Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus 20 1000 Brussel tel. secretariaat: 02/553.57.03 fax secretariaat: 02/553.57.02 e-mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer : OVB/ 2014/41 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek d.d. 3 januari 2014 van xxx gericht aan de gemeente Voeren, waarin o.m. een afschrift gevraagd wordt van: - De voorafgaande beslissing van het Schepencollege inzake de stilzwijgende weigering aan xxx tot regularisatie van de bestemmingswijziging bestaande uit de verbouwing van xxx; in het beroepschrift wordt gevraagd naar de besluitvorming en het besluit van het Schepencollege van 14.11.2012; - Het besluit tot aanstelling van de advocaten met betrekking tot de procedure die voorligt bij de Raad voor Vergunningsbeslissingen en aldaar het rolnummer xxx heeft; in het beroepschrift wordt gevraagd naar de besluitvorming en het besluit van het Schepencollege van dezelfde of eerdere datum tot aanstelling van de advocaten met betrekking tot de bovengenoemde zaak die voorligt bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen; Gelet op de weigeringsbeslissing d.d. 20 januari 2014 van de gemeente Voeren; Gelet op het beroep d.d. 18 februari 2014 van xxx; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 19 februari 2014; Gelet op de verlenging van de beslissingstermijn in toepassing van artikel 24, 1, tweede lid, openbaarheidsdecreet, meegedeeld aan beroeper bij schrijven van 21 maart 2014; 1
Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat het aanvankelijk verzoek van xxx aan de gemeente Voeren dateert van 3 januari 2014; dat de in beroep aangevochten beslissing dateert van 20 januari 2014; dat in deze beslissing de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel 35 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, werden vermeld; dat het beroepschrift de datum draagt van 18 februari 2014; Overwegende dat daaruit volgt dat het beroep binnen de in artikel 22, lid 2 van het decreet van 26 maart 2004 gestelde termijn van 30 dagen is ingediend; Overwegende dat het beroepschrift bijgevolg ontvankelijk is; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 14 van voormeld decreet; Overwegende dat in het oorspronkelijk verzoek d.d.3 januari 2014 de openbaarmaking wordt gevraagd van de volgende stukken: - De voorafgaande beslissing van het Schepencollege inzake de stilzwijgende weigering aan xxx tot regularisatie van de bestemmingswijziging bestaande uit de verbouwing van xxx; in het beroepschrift wordt gevraagd naar de besluitvorming en het besluit van het Schepencollege van 14.11.2012; - Het besluit tot aanstelling van de advocaten met betrekking tot de procedure die voorligt bij de Raad voor Vergunningsbeslissingen en aldaar het rolnummer xxx heeft; in het beroepschrift wordt gevraagd naar de besluitvorming en het besluit van het Schepencollege van dezelfde of eerdere datum tot aanstelling van de advocaten met betrekking tot de bovengenoemde zaak die voorligt bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen; Overwegende dat de beroepsinstantie vooreerst vaststelt dat het voorwerp van het beroep ruimer is omschreven dan wat in eerste aanleg aan de gemeente Voeren werd gevraagd; dat in beroep niet meer kan worden gevraagd en/of toegekend dan wat in eerste aanleg werd gevraagd; dat het beroep bijgevolg beperkt blijft tot bovenvermelde voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering en het besluit tot aanstelling van de advocaten ; Overwegende dat de gemeente Voeren dit verzoek bij beslissing van 20 januari 2014 heeft afgewezen om reden dat het gaat om besluiten van het college van burgemeester en 2
schepenen die buiten de wetgeving van de openbaarheid van bestuur vallen en waarvan wij geen kopies mogen afleveren aan burgers ; Overwegende dat de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, om met kennis van zaken over het ingediende beroep te kunnen oordelen, de gemeente Voeren op 20 februari 2014 heeft aangeschreven teneinde de betrokken documenten en het actueel standpunt van de gemeente inzake de openbaarmaking ervan, te vernemen; Overwegende dat de gemeente Voeren in het antwoord van 3 maart 2014 aan de beroepsinstantie in essentie volgende argumentatie aanvoert ter staving van de weigeringsbeslissing met betrekking tot de voorafgaande beslissing m.b.t. stilzwijgende weigering regularisatievergunning: - Bij gebrek aan consensus kon door het schepencollege van de gemeente Voeren ingevolge artikel 107 Nieuwe Gemeentewet geen beslissing worden genomen over de gevraagde regularisatievergunning en dus bestaat er hierover geen besluitvorming en geen materieel document (geen formeel collegebesluit); - Uit de artikelen 8 en 9 van de wet van 9 augustus 1988 blijkt dat de vergaderingen van het schepencollege van Voeren niet openbaar zijn; alleen de beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben; in Voeren wordt de zaak, bij gebrek aan consensus binnen het schepencollege, ter beslissing voorgelegd aan de gemeenteraad; dit gebeurde ook in het voorliggende geval, zodat de zaak ter beslissing werd voorgelegd aan de gemeenteraad, die de inhoud van het punt mag wijzigen alvorens erover te beslissen, zodat het dus geen enkele zin heeft om een louter voorstel (is geen besluit) dat voorlag in het college over te maken aan de vragende partij ; - Betrokkene heeft wel een kopie gekregen van het definitieve besluit van de gemeenteraad zodat voldaan werd aan de vraag tot openbaarheid, en de vraag tot openbaarmaking van het collegebesluit zonder voorwerp is geworden; Overwegende dat de gemeente in het antwoord van 3 maart 2014 in essentie volgende argumentatie aanvoert ter staving van de weigeringsbeslissing met betrekking tot het besluit tot aanstelling de advocaten: - Aangezien het betrokken aanstellingsbesluit werd genomen in geheime zitting van het college van burgemeester en schepenen is artikel 13, 3 van het openbaarheidsdecreet van toepassing (geheim van de beraadslagingen); - Bovendien wordt verwezen naar het geheim der stemming zodat dit document niet kan worden vrijgegeven aan derden die geen raadslid zijn; - Beroeper is tegenpartij in de procedure voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen waarop de kwestieuze aanstelling door het schepencollege betrekking had; Overwegende dat het aan de beroepsinstantie toekomt te oordelen over de openbaarmaking van de twee gevraagde documenten; dat de beroepsinstantie vaststelt dat beroepers vrijwillig zijn tussengekomen in twee procedures die voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen worden gevoerd: - RvVb, zaak met rolnummer xxx, betreffende een verzoekschrift van de gemeente Voeren tegen het besluit van de deputatie van de provincie Limburg van 4 oktober 2012 tot weigering van een stedenbouwkundige vergunning aan xxx; 3
- RvVb, zaak met rolnummer xx, betreffende een verzoekschrift van xxx eveneens gericht tegen het besluit van de deputatie van de provincie Limburg van 4 oktober 2012 tot weigering van een stedenbouwkundige vergunning aan xxx; Beoordeling betreffende het besluit tot aanstelling van de advocaten : Overwegende dat het besluit tot aanstelling van de advocaten betrekking heeft op de aanstelling van advocaten door het schepencollege in het kader van de door de gemeente gevoerde procedure voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen, gericht tegen de eerste uitdrukkelijke weigeringsbeslissing d.d. 4 oktober 2012 van de deputatie; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat voor dit document de uitzonderingsgrond van artikel 14, 4 van het openbaarheidsdecreet van toepassing is; dat de betrokken bepaling stelt dat een aanvraag tot openbaarmaking kan afgewezen worden indien geoordeeld wordt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het belang inzake de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen; Overwegende dat de voormelde uitzonderingsbepaling een relatieve uitzonderingsgrond bevat; dat eerst moet worden onderzocht of de openbaarmaking het beschermde belang schaadt; dat, als er belangenschade is, het te beschermen belang vervolgens moet worden afgewogen tegen het belang van de openbaarheid; dat de openbaarmaking enkel mag worden bevolen als daarmee een hoger belang wordt gediend dat zwaarder doorweegt dan het door de uitzonderingsgrond beschermde belang; Overwegende dat de genoemde uitzonderingsgrond het eerlijk verloop van de rechtspleging wil vrijwaren; dat een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces het beginsel van de gelijkheid der wapens in een proces is; dat het beginsel van de wapengelijkheid inhoudt dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij; dat de bestaansreden van de geciteerde uitzonderingsgrond vooral daarin gelegen is, te verhinderen dat de openbaarheid van bestuur waaraan één partij onderworpen is, afbreuk doet aan de wapengelijkheid; dat zonder deze uitzonderingsgrond één partij op grond van de openbaarheid van bestuur zou kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar zaak pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden; dat de betrokken uitzonderingsgrond een correctief op de openbaarheid is om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar wordt uitgespeeld; Overwegende dat de bedoelde uitzonderingsgrond niet op een abstracte manier mag worden ingeroepen; dat concreet moet worden aangetoond dat de gevraagde bestuursdocumenten verband houden met een bestaand rechtsgeding en tegen de betrokken instantie kunnen worden aangewend; Overwegende dat het document besluit tot aanstelling van de advocaten onmiskenbaar verband houdt met het geding dat de gemeente Voeren heeft ingeleid bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen (zaak met xxx); dat het gevraagde bestuursdocument immers de beslissing bevat om het geding voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen te voeren en tevens de redenen bevat daartoe; dat deze procedure nog steeds lopende blijkt te zijn; 4
Overwegende dat de beroepsinstantie, na lezing van de gevraagde collegebeslissing, vaststelt dat dit document overwegingen bevat waarvan de openbaarmaking het belang van de gemeente Voeren inzake de rechtspleging en het eerlijk proces (wapengelijkheid) in het gedrang zouden kunnen brengen; dat de gemeente, op grond van de uitzonderingsgrond van artikel 14, 4 van het openbaarheidsdecreet dan ook niet verplicht kan worden om een afschrift te verlenen van stukken die in de procedure, al dan niet met succes, tegen haar zouden kunnen gebruikt worden; Overwegende dat het beroepschrift, in zoverre het betrekking heeft op het besluit tot aanstelling van de advocaten bijgevolg als ongegrond wordt beschouwd; Beoordeling betreffende de voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering: Overwegende dat de voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering betrekking heeft op een stilzwijgende weigeringsbeslissing van het schepencollege van de gemeente Voeren n.a.v. een tweede aanvraag tot stedenbouwkundige vergunning, ingediend door xxx; dat er betreffende deze stilzwijgende weigering een voorafgaande beslissing blijkt te bestaan, nl. een kennisgeving die werd overgemaakt aan het college; dat dit document niet werd bijgevoegd bij het antwoord d.d. 3 maart 2014 van de gemeente Voeren aan de beroepsinstantie; dat om die reden de beroepsinstantie op 12 maart 2014 de gemeente opnieuw aanschreef met de uitdrukkelijke vraag deze kennisgeving ( voorafgaande beslissing genoemd door de beroeper) te mogen ontvangen; dat de beroepsinstantie, na verdere correspondentie d.d. 13 en 19 maart 2014 met de gemeente Voeren, uiteindelijk op 21 maart 2014 in kennis werd gesteld van het kwestieuze bestuursdocument; dat alhoewel dit geen formeel collegebesluit blijkt te zijn, het toch als een bestuursdocument in de zin van artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet moet beschouwd worden; Overwegende dat de beroepsinstantie evenwel van oordeel is dat de zogenaamde voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering eveneens aan de openbaarheid moet worden onttrokken, om dezelfde reden als vermeld bij de bovenvermelde beoordeling van het punt besluit tot aanstelling van de advocaten ; dat de voorafgaande beslissing dus eveneens valt onder de uitzonderingsgrond van artikel 14, 4 van het openbaarheidsdecreet, waarin gesteld wordt dat een aanvraag tot openbaarmaking kan afgewezen worden indien geoordeeld wordt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het belang inzake de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen; dat de voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering immers zeer sterk verbonden is met de procedures die hangende zijn voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen; dat de gemeente Voeren als verzoekende partij rechtstreeks betrokken is in een van deze procedures, nl. de procedure met rolnummer xxx; dat door beroeper overigens zelf wordt bevestigd dat het document voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering dat gevraagd wordt, duidelijk ( ondeelbaar ) verband houdt met initiële uitdrukkelijke weigering d.d. 04.10.2012 van de deputatie en bijgevolg ook met de rechtspleging in de genoemde administratieve rechtsgedingen daartegen; dat in het beroepschrift woordelijk het volgende wordt aangevoerd: Deze stilzwijgende weigering van die tweede stilzwijgende vergunning heeft een ondeelbaar karakter ten aanzien van de stedenbouwkundige aanvraag die onderwerp uitmaakt van bovenvermelde rolnummers bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Dit ondeelbaar karakter wordt door de gemeenteraad zelf expliciet benadrukt in haar motivering van die beslissing tot stilzwijgende weigering, 5
blijkens haar notulenboek, d.d. 2012-11-27 ; dat het bijgevolg aannemelijk is dat beroeper in de bedoelde voorafgaande beslissing argumenten zal zoeken om uit te spelen te brengen in de lopende procedures waarin hij als tussenkomende partij is betrokken, o.a. de procedure waarin de gemeente Voeren betrokken is; dat in het beroepschrift overigens door beroeper immers verder wordt gesteld: Als tussenkomende partij willen we de betreffende besluiten van het schepencollege kunnen toetsen aan de wetmatigheid en zorgvuldigheid van bestuur die zij in deze had moeten nemen (eigen onderlijning); dat hiermee bevestigd wordt dat het gevraagde stuk mogelijk zal uitgespeeld worden tegen de gemeente Voeren in de betrokken procedure voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen; Overwegende dat het beroepschrift bijgevolg, in zoverre het betrekking heeft op de voorafgaande beslissing inzake de stilzwijgende weigering bijgevolg als ongegrond wordt beschouwd; Na beraadslaging, BESLUIT: Het beroep dat door xxx werd ingesteld op 18 februari 2014 is ontvankelijk doch ongegrond. Brussel, 28 maart 2014 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter 6