Bijlage 3: Korte praktische handleiding voor de start van een Joint Education-programma Inleiding Onderstaand worden 20 punten genoemd waaraan gedacht moet worden bij de start van een opleiding of mastervariant. De opsomming geeft aan dat er wel voldoende tijd moet worden gereserveerd voor deze stappen, die noodzakelijk zijn om studenten op de eerste dag van het collegejaar goed te ontvangen. De opsomming kan ook dienen als leidraad voor het ontwerp van een nieuwe opleiding en de afspraken die met een partnerinstelling moeten worden gemaakt, als het een joint degree betreft. 1. Toetsingsprocedure TU Delft Het CvB heeft een Procedure voor Nieuwe Opleidingen (2003), en een aanvullend Toetsingskader voor Joint Education (nov. 2008) vastgesteld. In de Procedure zijn de formele stappen die binnen en buiten de TU Delft moeten worden doorlopen, beschreven en is een tijdpad aangeven. Het Toetsingskader voor Joint Education geeft extra aanvullende criteria en procedures speciaal voor joint en double degrees met gerenommeerde partners. Beide documenten vormen het startpunt bij het aanvragen van een nieuwe opleiding en zijn op te vragen bij de beleidsdienst van de Directie Onderwijs & Studentenzaken. 2. Accreditatieprocedure NVAO ) De NVAO toetst de (te verwachten) basiskwaliteit van een nieuwe opleiding aan de hand van een uitvoerig kader en een uitgebreid informatiedossier (zie op www.nvao.net). De vereisten voor deze toets zijn ook opgenomen in de Procedure voor Nieuwe Opleidingen van de TU Delft. 3. Doelmatigheidstoets OCW ) Het Ministerie van OCW toetst of nieuwe initiële opleidingen macrodoelmatig zijn voor de Nederlandse kennisinfrastructuur en kennissamenleving. De vereisten voor deze toets zijn opgenomen in de Delftse Procedure voor Nieuwe Opleidingen. 4. CROHO Zodra de NVAO een positief oordeel heeft gegeven, meldt het College van Bestuur de opleiding bij de IB-Groep aan voor registratie in het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO). Dit laatste is ook van belang i.v.m. het recht op studiefinanciering en met het oog op de bekostiging. Het CROHO kent naast de opleidingscode en naam van de opleiding, ook een datum begin opleiding, een datum einde instroom en een datum einde opleiding. Om een opleiding met ingang van een nieuw studiejaar te starten, is het noodzakelijk dat deze uiterlijk 1 april voorafgaand aan dat studiejaar in het CROHO en in het Register Opleidingen TU Delft is geregistreerd. De volgorde van de Toets Nieuwe Opleiding door de NVAO en de toets Macrodoelmatigheid door OCW worden omgekeerd. Over de datum van inwerkingtreding is nog niet besloten, maar dit wordt vermoedelijk 1 maart 2009. Informatie hierover is verkrijgbaar bij de Directie O&S, beleidsmedewerker Kwaliteit en Accreditatie.
5. OER; studiegids gereed vóór start 1 e collegejaar Aan de hand van het model-oer stelt de decaan, na verkregen instemming van de Facultaire StudentenRaad (FSR), het Onderwijs- en Examen Reglement (OER) van de nieuwe opleiding vast. Dit dient vóór de start van het 1 e collegejaar in de studiegids te worden opgenomen. 6. Onderwijsorganisatie: functies en verantwoordelijkheden Bij de start van elke nieuwe opleiding dienen de verantwoordelijkheden voor de organisatie en de kwaliteit van de opleiding te zijn vastgelegd. Vanzelfsprekend moet bekend zijn welke personen lid zijn van de examencommissie en van de opleidingscommissie en wie de opleidingsdirecteur, de opleidingscoördinator en de studieadviseur zijn. Maar ook moet zijn geregeld dat er procedures en instrumenten voor de bewaking van de kwaliteit zijn (bv. organisatie van vakevaluaties, beroepenveldcommissie, informatievoorziening richting studenten via Blackboard) 7. Academisch Jaar en semester-indeling Het Academisch Jaar loopt in Nederland van 1 september tot en met 31 augustus. Over de start van het studiejaar is een afspraak in 3TU-verband gemaakt. De start is meestal op de eerste maandag van september. Momenteel is voor een enkele opleiding instroom mogelijk bij de aanvang van het tweede semester in februari, maar er is een ontwikkeling gaande in de richting van twee instroommomenten per studiejaar voor alle Master-opleidingen Het eerste semester eindigt binnen de TU Delft begin februari met twee tentamenweken. Dat is in andere landen vaak anders. Daarmee moet rekening gehouden worden bij de aansluiting van curricula, bij de tussentijdse verhuizing naar een ander land, en bij de uitbetaling van eventuele scholarships. 8. Bekostiging Er is slechts een Rijksbijdrage, als de stappen 1 tot en met 4 met goed gevolg zijn doorlopen. Het Rijk betaalt per student slechts één keer voor een bachelordiploma en één keer voor een masterdiploma, waar ook in Nederland behaald. Daarnaast is er een beperkte bijdrage voor eerstejaars studenten. De inkomsten via de Rijksbijdrage voor non-eer studenten zijn bevroren op het niveau van het studentenaantal en diploma s in 2007. Een deel van het bedrag kan besteed worden aan beurzen, hoewel de financiële situatie van de TU binnenkort ook op dit punt aanpassingen zou kunnen veroorzaken. Op dit moment ligt een wetsvoorstel bij de Staten-Generaal om de bekostiging te baseren op een stelsel waarbij het aantal inschrijvingsjaren binnen de nominale studieduur en het aantal diploma s de belangrijkste parameters zijn. 9. Tuition fees, waivers en scholarships Studenten uit de EER-landen betalen het zogenoemde wettelijke collegegeld. Elke universiteit mag voor non-eeu-studenten zelf het zogenoemde instellingscollegegeld vaststellen. De TU Delft hanteert meerdere instellingstarieven. Daarbij is gedifferentieerd naar opleiding en naar groep studenten. Alle studenten betalen zelf het voor hen geldende collegegeld; er worden geen waivers verstrekt. De faculteit kan aan een student een beurs verstrekken, uit het via het interne verdeelmodel aan de faculteiten doorgegeven boven-wettelijke collegegeld. Ook hier geldt dat op korte termijn aanpassing i.c. inperking kan optreden.
10. Kostendekkendheid en verrekeningsaspecten Het College van Bestuur neemt een aanvraag slechts in behandeling, indien het aannemelijk is dat de gezamenlijke instroom bij een masteropleiding of -variant ten minste 20 bedraagt. De kosten van het verzorgen van de opleiding worden afgezien van een vaste voet - normatief berekend op basis van het aantal cursusjaren en het aantal studenten. De kosten van coördinatie van de opleiding worden omgeslagen over de deelnemende universiteiten naar rato van hun aandeel in de kosten van het verzorgen van het onderwijs. Ook de inkomsten uit collegegeld en eventuele sponsorships en supranationale subsidies worden verrekend op basis van de kosten van het verzorgen van het onderwijs. De eventuele Rijksbijdrage wordt niet verrekend tussen de universiteiten. In het Delftse Allocatiesysteem tellen de prestaties van studenten van de onderhavige opleiding evenzeer mee als die van studenten van volledig Delftse opleidingen. Er is een spreadsheet beschikbaar (op te vragen bij de Directie F&C) waarmee globaal de baten en lasten van een opleiding kunnen worden berekend, en ook het tussen universiteiten onderling te verrekenen bedrag. 11. Opname in informatiesystemen, net name SIS en Volg+ Opname in studieinformatiesystemen volgt automatisch op de opname in het centrale inschrijfsysteem ISIS (per 15/01/09 OSIRIS) van de TU Delft. Belangrijk voor een juiste registratie en vastlegging van bijvoorbeeld studieprogramma s in het studievolgsysteem is dat de gegevens tijdig, zo compleet mogelijk en in het juiste format worden aangeleverd aan het SSC-O&S. Om het proces zo goed mogelijk te laten verlopen en voor meer informatie over gebruik en inrichting van de onderwijsinformatiesystemen en de diensten die het SSC-O&S levert kunt u contact opnemen met drs. A.J. van Peppen (Hoofd SSC-O&S). 12. Promotie, TU-website en werving Het opleidingsprogramma (BSc/MSc) wordt opgenomen in de relevante TU Delft (internationale) studiegidsen, de website en ander promotiemateriaal zoals een specifieke BSc/MSc brochure. Inhoudelijk moet hiervoor bij de afdeling M&C van de faculteit een overzicht van de volgende kenmerken worden aangeleverd: - doelstelling en doelgroep van de opleiding - inhoud van de opleiding incl. curriculum - toelatingseisen - aanmeldingsprocedures. Indien het programma een joint venture met een andere universiteit is, zal er worden gezocht naar een gezamenlijke overeenkomst betreffende presentatiestijl en kernboodschappen. In samenwerking met de afdeling M&C van de faculteit kan een specifiek marketing/wervingsplan voor de opleiding worden gemaakt waarin wordt omschreven hoe het nieuwe programma onder de aandacht van de specifieke doelgroep kan worden gebracht.
13. Toelatingscriteria en procedures Bij de selectie en toelating van studenten dient rekening te worden gehouden met de algemene selectiecriteria voor de Master-opleidingen van de TU Delft voor de zij-instroom die ook voor de examencommissies als referentiekader dienen. Deze luiden als volgt: Bezitters van buitenlandse diploma s - Relevant Bachelor-diploma van voldoende kwaliteit en niveau - Grade Point Average van de Bacheloropleiding van minimaal 75% van de maximaal te behalen punten, tenzij reeds sprake is van een relevant Bachelor-diploma van voldoende kwaliteit en niveau - Voor studenten wier moedertaal niet Engels is: - TOEFL score van ten minste 80 (internet based test) - IELTS (overall band) test score van ten minste 6.0. Alleen studenten met de nationaliteit van de VS, Groot-Brittannië, Ierland, Australië, Nieuw Zeeland en Canada zijn vrijgesteld van deze eis. - Essay (2000-3000 woorden) in het Engels, waarin motivatie en belangstelling worden beschreven, als ook een samenvatting van het gevolgde Bachelor-programma - Curriculum vitae in het Engels HTO studenten, geselecteerd op grond van: - Relevant HTOdiploma van een Nederlandse hogeschool - Succesvol gevolgd schakelprogramm a, dat in de vorm van een minor onderdeel kan zijn van de HBOopleiding Nederlandse WOstudenten Relevant Bachelordiploma van een Nederlandse universiteit Studenten TU Delft Relevant Bachelordiploma van de TU Delft Aanmelding voor een MSc-opleiding geschiedt on line via de TU-website (zie www.tudelft.nl/msc). Het International Office registreert de aanmelding, zorgt voor completering, en legt de aanmelding met een toelatingsadvies voor aan de faculteit. Bij een joint master verdient het de voorkeur te werken met één gemeenschappelijke toelatingscommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van alle betrokken instellingen. De gemeenschappelijke toelatingscommissie formuleert criteria op basis waarvan toelating kan worden verleend.
Het International Office heeft ervaring met admission topics, zowel in Erasmus Mundusverband als daarbuiten, en het verdient derhalve aanbeveling om in een vroeg stadium contact te zoeken met het International Office. 14. Visumproblematiek Studenten uit de meeste non-eu-landen hebben een inreisvisum ( MVV ) nodig; dit geldt niet voor studenten uit zgn. tweede-landen (USA, Canada, Australië, Nieuw Zeeland, Japan, Zuid-Korea, etc,). Het aanvragen van een inreisvisum gaat als volgt: de student maakt een zgn. guarantee bedrag over naar de TU Delft (tuition fee plus een bedrag voor kosten van levensonderhoud) waarna de TU het visum aanvraagt. De leges bedragen 250 en de procedure duurt na ontvangst van de betaling hooguit vier weken. Meer info op: www.ind.nl. Alle studenten uit non-eu-landen dienen na aankomst in Delft een verblijfsvergunning aan te vragen. Complicerende factor voor de deelname van non-eu-studenten aan joint masters is dat ze geen twee verblijfsvergunningen tegelijk kunnen hebben, en bovendien gedurende maximaal 9 maanden buiten Nederland mogen vertoeven. Gedurende het buitenlandverblijf dient er wel een inschrijving te zijn in de gemeentelijke basisadministratie (GBA). Dit betekent dat de student ingeschreven moet zijn op een GBA-goedgekeurd woonadres en daardoor gedwongen kan zijn de huur aan te houden. Een dispensatie hiervan is mogelijk. De student kan dan met instemming van de faculteit het adres van de faculteit opgeven. De gemeente gedoogt dit voor max. 8 maanden, en het behoeft niet speciaal aangevraagd te worden. Het verdient aanbeveling dat de student als postadres tijdelijk het adres van familie of vrienden opgeeft. 15. Huisvesting studenten Voor de huisvesting van haar buitenlandse gasten (studenten en personeelsleden) heeft de TU een contract gesloten met de Stichting DUWO. Op jaarbasis kunnen zo n 1.150 (zelfstandige en onzelfstandige) wooneenheden van verschillende kwaliteit, prijs en ligging vanuit de TU gevuld worden. Een prognose van het benodigde aantal woningen in het volgende studiejaar moet door de TU uiterlijk 15 maart voorafgaand aan DUWO worden doorgegeven. Melding van de verwachte omvang van de groep internationale studenten moet dus vóór die datum plaatsvinden. Bovendien dient de TU vóór 1 juli aan de DUWO te melden welke studenten in het DUWObestand moeten worden gehuisvest. Kandidaat-bewoners dienen dus tijdig een eenheid te reserveren. Aanmeldingen van M.Sc.-studenten hebben daarbij voorrang boven aanmeldingen van exchange-studenten en overige gasten. Overigens heeft de TU vanwege de schaarste aan wooneenheden in de afgelopen periode de beschikbare wooneenheden in contingenten aan de faculteiten ter beschikking gesteld. Aantallen wooneenheden die moeten worden gereserveerd voor deelnemers aan Joint Education-programma s komen ten laste van die contingenten. Voor meer info over de woningen (lokaties, voorzieningen, prijzen): www.duwo.nl Het contract tussen DUWO en TU bepaalt ook dat bij kortere huurperioden dan een jaar bovenop de maandhuur een opslag van 10% (bij een huurperiode van 6 maanden of méér) of 20% (bij een huurperiode van minder dan 6 maanden) gelegd wordt.
Complicerend voor studenten uit non-eu-studenten die aan joint masters deelnemen, is voorts dat zij niet zo gemakkelijk de woning in de ene stad kunnen opzeggen om aansluitend in de volgende stad een woning te vinden. Houden ze de oude woning aan, dan worden ze op dubbele kosten gejaagd. Bij het opzetten van joint courses verdient het vanuit huisvestingsoogpunt aanbeveling om het Delftse deel zo mogelijk te laten samenvallen met het tweede semester. In dat deel van het studiejaar is er immers nog (enige) ruimte in het woningen-bestand. Huisvestingsaanvragen die niet gelijklopen aan de Delftse semesterindeling zijn vrijwel niet te realiseren en pakken, indien leegstand het gevolg is, heel erg duur uit voor de TU Delft die ingevolge het contract met DUWO de resterende huurmaanden voor eigen rekening dient te nemen. 16. Verzekering Visumplichtige studenten moeten voldoende verzekerd zijn tegen het risico van ziektekosten. Direct na aankomst sluiten zij via de TU een verzekering bij Lippmann. Deze verzekering biedt ook een zekere reis- en ongevallendekking, en dekking tegen kosten van particuliere aansprakelijkheid. De premie bedraagt 36,50 p.m. Zolang studenten (vrijwel) geen inkomsten uit arbeid hebben en jonger zijn dan 30 jaar, is de basiszorgverzekeringsplicht niet op ze van toepassing. Deze verzekering biedt een werelddekking. 17. Bankrekening Internationale studenten kunnen via de TU bij de ABN-AMRO-bank een bankrekening openen. Hier zijn twee mogelijkheden voor: Pakket (korter dan 1 jaar) exchange: - Betaalrekening - Wereldpas, incl. chippas - Niet rood staan - Formulier Opheffen Bankrekening meteen bij aanvraag invullen op einddatum studie + 2 maanden. Pakket (langer dan 1 jaar) MSc: - Betaalrekening - Wereldpas, incl. chippas - Internetbankieren - Internetsparen - Niet rood staan 18. Inschrijving, email- en Blackboard-account Studenten die staan ingeschreven aan de TU Delft (ze hebben dan hun inschrijvingsformulier ondertekend, betaald, en verblijven rechtmatig in Nederland) krijgen voor de duur van de inschrijving een NetID, belangrijk voor de toegang tot Blackboard en e-mail account. Wanneer tijdig aangemeld bij de Centrale Studentenadministratie (CSa) kunnen vooraanmelders tijdelijk toegang krijgen tot Blackboard. Diegenen die gedurende hun studie toegang willen hebben tot Blackboard zullen gedurende hun studie aan de TU Delft ingeschreven moeten staan als student.
19. Introduction Programme Ter voorbereiding op de studie nemen internationale M.Sc.-studenten deel aan het Introduction Programme. Dit duurt één week, wordt in opdracht van het International Office georganiseerd door de faculteit TBM, en vindt plaats eind augustus, voorafgaand aan het studiejaar. Voorwaarde is dat de guarantee vóór 23 juni door de TU is ontvangen. Er moet immers ook nog een visum aangevraagd worden. In het kader van het Introduction Programme vindt een kennismaking plaats met de alhier gehanteerde onderwijsvormen en toetsmethoden, en met de Nederlandse samenleving. In het geval van niet-bekostigde opleidingen dienen de kosten van deelname aan het Introduction Programme door de student zelf dan wel door de faculteit betaald te worden. Deze bedragen ca. 1.500, per deelnemer. 20. Opvang en introductie De nieuwe M.Sc.-studenten worden voorafgaand aan de start van het Introduction Programme en op tevoren vastgestelde data van Schiphol opgehaald en naar Delft gebracht. Daar wordt een reeks van formaliteiten afgehandeld (wooncontract, bankrekening, verzekering, inschrijving in GBA, inschrijving TU, email- en Blackboard-account, etc.). Studenten kunnen alleen op die data arriveren. Late aankomers kunnen pas geruime tijd later geregistreerd worden en lopen daardoor ernstige vertraging op bij de start van hun studie. Soms betekent dit dat een student niet meer mag starten van de faculteit. Te laat komen mag dan ook alleen bij (echte) overmacht. Vlak vóór de start van het studiejaar organiseren faculteiten doorgaans een introductiebijeenkomst, en in september vindt voorts een sociale introductie plaats, georganiseerd door studentenorganisaties in samenwerking met Sport & Cultuur en het International Office.