Reglement cultureel centrum
HOOFDSTUK: HUURPRIJZEN Artikel 1: dansfeest, bal, T.D., fuif, optreden popgroep ledenfeest zonder inkomgeld toneel, cabaret, musical vrijdag, zaterdag, zondag, wettelijke feestdagen + vooravond overige dagen film, diaprojectie, concert vrijdag, zaterdag, zondag, overige wettelijke dagen feestdagen + vooravond activiteit met commercieel doel (modeshow, verkoop van antiek,...) vrijdag, zaterdag, zondag, overige wettelijke dagen feestdagen + vooravond vergadering, quiz, les, voordracht, colloquium vrijdag, zaterdag, zondag, wettelijke feestdagen + vooravond overige dagen tentoonstelling van donderdagmorgen tot maandagavond overige dagen Grote zaal 620 300 150 74 150 74 744 500 74 25 74 50 voor maximum 2 (voor de 5 (bar inbegrepen) vertoningen op (tot 16 uur) dagen) 50 dezelfde dag (verbod (na 16 uur) op onderverhuring) gemeentelijke scholen en/of oudercomités (1 x per jaar) 310 deelname in de verzekeringskosten: 2 tarief niet-rodenaar - - x 2 x 2 x 3 x 3 - - x 2 x 2 x 4 x 4 waarborg 350 175 60 60 100 100 175 175 100 100 350 350 sluitingsuur 02 uur 02 uur - - - - - - - - - - zaal ontruimd 02.30 uur 02.30 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur Kleine zaal 74 74 - - 74 37 370 250 37 12 25 12 (enkel samen met grote zaal) (tot 16 uur) 25 (na 16 uur) deelname in de verzekeringskosten: 2 tarief niet-rodenaar - - - - x 3 x 3 - - x2 x2 x4 x4 waarborg - - - - 50 50 100 100 50 50 175 175 sluitingsuur 02 uur 02 uur - - - - - - - - - - zaal ontruimd 02.30 uur 02.30 uur - - 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur 24 uur
Artikel 2: Tariefverminderingen en speciale voorwaarden De verenigingen die in aanmerking komen voor de toepassing van onderhavig artikel dienen te voldoen aan de criteria zoals bepaald in artikel 1 van het reglement betreffende de subsidiëring van de verenigingen, namelijk: - actief zijn op gemeentelijk vlak; - minimum 10 leden tellen met minstens 50 % inwoners van Sint-Genesius-Rode; - niet commercieel gericht zijn; - een minimum aantal activiteiten per jaar organiseren; - minstens reeds 1 jaar actief zijn; - bijdragen tot de sportieve en/of socioculturele ontwikkeling - over een afdeling beschikken met administratieve zetel in Sint-Genesius-Rode Deze verenigingen hebben éénmaal per seizoen (van 01/09 tot 31/08) recht op gratis gebruik van alle zalen (grote, kleine, grote en kleine), zulks gedurende 24 uur en dit voor een activiteit naar keuze. Bovendien krijgt de vereniging een korting van 25 % tot en met de twaalfde activiteit die gedurende het seizoen wordt georganiseerd. Bovenvermelde regeling is niet geldig voor de activiteiten vermeld in de kolommen 1 (dansfeesten) en 5 (activiteiten met commercieel doel). De vereniging heeft de keuze om hetzij van deze tariefverminderingen en speciale voorwaarden te genieten, hetzij te opteren voor de subsidies die toegekend worden bij toepassing van het reglement op de betoelaging van de verenigingen.
HOOFDSTUK II: MODALITEITEN VOOR DE HUUR EN HET GEBRUIK DER LOKALEN. Artikel 1: Aard der verhuring. Alle bepalingen in onderhavig document vervat hebben betrekking op de verhuring van één of meerdere zalen van het cultureel centrum Wauterbos, te Sint-Genesius- Rode. De verhuring is wederzijds en voor bepaalde tijd overeengekomen. De huurder en/of verantwoordelijke afgevaardigde kunnen geldig worden aangesproken en verantwoordelijk gesteld tegenover de eigenaar. Artikel 2: Verplichtingen van de verhuurder. 1) Door het afsluiten van de huurovereenkomst erkent de huurder dat het gebouw, meubels en installaties zich in volmaakt bruikbare toestand bevinden. 2) Tijdens de volledige huurperiode zal de huurder de kosten dragen voortvloeiende uit de herstelling van eventuele schade door hem, door zijn aangestelden of door het publiek berokkend aan gebouw, meubels, materiaal, apparaten of dergelijke. 3) De vaststelling van de schade gebeurt onmiddellijk en tegensprekelijk na het einde van de activiteit. 4) De oproeping tot vaststellen van de schade wordt door beide partijen als geldig aanzien, wanneer een aangestelde van het schepencollege of van de lokale politie 24 uur op voorhand een verwittiging afgeeft aan de huurder of aan zijn volmachtdrager, ongeacht of de huurder, volmachtdrager of verantwoordelijke deze in ontvangst nemen. 5) Vaststellen van de schade gebeurt op gezegde dag en uur; zelfs in geval van afwezigheid van één der partijen wordt deze, alsook de schatting die de vaststelling vergezelt, als definitief aanzien en wordt de waarde van de te betalen vergoeding aanvaard door de huurder. 6) De vaststelling van deze schade wordt gedaan door de verantwoordelijke elektricien-operator, een ploegbaas, ambtenaar of deskundige, door het college van burgemeester en schepenen aangeduid, zonder tussenkomst van de huurder. De eigenaar mag onmiddellijk na de vaststelling het herstellen van de schade doen uitvoeren. 7) Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager/huurder te dekken zal het college alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen. 8) De huurder zal alle uitgaven dragen die voortvloeien uit zijn burgerlijke verantwoordelijkheid tegenover derden voor zover deze niet gedekt worden door de polis vermeld onder art. 2-10. 9) Na het beëindigen van de activiteit zal de huurder/organisator tafels en stoelen reinigen, stapelen en alle restanten in de voorziene recipiënten verzamelen. Bij
gebruik van de keuken of tapinstallatie (spoelbakken, glazen, e.d.) zal de huurder deze grondig schoonmaken. Alle bijkomende materialen en/of installaties die door de huurder voor zijn activiteit werden aangewend zullen na het beëindigen van deze laatste gedemonteerd en opgeborgen worden derwijze dat de daaropvolgende activiteit ongehinderd kan verlopen. Deze bijkomende materialen dienen uiterlijk de 2 de werkdag volgend op het einde van de organisatie weggehaald te worden, tenzij een andersluidende regeling wordt overeengekomen met de verantwoordelijke elektricien-operator. Er mag geen materiaal van de huurder worden achtergelaten in het cultureel centrum. Wie bovenvermelde verplichtingen niet nakomt, zal een bijkomende vergoeding betalen die overeenstemt met de kostprijs van de door de verhuurder geleverde prestaties. 10) De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder wordt gedekt zoals voorkomt in de daartoe onderschreven polis nr. 4.517.120, onderschreven bij de verzekeringsmaatschappij Ethias. Het is echter aangeraden dat de organisatoren van bals en dansavonden in het cultureel centrum een afzonderlijke verzekering afsluiten met een verzekeringsmaatschappij naar hun keuze en dit om mogelijke problemen te voorkomen. Artikel 3: Rechten van de huurder. Het is de huurder toegelaten om gedurende de dag van de activiteit alle voorbereidingen te treffen die verband houden met de geplande organisatie en dit op het uur in gemeen overleg vastgesteld (bezoek der plaatsen, herhalingen, aanbrengen van materiaal, opstellen van decors, enz.). Rodense verenigingen mogen gratis gebruik maken van de lokalen van het cultureel centrum in functie van hun opvoering(en) in het cultureel centrum. Mits storting van een waarborg van 100 zal aan de vereniging een genummerde sleutel bezorgd worden. In de grote zaal mag gratis gerepeteerd worden, met decor, vanaf 1 week voor de vertoning. Artikel 4: Verplichtingen van de eigenaar. De eigenaar verbindt zich ertoe het cultureel centrum ter beschikking te stellen van de huurder, mits nakoming van volgende voorwaarden: - de lokalen zullen in perfecte staat van reinheid verkeren; - het meubilair zal opgesteld zijn zoals vereist voor de aard der manifestatie; - het materiaal zal in goede staat en operationeel zijn; - een verantwoordelijke elektricien-operator wordt ten dienste gesteld van de huurder. Deze heeft als opdracht de goede werking van het cultureel centrum op materieel vlak te verzekeren (techniek, apparatuur, mechaniek).
Hij zal in het cultureel centrum aanwezig zijn gedurende de organisatie, evenals tijdens de voorbereiding van de activiteit zie artikel 3 en dit na gemeen overleg. Hij mag geen bijkomende opdrachten uitgaande van de huurder vervullen. Artikel 5: Rechten van de eigenaar. In geval tijdens de verhuring ernstige schade wordt vastgesteld door een afgevaardigde van het college van burgemeester en schepenen ofwel indien het cultureel centrum niet wordt gebruikt zoals in de overeenkomst werd voorzien, kan het schepencollege of de burgemeester zonder meer de plaatsen doen ontruimen door het afgeven van een aanmaning aan de huurder. Geen schadeloosstelling mag alsdan door de huurder worden geëist. Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een activiteit in de lokalen van het cultureel centrum, dan zal de vereniging of particuliere gebruiker (bijvoorbeeld bij tentoonstellingen, repetities,...) gedurende 5 jaar worden uitgesloten van elke reservering. Artikel 6: Betaling van de huurprijs en de waarborg. 1) Een voorschot van 50 % van de huurprijs wordt betaald bij het afsluiten van de huurovereenkomst. 2) De volledige huurprijs (huurprijs + waarborg + deelname in de verzekering) moet betaald zijn ten laatste 1 maand voor de activiteit in kwestie. Zo dit niet het geval is, zullen de gereserveerde lokalen niet toegankelijk zijn. 3) De terugbetaling van de waarborg gebeurt uiterlijk 4 weken na de activiteit. Artikel 7: Algemene voorwaarden. 1) De aanvraag tot het gebruik van de lokalen moet minstens 2 maanden en ten hoogste 1 jaar voor de activiteit ingediend worden bij het college van burgemeester en schepenen op het daartoe bestemde formulier. 2) Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt binnen de 14 dagen voor de activiteit, blijft de huurprijs eigendom van de gemeente, ten teken van schadeloosstelling. Bij afgelasting van de activiteit wegens overmacht beschikt de huurder over de mogelijkheid hetzij de activiteit onder dezelfde voorwaarden op een latere datum te organiseren ongeacht de termijn vermeld onder art.7-1, hetzij terugbetaling van de huurgelden te verkrijgen mits betaling van een forfaitaire schadevergoeding a rato van 10 % van de huursom. 3) Elke onderverhuring of in huur nemen voor een andere vereniging dan deze vermeld in de aanvraag is verboden. Wie deze bepaling overtreedt, zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering. 4) Zowel in de grote zaal als in de kleine zalen mogen door in de gemeente gevestigde politieke partijen politieke vergaderingen worden gehouden.
Dergelijke bijeenkomsten zijn evenwel niet toegelaten vanaf de maandag volgend op de vijfde zondag voor de verkiezingen tot de dag na deze laatste. 5) Voor bals, dansfeesten, fuiven en ledenfeesten wordt de grote zaal in de loop van hetzelfde kalenderjaar slechts een maal aan eenzelfde vereniging verhuurd. Eenzelfde vereniging kan de zalen wel meermaals per kalenderjaar voor een andere activiteit huren. 6) Op de hiernavolgende tijdstippen worden er principieel geen activiteiten aanvaard in het cultureel centrum: - maanden juli en augustus; - 24 december; - 31 december; - dag voor de jaarmarkt van Sint-Genesius-Rode en de dag van de jaarmarkt. 7) De bar kan enkel worden gebruikt bij activiteiten in de grote zaal. Afzonderlijke verhuring van de bar is uitgesloten. Voor de bar geldt hetzelfde sluitingsuur als voor de voorziene activiteit. De organisator is vrij in de keuze van leverancier van dranken en dient volledig zelf in te staan voor de bestelling, de levering en het terughalen van nietgebruikte dranken. De regels vermeld onder art. 2-9 zijn hierop eveneens van toepassing. 8) Alleen feesten met koud buffet of met op te warmen maaltijden worden aanvaard. De keuken kan niet worden gebruikt voor de bereiding van maaltijden. 9) In de vloerbekleding, evenmin als in de podiumelementen, mogen in geen geval schroeven en/of spijkers worden gedraaid of geslagen. Het college van burgemeester en schepenen zal de sanctie voor misbruik vaststellen. Er mogen ook geen spijkers worden aangebracht in de muren. 10) Alle kosten voor het verwijderen van publiciteit die onder welke vorm ook aangebracht is op plaatsen die hier niet voor bestemd zijn, vallen ten laste van de aanvrager/huurder. Artikel 8: Bijzondere voorwaarden inzake tentoonstellingen. De huurder/ organisator verbindt er zich toe om zelf een permanente bewaking der lokalen uit te oefenen. De waarde der tentoongestelde voorwerpen dient bij een erkende verzekeringsmaatschappij verzekerd.
HOOFDSTUK III SLOTBEPALINGEN. Artikel 1: Onderhavige tarieven zijn niet van toepassing voor de activiteiten georganiseerd door de gemeentelijke overheden. Kandidaat-huurders die aanspraak maken op een afwijking van de huurtarieven, dienen 3 maanden voor de geplande activiteit een aanvraag in te dienen bij het college van burgemeester en schepenen, teneinde deze vraag aan de gemeenteraad te kunnen voorleggen.