Bijlage 8 LEDENRAAD / RAAD VAN AANGESLOTENEN REGLEMENT van Vereniging Buma en Stichting Stemra beide statutair gevestigd te Amstelveen De Ledenraad van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid: Vereniging Buma en het bestuur van de stichting: Stichting Stemra, heeft in de ledenraadsvergadering d.d. 28 mei 2013, gehouden te Hoofddorp het volgende Ledenraad en Raad van aangeslotenen reglement vastgesteld (art. 29, lid 1 en 20d, lid 3 Statuten). Artikel 1. Definities In dit Reglement wordt verstaan onder: a. de Vereniging: Vereniging Buma, statutair gevestigd te Amstelveen; b. de Stichting: Stichting Stemra, statutair gevestigd te Amstelveen; c. het Bestuur: het bestuur van de Vereniging en het bestuur van de Stichting; d. de Ledenraad: de ledenraad van de Vereniging en de raad van aangeslotenen van de Stichting; e. het Reglement: het onderhavige Ledenraad en Raad van aangeslotenen reglement; f. de Statuten: de Statuten van de Vereniging en van de Stichting. g. Buma/Stemra: de Vereniging en de Stichting Artikel 2. Doel Dit Reglement geeft algemene regels omtrent de samenstelling, taak en werkwijze van de Ledenraad. Artikel 3. Instelling en Samenstelling 1. De ledenraad bestaat uit ten minste twaalf (12) en ten hoogste dertien (13) personen. Twaalf personen worden uit en door de leden benoemd. Een dertiende onafhankelijke persoon kan door de ledenraad tot ledenraadslid worden benoemd conform artikel 20c lid 2. 2. Een lid van de Ledenraad van de Vereniging moet tevens lid van de Raad van aangeslotenen zijn van de Stichting en vice versa (art. 20a, lid 4 Statuten). 3. Voor de samenstelling van de Ledenraad wordt door het Bestuur, onder goedkeuring van de Ledenraad, een profielschets opgemaakt, waarin onder meer rekening wordt gehouden met de representativiteit van de verschillende genres. De profielschets voor de Ledenraad wordt openbaar gemaakt op de website van Buma/Stemra (art. 20a, lid 9 Statuten). Ledenraad versie 28 mei 2013 - gewijzigd nav goedk. statutenwijziging ALV mei 2014 versie okt 2014 Pagina 1
4. De leden van de Ledenraad worden benoemd voor vier jaren. Zij treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Aftredende leden van de Ledenraad zijn terstond, doch slechts één maal, herkiesbaar (art. 20a, lid 10 Statuten). 5. De Ledenraad benoemt uit zijn midden een vice-voorzitter en een secretaris. Met betrekking tot benoeming van een voorzitter is de Ledenraad bevoegd a. een voorzitter uit zijn midden te benoemen dan wel b. een voorstel aan de ledenvergadering te doen tot benoeming van een onafhankelijk persoon tot voorzitter, ook wel genaamd onafhankelijke voorzitter, tevens ledenraadslid. Artikel 20a lid 3 sub 1 en 2, lid 5, 6, 7, 9 en 10 is op dit ledenraadslid niet van toepassing. Het bepaalde in artikel 20a lid 4 is wel van toepassing (art. 20c, lid 1 en 2 Statuten). 6. In tussentijds ontstane vacatures in de Ledenraad wordt definitief voorzien op de eerstvolgende Ledenvergadering waarop aan alle bepalingen van de Statuten inzake de benoeming van ledenraadsleden kan worden voldaan. Het bepaalde in artikel 15 en 16 van de Statuten is voor zo ver mogelijk op overeenkomstige wijze van toepassing op de Ledenraad. Artikel 4. Taak van de Ledenraad 1. De Ledenraad heeft tot taak (art. 20d, lid 1 Statuten): a. advisering aan het Bestuur; b. voorbereiding van de besluitvorming op de Ledenvergadering. 2. Het Bestuur kan advies vragen aan de Ledenraad over een voorgenomen besluit dat zal worden voorgelegd aan de Ledenvergadering. 3. De Ledenraad zal zodanige onderwerpen voorbereiden en taken uitvoeren, dat de besluitvorming op de Ledenvergadering zo efficiënt mogelijk verloopt (vgl. art. 20d, lid 2 Statuten). Artikel 5. Vergaderingen 1. De Ledenraad vergadert zo dikwijls als de voorzitter van de Ledenraad dit dienstig oordeelt of wanneer drie leden van de Ledenraad of de voorzitter van de ledenraad schriftelijk om een vergadering verzoeken, doch ten minste vier maal per jaar (art. 20c, lid 3 Statuten). 2. Ingeval de voorzitter van de Ledenraad een vergadering, waarom hem door leden van de Ledenraad of de voorzitter van de ledenraad is verzocht, niet belegt Pagina 2
binnen twee weken, hebben de verzoekers het recht zelf een vergadering te beleggen en in de leiding te voorzien (art. 20c, lid 4 Statuten). 3. De voorzitter van de Ledenraad leidt de vergaderingen van de Ledenraad. Bij zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de vice-voorzitter van de Ledenraad. Zijn beide vorengenoemde personen afwezig, dan wijst de Ledenraad ter vergadering een voorzitter aan (art. 20c, lid 2 Statuten). 4. Ten minste twee maal per jaar wordt gezamenlijk overleg gevoerd tussen de Ledenraad en het Bestuur. Dit gezamenlijk overleg wordt geleid door de voorzitter van het Bestuur (art. 20c, lid 8 Statuten). Artikel 6. Besluitvorming 1. Besluiten van de ledenraad kunnen, onverminderd het bepaalde in lid 6, slechts rechtsgeldig worden genomen in een vergadering waarin tenminste zeven leden van de ledenraad fysiek aanwezig zijn. Een ledenraadslid kan zich in een vergadering door een ander ledenraadslid laten vertegenwoordigen nadat een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter voldoende, volmacht is afgegeven. Een ledenraadslid kan daarbij slechts voor één ander ledenraadslid als gevolmachtigde optreden. Indien in een vergadering niet ten minste een zevental leden van de ledenraad fysiek aanwezig is, dan wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen tegen een datum niet eerder dan veertien dagen na de eerste vergadering, maar uiterlijk binnen een maand. In deze vergadering kan het desbetreffende besluit rechtsgeldig worden genomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden van de ledenraad. (art. 20c, lid 5 Statuten). 2. Telefonische vergadering en besluitvorming: De ledenraad mag ook nietschriftelijke besluiten nemen in een telefonische vergadering, waaronder mede begrepen alle andere gangbare telecommunicatiemiddelen, mits het betreffende voorstel aan alle ledenraadsleden is voorgelegd en geen hunner zich tegen deze wijze van besluitvorming heeft verzet. Aansluitend aan een telefonische vergadering zal elk lid van de ledenraad die aan de vergadering heeft deelgenomen een schriftelijke bevestiging van zijn/haar stem aan de Bestuurssecretaris toesturen. De wijze van besluitvorming zal de eerstvolgende vergadering nog eens ter informatie passeren en worden opgenomen in de notulen. 3. Email besluitvorming: 1. De ledenraad mag ook - in een incidenteel geval dat zich leent voor besluitvorming zonder inhoudelijke discussie buiten vergadering een schriftelijk besluit (waaronder mede begrepen via stemverklaringen per e-mail) nemen, mits Pagina 3
a. de tekst van het voorstel, inclusief een uiterste termijn waarbinnen een stem uitgebracht moet zijn - en bij gebruik van e-mail en soortgelijke communicatiemiddelen inclusief ontvangstbevestiging- zoveel mogelijk gelijktijdig aan alle leden van de ledenraad is verstuurd, en b. ten minste zeven leden van de ledenraad schriftelijk binnen de uiterste termijn van sub a - hebben verklaard (waaronder begrepen elk bericht dat is verstuurd met behulp van de huidige communicatiemiddelen en schriftelijk is ontvangen) met deze wijze van besluitvorming akkoord te gaan. 2. Ingeval van een stemuitbrenging per e-mail zal het ledenraadslid bij het uitbrengen van zijn stemverklaring zoveel mogelijk gelijktijdig een kopie van zijn stemverklaring aan de andere leden van de ledenraad versturen (bijvoorbeeld via reply to all), tenzij het een stemming over personen betreft (dan geen reply to all). 3. Een schriftelijk besluit buiten vergadering kan worden genomen met een gewone meerderheid van de tenminste zeven uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 4. Na afloop van de termijn zal nog dezelfde dag mededeling worden gedaan van de stemmingsuitslag met tenzij het een stemming over personen betreft - vermelding van hoe de individuele ledenraadsleden hebben gestemd, indien niet iedereen met reply all heeft geantwoord. De ledenraad zal een relaas van de op deze wijze genomen besluiten bewaren. De schriftelijke besluitvorming zal de eerstvolgende vergadering nog een keer ter informatie passeren. 4. De Ledenraad besluit bij gewone meerderheid van in de vergadering uitgebrachte stemmen (art. 20c, lid 6 Statuten). 5. Besluiten van de Ledenraad kunnen bij uitzondering buiten de vergadering om worden genomen, tenzij één van de leden van de Ledenraad het besluit ter vergadering wil bespreken. Besluiten buiten de vergadering om worden genomen met unanimiteit van alle stemmen. 6. Een ledenraadslid kan zich in een vergadering door een ander ledenraadslid laten vertegenwoordigen nadat een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter voldoende, volmacht is afgegeven. Een ledenraadslid kan daarbij slechts voor één ander ledenraadslid als gevolmachtigde optreden. Artikel 7. Werkwijze van de Ledenraad 1. De Ledenraad bepaalt in overleg met het bestuur de agenda van de Ledenraad. Een lid van de Ledenraad kan zelf onderwerpen aanbrengen ter bespreking in de Ledenraad. Het Bestuur kan de Ledenraad verzoeken een prioritaire volgorde van de agenda onderwerpen aan te houden. Pagina 4
2. Het Bestuur kan besluiten om, indien het Bestuur ter zake van een bepaalde aangelegenheid advies heeft verkregen van de Ledenraad gemotiveerd af te wijken van het advies van de Ledenraad. 2. Zowel het Bestuur als de Ledenraad kan verlangen om betreffende onderwerpen op de agenda van de Ledenvergadering te plaatsen, ten einde een besluit van het Bestuur om af te wijken van het advies van de Ledenraad aldaar ter discussie te brengen (Ledenraad mag onderwerpen op ALV agenda plaatsen aldus art. 25, lid 3 Statuten). 4. De Ledenraad kan een met redenen omkleed verzoek indienen bij het Bestuur om een commissie te benoemen. Het Bestuur is niet gehouden om op verzoek van de Ledenraad een commissie te benoemen en maakt zelf de afweging of zij deze commissie benoemt (art. 28, lid 1 Statuten). 5. De Ledenraad kan het Bestuur verzoeken bepaalde onderwerpen op de agenda voor de bestuursvergadering te plaatsen. Het Bestuur is niet gehouden om dit onderwerp op de agenda voor de bestuursvergadering te plaatsen en maakt zelf de afweging of zij dit onderwerp op de agenda plaats. Nieuw artikel 8 Gedrag van de leden van de ledenraad 1. De leden van de Ledenraad kennen hun bevoegdheden, verantwoordelijkheden en verplichtingen en gedragen zich aldus naar beste vermogen. De leden van de Ledenraad zijn in hun functioneren mede gericht op het meewegen van het algemeen belang van Buma/Stemra. Zij zullen openlijk geen standpunten uitdragen die strijdig zijn met de belangen van Buma/Stemra (vgl. art. 1, leden 1 t/m 3 Gedragscode voor bestuursleden). 2. De leden van de Ledenraad worden bij de uitoefening van hun taken en bevoegdheden geacht de doelstellingen van Buma/Stemra mede in het oog te houden. Een lid van de Ledenraad meldt ieder mogelijk belangenconflict als bedoeld in het Verkiezingsreglement terstond aan het Bestuur (vgl. art. 2, leden 1 en 3 Gedragscode voor bestuursleden). 3. De leden van de Ledenraad zijn integer en gedragen zich verantwoordelijk. Ze geven voortdurend blijk van eerlijkheid en zorgvuldigheid. De leden van de Ledenraad maken geen misbruik van hun positie en/of bevoegdheid als lid van de Ledenraad (vgl. art. 3, leden 1 en 3 Gedragscode voor bestuursleden). 4. Elk (ex-)ledenraadslid is verplicht discreet om te gaan met alle informatie (inclusief mondelinge en elektronische beraadslagingen van de Ledenraad) en Pagina 5
met de documentatie verkregen in het kader van zijn lidmaatschap van de ledenraad en is, waar het vertrouwelijke informatie betreft, verplicht geheimhouding in acht te nemen. Leden en oud-leden van de ledenraad zullen vertrouwelijke informatie niet buiten de ledenraad brengen of openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen. Van eventuele informatie die zij van anderen ontvangen en die betrekking heeft op de Ledenraad dan wel van belang is voor Buma/Stemra, stellen zij het Bestuur dan wel de onafhankelijke voorzitter op de hoogte. 5. De ledenraad heeft recht op informatie vanuit haar taken en bevoegdheden als ledenraad. Indien de Ledenraad meent te weinig informatie van of namens het bestuur te hebben ontvangen, dan kan de ledenraad steeds om bijkomende inlichtingen verzoeken via een gemotiveerd verzoek daartoe aan de onafhankelijke voorzitter. (vgl. art. 4, leden 1 en 2 Gedragscode voor bestuursleden). 6. Elk (ex-)ledenraadslid dient zich te onthouden van het doen van mededelingen en commentaar naar de media over onderwerpen die in de Ledenraad besproken worden respectievelijk besproken zijn. 7. Behalve deskundigheden en vaardigheden zal van leden van de Ledenraad ook gevraagd worden dat ze voldoende tijd beschikbaar hebben en zich naar vermogen zullen inzetten (vgl. art. 5, lid 2 Gedragscode voor bestuursleden). De leden van de Ledenraad worden geacht tenminste 70 % van de vergadering van Ledenraad, commissies, ledenvergaderingen e.d. bij te wonen. 8. De Ledenraad is voor zover de vertrouwelijkheid en geheimhouding dat toelaten, te allen tijde bereid om openheid te geven over het eigen functioneren en zijn wijze van besluitvorming (vgl. art. 7, lid 1 Gedragscode voor bestuursleden). 9. Een keer per jaar evalueert de Ledenraad zijn eigen functioneren en dat van de individuele leden. De leden van de Ledenraad staan open voor kritiek en suggesties voor verbetering en zijn bereid om elkaar open en constructief aan te spreken (vgl. art. 6, leden 1 Gedragscode voor bestuursleden). 10. De Ledenraad heeft geen vast budget. Pagina 6