Oktober 2010 Nieuwe werkwijze subsidies per 1 januari 2011
Colofon Uitgave Provincie Utrecht, oktober 2010 E subsidies@provincie-utrecht.nl T 030-258 9111 I www.provincie-utrecht.nl A Postbus 80300, 3508 TH Utrecht Vormgeving: Brand New id Drukwerkbegeleiding: MultiMediaCentrum, provincie Utrecht Drukwerk: Roto Smeets, GrafiServices, Utrecht oplage 1750 (MMC 12745) Nieuwe werkwijze subsidies Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Administratieve lastenverlichting, kortere procedure, helderheid over proces en ondersteuning bij de aanvraag. Dat zijn de belangrijkste ingredienten van een nieuwe werkwijze bij het aanvragen en ontvangen van een subsidie bij de provincie Utrecht. Deze nieuwe werkwijze gaat in per 1 januari 2011. 3
Nieuwe werkwijze subsidies In dit boekje wordt uitgelegd wat de nieuwe werkwijze is die de provincie Utrecht hanteert bij het verlenen van subsidies. Het heeft betrekking op de toekenning, verantwoording en monitoring van alle provinciale subsidies. In 2008 is onderzocht hoe onze subsidieklanten ons subsidieproces beleefden. Subsidieontvangers gaven aan dat zij de eisen van de provincie vaak belastend vonden, ze erg veel informatie ter verantwoording moesten overleggen en dat de provincie niet één lijn stelt in deze eisen. In onze nieuwe werkwijze wordt hier zoveel mogelijk invulling aan gegeven. De basis van de veranderingen is gericht op het verbeteren van klantgerichtheid, effectiviteit, efficiëncy en rechtmatigheid in het subsidieproces. Provinciale Staten van de provincie Utrecht hebben de nieuwe regels voor subsidieverstrekking (Algemene subsidieverordening provincie Utrecht, afgekort Asv) vastgesteld op 27 september 2010. Deze nieuwe Asv geldt vanaf 1 januari 2011 voor alle subsidies met uitzondering van de subsidies voor natuur- en landschapsbeheer, jeugdzorg, het particulier natuurbeheer en subsidies aan statenfracties. De uitgangspunten van de nieuwe werkwijze sluiten aan op het Rijksbrede subsidiekader. Het doel van dit subsidiekader is vereenvoudiging van regelgeving rondom subsidies en vermindering van de administratieve lasten en de uitvoeringskosten voor zowel de aanvrager als de subsidieverlener. 4 5
Nieuwe werkwijze subsidies Uitgangspunten van de nieuwe werkwijze voor subsidieverstrekking De uitgangspunten worden hieronder samengevat weergegeven. De spelregels zijn volledig uitgeschreven in de Algemene subsidie verordening (Asv) in het tweede deel van dit boekje. 1. Klantgericht Uitgangspunt 1: Omvang van de subsidie financiële arrangementen. De toekenning, monitoring en verantwoording van subsidies is afhankelijk van de omvang van de subsidie. Concreet leidt dit tot de volgende afspraken: A. De provincie verstrekt geen subsidies van minder dan 1.000. B. Bij het stellen van eisen aan de subsidieontvanger wordt een keuze gemaakt tussen de volgende arrangementen: Arrangement I Kleine subsidies (minder dan 25.000), Arrangement II Middelgrote subsidies (tussen 25.000 en 125.000), Arrangement III Grote subsidies (groter dan 125.000).C. Er worden geen andere eisen gesteld dan op basis van de arrangementen zijn vastgesteld, zoals is toegelicht in 3.1. Hiervan wordt niet afgeweken, tenzij: - de eisen die de provincie wil stellen minder belastend zijn voor de subsidie- ontvanger of - er een dwingende reden voor de provincie is om van een ander arrangement gebruik te maken. In het laatste geval wordt dit bij de besluitvorming gemotiveerd. Uitgangspunt 2: Voorschotverlening De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag te doen voor het ontvangen van een voorschot, tenzij de eerste betaling van de subsidieontvanger voor de activiteit pas na twee jaar plaatsvindt. Voor subsidies van minder dan 25.000 wordt het gehele subsidiebedrag in één keer uitbetaald binnen 2 weken na vaststelling. Voor de overige subsidies geldt dat de voorschotten automatisch (ambtshalve) worden verstrekt volgens een in de subsidieverordening of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme en hoogte van de subsidie. Indien de subsidie-ontvanger op grond van zijn meldingsplicht aangeeft dat de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit niet conform de verleningsbeschikking plaatsvindt, kan de provincie Utrecht, indien nodig, het bevoorschottingsritme en de hoogte van de nog te ontvangen voorschotten aanpassen. Uitgangspunt 3: Rapportageverplichtingen Bij subsidies van minder dan 25.000 en als de provincie de subsidie binnen een jaar vaststelt, hoeft de subsidieontvanger geen tussentijdse rapportages bij de provincie aan te leveren. Bij andere subsidies kan de provincie maximaal één tussenrapportage per 12 maanden aan de subsidieontvanger vragen. Hierbij sluit de provincie zo veel mogelijk aan bij de natuurlijke rapportagemomenten (bijvoorbeeld opstellen jaarrekening) van het project, de organisatie of het bedrijf. Uitgangspunt 4: Geen aanvullende eisen bij subsidies Rijk of Europese Commissie Als de provincie subsidie krijgt van het Rijk of de Europese Commissie en de middelen doorsluist naar de subsidieontvanger, stelt de provincie geen aanvullende eisen aan toekenning, verantwoording en monitoring dan gesteld door het Rijk of de Europese Commissie. De provincie kan alleen extra eisen stellen als de provincie dat motiveert. Voor zover de provincie meer eisen wil stellen, moet de provincie bij de besluitvorming het volgende daarover vastleggen: - eisen die vanuit de Europese Commissie of het Rijk worden gesteld, - eisen die de provincie wil stellen en de motivering daarvan, - de extra administratieve lasten die door de provinciale eisen voor de subsidieontvanger en de provincie ontstaan. Uitgangspunt 5: Geen aanvullende eisen voor mede-overheden Voor zover de subsidie wordt verstrekt aan een publieke organisatie stelt de provincie niet meer eisen dan op grond van Single information Single audit (SiSa) nodig is. De SiSaverantwoordingssystematiek sluit aan bij het reguliere jaarrekeningproces van de medeoverheden. Voor de financiële verantwoording van deze specifieke uitkeringen is een bijlage bij de jaarrekening en de accountantsverklaring bij de jaarrekening voldoende. Uitgangspunt 6: Overgangsregime zo eenvoudig mogelijk Bij de keuze voor de wijze waarop de overgang van het oude naar het nieuwe subsidiesysteem wordt georganiseerd, was het uitgangspunt dat deze overgang zo eenvoudig mogelijk zou zijn voor de subsidieaanvrager. Gekozen is voor 1 januari 2011 als omslagpunt: alle aanvragen die na die datum worden in gediend worden behandeld volgens het nieuwe systeem. (oud voor oud, nieuw voor nieuw). Aanvragen die voor 1 januari 2011 zijn ingediend worden behandeld volgens het systeem dat geldt op de indieningsdatum. 6 7
Nieuwe werkwijze subsidies 2. Effectiviteit en efficiëntie Uitgangspunt 7: Afweging en verantwoording Aan Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten wordt de afweging en verantwoording getoond in: - keuze voor een activiteit; - keuze voor een financieringsinstrument; - keuze voor een sturingsmodel. Uitgangspunt 8: Streven naar uitvoering één uitvoeringsorganisatie Als voor een activiteit waar de provincie subsidie aan wil verstrekken andere Nederlandse overheden eveneens subsidies verstrekken, streeft de provincie ernaar de toekenning, verantwoording en monitoring door één uitvoeringsorganisatie te laten uitvoeren. Dit wordt toegelicht in de subsidiebeschikking. Uitgangspunt 9: Maximum aan uitvoeringskosten voor de provincie Voordat besluitvorming over een subsidieverordening plaatsvindt, wordt een berekening gemaakt van de uitvoeringskosten van de subsidieverordening voor de provincie. Deze kosten mogen niet hoger zijn dan 10% van het totale bedrag dat in de subsidieverordening als plafond wordt opgenomen, tenzij er een zwaarwegende reden is om hiervan af te wijken. De reden van de afwijking moet worden gemotiveerd in het voorstel. Ook de raming van de uitvoeringskosten is in het voorstel opgenomen. Beleidsuitgangspunt 10: Mogelijk gebruik adviesorganen bij beoordeling subsidieaanvraag Voor de beoordeling van subsidieaanvragen wordt mogelijk gebruik gemaakt van adviescommissies met een specifieke deskundigheid Uitgangspunt 11: Hoogte subsidie Voor subsidies die vallen binnen de arrangementen I (subsidie tussen 1.000 en 25.000) en II (subsidies tussen 25.000-125.000) verstrekt de provincie een vast bedrag per geleverde prestatie(-eenheid) of activiteit. Dit vaste bedrag is nooit meer dan de werkelijke kosten van de prestatie of activiteit. Bij een subsidie van meer dan 125.000 kan de subsidie een (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten bedragen. Als hierbij subsidie wordt verstrekt voor de inzet van personeel en op basis van uurtarieven wordt gewerkt conform standaardnormbedragen met mogelijk een opslag. 3. Rechtmatigheid Uitgangspunt 12: Meldingsplicht Als blijkt dat de activiteit die wordt gesubsidieerd wijzigt of als de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen houdt die in de beschikking tot subsidieverlening zijn gesteld, heeft de subsidieontvanger de plicht dit te melden bij de provincie. Deze meldingsplicht geldt in de periode tot aan de vaststelling van de subsidie. Uitgangspunt 13: Misbruik van subsidies De provincie pakt het misbruik van subsidies op een uniforme manier aan. Hierbij hanteert de provincie in ieder geval de volgende uitgangspunten: - Bij de totstandkoming van elke subsidieverordening wordt een risicoanalyse uitgevoerd, - De provincie registreert misbruik, - De provincie past de beschikbare handhavingsinstrumenten consequent toe. Het gaat dan om: - Preventief weigeren van subsidies op basis van een risicoanalyse of eerdere ervaringen, - Intrekken of wijzigen van de beschikking tot subsidieverlening of vaststelling en op basis hiervan volledig terugvorderen of minder uitkeren, - Toepassing van wettelijke rente bij terugvordering, - Verplichte aangifte bij het Openbaar Ministerie. Uitgangspunt 14: Staatssteun bij incidentele of begrotings-subsidies Bij het verstrekken van een incidentele of begrotingssubsidies gaat de provincie bij de subsidieverstrekking in ieder geval na of voldaan wordt aan de staatssteuncriteria. De provincie motiveert in deze gevallen bij de subsidieverstrekking de volgende zaken: - Is de subsidieontvanger aan te merken als een onderneming in brede Europeesrechterlijke zin? Zo nee, geen staatssteun, - Zo ja, valt de subsidie binnen een vrijstellingsverordening van de Europese Commissie (zoals de de-minimis of de groepsvrijstellingsverordening) en wordt voldaan aan alle criteria? - Zo nee, wil de provincie de subsidie ter goedkeuring aan de Europese Commissie voorleggen en op welke gronden moet de Europese Commissie de subsidie dan goedkeuren? Zo nee, dan kan de subsidie niet worden verstrekt. 8 9