Calamiteitenprotocol jeugd Noord-Limburg Datum: 8 december 2014
Inleiding Met de nieuwe taken die overkomen vanuit de jeugdzorg komen calamiteiten, crisis en incidenten rond de hulp en zorg voor de jeugd veel nadrukkelijker op de lokale (politiek bestuurlijke) agenda. Daarom moeten er afspraken gemaakt worden met betrokken partijen hoe hiermee omgegaan wordt. Daarvoor is het allereerst nodig om de verschillende begrippen te definiëren en aan te geven waar dit calamiteitenprotocol wel en niet betrekking op heeft. Calamiteit Een calamiteit is niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid. Daarbij maken onderscheid in een acute calamiteit en een niet acute calamiteit. De handelswijze is bij beide verschillend. Niet acute calamiteit: Bij een niet acute calamiteit is de gebeurtenis voorbij. Het gaat nog steeds om een ernstige gebeurtenis die gemeld en onderzocht moet worden en die kan leiden tot vervolgstappen. Maar het is geen zich nog ontwikkelende calamiteit waarvoor door de hulpdiensten uitgerukt moet worden. Acute calamiteit: Bj een acute calamiteit treden de protocollen en werkwijzen van de regionale crisisorganisatie (Veiligheidsregio met de oranje, rode, blauwe en witte kolom) in werking. Dit calamiteitenprotocol gaat niet over de regionale crisisorganisatie. Crisis Een crisis is een acute ernstige verstoring van het alledaagse functioneren van de jeugdige of het gezin. Door de ontregeling die plaatsvindt, schieten de gebruikelijke oplossingsstrategieën tekort en is inzet van een crisisinterventie of crisiszorg nodig. Als een jeugdige in een residentiële instelling verblijft en er ontstaat tijdens het verblijf een crisissituatie, waarbij met spoed andere of meer hulp nodig is, dan is de desbetreffende instelling zelf verantwoordelijk voor de hulp aan deze jeugdige. Voor de adequate afhandeling van crisissituaties hebben de gemeenten van Noord- en Midden-Limburg en de instellingen die daarbij een rol spelen duidelijke afspraken gemaakt 1. Dit calamiteitenprotocol heeft daarom geen betrekking op crisis. Incident Een incident is een minder ernstige gebeurtenis die via bestaande geprotocolleerde handelswijzen kan worden afgehandeld zonder schadelijke gevolgen voor jeugdige en/of diens omgeving. De scheidslijn tussen de drie genoemde vormen is dun en het onderscheid is op voorhand niet altijd goed te maken. Een crisis of incident kunnen zich ontwikkelen tot een calamiteit. 1 Deze afspraken zijn terug te vinden in Samenwerkingsafspraken hulpverlening in crisissituaties voor jeugdigen in regio Noord- en Midden-Limburg, december 2014. 2
Dit calamiteitenprotocol gaat om calamiteiten bij verlening van jeugdhulp of bij uitvoering van jeugdbeschermingsmaatregelen, jeugdreclassering of een gesloten plaatsing (jeugdzorgplus). Het betreft gevallen waarin de jeugdige in een residentiële instelling verblijft of ambulante hulp ontvangt en waarbij tijdens het verblijf of de ambulante hulpverlening een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis ontstaat, die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid. Het gaat dus om een gebeurtenis die heeft plaatsgevonden gedurende de betrokkenheid van een jeugdinstelling of een jeugdhulpaanbieder. Calamiteiten hebben vaak gevolgen voor personen, politiek, publiciteit en personeel, de 4 p s: personen: calamiteiten hebben gevolgen voor de slachtoffers en hun directe omgeving. politiek: de kans is aanwezig dat de gemeenteraad (de politiek ) het college van B&W zal vragen nadere uitleg te geven of ter verantwoording zal roepen. pers / publiciteit: de kans is aanwezig dat de pers aandacht aan de calamiteit geeft, hoe klein de calamiteit ook is. De portefeuillehouder dient daarom op de hoogte gebracht te worden om voorbereid te zijn op persvragen en om maatschappelijke onrust te kunnen voorkomen. personeel: als personeel van een instelling vanuit de uitoefening van hun taak (het werken met jeugdigen tot 18 jaar en hun naasten) betrokken is bij een calamiteit. Bij calamiteiten is het managen van deze 4 p s van belang. Diensten en uitvoeringsorganisaties dienen eenduidig en gecoördineerd naar buiten te treden om (verdere) schade aan slachtoffers en hun directe omgeving en het beeld rond de zorg voor de jeugd te voorkomen. De communicatie speelt bij calamiteiten dan ook een cruciale rol. Daarom worden in dit calamiteitenprotocol duidelijke afspraken hierover gemaakt. In dit calamiteitenprotocol gaat het om: 1. Meldingen aan Samenwerkend Toezicht Jeugd (in dit document genoemd de inspectie ) 2. Verantwoordelijkheden van betrokken partijen 3. Handelswijze bij een calamiteit 4. Evaluatie en afhandeling 1. Meldingen aan de inspectie De aanbieders en instellingen zijn op grond van de Jeugdwet gehouden om onmiddellijk melding te doen bij de inspectie van iedere calamiteit of geweld bij de verlening van jeugdhulp, uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering. Dit geldt eveneens voor de lokale gemeentelijke toegang. Zij moeten daarbij de gegevens verstrekken die voor het onderzoek van de melding van die calamiteit of geweld nodig zijn. De lokale toegang, aanbieders en instellingen die een jeugdige in zorg hebben, melden calamiteiten onmiddellijk bij de inspectie. Wanneer er sprake is van een ondertoezichtstelling bij een gecertificeerde instelling, melden zowel aanbieders en instellingen die een jeugdige in zorg hebben, als de gecertificeerde instelling calamiteiten onmiddellijk bij de inspectie. Instellingen verzamelen alle incidenten en delen dit één keer per jaar met de inspectie. Vanaf 1 januari 2015 zal deze informatie ook gedeeld worden met gemeenten. De informatie wordt voornamelijk gebruikt om het eigen beleid aan te passen. 3
2. Verantwoordelijkheden bij een calamiteit 2.1 Verantwoordelijkheid instelling De instelling is verantwoordelijk voor dat: - Direct gehandeld wordt bij een calamiteit en een incident om eventuele schade te beperken of te voorkomen; - Bij calamiteiten onmiddellijk de inspectie en de gemeente geïnformeerd worden; - Bij calamiteiten eventuele andere, relevante partijen geïnformeerd worden (bijvoorbeeld de gecertificeerde instelling en de Raad voor de Kinderbescherming) - Meegewerkt wordt aan onderzoek door de inspectie of door de gemeente. 2.2 Verantwoordelijkheid gemeente Bij calamiteiten heeft de gemeente de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Rol burgemeester en portefeuillehouder jeugd(hulp) De burgemeester en de portefeuillehouder jeugd(hulp) zijn twee belangrijke boegbeelden in de communicatie bij calamiteiten. De burgemeester is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en vanuit zijn gezagsrol bij de politie betrokken bij de driehoek 2. Deze driehoek is leidend wanneer er nader inzet van de politie nodig is, bijvoorbeeld bij opsporing. De focus van de portefeuillehouder ligt meer op de inhoud van de zaak: Wat is er gebeurd? Hoe heeft dat kunnen gebeuren en wat zijn de gevolgen? Welke aanvullende maatregelen moeten er eventueel nog genomen worden? Bijlage 2 bevat een voorbeeld voor een checklist communicatie B&W bij calamiteiten jeugd. Afstemming met de gemeenteraad Betrokken bestuurders van de gemeente wegen de noodzaak tot het informeren van de gemeenteraad. Als de gemeenteraad wordt geïnformeerd, betreft het alleen informatie over het proces, niet over de specifieke inhoud van de calamiteit. Dit is van belang voor de privacy van alle betrokkenen. Tevens geldt voor alle betrokkenen de geheimhoudingsplicht en privacyregels behorend bij hun functie. 3. Van melding tot rapportage 3.1 Criteria voor het doen van meldingen aan de gemeente Een calamiteit dient direct bij de gemeente gemeld te worden, indien het voldoet aan de volgende criteria: 1. Wanneer er een vermoeden is dat er een onnatuurlijke dood heeft plaatsgevonden; 2. Wanneer er sprake is van ernstige mishandeling of zwaar (blijvend) letsel van een jeugdige in de gezinssituatie waardoor acuut ingrijpen van buiten nodig is; 3. Wanneer er sprake is van ernstige mishandeling of zwaar (blijvend) letsel van een jeugdige in een instelling door een medewerker van de instelling of een andere jeugdige; 4. Ernstig geweld (zwaar letsel) tegen medewerkers van een instelling, die met jeugdigen en hun ouders/verzorgers werken, door de jeugdige of ouder/verzorger; 5. Overige situaties met mogelijk grote maatschappelijke impact of onrust tot gevolg: ernstig grensoverschrijdend gedrag: fysiek, psychisch en/of seksueel door jeugdigen, ouders, professionals of verzorgers. 6. Overige situaties rond een jeugdige tot 23 jaar die (kunnen) leiden tot (landelijke/regionale/stedelijke) media-aandacht. 2 Burgemeester, openbaar ministerie, politie 4
7. Vermissing a. Jeugdige is niet binnen 24 uur teruggekeerd in de gesloten instelling en een gevaar voor zichzelf en zijn omgeving. b. Er heeft zich een calamiteit voorgedaan tijdens de vermissing (bijvoorbeeld jeugdige is betrokken bij of slachtoffer geworden van een (seksueel) misdrijf). c. De jeugdige is < 13 jaar. Incidenten hoeven niet direct gemeld te worden. Bij twijfel dient de gemeente altijd geïnformeerd te worden. 3.2 Inhoud melding Er zijn bij de melding direct al een aantal gegevens nodig. Gezien de gevoeligheid van de incidenten en het belang van bescherming van persoonsgegevens is zorgvuldigheid van groot belang bij het doorgeven van persoonlijke informatie. We werken dan ook met initialen van de jeugdige die het betreft. De volgende informatie wordt gevraagd: 1. NAW (ook adres van gezaghebbenden ten behoeve van woonplaatsbeginsel), geboortedatum, geslacht van de jeugdige; 2. naam, locatie/afdeling instelling en naam/functie betrokken medewerker; 3. gegevens over de inhoud van de calamiteit; 4. gegevens over aan wie is gemeld/geïnformeerd (ketenpartners, politie, ouders/wettelijke vertegenwoordigers ed.) en wie onderzoek doet (voor zover al bekend); 5. informatie over de actuele veiligheid van de jeugdige en eventuele anderen incl. geboden hulp/begeleiding jeugdige; 6. of er sprake is van (dreigende) maatschappelijke onrust; 7. of er sprake is van (verwachte) media aandacht. In de daaropvolgende uren moet de overige informatie gemeld worden. 8. geschiedenis hulpverlening aan jeugdige(n); wie heeft er betrokkenheid gehad met persoon, voor hoe lang, zijn er beschermingsmaatregelen van kracht (aard, omvang en duur hulpverlening); 9. beschrijving gezinsrelaties/geschiedenis hulpverlening incl. eventueel namen en geschiedenis overige kinderen; 10. Informatie over het afhandelen van de calamiteit (incl. verantwoordelijke instantie op tijd van melden, eventuele aangifte bij politie). Uiterlijk na 24 uur is de incidentmelding compleet. In overleg wordt op een later moment het feitenrelaas opgeleverd. 3.3 Binnenkomst van een melding Een calamiteit kan bij de gemeente op verschillende manieren worden gemeld (politie, betrokken instelling, spoedeisende hulp etc.). Bij de melding wordt alleen die informatie aangeleverd die voor betrokkenen nodig is om verantwoordelijkheid te nemen met inachtneming van de privacy. Hierbij is het van belang om te realiseren dat er verschillende gemeenten betrokken kunnen zijn bij een calamiteit, onder meer: Gemeente waar de calamiteit heeft plaatsgevonden; Gemeente waar de jeugdige verblijft; Gemeente waar gezaghebbende ouders ingeschreven staan 3. De gemeente die de melding ontvangt, heeft de verantwoordelijkheid om de andere gemeenten die betrokken zijn te informeren en te zorgen voor onderlinge afstemming. Het woonplaatsbeginsel bepaalt vervolgens welke gemeente de coördinatie heeft. 3 Bij onder voogdijstelling geldt de gemeente waar de jeugdige verblijft (woonplaatsbeginsel). 5
Om te zorgen dat instellingen calamiteiten ook direct kunnen melden, zorgen gemeenten dat instellingen per gemeente beschikken over accurate informatie aan wie (welke afdeling/functie) en via welk telefoonnummer meldingen van calamiteiten gedaan moeten worden. In bijlage 1 zijn de contactgegevens van de individuele gemeenten van Noord-Limburg opgenomen. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk om deze informatie actueel te houden. Bij wijzigingen moeten zij de instellingen actief informeren. 3.4 Nader onderzoek calamiteit Op basis van een melding van een calamiteit zal de inspectie nader onderzoek verrichten. De inspectie heeft met de gemeenten afgesproken dat de inspectie de betrokken gemeente(n) zal: 1. Informeren indien daar gedurende het onderzoek aanleiding voor is en 2. Rapporteren over de uitkomst van het onderzoek. Het is daarom aan te bevelen dat de betrokken gemeenten het onderzoek van de inspectie afwachten. De gemeente kan evenwel besluiten tot het instellen van een eigen onderzoek. Indien dat het geval is, stemt de gemeente dat met de inspectie af. De gemeente die de regie voert, stelt vast wie nader onderzoek doet naar de omstandigheden van de calamiteit. Indien de calamiteit zich heeft voorgedaan in een voorziening van een jeugdinstelling of een jeugdhulpaanbieder wordt in overleg bekeken of een gezamenlijke onderzoek mogelijk is. De gemeente die de regie heeft, neemt daarover een besluit. Naast het onderzoek van de inspectie of van de gemeente kan een instelling waar de calamiteit heeft plaatsgevonden een intern onderzoek uitvoeren. Dit onderzoek wordt uitgevoerd conform de richtlijnen zoals deze zijn gegeven door de inspectie. 3.5 Communicatie na melding calamiteit Rond een calamiteit is communicatie cruciaal. Na melding houden de betrokken partijen (inclusief betrokken gemeenten) elkaar actief op de hoogte van de voortgang van de afhandeling van de calamiteit. Indien de inspectie een melding heeft ontvangen en een actieve rol wenst te vervullen, is van belang dat inspectie en betrokken gemeente(n) eveneens met elkaar afstemmen. Tevens is het van belang om bij alle communicatie de privacy van betrokkenen te waarborgen. Omdat de gemeenten met ingang van 1 januari 2015 bestuurlijk verantwoordelijk zijn voor de jeugdhulp ligt de regie bij communicatie na calamiteiten bij de gemeente waar op basis van het woonplaatsbeginsel de coördinatie ligt. 3.6. Communicatie en privacy In het kader van het onderzoek en de privacy van de betrokkenen dient terughoudend omgegaan worden met het naar buiten brengen van informatie. Eventuele informatie zou niet alleen de privacy kunnen schenden, maar kan ook belastend zijn voor de betrokkenen. De informatie die naar buiten toe gaat is daarom vooral informatie over het proces en de partijen die in deze casus betrokken zijn. Mocht onjuiste informatie in de media opduiken, dan kan het ook in het belang van de jeugdige(n) en ouders zijn deze informatie te ontkrachten en de juiste informatie te verstrekken. 4. Evaluatie proces en afhandeling Na afloop van een calamiteit, wordt het verloop van het proces rondom de (afhandeling van en communicatie over de) calamiteit geëvalueerd. Hierbij kan aandacht besteed worden aan de communicatie, de tijdigheid, de informatiedeling. Tevens kan aan de orde komen of het handelen van de betreffende jeugdhulp/instelling gevolgen moet hebben voor andere processen/beleid en de daarbij te maken afspraken. De evaluatie kan aanleiding zijn om dit calamiteitenprotocol aan te passen of nadere afspraken te maken. 6
Bijlage 1. Afspraken individuele gemeenten Gemeente Beesel Afdeling Inwoners: Coördinator jeugd/ beleidsadviseur jeugd. Indien niet aanwezig: de leidinggevende van afdeling inwoners. Telefoonnummer: 0774749292 Gemeente Bergen Projectleider sociaal team Telefoonnummer: 0485-348383 Gemeente Gennep Telefoonnummer: Gemeente Horst aan de Maas Manager gebiedsteams Telefoonnummer: 077-4779777 Gemeente Peel en Maas Telefoonnummer: Gemeente Venlo Telefoonnummer: Gemeente Venray Beleidsmedewerker MD (coördinator gezinscoaches) Wat is het telefoonnummer voor het melden van incidenten/calamiteiten aan de gemeente? Telefoonnummer: 0478-523456 7
Bijlage 2. Voorbeeld informatie B&W bij calamiteiten Jeugd Informatie B&W bij calamiteiten Jeugd Soort melding (inhoudelijk) Wie is de coördinerende partij Betrokken partijen: 1. 2. 3. Ondernomen en te ondernemen acties 1. 2. 3. Mediabeleid, wijze van communicatie, incl. boodschap (indien relevant) Advies aan wethouder/portefeuillehouder en burgemeester t.a.v. te ondernemen acties Wijze waarop de wethouder/portefeuillehouder en burgemeester op de hoogte wordt gehouden 8