1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 52/2008 van 10 december 2008 Betreft: aanvraag van het Ministerie van Onderwijs en Vorming, Agentschap voor Onderwijsdiensten om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de toepassing van het decreet werkingsbudgetten (RN/MA/2008/052) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Ministerie van Onderwijs, Agentschap voor Onderwijsdiensten, ontvangen op 12/09/2008; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 05/11/2008; Gelet op het verslag van de wnd Voorzitter; Beslist op 10/12/2008, na beraadslaging, als volgt:
Ber RR 52/2008-2/8 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag strekt ertoe om het Agentschap voor Onderwijsdiensten van het Ministerie van Onderwijs, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR) met het oog op de toepassing van het decreet betreffende de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG De aanvrager werd reeds bij beraadslaging RR nr. 25/2007 van 18 juli 2007 gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de toepassing van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 28 juni 2002 betreffende gelijke onderwijskansen. Dit betekent dat het onderzoek van het comité zich kan beperken tot het nagaan of: het doeleinde waarvoor de toegang en het gebruik worden gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van de artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid, WRR; de toegang tot de gegevens en het gebruik van het identificatienummer proportioneel zijn in het licht van dit doeleinde (artikel 4, 1, 3, WVP). A. FINALITEIT Het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 4 juli 2008 betreffende de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs en tot wijziging van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 wat de werkingsbudgetten, wijzigt de financiering van de scholen. Vanaf 1 januari 2009, datum van inwerkingtreding van dit decreet, is deze afhankelijk van zowel schoolkenmerken (actuele regeling) als van leerlingenkenmerken (nieuwe regeling). Aansluitend implementeren we stap voor stap een nieuwe financieringswijze die de gelijke financiering van elk kind met dezelfde noden zal bewerkstelligen op basis van leerlingenkenmerken (kenmerken die samenhangen met persoonlijke eigenschappen en de sociale context) en schoolgebonden kenmerken (studierichtingen, vrije keuze enzovoort)... Als één van de pijlers van het nieuwe financieringsmechanisme moeten de leerlingenkenmerken voor de scholen de middelen genereren om kwaliteitsonderwijs voor al hun leerlingen te verzekeren, zelfs als ze veel leerlingen rekruteren uit milieus met weinig cultureel of sociaal kapitaal. (Vlaams Parlement, 2007 2008, stuk 1667, nr. 1, blz. 3.
Ber RR 52/2008-3/8 De leerlingenkenmerken worden omschreven in het nieuwe artikel 78 van het decreet basisonderwijs van de Vlaamse Gemeenschap van 25 februari 1997 en artikel 5 van het decreet van 4 juli 2008. Het betreft ondermeer: de taal van de moeder, het krijgen van een schooltoelage, de taal die in het gezin gesproken wordt, de woonplaats. Het deel van het financieringsbudget dat voorzien is voor leerlingenkenmerken, wordt verdeeld in een bedrag per leerling per kenmerk volgens bepaalde formules. Het is met het oog op een correcte toepassing van deze "financieringssleutels" dat de aanvrager een toegang wenst tot het gegeven "hoofdverblijfplaats" evenals het identificatienummer wenst te gebruiken. Het Comité is van oordeel dat het hierboven vermelde en nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens Uit een mondeling verstrekte verduidelijking blijkt dat de aanvrager enkel toegang wenst tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 5, WRR, namelijk "de hoofdverblijfplaats". Het Comité stelt vast dat de woonplaats een van de leerlingenkenmerken is (zie nieuw artikel 78, 1, van het decreet van 25 februari 1997 en artikel 5, 1, van het decreet van 4 juli 2008). De woonplaats laat toe om na te gaan of de betrokkene zijn woonplaats heeft in een buurt 1 met een hoog percentage leerlingen met minstens twee jaar schoolse vertraging op vijftienjarige leeftijd. Dit veronderstelt dat in een eerste fase de schoolse vertraging van alle buurten wordt berekend, waarvoor de woonplaats van de leerlingen natuurlijk moet gekend zijn. Het Comité besluit dat de toegang tot het gegeven "hoofdverblijfplaats", in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.2. Gebruik van het identificatienummer 1 Artikel 5, 1, 1, d), van het decreet van 4 juli 2008 bepaalt wat onder "buurt" moet worden verstaan: " voor leerlingen woonachtig in het Vlaamse Gewest wordt onder «buurt» de statistische sector verstaan. De statistische sector is de territoriale basiseenheid zoals vastgelegd door de federale instantie die bevoegd is voor de coördinatie van de openbare statistiek. Voor leerlingen woonachtig in het Brussels Gewest wordt onder «buurt» de gemeente waar zij wonen verstaan..".
Ber RR 52/2008-4/8 Gelet op de financiële gevolgen die aan de leerlingenkenmerken verbonden zijn, is het belangrijk enerzijds dat deze correct per leerling geregistreerd worden en anderzijds dat een leerling bij de juiste school in rekening wordt gebracht. Dit geeft het belang van een juiste identificatie van elke leerling aan. Een aantal van de leerlingenkenmerken zullen worden opgevraagd bij een andere dienst. Dit is het geval voor: de hoofdverblijfplaats die bij het Rijksregister wordt opgevraagd; de informatie m.b.t. de studietoelagen die uit de gegevensbank van de afdeling studietoelagen zal gehaald worden. Vergissingen waartoe homoniemen en schrijffouten in de naam aanleiding kunnen geven, moeten te allen prijze vermeden worden. Het identificatienummer, dat een uniek nummer is, is daartoe het meest geschikte instrument. Daarenboven laat het nummer toe de leerling te volgen wanneer hij van school verandert zodat niet opnieuw alle leerlingenkenmerken moeten verzameld worden met het oog op de berekening van de financiering. Rekening houdend met deze argumenten is het Comité van mening dat het gebruik van het identificatienummer inzake verantwoord en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.3. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden B.3.1. Uit mondelinge precisering blijkt dat de aanvrager 2 maal per jaar toegang wenst te hebben tot het gegeven "hoofdverblijfplaats", namelijk ter gelegenheid van de berekening van het voorschot en van saldo van het werkingsbudget. Het Comité stelt vast dat uit de reglementaire bepalingen blijkt dat een wijziging van de woonplaats repercussies kan hebben op de financiering. In het licht daarvan is het gepast dat naar aanleiding van de berekeningsmomenten dit leerlingenkenmerk desgevallend kan geactualiseerd worden. Gelet op het feit dat er 2 berekeningsmomenten zijn, is het dan ook gepast dat er 2 toegangsmomenten zijn (artikel 4, 1, 3 WVP).
Ber RR 52/2008-5/8 B.3.2. De toegang en het gebruik worden gevraagd voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de bepalingen met betrekking tot de toepassing van de leerlingenkenmerken niet in de tijd werden bepaald. In het licht van de doeleinden waarvoor de toegang en gebruik gevraagd worden, is een machtiging van onbepaalde duur noodzakelijk (artikel 4, 1, 3 WVP). B.4. Ten opzichte van de bewaringstermijn Volgens de aanvraag worden de leerlingenkenmerken in beginsel bewaard gedurende ca. 15,5 jaar. Een kind kan ten vroegste ingeschreven wordenals het 2,5 jaar is en normaal verlaat men het leerplichtonderwijs als men 18 jaar is. Voor het leerlingenkenmerk "woonplaats" en het identificatienummer zou de situatie afwijkend zijn. Om dit kenmerk te kunnen toepassen, moet eerst voor alle buurten de schoolse vertraging berekend worden. Dit gebeurt door per buurt het percentage van 15-jarige leerlingen te berekenen die de afgelopen 6 tot 10 jaar, 2 of meer jaar schoolse vertraging hebben opgelopen (zie het nieuw artikel 78, 2, van het decreet het decreet van 25 februari 1997 en artikel 5, 1, van het decreet van 4 juli 2008). Het Comité stelt vast dat het niet nodig is om daartoe het identificatienummer en de woonplaats langer bij te houden dan het tijdstip waarop men het leerplichtonderwijs verlaat. Immers vanaf nu kan men elk jaar voor elke buurt het percentage berekenen van de 15-jarige die twee of meer jaar schoolse vertraging hebben opgelopen. Als men die cijfers jaar na jaar bijhoudt, is er geen enkele reden om het identificatienummer en woonplaats langer bij te houden. De Comité stelt vast dat de door de aanvrager vooropgestelde bewaringstermijn conform is aan artikel 4, 1, 5, WVP op voorwaarde dat m.b.t. de woonplaats en het identificatienummer dezelfde termijn wordt toegepast.
Ber RR 52/2008-6/8 B.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De aanvrager stelt in de aanvraag dat hij aan scholen, schoolbesturen, vakbonden en koepels moet meedelen hoe de werkingsbudgetten werden berekend. Nog steeds volgens de aanvrager zal dit gebeuren aan de hand van geaggregeerde gegevens - per leerlingenkenmerk zal gemeld worden hoeveel leerlingen daarvoor aangerekend werden zonder dat daarbij het identificatienummer gebruikt wordt. Het Comité neemt hiervan akte en stelt dat dergelijke mededeling vanuit controleoogpunt kan aanvaard worden. In casu sluit het werken met geaggregeerde gegevens niet uit dat er in kleinere scholen een link kan gelegd worden met een welbepaald kind. B.6. Netwerkverbindingen Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager blijkt dat er op basis van het identificatienummer een netwerkverbinding tot stand zal komen met de databank van de afdeling studietoelagen. Deze laatste beschikt over een machtiging om het identificatienummer te gebruiken ingevolge het koninklijk besluit van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van het bestuur Studietoelagen van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Het Comité vestigt er de aandacht op dat de aanvrager zal moeten nagaan in welke mate hij tevens moet beschikken over een machtiging van de toezichtcommissie, ingesteld bij decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, om deze informatie van de afdeling studietoelagen te verkrijgen. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
Ber RR 52/2008-7/8 C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds door het Comité aanvaard als consulent inzake informatieveiligheid 2. C.2. Veiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot het informatiegegeven van het Rijksregister en het identificatienummer gebruiken en lijst van deze personen De personeelsleden van de aanvrager die belast zijn met het berekenen van de urenpakketten en de werkingsmiddelen die aan de scholen worden toegekend, zullen toegang hebben tot de gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt het Agentschap voor Onderwijsdiensten van het Ministerie van Onderwijs om, met het oog op de verwezenlijking van het onder punt A omschreven doeleinde en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging, voor onbepaalde duur: 2 In het kader van de beraadslagingen RR nrs 25/2007 en 16/2008.
Ber RR 52/2008-8/8 twee maal per jaar toegang te hebben tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 5, WRR het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2 bepaalt dat wanneer zij het Agentschap voor Onderwijsdiensten van het Ministerie van Onderwijs een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. Voor de Administrateur m.v., De wnd Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Frank Robben