WEDSTRIJDREGLEMENT Art. 1 : Definities : - Hogescholen Met de hogescholen wordt bedoeld de vijf hogescholen in Vlaanderen en Brussel die de Bacheloropleiding in Toerisme en Recreatiemanagement aanbieden, zijnde : - THOMAS MORE, Mechelen - Hogeschool PXL, Hasselt - HOWEST Kortrijk - ERASMUSHOGESCHOOL, Brussel - VIVES, Brugge Deze hogescholen hebben zich geëngageerd om met studenten aan de wedstrijd deel te nemen. Met de hogeschool wordt bedoeld : de hogeschool waar de betreffende student studeert. - De student : de deelnemer aan de wedstrijd, die tegelijk de opleiding Toerisme en Recreatiemanagement volgt bij de hogeschool. Een deelnemende groep kan bestaan uit 2 tot 5 individuele studenten. - De wedstrijd : Ontwikkel een reis in samenwerking met een sociale organisatie, lid van steundpunt Vakantieparticipatie van Toerisme Vlaanderen in Vlaanderen & Brussel voor 3 dagen en 2 nachten is de wedstrijdopgave. Verder moeten de richtlijnen in onderhavig reglement hiervoor toegepast worden. - De projecten Een deelname aan de wedstrijd wordt een project genoemd. Een project is het resultaat van de samenwerking tussen minimaal 2 en maximaal 5 studenten en bestaat uit: 1
1. duidelijke omschrijving van de doelgroep en voorstelling van organisatie waarmee gewerkt wordt. 2. de reisomschrijving, 3. het financieel plan (de prijscalculatie) 4. een marketingplan / communicatieplan 5. een uitgewerkte marketingtool - De reis Is het reisprogramma dat in het project is opgenomen. - De winnaar Is het groepje studenten wiens project door de jury als de beste inzending wordt beoordeeld. - De regio Is de streek waarnaar de reis gaat en waarin rondgereisd wordt. Voor het academiejaar 2016-2017 is dit Vlaanderen en het Brussels Gewest. Vertrekplaats: de provincie waarin de hogeschool gevestigd is. Deelnemers aan de wedstrijd Art. 2 : De wedstrijd is enkel toegankelijk voor studenten van de hogescholen. HET PROJECT Art. 3 : Een project kan opgemaakt worden door minimaal 2 en maximaal 5 studenten samen. Art. 4 : Een project bestaat uit vier verschillende delen : a. Een omschrijving en draaiboek van het reisprogramma, met een duidelijke tijdslijn, routeplan, omschrijving van de geplande activiteiten op elk moment, de opdrachtomschrijving voor de reisleider, (praktische achtergrondinformatie die door de reisleider is te gebruiken), etc. én een verantwoording voor het reisprogramma (waarom dit programma op dat moment voor die groep?) 2
b. Een duidelijke prijscalculatie, moet duidelijk de haalbaarheid van de reis aantonen. De prijzen zijn terug te vinden in de brochures die gegeven worden door Toerisme Vlaanderen, elke school gebruikt editie 2016. Indien er activiteiten georganiseerd worden die buiten deze brochure vallen, moeten deze gestaafd worden aan de hand van offertes. Indien na verschillende aantoonbare contactnames geen offerte wordt ontvangen kan de BAAV en/of Toerisme Vlaanderen gecontacteerd worden die hierin zal tussenkomen. De studenten kunnen een clausule (tekst) gebruiken die de ze op hun offerte-aanvragen kunnen vermelden en die verwijst naar de samenwerking met de regio-partner (in casu Toerisme Vlaanderen). c. Het marketingplan : wordt in samenspraak met de sociale organisatie opgesteld. Het bevat een omschrijving van de strategie die aangeeft op welke manier klanten voor deze reis zullen geprospecteerd worden. Hierin worden de verschillende marketingtools voorgesteld en toegelicht hoe zij in de campagne gebruikt zullen worden. In dit deel moeten die tools niet concreet uitgewerkt worden. (zie verder onder d.) Er moet een zo concreet mogelijke raming van de kosten voor de uitvoering van het beschreven marketingplan opgemaakt worden. Met deze kosten moet echter geen rekening gehouden worden in de prijscalculatie (het berekenen van de verkoopprijs voor de reis) d. De concrete uitwerking van één van de voorgestelde marketingtools. Dit kan zowel een flyer, een krantenadvertentie, een reklamespotje, een presentatie (vb. te gebruiken bij een voorstelling van de reis aan potentiële klanten), een website, een facebookpagina, etc. zijn. Deze communicatie is gericht aan potentiële klanten, en mag de verkoopprijs vermelden. Art. 5 : Behalve op één begeleidende bladzijde (zie bijlage), waarop de identiteit van de studenten en de naam van hun hogeschool vermeld staat, mag nergens in de projectomschrijving, noch in de digitale presentatie, enige verwijzing naar de hogeschool of naar de betreffende studenten vermeld worden Art. 6 : In de prijscalculatie moet voor de transporten per autocar rekening gehouden worden met de opgegeven prijzen in de tabel in bijlage bij onderhavig wedstrijdreglement. In de prijscalculatie moet rekening gehouden worden met een maximaal inkoopbudget 3
dat samen met de sociale organisatie moet besproken worden, met een maximum van 550,- per deelnemer aan de reis. Hierin zitten enkel de directe reiskosten inbegrepen. Voor het bepalen van uw verkoopprijs (de calculatie van de verkoopprijs, cfr. model in bijlage) maakt u gebruik van het schema zoals weergegeven in bijlage. Art. 7 : De voorstelling van het project moet afgeleverd worden in een digitale versie : de project-omschrijving. Deze bestaat uit enerzijds (en als apart document te bezorgen) het voorblad waarop de namen van de studenten vermeld staan, en anderzijds uit de volledige projectomschrijving (reisbeschrijving, marketingplan, de calculatie van de verkoopprijs en eventueel ook de uitgewerkte marketingtool). Indien de uitgewerkte marketingtool niet digitaal kan bezorgd worden, kan deze ook per post worden toegestuurd. Art. 8 : De hogescholen bezorgen alle projecten aan BAAV, van zodra deze beschikbaar zijn, met een uiterlijke datum van 15 mei 2017. Elke hogeschool selecteert 3 projecten van de eigen studenten die beoordeeld moeten worden door de professionele jury. Zonder toelating van de hogeschool zal geen enkel project met uitzondering van het winnend project - gepubliceerd worden of algemeen kenbaar gemaakt worden. Art. 9 : Het project moet volledig gerealiseerd kunnen worden in de opgegeven regio. DE REIS Art. 10 : De reis duurt 3 dagen en 2 nachten Art. 11 : Het aantal te rijden kilometers tijdens de reis is vrij en volledig zelf te bepalen door de student. Art 12 : Bij wijze van duidelijkheid wordt een aantal belangrijke beoordelingscriteria voor de jury, nog eens op een rijtje gezet : - de doelgroep is de doelgroep van de sociale organisatie waarmee wordt samengewerkt. - reis moet gegarandeerd kunnen doorgaan vanaf 22 deelnemers. Hieruit volgt dat maar 1 verkoopprijs kan worden opgegeven en deze niet hoeft opgesplitst te worden afhankelijk van het aantal deelnemers. (Let wel : de prijs voor de winnaar bestaat uit de reis voor maximaal 30 personen) 4
- de maximale inkoopprijs (direct aan uitvoering van de reis gelieerde kosten) bedraagt 550,-. Hierin zijn alle maaltijden, alle overnachtingen, alle transfers, alle te bezoeken objecten of activiteiten en de kosten voor de reisleider of reisbegeleider begrepen; Alles is in de prijs ingebregrepen, met uitzondering van persoonlijke uitgaven en dranken. - de periode van het jaar waarin de reis wordt aangeboden, is door de student vrij te kiezen;. - de jury zal onder meer focussen op de creatieve inzet van de autocar tijdens de reis, de creativiteit in het reisprogramma zelf, de effectieve realiseerbaarheid van de reis, de verkoopbaarheid van het product en de compatibiliteit/match met de omschreven doelgroep. ENGAGEMENTEN VAN DE HOGESCHOOL Art. 14 : Alle studenten uit de in overleg te bepalen doelgroep zullen aan de wedstrijd deelnemen. Art. 15 : Elke hogeschool duidt minstens één docent aan die de studenten bij de opmaak van hun project zal begeleiden. Art. 16 : De inbreng van de docent is gefocust op de procesbegeleiding en op het bewaken van de voortgang. Art. 17 : De hogeschool selecteert 3 projecten die ingestuurd worden voor evaluatie door de beroepsjury. De winnaar zal uit deze ingestuurde projecten aangeduid worden door de jury. ENGAGEMENTEN VAN DE BAAV Art. 18 : De samenstelling van de jury is de verantwoordelijkheid van de BAAV. De jury zal minstens bestaan uit één of meer reisorganisaties, vertegenwoordigers van sociale organisaties, één of meer autocarondernemers, één of meer vertegenwoordigers van de bestemmingsregio, één of meer journalisten die zich specialiseren in toerisme, etc. Vertegenwoordigers van de hogescholen kunnen niet in de jury opgenomen worden. 5
Art 19 : BAAV zorgt ervoor dat de jury een geargumenteerde verantwoording geeft voor zijn keuze van de winnaar. Daarenboven houdt de jury na samenspraak met de hogescholen - zich het recht voor om geen winnaar aan te duiden. Art.20 : De winnaar biedt de reis aan, aan de organisatie waarmee ze hebben samengewerkt en kunnen, indien ze dit zelf wensen, meegaan. Art. 21 : De winnaars engageren zich om aanwezig te zijn tijdens de proclamatie van het winnende project en dit project toe te lichten. Art 22 : BAAV en Toerisme Vlaanderen engageert zich om zoveel als mogelijk bekendheid, ruchtbaarheid en persaandacht voor de wedstrijd te bewerkstelligen. Art. 23 : Onderhavig wedstrijdreglement kan op elk ogenblik aangevuld worden, zij het met clausules die niet in tegenspraak zijn met eerder aangenomen artikelen. BAAV houdt zich het recht voor om hierover autonoom te beslissen, in functie van het vlot, efficiënt en effectief verloop van de wedstrijd. Art. 24 : In geval van betwisting houdt BAAV zich het recht voor om autonoom beslissingen ter zake te nemen. Deze zullen zoveel als mogelijk in overleg met alle betrokken partijen genomen worden. Voor Akkoord, Namens Thomas More : Namens Erasmushogeschool : 6
Namens VIVES : Namens HOWEST : Namens Hogeschool PXL : Namens de Regio : Namens BAAV : 7
Bijlage bij het wedstrijdreglement : kosten voor het vervoer per autocar Volgende kosten voor het vervoer per autocar moeten indien van toepassing- in rekening genomen worden : 1. Een normale autocar met tv-schermen, toilet en airconditioning * tot 33 zitplaatsen : 360,-/dag + 0,85/km * tot 50 zitplaatsen : 390,-/dag + 0,90/km 2. Een VIP-voertuig (met bar, salon of vergadertafel) kost 700,-/dag 3. Een liftbus kost 420,-/dag a. Mogelijkheid om 1 tot 10 rolwagens te plaatsen Vb. 1 rolwagen + 54 plaatsen 2 rolwagens + 50 plaatsen 3 rolwagens + 46 plaatsen 4. Indien een tweede chauffeur moet aanwezig zijn (amplitude > 15u of rijtijd > 9u) * Gedurende 1 dagdeel (inclusief vervoer per auto of trein) : 200,- (dit is het geval als de heenrit conform de rij- en rusttijdenregelgeving niet met 1 chauffeur kan uitgevoerd worden) * Gedurende 2 niet op één volgende dagdelen : 400,- (als de heen- én terugrit, conform de rij- en rusttijdenregelgeving niet met 1 chauffeur kan uitgevoerd worden) 5. Indien de chauffeur een amplitude heeft die langer dan 12u duurt moet 30,- /uur aangerekend worden voor de uren > 12u. 6. Een reisleider kost 125/dag + hotelkost en maaltijden. 7. Een fietsaanhangwagen kost 100,-/dag (max 35 fietsen) Een skibak kost 25/dag. 8. Toegang tot het internet, via een draadloos netwerk in de autocar, kost 30,-/dag in België en 40,-/dag in het buitenland. 9. Hou rekening met de kosten voor péages, tunnel of brug, ferry, parking, 10. Andere vragen die verband houden met de prijs voor de autocar kunnen aan BAAV voorgelegd worden. Opmerking : de opgegeven prijzen kunnen verschillen naargelang de seizoensdrukte. Voor de wedstrijd kan u rekening houden met de hierboven vermelde prijzen, zonder rekening te houden met de periode. 8
Schema voor de opmaak van het financieel plan Uitgangspunten : directe verkoop aan de klant/ prijs per persoon/ geen vooraf bestaande groep Componenten van het product Kost Vervoer Hotel Catering Bezoeken Totale inkoopprijs Inkomsten via derden (bv sponsoring) Winstpercentage % Totale nettokost ifv berekening van het winstpercentage Verkoopprijs vóór BTW & Verzekering Financieel Onvermogen BTW (navragen bij sociale organisatie of ze btw-plichtig zijn) 2,73% Verkoopprijs inclusief BTW (totale inkoopprijs * 100)/100 - winstpercentage Taksen Verzekering financieel onvermogen 0,1995% percentage voor de beginnende ondernemer VERKOOPPRIJS 9
Bijlage bij het wedstrijdreglement : clausule toe te voegen aan elke communicatie met leveranciers Gelieve bij elke communicatie met elke leverancier van diensten of goederen, volgende clausule onderaan uw brief toe te voegen : Deze aanvraag is u toegestuurd in het kader van het partnerschap tussen Steunpunt vakantieparticipatie van Toerisme Vlaanderen (www.toerismevlaanderen.be), de BAAV (de Beroepsfederatie voor Autobusen Autocarondernemers van Vlaanderen; www.baav.be) en de Vlaamse Hogescholen voor Toerisme en Recreatiemanagement. 10
WEDSTRIJDDEELNAME Creëer je eigen autocarreis in Vlaanderen Begeleidende bladzijde bij de projectomschrijving: Onderhavige bladzijde vermeldt als enige in de hele projectomschrijving de naam van de studenten en de naam van de hogeschool. Deze bladzijde zal niet aan de jury worden voorgelegd. In de projectomschrijving moet de commerciële titel duidelijk vermeld worden. De commerciële titel is de enige link tussen de projectomschrijving en de begeleidende bladzijde. Commerciële titel van de reis : Naam van de studenten : 1. 2. 3. 4. 5. Naam van de hogeschool : Onderhavige bladzijde moet bij de projectomschrijving gevoegd worden. 11
Bijlage : Inspiratiebronnen 1. www.busfan.be : U vindt er enkele inspiratiefilmpjes over creatieve autocarreizen 2. www.baav.be : onderzoek naar wensen van de klant, studie- en testreizen, beschrijving van de wedstrijd met het wedstrijdreglement in bijlage. 3. www.iedereenverdientvakantie.be 4. www.vakantieparticipatie.be 5. Innovatietoolkit 6. http://www.toerismevlaanderen.be/publicaties 7. http://www.visitflanders.com/nl/toegankelijkheid/?country=nl_nl 12