10 EPV (ELEKTRONISCH PROCES-VERBAAL) FOD WASO
1 INFORMATIE 1.1 Informatie over het project en uw organisatie Naam van het project URL van het project Naam van de projectverantwoordelijke epv (elektronisch Proces-Verbaal) epv Handleiding (www.socialsecurity.be) Indra Brisart Tel van de projectverantwoordelijke 02/233.52.59; 0497/51.60.70 E-mail van projectverantwoordelijke indra.brisart@werk.belgie.be Naam van de instelling / indiener Aard van de instelling / bevoegdheidsniveau Naam van de contactpersoon Functie van de contactpersoon FOD WASO federaal Jackie Van Damme Adviseur-generaal afd. Juridische Studiën, Documentatie & Geschillen Tel van de contactpersoon 02/233.44.31; 0485 65 08 06 E-mail van de contactpersoon jackie.vandamme@werk.belgie.be [1]
2 HET PROJECT 2.1 Samenvatting van het project (maximum 2.000 tekens) (doelstelling, verwachte resultaten, prioriteiten, middelen, duurtijd,...) Het elektronisch PV (epv) leidt tot een betere bestrijding van de sociale fraude door: een gestandaardiseerd model van PV: Dit leidt tot vollediger PV's van hogere kwaliteit, bijgevolg meer geldboeten en strafrechtelijke vervolging. Streefdoel is een vervolgingsgraad van 85 % (nu ± 65%). de mogelijkheid om de verdere afhandeling van het dossier op te volgen: Dit leidt tot een betere motivatie. een éénmalige gegevensinbreng: Dit leidt tot een snellere verwerking van de PV s. een betere uitwisseling van informatie: Dit leidt tot efficiëntere controles, een gemakkelijker terugvordering van onverschuldigd betaalde uitkeringen en invordering van ontdoken bijdragen. gedetailleerde statistische informatie Het project sluit aan bij de plannen van Justitie inzake een elektronische procesvoering. Er werd prioriteit gegeven aan het uitwerken van het uniforme gegevensmodel epv en de centrale webtoepassing. Inloggen gebeurt met de e-id, met een controle op de hoedanigheid van de gebruiker. De PV s worden elektronisch ondertekend met de e-id. Ze worden verrijkt met informatie uit authentieke bronnen zoals het Rijksregister, het bisregister en de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Andere ondersteuning is voorzien door rolmenu s, het automatisch invullen van gegevens en het vermelden van de geldingsduur en de constitutieve bestanddelen van de inbreuken. Bovendien is een validatie voorzien op het invullen van een aantal minimumgegevens. Het is de bedoeling om alle diensten bevoegd inzake sociaal strafrecht te betrekken bij dit project. Vanaf 1 maart 2011 werken de volgende diensten met het epv: de Sociale Inspectie (FOD Sociale Zekerheid), het Toezicht Sociale Wetten (FOD WASO), de RSZ-inspectie en RVA-inspectie. Dit staat gelijk aan 87 % van alle PV s. Zij sturen hun PV s nu al elektronisch door naar de dienst Administratieve Geldboeten (FOD WASO) en op termijn eveneens aan Justitie. Op 5 oktober 2011 zijn er reeds 5.570 epv s opgesteld. Eens de elektronische uitwisseling van gegevens uit de databank epv veralgemeend is, zal dit naar schatting leiden tot een meeropbrengst van meer dan 5 miljoen Euro per jaar. Looptijd: Budget: Coördinatie: geldboeten) ICT-partner: 3 jaar ca. 2 miljoen Euro Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst (SIOD), FOD WASO (Directie Administratieve Smals vzw [2]
2.2 Wat is de waarde (voor de overheid en/of de gebruiker) van dit project? Hoe werd de waarde van dit project berekend? Kunnen de resultaten van het project door andere overheden worden gebruikt? Wegen de resultaten op tegen de geïnvesteerde middelen en tijd? (maximum 2.500 tekens) De strijd tegen sociale fraude is een noodzakelijke voorwaarde voor de leefbaarheid van onze sociale zekerheid op termijn. Het epv leidt tot een efficiënter inzetten van de beschikbare middelen binnen de inspecties en de diensten die instaan voor de verdere afhandeling van de dossiers. Het personeel zal beter gemotiveerd zijn door een snellere afhandeling van de kwaliteitsvollere dossiers en informatie omtrent het resultaat van deze dossiers door de openstelling van de databank GINAA van de Directie Administratieve Geldboeten. Informatie-uitwisseling leidt tot het optimaliseren van de resultaten van de uitgevoerde controles. Bovendien zal het beleid met meer kennis van zaken kunnen worden bepaald door de statistieken. Tenslotte zal dit project ook leiden tot een grotere rechtszekerheid voor de overtreder door beter leesbare PV s en een snellere afhandeling van zijn dossier, met een duidelijker verband tussen overtreding en sanctie. De toepassing, die in nauw overleg werd ontworpen tussen alle betrokken administraties, is herbruikbaar voor alle partners bevoegd inzake sociale fraude. De financiële en maatschappelijke opbrengst ligt zo vele malen hoger dan de gemaakte investering. Bij een volledige realisatie van het project is er een geschatte opbrengst van meer dan 5 miljoen Euro per jaar. De resultaten zijn meetbaar in termen van meeropbrengsten en minderuitgaven bij de verschillende betrokken administraties. Meer opbrengsten door : Een toename van het aantal PV s en de (administratieve) geldboeten door: - de gebruiksvriendelijkheid van de toepassing - een betere juridische kwaliteit van de PV s: hierdoor wordt het aantal klasseringen zonder gevolg vanwege het feit dat de inbreuk onvoldoende is bewezen, teruggedrongen. Minder verjaringen bij de Directie Administratieve Geldboeten, evenals minder klasseringen zonder gevolg wegens verstrijken van de redelijke termijn, en bij de RSZ door een snellere afhandeling van de dossiers. De systematische inning van achterstallige RSZ-bijdragen bij vaststelling van sociale fraude door de automatische overmaking van de nodige informatie daartoe uit de databank epv. Minder uitgaven door: [3]
De systematische terugvordering/het vermijden van onterecht betaalde sociale uitkeringen door het automatisch uitwisselen van informatie m.b.t. sociale fraude (aan RVA, RIZIV, OCMW's, ). Minder personeelskosten door het feit dat gegevens van de PV s niet langer manueel moeten worden ingebracht. Wegvallen van de kosten voor verzending van de PV s aan de overtreders, aan Justitie en de Directie Administratieve Geldboeten wanneer het project epv volledig zal afgerond zijn. 2.3 Wat is de inbreng van dit project op het vlak van innovatie en van de gebruikte technologiëen? Wat is er nieuw en uniek aan dit project? In wat verschilt dit project van andere e-govprojecten? (maximum 2.500 tekens) De databank epv is ontworpen als een webtoepassing en toegankelijk via de portaal van de Sociale Zekerheid. De centrale epv-databank bevat dermate gevoelige informatie dat een sterke toegangsbeveiliging essentieel is. Dit gebeurt door de e-id te hergebruiken als toegangssleutel (login) en als digitale handtekening. Gegevens in de databank zijn ook beschermd door middel van cryptografie, wat een bijzondere uitdaging stelt aangezien het bewijsmateriaal van allerhande aard kan zijn bv. foto s of video-opnamen. Technologie zoals time-stamping zorgt ervoor dat elk elektronisch pv rechtsgeldig is en dat de inhoud ervan op een later tijdstip niet in vraag kan worden gesteld in het bijzonder met het oog op een eventuele strafrechtelijke procedure. Toch ligt een belangrijk deel van de innovatie ook in het niet-technische domein: het afspreken van een gemeenschappelijk gegevensmodel vereist dat terminologie en begrippen eenvormig en eenduidig worden ingevuld. De jarenlange uitwisseling in werkgroepen, die het epv-project vooraf ging, was op dit vlak van onschatbare waarde. Daarbij werd nauw samengewerkt tussen alle partners, met inbegrip van Justitie. Als concrete voorbeelden kunnen hier de uniforme inbreukenlijst aangehaald worden, alsook het vermelden van de constitutieve elementen en de geldingsduur van de inbreuken. [4]
2.4 Wat is de inbreng van het project op het vlak van gebruiksvriendelijkheid? Op welke manier laat deze toepassing de gebruikers uit de doelgroep gebruik maken van de e- government-toepassing, wordt duidelijk aangegeven welke stappen zijn die hierna zullen volgen en wordt er feed-back gegeven over het proces dat werd aangevat, enz...? (maximum 2.500 tekens) Het elektronisch PV maakt een gepaste afweging tussen een vast, genormeerd gegevensmodel en de nodige flexibiliteit. De werkgroep ICT binnen de SIOD heeft daartoe ruim overleg gepleegd, nog voor de start van het project. Tijdens het project werden de resultaten geregeld voorgesteld aan een ruimere groep. Ook na de veralgemeende invoering van het epv geven gebruikers nog hun opmerkingen door. Een uniforme inbreukenlijst zorgt ervoor dat de inspecteurs niet langer de exacte terminologie moeten opzoeken in wetteksten. Een andere vernieuwing is de vermelding van de constitutieve elementen van de inbreuken (deze moeten bewezen worden in de PV s om kans te hebben op strafrechtelijke vervolging of een administratieve geldboete) en de geldingsduur van de inbreuken. Dit zorgt voor een belangrijke productiviteitswinst en verlaagt het risico op afgewezen dossiers. Ook de koppeling met authentieke bronnen zoals het Rijksregister en de Kruispuntbank Ondernemingen zorgen ervoor dat administratieve gegevens maximaal worden vooringevuld. Eventuele vergissingen en tegenstrijdigheden worden zo in een vroeg stadium onderschept. De gebruiker kan een dossier in gelijk welk stadium bewaren of afdrukken. Bij de validatie voor ondertekening worden echter de minimumgegevens geverifieerd, zodat onvolledige dossiers in principe niet meer kunnen worden ingediend. Een taalswitch laat toe om alle gestructureerde informatie snel om te schakelen, bijvoorbeeld wanneer een dossier wordt overgedragen naar een anderstalige collega. De uniforme werkmethode laat toe om de inspanningen rond vorming en ondersteuning (helpdesk) te centraliseren. Een elektronische workflow begeleidt nu al de verwerking van de dossiers door de Directie Administratieve Geldboeten (FOD WASO). Bij een eventuele gerechtelijke vervolging gebeurt de overdracht naar de FOD Justitie voorlopig nog in de vorm van een papieren dossier, zij het met een minimale administratieve overlast. De eenmalige gegevensinbreng levert een belangrijke tijdswinst op voor het dossierbeheer bij de verschillende administraties die de PV s verder administratief of gerechtelijk zullen afhandelen. Het openstellen van de databank GINAA van de Directie Administratieve Geldboeten zal feedback mogelijk maken voor de inspecteurs m.b.t. de gevolgen van de PV s. Tenslotte zal een latere geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen alle actoren in de sector van het sociaal strafrecht toelaten de resultaten van de controles optimaal te laten renderen. [5]
2.5 Met wie werd er allemaal samengewerkt om dit project te realiseren. Vermeld vooral de overheidspartijen en geef aan op welke manier de samenwerking verliep. Welke zijn de doelgroepen en hoe werden die bij het project betrokken? (maximum 2.500 tekens) De invoering van het elektronisch pv mag model staan voor andere e-governmentprojecten om haar exemplarische samenwerking tussen belangrijke federale en parastatale instanties. Het is de bedoeling om alle administraties betrokken bij de strijd tegen de sociale fraude bij het project te betrekken. In eerste instantie worden de inspectiediensten beoogd, bevoegd om PV op te maken inzake inbreuken op de sociale reglementering. Het zijn namelijk deze PV s die de databank zullen voeden. De SIOD (Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst) coördineerde de samenwerking rond het project, in nauw overleg met de Directie Administratieve Geldboeten (FOD WASO), de Sociale Inspectie (FOD Sociale Zekerheid), het Toezicht op de Sociale Wetten (FOD WASO) en de inspectiediensten van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA). Het gestandaardiseerde model van pv dat aan de basis lag van het project is het resultaat van doorgedreven overleg tussen alle administraties betrokken bij de strijd tegen de sociale fraude, inclusief Justitie. Tijdens het project werden de vereisten uitgebreid besproken in een reeks werkgroepen waarin vertegenwoordigers de Directie Administratieve Geldboeten (FOD WASO), de SIOD (FOD WASO), de Sociale Inspectie (FOD Sociale Zekerheid), Toezicht Sociale Wetten (FOD WASO), de RSZ-inspectie en de RVA-inspectie aanwezig waren, naast een vertegenwoordiging van Justitie. Iedere nieuwe partner die in het project instapt, zal een vertegenwoordiger krijgen in de betrokken werkgroepen. Ook tijdens het project en na de ingebruikname blijft er plaats voor continue verbetering op een reeks praktische punten op basis van de feedback gegeven door de gebruikers. Voor het verdere beheer van de databank epv na ingebruikname is een afzonderlijk beheersorgaan voorzien waarvan alle betrokken partners deel uitmaken. De werkprocessen en het gegevensmodel van het epv zijn voldoende generiek om bijkomende partijen vlot te laten inschakelen. Andere administraties hebben zich ondertussen geïnteresseerd gemeld om ook deel te nemen aan het project. Op korte termijn zullen het RIZIV en het Toezicht Welzijn op het Werk (FOD WASO) mee instappen, terwijl de regionale inspectiediensten van de drie Gewesten een instap overwegen. Tot slot ook de FOD Justitie een integratie opzetten, als uiteindelijke bestemmeling van de PV s in geval van een strafvordering. Op termijn is er gegevensuitwisseling mogelijk met een lange reeks instanties, waaronder de inspectie van de Duitstalige Gemeenschap, de administraties van RSZ en RVA, de RZSPPO, RVP, RSVZ, RKW, RJV, de Politie en de inspectie van het FAO. De vzw Smals trad op als technische ICT-partner, die daarbij kon bogen op haar lange werkrelatie met de meeste betrokken instanties. [6]