Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol Versienummer 2010.01 Datum: 7 september 2010 Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol
Het treasurystatuut op hoofdlijnen 1 Inleiding 2 Treasurybeleid 5 2.1 Doelstellingen van de treasuryfunctie 5 2.2 Waarborgen financiële continuïteit 5 2.2.1 Solvabiliteit 5 2.2.2 Liquiditeit 6 2.2.3 Rendementscriterium 6 2.3 Relatiebeheer 6 3 Financieringsbeleid 7 3.1 Financiering 7 3.2 Beheersing van renterisico's 7 3.2.1 Spreiding van renterisico's 7 3.2.2 Indekken van renterisico's 8 3.2.3 Toepassing van derivaten 8 4 Beleggingsbeleid 9 4.1 Uitgangspunten 9 4.2 Beheersing van beleggingsrisico's 9 4.3 Collegiale financiering 9 5 Kasbeheer 10 5.1 Betalingsverkeer 10 5.2 Saldo- en liquiditeitenbeheer 10 6 Administratieve organisatie 11 6.1 Uitgangspunten 11 6.2 Taken en verantwoordelijkheden 11 6.3 Bevoegdheden 13 6.4 Procedure aangaan nieuwe leningen 13 6.5 Betaalprocedure 14 7 Informatievoorziening 15 7.1 Beleidsmatige informatie 15 7.1.1 Treasuryparagraaf 15 7.2 Operationele informatie 15 7.3 Verantwoordingsinformatie 15 7.4 Overzicht treasuryinformatie 16 Bijlage 1: Credit Ratings 17 Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 2
Het treasurystatuut op hoofdlijnen De kaders van het treasurybeleid van Woningbouwvereniging Beter Wonen zijn vastgelegd in dit treasurystatuut. Hieronder worden de hoofdlijnen van het statuut weergegeven. De treasuryfunctie van Woningbouwvereniging Beter Wonen heeft de volgende doelstellingen: Het waarborgen van de financiële continuïteit en het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; Het beschermen van vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico's; Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Woningbouwvereniging Beter Wonen voert een zodanig financieel beleid en beheer dat haar voortbestaan in financieel opzicht is gewaarborgd. De balansstructuur (solvabiliteit) en liquiditeit spelen hierbij een belangrijke rol. Woningbouwvereniging Beter Wonen streeft naar een minimale solvabiliteit van 10% op basis van historische kosten. Het is toegestaan om tijdelijk een lagere solvabiliteit te hanteren (minimaal 5%). Hierbij dienen door Woningbouwvereniging Beter Wonen diverse scenarioberekeningen en een 10 jaarsprognose opgesteld te worden. Binnen 10 jaar dient de solvabiliteit terug te zijn op minimaal 10%. De tijdelijke verlaging van de solvabiliteit dient goedgekeurd te worden door het bestuur. Om zicht te houden op de ontwikkeling van de liquiditeitspositie dient minimaal één keer per jaar een liquiditeitsplanning opgesteld te worden. Daarnaast dient (onder andere) bij investeringsvraagstukken een liquiditeitsplanning opgesteld (geactualiseerd) te worden. Het financierings- en beleggingsbeleid wordt afgestemd op de liquiditeitsplanning en de rentevisie. Beheersing van risico's speelt hierbij een belangrijke rol: Uitgangspunten renterisicobeheer: Maximaal 15% van de vaste schuld mag over een voortschrijdende periode van 12 maanden een rentewijziging ondergaan door herfinanciering of renteherziening. Overschrijdingen van deze norm zijn tijdelijk toegestaan uit oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid; De omvang van de financiering met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 1 wordt beperkt tot maximaal 7,5% van de materiële vaste activa. Het indekken van toekomstige renterisico's is onder voorwaarden toegestaan; Het hanteren van derivaten is toegestaan uitsluitend ter beperking van financiële risico's; Koersrisico's worden beperkt door uitsluitend te beleggen in vastrentende waarden of producten met hoofdsomgarantie; Kredietrisico's worden beperkt door uitsluitend te beleggen bij overheden of instellingen met een A-rating of hoger van Standard & Poors of Moody's; Valuta risico's worden uitgesloten; Woningbouwvereniging Beter Wonen streeft naar een efficiënt en effectief betalingsverkeer. Door zo veel mogelijk functiescheiding aan te brengen tussen de uitvoerende, beschikkende en controlerende functies wordt gewaarborgd dat de treasuryfunctie op een rechtmatige en doelmatige wijze wordt uitgevoerd. De informatievoorziening geeft inzicht in de uitvoering van de treasuryactiviteiten, zodat deze controleerbaar en beheersbaar blijven. 1 Hiermee wordt bedoeld de aflossing korter dan een jaar en het krediet in rekening-courant bij de bankier. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 3
1. Inleiding De primaire doelstelling van Woningbouwvereniging Beter Wonen is het bieden van betaalbare huisvesting voor de (primaire) doelgroep. De daarop aansluitende hoofddoelstelling van het treasurymanagement is het waarborgen van de financiële continuïteit tegen minimalisering van rentelasten en kosten en het optimaliseren van het rendement van beleggingen van (tijdelijk) overtollige middelen. Dit alles tegen aanvaardbare risico s vastgelegd in dit statuut. In het treasurystatuut worden onder andere beschreven welke kaders (jaarlijks) vastgelegd dienen te worden en welke uitgangspunten en procedures in acht genomen moeten worden bij het aantrekken, beleggen en beheren van financiële middelen. Bij het besturen van de woningcorporatie is het van belang grip te hebben op de huidige en de verwachte financiële positie. De financiële positie bepaalt immers de kaders waarbinnen de corporatie haar (maatschappelijke) doelstellingen kan realiseren. Woningbouwvereniging Beter Wonen onderkent het belang van een verantwoord en adequaat beheer van haar financiële middelen. Gegeven de relatieve omvang van de financiële lasten in de meerjarenbegroting, dient het treasurybeleid op een transparante en beleidsmatige wijze te worden ingevuld. Treasury wordt hierbij gedefinieerd als: het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. Treasury is geen geïsoleerde activiteit. Het is dienend aan de bedrijfsstrategie en behoort tot één van de kritische succesfactoren. In dit treasurystatuut zijn de kaders van het treasurybeleid van Woningbouwvereniging Beter Wonen vastgelegd. Dat gebeurt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van de treasuryfunctie. Vervolgens geeft het treasurystatuut aan binnen welke richtlijnen en limieten deze doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Hiermee wordt het "risicoprofiel" van Woningbouwvereniging Beter Wonen bepaald, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. In het statuut is tevens de administratieve organisatie vastgelegd, waarmee wordt gewaarborgd dat de treasuryactiviteiten op een rechtmatige en doelmatige wijze worden uitgevoerd. Hierbij is, waar mogelijk, functiescheiding tussen de uitvoerende, beschikkende en controlerende functies aangebracht. De informatievoorziening geeft inzicht in de uitvoering van de treasuryactiviteiten, zodat deze controleerbaar en beheersbaar blijven. Het treasurystatuut sluit aan bij de bestaande wet- en regelgeving in de sector. Het vertrekpunt wordt hierbij gevormd door het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). Daarnaast is rekening gehouden met regelgeving van externe instanties, zoals het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting (CFV). In samenhang met het treasurystatuut wordt bij de begroting en de jaarrekening een treasuryparagraaf opgesteld, waarin jaarlijks de concrete invulling van het treasurybeleid wordt weergegeven en geëvalueerd. Ook zal gekeken worden met welke financiële instellingen Woningbouwvereniging Beter Wonen zaken zal doen. Met deze documenten beschikt Woningbouwvereniging Beter Wonen over een solide basis voor een verantwoord financieel beleid. Tenminste één keer in de vier jaar wordt het treasurybeleid/-statuut geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 4
2. Treasurybeleid 2.1 Doelstellingen van de treasuryfunctie Een verantwoorde uitvoering van de treasuryfunctie is één van de randvoorwaarden om de volkshuisvestelijke kerntaken te kunnen (blijven) uitvoeren. Dit uitgangspunt komt naar voren in de doelstellingen van de treasuryfunctie: 1. Het waarborgen van de financiële continuïteit en het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; 2. Het beschermen van vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico's; 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Het BBSH (artikel 21) stelt dat toegelaten instellingen een zodanig financieel beleid en beheer dienen te voeren dat hun voortbestaan in financieel opzicht is gewaarborgd. De treasury dient hiertoe te bewaken dat de organisatie duurzaam in staat is de benodigde middelen aan te trekken of overtollige middelen uit te zetten. De condities die daarbij worden bedongen dienen marktconform te zijn. Woningbouwvereniging Beter Wonen kan te maken krijgen met de volgende financiële risico's: renterisico's, koersrisico's, kredietrisico's, liquiditeitsrisico's en valutarisico's. Het is de taak van de treasury dergelijke risico's tegen acceptabele condities te beperken. De derde doelstelling is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. De treasury richt zich tot slot op optimalisatie van renteresultaten maar uitsluitend binnen het acceptabele risicoprofiel zoals vastgelegd in dit statuut. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico's; de treasuryfunctie is immers géén winstgerichte afdeling ("profit center"). 2.2 Waarborgen financiële continuïteit Woningbouwvereniging Beter Wonen voert een zodanig financieel beleid en beheer dat haar voortbestaan in financieel opzicht is gewaarborgd. Vanuit een solide vermogenspositie dient de corporatie te allen tijde aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. De ontwikkeling van de vermogenspositie vloeit voort uit het (strategische) beleid van de organisatie en komt tot uitdrukking in de (meerjaren)begroting en de jaarrekening. Het is de taak van de treasury de financiële continuïteit te bewaken, zodat toegang tot de financiële markten gewaarborgd blijft. De wijze waarop de corporatie is gefinancierd (solvabiliteit en liquiditeit) en de rendementseisen spelen hierbij een belangrijke rol. 2.2.1 Solvabiliteit De solvabiliteit is de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen. Het eigen vermogen vormt het weerstandsvermogen, wat kan worden aangewend om (onverwachte) financiële tegenvallers op te vangen. Woningbouwvereniging Beter Wonen streeft naar een minimale solvabiliteit van 10%. Hierbij wordt uitgegaan van waardering van materiële activa op basis van historische kostprijs. Het is toegestaan om tijdelijk een lagere solvabiliteit te hanteren (minimaal 5%). Hierbij dienen door Woningbouwvereniging Beter Wonen diverse scenarioberekeningen en een 10 jaarsprognose opgesteld te worden. Binnen 10 jaar dient de solvabiliteit terug te zijn op minimaal 10%. De tijdelijke verlaging van de solvabiliteit dient goedgekeurd te worden door het bestuur. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 5
2.2.2 Liquiditeit De treasury dient te zorgen voor voldoende liquiditeit, om de verplichtingen op zowel de korte als de lange termijn te kunnen voldoen. Om deze doelstelling te kunnen realiseren is het van belang zicht te hebben op de verwachte ontwikkeling van de liquiditeitspositie. Woningbouwvereniging Beter Wonen brengt deze ontwikkeling in beeld door: o een liquiditeitsplanning op maandbasis of kwartaalbasis met een doorlopende horizon van minimaal één jaar op te stellen. Deze liquiditeitsplanning wordt minimaal 1 keer per jaar geactualiseerd. Uit deze liquiditeitsplanning blijken de actuele ontvangsten en verplichtingen; o een liquiditeitsplanning met een horizon van minimaal drie tot vijf jaar op te stellen. Hierin komt de ontwikkeling van de financieringsbehoefte (c.q. ruimte) op de langere termijn naar voren. Deze liquiditeitsplanning wordt één keer per jaar geactualiseerd. Woningbouwvereniging Beter Wonen streeft naar minimalisatie van het saldo aan liquiditeiten, aangezien dit tot renteverlies leidt. Om voldoende liquiditeit te waarborgen is het vooral van belang dat de corporatie beschikt over voldoende solvabiliteit om in aanmerking te komen voor gemeentegarantie of borging bij het Waarborgfonds Sociale Woningbouw. Indien noodzakelijk zal een kortgeld faciliteit worden overeengekomen met een financiële instelling. Hiermee kunnen schommelingen in de liquiditeitspositie worden opgevangen. 2.2.3 Rendementscriterium De financiële beoordeling van projecten vindt plaats op basis van een interne rentevoet. In overleg met het bestuur worden ook scenarioberekeningen gemaakt met een lagere- en met een hogere rentevoet (bijvoorbeeld 1% hoger en 1% lager dan de interne rentevoet). Afhankelijk van de werkelijke rentevoet in de markt wordt besloten welke scenarioberekeningen er worden gemaakt. De rentevoet kan wijzigen als gevolg van ontwikkelingen op de financiële markten. Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd in de treasury paragraaf bij de begroting. Uit strategische dan wel maatschappelijke overwegingen kan Woningbouwvereniging Beter Wonen investeringen doen waarbij de gestelde rendementseis niet wordt behaald. In dat geval heeft het maatschappelijke rendement prioriteit boven het financiële rendement. In een dergelijk geval wordt een "onrendabele top" geboekt, waardoor het betreffende project op basis van gestelde rendementseis kan worden verwerkt in de meerjarenbegroting. De onrendabele top in de jaarrekening wordt verwerkt op basis van de WSW-parameters. Deze kan afwijken van de gehanteerde interne rentevoet. 2.3 Relatiebeheer Relatiebeheer omvat het onderhouden van relaties met financiële instellingen. Het doel is het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Bij het onderhouden van relaties met financiële instellingen wenst Woningbouwvereniging Beter Wonen zich te profileren als een betrouwbare, solide partner die de financiële verplichtingen tijdig en op de juiste wijze nakomt. Het imago van de treasuryorganisatie versterkt de maatschappelijke positie van de organisatie. Omgekeerd wordt van financiële instellingen2 verwacht dat deze onder toezicht staan van de Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Tussenpersonen dienen een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten te hebben. Woningbouwvereniging Beter Wonen beoordeelt intern haar bankrelaties en hun bancaire condities minimaal eens in de vier jaar. Deze beoordeling wordt schriftelijk vastgelegd en wordt besproken met het bestuur. Op basis van de interne beoordeling beslist het bestuur of en zo ja waar offertes opgevraagd dienen te worden. Door meerdere offertes op te vragen bij transacties krijgt de organisatie een objectief beeld van de op dat moment gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt en wordt marktconformiteit gewaarborgd. 2 Onder financiële instellingen worden kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars, pensioenfondsen gerekend. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 6
3. Financieringsbeleid 3.1 Financiering Financieren is het aantrekken van financiële middelen om de kerntaken van Woningbouwvereniging Beter Wonen te kunnen bekostigen. Deze middelen kunnen zowel bestaan uit eigen vermogen als vreemd vermogen. De treasuryfunctie streeft naar optimalisatie van de renteresultaten tegen aanvaardbare risico's. Deze doelstelling wordt geconcretiseerd middels de volgende uitgangspunten: 1. Financiering met vreemd vermogen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair het beschikbare eigen vermogen te gebruiken. Planning hiervan vindt plaats op basis van looptijden van de leningen (vervalkalender), tevens wordt hierbij rekening gehouden met de renterisico s die aanwezig zijn en/of op zullen treden; 2. Het aantrekken van vreemd vermogen met het doel de middelen tegen een hoger rendement te beleggen (bankieren) is niet toegestaan; 3. De modaliteiten 3 van nieuwe leningen worden afgestemd op: de verwachte financieringsbehoefte, waarbij overfinanciering moet worden vermeden; het bestaande en gewenste risicoprofiel van de portefeuille; de liquiditeitsplanning; een rentevisie, welke wordt opgesteld op basis van de rentevisie van tenminste twee (bij voorkeur drie) financiële instellingen. Voorfinanciering indien gedeeltelijk wordt doorverkocht; 4. Woningbouwvereniging Beter Wonen vraagt bij voorkeur bij drie maar minimaal bij twee instellingen een offerte op voordat een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes dienen tezamen met de financiële administratie van Woningbouwvereniging Beter Wonen bewaard te worden; 5. Looptijden van de aan te trekken leningen worden bepaald rekening houdend met onder andere de resterende exploitatieduur van het bezit. Omdat het voorspellen van de rente met grote onzekerheden gepaard gaat is de rentevisie (zeker) niet allesbepalend voor de financieringsbeslissing. Over langere perioden is het moeilijk om structureel beter te financieren dan de markt. Het beheersbaar houden van renterisico's is daarom een minstens zo belangrijk uitgangspunt bij het financieringsbeleid. 3.2 Beheersing van renterisico's Renterisico is het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten als gevolg van rentewijzigingen. Renterisicobeheer is gericht op het beperken van de invloed van (externe-) rentewijzigingen op de financiële resultaten. 3.2.1 Spreiding van renterisico's Om de renterisico's beheersbaar te houden worden deze gespreid in de tijd. Hierbij wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw van de leningenportefeuille. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: 1. Maximaal 15% van de vaste schuld mag over een voortschrijdende periode van 12 maanden een rentewijziging ondergaan door herfinanciering of renteherziening. Overschrijdingen zijn tijdelijk toegestaan uit oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid; 2. De omvang van de financiering met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 4 wordt beperkt tot maximaal 7,5% van de materiële vaste activa. De genoemde normen passen binnen de richtlijnen van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). 3 looptijd, aflossingsmethodiek, stortingsdata, rentepercentage etc. 4 Hiermee wordt bedoeld de aflossing korter dan een jaar en het krediet in rekening-courant bij de bankier. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 7
3.2.2 Indekken van renterisico's Periodiek brengt Woningbouwvereniging Beter Wonen de verwachte renterisico's in een meerjarenperspectief in beeld. Deze renterisico's kunnen voortvloeien uit de bestaande leningen- en beleggingenportefeuilles en de liquiditeitsplanning. De renterisico's worden beoordeeld in relatie tot de geldende spreidingsnormen en de actuele rentestructuur en de rentevisie. Op basis hiervan wordt besloten welke acties worden ondernomen om renterisico's in te dekken of het renteresultaat verder te optimaliseren. Voor het indekken van renterisico's gelden de volgende richtlijnen: 1. Het indekken van renterisico's die zich langer dan drie jaar vooruit voordoen is niet toegestaan; 2. Het indekken van de renterisico's over meer dan 50% van de leningenportefeuille is niet toegestaan; 3. Het indekken van renterisico's hoger dan de interne rekenrente is niet toegestaan; 4. Er worden geen leningen aangetrokken ter dekking van een financieringsbehoefte die meer dan drie jaar in de toekomst ligt (WSW); 5. Constructies waarbij de maximale rentelast niet bekend is (open-eind) zijn niet toegestaan. Voor het indekken van renterisico's zijn verschillende soorten instrumenten voorhanden. Meestal worden hiervoor conventionele instrumenten ingezet, zoals een uitgestelde storting 5. 3.2.3 Toepassing van derivaten Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties, zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Woningbouwvereniging Beter Wonen streeft er naar om het gebruik van derivaten te minimaliseren. Indien blijkt dat derivaten toch noodzakelijk/zinvol zijn dan hanteert Woningbouwvereniging Beter Wonen de volgende richtlijnen voor het gebruik hiervan: 1. Het gebruik van derivaten is uitsluitend toegestaan ter vermindering van renterisico's; 2. Rente-instrumenten worden enkel afgesloten bij financiële instellingen met een dubbele A-rating of hoger van Standard & Poors of Moody's; 3. Derivaten worden uitsluitend toegepast indien deze een aantoonbare meerwaarde hebben boven conventionele instrumenten en methodieken; 4. Het doel van de toepassing van het derivaat dient schriftelijk vastgelegd te worden. Hierbij dient tevens vermeld te worden hoe dit doel wordt gerealiseerd en welke risico s hierbij worden gelopen; 5. Een derivatentransactie dient altijd door het bestuur goedgekeurd te worden, daarnaast dient bij de Raad van Commissarissen advies ingewonnen te worden. 5 Bij een uitgestelde storting wordt een renteafspraak gemaakt voor een lening die op een toekomstig moment ingaat (de hoofdsom wordt op de uitgestelde datum gestort, het rentepercentage van de lening staat nu reeds vast). Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 8
4. Beleggingsbeleid 4.1 Uitgangspunten Conform het BBSH (artikel 21 lid 2) zal Woningbouwvereniging Beter Wonen haar middelen uitsluitend inzetten ten behoeve van de volkshuisvesting. Wanneer zij echter de beschikking heeft over middelen die niet direct kunnen worden aangewend, kunnen deze tijdelijk worden belegd. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: 1. Overtollige liquide middelen worden in eerste instantie aangewend voor aflossing van bestaande leningen (rekening houdend met vervroegde aflossingsmogelijkheid, vervalkalender en renterisico); 2. De looptijd van de beleggingen wordt afgestemd op de meest actuele liquiditeitsplanning; 3. Bij het extern uitzetten van overtollige liquide middelen worden de rentetarieven door de externe adviseur schriftelijk opgevraagd bij de banken. Na goedkeuring van het bestuur wordt de transactie afgesloten. Voor liquide middelen die langer dan één jaar worden vastgezet dient bij voorkeur bij drie maar minimaal bij twee instellingen een offerte opgevraagd te worden. 4.2 Beheersing van beleggingsrisico's Woningbouwvereniging Beter Wonen streeft naar optimalisering van het rendement binnen aanvaardbare risicogrenzen. Het risicomijdende karakter van beleggingen wordt gewaarborgd door het hanteren van de volgende richtlijnen: 1. Ter beperking van kredietrisico's vinden beleggingen uitsluitend plaats bij: a) Nederlandse overheden (staat, provincies, gemeenten); b) Toegelaten instellingen, toegelaten krachtens artikel 70 van de Woningwet, die onder toezicht staan van het WSW; c) Kredietwaardige organisaties met tenminste een dubbele A-rating van één van de gerenommeerde ratingbureaus Standard & Poors of Moody's 6 ; 2. Ter beperking van koersrisico's wordt uitsluitend belegd in: a) Vastrentende waarden: daggeld; (spaar)rekeningen; termijndeposito's; onderhandsegeldleningen; (niet-converteerbare) obligaties; medium term notes. b) Beleggingsfondsen welke uitsluitend beleggen in vastrentende waarden (zie 2a) van organisaties die aan de vereisten onder 1 voldoen. c) Garantieproducten, waarbij terugbetaling van de volledige hoofdsom op de einddatum wordt gegarandeerd door de tegenpartij; 3. Beleggingen worden uitsluitend gedaan in euro. 4.3 Collegiale financiering Woningbouwvereniging Beter Wonen investeert vooralsnog primair in de kwaliteit en kwantiteit van haar eigen woningvoorraad. Slechts wanneer de eigen investeringsmogelijkheden beperkt zijn en de financiële positie dit toelaat, kan collegiale financiering in overweging worden genomen. Een (toekomstig) besluit tot collegiale financiering wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. 6 In bijlage l wordt de systematiek van de creditratings weergegeven. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 9
5. Kasbeheer 5.1 Betalingsverkeer Het betalingsverkeer omvat al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten over te maken tussen Woningbouwvereniging Beter Wonen en derden. Geldstromenbeheer omvat vooral het zorgdragen voor een efficiënt en effectief betalingsverkeer. Om de kosten 7 van het betalingsverkeer te beperken wordt het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en op de liquiditeitsplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Daarnaast wordt het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd bij maximaal twee banken. Hiermee worden de kosten van overboekingen tussen verschillende banken zo veel mogelijk vermeden. 5.2 Saldo- en liquiditeitenbeheer Het saldo- en liquiditeitenbeheer betreft het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen. Om de noodzaak tot het doen van interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen bij één bank opgenomen in een rentecompensatiecircuit. Dit is een systeem waarbij de (valutaire) debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend. Daarnaast streeft Woningbouwvereniging Beter Wonen naar minimalisatie van de (geconsolideerde) saldi op rekening-courant, om renteverlies te voorkomen. 7 7 Deze bestaan uit externe kosten (valutadagen, provisies, betalingsverkeer en datacommunicatiekosten) en de interne handelingskosten (bijv. aanmaken betalingen of traceren te betalen facturen) Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 10
6. Administratieve organisatie 6.1 Uitgangspunten De administratieve organisatie is het stelsel van procedures, richtlijnen en limieten dat waarborgt dat de treasuryactiviteiten op een rechtmatige en doelmatige wijze worden uitgevoerd. Door een betrouwbare informatievoorziening dient men de activiteiten te kunnen beheersen en indien noodzakelijk bij te sturen. Het geheel dient gericht te zijn op de beheersing van de verschillende soorten interne risico's van de treasury. Het belangrijkste uitgangspunt van de administratieve organisatie is functiescheiding tussen uitvoering, autorisatie, administratie en controle. Deze functiescheiding kent de volgende karakteristieken: 1. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen (bestuursleden) geautoriseerd (vier-ogen principe); 2. de uitvoering en de controle gebeuren door afzonderlijke functionarissen (bestuurslid en medewerker); 3. Een transactie wordt onmiddellijk schriftelijk vastgelegd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten; 4. Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie (offertes en bevestiging keuze) zodanig vastgelegd gecontroleerd dat hierop externe controle door de accountant kan plaatsvinden. In de volgende paragrafen van dit statuut zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden verder uitgewerkt. 6.2 Taken en verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de organisatie staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Raad van Commissarissen Verantwoordelijkheden goedkeuren (wijzigingen in het) treasurystatuut; goedkeuren van de begroting; goedkeuren van de treasuryparagraaf bij begroting en jaarrekening; goedkeuren van de beleidsplannen en de financiële meerjarenbegroting; Vaststellen van de kaders waarbinnen het bestuur bevoegd is om leningen en/of financiële instrumenten aan te trekken; goedkeuren van geldleningen en/of financiële instrumenten welke buiten de goedgekeurde begroting vallen; toezicht houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vereniging; Beoordelen van gepresenteerde rapportages. Bestuur Vaststellen van het treasurystatuut; Vaststellen van de begroting; Vaststellen van de liquiditeitsplanning; Opstellen van de treasuryparagraaf bij begroting en jaarrekening; Het autoriseren van de door de externe adviseur voorgestelde financieringen; Het autoriseren van facturen; Het autoriseren van betaalopdrachten (penningmeester); Verantwoording afleggen aan de Raad van Commissarissen (jaarlijks dmv de jaarrekening en op verzoek van de RvC); Kascontrole. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 11
Functie Medewerker administratie (eventueel in samenwerking met de externe adviseur) Verantwoordelijkheden Het uitvoeren van de treasuryactiviteiten op het gebied van financiering, belegging en relatiebeheer; Opstellen van de begroting Het opstellen van de liquiditeitsplanning; Opstellen van jaarrekening en eventuele tussentijdse rapportages Het opstellen van de rentevisie; Het voorbereiden en beheren van het contante en girale betalingsverkeer; Het beheren van de debiteuren en crediteuren; Inboeken van inkoopfacturen en bankafschriften; Het juist en volledig administreren van financiële posities en transacties in de financiële administratie; Het controleren of transactiebevestigingen overeenkomen met de transactie informatie zoals verstrekt door het bestuur. De externe accountant Het in het kader van haar reguliere controle taak adviseren en controleren omtrent feitelijke naleving van het treasurystatuut. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 12
6.3 Bevoegdheden In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie. Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1. 1. Vastleggen kaders waarbinnen de 2. financieringen aangetrokken moeten 3. worden. 4. 2. Het aantrekken van financiering met een looptijd korter dan één jaar (dag- of kasgeldleningen) 5. 3. Het uitzetten van deposito's met een looptijd korter dan één jaar Uitvoering (eerste handtekening) RvC Bestuur (penningmeester) Bestuur (penningmeester) Autorisatie (tweede handtekening) n.v.t. Bestuur (voorzitter) Bestuur (voorzitter) 4. Betalingsopdrachten verzenden Bestuur (penningmeester) Bestuur (voorzitter) Bankrelatiebeheer 5. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Bestuur (penningmeester) Bestuur (voorzitter) 6. Bankcondities en tarieven afspreken Bestuur RvC Financiering en belegging 7. het afsluiten van derivatentransacties Bestuur RvC 8. Het afsluiten van kredietfaciliteiten Bestuur RvC 9. Het aantrekken van middelen met een looptijd van één jaar of langer (past binnen de door de RvC vastgestelde kaders) 10. Het aantrekken van middelen met een looptijd van één jaar of langer (past niet binnen de door de RvC vastgestelde kaders) 11. Het beleggen van middelen met een looptijd van één jaar of langer 12. Het beleggen van middelen in producten anders dan deposito's Bestuur (penningmeester) Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur (voorzitter) RvC RvC RvC Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol
6.4 Procedure aangaan nieuwe leningen Voor het vastleggen van de rente van nieuwe leningen en herfinancieringen geldt de volgende procedure. Het bestuur stelt jaarlijks, aan de hand van de meerjarenbegroting, liquiditeitsplanning, vervalkalender en de aanwezige renterisico s, de financieringsbehoefte vast. Bij het vaststellen hiervan wordt naast de omvang van de aan te trekken financiering ook vastgelegd aan welke voorwaarden de financiering dient te voldoen. Onder andere het maximale rentepercentage, de aard van de lening (variabel/vast), de looptijd van de lening(en) en het aantal aan te vragen offertes worden vastgesteld door het bestuur. Binnen deze voorwaarden is het bestuur bevoegd om leningen af te sluiten. Indien leningen aangetrokken dienen te worden die buiten de door de Raad van Commissarissen gestelde kaders vallen dan dient de lening geautoriseerd te worden door de Raad van Commissarissen. Enkele dagen voor de beoogde transactiedatum wordt het bestuur door de administratieve medewerker/ externe adviseur op de hoogte gebracht van de rentetarieven in de markt. Aangegeven wordt wat de stortingsdatum is, de gewenste looptijd en bij welke banken offerte zal worden opgevraagd. Daarbij wordt toestemming gevraagd om met een maximale marge van 10 basispunten boven deze marktrente het tarief vast te leggen zonder voorafgaande toestemming. De administratieve medewerker/externe adviseur belt bij voorkeur drie maar minimaal twee banken voor een concurrerend tarief. Bij de betreffende banken wordt een bevestiging per mail gevraagd van de geoffreerde tarieven/bedragen. Deze bevestigingen worden bewaard in het leningendossier. Indien de bank de tarieven niet schriftelijk kan of wil bevestigen dan dient de administratieve medewerker/externe adviseur in het bijzijn van een bestuurslid de banken te bellen. De geoffreerde tarieven dienen vervolgens schriftelijk te worden vastgelegd. Deze vastlegging dient door beide functionarissen ondertekend te worden. Het bestuur wordt binnen twee werkdagen schriftelijk van de uitkomst op de hoogte gesteld. De leningsovereenkomst wordt door de administratieve medewerker/externe adviseur geparafeerd en door het bestuur formeel ondertekend. Bovenstaande stappen worden door de administratieve medewerker/ externe adviseur vastgelegd in het beslisdocument aantrekken financiering. 6.5 Betaalprocedure Binnenkomende facturen worden door de administratief medewerker doorlopend genummerd en ingeboekt als nog te autoriseren inkoopfacturen. De facturen worden vervolgens ter autorisatie aan de verantwoordelijke bestuursleden toegezonden. Facturen > 500 die geautoriseerd worden door de penningmeester dienen tevens door de voorzitter geautoriseerd te worden. De administratief medewerker bewaakt dat alle facturen tijdig retour komen. Aan de hand van de geautoriseerde facturen (in combinatie met de betaaltermijn) stelt de administratief medewerker een voorstel betaallijst op. Deze betaallijst wordt ter autorisatie aangeboden aan de penningmeester die bevoegd is om de betaling te autoriseren en te verzenden. De penningmeester controleert hierbij of de bedragen en de rekeningnummers overeenkomen met hetgeen op de inkoopfactuur staat vermeld. De administratief medewerker boekt de bankafschriften in de financiële administratie en controleert hierbij of de betaalde bedragen overeenkomen met de openstaande crediteuren. Bij afwijkingen wordt navraag gedaan bij de penningmeester. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 14
7. Informatievoorziening In artikel 25 van het BBSH is vastgelegd dat de toegelaten instelling zorg dient te dragen voor een administratie die een juist en volledig inzicht geeft in haar werkzaamheden en haar financiële situatie. Om de treasury activiteiten controleerbaar en beheersbaar te maken is een goed functionerende interne en externe informatievoorziening noodzakelijk. Drie typen informatie kunnen hierbij worden onderscheiden: - Beleidsgerichte informatie (doelstellingen, richtlijnen, etc.); - Operationele informatie (posities, liquiditeitsplanning, investeringsplannen, afgesloten treasury transacties); - Verantwoordingsinformatie (performance rapportages, interne controles, etc.). Naast interne informatie heeft treasury ook externe informatie nodig zoals informatie met betrekking tot de geld- en kapitaalmarkt en over met de bank afgesloten transacties. 7.1 Beleidsmatige informatie Het treasurystatuut geeft de kaders weer, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd. Woningbouwvereniging Beter Wonen stelt daarnaast jaarlijks een treasuryparagraaf op bij de begroting en jaarrekening. Hierin wordt ingegaan op de wijze waarop concreet invulling wordt gegeven aan het treasurybeleid. 7.1.1 Treasuryparagraaf Jaarlijks neemt Woningbouwvereniging Beter Wonen een treasuryparagraaf op bij de meerjarebegroting en in het jaarverslag. In de begroting worden de hoofdlijnen van het treasurybeleid voor het komende jaar weergegeven. In het jaarverslag worden de treasuryactiviteiten van het verslagjaar geëvalueerd. In de treasuryparagraaf dienen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde te komen: - De ontwikkeling van de financiële positie in een meerjarenperspectief. Belangrijke elementen hierbij zijn: o de ontwikkeling van de solvabiliteit; o de liquiditeitsplanning en de daaruit voortvloeiende financieringsbehoefte; o de samenstelling en omvang van leningen- en beleggingenportefeuilles; o de renterisico's in een meerjarenperspectief; o de verwachte ontwikkelingen op de financiële markten (rentevisie); o o de hoofdlijnen van het voorgenomen financierings- en beleggingsbeleid; het beleid met betrekking tot beheersing van renterisico's, inclusief de toepassing van derivaten. De treasuryparagraaf wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen van Woningbouwvereniging Beter Wonen. 7.2 Operationele informatie Het opstellen en hanteren van operationele informatie is de verantwoordelijkheid van de functionarissen die bij de uitvoering betrokken zijn. De belangrijkste operationele informatie wordt tenminste eens per jaar en voor het nemen van belangrijke financieringsbeslissingen geactualiseerd. Dit betreft in ieder geval de volgende aspecten: liquiditeitsplanning; rentevisie; analyse renterisico's; overzicht leningenportefeuille inclusief bijbehorende vervalkalender. De betreffende aspecten worden minimaal één keer per jaar in beeld gebracht, in de treasuryparagraaf in de begroting. In de treasuryparagraaf in het jaarverslag wordt een analyse gemaakt van planning versus realisatie. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 15
7.3 Verantwoordingsinformatie De evaluatie van het treasurybeleid vindt plaats in de treasuryparagraaf bij de jaarrekening. In de evaluatie wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit de treasuryparagraaf bij de begroting zijn uitgevoerd en wat de oorzaken zijn van eventuele afwijkingen. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken dienen de indeling en de onderwerpen van de evaluatie aan te sluiten bij de treasuryparagraaf in de begroting van het betreffende jaar. De evaluatie wordt vastgesteld door het bestuur en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. 7.4 Overzicht treasuryinformatie Onderstaande tabel geeft weer welke informatie met welke frequentie door het bestuur verstrekt dient te worden. Daarnaast is opgenomen aan welke functionaris of orgaan de informatie wordt voorgelegd. Informatie Frequentie Informatieontvangen 1. Jaarrapportage Jaarlijks RvC 2. Treasuryparagraaf bij begroting en Jaarlijks RvC jaarrekening 3. Overzicht portefeuille leningen en Jaarlijks RvC beleggingen 4. Overzicht renterisico's Jaarlijks RvC 5. Rentevisie Jaarlijks RvC 6. Liquiditeitsplanning; Kwartaal RvC 7. Evaluatie treasurybeleid Jaarlijks RvC Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol 16
Bijlage 1: Credit ratings Een (credit-) rating is een beoordeling van de kredietwaardigheid van een instelling, die voor zowel de korte als voor de lange termijn wordt toegekend door gerenommeerde rating "agencies" zoals Standard & Poor's, Moody's en Fitch IBCA. Een hogere rating houdt een betere kredietwaardigheid in. De gebruikte rating-systemen zijn dermate consistent, dat ratings zowel tegelijkertijd als in de tijd met elkaar vergelijkbaar zijn. Credit Ratings zijn er in verschillende vormen, zoals long term ratings, waarbij het risico van wanbetaling op langere termijn wordt voorspeld, en short term ratings, welke de kredietwaardigheid voor de termijn van een jaar weergeven. Overzicht lange termiin ratinqs Moody S&P's kwalificatie kredietwaardigheid Aaa AAA Extreem kredietwaardig Aa AA Zeer kredietwaardig. Veiligheidsmarges zijn echter niet zo hoog als bij AAA-categorie. A A Zeer kredietwaardig. Er zijn echter factoren aanwezig waardoor afbetaling in de toekomst enig gevaar loopt. Baa BBB Kredietwaardig, maar gevoelig voor slechte economische tijding. Ba BB Speculatief, matige bescherming van afbetaling aanwezig. B B Heeft momenteel capaciteit voor rente en aflossing, maar is gevoelig voor faillissement. Caa CCC Enige bescherming voor investeerders is aanwezig, maar grote risico's en onzekerheid aanwezig. Ca CC Zeer speculatief, meestal achtergestelde schuld. C C Rentebetalingen zijn reeds gestopt. D Failliet. N.B. De - en + ratings (bijvoorbeeld M-) geven aan dat de rating naar beneden (-) of naar boven (+) neigt. Overzicht korte termiin ratinqs Moody S&P's Kwalificatie kredietwaardigheid P-l A-1+\A-1 Capaciteit voor rente en aflossing is extreem respectievelijk zeer groot. P-2 A-2 Voldoende capaciteit voor tijdige betaling aanwezig. Echter niet zo groot als in bovenste categorie. P-3 A-3 Adequate capaciteit voor tijdige betalingen aanwezig. Echter kwetsbaar indien de omstandigheden tegenzitten. NP B Speculatief. C Capaciteit voor tijdige betalingen is zeer twijfelachtig. D Reeds failliet of binnenkort failliet. Treasurystatuut Woningbouwvereniging Beter Wonen te Ammerstol