik van de domeintabellenservice. Slechts één leverancier gebruikt de door IHW beschikbaar gestelde XSD voor valideren van de gegenereerde berichten. Drempels die door partijen worden aangegeven voor het gebruik van de uitwisselmodellen en de domeintabellen zijn: onbekendheid met nut en noodzaak, de vereiste inspanning voor implementatie, de vereiste inspanning om updates in de tabellen door te voeren in de eigen systemen, en het feit dat systemen waarmee wordt uitgewisseld het uitwisselingsmodel niet aankunnen. Als voorbeeld wordt gewezen op DONAR. 3.11 Overige opmerkingen van partijen In deze paragraaf hebben we de opmerking van partijen bijeen gezet die lastig onder de eerdere onderwerpen te plaatsen zijn. Soms gaat het om meer algemene opmerkingen, soms gaat het om suggesties. De teksten zijn (bijna letterlijk) overgenomen uit de interviewverslagen en bevatten geen 'kleuring' van VKA. Hier en daar is een naam verwijderd of is de tekst licht gewijzigd om de context helder te maken. Opmerkingen die meerdere keren zijn gemaakt zijn slechts één keer aangegeven. 3.11.1 Over de rol van IHW en de relatie met andere partijen De communicatie tussen het Waterschaphuis en IHW laat soms te wensen over. Een voorbeeld is dat soms bij HWH vanuit de gebruikersgroepen moet aangegeven worden dat er wijzigingen op de standaard zijn. De impact van Rijkswaterstaat op de doorontwikkeling van de standaard is soms wat groot. Dat is niet altijd in het belang van de overige gebruikers. De scheiding van rollen tussen HWH en IHW lijkt soms onduidelijk. IHW moet zich concentreren op de ontwikkeling van standaarden, en minder op applicaties. Wellicht dat het goed zou zijn om een club te hebben die zich breed op standaarden richt binnen de waterwereld. 15/21
3.11.2 Over de standaard en het gebruik ervan Er zijn soms inconsistenties in de implementatie van Aquo in verschillende systemen, bijvoorbeeld Aquo-kit en het Zwemwaterportaal. Dat maakt het voor gebruikers lastig. De standaard wordt als weinig toegankelijk en ingewikkeld ervaren. Aquo zou beter worden door de standaard in te perken, en meer vrijheden toe te laten voor gebruikers. Dit maakt het wijzigen ook eenvoudiger. Het nieuwe watis-model van HWH voldoet wat dat betreft beter. Daarin liggen de hoofdlijnen vast maar is er meer ruimte voor invulling. Verbeteringen voor IHW zijn het helder scopen van wat Aquo is, de context helder maken, en schetsen hoe Aquo aanhaakt op de voor waterschappen relevante processen. Gebruik van de IHW producten is niet altijd even makkelijk. Een voorbeeld zijn de stofcodelijsten voor het KRW-portaal. Het zou handig zijn als deze digitaal beschikbaar in plaats van in documentvorm. Dat geldt voor meer zaken: de vorm van het product sluit niet altijd aan op het gebruik van het product. Aquo is echter nog niet overal inzetbaar. Op het gebied van waterkwantiteit moet nog doorontwikkeld worden, en ook de onderdelen die zien op zout water behoeven nog verdere aandacht. Daarnaast zijn er internationale en nationale ontwikkelingen (bv het Bouw(werk)informatie model) die mogelijk op gespannen voet staan met Aquo. 3.11.3 Overige opmerkingen Aquo zou een norm kunnen worden, die vervolgens afgedwongen kan worden. De Aquo website wordt als ouderwets ervaren. De voorlichting over Aquo door het Informatiehuis kan wellicht nog wat beter, door bijvoorbeeld de website aan te passen en daarin duidelijker te maken waarvoor Aquo te gebruiken is De samenwerking tussen gemeenten en waterschappen is beperkt en verloopt niet altijd soepel. Dat is niet bevorderlijk voor de implementatie van Aquo is de gemeentewereld. 16/21
4 CONCLUSIE Bijna alle organisaties waarmee gesproken is, zijn bekend met de Aquo-standaard. Ook geven ze aan dat Aquo van belang is voor de waterbeheersector, en dat ze voorstander zijn van het gebruik ervan. De standaardisatieactiviteiten en de inzet, betrokkenheid en kwaliteit van de medewerkers van het IHW wordt door meerdere partijen geprezen. Daarnaast blijkt uit de nulmeting dat alle partijen de standaard op een of andere manier gebruiken. Er zijn echter grote verschillen in waarvoor en hoe de standaard wordt toegepast. Dit is vooral duidelijk bij de groep overheden die gegevens uitwisselen. De waterschappen vinden het vaak lastig aan te geven waarvoor ze Aquo zouden moeten gebruiken en waarvoor ze dat doen. De verschillen in waarvoor en hoe Aquo gebruikt wordt zijn groot. Waar Aquo gebruikt wordt, betreft het vaak slechts onderdelen van de standaard. Daarbij is meestal onduidelijk of deze up-to-date zijn en daadwerkelijk conform de standaard zijn geïmplementeerd. Provincies hebben een beperkt aantal taken waarvoor Aquo van toepassing is. De in het kader van dit onderzoek bevraagde provincies waren goed op de hoogte van Aquo en ze passen de standaard ook toe voor hun watertaken. Gemeenten lijken niet of nauwelijks bekend met de standaard, waarschijnlijk omdat zij zich voor de waterbeheertaken richten op RIONED. Partijen die zelf geen gegevens uitwisselen zoals UvW, IPO, VNG, KING maken helemaal geen gebruik van Aquo. Als ze de standaard al kennen dan wordt doorverwezen naar partijen als HWH of IHW. Bij de leveranciers van softwaresystemen ontstaat een beeld dat sterk vergelijkbaar is met het beeld bij de waterschappen. De meeste leveranciers maken gebruik van Aquo maar het is lastig helder te krijgen of alle relevante onderdelen gehanteerd worden en of deze up-to-date of conform de standaard zijn. Rijkswaterstaat wisselt niet alleen gegevens uit maar is ook leverancier van systemen voor waterbeheer. RWS zet Aquo breed in en participeert in de doorontwikkeling maar geeft ook aan dat Aquo niet overal wordt ingezet. Zo is op er op het gebied van waterkwantiteit nog behoefte aan doorontwikkeling en staat de standaard soms op gespannen voet met internationale en nationale ontwikkelingen (bv het Bouwwerk informatie model). Er kan dus niet gezegd worden dat gebruik van Aquo de usance is in de praktijk van het Nederlandse waterbeheer. Dat beeld wordt versterkt door de antwoorden van zowat alle partijen wanneer ze gevraagd worden naar factoren die het gebruik van Aquo kunnen beïnvloeden. Zo is Aquo niet ingebed in de normale werkwijze en processen van de organisaties, een enkele uitzondering daargelaten (een waterschap, Het Waterschapshuis en Rijkswaterstaat). Inkoop noch andere afdelingen kennen vastgesteld beleid ten aanzien van het gebruik van de standaard en dat komt ook terug in het gebrek aan de vraag naar Aquo in aanbestedingen. Typerend is dat Aquo 17/21
gezien wordt als een onderwerp voor gegevens- en applicatiebeheerders, terwijl bijvoorbeeld Aquo-lex ook van toepassing is voor meer beleidsmatig werk en samenwerking door standaardisering overal op de agenda staat. Het gebruik van Aquo binnen de organisaties lijkt sterk afhankelijk van individuen die bekend zijn met Aquo en het gebruiken voor hun eigen werkzaamheden. Daarnaast worden de bekende systemen en portalen (IRIS, KRW-portaal, Aquo-kit) gehanteerd waardoor in ieder geval deels conform Aquo gewerkt wordt. Maar ook bij individueel gebruik en gebruik via de gedeelde systemen en portalen is Aquo niet altijd leidend. Het is in sommige gevallen het vertrekpunt maar de standaard is zeker niet heilig. Dat leidt is veel gevallen tot selectieve toepassing, waarbij op pragmatische wijze gekeken wordt naar welke onderdelen wel handig zijn, en welke niet. Partijen geven aan het lastig te vinden om te gaan met (wijzigingen) in de standaard. Het geheel van systemen bij waterbeherende partijen is complex en de wijze waarop de systemen in elkaar grijpen is vaak lastig te overzien. Dit leidt ertoe dat wijzigingen in de standaard vaak lastig door te voeren zijn in de bestaande processen en systemen. Daarnaast geven partijen aan dat het lastig is te bepalen hoe en waarvoor de standaard gebruikt moet worden. In samenhang met het feit dat de standaard niet overal (correct) is ingevoerd vormt dit een stevige drempel voor verdere implementatie. Daarbij komt dat weliswaar het nut van Aquo (en van gestandaardiseerde gegevensuitwisseling in meer algemene zin) voor velen overduidelijk is op de lange termijn, maar dat de voordelen zich lastig verhouden tot de nadelen en de vereiste inspanning op de korte termijn. Zoals duidelijk werd aangegeven door één partij staat de invoering van Aquo niet hoog op de prioriteitenlijst maar vaak ver onder de zaken die meer directe aandacht vergen en waarvan de effecten ook sneller te merken zijn. Het niet gebruiken van de standaard doet geen pijn. 18/21
5 AANBEVELINGEN Alhoewel ze feitelijk buiten de scope van een nulmeting vallen formuleren we hieronder een aantal aanbevelingen voor het bevorderen van de adoptie van Aquo. Deze aanbevelingen mogen niet gezien worden als een volledig adoptieadvies, daarvoor is het onderzoek immers te beperkt geweest. Het zijn eerder een aantal tips die voortkomen uit de conclusies van de nulmeting. 5.1.1 Prioriteer De Aquo-standaard is een veelomvattende standaard. Niet alleen omvat de standaard een veelheid aan onderwerpen, maar tevens gaat de standaard op veel gebieden diep de inhoud in. Als zodanig is het voor een kleine club als IHW ook lastig de standaard goed te onderhouden, laat staan veel tijd en aandacht te besteden aan adoptie. Indien IHW zichzelf tot doel stelt om de adoptie verder te bevorderen zal het keuzes moeten maken. Het lijkt ondoenlijk om de adoptie van de gehele standaard in brede zin succesvol aan te jagen. Uit de bekendheid van de standaard kan men afleiden dat er in het verleden al veel gecommuniceerd is over de standaard. Het veld is bekend met het algemene idee achter de standaard en staat daar ook achter. Het gebruik van de standaard en de drempels daarvoor zijn weinig generiek van aard. Vaak zijn ze sterk gerelateerd aan afgebakende inhoudelijke domeinen (chemie, biologie etc.) of onderdelen van de standaard. Deze verschillen in gebruik (en gebruikers) en de drempels daarvoor zijn dan ook lastig met een algemene aanpak op te lossen. Ze vergen verdere verdieping in de bijhorende problematiek die potentiële gebruikers ervaren om zo een specifieke aanpak te ontwikkelen. Een dergelijke aanpak vergt inzet van zowel IHW als gebruikers. Waarschijnlijk zal het onmogelijk blijken om het hele dekkingveld van de standaard op die manier aan te pakken. IHW moet dus prioriteren in de onderdelen waarvan ze het gebruik verder wil aanjagen. De onderstaande adviezen helpen om richting te geven aan het prioriteren. 5.1.2 Maak voor gebruikers helder wat gedaan moet worden Het gebruik van de Aquo-standaard is voor de meeste gebruikers een complex onderwerp. De opdracht om Aquo-conform te zijn is te veelomvattend om aan te zetten tot actie aangezien het heel lastig helder te krijgen is wat dat precies inhoudt. Het zou voor een (potentiële) gebruiker van Aquo heel helder moeten zijn welke stappen hij moet zetten om met Aquo bezig te gaan. Omdat dit voor elke gebruiker anders is, is het belangrijk een doelgroepgerichte benadering te hanteren. De beschrijving van wat gedaan moet worden, moet op het niveau liggen van de individuele medewerker en binnen zijn bevoegdheden uitvoerbaar zijn. Met andere woorden: de gebruiker moet heel precies weten wat hij moet doen en moet 19/21
daarbij in staat zijn het te kunnen doen. Dit helder maken kan verder ondersteund worden door het ter beschikking stellen van hulpmiddelen: Bouw validators die toetsing snel en eenvoudig maken, Testbed voor implementatie van de standaard, Laat referentie-implementaties zien (met daarin bijvoorbeeld heldere keuzes voor technische formaten die geen onderdeel zijn van de standaard maar wel noodzakelijk zijn voor een goede werking), Organiseer een 'plugfest' om uitwisselen op basis van de standaard te testen en te stimuleren. 5.1.3 Verklein de verandering Het is niet reëel te verwachten dat een hele organisatie in één keer overstapt op Aquo. Daarvoor zijn er teveel (historisch opgebouwde) belemmeringen, zoals legacysystemen. Kijk naar de veranderingen die op korte termijn te realiseren zijn en focus daarop. 5.1.4 Maak duidelijk wat de winst is en zorg dat deze verzilverd wordt Veel partijen geven aan voorstander van standaardisatie te zijn, vooral omdat ze op lange termijn daar de voordelen van zien. Tegelijkertijd is er ook het besef dat projecten waarvan de voordelen zich pas op lange termijn manifesteren, meestal sneuvelen ten faveure van projecten die op korte termijn winst in het vooruitzicht stellen. Met dit in het achterhoofd lijkt het zinnig te focussen op het bieden van oplossingen met Aquo die op korte termijn winst bieden. Het inzetten van Aquo op punten waar het nu pijn doet. Daarbij kan IHW helpen door: hulpmiddelen voor het maken van de business case voor afzonderlijke partijen ter beschikking te stellen, voorbeelden van business cases van andere partijen beschikbaar te maken, te ondersteunen bij het maken van een business case. 5.1.5 Ondersteun bij het weghalen van drempels IHW kan helpen om de adoptie door partijen te vereenvoudigen door de drempels weg te nemen waar deze partijen tegen oplopen. Deze hulp kan vele vormen aannemen, maar zal zich moeten kenmerken door pragmatisme (het moet werken). In concreto betekent dit dat IHW dat moet doen wat andere partijen blijkbaar niet kunnen of willen oppakken. Voorbeelden hiervan zijn: Voor gezamenlijke pilots uit Verstrek subsidie voor invoering voor gebruikers Financier implementatie door leveranciers Help bij het maken van een plan van aanpak voor implementatie Stel een eigen implementatie beschikbaar die hergebruikt kan worden. Ondersteun bij implementatie door mankracht te leveren. 20/21
5.1.6 Beïnvloed de beïnvloedingsfactoren De adoptie van Aquo en de ruimte die organisaties hebben om de adoptie te vergroten is sterk afhankelijk van externe beïnvloedingsfactoren. Voorbeelden van dat soort factoren zijn: Gemeenschappelijk softwaresystemen zoals IRIS, Aquo-kit, OLO etc. Software van leveranciers Gestandaardiseerde werkprocessen, of voorbeelddocumenten. Deze factoren zijn zeer bepalend voor hoe er gewerkt wordt. Als Aquo hier goed gebruikt wordt dan zullen andere partijen daar niet omheen kunnen. Naast de bovengenoemde factoren zijn er ongetwijfeld nog meer te verzinnen. De kunst zit er in om samen met de partijen die invloed uitoefenen op de factoren op te trekken. Ga partnerschappen aan partijen die de standaard implementeren 21/21