ERKENNINGSREGELING VOOR CONGRESBEDRIJVEN Erkenningsregeling geïnitieerd door de Vereniging Nederlandse Congresbelangen uitgevoerd door de Stichting Uitvoering Erkenningsregeling VNC Definitieve Uitgave Januari 2004
Artikel 1 Begrippen Hierna wordt verstaan onder: Erkenningsregeling: de erkenningsregeling voor congresbedrijven en alle op grond van deze regeling gebaseerde besluiten en uitvoeringsvoorschriften. Congresbedrijf: een congresaccommodatie, een vergaderaccommodatie of een congresorganisatiebureau. Congresaccommodatie: het geheel van besloten ruimten dat tenminste bestaat uit: een plenaire zaal, primair bestemd voor vergadergebruik, voor minimaal 250 personen, met een oppervlakte van tenminste 0,84 m 2 per persoon in theateropstelling en, wanneer aan de orde, 1,40 m 2 in schoolopstelling, inclusief gangpaden doch exclusief ruimte voor bestuurstafel of podium, met daarbij een vrij uitzicht op bestuurstafel of podium en een hoogte van minimaal 3,60 meter, met een lengte van maximaal 1,7 keer de breedte, alsmede twee of meer subzalen die gezamenlijk tenminste 80 % van het aantal personen van de plenaire zaal kunnen bevatten met een hoogte van minimaal 2,50 meter alsmede een ruimte voor het nuttigen van lunches en warme maaltijden, inclusief de voor het verstrekken daarvan benodigde restauratieve voorzieningen, met een zitplaatscapaciteit van tenminste 50 % van de capaciteit van de plenaire zaal in theateropstelling met een oppervlakte van minimaal 1,25 m 2 per persoon alsmede een foyer in de directe nabijheid van de plenaire zaal met een oppervlakte van minimaal 0,50 m 2 per persoon van de capaciteit van de plenaire zaal in theateropstelling alsmede een ruimte van minimaal 20 m 2 die als congressecretariaat kan worden gebruikt. Vergaderaccommodatie: het geheel van besloten ruimten dat tenminste bestaat uit: een plenaire zaal, primair bestemd voor vergadergebruik, voor minimaal 80 personen met een oppervlakte van tenminste 0,84 m 2 per persoon in theateropstelling en 1,40 m 2 in schoolopstelling, inclusief gangpaden doch exclusief ruimte voor bestuurstafel of podium, met daarbij een vrij uitzicht op bestuurstafel of podium en een hoogte van minimaal 3,00 meter met een lengte van maximaal 1,7 keer de breedte alsmede een ruimte voor het nuttigen van lunches en warme maaltijden inclusief de voor het verstrekken daarvan benodigde restauratieve voorzieningen met een zitplaatscapaciteit van tenminste 50 % van de capaciteit van de plenaire zaal met een minimum van 80 zitplaatsen in theateropstelling en een oppervlakte van minimaal 1,25 m 2 per persoon; eventuele subzalen zijn minimaal 2,50 m hoog. Congresorganisatiebureau: degene die bedrijfsmatig voor anderen dan particulieren congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten organiseert, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat. Stichting: de Stichting Uitvoering Erkenningsregeling VNC Commissie van Beroep: de Commissie van Beroep als bedoeld in artikel 10 van de statuten van de Stichting. 2
Register: het Register van Erkende Congresbedrijven als bedoeld in artikel 16. Aanvrager: de ondernemer die door indiening van een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier te kennen heeft gegeven te willen deelnemen aan de Erkenningsregeling voor Congresbedrijven. Deelnemer: de ondernemer, die voldoet aan de in de Erkenningsregeling opgenomen toelatingsvoorwaarden en gehouden is tot het nakomen van alle uit de Erkenningsregeling voortvloeiende verplichtingen. Artikel 2 Doel De Erkenningsregeling heeft tot doel: a. het ten behoeve van de afnemer bevorderen van de kwaliteit van het ondernemerschap en de dienstverlening in de branche van congresbedrijven in Nederland; b. de bescherming van de belangen van de afnemer; c. de bevordering van een herkenbare marktpositie van de congresbedrijven die voldoen aan de op grond van de Erkenningsregeling gestelde voorwaarden; d. het in het binnen- en buitenland verbeteren van het imago van de Erkende Congresbedrijven. Artikel 3 Toelatingsvoorwaarden Voor inschrijving als Erkend Congresbedrijf, met vermelding van de categorie Congresaccommodatie (Certified Congress Venue), Vergaderaccommodatie (Certified Meeting Venue), dan wel Congresorganisatiebureau (Certified Congress Organizer) komt in aanmerking de aanvrager die voldoet aan de in de Bijlage bij de Erkenningsregeling voor de betrokken categorie vermelde toelatingsvoorwaarden. Artikel 4 Ontheffing 1. Van één of meer toelatingsvoorwaarden kan in bijzondere gevallen ontheffing worden verleend indien naar het oordeel van de Stichting het voldoen hieraan in redelijkheid niet kan worden gevergd. 2. Aan de ontheffing en de mede op grond van deze ontheffing verleende erkenning kunnen beperkingen, voorwaarden en voorschriften worden verbonden. Artikel 5 Duur van de erkenning 1. De inschrijving als deelnemer geschiedt voor onbepaalde tijd. 2. De Stichting onderzoekt minimaal éénmaal per drie jaar of de deelnemer nog aan de gestelde normen voldoet. Artikel 6 Weigeringsgronden De erkenning wordt geweigerd indien: 1. niet wordt voldaan aan de in artikel 3 bedoelde toelatingsvoorwaarden en daarvan geen ontheffing is verleend, of 2. binnen een periode van vijf jaar voorafgaand aan het tijdstip van indiening van de aanvraag een eerdere inschrijving van de aanvrager als deelnemer na een onherroepelijk besluit van de Stichting als bedoeld in artikel 14, tweede lid, onder c, is doorgehaald; 3. het optreden van de aanvrager het imago van de branche of de goede naam van de Stichting schaadt. Artikel 7 Inwerkingtreding erkenning 1. Een erkenning treedt in werking na de inschrijving als deelnemer in het Register. 2. Als bewijs van erkenning geldt het bewijs van inschrijving. 3
Artikel 8 Doorhaling van de inschrijving Doorhaling van de inschrijving als deelnemer door de Stichting vindt plaats: a. na het faillissement van de deelnemer; b. na het overlijden van de deelnemer, zijnde een natuurlijk persoon; c. na het beëindigen van de activiteiten waarvoor de erkenning is verleend; d. op verzoek van de deelnemer met een opzegtermijn van 12 maanden; e. indien door de deelnemer de verschuldigde bijdrage als bedoeld in artikel 11, onder h, niet is voldaan; f. indien de deelnemer naar het oordeel van de Stichting niet langer voldoet aan de normen als bedoeld in artikel 3 en daarvan geen ontheffing is verleend; g. door een besluit tot doorhaling van de inschrijving als bedoeld in artikel 14, tweede lid, onder c. Artikel 9 Indiening aanvraag 1. Een aanvraag wordt ingediend bij de Stichting op een daartoe vastgesteld formulier. 2. Het formulier dient naar waarheid te zijn ingevuld en te zijn ondertekend door degene die blijkens het handelsregister bevoegd is de onderneming volledig te vertegenwoordigen. 3. Bij de indiening van de aanvraag dienen tevens de in het formulier vermelde bewijsstukken te worden bijgevoegd. 4. Door de indiening van de aanvraag verklaart de aanvrager bekend te zijn met de inhoud van de Erkenningsregeling, en de verplichtingen, als vermeld in artikel 11, vanaf het moment waarop de erkenning is verleend te zullen nakomen. 5. Op een aanvraag wordt binnen drie maanden beslist. 6. Nadere bepalingen kunnen worden vastgelegd in een inschrijvingsreglement. Artikel 10 Rechten De deelnemer heeft recht op: 1. inschrijving als deelnemer in het Register; 2. opname van de naam en het adres van de deelnemer in de publicatie als bedoeld in artikel 16; 3. tijdige schriftelijke mededeling omtrent wijzigingen van bepalingen in of krachtens de Erkenningsregeling vastgesteld; 4. het ongestoord gebruik maken van het merk Erkend Congresbedrijf, al of niet met de toevoeging of uitsluitend als Erkende Congresaccommodatie (Certified Congress Venue), Erkende Vergaderaccommodatie (Certified Meeting Venue) of Erkend Congresorganisatiebureau (Certified Congress Organizer), een en ander afhankelijk van de categorie waarvoor de erkenning is verleend; 5. de bescherming van de waarde van het voor de erkenning gehanteerde, wettig gedeponeerde, collectieve merk tegen inbreuken en misbruik door derden; 6. ondersteuning bij het commercieel uitdragen van de waarde van het beeldmerk; 7. het aanvaarden door de Stichting van het oordeel van de Commissie van Beroep inzake de toepassing van de Erkenningsregeling, met uitsluiting van de Burgerlijke Rechter; 8. het na de doorhaling van de inschrijving nakomen van verplichtingen door de Stichting, indien en voor zover deze verplichtingen naar hun aard niet uitdrukkelijk door de doorhaling van de inschrijving komen te vervallen; 9. een erkenningsschild. Artikel 11 Verplichtingen De deelnemer is verplicht: a. tot het blijven voldoen aan de toelatingsvoorwaarden; b. tot het hanteren van de in de Bijlage voor de betrokken erkenningscategorie opgenomen Gedragscode; c. desgevraagd aan de Stichting de gegevens te verstrekken die nodig zijn ter beoordeling van de vraag of de deelnemer voldoet aan de voorwaarden gesteld bij of krachtens de Erkenningsregeling; d. de voorschriften van de Stichting, opgenomen in het inschrijvingsbesluit van de Stichting, op te volgen; e. tot het jaarlijks betalen van door de Stichting vastgestelde bijdrage(n); f. een wijziging in de voor het recht op inschrijving van belang zijnde gegevens te melden bij de Stichting binnen twee weken, nadat de wijziging aan hem bekend is of bekend had kunnen zijn; g. tot het uitdragen van het beeldmerk op minimaal twee van de volgende uitingen te weten: briefpapier, 4
brochure, offertes of advertenties; h. aan de Stichting (vermeende) inbreuken van derden op de Erkenningsregeling, met name inbreuk op of misbruik van het merk Erkend Congresbedrijf te melden; i. uitvoering te geven aan een uitspraak van de Commissie van Beroep, dan wel aan een onherroepelijk besluit van de Stichting, en met uitsluiting van de burgerlijke rechter; j. tot het, na de doorhaling van de inschrijving, terstond aan de Stichting retourneren van het erkenningschild en het terstond staken van alle andere bekendmakingen van het wettig gedeponeerd merk Erkend Congresbedrijf en voor zover van toepassing de toevoeging van de categorie waarvoor de erkenning is verleend. k. tot het na de doorhaling van de inschrijving nakomen van verplichtingen, indien en voor zover deze verplichtingen naar hun aard niet uitdrukkelijk door de doorhaling van de inschrijving komen te vervallen; l. alle schade als gevolg van het niet naleven van de bepalingen bij of krachtens de Erkenningsregeling te vergoeden; m. datgene te doen wat voor een goede uitvoering van de Erkenningsregeling noodzakelijk en dienstig is; n. tot de betaling van een onmiddellijk opeisbare dwangsom van Euro 500,00 per dag, welk bedrag niet vatbaar is voor matiging, indien geen gevolg wordt gegeven aan de opdracht van de Stichting, danwel na een ingesteld beroep, van de Commissie van Beroep tot uitvoering van een sanctie, als bedoeld in artikel 14 van de Erkenningsregeling, of geen gevolg wordt gegeven aan het beëindigen van het gebruik van het merk als bedoeld onder m; o. zich te onderwerpen aan controles en onderzoeken door of vanwege de Stichting. Artikel 12 Klachten 1. Klachten betreffende de nakoming door een deelnemer van de in artikel 11 genoemde verplichtingen kunnen door een ieder schriftelijk en met redenen omkleed worden ingediend bij de Stichting. 2. De behandeling van klachten als in het eerste lid bedoeld, vindt plaats overeenkomstig een klachtenreglement. Artikel 13 Controle 1. De Stichting onderzoekt of de deelnemer de in artikel 11 genoemde verplichtingen nakomt. 2. De Stichting kan hiertoe een of meer inspecteurs benoemen. Artikel 14 Sancties en tenuitvoerlegging 1. Indien naar het oordeel van de Stichting door de deelnemer is of wordt gehandeld in strijd met de bepalingen van de Erkenningsregeling zegt de Stichting de deelnemer aan de overtreding ongedaan te maken, dan wel onmiddellijk te staken. 2. De Stichting kan aan de deelnemer die handelt in strijd met de bepalingen van de Erkenningsregeling één van de volgende sancties opleggen: a. een berisping, waaraan door de Stichting bekendheid kan worden gegeven; b. een geldboete van ten hoogste Euro 2.000,00 per overtreding; c. de opschorting of doorhaling van de inschrijving, waaraan door de Stichting bekendheid wordt gegeven met vermelding van de bepaling van de Erkenningsregeling, waarop de opschorting of doorhaling is gebaseerd. 3. De Stichting is belast met de tenuitvoerlegging van de sancties. Artikel 15 Bezwaar en Beroep 1. Een aanvrager kan bij de Stichting binnen dertig dagen bezwaar maken tegen: a. een besluit tot weigering van de erkenning als bedoeld in artikel 6; b. een besluit tot doorhaling van de inschrijving op grond van artikel 8, onder f; c. een besluit tot weigering van een ontheffing als bedoeld in artikel 4, eerste lid; d. een aan een erkenning verbonden beperking, voorwaarde of voorschrift; e. een door de Stichting opgelegde sanctie als bedoeld in artikel 14. 2. Een bezwaar dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend. 5
3. Indien een bezwaar door de Stichting wordt afgewezen kan de betrokken aanvrager of deelnemer binnen dertig dagen tegen deze beslissing in beroep gaan bij de Commissie van Beroep. Artikel 16 Het Register 1. Nadat is vastgesteld dat de aanvrager aan de toelatingsvoorwaarden voldoet en geen der weigeringsgronden van toepassing is, schrijft de Stichting de aanvrager in het Register in als deelnemer. De deelnemer ontvangt een bewijs van inschrijving. 2. Het Register bevat de navolgende gegevens: de naam van de onderneming van de deelnemer, alsmede - indien deze hiervan verschilt - de handelsnaam waaronder de activiteiten waarvoor erkenning is verleend, worden ontplooid; het adres en de plaats van de vestiging of vestigingen van de deelnemer waarin de activiteiten waarvoor erkenning is verleend, worden ontplooid; het telefoonnummer en faxnummer van de vestiging(en); de datum van inschrijving en de categorie erkenning. 3. Het Register is openbaar en ligt voor een ieder tijdens kantooruren ter inzage bij de Stichting. De Stichting bepaalt op welke wijze de gegevens beschikbaar kunnen worden gesteld. 4. Tenminste eenmaal per jaar draagt de Stichting zorg voor de publicatie van een overzicht van deelnemers. Artikel 17 Inwerkingtreding 1. De Erkenningsregeling treedt in werking met ingang van 11 januari 1996. 2. De Stichting kan bepalen dat onderdelen van de Erkenningsregeling op een later tijdstip in werking treden. 3. Een besluit als bedoeld in het tweede lid zal op dezelfde wijze als de Erkenningsregeling worden bekendgemaakt. Door de bekendmaking zal het besluit een onderdeel vormen van de Erkenningsregeling. Artikel 18 Aansprakelijkheid De Stichting en de Vereniging Nederlandse Congresbelangen VNC zijn op geen enkele wijze aansprakelijk voor eventuele schade van aanvragers of van deelnemers voortvloeiende uit of verband houdende met de uitvoering van de Erkenningsregeling. Artikel 19 Publicatie 1. Een afschrift van de Erkenningsregeling ligt ter inzage bij de Stichting. 2. Desgevraagd verstrekt de Stichting een afschrift van de Erkenningsregeling tegen betaling van een vastgesteld bedrag. 3. Ter gelegenheid van de eerste inschrijving ontvangt de deelnemer een afschrift van de Erkenningsregeling. Zolang zijn inschrijving voortduurt ontvangt de deelnemer bericht over wijzigingen van de Erkenningsregeling. Artikel 20 Naam van de Erkenningsregeling De Erkenningsregeling kan worden aangehaald als: Erkenningsregeling voor Congresbedrijven. 6
BIJLAGE BIJ DE ERKENNINGSREGELING VOOR CONGRESBEDRIJVEN A. ACCOMMODATIEVERSCHAFFERS A.1. Begrippen Accommodatieverschaffer: degene die bedrijfsmatig congres- of vergaderaccommodatie ter beschikking stelt voor het op initiatief van anderen dan particulieren georganiseerde congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat en die voldoet aan de onder A.2.1 of A.2.2. vermelde toelatingsvoorwaarden. Duty Manager: degene die tijdens congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, binnen de accommodatie optreedt als contactpersoon voor de opdrachtgever. In congresaccommodaties dient de dutymanager minimaal een functionaris te zijn met directieve bevoegdheden naar uitvoerende medewerkers. A.2. Toelatingsvoorwaarden A.2.1. Algemene voorwaarden voor congresorganisatiebureaus (Certified Congress Organizer) en accommodatieverschaffers De erkenning voor een vestiging van de aanvrager wordt verleend indien is voldaan aan de volgende voorwaarden: a) De aanvrager staat als accommodatieverschaffer of als congresorganisatiebureau in het handelsregister ingeschreven. b) De aanvrager heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. c) De aanvrager beschikt over verklaringen omtrent het betalingsgedrag van de ontvanger der directe belastingen en van de bedrijfsvereniging, waaruit blijkt dat aan de betalingsverplichtingen is voldaan. d) De aanvrager beschikt over een op schrift gestelde klachtenprocedure. e) De aanvrager beschikt aantoonbaar over een gebruiksvergunning. f) De aanvrager beschikt aantoonbaar over een ontruimingsplan. g) De aanvrager houdt zich aantoonbaar bezig met handhaving respectievelijk verbetering van kwaliteit. Hiervoor is een gestructureerde aanpak aanwezig die kan bestaan uit dagelijkse schriftelijke verslaglegging door duty managers of projectcoördinatoren van evenementen en gestructureerde behandeling hiervan, de aanwezigheid van een kwaliteitsmanager, kwaliteitscommissie of anderszins. h) Voor de beheersing van werkprocessen als onderhoud (alleen accommodaties), reserveringen, voorbereidende werkzaamheden en uitvoering van bijeenkomsten, beschikt de aanvrager over schriftelijk vastgelegde procedures of normen. i) De aanvrager besteedt jaarlijks minimaal 1% van de loonsom aan educatieve activiteiten voor medewerkers. A.3. Inrichtingseisen Congresaccommodatie (Certified Congress Venue) en Vergaderaccommodatie (Certified Meeting Venue) a) de indeling en inrichting van de accommodatie is voor wat betreft de onderlinge afstand tussen de entree, 7
zalen en andere ruimten en de doorstroomcapaciteit zodanig dat een ongestoorde afwikkeling van een congres of andere bijeenkomst, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, is gewaarborgd; b) binnen 750 m van de accommodatie is parkeergelegenheid aanwezig voor een aantal auto s gelijk aan minimaal 25% van de capaciteit van de plenaire zaal in theateropstelling; c) de accommodatie beschikt over een duidelijke schriftelijke routebeschrijving, alsmede over schriftelijke informatie over openbaar vervoer- of andere transportmogelijkheden en over de inhoud en de locatie van voorhanden zijnde faciliteiten, die desgevraagd aan de klant (eindgebruiker) kunnen worden verstrekt; d) de accommodatie beschikt over plattegronden van vergaderzalen voorzien van maten (breedte, diepte en hoogte) en zitplaatscapaciteiten; e) de accommodatie beschikt over een ontvangstruimte met een receptie en/of registratiebalie en enige zitcapaciteit; f) de accommodatie beschikt over een openbaar telefoontoestel waar congresdeelnemers gebruik van kunnen maken al dan niet tegen betaling; g) de accommodatie zorgt tijdens evenementen voor permanente aanwezigheid van één of meer medewerkers bij de centrale entree; h) de accommodatie beschikt over een duidelijke interne bewegwijzering; i) de accommodatie beschikt over een berichtenservice; j) de accommodatie beschikt over een alarminstallatie in openbare ruimten; k) in de directe nabijheid van alle zalen is een intern telefoontoestel aanwezig voorzien van telefoonnummers voor receptie, arts en het nummer te kiezen in geval van brand; l) de accommodatie biedt de mogelijkheid waardevolle zaken in bewaring te geven; m) een accommodatie met logiesvoorziening biedt de mogelijkheid goederen in een af te sluiten ruimte voor bagage; n) de accommodatie biedt de mogelijkheid goederen in een af te sluiten ruimte op te bergen; o) de accommodatie beschikt ten behoeve van eindgebruikers over een kopieer- en een faxapparaat; p) de accommodatie beschikt per zaal over minimaal één aansluiting voor digitaal dataverkeer of wireless LAN; q) de accommodatie beschikt over minimaal 2 MB dedicated breedbandverbinding ten behoeve van eindgebruikers; r) de accommodatie heeft een centrale voorziening voor toegang tot het internet; s) de accommodatie beschikt op verzoek over een bewaakte garderobe; t) de accommodatie beschikt over toiletten in de directe nabijheid van de subzalen; u) de accommodatie heeft voldoende toiletten (dames + heren + urinoirs) in de nabijheid van de plenaire zaal volgens de formule: aantal toiletten > capaciteit plenaire zaal/ 75; v) in elk toilet ten behoeve van bijeenkomsten is een haakje op minimaal 1,50 m hoogte aanwezig; 8
w) de accommodatie en de inrichting hiervan bevinden zich in een goede staat van onderhoud en properheid; x) de accommodatie beschikt over een entree geschikt voor invaliden; y) de accommodatie beschikt over een invalidentoilet met noodknop; z) alle zalen zijn bereikbaar met een rolstoel; aa) de accommodatie draagt zorg voor de aanwezigheid van een EHBO-gediplomeerde bij evenementen groter dan 500 personen; bb) zalen groter dan 75 m 2 zijn volledig verduisterbaar; cc) alle zalen zijn afsluitbaar; dd) alle vergaderstoelen zijn voorzien van bekleding op het zitgedeelte en voldoen bij voorkeur aan de normen volgens NEN 1812; ee) alle vergaderstoelen in de subzalen zijn voorzien van twee armleuningen of hebben in gekoppelde toestand een armleuning tussen twee stoelen; ff) de accommodatie beschikt bij een schoolopstelling over minimaal 70 cm tafelbreedte per persoon, gemeten binnen de tafelpoten, een tafelblad van minimaal 60 cm diep en een afstand tussen twee achter elkaar staande tafels van minimaal 85 cm (minimaal 1,10 m 2 per persoon, inclusief paden minimaal 1,40 m 2 per persoon); gg) de accommodatie beschikt bij een U-opstelling over minimaal 70 cm tafelbreedte per persoon gemeten binnen de tafelpoten, een tafelblad van minimaal 60 cm diep en een minimale oppervlakte van 2,5 m 2 per persoon; hh) de verticale afstand tussen bovenkant tafelblad en bovenkant zitting bedraagt maximaal 30 centimeter; ii) de accommodatie is verplicht bestuurstafels te beschotten of te rokken; jj) de accommodatie kan op verzoek van opdrachtgever tafels in U-opstelling rokken of beschotten; kk) minimaal 80% van de subzalen heeft daglicht, gemeten aan de hand van het totale vloeroppervlak van de subzalen; ll) in alle subzalen van vergaderaccommodaties zijn voorzieningen aanwezig voor het ophangen van flipovervellen; mm) in alle subzalen zijn prullenbakken aanwezig bij voorkeur geschikt voor gescheiden afvalverzameling; nn) de accommodatie beschikt ten behoeve van opdrachtgevers en eindgebruikers over Pc s met standaardsoftware als Word, Excel en PowerPoint; oo) de accommodatie beschikt over beperkte printservice voor documenten ten behoeve van opdrachtgevers en eindgebruikers; pp) zalen groter dan 75 m 2 beschikken over projectieverlichting zijnde apart schakelbare verlichting dusdanig dat het projectiescherm niet wordt verlicht maar congresdeelnemers wel de gelegenheid hebben te lezen of te schrijven met een minimum van 30 lux gemeten op het tafelblad; qq) de accommodatie beschikt in de vergaderzalen over een lichtsterkte van minimaal 300 lux kunstlicht op hoogte van het tafelblad (DIN 5035-2); 9
rr) in plenaire zalen met een auditoriumopstelling beschikt de accommodatie over een lichtsterkte van minimaal 225 lux kunstlicht; ss) de accommodatie heeft in alle zalen een basisruisniveau (de som van ruis/geluid van luchtbehandeling, geluidsinstallatie, geluid van buiten de zalen, verlichting) van maximaal 45 decibel; tt) de accommodatie beschikt in de vergaderzalen over een spraakverstaanbaarheid van minimaal 0,45 volgens de Rasti-index; uu) de accommodatie beschikt over goede verstaanbaarheid zonder geluidsinstallatie in zalen tot 50 m 2 ; vv) de accommodatie beschikt in de vergaderzalen over een nagalmtijd van maximaal 1,2 seconden; ww) indien de accommodatie beschikt over flexibele scheidingswanden dan voldoen deze aan een minimale dempingswaarde van 48 db.; boven de scheidingswanden is geen open verbinding met naastgelegen ruimten; xx) de accommodatie beschikt bij deuren van vergaderzalen over spionnetjes en/of beletlampen en/of evenementaanduiding en/of ramen in deuren of wanden; yy) de vochtigheid in de vergaderzalen bevindt zich tijdens bijeenkomsten tussen 30 en 70%; zz) de opdrachtgever kan in de subzalen zelf de temperatuur instellen en/of de toegevoerde hoeveelheid lucht beïnvloeden; aaa) de wandcontactdozen bevinden zich minimaal aan de korte zijden van de zaal of aan de einden van de lange zijden; bbb) de accommodatie beschikt over pauzevoorzieningen in de directe nabijheid van de vergaderzalen; ccc) de accommodatie heeft de mogelijkheid dranken in de vergaderzalen te serveren; ddd) de opdrachtgever kan op de dag van de bijeenkomst dranken en snacks bestellen; eee) eindgebruikers kunnen op individuele basis gedurende de dag versnaperingen en dranken verkrijgen. A.4. Gedragscode Erkend Congresbedrijf categorie Congresaccommodatie (Certified Congress Venue) en categorie Vergaderaccommodatie (Certified Meeting Venue) a) De accommodatieverschaffer is verplicht tijdens congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, zorg te dragen voor de aanwezigheid van een Duty Manager. De accommodatie dient de Dutymanager, op zelf te kiezen wijze, kenbaar te maken aan opdrachtgevers. b) De accommodatieverschaffer is verplicht de bevestiging van reserveringen, de met de opdrachtgever afgesproken te leveren diensten, de in rekening te brengen kosten, alsmede de wijze van betaling, schriftelijk aan de opdrachtgever mee te delen. c) De accommodatieverschaffer verstrekt de opdrachtgever een schriftelijk draaiboek van de bijeenkomst waarin het verloop hiervan duidelijk is omschreven. Vergaderaccommodaties zijn van deze gedragscode vrijgesteld. 10
d) Accommodatieverschaffers dienen opdrachtgevers te wijzen op risico s die het organiseren van bijeenkomsten met zich mee brengt en de mogelijkheid zich hiertegen te verzekeren. e) De accommodatieverschaffer hanteert de algemene voorwaarden van de Stichting of voorwaarden die naar de mening van de Stichting niet onevenredig bezwarend zijn voor de opdrachtgever. f) De accommodatieverschaffer beschikt over een op schrift gestelde klachtenprocedure. g) De accommodatieverschaffer verstrekt uitsluitend juiste informatie over de capaciteit van de zalen of andere ruimten van de accommodatie of over overige zaken de accommodatie betreffende, die voor de opdrachtgever van belang zijn. h) De accommodatieverschaffer draagt zorg voor goed onderhouden faciliteiten als luchtbehandeling, verlichting en meubilair. i) De accommodatieverschaffer treft maatregelen ter voorkoming van piepend hang- en sluitwerk van deuren en vergaderzalen. j) De accommodatieverschaffer verstrekt op verzoek van opdrachtgever overige voor vergadergebruik benodigde attributen zoals perforator, plakband, nietmachine, highlighter, naambordjes, lege Cd s en videocassettes. k) De accommodatieverschaffer beschikt over een aantoonbaar systeem om de aanwezigheid en de werkzaamheid van voornoemde artikelen te controleren. l) De accommodatieverschaffer biedt de garantie dat binnen 30 minuten op beperkte schaal aanvullende of vervangende apparatuur als overheadprojector, projectiescherm en microfoon(s) kan worden geleverd. m) De accommodatieverschaffer is verplicht kabels op vloeren tijdens evenementen te allen tijde af te plakken. n) De accommodatie beschikt over minimaal één medewerker die gedurende de bijeenkomst in de accommodatie aanwezig is met kennis over de technische apparatuur van de accommodatie en/of apparatuur die standaard wordt gehuurd bij een vaste leverancier. o) De accommodatieverschaffer beschikt over medewerker(s) voor professionele bediening van geluidsapparatuur mits de huurder dit van tevoren heeft aangevraagd; p) Alle bij de uitvoering van bijeenkomsten betrokken medewerkers zijn verplicht tijdens bijeenkomsten representatieve en herkenbare kleding te dragen. q) De accommodatie is verplicht bij gebruik van de vergaderzalen, de toiletten minimaal éénmaal per dagdeel schoon te maken. 11
CONGRES ORGANISATIEBUREAUS B.1. Begrippen Erkend Congresorganisatiebureau: het congresorganisatiebureau dat voldoet aan de onder B.2. vermelde toelatingsvoorwaarden. Projectcoördinator: degene die bij het organiseren van congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, de opdrachtgever adviseert en met de opdrachtgever samenwerkt, alsmede zorgdraagt voor de optimale uitvoering van het door de opdrachtgever gewenste en gecontracteerde dienstenpakket. B.2. Toelatingsvoorwaarden De erkenning Erkend Congresbedrijf categorie Congresorganisatiebureau (Certified Congress Organizer) wordt verleend indien is voldaan aan de volgende voorwaarden: a) de aanvrager is als congresorganisatiebureau in het handelsregister ingeschreven; b) de aanvrager heeft tenminste 2 projectcoördinatoren in dienst die ieder in een periode van 3 jaar, voorafgaand aan het tijdstip van indiening van de aanvraag, 5 internationale congressen van tenminste 500 personen, of 10 (inter)nationale bijeenkomsten van tenminste 200 deelnemers hebben georganiseerd; c) de projectcoördinatoren hebben minimaal 50% van de onderhavige congressen georganiseerd ten behoeve van de aanvrager. B.3. Gedragscode Erkend Congresbedrijf categorie Congresorganisatiebureau (Certified Congress Organizer) a) Het congresorganisatiebureau is verplicht de opdrachtgever schriftelijk een duidelijk overzicht te verschaffen van de in verband met het organiseren van een congres, vergadering, cursus of een andere bijeenkomst, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, te verrichten werkzaamheden. Het congresorganisatiebureau geeft daarbij aan welke van deze werkzaamheden door hem zelf worden verricht, de kosten die daarmee zijn gemoeid en de wijze van betaling. b) De overeenkomst tussen het congresorganisatiebureau en de opdrachtgever wordt schriftelijk vastgelegd. Na het sluiten van de overeenkomst verstrekt het congresorganisatiebureau de opdrachtgever een congresbegroting. De begroting bevat alle onderdelen van de bijeenkomst waarmee inkomsten of uitgaven zijn gemoeid, alsmede het totaal van de te verwachten inkomsten en uitgaven. c) Het congresorganisatiebureau heeft alle administratieve procedures dusdanig beschreven dat bij vertrek of afwezigheid van de projectcoördinator een andere medewerker alle werkzaamheden direct kan overnemen. d) Het congresorganisatiebureau stelt de opdrachtgever schriftelijk een tijdschema voor van de werkzaamheden die in de voorbereidingsfase van de bijeenkomst moeten worden verricht. e) Het congresorganisatiebureau verstrekt de opdrachtgever schriftelijk een draaiboek van de bijeenkomst, dat door alle bij de bijeenkomst betrokken partijen kan worden gehanteerd. Het draaiboek bevat een gedetailleerd chronologisch overzicht van alle vlak voor, tijdens en na de bijeenkomst plaatsvindende activiteiten. Per activiteit worden vermeld datum, tijd, plaats en de voor de activiteit verantwoordelijke persoon, partij of instelling. f) Het congresorganisatiebureau is verplicht tijdens congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, zorg te dragen voor de aanwezigheid van een projectcoördinator. 12
g) Het congresorganisatiebureau biedt de opdrachtgever aan de definitieve eindafrekening van de bijeenkomst te laten controleren door een accountant. h) Het congresorganisatiebureau heeft checklists aanwezig voor alle aan de bijeenkomst gerelateerde werkzaamheden. i) Het congresorganisatiebureau maakt minimaal eenmaal per 24 uur een back-up die buiten kantoor wordt bewaard. j) Het congresorganisatiebureau houdt altijd een evaluatie met de opdrachtgever. k) Het congresorganisatiebureau beschikt over aantoonbare kennis inzake fiscale aangelegenheden gerelateerd aan bijeenkomsten. l) Het congresorganisatiebureau wijst opdrachtgevers op risico s die het organiseren van bijeenkomsten met zich mee brengt en de mogelijkheid zich hiertegen te verzekeren. m) Het congresorganisatiebureau hanteert de algemene voorwaarden van de Stichting of voorwaarden die naar de mening van de Stichting niet onevenredig bezwarend zijn voor opdrachtgevers. 13