In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Rijnwoude, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude. Oplegvel 1. Onderwerp Uitwerking inhoudelijk en technisch opdrachtgeverschap jeugdhulp 2. Rol van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Basistaak X Efficiencytaak Platformtaak volgens Dagelijks Bestuur Platformtaak volgens gemeente 3. Regionaal belang Gemeenten in Holland Rijnland werken nauw samen in de transitie en transformatie van de jeugdzorg. Ook het technisch opdrachtgeverschap wordt regionaal opgepakt. In gezamenlijkheid kunnen de gemeenten deskundig opdrachtgeverschap uitvoeren dat effectief en efficiënt werkt. 4. Behandelschema: Datum: Informerend Datum: Adviserend Datum: Besluitvormend DB Colleges PHO DB Gemeenteraad DB AB Gemeenteraad 29 okt 2014 2 juli 2014 4 sept 2014 Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden info@hollandrijnland.net www.hollandrijnland.net BNG 28.51.13.992 Telefoon (071) 523 90 90
5. Advies PHO Het PHO Sociale agenda: 1. Neemt kennis van het document Propositie van SP71 voor opzet en exploitatie Beheerorganisatie Jeugdhulp en het memo Inhoudelijk opdrachtgeverschap gemeenten Holland Rijnland ; 2. adviseert het DB van Holland Rijnland om namens de gemeenten in gesprek te gaan met het (bestuur van het) Servicepunt 71 om op basis van de Propositie tot overeenstemming te komen over de uitvoering van het technisch opdrachtgeverschap door het Servicepunt voor de komende 2 jaar; 3. adviseert het DB om met een nader voorstel en begroting te komen voor het inhoudelijk opdrachtgeverschap namens de 13 deelnemende gemeenten (Holland Rijnland minus Voorschoten); 4. formuleert als randvoorwaarde dat het financiële kader voor het technisch en inhoudelijk opdrachtgeverschap tezamen 1% van de totale jeugdhulp-middelen van de 13 deelnemende gemeenten is. 6. Reden afwijking eerdere besluitvorming en wijze afwijken N.v.t. 2
7. Essentie van het voorstel (annotatie zoals op agenda staat) Het geven van invulling aan de verantwoordelijkheid van de gemeenten voor de jeugdzorg per 1 januari 2015 vraagt om het goed beleggen van het opdrachtgeverschap. Naast het inhoudelijk opdrachtgeverschap valt hieronder ook het technisch opdrachtgeverschap, waarbij te denken valt aan de advisering rondom contractering, de financieeladministratieve afhandeling, de verantwoording en de sturing daarop. Dit technisch opdrachtgeverschap zal in een beheerorganisatie vormgegeven worden. In bijgaande propositie doet Servicepunt71 een voorstel voor de opzet en de exploitatie van een dergelijke beheerorganisatie ter ondersteuning van de jeugdhulp in de regio op bedrijfsmatig terrein. In aanvulling hierop is een memo over het inhoudelijk opdrachtgeverschap bijgevoegd. Gezien de tijd die nog rest tot aan 1 januari 2015 is de insteek van de opzet van de beheerorganisatie voor het technisch opdrachtgeverschap sober en pragmatisch van karakter. De organisatie zal de volgende taken uitvoeren: Advies over inkoopstrategie en -beleid Begeleiding aanbestedingen Operationeel juridisch advies/opstellen contracten Contractmanagement Contractbeheer (budget en prestatie-indicatoren) Bevoorschotting en nabetaling contractpartners Factuurafhandeling Informatie ten behoeve van de P&C rapportages Servicedesk 8. Inspraak Nee 9. Financiële gevolgen Voor het inhoudelijk en technisch opdrachtgeverschap tezamen is 1% van de totale jeugdhulp-middelen van de 13 deelnemende gemeenten (Holland Rijnland minus Voorschoten) in de begroting van het programma jeugdhulp 2015 opgenomen. Het pho Sociale agenda van 7 maart heeft de colleges geadviseerd voor de opstartkosten van het opdrachtgeverschap in 2014 350.976,15 beschikbaar te stellen. Dit moet nog in de begroting van HR verwerkt worden. 3
10. Bestaand Kader Relevante regelgeving: - Jeugdwet 11. Lokale context (in te vullen door griffier) Relevante beleidsdocumenten: - Hart voor de jeugd, regionaal beleidsplan transitie jeugdzorg Holland Rijnland. - Notitie gezamenlijk opdrachtgeverschap Eerdere besluitvorming: - PHO Sociale Agenda 7 maart 2014 en 14 mei 2014 4
Adviesnota PHO Vergadering: PHO Sociale Agenda Datum: 2 juli 2014 Locatie: Gemeentehuis Leiderdorp, Raadzaal Agendapunt: 05 Onderwerp: Uitwerking inhoudelijk en technisch opdrachtgeverschap jeugdhulp Beslispunten: Het PHO Sociale agenda: 1. Neemt kennis van het document Propositie van SP71 voor opzet en exploitatie Beheerorganisatie Jeugdhulp en het memo Inhoudelijk opdrachtgeverschap gemeenten Holland Rijnland ; 2. adviseert het DB van Holland Rijnland om namens de gemeenten in gesprek te gaan met het (bestuur van het) Servicepunt 71 om op basis van de Propositie tot overeenstemming te komen over de uitvoering van het technisch opdrachtgeverschap door het Servicepunt voor de komende 2 jaar; 3. adviseert het DB om met een nader voorstel en begroting te komen voor het inhoudelijk opdrachtgeverschap namens de 13 deelnemende gemeenten (Holland Rijnland minus Voorschoten); 4. formuleert als randvoorwaarde dat het financiële kader voor het technisch en inhoudelijk opdrachtgeverschap tezamen 1% van de totale jeugdhulp-middelen van de 13 deelnemende gemeenten is. Inleiding: Het geven van invulling aan de verantwoordelijkheid van de gemeenten voor de jeugdzorg per 1 januari 2015 vraagt om het goed beleggen van het opdrachtgeverschap. Enerzijds gaat het daarbij om inhoudelijk opdrachtgeverschap, oftewel de inhoudelijke transformatie in de jeugdhulp in relatie tot kwaliteitsverbetering en kostendaling. Anderzijds gaat het om technisch opdrachtgeverschap, waarbij te denken valt aan de advisering rondom contractering, de financieel-administratieve afhandeling, de verantwoording en de sturing daarop. Dit technisch opdrachtgeverschap zal in een beheerorganisatie vormgegeven moeten worden. Het PHO Sociale Agenda heeft op 7 maart 2014 ingestemd de colleges te adviseren: - de uitvoering en coördinatie van het regionaal opdrachtgeverschap bij de GR Holland Rijnland te beleggen; - waarbij de uitvoering van de beheerstaken zoveel als mogelijk wordt gedaan via bestaande lokale of regionale gemeentelijke afdelingen en het zorgkantoor/de zorgverzekeraar; - voor de opstart en coördinatie van het regionaal opdrachtgeverschap jeugd gezamenlijk in 2014 350.976,15 beschikbaar te stellen. - de raad te informeren over het geraamde percentage van 1% voor de uitvoering van regionaal opdrachtgeverschap jeugd in 2015, naast 0,5% voor lokaal accounthouderschap. Op 14 mei 2014 heeft het PHO Sociale Agenda akkoord gegeven voor uitwerking van het beleggen van het technisch opdrachtgeverschap bij Servicepunt71/Stichting Rijk. Servicepunt71 (hierna: SP71) is een shared service center op het gebied van bedrijfsvoering 5
voor de gemeenten Leiderdorp, Leiden, Zoeterwoude en Oegstgeest. Stichting Rijk de inkooporganisatie van een aantal gemeenten in Noord-Holland en drie Bollengemeenten. In de bijgevoegde propositie doet SP71 een sober maar realistisch voorstel aan de deelnemers van Holland Rijnland over de inrichting en de uitvoering van het technisch opdrachtgeverschap voor de jeugdhulp in de regio. De doelstelling van de propositie is namelijk om op korte termijn een kleine en pragmatische beheerorganisatie te realiseren, die in staat is zonder al te grote investeringen de jeugdhulp vanaf 1 januari 2015 bedrijfsmatig te ondersteunen. Bij SP71 is de ervaring en de infrastructuur aanwezig om uitvoering te geven aan de achterliggende bedrijfsvoeringsprocessen in de jeugdhulp. Beoogd effect: Het op korte termijn operationeel krijgen van het technisch opdrachtgeverschap jeugdhulp in een beheerorganisatie bij SP71, dat: - pragmatisch en sober van opzet is; - ondersteunend is aan gemeenten inzake de uitvoering van de jeugdhulp; - opereert binnen de regionale afspraken; - aansluit bij het inhoudelijk opdrachtgeverschap belegd bij de regio; - de uitvoering van het technisch opdrachtgeverschap voor een bepaalde periode doet; Argumenten: 1.1 Uit sessies over technisch opdrachtgeverschap kwam input taken en omvang technisch èn inhoudelijk opdrachtgeverschap Een extern bureau heeft een aantal werksessies begeleid die dienden om het materiaal te verzamelen op basis waarvan bijgevoegde propositie van het servicepunt 71 voor technisch opdrachtgeverschap kon worden opgesteld. Deze sessies hebben echter tevens materiaal opgeleverd voor de taken en omvang van het inhoudelijk opdrachtgeverschap. Dit is in bijgevoegd memo van de transitiemanager verwoord. 2.1 De benodigde expertise voor technisch opdrachtgeverschap is aanwezig bij SP71 en Stichting Rijk SP71 levert momenteel al integrale dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering aan de vier gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Binnen SP71 is zodoende ervaring en infrastructuur aanwezig om uitvoering te geven aan diensten als inkoopadvies en -begeleiding, contractbeheer, control, factuur-afhandeling- en betaling, informatievoorziening en juridische advisering. Stichting Rijk is een inkooporganisatie (voor een aantal gemeenten in Noord-Holland en drie Bollengemeenten) en brengt eveneens ervaring in als het gaat om inkoop. 2.2 Tijdsdruk maakt starten met het opzetten van een beheerorganisatie noodzakelijk De tijd tot aan 1 januari 2015 is zeer krap voor het opzetten van een beheerorganisatie, dit temeer als bedacht wordt dat op 1 november 2014 de contracten met de zorgaanbieders gesloten moeten zijn. SP71 kiest dan ook voor een realistische en pragmatische aanpak: een sobere beheerorganisatie ter ondersteuning van de jeugdhulp, zonder onomkeerbare procesinrichtingen en al te grote investeringen. Desondanks zal alsnog zo snel mogelijk gestart moeten worden met het opzetten van de beheerorganisatie. 2.3 De beheerorganisatie wordt sober en pragmatisch ingericht Gezien de zeer beperkte tijd waarin de beheerorganisatie vormgegeven en ingericht moet worden, wordt, zoals voornoemd, gestreefd naar een pragmatische insteek bij deze vormgeving en inrichting. Ook wordt de beheerorganisatie sober van karakter: het moet alleen doen wat nodig. Dit komt tot uitdrukking in de formatieve omvang van de 6
beheerorganisatie. Tegelijk wordt voor de beheerorganisatie een zodanige omvang voorgesteld dat de bedrijfsvoeringstaken van de jeugdhulp kwalitatief voldoende worden uitgevoerd voor de gemeenten. 2.4 Benodigde voorbereidingstijd technisch opdrachtgeverschap maakt opdracht voor minimaal 2 jaar wenselijk Eerder is afgesproken het regionaal opdrachtgeverschap inzake jeugdhulp voor 1 jaar te beleggen bij Holland Rijnland. Nu wordt voorgesteld om daar voor het technisch opdrachtgeverschap vanaf te wijken en dit voor 2 jaar bij het servicepunt te beleggen. Dit betreft een vnl. administratieve rol die ook rechtstreeks voor gemeenten kan worden uitgevoerd. Een periode van 1 jaar is te kort om alle voorbereidingen die nodig zijn om de technische randvoorwaarden in te regelen en het benodigde personeel aan te trekken rendabel te maken. Het SP71 heeft zelf overigens een voorkeur voor 3 jaar. 3.1+4.1 PHO heeft eerder financiële kaders bepaald In maart heeft het pho Sociale agenda benoemd dat voor de uitvoering van het regionaal opdrachtgeverschap jeugd 1% van de gezamenlijke budgetten jeugdhulp beschikbaar is. het inhoudelijk en technisch opdrachtgeverscha dienen derhalve samen binnen deze kaders te blijven. Voor de opstart van het opdrachtgeverschap heeft het pho aan de colleges geadviseerd 350.976,15 beschikbaar te stellen. Kanttekeningen/risico s: 1. Op regionaal en op landelijk niveau bestaan er op diverse punten nog onduidelijkheden die van belang zijn voor de inrichting en de omvang van de beheerorganisatie. Gegeven de tijdsdruk zal de beheerorganisatie desondanks opgestart moeten worden en kan niet gewacht worden op alle antwoorden op openstaande vragen. De tijdsdruk zorgt er voor dat de voorliggende propositie is gedaan op basis van de uitgangspunten die nu bekend zijn en een aantal kwantitatieve aannames die nu naar beste inschatting zijn gemaakt. Er is in ieder geval gekozen voor een opzet van de beheerorganisatie die pragmatisch en sober van karakter zal zijn. Met andere woorden: het zal voldoen aan de minimale eisen. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe uitgangspunten en nieuwe kwantitatieve aannames zullen leiden tot veranderingen in het voorstel, die als zij zich zullen voordoen aan de portefeuillehouders worden voorgelegd. 2. De kosten voor ICT zijn in het voorstel van het servicepunt PM voorzien. Het zou kunnen dat een landelijk traject inzake de consequenties voor ICT anders uitpakt dan momenteel voorzien wordt. Evenwel wordt momenteel verwacht dat dat de kosten voor ICT mee zullen vallen, omdat de beheerorganisatie kan draaien op de bestaande ICT (en er alleen kleine uitbreidingskosten en licentiekosten zullen zijn). 3. SP71 zal personeel in dienst moeten nemen voor het bemensen van de beheerorganisatie. Uit oogpunt van kosten en continuïteit heeft vaste formatie daarbij de voorkeur boven (enkel) tijdelijke contracten. Indien de formatie verminderd moet worden of indien wordt besloten de beheerorganisatie te beëindigen, loopt SP71 een financieel risico. Om die reden heeft het servicepunt een voorkeur voor een opdracht voor drie jaar. Door SP71 zal een balans worden gezocht in vaste en tijdelijke formatie. Daarbij is ook de mogelijkheid te werken met detacheringen van personeel van andere gemeenten. Voorts zullen in de te sluiten overeenkomst tussen de regio en SP71 nadere afspraken gemaakt moeten worden over de afbouw of het stopzetten van de beheerorganisatie. Voor een nadere toelichting op deze kanttekeningen/risico s verwijzen we naar de risicoparagraaf in de propositie. 7
Financiën: Voor het inhoudelijk en technisch opdrachtgeverschap tezamen is 1% van de totale jeugdhulpmiddelen van de 13 deelnemende gemeenten (Holland Rijnland minus Voorschoten) in de begroting van het programma jeugdhulp 2015 opgenomen. Het pho Sociale agenda van 7 maart heeft de colleges geadviseerd voor de opstartkosten van het opdrachtgeverschap in 2014 350.976,15 beschikbaar te stellen. Dit moet nog in de begroting van HR verwerkt worden. Communicatie: Er dient te zijner tijd een goede communicatie naar gemeenten en aanbieders plaats te vinden over de taken en rollen van SP71 en Holland Rijnland inzake het opdrachtgeverschap jeugdhulp. Evaluatie: SP71 zal periodiek aan Holland Rijnland en de stuurgroep 3D rapporteren over de voortgang van het opzetten van de beheerorganisatie. Bijlagen: 1. Begeleidende brief van SP71 bij de propositie 2. Propositie van SP71 voor opzet en exploitatie Beheerorganisatie Jeugdhulp. 3. Memo over inhoudelijk opdrachtgeverschap gemeenten Holland Rijnland 8