VERENIGING VAN REGISTERCONTROLLERS REGLEMENT COMMISSIE HANDHAVINGÐIEK INHOUDSOPGAVE Voorwoord I Definities Artikel 1. Definities II III IV V Commissie Handhaving&Ethiek Artikel 2. Instellen commissie Artikel 3. Doel Artikel 4. Samenstelling en functieverdeling Artikel 5. Bereikbaarheid Artikel 6. Benoeming en (tussentijds) ontslag Artikel 7. Vergaderingen Artikel 8. Vergoedingen Artikel 9. Verantwoording en evaluatie Artikel 10. Klacht over de commissie Artikel 11. Geheimhouding Taken, uitvoering en ondersteuning Artikel 12. Taken Artikel 13. Uitvoering Artikel 14. Ondersteuning Werkplan en begroting Artikel 15. Werkplan en begroting In werking treden en evaluatie van dit reglement Artikel 16. Evaluatie van dit reglement Artikel 17. In werking treden van dit reglement 1
Voorwoord Om de kwaliteit van de beroepsuitoefening van de Registercontroller (RC) te waarborgen en te bevorderen is deze bij besluit van de VRC (ALV) onderworpen aan de Gedragscode en als onderdeel daarvan de regeling Permanente Educatie (PE-Regeling). De Gedragscode VRC is in 1988 ingesteld en is sindsdien enkele malen herzien. De vigerende Gedragscode dateert van 1 december 2008. De PE-Regeling VRC is met ingang van 2007 ingesteld. De Gedragscode VRC geeft de regels voor de RC opdat het gedrag van deze in overeenstemming is met wat redelijkerwijs verwacht mag worden door ieder die in hem of haar vertrouwen stelt. Sinds het van kracht worden van de nieuwe gedragscode per 1 januari 2009 is deze binnen de PE-Regeling als een driejaarlijks verplichte cursus opgenomen. De PE-Regeling VRC vereist dat de RC m.i.v. het derde jaar na zijn/haar afstuderen in beginsel jaarlijks 40 PE-punten behaalt, verdeeld over meerdere voor de RC relevante kennisgebieden en vaardigheden. De registratie van uitgevoerde PE-activiteiten en het daaraan gekoppelde aantal PE-punten dienen te geschieden via het PE-registratiesysteem. Het Bestuur VRC heeft m.b.t. de Gedragscode een handhavende taak. In artikel 9 van de VRC-Statuten is daaromtrent het volgende vastgelegd: - lid 4: Het bestuur ziet er op toe dat de leden-rc van de vereniging zich gedragen conform de door de algemene vergadering vastgestelde Gedragscode voor Registercontrollers; - lid 5: Het bestuur ziet er op toe dat de leden-rc van de vereniging de door de algemene vergadering vastgestelde Regeling Permanente Opleiding of Educatie naleven. Voor de uitvoering hiervan is in hetzelfde artikel bepaald dat: - lid 8: Het bestuur kan zich laten bijstaan door deskundigen en is bevoegd tot het instellen van een of meer (ad hoc) commissies en/of werkgroepen, waarvan de bevoegdheid, taak en werkwijze door het bestuur bij nader reglement wordt vastgesteld. Als uiterste consequentie van handhaven geldt een door het bestuur of door derden in te dienen klacht tegen de RC bij de Raad van Tucht (RvT), ingeval van vermeend strijdig handelen en/of nalatigheid in relatie tot de fundamentele beginselen. De ALV VRC heeft op 17 maart 2010 de Raad van Tucht VRC (RvT) ingesteld en het reglement daarvan vastgesteld. De RvT krijgt haar opdrachten van het VRC-bestuur, maar opereert in haar werkzaamheden onafhankelijk. Om zich in haar handhavingstaken te laten bijstaan heeft het VRC-bestuur besloten een vaste Commissie Handhaving & Ethiek (Cie. H&E) in te stellen met als doel haar te adviseren inzake beleid-, handhavings- en uitvoeringsvraagstukken m.b.t. de Gedragscode door (a) het adviseren inzake ingebrachte klachten v.w.b. behandelprocedure en afwikkeling; (b) het adviseren inzake standaardisering en normering in de praktijk van handhaving en uitvoering; (c) het adviseren m.b.t. hoe de code blijvend onder de aandacht te houden bij RC s en belanghebbenden en (d) het evalueren van de code en regelingen en het zo nodig adviseren van aanpassing. De Cie. H&E ressorteert derhalve onder het bestuur en rapporteert daar aan. In dit reglement zijn de samenstelling, taken en werkwijze van de Cie. H&E nader vastgelegd. In haar vergadering van 13 maart 2012 heeft het bestuur dit reglement vastgesteld. 2
I. Definities Artikel 1. Definities De volgende definities zijn voor dit reglement van toepassing: Aangeklaagde: RC m.b.t. wie een klacht is ingediend. ALV: Algemene Ledenvergadering van de VRC. Aspirant lid-rc: een aspirant lid van de VRC, studerend aan een van de erkende post initiële EMFC opleidingen tot Registercontroller. Bestuur: het bestuur van de Vereniging van Registercontrollers (VRC). Bureau: het bureau van de VRC. Commissie: de Commissie Handhaving en Ethiek van de VRC (Cie. H&E). Ethicus: een deskundige op het gebied van ethische vraagstukken (zedenleer). Geassocieerd lid: een lid dat niet is afgestudeerd aan een door de VRC erkende opleiding tot RC/EMFC maar op grond van opleiding en praktijkervaring minimaal over een gelijkwaardig niveau beschikt als leden-rc. Gedragscode: de VRC Gedragscode, w.o. de PE-Regeling. Klager: degene die een klacht heeft ingediend. Lid/leden: een lid, aspirant lid, geassocieerd of erelid van de VRC. Partijen: betrokkenen in een klachtprocedure. PE-Regeling: de Permanente Educatie Regeling van de VRC. Post initiële EMFC opleidingen: een deeltijd opleiding Executive Master of Finance and Control, die de afgestudeerde de mogelijkheid biedt zich aan te melden voor inschrijving in het RC-register. Raad van Tucht (of RvT): door de VRC ingestelde Raad waaraan door het Bestuur klachten over RC s kunnen worden voorgelegd en die daarover bindende uitspraken doet. RC-register: het door de VRC beheerde register, waarin Registercontrollers zijn opgenomen. Registercontroller: iemand die in het RC-register staat ingeschreven en op grond daarvan bevoegd is het dienstmerk RC te dragen. Reglement: het Reglement Commissie Handhaving & Ethiek. Statuten: de statuten van de VRC. Voorzitter: de voorzitter van de Commissie Handhaving &Ethiek. VRC: de Vereniging van Registercontrollers. VRC-lid: een aspirant lid, gewoon lid, erelid, dan wel geassocieerd lid van de VRC. Werkgever: een organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie bij wie de aangeklaagde werkt als werknemer, externe adviseur of interim manager. Website: website van de VRC. II. Commissie Handhaving & Ethiek. Artikel 2. Instellen commissie De Commissie Handhaving & Ethiek (Cie. H&E) kortweg: de commissie is ingesteld door het bestuur op grond van artikel 9 lid 8 van de statuten. De commissie ressorteert derhalve onder het bestuur en rapporteert daar aan. Artikel 3. Doel De commissie heeft ten doel het Bestuur te adviseren inzake beleids-, handhavings- en uitvoeringsvraagstukken in het kader van de Gedragscode. 3
Artikel 4. Samenstelling en functieverdeling De commissie bestaat uit minimaal 5 leden, onder wie ten minste 2 leden-rc en 1 ethicus. Aspirant leden kunnen geen lid zijn. De commissieleden kiezen zelf de voorzitter en diens plaatsvervanger uit hun midden, onder de restrictie dat het voorzitterschap wordt vervuld door een van de leden-rc. De plaatsvervanger van de voorzitter treedt in functie op een door de commissie te bepalen tijdstip. De voorzitter van de commissie is voor het bestuur eerste aanspreekpunt. De commissie wordt ondersteund door een stafmedewerker van het bureau. Artikel 5. Bereikbaarheid Het bureau fungeert als contactadres voor de commissie: VRC-bureau, t.a.v. de Commissie H&E. Artikel 6. Benoeming en (tussentijds) ontslag Benoeming en ontslag van de leden van de commissie geschiedt door het bestuur. Een eerste benoeming geschiedt voor een periode van 3 jaar. Herbenoeming voor een tweede termijn is mogelijk voor een periode van maximaal 3 jaar. Leden van de commissie treden op zonder last of ruggespraak. De commissie stelt zelf een rooster van aftreden op. De leden van de commissie kunnen door het bestuur om haar moverende redenen tussentijds uit hun functie worden ontheven. Artikel 7. Vergaderingen De commissie vergadert minimaal vier keer per jaar en verder zo vaak als de voorzitter dat op grond van de werkzaamheden noodzakelijk acht. Minstens eenmaal per jaar zal een vergadering met het bestuur plaats hebben. De vergaderingen zijn niet openbaar. Ten behoeve van de vergaderingen worden notulen, een besluitenlijst en een actielijst opgemaakt, alleen voor intern VRC gebruik. Artikel 8. Vergoedingen Op de leden van de commissie is de Verordening kostenvergoedingen (bijlage bij VRC-Bestuursreglement) van toepassing. Artikel 9. Verantwoording en evaluatie De commissie brengt ten behoeve van het bestuur jaarlijks in de eerste helft van februari een beknopt schriftelijk verslag uit over haar werkzaamheden. Daarin wordt een relatie gelegd met het werkplan en de begroting. Ook het eigen functioneren en dat in relatie tot het bestuur wordt geëvalueerd en in het verslag opgenomen. Dit jaarverslag staat geagendeerd tijdens de jaarlijks te houden vergadering in de tweede helft van februari van de commissie met het bestuur. De voorzitter of een door deze aangewezen lid van de commissie kan tussentijds overleg voeren met leden van het bestuur. Artikel 10. Klacht over de commissie Er kan geen klacht worden gedaan over of rechtsmiddel worden gebruikt tegen een advies van de commissie. Artikel 11. Geheimhouding De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen bij de uitoefening van hun taak als commissielid bekend is geworden voor zover dat uit de aard ervan volgt, tenzij wettelijke regelingen anders bepalen. Deze geheimhouding strekt zich ook uit tot alle door de commissie ingeschakelde personen en/of bedrijven. 4
III Taken, uitvoering en ondersteuning Artikel 12. Taken De taken van de commissie zijn: (a) het adviseren inzake alle klachten (zowel ontvangend als te initiëren) v.w.b. behandelprocedure en afwikkeling; (b) het adviseren inzake standaardisering en normstelling in de praktijk van handhaving en uitvoering; (c) het adviseren m.b.t. hoe de gedragscode blijvend onder de aandacht te houden bij RC s en belanghebbenden en (d) het evalueren van de gedragscode en regelingen en het zo nodig adviseren van aanpassingen en nadere regelgeving. Artikel 13. Uitvoering De commissie voert zijn taken als genoemd in artikel 12 als volgt uit: * m.b.t. de taken (a): in het algemeen gevraagd o.b.v. bij het bestuur binnenkomende klachten, dan wel de door het bestuur te initiëren klachten, daarbij rekening houdend met de voor de klachtcategorie waartoe een klacht behoort eventueel geldende standaardprocedure en normstelling (zie hieronder). Dergelijke klachten worden in beginsel voor advies voorgelegd aan de commissie alvorens het bestuur daarover besluit. * m.b.t. de taken (b): zowel gevraagd als ongevraagd om te komen tot standaardisering en normstelling, een en ander zo mogelijk ingedeeld in de verschillende categorieën. * m.b.t. de taken (c) en (d): zowel gevraagd als ongevraagd, waarbij aan de laatste eigen initiatief veel waarde wordt gehecht. Artikel 14. Ondersteuning Wat betreft de voorbereiding en afwikkeling van zijn werkzaamheden wordt de commissie ondersteund door een stafmedewerker van het bureau,. V Werkplan en begroting Artikel 15. Werkplan en begroting De commissie stelt jaarlijks in oktober een werkplan met voorafgaand een terugblik en bijbehorende begroting voor het komende jaar op en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur. Hierin wordt tevens aangegeven in welke mate de commissie een beroep doet op de bureauondersteuning. Kaderstellend hiervoor zijn de in het kader van de jaarlijkse begrotingsopstelling van de VRC als geheel door het bestuur daaraan meegegeven beleidsuitgangspunten, prioriteiten en financiële kaders. Het Werkplan en de begroting worden ter goedkeuring aan het bestuur in de eerste helft van november voorgelegd. VI In werking treden en evaluatie van dit reglement Artikel 16. Evaluatie van dit reglement Dit reglement zal in beginsel 1x per 3 jaar worden geëvalueerd of zoveel frequenter als de omstandigheden daartoe aanleiding geven. De commissie neemt daarin het voortouw en legt haar bevindingen ter overweging en besluitvorming voor aan het bestuur. Artikel 17. In werking treden van dit reglement Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement Commissie Handhaving & Ethiek en treedt conform besluit van het bestuur voor het eerst in werking op 4 april? 2012. In haar bijeenkomst van 13 december 2011 is de ALV van het instellen van de commissie in kennis gesteld, en zij wordt in haar bijeenkomst van 16 april 2012 van dit reglement in kennis gesteld. Amsterdam, 13 maart 2012. 5