Gemeenteraden 2014 Algemeen Secretariaat, Judith Tielen Verkiezingen vormen een politiek hoogtepunt van de VVD-afdelingen. Dat geldt voor alle VVD-leden binnen de afdeling, maar met name voor het bestuur en dan vooral voor de afdelingssecretaris. Ter voorbereiding op deze gemeenteraadsverkiezingen wordt van de afdelingssecretaris gedegen kennis en zorgvuldigheid verwacht. De verwachte voorbereiding is veelzijdig: lokaal kandidaten zoeken, werven en selecteren; een verkiezingsprogramma opstellen, democratisch vaststellen en publiek maken; en een campagne voorbereiden en uitvoeren. Het is aan de afdeling, onder leiding van het afdelingsbestuur, om hieraan specifiek invulling te geven. En het staat het afdelingsbestuur vrij om de richting daarin te bepalen. Voor een aantal zaken is echter wel strikt gereglementeerd hoe te handelen. Met name rond de kandidaatstelling. Het gaat immers om personen, en het is aan de VVD om in deze gevoelige procedures de transparantie en integriteit maximaal te waarborgen. Daartoe zijn de reglementen opgesteld. Deze inleiding beschrijft kort welke stappen moeten worden doorlopen. Daarbij is aangegeven of een onderdeel ter vrije invulling van de afdeling is of dat het strikt gereglementeerd is. Ook staan er verwijzingen naar de betreffende reglementen. Tips voor secretarissen en voor gewone leden zijn opgenomen bij elke afzonderlijke stap.
De reglementen hebben als doel transparantie De ledenvergadering vormt het hoogste orgaan binnen de partij. Uitnodigingen voor ledenvergaderingen dienen tijdig en compleet te zijn In de reglementen van de VVD is er bewust voor gekozen om bij de werkzaamheden rondom lokale verkiezingen een zo groot mogelijke vrijheid te geven aan lokale afdelingen. Dit past immers goed bij het algemene adagium binnen de partij. De ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de partij. De ledendemocratie dient te allen tijde als leidraad voor besluitvorming. Om dit goed te doen is het belangrijk dat de ledenvergaderingen zorgvuldig worden voorbereid. De ledenvergaderingen (m.u.v. de kandidaatstellings-alv, daar geldt een termijn van drie weken!) worden op een termijn van ten minste één week tevoren uitgeschreven (artikel 8.1 Huishoudelijk Reglement). Verzending van uitnodigingen kan per post en in sommige gevallen per mail en website. Bij leden en organen waarvan in de administratie een e-mailadres bekend is, wordt ontvangst van een e- mailbericht afkomstig van dit adres gelijkgesteld aan ontvangst van een schriftelijk bericht. Het is dan wel belangrijk dat gebruik gemaakt wordt van de meest recente ledenlijst uit Mijn VVD (www.vvd.net) Daar waar is voorgeschreven dat het bestuur van de VVD informatie bekendmaakt, is publicatie op een internetpagina onder verantwoordelijkheid van het bestuur toereikend. Tenminste, als ruim van tevoren alle betrokken leden zijn ingelicht over deze wijze van publicatie en elk lid dat geen gebruik maakt van internet op zijn verzoek de betreffende informatie schriftelijk toegestuurd kan krijgen. Voor het tijdstip van publicatie is in dit geval het moment waarop de internetpagina openbaar wordt gemaakt bepalend. Een ledenvergadering kan slechts rechtsgeldige besluiten nemen inzake onderwerpen, die in de uitnodiging voor de betreffende vergadering zijn vermeld. Oftewel een agenda met een goede uitleg van de onderwerpen is van belang voor een goede uitnodiging.
Periode I: Kaders stellen en voorbereiden 10-18 mnd voor verkiezingen Periode II: Kandidaten en programma 4-10 mnd voor verkiezingen Periode III: Campagne Kaderstellende ALV Uiterlijk 1 juni Programma-ALV Uiterlijk 1 november Kandidaatstellings-ALV Of Ledenraadpleging Uiterlijk 1 december De stappen zijn te verdelen in drie fasen. Deze drie fasen bestaan elk uit een aantal onderdelen. Periode I en II zijn beschreven in de komende hoofdstukken. Overal worden de toepasselijke reglementen vermeld. Periode I behelst de periode 10-18 maanden voorafgaand aan de verkiezingen. Doel van deze periode is om de kaders te stellen en de voorbereidingen op de grote lijnen in te zetten. Focuspunten zijn de lijsttrekker, de groslijst en het kaderstellend advies. Dit laatste is de naamgever van de ALV die het einde van deze eerste periode markeert: de kaderstellende ALV. Deze dient uiterlijk 1 juni 2013 te hebben plaatsgevonden. Periode II is de periode die daarop volgt en duurt tot 3-4 maanden voor de verkiezingen. Doel van deze periode is om twee belangrijke elementen vast te stellen: het programma en de kandidatenlijst. Hiertoe zijn er twee ALV s die respectievelijk uiterlijk 1 november 2013 en 1 december 2013 worden gehouden: de programma-alv en de kandidaatstellings-alv. Deze laatste kan vervangen worden door een ledenraadpleging. Uiteindelijk is er periode III waarin de belangrijkste dag uit het bestuurlijke leven van een afdelingssecretaris zit: de Dag der Kandidaatstelling (43 dagen voor de verkiezingsdag). Voor de rest van de partij staat deze periode in het teken van de campagne, en eindigt de periode met de verkiezingsdag. Over periode III ontvangt u later een aanvulling. Idealiter vindt na afloop van de verkiezingen een evaluatie plaats.
Periode I 1. Planning en verantwoordelijkheid 2. Lijsttrekker 3. Voorlopige groslijst 4. Kaderstellend advies 5. Kaderstellende ALV Periode II 6. Ontwerp- en advieslijsten 7. Programma-ALV 8. Kandidaatstellings-ALV 9. Inlevering van de kandidatenlijst Periode III 10. Campagne + 11. Beroepsprocedure + 12. Wat als er iets mis gaat? Alle in het reglement genoemde data betreffen het jaar voorafgaand aan de verkiezingen Uiterlijk 1 januari publiceert het HB het exacte tijdspad Het bestuur maakt vervolgens een eigen voorbereidingsplanning: Data ALV s Ambities leden afdelingsbestuur
1. Planning en verantwoordelijkheid 1 januari publiceert het Hoofdbestuur het tijdspad (art 40.1 en 40.2) Het Hoofdbestuur zorgt uiterlijk op 1 januari van het jaar voorafgaand aan de verkiezingen voor bekendmaking van het tijdspad. Aan alle VVD-leden wordt aangegeven dat zij het recht hebben om uiterlijk 15 april, een jaar voorafgaand aan de verkiezingen, aan het bestuur van de afdeling namen van personen te noemen die zij wensen voor te dragen als voorlopige kandidaat, inclusief zichzelf. Deze namen worden gepubliceerd. Het kandidaatstellingsreglement gaat ervan uit dat het afdelingsbestuur verantwoordelijk is voor de procedure. Zij zijn gekozen door de leden van de afdeling en voeren vanuit die hoedanigheid alle bestuurlijke handelingen uit, ook voor de gemeenteraadsverkiezingen. (art 41.1) Het bestuur van de afdeling maakt vervolgens een eigen voorbereidingsplanning De kaderstellende ALV wordt gepland tussen sluiting van de termijn voor kandidaatstelling op 15 april en 1 juni. (art S1.14 en S1.15). De reguliere voorjaars-alv van een afdeling behoort uiterlijk 4 weken voorafgaand aan de Algemene Vergadering van de partij plaats te vinden. De datum van deze ALV ligt meestal voor half april. Het lijkt dan ook niet mogelijk deze twee ALV s te combineren. Ambities leden afdelingsbestuur Het afdelingsbestuur doet er goed aan in een vroeg stadium de individuele ambities t.a.v. de lijst te bespreken. Het bestuur is immers verantwoordelijk voor de voorbereidingen, inclusief de kandidaatstelling. (art 41.1) En het is mogelijk dat een schijn van belangenverstrengeling ontstaat, zodra bestuursleden zelf graag (hoog) op de kandidatenlijst komen. In het reglement wordt deze schijn verminderd: Bestuursleden die zelf kandidaat zijn, dienen voor 1 juni op de ALV als voorlopig kandidaat te zijn aangemeld. Toevoeging daarna is, in tegenstelling tot andere afdelingsleden, niet mogelijk. (art S1.14 t/m S1.16). Er wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen verkiesbare en niet-verkiesbare plekken. Als er minder dan drie bestuursleden overblijven die geen kandidaat zijn, zoekt het afdelingsbestuur een vervangend bestuur. (art S1.3 t/m S1.6)
Het kandidaatstellend bestuur is bekend Eventuele instelling van scoutingcommissie of kandidaatstellingscommissie Besluit tot deelname aan de verkiezingen Eventueel samen met andere partij 1. Planning en verantwoordelijkheid (2) Eventuele instelling van scoutingcommissie Overigens kunnen alle handelingen met betrekking tot de kandidaatstelling ook door een apart door de ledenvergadering, op voordracht van het afdelingsbestuur, ingestelde scoutingcommissie danwel kandidaatstellingscommissie worden verricht. Een scoutingcommissie heeft een permanent karakter en wordt over het algemeen door de ledenvergadering vastgesteld. Een kandidaatstellingscommissie is een tijdelijke, door het bestuur, ingestelde commissie. Daarbij dient wel opgemerkt te worden dat te allen tijde het afdelingsbestuur de eindverantwoordelijke voor de procedure en proceseigenaar is. Met andere woorden, een dergelijke commissie ontheft het bestuur niet van zijn verantwoordelijkheid en een vervangend bestuur blijft nodig indien er minder dan drie bestuursleden overblijven die geen kandidaat zijn. (art S1.7) Besluit tot deelname aan verkiezingen / evt. met andere partij Het bestuur neemt in principe de beslissing om deel te nemen aan de verkiezingen. Het kan echter voorkomen dat men niet mee wil/kan doen danwel met een gezamenlijke lijst met een andere partij uit wil komen. In praktijk betekent dit dat er dan geen lijst uitkomt met een afzonderlijke vermelding van de VVD en zijn kandidaten. Het bestuur dient dit expliciet te melden aan zittende raadsleden, het Hoofdbestuur en de eventuele andere partij.
Tips: De beslissing om eventueel niet deel te nemen als afzonderlijke VVD is niet zomaar iets. Het bestuur dient dit dan ook te doen in nauw overleg met de betrokken zittende raadsleden, eventuele VVD wethouders en burgemeester, het KC-bestuur en het Hoofdbestuur. Daarnaast is het mogelijk om een lijstverbinding (of lijstcombinatie) aan te gaan met een andere partij. In dat geval hebben beide partijen een eigen lijst met eigen kandidaten, maar delen ze een eventuele restzetel. Afzonderlijk aan te wijzen lijsttrekker is mogelijk tot uiterlijk 1 oktober Aanwijzing door ledenvergadering of ledenraadpleging Afzonderlijk aangewezen lijsttrekker is adviseur van kandidaatstellend bestuur Of kandidaatstellingscommissie Geen garanties voor lijsttrekkerskandidaten Afzonderlijk aan te wijzen lijsttrekker is mogelijk tot 1 oktober De beslissing nemen om al dan niet over te gaan tot afzonderlijke aanwijzing van de lijsttrekker in een volgende ledenvergadering vóór 1 oktober. (art S1.9 t/m S1.11) Aanwijzing door ledenvergadering of ledenraadpleging De ledenvergadering kan tevens besluiten om de aanwijzing van de lijsttrekker met een ledenraadpleging te laten plaatsvinden. Indien tot een aparte aanwijzing van de lijsttrekker wordt besloten, hebben leden van de afdeling de mogelijkheid om leden van diezelfde afdeling schriftelijk kandidaat te stellen voor het lijsttrekkerschap, inclusief zichzelf. (art S1).
Uiteraard geldt dat een afzonderlijk aangewezen lijsttrekker het uiteindelijke verkiezingsprogramma onderschrijft. Het is dan ook de aanbeveling om de lijsttrekker in een vroeg stadium daarbij te betrekken. Tevens is het handig als de standpunten van de (kandidaat-)lijsttrekker t.a.v. de mogelijke kernpunten uit een conceptverkiezings-programma in een vroeg stadium bij de ledenvergadering bekend zijn. Afzonderlijk aangewezen lijsttrekker is adviseur De afzonderlijk aangewezen lijsttrekker treedt op als adviseur van het bestuur en de ledenvergadering bij alle verdere besluitvorming rond de kandidaatstelling. Geen garanties voor lijsttrekkerskandidaten Het deelnemen aan de aparte lijsttrekkerverkiezing biedt geen enkele garantie op een plek op de kandidatenlijst. Tevens is er geen automatisme in het lijsttrekkerschap en het vervullen van enige verantwoordelijke functie in gemeenteraad of college (fractievoorzitter of wethouder) na afloop van de verkiezingen. Het is dan ook aan te bevelen om van tevoren in alle openheid afspraken te maken met de betrokkenen, die mogelijke teleurstellingen achteraf kunnen voorkomen. Hier geldt dat de lokale betrokkenen de beste inschatting maken van de lokale situatie. Tips ter overweging: Mogelijke redenen om eerder een lijsttrekker te benoemen: het is een gevoelig onderwerp in de afdeling, het scoort goed in de media als de lijsttrekker vroeg bekend is, hij/zij kan meteen aan de slag. Bovendien is er minder risico op gezichtsverlies. Mogelijke redenen om het niet te doen: een vastgestelde lijsttrekker heeft (en wil hebben) invloed op het verkiezingsprogramma en de rest van de lijst, etc. Dit is een belangenafweging die de afdeling het best zelf kan maken. Er moet wel over worden gesproken in een ALV.
Leden kunnen zich tot 15 april als voorlopig kandidaat aanmelden bij afdelingsbestuur Lidmaatschap voor uiterlijk 30 juni Zittende leden wordt gevraagd of zij voorlopige kandidaten willen zijn Bestuursleden die kandidaat willen zijn, uiterlijk 1 juni aangemeld als voorlopig kandidaat De voorlopige groslijst wordt vastgesteld in de kaderstellende ALV Voorlopige kandidaten vullen eerste formulier in (GFGR) Leden kunnen zich tot 15 april als voorlopig kandidaat aanmelden. Alle voorlopige kandidaten dienen uiterlijk 30 juni 2013 lid te zijn van de VVD en de bereidverklaring te hebben ondertekend. Alleen de door het bestuur tot 1 oktober eventueel nog toe te voegen voorlopige kandidaten dienen uiterlijk 1 oktober lid te zijn en de bereidverklaring te hebben ondertekend. Alle voorlopige kandidaten mogen niet deelnemen aan de activiteiten in het kader van de kandidaatstellings-procedure. Wel aan andere (bestuurs-) werkzaamheden van de VVD. Tip: Pleeg liefst elk jaar, en anders zo snel mogelijk in de voorbereidingsperiode, overleg met de zittende raadsleden en wethouder(s) en ga daarbij na of zij belangstelling hebben voor een volgende zittingsperiode. Zittende leden kunnen meedenken of deelname aan de volgende verkiezingen zinvol is en/of een lijstverbinding/-combinatie wellicht noodzakelijk is. Bestuursleden die kandidaat willen zijn, uiterlijk 1 juni aangemeld. Bestuursleden die een plaats op de kandidatenlijst ambiëren, dienen in ieder geval opgenomen te worden op de voorlopige groslijst (indien de ledenvergadering hen kandidaat stelt). De voorlopige groslijst wordt vastgesteld in de kaderstellende ALV. De meeste kandidaten zullen uiterlijk 15 april 2013 aan het bestuur zijn genoemd, maar ook ter vergadering kunnen nog namen naar voren worden gebracht. Ook het bestuur kan voorlopige kandidaten voordragen. De groslijst is vervolgens de lijst met alle voorlopige kandidaten, op alfabetische volgorde gerangschikt. Let op: Het is niet de bedoeling zonder meer alle genoemde personen als voorlopige kandidaat voor te dragen. De ledenvergadering maakt wel degelijk een kwaliteitsafweging en kan besluiten een of meer genoemde personen niet op de voorlopige groslijst op te nemen, al dan niet op voorstel van het bestuur. Voorlopige kandidaten kunnen immers niet meer van de groslijst af.
Voorlopige kandidaten vullen eerste formulier in. (GFGR) Voorlopige kandidaten dienen een zogenaamd bereidverklaringsformulier (GFGR) in te vullen en te ondertekenen. Dit formulier wordt meegestuurd met de Nieuwsbrief gemeenteraadsverkiezingen en is beschikbaar via mijnvvd.nl. Het is van belang dat de secretaris de administratie hiervan zorgvuldig bijhoudt. Voorlopige kandidaten zijn vervolgens uitgesloten van deelname aan activiteiten in het kader van de kandidaatstelling. (art. 45.2) Kaderstellend advies bepalen Deelname en lijstverbinding/combinatie Samenstelling kandidatenlijst / profiel kandidaten Besluitvorming over kandidatenlijst (ledenvergadering / ledenraadpleging) Afzonderlijk aanwijzen lijsttrekker Besluitvorming over lijsttrekker (ledenvergadering / ledenraadpleging) Afzonderlijk aanwijzen lijstduwer Aanwezigheid kandidaten bij vergadering Kaderstellend advies bepalen Het kaderstellend advies omvat de principiële uitgangspunten t.a.v. de kandidaatstelling. Volgens het Huishoudelijk Reglement zijn de volgende elementen tenminste onderdeel ervan (art 42.1 en 42.2): het aantal op de lijst te plaatsen kandidaten; criteria die voor iedere kandidaat afzonderlijk gelden; criteria die op de lijst of delen daarvan betrekking hebben; een standpunt betreffende het al dan niet aangaan van een lijstverbinding/combinatie als bedoeld in de Kieswet, door verbinding van de in te dienen kandidatenlijst met door één of meer andere politieke partijen of groeperingen in te dienen lijsten; of de beperking op mandaten volgens artikel 32.4 van de statuten wordt opgeheven met inachtneming van de verboden dubbelfuncties zoals genoemd in de Wet;
of gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid lijstduwers aan te wijzen, en zo ja wie als zodanig wordt aangewezen; indien meer dan één lijstduwer wordt aangewezen, bepaalt de kandidaatstellende ALV ook hun onderlinge volgorde; Daarnaast is het mogelijk aanvullende bepalingen op te nemen. Ook is het kaderstellend advies een goed moment om te bepalen: of de lijsttrekker afzonderlijk wordt aangewezen, en op welke manier op welke manier de kandidatenlijst tot stand komt (m.b.v. kandidaatstellingsvergadering of ledenraadpleging) of kandidaten aanwezig mogen zijn bij de kandidaatstellende ALV (als deze plaatsvindt) Tip: Gebruik de discussie om tot een Kaderstellend advies te komen om draagvlak te creëren voor de hele procedure én de inhoudelijke richting van de lijst. Bijvoorbeeld de verdeling van mannen en vrouwen, van leeftijd, ervaring, verschillende professionele achtergronden, de minimale of maximale inbreng van nieuwe mensen, de verdeling van kandidaten over de wijken van de stad, etc. Dit kan de besluitvorming over de lijst helpen. Uiterlijk 1 juni Agendapunten Kaderstellend advies Deelname aan verkiezingen Eventuele lijstverbinding Groslijst, voorlopig Procedure tijdens komende ALV s Kandidaten aanwezig op kandidaatstellings-alv Aandachtspunten ALV Stemmen over personen met stembriefjes Stemrecht
Agendapunten De kaderstellende ALV wordt uiterlijk 1 juni gehouden. Agendapunten zijn: Het kaderstellend advies (art 42.1 en 42.2), inclusief de procedure tijdens komende ALV s. Zie pagina 9. De groslijst (art 44.1). Aandachtspunten ALV Over personen wordt, als stemming nodig is, altijd geheim ofwel schriftelijk (met stem-briefjes) gestemd. Bij het staken van de stemmen (in dit geval: als er evenveel stemgerechtigden voor als tegen zijn) over personen beslist terstond het lot op een wijze als door de voorzitter te bepalen. Hierbij is van belang dat blanco stemmen en ongeldige stemmen niet meetellen. Indien in een vergadering wordt gestemd, wordt een commissie van stemopneming van ten minste drie leden op voordracht van het bestuur door en uit de vergadering benoemd. Tip: Het is goed om als secretaris voorafgaand aan de verkiezing genoeg stembriefjes klaar te hebben. Met bijv.verschillende kleuren stembriefjes, alle voorzien van uw handtekening / paraaf, is het mogelijk verschillende stemmingen overzichtelijk te houden. Stemrecht Rechtsgeldige besluiten kunnen slechts genomen worden indien aan alle vereisten is voldaan om de leden op te roepen voor de vergadering en de agenda duidelijk aangeeft waarover gestemd gaat worden. Zorgvuldigheid is dus belangrijk! Gewone leden en aspirant-leden van de afdeling hebben toegang tot iedere ledenvergadering van de afdeling waartoe zij behoren. Zij zijn bevoegd in deze vergaderingen het woord te voeren. De gewone leden hebben stemrecht in de ledenvergaderingen. Voor deze vergadering maakt het nog niet uit wanneer men lid is als de persoon maar lid is op de dag van de ledenvergadering. T.a.v. de kandidaatstellende ALV gelden striktere regels.
Basis voor advieslijst: Voorlopige groslijst vastgesteld op kaderstellende ALV Eventuele toevoegingen door bestuur Advieslijst heeft soms al vastgestelde lijsttrekker en/of lijstduwer Advieslijst is verantwoordelijkheid bestuur, met hulp van Lijsttrekker Fractievoorzitter Scoutingcommissie (indien aanwezig) Basis voor advieslijst voorlopige groslijst / toevoegingen door bestuur De voorlopige groslijst die door de ledenvergadering uiterlijk 1 juni 2013 (kaderstellende ALV) is vastgesteld, kan eventueel worden aangevuld met personen waarvan pas na die datum bekend wordt dat zij belangstelling hebben voor een voorlopige kandidatuur. Het bestuur kan deze personen aan de voorlopige lijst toevoegen, maar moet daarvan dan wel gemotiveerd melding maken aan de leden. Al deze toegevoegde personen dienen uiterlijk 1 oktober 2013 hun voorlopige kandidatuur schriftelijk te hebben bevestigd, want de definitieve groslijst moet uiterlijk per die datum zijn vastgesteld. De groslijst wordt alfabetisch opgesteld en bevat dezelfde informatie als het gegevensformulier dat door de voorlopige kandidaat is ondertekend. De bestuursleden zijn hiervan uitgezonderd. Tip: Maximaal 50 namen op een ontwerpkandidatenlijst betekent dat minder ook is toegestaan. In kleine afdelingen met een beperkt aantal fractieleden is dit ook zeer wenselijk; vaak is het immers toch al een probleem om voldoende (kwalitatief goede) kandidaten te vinden. Het is dan onverstandig om koste wat kost toch 50 namen op een lijst te krijgen. Het is handig als het bestuur in deze besluitvorming voorziet en dit meeneemt in het kaderstellend advies Advieslijst Indien er een afzonderlijk aangewezen lijsttrekker is, heeft deze q.q. een adviserende rol in de totstandkoming van de advieslijst. Ditzelfde geldt voor de zittende fractievoorzitter. Ook kan het bestuur hulp inroepen van een op te richten scoutingcommissie. Maar in alle gevallen blijft het bestuur verantwoordelijk en aanspreekbaar op de advieslijst.
De programma-alv Conceptprogramma uiterlijk 1 oktober bij leden Vaststelling in ALV uiterlijk 1 november Vaststelling verkiezingsprogramma Amenderingsmogelijkheden Schriftelijk Mondeling tijdens de vergadering Onderschrijving door kandidaten De programma-alv Het conceptverkiezingsprogramma moet (samen met de groslijst) voor 1 oktober (en minimaal twee weken voor de programma-alv) naar de leden zijn gezonden. Beide stukken dienen tegelijkertijd verzonden te worden, om de verbinding tussen het programma en de kandidaten die het programma moeten onderschrijven helder te maken. Het verkiezingsprogramma dient uiterlijk 1 november 2013 te worden vastgesteld in een ledenvergadering (programma-alv). Vaststelling verkiezingsprogramma De afdeling is vrij hoe het verkiezingsprogramma exact wordt vastgesteld en hoe er geamendeerd moet worden. De reglementen die gelden binnen de VVD geven hiervoor geen dwingende normen. Globaal gesproken zijn er twee manieren: het schriftelijk voorafgaand aan de vergadering indienen van amendementen, en het gedurende de vergadering per hoofdstuk en/of pagina het verkiezingsprogramma vaststellen waarbij de leden staande de vergadering mondeling aanpassingsvoorstellen kunnen doen. Voordelen van het schriftelijk laten indienen van amendementen: eventuele pijnpunten zijn voor vergadering duidelijk mogelijkheid om voorstellen te combineren opstellers kunnen zich voorbereiden
Nadelen van het schriftelijk laten indienen van amendementen: Voor een schriftelijke amenderingsprocedure is het belangrijk dat de termijnen redelijk zijn, en dat deze gecommuniceerd worden. Dit betekent in de praktijk dat het verkiezingsprogramma tenminste 5 weken voor de ALV verzonden moet worden. Binnen een afdeling is een redelijke amenderingstermijn 4 weken na de bekendmaking van het verkiezingsprogramma. Vervolgens vergt de verwerking van de amendementen 1 week. De hele procedure wordt hiermee heel formeel, en blijft dan in de praktijk meestal beperkt tot een kern actieve leden. Terwijl dit juist een onderwerp is dat ook gewone leden enthousiast kan maken. Onderschrijving door kandidaten Alle voorlopige kandidaten dienen het verkiezingsprogramma te onderschrijven. Doen zij dit (gedeeltelijk) niet, dan moeten zij dit schriftelijk kenbaar maken aan het bestuur en wel tijdig voor de kandidaatstellingsvergadering. Een en ander dient tijdens de kandidaatstellingsvergadering aan de orde te komen, zodat de leden hiermee rekening kunnen houden bij de definitieve plaatsbepaling. Nadien zijn gekozen fractieleden aanspreekbaar op hun functioneren mede op basis van het verkiezingsprogramma. Ook van de lijsttrekker moet bekend zijn dat hij/zij het verkiezingsprogramma onderschrijft. Planning vergadering tussen 2 weken na programma-alv en 1 december Agenda Advieslijst verstuurd met conceptprogramma en groslijst Opzet vergadering Presentatie zittende leden
De kandidatenlijst dient uiterlijk 1 december definitief vastgesteld te worden middels een ledenvergadering of een ledenraadpleging. Agenda Uiterlijk 1 oktober 2013, doch tenminste twee weken voor de programma-alv, dienen de definitieve groslijst, de ontwerpkandidatenlijst en het ontwerpverkiezingsprogramma aan alle leden te worden toegezonden. Dit mag aan alle leden apart (per post of per email) of via het mededelingenblad van de afdeling. De advieslijst mag maximaal 50 namen bevatten. Opzet vergadering - Presenteren kandidaten Voordat de beraadslagingen over de volgorde van de lijst plaatsvinden, kunnen de fractievoorzitter en/of de (overige) zittende leden het woord voeren en inlichtingen verstrekken aan de leden. Zij hebben er immers een periode van raadslidmaatschap op zitten en willen zich enerzijds verantwoorden voor hun handelen tijdens de afgelopen zittingsperiode en anderszijds vanuit hun ervaring toelichten wat nodig is voor de lijst. Het is niet verboden dat de overige personen op de groslijst ook het woord voeren (= zich presenteren) wanneer de vergadering dat wenst, maar hier geldt gelijke monniken gelijke kappen : indien dit wordt toegestaan aan één voorlopige kandidaat, dan ook alle anderen. Indien er een lange groslijst is, kan dit tijdrovend zijn. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen verkiesbare en niet-verkiesbare plaatsen op de lijst. Tip: Organiseer voor de kandidaatstellingsvergadering een debat of een simulatie met de groslijstkandidaten. Zo bespaart u tijd op de kandidaatstellingsvergadering, en kunnen de leden hun kandidaten alvast in actie zien. Kaderstellend advies t.b.v. aanwezigheid kandidaten Stemrecht afdelingsleden, in geval van lidmaatschap voor 1 juli
Kaderstellend advies t.b.v. aanwezigheid van kandidaten Statutair zijn alle voorlopige kandidaten (verkiesbaar én niet-verkiesbaar) uitgesloten van aanwezigheid tijdens de kandidaatstellings-alv. Het is echter mogelijk dat ze er toch bij zijn, als dit in de Kaderstellende-ALV is besloten. Deze ALV heeft uiterlijk 1 juni plaatsgevonden. Stemrecht afdelingsleden Aan de stemmingen tijdens de kandidaatstellingsvergadering mogen slechts die personen deelnemen, die op 1 juli 2013 lid zijn van de betreffende VVD-afdeling volgens de ledenlijst (www.vvd.net) en dat uiteraard nog steeds zijn bij aanvang van de vergadering. Tevens moeten zij in de gemeente woonachtig zijn, die tot de afdeling behoort. Tip : Zorg ervoor dat de ledenlijst dd 1 juli 2013 bij de secretaris is op de vergadering. Het kan dus gebeuren dat, hoewel besloten is dat kandidaten aanwezig mogen zijn bij de desbetreffende kandidaatstellingsvergadering, er kandidaten zijn die geen stemrecht hebben omdat zij na 1 juli 2013 lid zijn geworden. Het stemrecht is persoonlijk en niet overdraagbaar (artikel 16.6 van de Statuten). Er mag dus niet via machtiging worden gestemd. Kaderstellend advies als kader voor kandidatenlijst Stemprocedure Algemene discussies voorafgaand aan stemming Schriftelijke stemming met stembriefjes Meerderheid per kandidaat Kaderstellend advies als kader voor kandidatenlijst Het kaderstellend advies is vastgesteld in de kaderstellende ALV en omvat een profiel van de lijst en van de individuele kandidaten. Het is handig om dit advies te gebruiken in de argumentatie van de advieslijst van het bestuur, en gedurende de stemming.
Stemprocedure algemene discussies In de kandidaatstellingsvergadering wordt, nadat de zittende leden eventueel het woord hebben gevoerd, eerst gelegenheid geboden tot algemene beschouwingen. Schriftelijke stemming met stembriefjes Vervolgens wordt plaats voor plaats, beginnend bij plaats 1 de kandidatenlijst vastgesteld. In het geval er een afzonderlijk aangewezen lijsttrekker is, begint stemming bij plaats 2. Ieder rechtmatig aanwezig lid mag per plaats de gestelde persoon mondeling ondersteunen. Indien er sprake is van meer dan één kandidaat voor een plaats, wordt er schriftelijk (en dus geheim) gestemd. De laatste plaats(en) worden ook niet meegenomen in de stemprocedure indien de kaderstellende ALV tot lijstduwer(s) besloten heeft. Vaststellen (art 22.3) De lijst wordt vastgesteld door per plaats te bepalen wie deze inneemt. Indien een kandidaat van het bestuur niet wordt gekozen op de plaats waarvoor hij/zij was gesteld, dan schuiven alle kandidaten van het bestuur een plaats naar onderen op. Bij de volgende plaats doet deze kandidaat dus weer mee, tezamen met de kandidaten die voor die plaats waren gesteld en degenen die niet voor een eerdere plaats zijn gekozen maar nu opnieuw mondeling worden ingezet. Uiteraard kan een wijzigingsvoorstel altijd door de indiener worden ingetrokken. Een stemvoorbeeld: voor plaats 5 worden gesteld: kandidaat A van het bestuur en kandidaten B, C en D vanuit de ledenvergadering. Voor plaats 6 is kandidaat E van het bestuur gesteld. Na stemming wordt kandidaat B gekozen voor plaats 5. Voor plaats 6 worden ingezet: kandidaat A van het bestuur en, indien ze vanuit de ledenvergadering gehandhaafd worden, kandidaten C, D en F. Kandidaat E verschuift naar de stemming voor plaats 7. Tip: Vraag voorafgaand aan de stemming en voor het sluiten van de vergadering aan de aanwezige leden of men bezwaren heeft tegen de ingezette procedure. Dit, inclusief de verslaglegging daarvan, is handig mochten er bezwaren nakomen.
Definitieve lijst Akkoordverklaringen van kandidaten Gemeentelijke formulieren opvragen en invullen Dag der kandidaatstelling belangrijk moment Definitieve lijst akkoordverklaringen van kandidaten Na de vergadering zal aan alle op de lijst geplaatste kandidaten een verklaring worden gevraagd dat zij akkoord zijn met de hen toegekende plaats. Dit gebeurt met het IPGR-formulier (mijnvvd.nl). Het komt echter wel voor dat gekozen kandidaten alsnog niet akkoord gaan met hun plaats. Ook plotselinge verhuizing, een ernstig ongeluk of erger kunnen oorzaak zijn dat een plaats niet wordt geaccepteerd. Het bestuur kan dan de lijst aanvullen door opschuiving en aan de onderzijde van de lijst putten uit de op de groslijst voorkomende voorlopige kandidaten. Vaak wordt de laatste plaats ingevuld met een lokale bekende persoonlijkheid, die veel stemmen kan trekken, doch niet (meer) in de raad wil. Het is handig om deze persoon als lijstduwer aan te merken in het Kaderstellend advies. Gemeentelijke formulieren opvragen en invullen Voor een verklaring van instemming moet model H-9 worden gebruik (verkrijgbaar bij de gemeente of op www.kiesraad.nl). In de meeste gevallen levert dit geen problemen op. Indien (onverwacht) echter een kandidaat uitvalt moeten alle overige verklaringen opnieuw worden getekend. In model H-9 (en ook andere modellen) is namelijk de volledige kandidatenlijst opgenomen. Daarin mogen geen correcties worden aangebracht. Handig is om gelijk na afloop van de vergadering (waarschijnlijk roept u de kandidaten toch naar voren voor applaus en een bosje bloemen) iedereen een briefje voor akkoord te laten tekenen. Een model hiervoor is op te vragen bij het Algemeen Secretariaat. Dag der kandidaatstelling De dag der kandidaatstelling is de belangrijkste dag in de functie van de afdelingssecretaris. Deze dag is volgens de kieswet 43 dagen voor de verkiezingen. Omdat de verkiezingsdag in 2014 nog niet definitief is vastgesteld, is die nog onbekend. Op deze dag schrijft de partij zich in bij de gemeente met behulp van de formulieren.
Dit vergt een secure voorbereiding. In heel veel gemeenten is voor-inlevering mogelijk. Het is handig hier gebruik van te maken. De secretaris van het bestuur is verantwoordelijk voor deze inlevering. Dat zal dus in het voorkomende geval de secretaris van het vervangende bestuur zijn, doch altijd woonachtig in de betreffende gemeente. Voor het inleveren van de lijsten is een aantal (wettelijke) formulieren en handelingen voorgeschreven. Een formulier is bijvoorbeeld model H-3-1, waarin de gemachtigde van de VVD (de directeur van het Algemeen Secretariaat) verklaart dat de afdeling de naam VVD mag gebruiken (VVD zonder puntjes) en de lijst mag indienen. Tevens is het goed dat deze last niet louter door één persoon wordt gedragen, maar dat er mogelijkheid is voor overleg, controle en back-up. Tip: betrek een oud-secretaris of een ander geïnteresseerd lid bij de voorbereidingen. Vier ogen zien meer dan twee, en bovendien is het prettig om te kunnen overleggen.