Reglement bestuur Pensioenfederatie In aansluiting op de statuten van de Pensioenfederatie gelden de volgende bepalingen met betrekking tot het bestuur: 1. Het bestuur, althans een delegatie hieruit vertegenwoordigt de Pensioenfederatie in bestuurlijke overleggen, waaronder, maar niet uitsluitend, de overleggen met de toezichthouders en bewindspersonen. Voorafgaand aan ieder bestuurlijk overleg, besluit de voorzitter wie eraan zal deelnemen. 2. Het bestuur stelt het remuneratiebeleid ten aanzien van de voorzitter en de algemeen directeur vast. 3. Een delegatie van het bestuur voert functioneringsgesprekken met de algemeen directeur en geeft uitvoering aan het remuneratiebeleid. 4. Een delegatie van het bestuur voert functioneringsgesprekken met de voorzitter en geeft uitvoering aan het remuneratiebeleid. Met betrekking tot de taak, samenstelling en de relatie met het bestuur van de door het bestuur ingestelde commissies en de Uitvoeringsraad gelden de volgende bepalingen: 1. Het bestuur laat zich gevraagd en ongevraagd adviseren door een aantal commissies en een Uitvoeringsraad. 2. De Pensioenfederatie kent de navolgende reguliere commissies: - Commissie Pensioenzaken (juridische en fiscale zaken); - Commissie Vermogensbeheer; - Commissie Actuariaat; - Commissie Verslaglegging en uitvoeringskosten; - Commissie Communicatie (pensioencommunicatie en imago van sector); - Commissie Public Affairs (nationaal én internationaal); - Commissie Risicomanagement; - Commissie Pensioenfondsbestuur (PFG, geschiktheid en compliance) 3. De leden van de commissies worden benoemd door het bestuur. 4. De taakopdracht van de commissies en de Uitvoeringsraad worden door het bestuur vastgesteld. 5. De kerntaak van de commissies en de Uitvoeringsraad is het leveren van deskundige input ten behoeve van de besluitvorming door het bestuur. De commissies en Uitvoeringsraad kunnen hiertoe gevraagd en ongevraagd advies leveren aan het bestuur. 6. De leden van de commissie nemen deel aan de commissie vanwege hun specifieke deskundigheid en niet als vertegenwoordiger van een bepaald fonds of uitvoerder. Bovendien worden leden geacht voldoende beschikbaar en inzetbaar te zijn voor de werkzaamheden van de commissie.
De samenstelling van de gehele commissie dient representatief te zijn voor de gehele achterban van aangesloten fondsen (groot, middelgroot/klein, bpf/opf/brpf). Bij vertrek van een medewerker van een bepaalde organisatie uit de commissie wordt deze medewerker niet automatisch opgevolgd door een andere medewerker uit deze organisatie. 7. De zittingsduur van de voorzitter en de leden van de commissie is vier jaar met eenmaal de mogelijkheid van verlenging met vier jaar. 8. Aan de vergaderingen van de commissies wordt als toehoorder deelgenomen door een lid van het bestuur. Het bestuurslid is in de besluitvorming van het bestuur niet gebonden aan het advies van de commissie waaraan hij deelneemt. 9. De taak van de Uitvoeringraad is het gevraagd en ongevraagd adviseren over uitvoeringstechnische aspecten van beleid. 10. De leden van de Uitvoeringsraad worden geselecteerd op basis van deskundigheid, beschikbaarheid en de bereidheid om een actieve bijdrage te leveren aan de werkzaamheden van de Uitvoeringsraad. 11. De Uitvoeringraad bestaat uit directeuren van uitvoeringsorganisaties, zelfadministrerende fondsen en bestuursbureaus. 12. De leden van de Uitvoeringsraad worden benoemd door het bestuur. Het bestuur wijst de voorzitter van de Uitvoeringsraad aan. De plaatsvervangend voorzitter wordt aangewezen door de leden van de Uitvoeringsraad. 13. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter zijn raadgevende toehoorders bij het bestuur van de Pensioenfederatie. Zij zijn geen bestuurslid en hebben geen stemrecht. In aansluiting op het gestelde in artikel 10 van de statuten, gelden de volgende bepalingen ten aanzien van de taken en bevoegdheden van de algemeen directeur: Directiereglement Artikel 1. Begripsbepaling In dit reglement worden de volgende begrippen gehanteerd: a. vereniging: de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid; Pensioenfederatie, statutair gevestigd te 's-gravenhage; b. statuten: de statuten van de vereniging, verleden op 31 december 2013; c. bestuur: het bestuur van de vereniging; d. bureau: het bureau van de vereniging; e. algemeen directeur: de algemeen directeur van de vereniging, belast met de taken en bevoegdheden zoals vastgelegd in de statuten en dit directiereglement.
Artikel 2. Status en inhoud van de regels 1. Dit reglement dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die (van tijd tot tijd) op het bureau en de algemeen directeur van toepassing zijn op grond van Nederlands recht of de statuten. 2. Het directiereglement is ondergeschikt aan de statuten, het huishoudelijk reglement of enig overheidsvoorschrift of wettelijke bepaling, alsook aan de door het bestuur genomen besluiten, vastgestelde beleidskaders en gedragslijnen, waaronder de jaarbegroting. 3. De algemeen directeur heeft verklaard: a. toepassing te geven aan, en zich gebonden te achten aan verplichtingen van, dit reglement voor zover dat op hemzelf van toepassing is; b. bij toetreding van een nieuwe algemeen directeur, deze algemeen directeur een verklaring als bedoeld sub a. hierboven te laten afleggen. Artikel 3. Bureau en algemeen directeur 1. De vereniging heeft een bureau ter voorbereiding en ter uitvoering van de besluiten van het bestuur alsmede ter ondersteuning van de leden van de Pensioenfederatie. De leiding van het bureau is opgedragen aan de algemeen directeur. 2. Het bestuur benoemt de algemeen directeur en kan deze schorsen of ontslaan. 1. De hoogte van de bezoldiging van de algemeen directeur wordt vastgesteld door het bestuur. 3. De benoeming, schorsing en ontslag van het overige personeel van de vereniging geschiedt door de algemeen directeur, binnen het kader van de beleidsagenda en de begroting zoals door het bestuur vastgesteld. 4. De algemeen directeur heeft als regel toegang tot de vergaderingen van het bestuur en heeft daarin een raadgevende stem, tenzij het bestuur besluit buiten zijn aanwezigheid te vergaderen. De algemeen directeur zal in dergelijke vergaderingen alle door het bestuur verlangde inlichtingen verstrekken. Artikel 4. Taak van de algemeen directeur 1. De uitvoering van de dagelijkse leiding van de vereniging berust bij de algemeen directeur, onder verantwoordelijkheid van het bestuur. 2. De algemeen directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden van de vereniging en met de leiding van de organisatie. De algemeen directeur voert de werkzaamheden uit in overeenstemming met de bepalingen van dit directiereglement en de andere reglementen van de vereniging alsmede met in achtneming van de door het bestuur gegeven richtlijnen. De algemeen directeur is in ieder geval belast met:
a. de voorbereiding en de uitvoering van besluiten van het bestuur; b. het dagelijks beheer van de roerende en onroerende zaken van de vereniging; c. het dagelijks beheer van de financiële middelen; d. het doelmatig functioneren van de organisatie; e. het onderhouden van externe contacten; f. het verzorgen van de woordvoering; g. het voorbereiden van de publicatie van nieuwsbladen en het organiseren van conferenties; h. de zorg voor de huisvesting; i. het voeren van korte gedingen zowel eisende als verwerende- en in het algemeen het nemen van die rechtsmaatregelen, welke geen uitstel gedogen of van louter conservatoire aard zijn; j. in het algemeen al die aangelegenheden, welke redelijkerwijze geacht kunnen worden tot de dagelijkse leiding te behoren. onderscheidenlijk door het bestuur aan de directie zijn overgelaten. k. het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers. 3. Het bestuur kan de algemeen directeur verzoeken om verdere informatie te verstrekken ten aanzien van een of meer van de onderwerpen genoemd in lid 2 van dit artikel, zowel incidenteel als doorlopend. 4. In geval van afwezigheid van de algemeen directeur zullen zijn taken worden waargenomen door de plaatsvervangend directeur. 5. Ter zake van bank- en/of girovolmachten zullen nadere personeelsleden in de AO/IC worden aangewezen en voorts die functionarissen die daartoe door het bestuur zijn gevolmachtigd. Tevens wordt in de AO/IC vermeld dat het 4 ogenprincipe van toepassing is. Artikel 5. Overige rechten en verplichtingen 1. De algemeen directeur is verder onder meer gemachtigd tot het doen van uitgaven en het aangaan van verplichtingen binnen de grenzen van de begroting. 2. De navolgende besluiten van de algemeen directeur zijn aan de voorafgaande goedkeuring van het bestuur onderworpen: a. het aangaan, wijzigen of verbreken van duurzame samenwerking van de vereniging met een andere rechtspersoon of vennootschap dan wel als volledig aansprakelijk vennoten in een commanditaire vennootschap of vennootschap onder firma, indien deze samenwerking, wijziging of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de vereniging; b. investeringen die niet in de begroting zijn voorzien; c. aangifte tot faillissement en aanvragen van surséance van betaling;
d. beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers van de vereniging tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; e. ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers van de vereniging; f. het verkrijgen, vervreemden en bezwaren van onroerende goederen. 3. Voor alle overige handelingen die niet in de begroting zijn voorzien, is eveneens de voorafgaande goedkeuring van het bestuur benodigd. 4. Het bestuur is bevoegd ook andere besluiten en handelingen van de algemeen directeur aan zijn goedkeuring te onderwerpen. Deze besluiten en handelingen dienen duidelijk te worden omschreven en schriftelijk aan de algemeen directeur worden meegedeeld. 5. De algemeen directeur rapporteert aan het bestuur over de uitvoering en de voortgang van alle activiteiten van de vereniging en over problemen die zich daarbij voordoen. Artikel 6. Geheimhouding De algemeen directeur is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn werkzaamheden de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen. De algemeen directeur zal vertrouwelijke informatie niet openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen, tenzij de vereniging deze informatie openbaar heeft gemaakt of vastgesteld is dat deze informatie al bij het publiek bekend is. Artikel 7. Wijziging Dit directiereglement kan te allen tijde door het bestuur worden gewijzigd na overleg met de algemeen directeur. Afwijking in individuele gevallen van dit reglement door de algemeen directeur zijn slechts mogelijk na goedkeuring van het bestuur ter zake. Artikel 8. Toepasselijk recht en forum 1. Dit reglement is onderworpen aan, en moet worden uitgelegd door toepassing van, Nederlands recht. 2. De rechtbank te 's-gravenhage is bij uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van ieder geschil met betrekking tot dit reglement. Dit reglement geldt met ingang van 1 juni 2015.