Huisartsenpraktijk van Mierlo Privacyregelement Protocolnummer: Auteur: M. Rodewijk Versie: Vaststellingsdatum: Beheerder: M. Rodewijk Herzieningsdatum: januari 2014 Bestemd voor functies: alle praktijkmedewerkers Doel: zorgvuldig met patiëntgegevens omgaan Inhoud doel en reikwijdte... 2 definities... 2 aard en doel patientregistraties... 2 Uitwisseling van gegevens met andere hulpverleners en LSP (Landelijk Schakel Punt)... 3 Financiële administraties... 3 Bewaartermijn... 3 Overdracht dossier bij verandering van huisarts... 4 Schriftelijk of mondeling informeren van derden... 4 Verstrekken van informatie uit het dossier van een overledene... 5 Geheimhouding... 5 rechten van de patient... 5 Recht op inzage en afschrift... 6 Recht op aanvulling, correctie en afscherming... 6 Recht op verwijdering en vernietiging... 7 Leeftijd patiënt en diens rechten... 7 1
doel en reikwijdte Doel van het privacyreglement is een vastlegging van de maatregelen die zijn genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met patiëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van patiëntgegevens, die door onze praktijkmedewerkers in een bestand zijn of worden opgenomen. definities WGBO: Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst. De WGBO geeft de patiënt een aantal rechten zoals het recht op inzage, afschrift, aanvulling en vernietiging. De WGBO is van toepassing op de huisartsen en (fysio)therapeuten, en niet op de apotheek. WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens. De WBP biedt de persoon op wie een gegeven betrekking heeft het recht van kennisneming, correctie, aanvulling, afscherming en verwijdering. De WBP kent m.b.t. de verantwoordelijke voor de persoonsregistratie de volgende verplichtingen: meldingsplicht bij het College Bescherming Persoonsgegevens; informatieplicht aan de patiënt over wie de verantwoordelijke voor de registratie is, de wijze waarop de verwerking plaats vindt, wie medegebruikers of ontvangers van gegevens zijn en wat de rechten van de patiënt zijn; het treffen van passende organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder een overzicht van de personen die toegang hebben tot de registratie en technische beveiligingsmaatregelen; als gegevens extern bewerkt worden: een bewerkerscontract. CBP: College Bescherming Persoonsgegevens. Het CBP is een onafhankelijk college dat toezicht houdt op de naleving van de WBP-eisen. De WBP vereist dat de verantwoordelijke voor een persoonsregistratie een melding doet bij het CBP. Voor onze praktijk is dr van Mierlo eindverantwoordelijk voor de elektronische gegevensbestanden. aard en doel patiëntregistraties In het dossier zijn algemene persoonsgegevens (NAW-gegevens e.d.), medische gegevens, en farmaceutische gegevens opgenomen. Doelen van de registratie zijn ondersteunen en mogelijk maken van: een goede medische en farmaceutische zorg en hulpverlening aan de patiënt; financiële afhandeling van de geboden zorg met de patiënt dan wel diens zorgverzekeraar waaronder het aanmaken, registreren en bewerken van gespecificeerde declaraties; behandeling van klachten van patiënten; incidentenregistratie; intercollegiale toetsing; wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting; doelmatig beheer en beleid in de organisatie, waaronder kwaliteitsbewaking van de zorg. In het algemeen geldt dat patiëntengegevens voor de laatste vier doelen geanonimiseerd worden alvorens ze te gebruiken. 2
Bij ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting en bij het aanwenden van gegevens t.b.v. doelmatig beheer en beleid geldt dat expliciete toestemming nodig is van de patiënt, zijn vertegenwoordiger of een gemachtigde voor toegang tot herleidbare patiëntgegevens. Is het doel het toetsen van het kwaliteitsbeleid van de hulpverleners dan wordt gewerkt met geaggregeerde gegevens. De centrale patiëntenadministratie is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Uitwisseling van gegevens met andere hulpverleners en LSP (Landelijk Schakel Punt) Op dit moment hebben alleen praktijkmedewerkers toegang tot de medische dossiers. Tijdens diensten wordt onze praktijk waargenomen door de spoedposten van de SHR (Samenwerkende huisartsendiensten Rijnland). Medewerkers van de SHR kunnen onze dossiers niet inzien. Incidenteel wordt er waargenomen door collega s in onze gemeente, zij hebben ook geen toegang tot onze patiëntendossiers. Met apotheek Alkemade zijn er regelmatig farmaco-therapeutische overleggen. In deze overleggen worden afspraken gemaakt om belangrijke gegevens van patiënten die invloed kunnen hebben op het voorschrijven van medicatie te delen met de apotheek. Dit gebeurt door middel van selecties van bepaalde aandoeningen (huisarts naar apotheek) of van medicatie (apotheek naar huisarts). Samen met praktijk dr Sleeuw, apotheek Alkemade, en fysiotherapeuten Corpora vormen we een eerste-lijns samenwerkingsverband (zorgpalet Rembrandt). Binnenkort wordt een keten informatie systeem geïmplementeerd (waarschijnlijk februari 2013). Hiermee kunnen medische gegevens van patiënten worden uitgewisseld tussen de aangesloten hulpverleners van het zorgpalet. Betreffende patienten wordt vooraf toestemming gevraagd. Onze praktijk heeft zich tot dusverre niet aangesloten bij het LSP. We zullen 2013 gebruiken om onze visie daarop te ontwikkelen. Financiële administraties De financiële administratie is bedoeld voor het verwerken van (uitsluitend de noodzakelijke) gegevens voor de financiële afhandeling van de behandeling. Deze gegevens moeten aan de zorgverzekeraar worden verstrekt. Doel van de registraties is: financiële administratie, waaronder het in handen van derden stellen van vorderingen en het laten uitvoeren van accountantscontrole. Voor de financiële administraties bestaat geen meldingsplicht bij het CBP krachtens artikel 12 (debiteuren en crediteuren) van het vrijstellingsbesluit. Bewaartermijn De wettelijk bewaartermijn van patiëntgegevens is (minimaal) vijftien jaar. De huisarts rekent hierbij vanaf het moment dat het laatste consult of de laatste behandeling werd beëindigd; dossiers van patiënten die nog zijn ingeschreven, worden integraal bewaard - ook de onderdelen die ouder zijn dan 15 jaar. Als de termijn van 15 jaar is verlopen, moet de arts nagaan of langer bewaren noodzakelijk is (tenzij een eerder vernietigingsverzoek is gehonoreerd). De gegevens moeten langer dan vijftien jaar worden bewaard als dat 'redelijkerwijs uit de zorg van 3
een goed hulpverlener' voortvloeit, bijvoorbeeld omdat de arts alleen goede zorg kan bieden als de gegevens langer worden bewaard. Te denken valt aan langlopende of terugkerende behandelingen bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Ook met het oog op wetenschappelijk onderzoek kan het van belang zijn gegevens langer te bewaren. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van de patiënt uitgaan. Daarover kunnen behandelaar en patiënt samen afspraken maken. Overdracht dossier bij verandering van huisarts In de huisartsenwereld is het gebruikelijk dat bij beëindiging van de behandelingsovereenkomst (omdat de patiënt voor een andere arts kiest), na toestemming van de patiënt, het dossier volledig aan een opvolger wordt overgedragen of aan de patiënt wordt meegegeven. Als een patiënt vertrekt naar een andere huisarts kan het dossier aan de nieuwe huisarts worden overgedragen tenzij de patiënt daartegen bezwaar maakt. Uitzondering op deze overdracht is een situatie waarin de patiënt een procedure tegen de arts wil aanspannen of dit inmiddels heeft gedaan. De arts heeft er dan een 'aanmerkelijk' belang bij dat hij de gegevens voor zijn verweer kan gebruiken. In dat geval kan een kopie van de kern van het dossier worden overgedragen. Het dossier kan in papieren vorm ter beschikking worden gesteld door een uitdraai van het dossier te maken. Het dossier kan door de huisarts rechtstreeks aan de nieuwe huisarts ter beschikking worden gesteld: in dat geval wordt deze per post verstuurd of persoonlijk overgedragen. Ook kan het dossier aan de patiënt worden meegegeven zulks ter beoordeling aan de huisarts. De patiënt tekent daarbij voor ontvangst op een daartoe bestemd formulier. Dossiers voor echtgenoten of meerderjarige kinderen (16 jaar en ouder) worden uitsluitend meegegeven indien de patiënt hiervoor door hen schriftelijk gemachtigd is. De machtiging wordt tezamen met formulier voor ontvangst bewaard. Is er geen machtiging, dan wordt een gezinsdossier om privacy redenen per aangetekende post verzonden. Gaat de patiënt niet akkoord met het overdragen van zijn dossier, dan moet de oude huisarts het dossier bewaren totdat de bewaartermijn is verstreken (tenzij de patiënt eerder om vernietiging verzoekt). Schriftelijk of mondeling informeren van derden Hoofdregel is dat gegevens alleen aan 'anderen' mogen worden verstrekt als de patiënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Met 'anderen' bedoelt de WGBO niet de hulpverleners die rechtstreeks bij de behandeling of begeleiding van de patiënt zijn betrokken, zoals een medebehandelaar, praktijkassistente, huisarts-inopleiding (haio), verpleegkundige, (fysio)therapeut, een vervanger of waarnemer. Met 'anderen' worden evenmin bedoeld de (wettelijk) vertegenwoordiger van de patiënt (zoals ouders, voogd, curator, mentor, kind, broer of zus), of de door de patiënt (schriftelijk) gemachtigde. Voor informatieverstrekking aan deze personen hoeft de arts dus niet eerst toestemming aan de patiënt te vragen. Wél voor verstrekking aan personen die hierboven niet zijn aangegeven. De toestemming kan zowel mondeling als schriftelijk worden verkregen. In twijfelgevallen verdient het aanbeveling om bij verkregen mondelinge toestemming hiervan een aantekening in het dossier te maken. 4
Verstrekken van informatie uit het dossier van een overledene De hoofdregel bij het verstrekken van informatie uit het dossier van een overledene is dat de privacy van een patiënt ook na diens dood wordt gerespecteerd en dat anderen dus geen inzage in zijn gegevens krijgen. Strikte navolging van deze hoofdregel zou er toe leiden, dat geen enkele informatie over een overledene aan wie dan ook mag worden verstrekt. Er zijn echter uitzonderingen: 1. Er is een wettelijke bepaling die verplicht om inzage te geven, bijvoorbeeld (ingevolge de BOPZ) aan de Inspecteur voor de Gezondheidszorg. 2. In geval van 'veronderstelde toestemming' van de overleden patiënt: als de behandelaar tot de overtuiging komt, na 'reconstructie van de wil van de overledene', dat in een concreet geval de overledene toestemming tot inzage zou hebben gegeven. Zo kunnen kinderen bijvoorbeeld inzage in het dossier van een overleden ouder krijgen vanwege een erfelijke ziekte of met het oog op een klacht, tenzij voor de arts duidelijk is dat de ouder dat niet zou hebben gewild. 3. Als er sprake is van een 'conflict van plichten' en als is voldaan aan de onderstaande criteria kan de behandelend arts tot gegevensverstrekking overgaan. Het moet daarbij altijd gaan om zeer zwaarwegende belangen van derden. Als uitgangspunt voor de doorbreking van het beroepsgeheim kunnen de volgende zes cumulatieve criteria (ontleend aan prof. dr. H.J.J. Leenen) worden gebruikt: alles is in het werk gesteld om toestemming van de betrokkene te verkrijgen; zwijgen levert voor een ander ernstige schade op; de zwijgplicht brengt de hulpverlener in gewetensnood; er is geen andere weg dan het geheim te doorbreken; het doorbreken van de zwijgplicht voorkomt of beperkt de schade aan een ander; het geheim wordt zo min mogelijk geschonden Het verdient aanbeveling dat de behandelaar in zijn dossier aantekening maakt van zijn belangenafweging en zijn motieven daarbij. Geheimhouding Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding. De afspraken hiervoor zijn vastgelegd in de arbeidscontracten. Het niet naleven van de geheimhoudingsplicht leidt er altijd toe dat de medewerker door de leidinggevende of collega s hierop wordt aangesproken. Disciplinaire maatregelen binnen de normale gezagsverhoudingen kunnen worden ingesteld bij ernstige overtredingen. Naast de interne geheimhoudingsplicht, is er ook een contractuele geheimhoudingsplicht afgesproken in de overeenkomsten met externe leveranciers. Deze overeenkomst sluit de praktijk af met leveranciers van software die ten behoeve van het onderhoud van software en bestanden toegang nodig hebben tot het pakket. rechten van de patiënt Om een beroep op een recht te doen kunnen patiënten een verzoek richten tot de behandelend arts. In alle gevallen zal de behandelaar het verzoek beoordelen, omdat alleen hij/zij kan motiveren of het patiëntenrecht al dan niet kan worden 5
gehonoreerd. Als een patiënt een beroep doet op zijn rechten, dan moet de behandelaar daarop in beginsel binnen vier weken reageren. Als behandelaar worden aangemerkt de huisarts. Een doktersassistente handelt derhalve niet zelfstandig verzoeken van patiënten zoals onderstaand omschreven af. Zijn cliënten het oneens met de wijze van afhandeling door de arts, dan kan men hiertegen bezwaar maken conform de klachtenregeling waarbij de hulpverlener is aangesloten. Recht op inzage en afschrift De patiënt heeft recht op inzage en afschrift van zijn gegevens. De WGBO maakt hierop één uitzondering: inzage of afschrift mag niet worden gegeven als daardoor de privacy van een ander wordt geschonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die door een partner of familielid zijn verstrekt in het vertrouwen dat de patiënt daarvan niet op de hoogte wordt gebracht. De gegevens kunnen betrekking hebben op henzelf of op de patiënt. De behandelaar zal die informatie uiteraard alleen vastleggen als dit voor de behandeling van de patiënt relevant is. Om een beroep te doen op de uitzondering moet de behandelaar aantonen dat het privacybelang van de ander wordt geschaad door inzage te geven én dat dit belang zwaarder weegt dan het belang van de patiënt. De behandelaar moet dus een belangenafweging maken. Een verzoek om inzage of een afschrift van (een gedeelte van) het dossier kan alleen worden gedaan door de patiënt zelf, of met machtiging diens vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een advocaat). Voor kinderen gelden aparte regels (zie: leeftijd patiënt en diens rechten ) Aan een verzoek tot inzage of afschrift moet de behandelaar zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken voldoen. De patiënt heeft geen recht op afgifte van de originele patiëntgegevens. De originelen komen alleen toe aan de eigenaar van de gegevens, in casu dr van Mierlo. Uitzondering hierop kan zijn dat binnen een huisartsenpraktijk bij overdracht naar een andere huisarts de originele gegevens aan de patiënt worden meegegeven voor de opvolger (zie: overdracht dossier bij verandering van huisarts ). Recht op aanvulling, correctie en afscherming De patiënt heeft het recht om het dossier aan te vullen. Hiermee kan de patiënt bereiken dat - naar zijn mening - een vollediger of juister beeld van zijn persoon of zijn gezondheidstoestand wordt geschetst. Het gaat dan om afwijkende of aanvullende zienswijzen van de patiënt zelf óf - op verzoek van de patiënt - van een andere arts bijvoorbeeld in het kader van een second opinion. Ook als de arts het met de inhoud van de verklaring niet eens is, moet hij de verklaring in het dossier opnemen. De patiënt mag de arts verzoeken om feitelijke onjuistheden in de gegevens te corrigeren, bijvoorbeeld verkeerde adresgegevens. De patiënt mag de arts ook verzoeken zijn gegevens voor anderen af te schermen als hij van mening is dat deze feitelijk onjuist zijn of niet ter zake doen. Dat zal hij alleen vragen als hij het bewaren van deze gegevens van belang vindt; anders zal hij wel om correctie of vernietiging vragen. Binnen vier weken moet de arts laten weten of, en zo ja, in hoeverre aan deze verzoeken kan worden voldaan. 6
Recht op verwijdering en vernietiging De patiënt heeft het recht om informatie die niet relevant is voor de behandeling, te laten verwijderen. Bijvoorbeeld gegevens over geloofsovertuiging of ras. Ook kan de patiënt verzoeken (een deel van) zijn dossier te laten vernietigen. De verantwoordelijke moet binnen vier weken op een vernietigingsverzoek reageren en het binnen drie maanden uitvoeren. Een eventuele weigering moet goed worden gemotiveerd. Op het recht op verwijderen of vernietigen van gegevens bestaan namelijk twee uitzonderingen: 1. een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens moeten worden bewaard. De huisarts gaat er hierbij van uit dat als er gegevens zijn die relevante informatie bevatten voor gerechtelijke procedures, deze bewaard moeten worden totdat de procedure definitief is afgerond. Voor overige patiëntgegevens worden de bewaartermijn van de WGBO (zie: bewaartermijn ) aangehouden. 2. vanwege een 'aanmerkelijke belang' van een ander dan de patiënt, moeten (bepaalde) gegevens worden bewaard. Het kan bijvoorbeeld gaan om een situatie waarin de patiënt een procedure tegen de arts wil aanspannen of dit inmiddels heeft gedaan. De arts heeft er dan een 'aanmerkelijk' belang bij dat hij de gegevens voor zijn verweer kan gebruiken. Dat er slechts een 'puur theoretische' kans bestaat dat zo'n procedure in de toekomst nog eens zal worden gestart, is onvoldoende grond om een vernietigingsverzoek van de patiënt af te wijzen. Een andere situatie waarop deze tweede uitzondering betrekking kan hebben, is dat een familielid van de patiënt met het oog op een erfelijke ziekte binnen de familie, goede redenen heeft om aan te dringen op bewaring van de gegevens. De arts moet beoordelen of er sprake is van 'een aanmerkelijk belang van een ander'. Een eventuele weigering van het vernietigingsverzoek moet goed worden onderbouwd. Is de patiënt het niet eens met het oordeel van de arts, dan kan hij dit laten toetsen door een collega-arts. Is de arts van mening dat, gezien de medische voorgeschiedenis van de patiënt, hij deze niet meer verantwoord kan behandelen omdat de te vernietigen gegevens essentieel zijn voor behandeling in de toekomst, dan zal hij dit eerst met de patiënt moeten bespreken. Daarbij kan ook het beëindigen van de behandelingsovereenkomst aan de orde komen; maar dit zal in de regel beperkt blijven tot uitzonderlijke situaties. Met het oog op eventuele latere misverstanden of een procedure verwacht de huisarts dat het vernietigingsverzoek altijd schriftelijk wordt ingediend en als correspondentie wordt bewaard. Leeftijd patiënt en diens rechten In de WGBO is opgenomen dat een zestienjarige volledig bekwaam wordt beschouwd om zelf een overeenkomst met een arts aan te gaan, ook al is hij/zij niet meerderjarig. Bij iemand jonger dan twaalf jaar is de toestemming van de ouders vereist. Bij twaalf- tot zestienjarigen is zowel de toestemming van de ouders als van het kind vereist: bij een meningsverschil geeft echter de toestemming van het kind de doorslag. 7
8