Vacature voor de functie van hr-assistent (arbeidscontractant, FG III) bij het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO) REF.: EASO/2016/CA/003 Publicatie Functietitel Extern Hr-assistent 1. WIE ZIJN WIJ? Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna "EASO" genoemd), opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 1, versterkt de praktische samenwerking tussen lidstaten van de Europese Unie (EU) op asielgebied, draagt bij aan een betere tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel (CEAS) en biedt ondersteuning aan lidstaten waarvan het asielstelsel en de opvangvoorzieningen onder grote druk staan. EASO richt zich specifiek op drie hoofdtaken: 1. Ondersteunen van praktische samenwerking tussen lidstaten op asielgebied, met name door middel van opleiding, kwaliteitsactiviteiten, informatie over landen van herkomst (COI), statistieken en analyses, gespecialiseerde netwerken van deskundigen, workshops voor praktische samenwerking, thematische ondersteuning op het gebied van niet-begeleide minderjarigen, mensenhandel en gender; 2. Noodsteun bieden aan lidstaten waarvan het asielstelsel en de opvangvoorzieningen onder grote druk staan, onder meer door asielondersteuningsteams in te zetten om EU-lidstaten te helpen bij het verwerken van asielverzoeken en het opzetten van geschikte opvangvoorzieningen; 3. Bijdragen aan een betere tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel (CEAS) door informatie over beste praktijken te verzamelen en uit te wisselen, elk jaar een verslag over de asielsituatie in de EU op te stellen, waarin de volledige asielprocedure van de EU-lidstaten wordt belicht, en technische documenten over de tenuitvoerlegging van het nieuwe asielacquis van de EU goed te keuren. Het hoofdkantoor van EASO is gevestigd in Valetta Harbour (Malta). 2. WELKE VACATURE HEBBEN WIJ? De hr-assistent werkt bij de afdeling Human Resources. De hr-assistent rapporteert aan de hr-coördinator en assisteert, op een of meer bevoegdheidsgebieden, bij het verwezenlijken van de doelstellingen van 1 Verordening (EG) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 19 mei 2010 (PB L 132 van 25.5.2010, blz. 11). 1
het team binnen het kader van de algemene missie van het EASO. De sollicitanten wordt verzocht een van de volgende profielen A, B of C te selecteren: A. Werving en selectie: 1. assisteren bij het beheren van de personeelsformatie en reservelijsten; 2. assisteren bij het opstellen, publiceren en uitzetten van kennisgevingen van vacatures; 3. assisteren bij de selectieprocessen van het EASO voor statutair personeel (tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten), gedetacheerde nationale deskundigen en stagiairs (zoals het screenen van sollicitanten, het organiseren van tests en sollicitatiegesprekken, het opstellen van de desbetreffende verslagen); 4. de jury's assisteren bij het uitvoeren van selectieprocedures en begeleiding en advies verlenen over beste praktijken en geldende regels; 5. papieren en elektronische dossiers over de selectieprocedures opstellen en bijhouden volgens overeengekomen normen; 6. assisteren bij de wervingsprocedure (tewerkstellingsaanbiedingen formuleren, medische onderzoeken vóór de benoeming regelen, contacten met nieuwkomers verzorgen, enzovoorts); 7. de reiskostenvergoeding voor kandidaten afhandelen en assisteren bij het toezicht op de uitvoering van het budget hiervoor. B. Leren en ontwikkelen: 1. assisteren bij de jaarlijkse prestatiebeoordeling en herindelingen; 2. assisteren bij het beheren van de jaardoelstellingen en proeftijddoelstellingen; 3. assisteren bij het beheer van het opleidingsbudget; 4. assisteren bij het beheren van leeractiviteiten voor personeelsleden en de introductietraining voor nieuwkomers; 5. assisteren bij het evalueren van opleidingsactiviteiten en bij het trekken van conclusies over de effectiviteit en de doeltreffendheid hiervan, om leerstrategieën en -activiteiten te verbeteren; 6. assisteren bij het organiseren van interne leeractiviteiten, teamvormingsevenementen en andere sociale evenementen van het EASO; 7. assisteren bij het opstellen en hanteren van functieprofielen en bevoegdheidskaders. C. Personeelsadministratie: 1. assisteren bij de coördinatie van indiensttredingsprocessen; 2. assisteren bij de vaststelling van individuele rechten en plichten van personeelsleden, in overeenstemming met de geldende regelgeving en beleidsmaatregelen; 2
3. assisteren bij de tijdige uitbetaling van salarissen en toelagen aan personeelsleden en bij een goed financieel beheer van het hr-budget van het Bureau; 4. assisteren bij het verlofbeheer; 5. assisteren bij het beheer van elektronische hr-tools. Algemene verantwoordelijkheden (geldend voor alle profielen): 1. zorgen voor een correcte toepassing van het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie en van de betreffende uitvoeringsvoorschriften; 2. assisteren bij het opstellen van regels, verslagen, beleidsvoorstellen en beheerinformatie; 3. assisteren bij het opstellen van hr-statistieken en -rapporten; 4. (elektronische en papieren) hr-archieven organiseren en beheren; 5. optreden als operationele en financiële initiator in de baten-lastenadministratie; 6. desgevraagd ondersteuning bieden aan andere teamleden en het management; 7. desgevraagd overige administratieve taken verrichten. 3. WIE ZOEKEN WIJ? A) Toelatingscriteria De kandidaten komen in aanmerking voor selectie op basis van de volgende formele criteria, waaraan zij op de uiterste datum voor de indiening van de sollicitatie moeten voldoen: 1. een opleidingsniveau dat overeenkomt met postsecundair onderwijs, afgesloten door een diploma [2], of een opleidingsniveau dat overeenkomt met middelbaar onderwijs dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs, afgesloten door een diploma, en drie jaar relevante beroepservaring; 2. onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie, Noorwegen of Zwitserland; 3. volledige rechten als staatsburger bezitten; 4. voldaan hebben aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wettelijke voorschriften inzake militaire dienstplicht; 5. grondige kennis bezitten van een van de officiële talen van de EU en voldoende kennis van een andere officiële taal voor de uitvoering van de bij deze functie behorende taken; 6. in zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn 3 ; [2] Alleen opleidingstitels die in EU-lidstaten zijn afgegeven of waarvoor de autoriteiten van de betreffende lidstaten een certificaat van gelijkwaardigheid hebben afgegeven, worden in aanmerking genomen. 3 Vóór de benoeming wordt de gekozen kandidaat verzocht een uittreksel uit het strafregister te verstrekken. 3
7. voldoen aan de voor de uitoefening van de functie gestelde eisen van lichamelijke geschiktheid 4. B) Selectiecriteria Als kandidaten voldoen aan de criteria uiteengezet in punt A) Toelatingscriteria, worden zij beoordeeld aan de hand van de volgende selectiecriteria. De kandidaten die op grond van de selectiecriteria het meest geschikt worden bevonden, zullen voor een gesprek worden uitgenodigd. Essentiële criteria: 1. beroepservaring op de volgende hr-gebieden: - werving; - leren en ontwikkelen; - personeelsadministratie; 2. beroepservaring met het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie; 3. beroepservaring in het opstellen van hr-beleid, -procedures, -richtsnoeren, -modellen, enzovoorts. Pluspunten: 1. beroepservaring in een instelling of instantie van de EU of een soortgelijke internationale omgeving; 2. beroepservaring als operationele initiator van financiële en/of aanbestedingsprocedures die verband houden met hr-activiteiten; 3. behaalde graad in een vakgebied dat relevant is voor bovengenoemde functies en taken; 4. ervaring met en/of kennis van IT-toepassingen, -instrumenten en/of gegevensbanken op hrgebied. Indien kandidaten geselecteerd worden voor een gesprek, kunnen zij tijdens het gesprek ook beoordeeld worden aan de hand van de volgende criteria: 1. vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan en hoge mate van discretie; 2. zin voor initiatief (proactief handelen) en teamgeest; 3. uitstekende communicatieve vaardigheden; 4. sterke motivatie en open en positieve houding; 5. nauwkeurigheid en aandacht voor details; 4 Vóór de benoeming dient de gekozen kandidaat zich te onderwerpen aan een medisch onderzoek door een raadgevend arts van het EASO, zodat kan worden vastgesteld of hij/zij voldoet aan de voorwaarden van artikel 28, onder e), van het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie. 4
Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Engelse taal, alsook het vermogen om elektronische kantoorapparatuur en -toepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, presentaties, elektronische communicatie, internet, enz.) te gebruiken, zijn essentieel. 4. SELECTIE EN AANSTELLING De verordening die de rechtsgrondslag voor EASO vormt, is in mei 2010 aangenomen (Publicatieblad van de Europese Unie L 132 van 29.5.2010). De ontvankelijkheid van de kandidaten wordt beoordeeld door een selectiecomité op basis van het feit of op de uiterste datum waarop sollicitaties kunnen worden ingediend, aan alle toelatingseisen wordt voldaan. De sollicitaties van de kandidaten die in aanmerking komen, worden vervolgens beoordeeld op basis van de selectiecriteria. Na deze beoordeling worden de hoogst gerangschikte kandidaten uitgenodigd voor een schriftelijke competentietest en een sollicitatiegesprek, dat voor het grootste gedeelte in het Engels gevoerd zal worden. Het sollicitatiegesprek zal bestaan uit de volgende onderdelen: algemene talenten en taalvaardigheden die nodig zijn voor de uitoefening van de verantwoordelijkheden in overeenstemming met artikel 12, lid 2, onder e), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden (RAP); specifieke competenties met betrekking tot het profiel van de kandidaat overeenkomstig de selectiecriteria van de betreffende vacature. Kandidaten die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, dienen kopieën van onderstaande documenten mee te brengen: een bewijs van hun staatsburgerschap (bijv. paspoort); certificaten die hun onderwijs- en beroepskwalificaties aantonen, met name de certificaten die toegang bieden tot het betreffende profiel; bewijsmateriaal voor de beroepservaring nadat de kandidaat de kwalificatie heeft behaald, die toegang biedt tot het betreffende profiel, waarin duidelijk de begin- en einddatum worden vermeld, alsmede het feit of het hier een fulltime of parttime betrekking betrof en de aard van de verrichte werkzaamheden. Het selectiecomité zal een shortlist van succesvolle kandidaten voorstellen aan het tot aanstelling bevoegde gezag, dat vervolgens beslist welke succesvolle kandidaat zal worden benoemd en een reservelijst voor de functie opstelt. Kandidaten dienen zich ervan bewust te zijn dat opname op de reservelijst geen garantie voor een dienstverband is. Het aanbod van een dienstverband is afhankelijk van de beschikbaarheid van functies en financiële middelen. 5
De reservelijst voor deze functie blijft geldig tot 31 december 2016. Deze termijn kan verlengd worden door het tot aanstelling bevoegde gezag. Alvorens wordt overgegaan tot ondertekening van het contract, dient de kandidaat op wie de keuze is gevallen, zich te onderwerpen aan een verplicht medisch onderzoek door een raadgevend arts van de instelling, opdat door EASO kan worden vastgesteld of hij/zij aan de in artikel 28, onder e), van het statuut van de ambtenaren van de Europese Unie gestelde voorwaarden voldoet. 5. GELIJKE KANSEN EASO voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienstige, politieke of andere overtuigingen of standpunten, het tot een nationale minderheid behoren, financiële situatie, geboorte, invaliditeit, leeftijd of seksuele geaardheid. 6. ARBEIDSVOORWAARDEN De arbeidscontractant wordt na de selectieprocedure door het selectiecomité aanbevolen en vervolgens door de uitvoerend directeur benoemd. Hij/zij zal overeenkomstig artikel 3 bis van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (RAP) worden aangesteld als arbeidscontractant voor een periode van drie jaar, die kan worden verlengd. De betreffende arbeidscontractant zal in functiegroep III worden ingedeeld. Voor succesvolle kandidaten die in dienst worden genomen, geldt een proeftijd van negen maanden. De bezoldiging van een arbeidscontractant in functiegroep III (salaristrap 1) bestaat uit een basissalaris van 2 536,18 EUR, aangepast volgens de correctiecoëfficiënt (voor Malta momenteel 84,5%) en aangevuld met diverse toelagen, waaronder gezinstoelagen. Op het salaris van personeelsleden wordt Gemeenschapsbelasting ingehouden. Personeelsleden zijn vrijgesteld van nationale inkomstenbelasting en zijn aangesloten bij de socialezekerheids- en pensioenregelingen van de Europese Unie. Raadpleeg voor meer informatie over de arbeidsomstandigheden van tijdelijke personeelsleden de RAP: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=consleg:1962r0031:20140101:nl:pdf De standplaats is Valletta Harbour (Malta). 7. SOLLICITATIEPROCEDURE Sollicitaties worden alleen in behandeling genomen wanneer de kandidaat: het officiële, op de website van EASO beschikbare sollicitatieformulier invult. Het sollicitatieformulier moet in het Engels worden ingevuld en alle onderdelen moeten volledig zijn ingevuld. zijn/haar sollicitatieformulier voor de uiterste indieningsdatum naar: applications@easo.europa.eu stuurt. 6
in de onderwerpregel van de e-mail het referentienummer van deze vacaturen vermeldt, gevolgd door zijn/haar achternaam. Onvolledige sollicitaties worden niet in aanmerking genomen en zullen als niet-ontvankelijk worden beschouwd. Kandidaten die hetzelfde sollicitatieformulier gebruiken om op meer dan één functie te solliciteren, worden eveneens gediskwalificeerd. Weest u zich ervan bewust dat de selectieprocedure enkele maanden in beslag kan nemen. Kandidaten aan wie de functie zal worden aangeboden, zullen worden verzocht om de originele versies of gewaarmerkte kopieën van hun diploma's of beroepservaringscertificaten te overleggen. Om de selectieprocedure te vergemakkelijken, verlopen alle contacten met de sollicitanten over deze vacature in het Engels. Onder geen beding mogen kandidaten het selectiecomité benaderen, direct noch indirect, in verband met deze wervingsprocedure. Het tot aanstelling bevoegde gezag behoudt zich het recht voor iedere kandidaat die zich niet aan deze instructie houdt, te diskwalificeren. Uiterste datum: De uiterste datum voor de indiening van sollicitaties is 31 mei 2016 om 13.00 uur (plaatselijke tijd in Brussel). Het EASO zal sollicitaties die na deze datum en tijd worden ontvangen, niet in behandeling nemen. Sollicitanten wordt dringend geadviseerd niet tot het laatst te wachten met het indienen van hun sollicitatie, aangezien druk internetverkeer of een verbindingsprobleem tot moeilijkheden bij de indiening zou kunnen leiden. Het EASO kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor enige vorm van vertraging ten gevolge van dit soort moeilijkheden. Als in enig stadium in de procedure wordt vastgesteld dat een kandidaat onjuiste informatie heeft verstrekt, wordt de kandidaat in kwestie uitgesloten. 8. GEGEVENSBESCHERMING De door de kandidaat verstrekte gegevens worden verwerkt voor het beheer van de sollicitatie(s) van de kandidaat met het oog op een mogelijk dienstverband bij EASO. EASO maakt de namen van succesvolle kandidaten op reservelijsten niet bekend. Het kan echter voorkomen dat leden van het managementteam van EASO ten behoeve van de aanwerving en daarmee verbonden planning toegang hebben tot reservelijsten en in specifieke gevallen tot het sollicitatieformulier van een kandidaat (zonder ondersteunende documenten, die vertrouwelijk worden bewaard door de personeelsafdeling). Sollicitatiedossiers van niet-geselecteerde kandidaten worden tot twee jaar na de vervaldatum van de reservelijst bewaard en vervolgens vernietigd. De verlangde persoonlijke informatie wordt verwerkt in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. 7
9. BEROEPSPROCEDURES Kandidaten die zich door een besluit bezwaard achten, kunnen overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen op het volgende adres een klacht indienen: De uitvoerend directeur Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken MTC Block A, Winemakers Wharf, Grand Harbour Valletta, MRS 1917 Malta De klacht moet binnen een termijn van drie maanden worden ingediend. De termijn voor het instellen van deze procedure gaat in op het moment dat de kandidaat op de hoogte wordt gebracht van de handeling waardoor hij/zij zich bezwaard acht. 8