STADSREGIO ^^^ ^^"" FINANCIELE VERORDENING 2012 STADSREGIO Net algemeen bestuur van de stadsregio Rotterdam, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, artikel 47 lid 1 en artikel 48 van de Gemeenschappelijke regeling stadsregio Rotterdam en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 9 november 2011, besluit: vast te stellen de volgende Rnanciele Verordening, bevattende uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inheriting van de financiele organisatie van de stadsregio Rotterdam. Artikel 1.1 Titel 1: Definities In deze verordening wordt verstaan onder: 1 administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de stadsregio Rotterdam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. 2 financiele administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiele gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de stadsregio Rotterdam, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiele beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. 3 administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding; 4 financieel beheer: alle activiteiten gericht op het bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiele positie daarmee in overeenstemming is; 5 rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder regionale verordeningen en besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur; 6 doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; 7 doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 1
STADSREGIO.^^ "^ Artikel 2.1 Kaders begroting a b c d e f Titel 2: Begrotingsopstelling, uitvoering en verantwoording Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe bestuursperiode een programma-indeling vast, Het algemeen bestuur stelt per programme vast: 1 de beoogde maatschappelijke effecten; 2 de daartoe te leveren prestaties; 3 de baten en lasten. Bij iedere begroting wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de activiteiten aan de programma's. De onderverdeling van de programma's in de activiteiten staat voor de bestuursperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 31 januari t-1 van het begrotingsjaar een uitgangspuntennota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar. Het algemeen bestuur stelt de uitgangspuntennota vast voordat de concept begroting voor reactie aan de gemeenten wordt aangeboden. Artikel 2.2 Begroting a b c Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, uiterlijk half juni in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar, de begroting ter vaststelling aan. Het algemeen bestuur stelt de begroting uiterlijk 14 juli in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar vast, Bij opstelling van de prog ram ma begroting wordt rekening gehouden met de bepalingen zoals neergelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van deze verordening over de financiele positie. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de budgetten uit de programmabegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uitgangspuntennota en bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiele positie. Artikel 2,3 Paragrafen bij de begroting a Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf financiering bij de begroting verslag van al hetgeen noodzakelijk is om een volledig beeld te verschaffen van de financiele positie van de stadsregio. b Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting verslag van de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Voorts wordt inzicht verschaft in de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. c Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting verslag van tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. d In de begroting wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beeindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele risico's bij bestaande verbonden partijen. e In de begroting doet het dagelijks bestuur in de paragraaf bestuurlijke zaken en communicatie verslag van al hetgeen op het gebied van bestuurlijke zaken en communicatie plaats zal vinden. Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 2 BOUWEN AAN SAMENHANG
),^^ ^ Artikei 2.4 Uitvoering begroting a b c d Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmattg, doelmatig en doettreffend verloopt. Met dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de acttviteiten van de begroting. Het dagetijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de activiteiten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Artikei 2.5 Interne beheersing Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagefijks bestuur maatregelen tot herstel. Artikei 2.6 Tussentijdse bestuursrapportage en informatie a b c Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de stadsregio. De bestuursrapportages worden door het algemeen bestuur behandeld op de volgende tijdstippen: 1 de eerste bestuursrapportage voor 15 juli van het lopende begrotingsjaar; 2 de tweede bestuursrapportage voor 31 december van het lopende begrotingsjaar; De inrichting van de tussentijdse bestuursrapportages sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting. De bestuursrapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de financien als de te leveren prestaties Het dagelijks bestuur biedt de in de bestuursrapportages opgenomen begrotingswijzigingen aan het algemeen bestuur aan ter vaststelling. Artikei 2.7 Jaarstukken a b c d e Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, uiterlijk 6 maanden na afloop van het boekjaar, de Jaarstukken ter vaststelling aan. Het algemeen bestuur stelt de Jaarstukken uiterlijk 14 juli in het jaar volgend op het boekjaar vast. Bij opstelling van de Jaarstukken wordt rekening gehouden met de bepalingen zoals neergelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen over de financiele positie in titel 3 van deze verordening. De inrichting van de Jaarstukken sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting. Vervalt. Het dageiijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programme's. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: 1 wat is bereikt; 2 welke prestaties zijn geleverd; 3 wat het heeft gekost; Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 3
STADSREGIO,^-e ^ Artikel 2.8 Paragrafen bij de Jaarstukken a Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf financiering bij de Jaarstukken verslag van al hetgeen, boven de balans en resultatenrekening en de toelichtingen daarop, noodzakelijk is om een volledig beeld te verschaffen van de financiele positie van de stadsregio. b Met dagelijks bestuur doet in de paragraaf weerstandsvermogen bij de Jaarstukken verslag van de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Voorts wordt inzicht verschaft in de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. c Met dagelijks bestuur doet in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag verslag van de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. d In de Jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beeindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuete risico's bij bestaande verbonden partijen. e In de Jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf bestuurlijke zaken en communicatie verslag van de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande bestuurlijke zaken en communicatie al hetgeen op het gebied van bestuurlijke zaken en communicatie plaats zal vinden. Artikel 3.1 Financieringsfunctie a b c Titel 3: Financiele positie Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor 1 het aantrekken van voldoende financiele middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programme's binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; 2 het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's; 3 het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; 4 het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiele posities. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiele participaties anders dan uit hoofde van uitvoering van de financieringsfunctie worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiele participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiele participaties. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals neergelegd in de Wet Financiering Decentrale Overheden en het Treasurystatuut. Artikel 3.2 Uiteenzetting van de financiele positie Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een uiteenzetting van de financiele positie in de begroting en Jaarstukken. Hierbij wordt in ieder geval verslag gedaan van: Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 4 BOUWEN AAN S A M E N H A N C
STADSRECIO.^^ "^"^ 1 de kasgeldlimiet en renterisico norm; 2 de financieringsfunctie en de daaraan gekoppelde rentekosten en opbrengsten; 3 de rentevisie; 4 de gebruikte financierings- en dekkingssystematiek voor het voorliggende begrotingsjaar en in meerjarig perspectief; 5 de stand en het verloop van reserves en voorzieningen; 6 de gemeentelijke bijdrage; 7 de gebruikte indexeringssystematiek; 8 BTW. Artikel 3.3 Overige richtlijnen ten aanzien van de uiteenzetting van de financiele positie a Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiele positie is opgenomen. b Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiele positie expliciet vermeld. c Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat in de uiteenzetting van de financiele positie, algemeen aanvaarde richtlijnen voor waardering en afschrijving van vaste activa worden gehanteerd. Titel 4: Financiele organisatie en administratie Artikel 4.1 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de stadsregio; 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts; 3. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; 4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doettreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; 5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel 4.2 Financiele administratie Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: 1. de inrichting en de werking van de financiele administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 5
STADSREGIO.^^ 2. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instemingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de stadsregio. Artikel 4.3 Financiele organisatie Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt vast: 1. een eenduidige indeling van de stadsregionale organisatie en een eenduidige toewijzing van de stadsregionale taken aan de directies en (stafjafdelingen; 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de intern en extern verstrekte informatie is gewaarborgd; 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten taste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; 4. de regels voor de opdrachtverlening. Artikel 4.4 Aanbesteding en inkoop Het dagelijks bestuur draagt zorg voor interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese wet- en regelgeving. Artikel 4.5 Subsidieverstrekking Het dagelijks bestuur draagt zorg voor interne regels (protocol) voor de toekenning van subsidies aan gemeenten en andere organisaties. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese wet- en regelgeving Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 6
STADSREGIO Titel 5: Slotbepalingen Artikef 5.1 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012. Artikel 5.2 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam". Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op woensdag 14 december 2011 retaris, de voorzitter, nsen. ing A. Aboutaleb. Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam
STADSRECIO.^^ "^" TOELICHTING OP DE FINANCIELE VERORDENING Algemeen Hieronder volgt een korte toelichting op de financiele verordening. Na een eerste titel met definities van gebruikte termen, volgt in de tweede titel een aantal bepalingen over de begrotingscyclus. Deze cyclus wordt verdeeld in begrotingsopstelling, uitvoering en verantwoording. Met algemeen bestuur stelt de kaders voor de uitvoering van de begroting. Hij doet dat vooral door het vaststellen van de begroting, de beantwoording van de 3-w-vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag dat kosten) en door invulling te geven aan de verplichte paragrafen bij de begroting. Het dagelijks bestuur voert vervolgens de begroting uit en zorgt voor de beheersing van deze uitvoering. Vervolgens rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur aan de hand van de bekende drie w-vragen in het jaarverslag en de jaarrekening. Het algemeen bestuur bepaalt met deze verordening een rolverdeling tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en formuleert een aantal prestatie-eisen, bijvoorbeeld aan de interne controle van de rechtmatige besteding. De derde titel behandelt de financiele positie. Hier komen alle onderwerpen aan bod die (in)direct van invloed zijn op de financiele positie van stadsregio. Dit zijn onder andere regels over de treasuryfunctie, reserves en voorzieningen, de gemeentelijke bijdrage en de daarvoor gehanteerde indexeringsmethode, de gebruikte financierings- en dekkingssystematiek, afschrijvingsrichtlijnen en de BTW-problematiek. De vierde titel betreft de uitgangspunten voor de financiele organisatie en de administratie. Het algemeen bestuur moet er immers van op aankunnen dat de aansturing van de ambtelijke organisatie en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en binnen de ambtelijke organisatie goed zijn vastgelegd. Bovendien moeten er administratieve systemen zijn die de uitvoering van de begroting, het inzicht in de financiele positie en de toepassing van de paragrafen ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de rapportages en verantwoording van de ambtelijke organisatie aan het dagelijks bestuur en de rapportage van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen te ondersteunen. Het algemeen bestuur stelt middels deze verordening hiervoor kaders. Kort samengevat zijn de kenmerken van de financiele verordening: De verordening regelt de relatie tussen algemeen bestuur en dagelijks bestuur; De verordening sluit aan bij de opzet van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 8
STADSREGIO.^^ o ^ ^ De verordening bevat belangrijke elementen van planning en control zowel voor het algemeen bestuur als voor het dagelijks bestuur. Artikelsgewijs Artikel 2.1 Kaders beg rating Dit artikel bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van het algemeen bestuur tot uiting komt. Het algemeen bestuur legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast. De organisatie bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Zo staat het de stadsregio vrij programma's in te delen naar doelgroepen, maatschappelijke relevantte, beleidstaken, hoofdfuncties, etc. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma's, stelt het algemeen bestuur de indeling vast. Meestal zal die vaststelling ten behoeve van een nieuwe bestuursperiode gelden. Indien daartoe aanleiding is, kan het algemeen bestuur de indeling wijzigen. De bepalingen onder sub e en f hebben betrekking op de uitgangspuntennota, waarmee de uitgangspunten die aangehouden zullen worden bij het opstellen van de begroting worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van het algemeen bestuur, is het zinvol dat het algemeen bestuur van tevoren de daarbij te hanteren kaders vast te laten stellen. Artikel 2.2 Begroting In dit artikel wordt de uiterste datum voor aanbieding van de begroting en termijn voor het vaststellen hiervan door het algemeen bestuur vastgelegd. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het dagelijks bestuur uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma's en activiteiten besloten liggen in materiele zin oftewel financieel geaccordeerd. Verder wordt in dit artikel bepaald dat de inhoud van deze verordening, het BBV en hetgeen vastgelegd is in de uitgangspuntennota richtinggevend zijn bij de opstelling van de begroting. Art 2.3 Paragrafen bij de programmabegroting Dit artikel geeft aan welke paragrafen, zoals aangegeven in het BBV, in ieder geval in de begroting dienen te zijn opgenomen. Ten eerste is dat de financiele paragraaf, waarin geregeld wordt dat het algemeen bestuur gemformeerd wordt over feiten die betrekking hebben op de financiele positie. Dit artikel is gekoppeld aan art 3.2 waarin relevante elementen van financiele positie worden uiteengezet. Ten tweede is dat de paragraaf weerstandsvermogen, waarin geregeld wordt dat het algemeen bestuur gemformeerd wordt over ristco's waaraan de organisatie is blootgesteld en de financiele consequenties daarvan. Het BBV verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk: een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; een inventarisatie van de risico's; Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 9
).^^ *^ het beleid aangaande weerstandscapaciteit en risico's. Ten derde is dat de paragraaf bedrijfsvoering. Hierin wordt aangegeven over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering het algemeen bestuur in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geinformeerd wordt. Op grond van het BBV zijn twee onderwerpen verplicht gesteld in de paragraaf verbonden partijen, namelijk de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting en de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen. Ten slotte de paragraaf bestuurlijke zaken en communicatie. Bestuurlijke zaken en communicatte maakt geen onderdeel uit van de programme's. De begroting en verantwoording vindt plaats via de paragraaf Bestuurlijke zaken en communicatie. Artikel 2.4 Uitvoering begroting Hier wordt bepaald dat het dagelijks bestuur de rechtmatighetd, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen en de voor de toetsing daarvan benodigde gegevens te verzamelen. In de laatste twee leden worden prestatie-eisen geformuleerd waaraan het dagelijks bestuur bij begrotingsuitoefening dient te voldoen. In lid d wordt geregeld dat het dagelijks bestuur slechts binnen de kaders van de begroting de bevoegdheid heeft verplichtingen aan te gaan. Daarbuiten dient het algemeen bestuur te worden geraadpleegd. Art 2.5 Interne beheersing Het algemeen bestuur legt in dit artikel de basiscondities vast voor de interne beheersing. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur de zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de, met name in artikel 2.4 lid a, genoemde eisen zal kunnen voldoen. Artikel 2.6 Tussentijdse bestuursrapportage en informatie Hier wordt een belangrijk onderdeel van de planning en control van het algemeen bestuur geformaliseerd. Het algemeen bestuur geeft namelijk aan welke informatie het dagelijks bestuur standaard dient te verstrekken evenals de frequentie van die informatieverstrekking. Op basis van deze informatie kan het algemeen bestuur de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. In het derde lid van het artikel geeft het algemeen bestuur kaders voor de inheriting van de tussenrapportages. In het vierde lid geeft het algemeen bestuur aan waarover hij in elk geval in de tussenrapportages wil worden geinformeerd. De bepaling onder lid e gaat in op informatieplicht van het dagelijks bestuur aan het atgemeen bestuur bij de uitvoering van de begroting en geeft aan dat het dagelijks bestuur gehouden is het algemeen bestuur te informeren over het gebruik van bevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen voor de begrotingsuitvoering zijn te verwachten. Artikel 2.7 Jaarstukken Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 10
STADSREGIO o«" ^^^ Artikel 2.7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur daarop. De basis daarvoor zijn de Jaarstukken, waarvoor in dit artikel kwaliteitseisen, inrichtingseisen en termijnen worden gesteld. Artikel 2.8 Paragrafen bij de Jaarstukken Dit artikel vormt voor wat betreft de Jaarstukken de tegenhanger van artikel 2.3 bij de begroting. Hier wordt aangegeven welke paragrafen, zoals aangegeven in het BBV, in ieder geval in de Jaarstukken dienen te zijn opgenomen. Daarnaast vindt de verantwoording over bestuurlijke zaken en communicatie ook plaats via de paragrafen. Artikel 3.1 Finanderingsfunctie De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 van de Gemeentewet het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c van de Gemeentewet. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het BBV is voorgeschreven. In dit artikel stelt het algemeen bestuur doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het college gelden, onder andere door te verwijzen naar het Treasurystatuut en de Wet Financiering Decentrale Overheden. Artikel 3.2 Uiteenzetting van de finandele positie De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 3.1. Artikel 3.2 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie het algemeen bestuur in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en Jaarstukken wordt geinformeerd. Artikel 3.3 Overige richtlijnen ten aanzien van de uiteenzetting van de finandele positie Het algemeen bestuur geeft in dit artikel enkele belangrijke aanvullingen op de uitgangspunten die het dagelijks bestuur voor de uiteenzetting van de financiele positie en de meerjarenramingen moet volgen, waaronder de bepaling dat algemeen aanvaarde richtlijnen voor de waardering en afschrijving van vaste activa worden gehanteerd. Artikel 4.1 Administrate In artikel 4.1 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administrates van de stadsregio. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Artikel 4.2 Finandele administrate Financi^le verordening 2012 stadsregio Rotterdam 11 BOUWEN AAN S A M E N H A N G
STADSRECIO,^^ ^^ Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiele administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt net Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van lagere overheden. In het BBV zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiele gegevens vastgelegd. Vanuit de financiele administrate moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiele verantwoordingsinformatie aan het algemeen bestuur, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc. Artikel 4.3 Financiele organisatie In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiele organisatie gegeven, waaraan het dagelijks bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het dagelijks bestuur, waaraan hij zich moet houden. In de onderdelen 1 en 2 worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de stadsregio en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen 3 en 4 worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de uitvoering van het budgetrecht. Artikel 4.4 Aanbesteding en inkoop De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreeerd. Artikel 4.4 legt aan het dagelijks bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De nationale en Europese wet- en regelgeving dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels. Artikel 4.5 Subsidieverstrekking Een andere kwetsbare activiteit van de stadsregio is de subsidieverlening aan gemeenten en andere organisaties. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing. Financiele verordening 2012 stadsregio Rotterdam 12