Huishoudelijk reglement PCOB
Het huishoudelijk reglement regelt de huishoudelijke zaken binnen de vereniging. Het gaat dan bijvoorbeeld over de nadere invullingen van taken en bevoegdheden van afdelingen, gewesten, bestuur en de algemene vergadering. Een huishoudelijk reglement is voor de leden bindend. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 2
Inhoudsopgave 1. Lidmaatschap, contributie, begunstigers... 4 - Leden... 4 - Ereleden... 4 - Buitengewone leden... 4 - Contributie... 5 - Begunstigers... 5 2. Organisatie van de bond... 6 3. Interne/externe samenwerking... 8 4. De algemene vergadering... 9 - Voorbereiding algemene vergadering... 9 - Voorbereiding algemene vergadering binnen de gewesten... 10 - Stemmingen... 10 5. Het landelijk bestuur... 12 6. Interne organisatie... 13 7. Arbitragecommissie... 14 8. Vaststelling en inwerkingtreding... 16 Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 3
1. Lidmaatschap, contributie, begunstigers 1. PCOB kent leden en ereleden. Leden 2. Leden worden onderscheiden in: a. leden behorende tot een plaatselijke afdeling, zoals bedoeld in artikel 17 lid 1 van de statuten; b. verspreide leden zoals bedoeld in artikel 17 lid 2 van de statuten; c. rechtstreekse leden zoals bedoeld in artikel 17 lid 3 van de statuten. 3. 1. Het bondskantoor is verantwoordelijk voor het bijhouden van het ledenbestand van de bond. 2. Afdelingen hebben de verplichting een ledenbestand bij te houden van de leden binnen de eigen afdeling. 3. Afdelingen zijn verplicht veranderingen in de persoonsgegevens van hun leden maandelijks door te geven aan het bondskantoor voor een daarvoor aangegeven datum. 4. Regels voor de bescherming van de persoonsgegevens staan in het PCOBreglement Bescherming Persoonsgegevens. Ereleden 4. 1. Ereleden van de bond worden op voorstel van het landelijk bestuur benoemd door de algemene vergadering. 2. Ereleden van gewesten en afdelingen worden op voorstel van de respectieve besturen benoemd door de gewest- c.q. afdelingsvergadering. 3. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie. 4. Registratie van alle ereleden vindt plaats door het bondskantoor. Buitengewone leden 5. 1. Instellingen en organisaties kunnen zich als buitengewoon lid aansluiten bij de bond. a. Zij betalen de door het landelijk bestuur vastgestelde contributie. b. Zij ontvangen het bondsorgaan. c. Zij hebben geen zeggenschapsrecht in de vereniging. 2. De gegevens van buitengewone leden worden voorzien van een code en door het bondskantoor opgenomen in het ledenbestand. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 4
Contributie 6. Voor het lidmaatschap van de bond betalen de leden een contributie. 7. 1. De hoogte van de contributie wordt vastgesteld door: a. de plaatselijke afdeling voor de leden behorende bij deze afdeling; b. het landelijk bestuur voor de verspreide, rechtstreekse en buitengewone leden. 2. De besturen van de plaatselijke afdelingen dan wel het landelijk bestuur zijn verantwoordelijk voor de inning van de door hen vastgestelde contributie. 3. Bij overlijden van een lid van de PCOB wordt geen deel van de contributie gerestitueerd. 8. 1. Plaatselijke afdelingen betalen per individueel lid en/of per leefverband een jaarlijkse contributieafdracht voor de landelijke organisatie. 2. De contributieafdracht kan zowel een absolute als een procentuele component bevatten. 3. De inning van de contributieafdracht wordt nader geregeld door het landelijk bestuur. De werkzaamheden verbonden aan deze inning behoren tot de taken van het bondskantoor. Begunstigers 9. 1. Een begunstiger is geen lid of buitengewoon lid van de bond, maar ondersteunt periodiek de bond en/of zijn organisatorische onderdelen (financieel) om niet. 2. Zowel de landelijke organisatie als haar organisatorische onderdelen kunnen begunstigers hebben. 3. De (persoons)gegevens van de begunstigers van de landelijke organisatie worden bijgehouden door het bondskantoor. 4. De (persoons)gegevens van de begunstigers van de organisatorische onderdelen worden bijgehouden door de respectieve besturen. 5. In het jaarverslag van de landelijke organisatie respectievelijk van het desbetreffende organisatorische onderdeel wordt melding gemaakt van het aantal begunstigers en van het totaal van de door hen verleende financiële steun. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 5
2. Organisatie van de bond 10. 1. De bond kent als organisatorische onderdelen afdelingen en gewesten. 2. Organisatorische onderdelen dragen een naam: a. waarvan de afkorting PCOB deel uitmaakt; b. waaruit de geografische ligging blijkt. 3. Taken en bevoegdheden van de organisatorische onderdelen zijn nader geregeld in dit huishoudelijk reglement en in de respectieve model-reglementen. 4. De modelreglementen voor de organisatorische onderdelen worden vastgesteld door de algemene vergadering. 5. Organisatorische onderdelen zijn bevoegd om in plaats van het modelreglement een eigen huishoudelijk reglement op te stellen onder de voorwaarde genoemd in artikel 46 van de statuten. 11. 1. Organisatorische onderdelen hebben een bestuur dat tenminste uit drie leden bestaat. 2. Binnen het bestuur moeten in ieder geval de functies worden vervuld van voorzitter, secretaris en penningmeester. Zij vormen het dagelijks bestuur. 3. Het gewestbestuur kent een aantal portefeuillehouders die ieder een of meer van de terreinen van belangenbehartiging onder zich hebben. 4. De in lid 3 genoemde bestuursstructuur van een gewest wordt, indien mogelijk, ook binnen een afdeling gerealiseerd. 12. 1. Het bestuur van een organisatorisch onderdeel is voor dat onderdeel verantwoordelijk voor: a. het financiële beheer; b. de uitvoering van het landelijk vastgestelde beleid; c. de lokale respectievelijk provinciale belangenbehartiging; d. de organisatie en uitvoering van lokale respectievelijk gewestelijke activiteiten; e. de uitvoering van al datgene wat voortvloeit uit statuten en reglementen van de bond. 2. Voor de in lid 1 vastgelegde taken zijn de bestuurders gehouden tot een behoorlijke vervulling ervan, conform artikel 9 boek 2 BW. Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 9 Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk terzake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. 13. 1. Het bestuur van een organisatorisch onderdeel is verplicht jaarlijks aan zijn afdelings- respectievelijk gewestvergadering ter goedkeuring voor te leggen: Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 6
a. de beleidsvoornemens en de begroting; b. het jaarverslag en het financieel verslag. 2. Het bestuur van een organisatorisch onderdeel is verplicht zijn jaarrekening voor te leggen aan een commissie, bestaande uit tenminste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken en worden gekozen door de afdelingsrespectievelijk gewestvergadering. Deze commissie onderzoekt het financieel verslag en vormt zich een oordeel over het gevoerde financieel beleid, waarna zij verslag van haar bevindingen uitbrengt aan de afdelings- respectievelijk gewestvergadering. 3. Afdelingen sturen het goedgekeurde jaarverslag en het goedgekeurde financieel verslag toe aan het gewestbestuur en op verzoek aan het bondskantoor. 4. Gewesten sturen het goedgekeurde jaarverslag en het goedgekeurde financieel verslag toe aan het bondskantoor. 14. Organisatorische onderdelen zijn verplicht wijzigingen in hun bestuur direct door te geven aan het bondskantoor. 15. 1. Organisatorische onderdelen kunnen zich in de uitvoering van hun werkzaamheden laten bijstaan door: a. vrijwilligers, al dan niet zijnde PCOB-leden. Deze vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende bestuur; b. werkgroepen en commissies; c. betaalde medewerkers indien daarvoor schriftelijk toestemming van het landelijk bestuur is verkregen. 2. Bij de instelling van een werkgroep of commissie worden de samenstelling, de taak en het budget van de betreffende werkgroep of commissie door het verantwoordelijke bestuur vastgesteld. 16. Over acceptatie van schenkingen, legaten en erfstellingen ten behoeve van een organisatorisch onderdeel, beslist het landelijk bestuur. Na een besluit tot acceptatie neemt het landelijk bestuur de schenkingen, leningen of erfstellingen in ontvangst en draagt deze vervolgens over aan het desbetreffende organisatorische onderdeel. 17. 1. Gewesten houden tenminste twee keer per jaar een gewestvergadering waarin de algemene vergadering wordt voorbereid. 2. Tijdens deze vergaderingen wordt bij stemmingen gehandeld conform de artikelen 25, 32, 35 en 36 van de statuten. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 7
3. Interne/externe samenwerking 18. 1. Gewesten kunnen in overleg met afdelingen overgaan tot het vormen van regionale samenwerkingsverbanden van afdelingen, hierna genoemd: regio's. 2. De regio's zijn geen organisatorische onderdelen van de bond. 3. De regio's kunnen geen rechten en bevoegdheden van de afdelingen overnemen. 19. 1. Organisatorische onderdelen van de bond kunnen lokaal, regionaal en gewestelijk samenwerkingsverbanden aangaan met derden, niet zijnde organisatorische onderdelen van de bond. 2. Voor het sluiten van een overeenkomst ten behoeve van een in lid 1 bedoeld samenwerkingsverband hebben de respectieve PCOB-besturen een door het landelijk bestuur afgegeven machtiging nodig, tenzij gebruik gemaakt wordt van een door het landelijk bestuur vastgestelde standaard-overeenkomst. 3. Het sluiten van een overeenkomst waarbij gebruik is gemaakt van de in lid 2 genoemde standaardovereenkomst, dient door de respectieve PCOB-besturen aan het landelijk bestuur te worden gemeld. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 8
4. De algemene vergadering 20. 1. De algemene vergaderingen worden in het voor- en najaar gehouden; in de regel tenminste één algemene vergadering in de maand mei en één algemene vergadering in de maand november. 2. Het landelijk bestuur is verantwoordelijk voor de inrichting van de algemene vergaderingen. 3. De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen. 21. 1. De algemene vergadering is als regel openbaar. 2. Tot een besloten vergadering kan worden besloten op voorstel van tenminste twee stemgerechtigde leden of de voorzitter. 3. De vergadering beslist vervolgens of daadwerkelijk met gesloten deuren wordt vergaderd. 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de algemene vergadering anders besluit. Voorbereiding algemene vergadering 22. 1. Van vacatures in het landelijk bestuur en de arbitragecommissie wordt uiterlijk 14 weken voor de algemene vergadering mededeling gedaan in het bondsorgaan. 2. Leden, afdelingen en gewesten kunnen aan het landelijk bestuur uiterlijk 2 weken na de verschijning van het bondsorgaan schriftelijk kandidaten voor de vacatures voordragen. 23. 1. Het landelijk bestuur voorziet in een sollicitatieprocedure per vacature en draagt op basis hiervan per vacature één kandidaat voor ter benoeming. Deze voordracht aan de algemene vergadering is voorzien van een onderbouwing van de gemaakte keuze. Bij vacatures in het landelijk bestuur wordt voorts een cv van de betreffende kandidaat toegevoegd aan het benoemingsvoorstel. De voorgedragen kandidaten worden bekend gemaakt aan de afdelings- en gewestbesturen en de gewestelijke afgevaardigden. 2. De algemene vergadering voorziet in de vacature(s) door een keuze te maken uit de voorgedragen kandidaten. 24. Uiterlijk acht weken voor de algemene vergadering worden aan de besturen van de afdelingen en gewesten en aan de gewestelijke afgevaardigden de agenda voor de algemene vergadering en de bijbehorende stukken toegezonden. 25. 1. Alvorens een algemene vergadering kan besluiten -conform artikel 40 van de statuten- tot schorsing of ontheffing van de functie van een lid van het landelijk bestuur, dient betrokkene de gelegenheid te krijgen zich te verdedigen in de algemene vergadering waarin het besluit moet worden genomen. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 9
2. Een besluit zoals genoemd in lid 1 dient gemotiveerd en met tweederde meerderheid van stemmen te worden genomen. Voorbereiding algemene vergadering binnen de gewesten 26. Uiterlijk acht weken voor de algemene vergadering worden door de gewestbesturen aan de afdelingen toegezonden: a. de namen van de kandidaat-afgevaardigden; b. de stukken voor de betreffende gewestvergadering. 27. 1. De afgevaardigden van de gewesten voor de algemene vergadering worden gekozen door de gewestvergadering. 2. Afdelingen kunnen tot uiterlijk 12 weken voor de algemene vergadering namen voor de in lid 1 genoemde afgevaardigden doorgeven aan het gewestbestuur. 3. Voor de verkiezing van deze afgevaardigden gelden de regels zoals genoemd in artikel 25, 35 en 36 van de statuten. 4. De afgevaardigden worden in de gewestvergadering benoemd door het gewestbestuur voor een termijn van drie jaar met inachtneming van het gestelde in lid 6 van dit artikel. 5. Eén van de drie afgevaardigden wordt in de gewestvergadering aangewezen als de stemgerechtigde. 6. Ieder jaar is één van de afgevaardigden aftredend. Het gewestbestuur stelt een lijst van aftreden op waarbij rekening wordt gehouden met afwijkingen in de termijn van drie jaar voor de benoemingen voor de eerste termijn. 7. Het gewestbestuur geeft de namen en adressen van de afgevaardigden schriftelijk door aan het bondskantoor. 28. 1. In de gewestvergadering worden de agenda en de bijbehorende stukken van de algemene vergadering besproken. 2. Met betrekking tot elk agendapunt wordt een woordvoerder aangewezen. 3. Het gewest dient eigen voorstellen, tegenvoorstellen, amendementen op voorstellen en tegenkandidaten in bij het landelijk bestuur zo mogelijk uiterlijk twee weken voor de algemene vergadering. Het gewest mag de eigen voorstellen, tegenvoorstellen en amendementen op voorstellen zo nodig tot in de algemene vergadering doen. 4. Deze eigen voorstellen, tegenvoorstellen, amendementen op voorstellen en tegenkandidaten worden, mits deze zijn ingediend tot uiterlijk twee weken voor de algemene vergadering, uiterlijk één week voor de algemene vergadering toegezonden aan de afgevaardigden en besturen van alle gewesten. Dit voorzien van een reactie van het landelijk bestuur. Stemmingen 29. 1. Bij de aanvang van de algemene vergadering wordt vastgesteld: a. het aantal stemgerechtigde leden; b. de hoeveelheid stemmen die zij vertegenwoordigen. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 10
2. Het bij de aanvang van de vergadering vastgestelde quorum geldt voor de gehele vergadering. 3. Tenzij anders bepaald in de statuten of het huishoudelijk reglement is een 'gewone meerderheid' (de helft plus 1) de uitslag van de stemming. 4. Indien ten aanzien van een voorstel van het landelijk bestuur moties en/of amendementen in stemming worden gegeven, wordt gestemd over de inhoud van de moties en/of amendementen als zodanig; het aan deze stukken toegevoegde standpunt van het landelijk bestuur geeft alleen de positiebepaling van dit bestuur weer. Aansluitend vindt stemming plaats over het al dan niet gewijzigde voorstel van het landelijk bestuur. 30. De voorzitter is verantwoordelijk voor het goede verloop van de stemmingen en stelt de uitslag van de stemmingen vast. 31. In geval van schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een stemcommissie van drie personen uit de aanwezige gewestelijke afgevaardigden. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 11
5. Het landelijk bestuur 32. 1. Het landelijk bestuur is, voor zover het de landelijke organisatie van de bond betreft en met inachtneming van door de algemene vergadering gedane uitspraken over inhoud en/of vormgeving van deze stukken, belast met het vaststellen van: a. het beleidsplan; b. het werkplan; c. de conceptbegroting; d. het jaarverslag; e. de jaarrekening; f. alle andere onderwerpen die ter besluitvorming worden voorgelegd. 2. Het landelijk bestuur controleert de voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot de in lid 1 genoemde onderdelen. 33. 1. Het landelijk bestuur is verantwoordelijk voor en belast met het leiding geven aan het (doen) voorbereiden en uitvoeren van besluiten van de algemene vergadering en het landelijk bestuur. 2. Het landelijk bestuur is namens de bond als werkgever verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid conform de wet en de voor de bond geldende CAO. 3. Het landelijk bestuur kan door middel van afspraken vastgelegd in het directiestatuut taken overdragen aan de directeur. 34. 1. De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van de vergaderingen van het landelijk bestuur. 2. De secretaris is verantwoordelijk voor de totstandkoming van een verslag van de vergaderingen van het landelijk bestuur. 3. De vergaderingen van het landelijk bestuur worden als regel bijgewoond door de directeur. Deze kan zich doen vergezellen door medewerkers van het bondskantoor. 4. De vergaderingen van het landelijk bestuur kunnen op uitnodiging van de voorzitter worden bijgewoond door derden. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 12
6. Interne organisatie 35. 1. De bond beschikt over een bondskantoor. 2. De dagelijkse leiding van het bondskantoor berust bij de directeur. 36. 1. De bond geeft een periodiek uit als bondsorgaan. 2. De redactie van het bondsorgaan wordt benoemd door het landelijk bestuur. 3. De redactie en de redactieraad verrichten hun werkzaamheden conform het door het landelijk bestuur vastgestelde redactiestatuut. 4. Het bondsorgaan wordt verstrekt aan: a. Leden en buitengewone leden van de bond. Bij meerdere lidmaatschappen op één adres wordt in beginsel één blad verstrekt; b. Personen en organisaties door het landelijk bestuur of de directeur aangegeven. 5. De afdelingsbesturen zorgen ervoor dat het bondsorgaan zo spoedig mogelijk na ontvangst bij de leden wordt bezorgd. 37. 1. Het aantal exemplaren van het bondsorgaan dat een afdeling ontvangt voor de verspreiding onder haar leden wordt vastgesteld door het bondskantoor op basis van gegevens in het ledenbestand. 2. Elke afdeling ontvangt een aantal extra exemplaren waarvan de hoeveelheid is gebaseerd op de door het landelijk bestuur vastgestelde richtlijnen. 3. Elke afdeling kan, schriftelijk en gemotiveerd, extra exemplaren voor PR- en andere doeleinden aanvragen. De beoordeling van deze aanvraag ligt bij de directeur. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 13
7. Arbitragecommissie 38. De arbitragecommissie bestaat uit drie leden van de bond en één plaatsvervanger, verkozen conform artikel 48 lid 3 van de statuten. 39. 1. Een verzoek om arbitrage dient schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris van de bond. 2. Het schriftelijke verzoek bevat tenminste: a. naam en adres van de aanvrager; b. naam van de wederpartij; c. omschrijving van het geschil; d. handtekening. 3. Een verzoek om arbitrage kan op elk moment gedurende de procedure schriftelijk worden ingetrokken door de partij die dit verzoek had ingediend. 4. Een kopie van het verzoek wordt toegezonden aan de wederpartij. 40. 1. De arbitragecommissie oordeelt binnen twee weken over de ontvankelijkheid van het verzoek. 2. Als het voorgelegde geschil niet ontvankelijk wordt verklaard, wordt dit schriftelijk, met redenen omkleed, meegedeeld aan de secretaris van de bond en aan beide partijen. 3. Als het geschil wel ontvankelijk wordt verklaard ontvangen beide partijen en de secretaris van de bond de mededeling dat de zaak door de arbitragecommissie in behandeling wordt genomen. 41. De wederpartij heeft het recht om binnen twee weken na de mededeling dat de zaak in behandeling is genomen, een verweerschrift in te dienen bij de voorzitter van de arbitragecommissie. 42. 1. Voor de behandeling van het geschil worden beide partijen binnen vier weken na het bericht dat de zaak in behandeling wordt genomen, uitgenodigd om gehoord te worden door de commissie, onder vermelding van datum, tijd en plaats. 2. Partijen kunnen zich tijdens deze hoorzitting laten bijstaan door een deskundige. 3. Van deze hoorzitting wordt een verslag gemaakt dat door de gehoorde partij(en) en de voorzitter van de arbitragecommissie voor akkoord wordt ondertekend. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 14
43. 1. De commissie doet uitspraak binnen vier weken na de datum bedoeld in artikel 42 lid 1, ook indien niet tijdig een verweerschrift als bedoeld in artikel 41 is ontvangen en/of door geen of beide partijen geen gevolg is gegeven aan de uitnodiging bedoeld in artikel 42 lid 1. 2. Uitstel met nog eens vier weken is mogelijk. Dit wordt met redenen omkleed meegedeeld aan beide partijen. 3. De uitspraak wordt schriftelijk medegedeeld aan beide partijen en aan de secretaris van de bond. 4. De uitspraak van de commissie is bindend. 44. 1. Als een lid mogelijk betrokken is bij een geschil dat aan de arbitragecommissie wordt voorgelegd, dient hij hier direct melding van te maken bij de overige leden van de commissie en de secretaris van de bond. In dat geval wordt zijn plaats in de arbitragecommissie ten aanzien van dit geschil overgenomen door het plaatsvervangend lid. Als twee leden van de arbitragecommissie bij het geschil betrokken zijn, benoemt het landelijk bestuur tijdelijk een plaatsvervangend lid. 2. De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in deze hoedanigheid vernemen. 3. De directeur draagt zorg voor adequate administratieve ondersteuning van de commissie. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 15
8. Vaststelling en inwerkingtreding 45. 1. Dit gewijzigd huishoudelijk reglement is vastgesteld door de algemene vergadering d.d. 26 mei 2010 en treedt in werking d.d. 26 mei 2010. 2. Met de inwerkingtreding van dit huishoudelijk reglement is het huishoudelijk reglement, vastgesteld in de algemene vergadering van mei 2004, vervallen. Huishoudelijk reglement PCOB vastgesteld 26 mei 2010 16