Privacyreglement Stichting JGZ Zuid-Holland West Versie: definitief, april 2012 Status: Goedgekeurd MT 24 april 2012, Zoetermeer Opsteller: Penvoerder: mr. Lydia Janssen i.s.m. Monique van der Veen, arts M&G
Privacyreglement Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West De directeur van de Stichting jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West te Zoetermeer, drs. J.G.H. de Witte Overwegende dat het voor het bieden van verantwoorde zorg aan jeugdigen noodzakelijk is dat de Jeugdgezondheidszorg persoonsgegevens van jeugdigen en hun gezinsleden verwerkt; In aanmerking nemende: Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind Burgerlijk Wetboek Boek 1; Burgerlijk Wetboek Boek 7, Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg; Wet op de jeugdzorg; Wet publieke gezondheid; Wetboek van Strafrecht, artikel 40 en 272; Handreiking Omgang met persoonsgegevens in het kader van Bemoeizorg van KNMG GGD Nederland en GGZ Nederland d.d. april 2005; Meldcode kindermishandeling van de KNMG van september 2008; Besluit het volgende reglement vast te stellen. Artikel 1 Begripsbepalingen beheerder de functionaris die, onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke, is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen, waaronder de zorg voor het invoeren, bewaren en verstrekken van persoonsgegevens op basis van de bepalingen van dit reglement; beroepskracht de arts, de verpleegkundige, de assistente, de logopediste of de zorgregisseur die namens de Jeugdgezondheidszorg zorg verleent aan een jeugdige; betrokkene de persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft dat door de Jeugdgezondheidszorg op grond van dit reglement wordt verwerkt; 1
bijzondere persoonsgegevens persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging; dossier de digitale verzameling van persoonsgegevens met betrekking tot de zorg die aan een jeugdige wordt geboden. Dit dossier kan ook persoonsgegevens bevatten van gezinsleden van de jeugdige, voor zover noodzakelijk voor het bieden van verantwoorde zorg aan de jeugdige; gezinslid de persoon met wie de jeugdige in gezinsverband leeft of heeft geleefd, daaronder in ieder geval ook verstaan de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdige; Jeugdgezondheids- zorg de Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West; jeugdige een jeugdige van min negen maanden tot 19 jaar aan wie de Jeugdgezondheidszorg zorg verleent of heeft verleend; persoonsgegeven stafarts elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; is het vakinhoudelijk aanspreekpunt voor alle medewerkers binnen de Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West, draagt zorg voor ondersteuning van een efficiënte en effectieve inrichting van sociaal medische onderdelen binnen het primaire proces en is mede verantwoordelijk voor een optimale kwaliteit van zorg. verantwoordelijke de directeur van de Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West; verwerking van persoonsgegevens elke handeling, of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; 2
wettelijk vertegenwoordiger de persoon die het gezag over de minderjarige jeugdige uitoefent; zorg ieder individueel contact dat een beroepskracht van de Jeugdgezondheidszorg heeft met een jeugdige of met een gezinslid dat er op is gericht de lichamelijke of geestelijke gezondheidstoestand van de jeugdige vast te stellen of te verbeteren, daaronder ook begrepen de zorg die een logopediste biedt en het coördineren van zorg door een zorgregisseur. I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het verwerken van persoonsgegevens door de Jeugdgezondheidszorg heeft tot doel het verlenen van verantwoorde zorg aan jeugdigen. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die door de Jeugdgezondheidszorg worden verwerkt in verband met het verlenen van verantwoorde zorg aan jeugdigen. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier of digitaal worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het ICT beveiligings-beleidsplan van de JGZ Zuid-Holland West. 3
Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere beroepskracht Onverlet de verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke zoals beschreven in artikel 4, draagt iedere beroepskracht er zorg voor dat: - de persoonsgegevens die hij op grond van dit reglement verwerkt juist en volledig zijn; - hij niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is voor het bieden van verantwoorde zorg aan jeugdigen; - hij de veiligheidsvoorschriften en de autorisatieregelingen die door of namens de verantwoordelijke zijn vastgesteld naleeft, alsmede de bepalingen van dit reglement. Artikel 6 Kennisgeving van de verwerking van persoonsgegevens In het eerste contact informeert de beroepskracht de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Hij beschrijft het doel van deze verwerking, de aard van de gegevens die worden verwerkt, de rechten die kunnen worden uitgeoefend ten aanzien van de verwerking van de gegevens en de identiteit van de verantwoordelijke. II. DOSSIERVORMING Artikel 7 Dossier 1. De beroepskracht die zorg verleent aan een jeugdige, legt de persoonsgegevens in verband met deze zorg vast in een dossier. 2. In het dossier worden uitsluitend die persoonsgegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor het verlenen van verantwoorde zorg aan jeugdigen, waaronder: - Naam, adres, geboortedatum en burger service nummer van de jeugdige en de naam en het adres van zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) en indien dit niet dezelfde persoon of personen zijn, de naam en het adres van zijn feitelijke opvoeders; - De voor verantwoorde zorg noodzakelijke gegevens over de gezinssituatie van de jeugdige; - De voor verantwoorde zorg noodzakelijke eigen bevindingen van de beroepskracht van de Jeugdgezondheidszorg over de jeugdige en zijn lichamelijke en geestelijke gezondheidstoestand; - De voor de zorg noodzakelijke bevindingen van andere beroepskrachten van buiten de jeugdgezondheidszorg over de jeugdige en zijn lichamelijke en geestelijke gezondheidstoestand, met daarbij de vermelding van de naam van de instelling of beroepskracht van wie de gegevens afkomstig zijn ; 4
- of is voldaan aan de informatieplicht zoals omschreven in artikel 6; - of toestemming is verleend voor verstrekking van persoonsgegevens aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg, zoals omschreven in artikel 11 en indien er geen toestemming is verleend op grond van welke afweging is besloten om toch gegevens aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg te verstrekken. 3. De gegevens die worden vastgelegd in het dossier worden vóór het vastleggen doorgesproken met de jeugdige of met zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). Is het vastleggen van gegevens met het oog op verantwoorde zorg noodzakelijk doch is bespreking vooraf niet mogelijk, dan voegt de beroepskracht aan de vastgelegde gegevens een aantekening toe dat de betreffende gegevens nog niet zijn doorgesproken en bespreekt hij de vastgelegde gegevens in het eerst volgende contact Is bespreking in dit contact naar het oordeel van de beroepskracht niet mogelijk, dan beziet hij in ieder volgend contact met de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger)s of het mogelijk is de vastgelegde gegevens alsnog te bespreken. 4. De persoonsgegevens die worden vastgelegd in het dossier kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn, voor zover verwerking van deze gegevens noodzakelijk is voor het verlenen van verantwoorde zorg en deze verwerking op grond van de wet mogelijk is. Artikel 8 Overdracht van het dossier in verband met verhuizing 1. In het eerste contact met de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger vraagt de Jeugdgezondheidszorg toestemming voor een mogelijke toekomstige overdracht van het dossier in geval van verhuizing van de jeugdige die tot gevolg heeft dat een andere dienst voor jeugdgezondheidszorg de zorg over neemt. De gegeven toestemming wordt vastgelegd in het dossier. 2. Doet zich de noodzaak van overdracht van het dossier in verband met een verhuizing van een jeugdige feitelijk voor, dan spant de Jeugdgezondheidszorg zich in om opnieuw, al dan niet via de dienst voor jeugdgezondheidszorg die na de verhuizing zorg biedt aan de jeugdige, toestemming voor de overdracht van het dossier te vragen aan de jeugdige en/of de wettelijk vertegenwoordiger(s). Indien deze toestemming niet kan worden gevraagd, of niet wordt gegeven, neemt de Jeugdgezondheidszorg een besluit over de overdracht op grond van de afwegingen zoals beschreven in artikel 15. Artikel 9 Toegang tot het dossier 1. Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening, hebben toegang tot het dossier : - De artsen, de verpleegkundigen en de assistenten die direct betrokken zijn bij de zorg aan de jeugdige; - de logopedisten indien zij direct betrokken zijn bij het bieden van logopedie aan een jeugdige en voor zover noodzakelijk voor het bieden van deze logopedie; - de stafarts; 5
- de medewerkers van de Jeugdgezondheidszorg die in verband met technische of administratieve ondersteuning taken hebben op het gebied van dossierbeheer, op aanwijzing van de beheerder;. 2. Toegang conform lid 1 tot het dossier van broers en zussen van de jeugdige is mogelijk voor zover inzage in deze dossiers noodzakelijk is voor het bieden van verantwoorde zorg aan de jeugdige en/ofaan zijn broers en zussen. Artikel 11 en artikel 15 zijn daarbij van toepassing. Artikel 10 Bewaartermijnen van het dossier 1. De Jeugdgezondheidszorg bewaart de persoonsgegevens in het dossier van de jeugdige gedurende vijftien jaren, te rekenen vanaf het jaar waarin de Jeugdgezondheidszorg de zorg aan de jeugdige heeft afgesloten, of zoveel langer als redelijkerwijs voor verantwoorde zorg noodzakelijk is. 2. Indien het ten behoeve van beleidsvoering, beleidsvorming of beleidsevaluatie noodzakelijk is om de persoonsgegevens in het dossier langer te bewaren dan vijftien jaren, draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze gegevens niet langer te herleiden zijn tot individuele personen. III. VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN VAN BUITEN DE jeugdgezondheidszorg Artikel 11 Toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens aan anderen van buiten de Jeugdgezondheidszorg 1. Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan anderen van buiten de Jeugdgezondheidszorg, vraagt de beroepskracht die de gegevens wil verstrekken, vooraf toestemming aan de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). 2. Voordat de beroepskracht om toestemming zoals bedoeld in lid 1 vraagt, legt hij uit met welk doel hij de gegevens wil verstrekken, welke gegevens hij wil verstrekken en aan wie hij deze gegevens wil verstrekken. 3. De verkregen toestemming, of de weigering van toestemming, wordt vastgelegd in het dossier van de jeugdige, met vermelding van de datum en het doel van de verstrekking. Artikel 12 Verstrekken van persoonsgegevens aan medisch hulpverleners van buiten de Jeugdgezondheidszorg 1. Toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) mag worden verondersteld voor het verstrekken van persoonsgegevens aan een medisch hulpverlener van buiten de Jeugdgezondheidszorg die rechtstreeks bij de medische behandeling is betrokken. De jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger wordt, bij voorkeur vooraf, over deze verstrekking geïnformeerd. 6
2. Van de verstrekking maakt de beroepskracht een aantekening in het dossier. Artikel 13 Verstrekken van persoonsgegevens aan de wettelijk vertegenwoordiger en aan de ouder zonder gezag 1. Zonder toestemming van de jeugdige kunnen, ondanks het bepaalde in artikel 11, persoonsgegevens worden verstrekt aan: - de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdige die nog niet de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de behandeling van de jeugdige; - de wettelijk vertegenwoordiger(s) van een jeugdige die 16 jaar of ouder is, maar die naar het oordeel van de beroepskracht niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. 2. Verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordiger op grond van lid 1 of 2 blijft achterwege indien deze verstrekking naar het oordeel van de beroepskracht in strijd is met goed verantwoorde zorg aan de jeugdige. 3. Indien een jeugdige nog geen zestien jaar oud is verstrekt de beroepskracht, op verzoek van de ouder die geen gezag uitoefent, op grond van de wettelijke plicht in artikel 1: 377c Burgerlijk Wetboek, informatie over belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van de jeugdige, of de aan hem verleende zorg betreffen. De beroepskracht weigert de gevraagde informatie indien het verstrekken van de informatie naar zijn oordeel in strijd komt met verantwoorde zorg aan de jeugdige. 4. Over een besluit om (bepaalde) persoonsgegevens van de jeugdige niet aan de wettelijk vertegenwoordiger(s) zoals bedoeld in lid 2 of aan de ouder zoals bedoeld in lid 3 te verstrekken, raadpleegt de beroepskracht een collega of een leidinggevende alvorens tot een besluit te komen. 5. Van de verstrekking zoals bedoeld in lid 1 en 3 en van de weigering zoals bedoeld in lid 2 en in lid 3, maakt de beroepskracht een aantekening in het dossier van de jeugdige. Artikel 14 Verstrekken van persoonsgegevens op grond van een wettelijke plicht 1. Geen toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens wordt gevraagd aan de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de Jeugdgezondheidszorg op grond van een wettelijke plicht, zoals onder meer opgenomen in de Wet op de lijkbezorging, de Wet publieke gezondheid en de Kwaliteitswet zorginstellingen, verplicht is gegevens te verstrekken. 2. Zo mogelijk informeert de beroepskracht de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over de verstrekking van persoonsgegevens zoals bedoeld in lid 1. 3. De beroepskracht maakt van de verstrekking zoals bedoeld in lid 1 een aantekening in het dossier. Hij tekent eveneens aan of hij de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over deze verstrekking heeft geïnformeerd. 7
Artikel 15 Verstrekken van persoonsgegevens zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) op grond van een conflict van plichten 1. Indien de artikelen 12 tot en met 14 niet de mogelijkheid bieden om zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) persoonsgegevens te verstrekken, kan een beroepskracht aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg toch gegevens verstrekken indien en voor zover: - De jeugdige of een gezinslid zich in een zeer ernstige situatie bevindt; én - het vragen of krijgen van toestemming naar het oordeel van de beroepskracht niet mogelijk is; én - de dringend noodzakelijke zorg, of de dringend noodzakelijke coördinatie van deze zorg, alleen mogelijk is door het verstrekken van persoonsgegevens van de jeugdige of van een gezinslid aan een ander van buiten de Jeugdgezondheidszorg; én - het verstrekken van persoonsgegevens naar de redelijke verwachting van de beroepskracht kan leiden tot verbeteren dan wel opheffen van de zeer ernstige situatie waarin de jeugdige of het gezinslid zich bevindt. 2. Alvorens tot een besluit zoals bedoeld in lid 1 te komen, raadpleegt de beroepskracht de aandachtsfunctionaris kindermishandeling die binnen de JGZ werkzaam is. 3. De beroepskracht die op grond van dit artikel besluit tot verstrekking van persoonsgegevens, informeert de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) zo spoedig mogelijk over dit besluit, tenzij de veiligheid van de jeugdige, van een gezinslid, van de beroepskracht, of die van een ander dit (nog) niet toelaat. 4. De beroepskracht legt zijn besluit over de verstrekking van gegevens zonder toestemming gemotiveerd vast in het dossier. Hij vermeldt daarbij de belangen die zijn afgewogen bij de totstandkoming van het besluit en welke functionaris hij heeft geconsulteerd voordat hij het besluit nam. Ook tekent hij aan of, en zo ja op welk moment, hij de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over de verstrekking van zijn persoonsgegevens heeft geïnformeerd en in het geval dat niet is gebeurd, op grond van welke redenen hij daarvan heeft afgezien. Artikel 16 Meldrecht AMK en Raad voor de Kinderbescherming 1. In geval van een redelijk vermoeden van kindermishandeling is de beroepskracht bevoegd, op grond van artikel. 53 lid 3 van de Wet op de jeugdzorg, om, zo nodig zonder toestemming of medeweten van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s), een melding te doen bij het Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK). 2. De beroepskracht volgt in geval van een vermoeden van kindermishandeling de stappen van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling die binnen de Jeugdgezondheidszorg wordt gehanteerd. 8
3. Vraagt het AMK, in het kader van een onderzoek naar aanleiding van een melding, aan een beroepskracht om informatie over een jeugdige of een gezinslid, dan is de beroepskracht op grond van art. 53 lid 3 Wet op de jeugdzorg bevoegd de gevraagde informatie te geven, zonodig zonder toestemming of medeweten van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). 4. In alle gevallen waarin de beroepskracht gebruik maakt van het meldrecht zoals omschreven in dit artikel, spant hij zich in om vooraf toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) te krijgen voor het doen van de melding of voor het desgevraagd verstrekken van gegevens, tenzij het vragen van toestemming in verband met de veiligheid van de jeugdige, van zijn gezinsleden, van de beroepskracht of die van anderen niet mogelijk is. 5. De beroepskracht die een melding heeft gedaan zoals bedoeld in lid 1, of informatie heeft verstrekt aan het AMK zoals bedoeld in lid 3, legt dit gemotiveerd vast in het dossier. Hij vermeldt daarbij de belangen die zijn afgewogen bij de totstandkoming van het besluit om een melding te doen of om informatie te verstrekken en hij geeft aan welke functionaris hij heeft geconsulteerd voordat hij het besluit nam. Hij vermeldt eveneens of hij de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) om toestemming heeft kunnen vragen en hun reactie op deze vraag. 6. De bepalingen van dit artikel zijn eveneens van toepassing op het doen van een melding bij de Raad voor de Kinderbescherming in een crisissituatie en bij verzoeken van de Raad om informatie over een jeugdige in het kader van een onderzoek naar de noodzaak van (verlenging van) een kinderbeschermingsmaatregel. Artikel 17 Meldrecht verwijsindex risicojongeren en gezinsvoogd 1 1. Indien een beroepskracht een risico signaleert op een bedreiging in de ontwikkeling naar volwassenheid van een jeugdige, kan hij het burger service nummer van deze jeugdige en de naam van de gemeente waar de jeugdige woonachtig is, opnemen in de verwijsindex risicojongeren. Voordat de beroepskracht het burger service nummer en de woonplaats van de jeugdige opneemt in de verwijsindex bespreekt hij de risico s met de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). Hij legt ook het doel van de melding in de verwijsindex uit. Is het, in verband met de veiligheid van de jeugdige van een gezinslid, van de beroepskracht, of die van een ander, niet mogelijk om de risico s te bespreken voordat het burger service nummer en de woonplaats wordt opgenomen in de verwijsindex, dan kan de beroepskracht dit nummer en woonplaats toch opnemen in de verwijsindex indien hij meent dat een melding noodzakelijk voor het wegnemen van de bedreigingen in de ontwikkeling van de jeugdige. Op het voeren van overleg of het anderszins verstrekken van informatie naar aanleiding van een melding van het burger servicenummer en woonplaats in de verwijsindex is toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) vereist conform de bepalingen van artikel 11. Artikel 15 is daarbij van toepassing. 1 De bepalingen over de verstrekking van gegevens aan de gezinsvoogd in verband met de uitvoering van de ondertoezichtstelling zijn van toepassing na de inwerkingtreding van wetsvoorstel 32015. Deze wordt verwacht op 1 januari 2012. 9
2. Vraagt de gezinsvoogd van een jeugdige of van een gezinslid om informatie over de jeugdige in verband met de uitvoering van de ondertoezichtstelling, dan verstrekt de beroepskracht de gevraagde informatie, zonodig zonder toestemming of medeweten van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). 3. In geval zich naar het oordeel van de beroepskracht omstandigheden voor doen bij een jeugdige die van belang zijn voor de uitvoering van zijn ondertoezichtstelling, kan de beroepskracht deze omstandigheden aan de gezinsvoogd melden, zo nodig zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s).. 4. In geval van verstrekking van persoonsgegevens op grond van dit artikel zijn de bepalingen van lid 4 en 5 van artikel 16 van toepassing. Artikel 18 Melden van andere vormen van huiselijk geweld 1. Indien een beroepskracht een redelijk vermoeden heeft dat een jeugdige of een gezinslid als getuige, als pleger, of als slachtoffer is betrokken bij een andere vorm van huiselijk geweld dan kindermishandeling, volgt hij de stappen van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling van de Jeugdgezondheidszorg.. 2. Indien het voor het stoppen van het geweld en het bieden van hulp aan de bij het geweld betrokken leden van het gezin noodzakelijk is, kan de beroepskracht zijn vermoeden van huiselijk geweld melden bij het Steunpunt Huiselijk Geweld. Artikel 16 lid 4 en 5 zijn daarbij van toepassing. Artikel 19 Positie van de logopediste, de zorgregisseur en de assistente 1. Een logopediste neemt uitsluitend beslissingen over het verstrekken van persoonsgegevens van een jeugdige zoals omschreven in artikel 11 tot en met 18, voor zover het gegevens betreft die hij zelf, in verband met het bieden van logopedie aan een jeugdige, heeft vastgelegd in het bestand. 2. De assistente en de zorgregisseur zijn niet bevoegd om zelfstandig beslissingen te nemen over het verstrekken van persoonsgegevens van een jeugdige uit het bestand, zoals omschreven in artikel 11 tot en met 18. Artikel 20 Structurele deelname aan extern overleg 1. Over structurele deelname van de Jeugdgezondheidszorg aan overleg met andere beroepskrachten van buiten de Jeugdgezondheidszorg waarin persoonsgegevens van jeugdigen of hun gezinsleden worden verwerkt, beslist de directeur van de Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid/Holland West. 2. De directeur zoals bedoeld in lid 1 toetst ter voorbereiding van zijn besluit of voldaan is aan de volgende voorwaarden: - het overleg heeft (mede) tot doel het afstemmen of het bieden van ondersteuning, hulp, begeleiding of zorg aan jeugdigen en hun gezinsleden; 10
- het overleg is noodzakelijk voor het afstemmen of het bieden van deze ondersteuning, hulp, begeleiding of zorg aan jeugdigen en hun gezinsleden; - de verwerking van persoonsgegevens in het overleg vindt plaats conform de wettelijke regelingen en is vastgelegd in een convenant of reglement dat, gelet op de wetgeving die op de Jeugdgezondheidszorg van toepassing is en gelet op dit reglement, door de Jeugdgezondheidszorg kan worden ondertekend. 3. Over de structurele deelname van de Jeugdgezondheidszorg aan de verschillende vormen van extern overleg, worden jeugdigen of hun wettelijk vertegenwoordiger(s) in algemene zin geïnformeerd door middel van publieksfolders en de publieksinformatie op de website van de Jeugdgezondheidszorg. 4. Op de verstrekking van persoonsgegevens van jeugdigen door de Jeugdgezondheidszorg in de verschillende vormen van extern overleg zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing. IV. RECHTEN VAN BETROKKENEN Artikel 20 Recht op informatie 1. De betrokkene kan zich schriftelijk tot de verantwoordelijke wenden met de vraag of de Jeugdgezondheidszorg persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, verwerkt of heeft verwerkt. 2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker binnen vier weken schriftelijk mede of er persoonsgegevens over hem worden of zijn verwerkt. Indien zodanige gegevens worden of zijn verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers van de persoonsgegevens en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. 3. Het overzicht zoals bedoeld in lid 2 kan alleen worden geweigerd in het belang van: a. de veiligheid van de staat; b. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;; c. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en van andere openbare lichamen; d. de bescherming van betrokkenen of de rechten of vrijheden van anderen. Artikel 22 Inzage en afschrift 1. De betrokkene kan zich schriftelijk wenden tot de verantwoordelijke met een verzoek om inzage en/of afschrift van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het dossier en die op hem betrekking hebben. 2. Het recht op inzage en afschrift kan door de verantwoordelijke worden beperkt in verband met zwaarwegende belangen in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de betrokkene. 11
3. Bij de behandeling van een verzoek om inzage en/of afschrift betrekt de verantwoordelijke de beroepskracht die direct bij de taakuitoefening ten aanzien van de betrokkene is of was betrokken. 4. De verantwoordelijke reageert zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst, op het verzoek om inzage en/of afschrift. Indien het verzoek (gedeeltelijk) wordt geweigerd reageert de verantwoordelijke schriftelijk en motiveert hij de (gedeeltelijke) afwijzing. Artikel 23 Correctierecht en recht op een eigen verklaring 1. Degene aan wie inzagerecht is verleend op grond van artikel 22, of aan wie overeenkomstig artikel 20 bekend is gemaakt dat persoonsgegevens over hem verwerkt worden, kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze gegevens feitelijk onjuist, onvolledig, dan wel voor het doel van de verwerking niet ter zake dienend zijn. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en dat deze ook aan derden, aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, wordt bekend gemaakt. 3. Is degene zoals bedoeld in lid 1 het niet eens met een oordeel dat over hem is vastgelegd in het dossier, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 4. Op de besluitvorming over een verzoek zoals bedoeld in dit artikel zijn de bepalingen van artikel 22 lid 3 en 4 van toepassing. Artikel 24 Vernietigingsrecht 1. Ondanks de bewaartermijnen zoals omschreven in artikel 8, vernietigt de Jeugdgezondheidszorg de gegevens in het dossier binnen drie maanden nadat de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) de verantwoordelijke daar schriftelijk om heeft verzocht. 2. Vernietiging blijft achterwege indien en voor zover: - redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens uit een oogpunt van verantwoorde zorg van aanmerkelijk belang is voor de jeugdige; redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker; - vernietiging in strijd is met de wet. 3. Op de besluitvorming over een verzoek zoals bedoeld in dit artikel zijn de bepalingen van artikel 22 lid 3 en 4 van toepassing. 12
Artikel 25 Positie van de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger 1. Indien de jeugdige nog geen twaalf jaar oud is, komt de Jeugdgezondheidszorg de verplichtingen die uit dit reglement voortvloeien, na jegens zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). 2. Is de jeugdige twaalf jaar of ouder, maar naar het oordeel van de Jeugdgezondheidszorg niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan komt de Jeugdgezondheidszorg de verplichtingen die uit dit reglement voortvloeien na jegens de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdige. 3. De Jeugdgezondheidszorg kan de uitoefening van rechten door wettelijk vertegenwoordigers op grond van dit artikel beperken indien en voorzover de uitoefening van deze rechten niet verenigbaar is met verantwoorde zorg aan de jeugdige. Artikel 26 Geheimhouding Ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij uit de wet of uit dit reglement verstrekking van persoonsgegevens voortvloeit. Artikel 27 Slotbepaling 1. Dit reglement treedt voor onbepaalde tijd in werking op 1 juni 2012. 2. Twee jaar na de inwerkingtreding van dit reglement wordt getoetst of het noodzakelijk is het reglement te actualiseren. Deze toets op actualiteit wordt telkens na verloop van maximaal twee jaar herhaald. 3. De directeur van de stichting JGZ Zuid-Holland West is bevoegd dit reglement te wijzigen of in te trekken. 4. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid Holland West. 13