Amersfoortse Mixed Hockey Club HUISHOUDELIJK REGLEMENT Gewijzigd tijdens de ALV van 17 november 2014 Het Huishoudelijk Reglement is een nadere uitwerking van de statuten. De bepalingen in de statuten zijn in alle gevallen leidend en gaan boven de bepalingen in het Huishoudelijk Reglement, conform artikel 24 van de statuten van AMHC. De KNHB kent een aantal reglementen waaronder het bondsreglement waarin regelgeving rondom wedstrijden, velden en hockeyevenementen uitvoerig is beschreven. Dit Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de KNHB reglementen. Inhoudsopgave Artikel 1 Definities Artikel 2 Tenue Artikel 3 Leden en Donateurs Artikel 4 Wijze van aanmelding en voorwaarde toelating Artikel 5 Toelating en verplichting donateurs Artikel 6 Ledenregistratie Artikel 7 Einde lidmaatschap Artikel 8 Contributie Artikel 9 Schade aan eigendommen en verzekeringen Artikel 10 Straffen Artikel 11 Aanvullende corrigerende maatregelen Artikel 12 Beroepsprocedure bij schorsing of royement Artikel 13 Bestuur Artikel 14 Voorzittersoverleg Artikel 15 Bestuursvergaderingen Artikel 16 Bestuursbesluiten Artikel 17 Locatiemanager Artikel 18 Commissies Artikel 19 Officiële organen Artikel 20 Algemene vergadering Artikel 21 Jaarstukken, balans staat van baten en lasten en jaarverslag Artikel 22 Spelers Artikel 23 Aanvoerders Artikel 24 Trainers, coaches en begeleiders Artikel 25 Scheidsrechters Artikel 26 Wijzigingen en aanvullingen huishoudelijk reglement 1
Artikel 1 Definities a. Vereniging: de Amersfoortse Mixed Hockeyclub (AMHC); b. Verenigingsjaar: het verenigingsjaar loopt van 1 juli in enig jaar en eindigt op 30 juni van het daarop volgende jaar; b. Fiscaal Boekjaar: het fiscale boekjaar loopt van 1 augustus in enig jaar en eindigt op 31 juli van het daarop volgende jaar; c. Royement: ontzetting uit het lidmaatschap als bedoeld in artikel 10 en 11b van de statuten. Artikel 2 Tenue Het tenue van de vereniging is rood shirt*, grijze broek/rok en rode* kousen. Modellen en kleur nader door het bestuur vast te stellen. De leden zijn verplicht bij competitiewedstrijden het officieel vastgestelde clubtenue te dragen. * Eventueel voorzien van door het bestuur vastgestelde accenten, zoals bijvoorbeeld sponsoruitingen. Artikel 3 Leden en donateurs 1. Leden zijn de natuurlijke personen, die door het bestuur als lid zijn toegelaten, met inachtneming van het bepaalde in dit reglement en in de statuten van de vereniging. 2. De vereniging kent onder andere de navolgende leden: a. juniorleden; b. seniorleden; c. G -hockeyleden; d. trimleden; e. leden van verdienste; f. ereleden. Daarnaast kent de vereniging functieleden en donateurs en leden die niet deelnemen aan de competitie waaronder aspirant -leden, knotshockeyleden en trainingsleden. 3. Juniorleden zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan achttien jaar en in competitieverband spelen. Junioren worden onderscheiden in: - juniorleden A zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar zestien jaar of ouder, doch nog geen achttien jaar zijn; - juniorleden B zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar veertien jaar of ouder, doch nog geen zestien jaar zijn; - juniorleden C zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar twaalf jaar of ouder, doch nog geen veertien jaar zijn; - juniorleden D zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar tien jaar of ouder, doch nog geen twaalf jaar zijn; 2
- juniorleden E zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar acht jaar of ouder, doch nog geen tien jaar zijn; - juniorleden F zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar zes jaar of ouder, doch nog geen acht jaar zijn. 4. Seniorleden zijn natuurlijke personen, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn. Senioren worden onderscheiden in: - seniorleden zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder, doch nog geen dertig jaar zijn; - semi -veteranen zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar dertig jaar of ouder, doch nog geen vijfendertig jaar zijn; - veteranen zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar vijfendertig jaar of ouder, doch nog geen vijftig jaar zijn; - L -veteranen zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar vijftig jaar of ouder zijn. 5. Trimleden zijn natuurlijke personen die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn en die de hockeysport beoefenen door middel van het volgen van training en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden. Trimleden spelen geen competitie. 6. Aspirant-leden zijn natuurlijke personen die de hockeysport in teamverband willen beoefenen door middel van het volgen van training en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden. Aspirant leden spelen geen competitie. 7. Knotshockeyleden zijn natuurlijk personen die c.a. zestig jaar of ouder zijn en die de hockeysport beoefenen door middel van het volgen van training en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden. Knotshockeyleden spelen geen competitie. 8. Trainingsleden zijn natuurlijke personen die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn en die de hockeysport in competitieverband beoefenen bij een andere vereniging. Deze leden volgen alleen training en spelen geen competitie bij AMHC. 9. G -leden zijn natuurlijke personen die niet rolstoelafhankelijk zijn maar waarbij de verstandelijke beperking van dien aard is, dat zij niet mee kunnen komen met leeftijdgenoten binnen een regulier hockeyteam. De hockeysport wordt beoefend door middel van het volgen van training en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden. G -leden kunnen deelnemen aan de G -hockey competitie. 10. Leden van verdienste zijn natuurlijke personen die door hun prestaties aanspraak kunnen maken op erkentelijkheid en als zodanig door het bestuur zijn benoemd. 11. Ereleden zijn natuurlijke personen die wegens hun buitengewone verdiensten door de Algemene Vergadering daartoe zijn benoemd. 12. Donateurs zijn natuurlijke personen of rechtspersonen die zich als zodanig hebben aangemeld en zich bereid hebben verklaard de vereniging uitsluitend door een financiële bijdrage te steunen. 3
13. Functieleden zijn zij die uitsluitend een (bestuur)functie binnen de vereniging vervullen en die bij AMHC op geen enkele wijze de hockeysport actief beoefenen. Artikel 4 Wijze van aanmelden en voorwaarde toelating 1. Een natuurlijke persoon die lid wil worden van de vereniging moet een door het bestuur te verstrekken inschrijfformulier ingevuld en ondertekend in dienen bij de secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Hieraan gelijk gesteld is een elektronische aanmelding via het webformulier op de website. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als het inschrijfformulier wordt meeondertekend door de wettige vertegenwoordiger. 2. Binnen een maand na het indienen van de aanvraag ontvangt de aanvrager door of namens het bestuur schriftelijk bericht over het verzoek tot toelating als lid van de vereniging. In geval van niet- toelating wordt de reden daarvan vermeld. 3. Juniorleden kunnen als aspirant-lid worden aangemeld vanaf 1 oktober als ze de leeftijd van vijf jaar hebben. Juniorleden worden lid als ze zes jaar zijn. 4. Voor diegenen die gedurende het verenigingsjaar lid worden, geldt dat zij, indien zij lid worden vóór 1 januari van het betreffende verenigingsjaar, de volledige contributie verschuldigd zijn. Indien zij lid worden na 1 januari van het betreffende verenigingsjaar, zijn zij de helft van de contributie verschuldigd. 5. Het bestuur is bevoegd een wachtlijst in te stellen in het geval er onvoldoende veld-, trainings en/of teamcapaciteit is. Het bestuur is bevoegd nader te bepalen welke criteria gelden voor het aanleggen van de wachtlijst en de volgorde van toelating van nieuwe leden. Artikel 5 Toelating en verplichtingen donateurs Het bestuur beslist per geval over de toelating van donateurs en over de voorwaarden van die toelating, waarbij in ieder geval geldt dat: - ook niet-leden van de vereniging donateur kunnen zijn; - de donateur de vereniging financieel of in natura steunt; - de donateur dit bedrag, tenzij nader schriftelijk met het bestuur anders wordt overeengekomen, in een keer aan de vereniging dient te voldoen binnen dertig dagen na ontvangst van de betreffende nota; - het donateurschap elk jaar stilzwijgend voor een jaar wordt verlengd, tenzij de donateur of het bestuur het donateurschap schriftelijk beëindigt met een opzegtermijn van vier weken of tenzij nader schriftelijk tussen het bestuur en de donateur anders wordt overeengekomen. Artikel 6 Ledenregistratie 1. De secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon houdt een register bij waarin de namen en de adressen van de leden alsmede hun lidmaatschapscategorie worden bijgehouden. 4
2. Ieder lid is verplicht wijziging van zijn adres of contactgegevens in het ledenadministratiesysteem te registreren. Het lid heeft via de website toegang tot het ledenadministratiesysteem. Elk lid krijgt daarvoor een persoonlijke inlogcode. Eventuele kosten die door de vereniging moeten worden gemaakt om een adreswijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald. 3. De secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon draagt er zorg voor dat de leden worden aangemeld bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond. 4. De persoonsgegevens zullen door de vereniging uitsluitend worden gebruikt voor verenigingsdoeleinden en ter informatie van de KNHB. De gegevens zullen niet aan derden ter beschikking worden gesteld tenzij daartoe toestemming is gegeven. Artikel 7 Einde lidmaatschap 1. a. Behoudens schriftelijke opzegging wordt het lidmaatschap jaarlijks stilzwijgend verlengd. b. Opzegging kan uitsluitend schriftelijk of per e-mail aan de ledenadministratie plaatsvinden. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden vóór 1 juni. Indien het lidmaatschap niet vóór 1 juni bij de ledenadministratie is opgezegd, is de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd. c. De ledenadministratie verstrekt een ontvangstbevestiging van de opzegging. Deze ontvangstbevestiging geldt als enig wettig bewijs. d. Afmeldingen op andere wijze (mondeling) of bij andere personen (coaches, lijnhoofden, trainers) worden als nietig beschouwd. 2. Als de opzegging niet heeft plaatsgevonden volgens het bepaalde in lid 1, kan het bestuur dispensatie verlenen en de opzegging tegen 1 januari laten plaatsvinden: - wegens verhuizing naar een andere gemeente dan die waar de vereniging haar zetel heeft; - op grond van medisch advies; - op grond van andere, naar het oordeel van het bestuur, afdoende redenen. 3. Het bestuur kan tot royement besluiten in geval van wanbetaling of wangedrag. a. Tot royement wegens wanbetaling kan worden besloten, wanneer het lid niet aan zijn financiële verplichtingen binnen de daarvoor gestelde termijn heeft voldaan en de betaling eveneens niet gevolgd is binnen 14 dagen na aanmaning per aangetekend schrijven. Het bestuur is gehouden het besluit tot royement wegens wanbetaling, inclusief de redenen die tot de besluitvorming hebben geleid, zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden te brengen. Wegens het niet nakomen van hun financiële verplichtingen geroyeerde leden kunnen, via de procedure beschreven in art. 4, weer als lid worden toegelaten, indien zij aan hun betalingsverplichtingen hebben voldaan en tevens het voor nieuwe leden geldende entreegeld hebben afgedragen. 5
b. Tot royement wegens wangedrag kan worden besloten, indien het betrokken lid zich schuldig maakt aan daden welke duidelijk in strijd zijn met het doel en de belangen van de vereniging. Het besluit tot royement wegens wangedrag wordt aan de organisaties waarbij de vereniging is aangesloten bekend gemaakt, met inachtneming van de in artikel 10 van dit reglement genoemde beroepsprocedure. Aan royement kan schorsing door het bestuur voorafgaan. Aan de betrokkene wordt van schorsing en van royement, per aangetekend schrijven, mededeling gedaan met vermelding van de redenen welke tot de besluiten hebben geleid. Het bestuur is niet gehouden het besluit tot royement en/of de redenen die tot de besluitvorming hebben geleid, ter kennis van de leden te brengen. Het bestuur is te allen tijde gerechtigd tot nietig verklaring van het besluit tot royement. Artikel 8 Contributie 1. Leden zijn aan de vereniging verschuldigd: - entreegeld bij het (opnieuw) aangaan van het lidmaatschap, en - contributie(s). 2. De standaard betaling van de contributie is door middel van automatische incasso. Voor leden die ná 1 januari 2008 lid zijn geworden, is automatische incasso verplicht. Door het aangaan van het lidmaatschap wordt toestemming verleend tot het uitvoeren van incasso van de jaarlijkse contributie inclusief zaalhockey en het entreegeld. 3. De contributiebrief (factuur) wordt aan het begin van het verenigingsjaar per e-mail verzonden minimaal 14 dagen voor de eerste incassodatum, naar het e-mailadres dat bij AMHC bekend is. Wordt de factuur om welke reden dan ook niet ontvangen, dan ontslaat dat een lid niet van de betaalplicht. In de brief staan de incassodata en de betaaltermijn vermeld. 4. Automatische incasso verplicht het lid te zorgen voor voldoende saldo, om te waarborgen dat automatische incasso ook daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. Tevens is het lid verplicht AMHC een correct en actueel rekeningnummer door te geven. 5. Wanneer betaling niet binnen de betalingstermijn plaatsvindt of wanneer automatische incasso niet mogelijk blijkt, is het lid na aanmaning of na ingebrekestelling in verzuim en uit dien hoofde rente en incassokosten verschuldigd. 6. a. Een lid dat na de vervaldatum als genoemd in de aanmaning of de ingebrekestelling niet of nog niet volledig heeft voldaan aan de betalingsverplichtingen voortvloeiend uit dit reglement, kan met onmiddellijke ingang worden geschorst door het bestuur. Het lid kan dan de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer uitoefenen totdat geheel aan de betalingsverplichtingen is voldaan. b. Na schorsing kan het bestuur de inning van de vordering uit handen geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op tenminste vijftien procent van het te incasseren bedrag of, indien de werkelijke kosten hoger zijn, op die werkelijke kosten. 6
7. Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, dit ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk verzoek te richten aan het bestuur. Artikel 9 Schade aan eigendommen en verzekeringen 1. Ieder lid is aansprakelijk voor schade aan eigendommen van de vereniging of aan de vereniging in bruikleen verstrekte goederen. 2. Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of de leden die de desbetreffende zaak het laatst heeft, respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkene(n) het tegendeel wordt aangetoond. 3. Elk lid dat schade aan materiaal van de vereniging heeft toegebracht is verplicht hiervan melding te doen aan het bestuur. 4. Indien het herstellen van de door een lid toegebrachte schade aan materiaal kosten met zich meebrengt, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt. 5. Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden die in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig zijn. 6. De vereniging heeft via de KNHB voor haar leden een secundaire collectieve sportongevallenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Artikel 10 Straffen Het bestuur is bevoegd tot het opleggen van de navolgende straffen: 1. Schorsing wegens wangedrag, wanbetaling of het niet voldoen aan enige andere verplichting van het lid. Door de schorsing wordt het gebruik van de rechten van het lid opgeschort voor de duur van ten hoogste het resterende gedeelte van het lopende verenigingsjaar; de verplichtingen blijven bestaan. 2. Oplegging van geldboeten tot een bedrag van ten hoogste 75 per strafoplegging. 3. Het geven van een schriftelijke berisping. 4. Royement. Zie hiervoor het bepaalde in artikel 7 lid 2 van dit reglement. 5. De straffen kunnen in combinatie en ook voorwaardelijk worden opgelegd. 6. Het bestuur is gehouden opgelegde straffen - met uitzondering van schorsing wegens wangedrag - te publiceren in het verenigingsorgaan. Het bestuur is te allen tijde bevoegd tot opheffing van de schorsing, kwijtschelding van de geldboete en intrekking van de berisping. 7
7. Door de KNHB opgelegde boetes aan individuele spelers en teams zullen worden doorberekend aan het desbetreffende individu/team. Artikel 11 Aanvullende corrigerende maatregelen Het bestuur kan in combinatie met een statutaire straf, als bedoeld in het voorgaande artikel, een corrigerende maatregel opleggen. Als corrigerende maatregel wordt o.a. gezien: de verplichting om extra wedstrijden te fluiten of ontzegging tot feesten. Het opleggen van een corrigerende maatregel vindt bij jeugdleden alleen plaats na overleg met de wettelijk vertegenwoordiger. Artikel 12 Beroepsprocedure bij royement of schorsing 1. Geroyeerde leden en leden die langer dan een maand geschorst zijn, kunnen tegen dit besluit beroep aantekenen bij de Algemene vergadering. Zij dienen dit binnen 14 dagen na ontvangst van het aangetekend schrijven, schriftelijk aan het bestuur te berichten. 2. Het bestuur is gehouden dit beroep binnen vijf weken na ontvangst schriftelijk voor te leggen aan een te houden Algemene vergadering. 3. Het geroyeerde of geschorste lid heeft het recht deze vergadering bij te wonen en daar hetzij in eigen persoon, hetzij - indien betrokkene de seniorenleeftijd nog niet heeft bereikt vertegenwoordigd, hetzij schriftelijk verweer te voeren. 4. Wanneer op de Algemene vergadering tenminste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen zich tegen het royement of de schorsing uitspreekt, wordt het desbetreffende bestuursbesluit vernietigd. 5. Beroep tegen andere dan in dit artikel genoemde straffen is niet mogelijk. Artikel 13 Bestuur 1. Het bestuur bestaat uit minimaal vijf en maximaal negen natuurlijke personen, welke door de Algemene vergadering worden benoemd. Het Dagelijks bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester. De functie van penningmeester en secretaris zijn niet verenigbaar. De voorzitter van het bestuur wordt als zodanig door de Algemene vergadering in deze functie benoemd. De overige bestuursleden zijn commissaris van het bestuur. 2. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Aftredende bestuursleden zijn direct herkiesbaar, met dien verstande dat deze leden gedurende ten hoogste twee achtereenvolgende perioden zitting kunnen hebben in het bestuur. 3. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen van het bestuur. Hij heeft te allen tijde het recht op inzage van wat onder de overige bestuursleden berust. Alle bestuursbesluiten worden door de voorzitter meeondertekend. De voorzitter brengt op de jaarlijks te houden Algemene vergadering verslag uit van het afgelopen verenigingsjaar en fiscale boekjaar. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend voorzitter. 8
4. De taken van de secretaris van het bestuur zijn de navolgende: - het voeren van correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur; - het houden van het verenigingsarchief; - het notuleren ter Algemene vergadering, tenzij een andere persoon daartoe door het bestuur is aangewezen, en ondertekening van vastgestelde notulen; - het notuleren van vergaderingen van het bestuur en ondertekening van goedgekeurde notulen; - het notuleren van vergaderingen van het bestuur tenzij een andere persoon daartoe door het bestuur is aangewezen en ondertekening van goedgekeurde notulen; - het voeren van de ledenadministratie en het verstrekken aan de penningmeester van het bestuur van kopieën van het ledenregister. 5. De taken van de penningmeester van het bestuur zijn de navolgende: - het innen en het beheren van alle gelden van de vereniging; - het (mede-)ondertekenen van alle financiële verenigingsdocumenten; - het regelmatig (tenminste ieder kwartaal) rapporteren aan het bestuur over de financiële situatie gedurende het jaar; - het afleggen van rekening en verantwoording aan de algemene vergadering over de geldstroming binnen de vereniging. De penningmeester van het bestuur mag slechts tussentijds aftreden, indien de boeken zijn goedgekeurd door de kascommissie. 6. Het bestuur is bevoegd om, indien noodzakelijk, het budgetbeheer te delegeren aan een officiële commissie. 7. Iedere bestuurder is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien een bepaalde taak tot de werkkring van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk, tenzij een bestuurslid bewijst dat de tekortkoming niet aan hem te wijten is en dat hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. 8. De verdere verbijzondering van taken en verantwoordelijkheden en de verdeling daarvan onder de bestuursleden wordt opgenomen in een overzicht dat ter kennis wordt gebracht van de leden. Artikel 14 Voorzittersoverleg 1. Het voorzittersoverleg bestaat uit alle voorzitters van de officiële commissies en de leden van het bestuur. De voorzitters van de commissies worden door het bestuur benoemd. De voorzitter van het bestuur is tevens voorzitter van het voorzittersoverleg. 2. Het voorzittersoverleg is bedoeld om beleidszaken en verenigingsbrede onderwerpen te coördineren en bespreken. Het voorzittersoverleg heeft tevens een adviserende functie richting het bestuur over het te voeren beleid. De werkwijze van het voorzittersoverleg wordt in onderling overleg bepaald. 3. Het voorzittersoverleg wordt tenminste twee keer per verenigingsjaar gehouden. 9
Artikel 15 Bestuursvergaderingen 1. De bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatse als bij de oproeping bepaald. 2. Ieder jaar worden tenminste acht bestuursvergaderingen gehouden. Bestuursvergaderingen worden bovendien gehouden iedere keer wanneer een van de bestuurders daartoe een verzoek doet onder opgave van de te behandelen punten. 3. Het verzoek tot de bestuursvergadering geschiedt tenminste zeven dagen van tevoren, de dag van de oproep en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsaankondiging. 4. Het verzoek vermeldt, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. 5. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuurders aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen ten aanzien van alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen. 6. Toegang tot de bestuursvergaderingen hebben de bestuurders en zij die daartoe door het bestuur worden uitgenodigd. Artikel 16 Bestuursbesluiten 1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen in een bestuursvergadering, waarin tenminste de helft van de in functie zijnde bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurder kan zich door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen onder overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurder kan daarbij slechts voor één andere bestuurder als gevolmachtigde optreden. 2. Iedere bestuurder heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Alle bestuursbesluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 3. Alle stemmingen ter bestuursvergadering geschieden mondeling, tenzij een of meer bestuurders vóór de stemming een schriftelijke stemming verlangen. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 4. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Zij tellen wel mee ter bepaling van enig quorum. 5. Het ter bestuursvergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de vergadering over de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 6. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter van de vergadering de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats indien de meerderheid der 10
vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 7. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen. Buiten vergadering kan een besluit slechts worden genomen met algemene stemmen van alle bestuurders en kunnen de stemmen alleen schriftelijk worden uitgebracht. Het bestuur draagt zorg voor het houden van aantekening van de besluiten die zijn genomen op de in dit lid bedoelde wijze. 8. Het is denkbaar dat een bestuursbesluit moet worden genomen, terwijl niet aan de formele voorwaarden kan worden voldaan. (bijvoorbeeld omdat de beschikbare termijn te kort is of omdat niet alle bestuursleden bereikbaar zijn). In dat geval is de voorzitter bevoegd namens het bestuur een besluit te nemen. Dit besluit dient dan in de eerstvolgende bestuursvergadering alsnog formeel te worden bekrachtigd. Artikel 17 Locatiemanager De vereniging kent een locatiemanager die verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van het clubhuis en de accommodatie. Hij/zij zorgt ervoor dat de operationele zaken binnen de vereniging efficiënt verlopen. De locatiemanager rapporteert aan het bestuur en in het bijzonder de commissaris beheer. De locatiemanager is gerechtigd personen die zich niet in overeenstemming met de door haar gestelde regels gedragen onder opgaaf van redenen de toegang tot de accommodatie van de vereniging te ontzeggen. Artikel 18 Commissies 1. De vereniging kent een aantal commissies welke door het bestuur worden ingesteld. De kascommissie is een statutair ingestelde commissie. Het bestuur draagt zorg voor een actueel overzicht van de commissies en contactpersonen op de website. 2. a. De kascommissie wordt jaarlijks door de Algemene vergadering benoemd en bestaat uit minimaal twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Leden van de kascommissie zijn niet herbenoembaar. De kascommissie stelt een rooster van aftreden op. De leden van de kascommissie hebben gedurende ten hoogste drie achtereenvolgende boekjaren zitting in deze commissie. b. De kascommissie heeft tot taak het onderzoeken van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting van het bestuur en het uitbrengen van verslag daarvan aan de Algemene vergadering. De kascommissie heeft daartoe het recht om van het bestuur te eisen dat inlichtingen worden verschaft, dat de kas en de waarden worden getoond en dat boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar worden gesteld. 3. De overige commissies bestaan uit minimaal drie leden, waarbij de voorzitter zitting heeft in het voorzittersoverleg. De voorzitter van een commissie wordt door het bestuur benoemd. 11
Commissies kunnen te allen tijde ook door het bestuur worden ontbonden. De leden van de commissies zijn herbenoembaar. 4. Iedere commissie valt onder de verantwoordelijkheid van één van de leden van het bestuur. Het bestuur bepaalt welk lid van het bestuur de verantwoording voor deze commissie draagt. 5. Een bestuurslid kan deel uitmaken van een commissie, tenzij het bestuur anders beslist. Elk bestuurslid heeft het recht de vergaderingen van een commissie bij te wonen; zij kunnen daarin het woord voeren maar hebben geen stemrecht indien zij daar formeel geen onderdeel van uitmaken. 6. Van commissies kunnen ook niet-leden van de vereniging deel uitmaken. 7. Het bestuur zal voor elke commissie vastleggen wat de taken en verantwoordelijkheden van de betreffende commissie zijn. 8. Commissies maken een schriftelijk verslag van de genomen besluiten, welke ter beschikking zijn van het bestuur. 9. Het bestuur voorziet commissies en andere budgethouders van de hoofdlijnen en relevante aspecten van het verenigingsbeleid zodat commissies de begroting kunnen opstellen. Het bestuur consolideert de diverse deelbegrotingen en stelt uiteindelijk de begroting vast die wordt voorgelegd aan de Algemene vergadering. Over de financiën van een commissie kan het bestuur een tussentijdse rapportage verlangen. 10. Het bestuur kan besluiten bepaalde taken en verantwoordelijkheden niet aan een commissie maar aan een lid toe te wijzen. Het bestuur bepaalt in dat geval onder verantwoordelijkheid van welk bestuur dit lid valt. Artikel 19 Officiële organen 1. De vereniging heeft twee officiële organen: - de website www.hockeyclub -amersfoort.nl, en - de e -honi. 2. Het bestuur benoemt daartoe een hoofdredacteur, die belast is met de redactie, het content management en het beschikbaar stellen van de informatie aan de leden. De redactie van de organen valt onder verantwoordelijkheid van de commissaris communicatie. 3. De secretaris van het bestuur, dan wel het bestuurslid dat belast is met het wedstrijdsecretariaat maakt in tenminste één van de officiële organen melding van: - aankondiging, agenda s en onderliggende stukken van Algemene vergaderingen; - wedstrijden en toernooien; - besluiten en mededelingen, voor zover deze door het bestuur nodig worden geacht. 12
Artikel 20 Algemene vergadering 1. Uiterlijk binnen zes maanden na afloop van een fiscale boekjaar zal de jaarlijkse Algemene vergadering worden gehouden. Buitengewone Algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit gewenst acht. 2. De voorzitter verleent de leden het woord in de volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of de verdere toegang tot de vergadering te ontzeggen behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering. 3. De secretaris legt ter vergadering een presentielijst neer waarop de aanwezige leden hun naam plaatsen en aantekenen of zij al dan niet stemgerechtigd zijn. Voorts wordt op de presentielijst aangetekend of een lid, en zo ja door welk ander lid, gemachtigd is tot het uitbrengen van nog een stem, onder overlegging van een, naar het oordeel van de secretaris, afdoende schriftelijke volmacht, als bedoeld in artikel 19 lid 4 van de statuten van de vereniging. De Wettelijke vertegenwoordiger van een jeugdlid of -leden heeft één stem. Slechts die stemgerechtigde leden wier namen op de presentielijst voorkomen nemen, al dan niet door middel van een gevolmachtigde, aan de stemmingen deel. 4. Voor de aanvang van de stemmingen over personen wijst de voorzitter drie neutrale personen aan die de stemmen tellen en van de uitkomst verslag zullen uitbrengen aan de voorzitter; daarna deelt de voorzitter de uitslag van de stemming aan de vergadering mede. 5. Bij hoofdelijk oproeping geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst met dien verstande dat eerst de stemgerechtigde leden, al dan niet bij volmacht, daarna de bestuursleden en tenslotte de voorzitter hun stemmen uitbrengen. 6. Als ongeldige stemmen worden aangemerkt stembiljetten die: - ongetekend zijn; - onleesbaar zijn; - een persoon niet duidelijk aanwijzen; - de naam bevatten van een persoon die niet verkiesbaar is; - voor iedere verkiesbare plaats meer dan een naam bevatten; - meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon. 7. Van het besprokene in een Algemene vergadering worden door de secretaris of de door het bestuur daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt. De notulen worden in het officiële orgaan gepubliceerd of op een andere, ter keuze van het bestuur, wijze ter kennis van de leden gebracht en dienen door de eerstvolgende Algemene vergadering te worden vastgesteld. 13