Addendum Privacy 2015 1 Bij de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdteams Den Haag. Bevat: Privacyreglement Jeugdteams Den Haag Model toestemmingsverklaring 1 Laatste conceptversie: er vindt nog een laatste afstemming met de partijen plaats. 1
Privacyreglement behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdteams Den Haag 2015 De ondergetekenden van de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdteams Den Haag, in overweging nemende dat: de aansturing, de doelstelling en wijze van samenwerking binnen de Jeugdteams zijn vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdteams Den Haag; het voor de doelstelling als omschreven in de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdteams Den Haag noodzakelijk en gewenst is om Persoonsgegevens te verwerken en onderling uit te wisselen; Partijen de door hen afgesproken vorm en inhoud van de Verwerking van Persoonsgegevens in dit Reglement vastleggen en zich tegenover elkaar verbinden om in overeenstemming met hetgeen in dit reglement is bepaald, te handelen; Partijen zich ervan bewust zijn dat zij bij de Verwerking van Persoonsgegevens gehouden zijn aan privacywet- en regelgeving, een eventueel beroepsgeheim en verplichtingen die voortvloeien uit beroepscodes; Partijen zich realiseren dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang bij Verwerking van Persoonsgegevens binnen het Jeugdteam en het belang van de Betrokkene bij zijn of haar persoonlijke levenssfeer; stellen het volgende reglement vast voor de Verwerking van Persoonsgegevens van Jeugdigen en de leden van hun Gezin in het kader van hun samenwerking binnen de Jeugdteams. Artikel 1. Begripsbepalingen In dit privacyreglement hebben de navolgende met een beginhoofdletter geschreven begrippen de navolgende betekenis, tenzij daarover andere schriftelijke afspraken zijn gemaakt. Begrippen in enkelvoud omvatten eveneens het meervoud en omgekeerd voor zover de tekst zulks vereist: Bestand gestructureerd geheel van Persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is bij de jeugdhulpverlening; Betrokkene degene op wie een Persoonsgegeven dat in het kader van dit reglement door een Partij wordt verwerkt, betrekking heeft; Bewerker degene die ten behoeve van de Verantwoordelijk Persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; CJG Centrum voor Jeugd en Gezin; Cliënt de Jeugdige en/of het lid van zijn Gezin aan wie Jeugdhulp wordt geboden of aan wie Jeugdhulp zou moeten worden geboden; Dat-informatie Derde Gemeente Gezinsplan Gezin Jeugdhulp Jeugdige Jeugdteam het gegeven dat een persoon bij een organisatie bekend is; ieder die niet als Jeugdige, Betrokkene, Partij, Jeugdteamlid betrokken is bij de Verwerking van Persoonsgegevens in verband met de jeugdhulpverlening; de gemeente Den Haag; hulpverleningsplan als bedoeld in artikel 1.1 van de Jeugdwet; iedere persoon met wie de Jeugdige in gezinsverband leeft en die direct betrokken is bij de problematiek van de Jeugdige of de aanpak daarvan; heeft de betekenis als opgenomen in de Jeugdwet; heeft de betekenis als opgenomen in de Jeugdwet; op decentraal niveau (wijk, stadsdeel of andere 2
gebiedsafbakening) georganiseerd multidisciplinair team dat de hulpvraag van Jeugdigen of hun ouders afhandelt; Jeugdteamlid een minimaal HBO geschoolde professional (gezinscoach) die vanuit het CJG of vanuit een instelling begeleiding of Jeugdhulp verleend via een Jeugdteam, zoals een jeugdmaatschappelijk werker, een jeugdarts, een ggz psycholoog, een (ortho)pedagoog, gedragswetenschapper e.d.; Meldcode de Meldcode als opgenomen in het kwaliteitssysteem van gezinscoaching en toeleiding; Partijen de organisaties die zijn vertegenwoordigd in het Jeugdteam, die deelnemen aan overleggen in het Jeugdteam alsmede ondertekenaar zijn van de SOJ; Persoonsgegeven elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Signaleerder heeft de betekenis als opgenomen in het Convenant Verwijsindex Haaglanden; SOJ de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdteams Den Haag 2015; Teamleider Jeugd de Teamleider is de voorzitter van het Jeugdteam, tevens gemeentelijk manager bij de productgroep Gezinscoaching en Toeleiding van de Gemeente; Verantwoordelijke verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming Persoonsgegevens; Verwerken van elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; Artikel 2. Wettelijk kader Het Verwerken van Persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met de op Partijen van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder, maar niet uitsluitend: de Jeugdwet; de Algemene wet bestuursrecht; de Wet Publieke gezondheid; de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; de Wet bescherming persoonsgegevens; de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; de Wet politiegegevens; de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens; de Wetboek van strafvordering; de Wet basisregistratie personen; de Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer; de Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg; de Verordening Jeugdhulp Den Haag 2015. 3
Artikel 3. Toepassingsgebied Dit reglement is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens door het Jeugdteam in verband met het bieden van ondersteuning aan Cliënten. Artikel 4. Verantwoordelijke Wet bescherming persoonsgegevens 1. De Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de Cliënt. 2. De Verantwoordelijk draagt er zorg voor dat gegevens slechts worden verwerkt indien hiervoor een wettelijke grondslag is conform artikel 8 Wet bescherming persoonsgegevens. 3. De Verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de verwerkte Persoonsgegevens. 4. De Verantwoordelijk ziet erop toe dat ten aanzien van de beveiliging van de Persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. 5. De Verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat elk afzonderlijk Persoonsgegeven in een concrete situatie pas verwerkt wordt als dat voor het doeleinde, danwel de doeleinden waarvoor zij wordt verwerkt, zorgvuldig toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. 6. De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de Verwerking van Persoonsgegevens op grond van dit reglement in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens wordt aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens. Artikel 5. Verantwoordelijkheid van iedere Partij voor de verwerking van Persoonsgegevens Een ieder die op grond van dit reglement bevoegd is om Persoonsgegevens te verwerken dient er zorg voor te dragen dat: de Persoonsgegevens die hij in verband met het doel van het Jeugdteam verwerkt juist, volledig en ter zake dienend zijn en dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen; afdoende maatregelen worden genomen ter beveiliging van de Persoonsgegevens die hij in het kader van de Jeugdteams verwerkt; de Persoonsgegevens die hij van andere Partijen ontvangt niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Artikel 6. Verwerking van Persoonsgegevens met toestemming 1. Indien de grondslag voor de Verwerking van Persoonsgegevens niet direct voortvloeit uit een wettelijke verplichting geldt als uitgangspunt dat het Jeugdteam de Cliënt vraagt om toestemming voordat de verwerking plaatsvindt. 2. De toestemming als bedoeld on lid 1 wordt gevraagd nadat de Cliënt is geïnformeerd conform het bepaalde in artikel 12. 3. Indien de toestemming schriftelijk is gegeven wordt het toestemmingsformulier vastgelegd in het Bestand. 4. Indien de toestemming mondeling is gegeven wordt hiervan aantekening gemaakt op het toestemmingsformulier, welke vervolgens wordt vastgelegd in het Bestand. 5. De Cliënt kan de toestemming te allen tijde intrekken. De gegevensverwerking dient dan, behoudens het bepaalde in artikel 7, direct te worden beëindigd. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht, de reeds bestaande verwerking zal daarom in stand blijven. 4
6. In het geval dat de Cliënt geen toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn Persoonsgegevens of in het geval dat de Cliënt zijn toestemming heeft ingetrokken, zal het Jeugdteam de reden van de weigering onderzoeken en bezien of het mogelijk is om de bezwaren van de Cliënt tegen de verwerking weg te nemen. Artikel 7. Verwerken van Persoonsgegevens zonder toestemming 1. In het geval dat geen toestemming is gegeven of de gegeven toestemming door de Cliënt is ingetrokken en een is een Jeugdteamlid van mening dat: a. alles in het werk is gesteld om toestemming van de Cliënt te krijgen; b. de Cliënt of een lid van het Gezin in een zeer ernstige situatie verkeert; c. behandeling, hulp, onderzoek of een andere interventie dringend noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de Cliënt of een lid van het Gezin; d. het Verwerken van Persoonsgegevens daarvoor noodzakelijk is; dan kan het Jeugdteam besluiten om, ondanks het ontbreken van toestemming van de Cliënt, toch Persoonsgegevens te Verwerken indien dit de enige mogelijkheid is om de ernst van de situatie te verminderen en de vitale belangen van de Cliënt die aan de orde zijn te dienen. 2. Over de verstrekking van gegevens aan Derden voert een Jeugdteamlid vooraf overleg met zijn leidinggevende en de Teamleider Jeugd. 3. Het besluit als bedoeld in lid 2 en lid 3, de motivatie van dit besluit en de Jeugdteamleden die bij het besluit betrokken zijn geweest worden vastgelegd in het dossier. 4. De Cliënt wordt zo spoedig mogelijk over de verwerking van zijn gegevens geïnformeerd conform het bepaalde in artikel 12. Artikel 8. Inhoud van het Bestand 1. De verwerking van gegevens in het kader van de jeugdhulpverlening vindt plaats in het in de daarvoor betreffende applicatie van het Jeugdteam. 2. Tussen Partijen worden nadere afspraken gemaakt over de te hanteren gegevensset. Ten minste worden opgenomen: a. de NAW-gegevens van de Cliënt; b. de geboortedatum van de Cliënt; c. het BSN nummer van de Cliënt; d. voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning: de samenstelling van het Gezin van de Cliënt en zo nodig de NAW-gegevens, de geboortedatum en het BSN nummer van een of meer gezinsleden; e. voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning: de NAW-gegevens van de leden van het sociaal netwerk van de Cliënt; f. de naam en functie van een eventuele verwijzer, de aanleiding voor de verwijzing en de contacten die de verwijzer met de Cliënt heeft gehad over de aanmelding; g. de hulpvraag van de Cliënt; h. de zorgbehoefte van de Cliënt; i. de doelen die de Cliënt wil bereiken, het Gezinsplan, de namen en contactgegevens van de betrokken personen en organisaties bij de uitvoering van het Gezinsplan; j. gegevens over de uitvoering, wijziging, aanvulling en/of de mogelijke knelpunten in de uitvoering van het Gezinsplan; 5
k. de afsluiting van de ondersteuning, het oordeel van de Cliënt hierover en de resultaten die met de ondersteuning zijn bereikt. Aangevuld met de zogenaamde Dat-informatie zijnde de noodzakelijke informatie die nodig is voor het voeren van regie/coördinatie. Artikel 9. Toegang tot het Bestand 1. De Jeugdteamleden hebben toegang tot de persoonsgegevens van de Cliënt die in het Bestand zijn opgenomen. Het is alleen de direct bij de hulp betrokken Jeugdteamleden toegestaan om gebruik te maken van deze toegang. De administratie van de hulp is daaronder begrepen. 2. Voor zover dit noodzakelijk is de uitvoering van hun taak hebben de volgende personen eveneens toegang tot het Bestand: a. de Teamleider Jeugd; b. vier teamleiders van de Crisisdienst Jeugd; c. twee veldregisseurs van het Centraal Coördinatie Punt; d. degene die is belast met de afhandelingen van klachten over de geboden ondersteuning door het Jeugdteam. 3. Aan anderen dan de in lid 1 en lid 2 genoemde personen wordt geen toegang gegeven tot de persoonsgegevens in het Bestand, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt. 4. Het bepaalde in lid 1 zal onder andere gewaarborgd door middel van autorisaties, logging en monitoring van de activiteiten in de applicatie die gebruikt wordt voor de gegevensverwerking in het Jeugdteam. Artikel 10. Signaleren in de Verwijsindex Haaglanden 1. De Signaleerder geeft over een Jeugdige een signaal af in de Regionale Verwijsindex Haaglanden, indien hij, alle belangen afwegend, het redelijke vermoeden heeft dat het risico bestaat op een bedreiging van een veilige en gezonde ontwikkeling van een Jeugdige naar volwassenheid door een van de risico s als genoemd in het Convenant Verwijsindex Haaglanden. 2. De Signaleerder informeert de Jeugdige over het signaal conform de bepalingen uit het Convenant Verwijsindex Haaglanden. 3. Op de Verwerking van Persoonsgegevens van een Cliënt na een match zijn de bepaling uit het voornoemde convenant van toepassing. Artikel 11. Meldingen van vermoedens van kindermishandeling en huiselijk geweld Indien bij een Jeugdteamlid een vermoeden ontstaat dat er bij een Cliënt sprake zou kunnen zijn van betrokkenheid bij kindermishandeling en/of huiselijk geweld, dan handelt het Jeugdteamlid conform de van toepassing zijnde Meldcode. Artikel 12. Informatieplicht 1. De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de Betrokkene wordt geïnformeerd over: a. de identiteit van de verwerkende hulpverlener en/of instantie; b. het doel van de Verwerking; c. de aard van de gegevens die worden verwerkt; d. wat er met de gegevens gebeurt; e. de rechten die de Betrokkene kan uitoefenen; f. tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan richten. 6
2. Indien de Cliënt is aangemeld door een Derde wordt de Cliënt tevens geïnformeerd over de identiteit van de Derde en over de gegevens die de Derde over de Cliënt aan het Jeugdteam heeft verstrekt. Artikel 13. Recht op inzage, correctie, verwijdering en verzet 1. De Betrokkene heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn of haar Persoonsgegevens in overeenstemming met het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens. 2. De Betrokkene heeft in overeenstemming met het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens in enkele gevallen een recht van verzet in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 3. De Gemeente waarborgt, onder afstemming met Partijen, het beschikbaar zijn van een hierop afgestemd werkproces. Artikel 14. Uitzonderingen 1. De Verantwoordelijke kan het beginsel van het verenigbaar gebruik, de informatieplicht en het recht op inzage uitsluitend buiten toepassing laten indien dit noodzakelijk is in het belang van: a. de veiligheid van de Staat; b. de voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten; c. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en andere openbare lichamen; d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c; of e. de bescherming van de Betrokkene of de rechten en vrijheden van anderen. 2. Indien een van de beginselen als bedoeld in lid 1 buiten toepassing wordt gelaten dient hiervan in het Bestand een gemotiveerde aantekening dienen te worden gemaakt. Artikel 15. Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger 1. De rechten van de Betrokkene zoals omschreven in artikel 13 worden uitgevoerd door: a. de wettelijke vertegenwoordiger indien de Betrokkene nog geen 12 jaar oud is; b. de Betrokkene en de wettelijke vertegenwoordiger beiden indien de Betrokkenen al wel 12 jaar maar nog geen 16 jaar oud is; c. de Betrokkenen zelf indien hij 16 jaar of ouder is. 2. In geval van wilsonbekwaamheid van de Betrokkene van 1 jaar of ouder, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijke vertegenwoordiger. 3. De leeftijdsgrenzen als beschreven in dit artikel zijn ook van toepassing bij het informeren van de Betrokkenen en zijn wettelijke vertegenwoordiger als omschreven in artikel 12. Artikel 16. Bewaarplicht en termijnen 1. De Persoonsgegevens die in verband met het vaststellen, uitvoeren en volgen van een gezamenlijke aanpak zijn vastgelegd, worden niet langer dan vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste jaar nadat de gezamenlijke aanpak is afgerond, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning of een wettelijke verplichting. 2. Medische behandelgegevens worden gedurende vijftien jaren bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. 7
3. In verband met beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek kunnen de gegevens die zijn opgenomen in het Bestand langer worden bewaard dan de in lid 1 genoemde bewaartermijnen, voor zover deze gegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. Artikel 17. Geheimhouding 1. Gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht. 2. Personen die uit niet hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht dienen daarom ten behoeve van de gegevensverwerking een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. 3. De Teamleider Jeugd draagt zorg voor de uitvoering van het bepaalde in lid 1 en lid 2. Artikel 18. Informatiebeveiliging De Gemeente waarborgt dat ten aanzien van beheer en de toegangsbeveiliging van de applicatie van het Jeugdteam wordt voldaan aan de gemeentelijke richtlijnen voor informatiebeveiliging. Artikel 19. Klachtenregeling 1. Indien een Betrokkene van mening is dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de wet- en regelgeving niet correct wordt uitgevoerd door het Jeugdteam, dan kan hij een klacht indienen bij het Jeugdteam. 2. Op de klacht is de klachtenprocedure van het Jeugdteam van toepassing. Artikel 20. Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2015. 2. De looptijd van dit reglement is gelijk aan de looptijd van de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdhulp Den Haag, met dien verstande dat het reglement te allen tijde door de Partijen gezamenlijk kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. 3. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van het Privacyreglement voort te duren, blijven na beëindiging van het Privacyreglement bestaan. Tot deze verplichting behoort in ieder geval het bepaalde over geheimhouding in artikel 17. 4. Alle kwesties die betrekking hebben op het Verwerken van Persoonsgegevens en waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan de Verantwoordelijke. 5. Dit reglement is te raadplegen via internet op www.cjgdenhaag.nl 8
TOESTEMMINGSVERKLARING JEUGDTEAM Het jeugdteam is betrokken bij de hulpverlening aan jou en jouw gezin. Samen met jou en jouw gezin maken we een inschatting van jouw vraag en behoefte aan ondersteuning. Om te zorgen dat je de juiste hulp krijgt, kan het nodig zijn om ook andere hulpverleners in te schakelen. Dat betekent dat gegevens over jou en jouw gezin binnen het jeugdteam, en waar nodig buiten het jeugdteam, tussen instellingen kunnen worden uitgewisseld. In geval van crisis of spoed werkt het jeugdteam bijvoorbeeld samen met de Crisisdienst Jeugd. Het verwerken en uitwisselen van gegevens is wettelijk beschermd. Daarom vragen wij je hiervoor om toestemming. De leden van het jeugdteam zijn afkomstig van de volgende organisaties: De Jutters, Ipse De Bruggen, Jeugdformaat, Leger des Heils, MEE, Middin, Opvoedpoli, STOJA, Xtra Welzijn, Xtra Scheveningen en de GGD en hebben allen een geheimhoudingsplicht. Jouw gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Je hebt recht op inzage, correctie en/of verwijdering van jouw gegevens in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens. Tevens heb je het recht om jouw toestemming te allen tijde in te trekken. Jouw gezinscoach kan je hierover meer informatie geven. Ook voor overige vragen kan je bij de gezinscoach terecht. De betrokkene: Naam: Adres : Postcode en plaats: Geeft hierbij toestemming om: Binnen het jeugdteam gegevens te verwerken en uit te wisselen die noodzakelijk zijn om een gezinsplan op te stellen en de voortgang van dit plan te bewaken. Je kunt hierbij denken aan uw naam, adres, geboortedatum, BSN-nummer, een omschrijving van uw gezins- en leefsituatie, de vraag of je reeds bekend bent bij een van de organisaties, jouw hulpvraag en zorgbehoefte. De integrale Jeugd GezondheidsZorg te vragen of er recent contact met je is geweest of binnenkort komt, zodat zorgcoördinatie kan plaatsvinden en dubbele inzet van hulp wordt vermeden. Het sociale wijkzorgteam te vragen of er recent contact met je is geweest en om met het sociale wijkzorgteam af te stemmen waar de zwaarte van de hulpvraag ligt zodat de zorgcoördinatie binnen het meest geschikte team plaats vindt en dubbele inzet van hulp wordt vermeden. 9
Datum: Schriftelijke toestemming: Handtekening ouder/wettelijk vertegenwoordiger: Handtekening jeugdige vanaf 12 jaar: Mondelinge toestemming: De betrokkenen hebben mondeling toestemming verleend. Handtekening gezinscoach: 10