Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus 20 1000 Brussel tel. secretariaat: 02/553.57.03 fax secretariaat: 02/553.57.02 e-mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2008/120 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxxx bij schrijven d.d. 12 juni 2008, gericht aan het Agentschap voor Natuur en Bos (verder ANB ), Koning Albert II-laan 20 te 1000 BRUSSEL, alsook aan de buitendienst Antwerpen van ANB, Lange Kievitstraat 111/113 te 2018 ANTWERPEN, waarbij werd verzocht om, in het kader van de hervergunning van de PIDPA-waterwinning te Balen-Nete, een afschrift te verlenen van 1. alle rapporten en meetgegevens i.v.m. de waterwinning Balen Nete en effecten op natuur en habitatgebieden; 2. alle adviezen, in ruime zin, welke werden geleverd i.v.m. de proefvergunning en de aanvraag tot het hernieuwen ervan; 3. evaluatie van het rapport 'proefvergunning Balen-Nete en vegetatiemonitoring Balen' van Haskoning door het INBO; 4. advies ANB van 13 mei 2008 m.b.t. hernieuwing vergunning; 5. advies van de betrokken buitendienst ANB aan hoofdbestuur i.v.m. de eventuele hernieuwing van de vergunning; Gelet op het aangetekend schrijven d.d. 18 juli 2008 vanwege xxxx aan ANB te Brussel en aan ANB te Antwerpen waarbij het verzoek tot openbaarmaking d.d. 12 juni 2008 in herinnering wordt gebracht; Gelet op het beroepschrift van xxxx bij mailbericht d.d. 4 augustus 2008 tegen het uitblijven van een beslissing van ANB te Brussel en te Antwerpen; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 5 augustus 2008; Wat de ontvankelijkheid betreft: 1
Overwegende dat beide aanvragen in eerste aanleg bij schrijven d.d. 12 juni 2008 bij ANB zijn ingediend; dat op 4 augustus 2008, de datum van het beroepschrift, de decretaal voorgeschreven beslissingstermijn van 15 dagen was verstreken; dat, aangezien binnen de decretaal voorgeschreven termijn een beslissing van ANB is uitgebleven, de termijn van beroep in overeenstemming met artikel 22, derde lid van het decreet van 26 maart 2004 geen aanvang heeft genomen; Overwegende dat het ingediende beroepschrift van 4 augustus 2008 dan ook tijdig werd ingesteld; dat het beroepschrift d.d. 4 augustus 2008 bijgevolg ontvankelijk is; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat in overeenstemming met artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten, dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingsgronden, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 15 van voormeld decreet; Overwegende dat een bestuursdocument in artikel 3, 4 van dit decreet gedefinieerd wordt als de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt; dat het recht op openbaarheid aldus maar kan worden uitgeoefend voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager; Overwegende dat de verzoeker in casu beroep heeft ingesteld tegen het stilzitten van ANB m.b.t. zijn verzoek tot openbaarmaking; Overwegende dat ANB te Brussel met een aangetekend schrijven d.d. 19 augustus 2008, waarvan de beroepsinstantie een kopie mocht ontvangen, alsnog heeft geantwoord op het verzoek tot openbaarmaking vanwege de verzoeker en, uiteindelijk bij aangetekend schrijven d.d. 22 augustus 2008, een afschrift heeft bezorgd van de documenten vermeld onder punt 3 en 4; Overwegende dat de beroepsinstantie aldus moet vaststellen dat, wat deze stukken betreft, er bijgevolg alsnog werd tegemoetgekomen aan de verzuchtingen van de verzoeker; Overwegende dat het beroepschrift dan ook, wat deze stukken betreft, zonder voorwerp is geworden; Overwegende dat, wat de stukken onder punt 1 betreft, de beroepsinstantie vaststelt dat, niettegenstaande bepaalde stukken bij bovenvermeld aangetekend schrijven door ANB aan de verzoeker werden bezorgd, in haar schrijven d.d. 19 augustus 2008 expliciet wordt vermeld dat het rapport vanwege PIDPA (proefvergunning waterwinning Balen-nete: evaluatierapport vergunning AMV/17631/1002B dd. 12/12/2007) wordt bij deze zending niet meegestuurd omdat dit rapport naar onze mening te omvang en complex is om te kopiëren. Dit rapport kan wel worden ingekeken in onze kantoren te Antwerpen ( ) ; 2
Overwegende dat ANB in haar schrijven d.d. 19 augustus ll. aldus de openbaarmaking van het document op zich niet betwist, maar dat de discussie zich beperkt tot de wijze waarop het gevraagde document wordt openbaar gemaakt; Overwegende dat overeenkomstig artikel 17, 1, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 de aanvrager zelf de vorm kan bepalen en op welke manier de gevraagde documenten bij voorkeur ter beschikking worden gesteld (afschrift of inzage); dat die voorkeur dient te worden gerespecteerd, tenzij de gevraagde wijze redelijkerwijs onverantwoord is (artikel 20, 1, derde lid van het decreet); Overwegende dat ANB, na verzoek van de beroepsinstantie, verduidelijkt dat het document een rapport met veel kleurenfoto s en kleurenkaarten met verschillend kleurgebruik in de legende betreft; dat het nogal moeilijk is om gekopieerd ter beschikking te stellen omdat er wellicht veel nuances zouden verloren gaan; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat op grond van bovenstaande motivering niet kan besloten worden dat het verlenen van een afschrift redelijkerwijs onverantwoord is; dat het verlenen van het rapport in casu niet redelijk onverantwoord is; dat het rapport vanwege PIDPA (proefvergunning waterwinning Balen-nete: evaluatierapport vergunning AMV/17631/1002B dd. 12/12/2007) aldus openbaar dient te worden gemaakt door er een afschrift van te geven; dat bijgevolg het beroep op dit punt gegrond is; Overwegende dat de beroepsinstantie vaststelt dat bovenvermeld definitief rapport van de PIDPA voorafgegaan is door een conceptnota proefvergunning ; dat over deze conceptnota verdere besprekingen werden gevoerd en dat deze conceptnota nog wijzigingen heeft ondergaan; dat de beroepsinstantie van oordeel is deze conceptnota een onafgewerkt document betreft, een stuk in wording dat geleid heeft tot het bovenvermelde eindrapport vanwege PIDPA (proefvergunning waterwinning Balen-nete: evaluatierapport vergunning AMV/17631/1002B dd. 12/12/2007); dat deze documenten aldus aan de openbaarmaking worden onttrokken; dat bijgevolg het beroep op dit punt ongegrond is; Overwegende dat na onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat, wat de stukken onder punt 2 betreft, ANB, bij schrijven d.d. 22 augustus ll., weliswaar bepaalde stukken heeft meegedeeld aan de verzoeker, behalve echter de adviezen d.d. 18.08.2005 en d.d. 28.09.2005 van ANB aan de afdeling Milieuvergunningen te Brussel in het kader van het beroep tegen de milieuvergunning verleend door de Bestendige Deputatie van de provincie Antwerpen op 16 juni 2005; dat deze documenten moeten worden beschouwd als bestuursdocumenten in de zin van artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat er geen enkele uitzonderingsgrond voorhanden is om de adviezen d.d. 18.08.2005 en d.d. 28.09.2005 aan de openbaarmaking te onttrekken; Overwegende dat het beroep, wat deze stukken betreft, gegrond is; Overwegende dat, wat het advies van de betrokken buitendienst ANB aan het hoofdbestuur i.v.m. de eventuele hernieuwing van de vergunning betreft (punt 5), ANB aan de beroepsinstantie, per mailbericht d.d. 19 augustus ll., laat weten dat een afschrift van dit stuk niet werd bezorgd aan de verzoeker; dat ANB verder schrijft dat dit ontwerpadvies, voorbereid door de dossierbehandelaar in de provinciale afdeling te Antwerpen en per mail bezorgd aan de coördinator op de Centrale Diensten van ANB te Brussel, slechts een ontwerp 3
is en dus nog niet afgewerkt is en nog niet bekrachtigd is als het formele ANB-standpunt; dat, zo vervolgt ANB in het mailbericht, dit document bijgevolg ook niet ondertekend is door de bevoegde persoon, in dit geval het afdelingshoofd van de afdeling Beleid bij de Centrale Diensten van het ANB; dat ANB aldus, zonder dit te expliciteren, de bedoeling heeft om te verwijzen naar de in artikel 11, 2 van het decreet van 26 maart 2004 bepaalde uitzonderingsgrond van onafgewerkte en onvoltooide bestuursdocumenten; Overwegende dat overeenkomstig artikel 11, 2 van het decreet van 26 maart 2004 de aanvraag tot openbaarmaking mag worden afgewezen als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn ; Overwegende dat de beroepsinstantie, om met kennis van zaken te kunnen oordelen, ANB per mailbericht d.d. 19 augustus ll. heeft verzocht om een afschrift van dit ontwerpadvies; dat dit aan de beroepsinstantie per mailbericht d.d. 19 augustus ll. werd bezorgd; dat de beroepsinstantie kon afleiden dat er reeds een ontwerp door ANB Antwerpen aan ANB Centrale Diensten moet verstuurd zijn; dat op verzoek van de beroepsinstantie ook van dit eerste ontwerp een afschrift, bij mailbericht d.d. 20 augustus ll., aan de beroepsinstantie werd meegedeeld; Overwegende dat, na onderzoek, de beroepsinstantie vaststelt dat, volgens de taakverdeling binnen ANB, de Centrale Diensten van ANB te Brussel advies verlenen aan de afdeling Milieuvergunningen in het kader van een milieuvergunningsprocedure; dat het hoofdbestuur dus formeel beslist welk advies wordt gegeven; dat, pas wanneer de bevoegde ambtenaar formeel zijn fiat geeft en de tekst ondertekent, er sprake is van een afgewerkt advies van ANB; dat immers de provinciale buitendienst het advies voorbereidt: hij onderzoekt het dossier en bezorgt de Centrale Diensten een ontwerp; dat de ambtenaar op de buitendienst dus een ontwerp schrijft in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van het hoofdbestuur; dat trouwens in de ontwerpen in kwestie onmiddellijk de bestemmeling van het advies (AMV) wordt vermeld; dat dit gegeven verduidelijkt dat het ontwerp een fase is in de totstandkoming van het advies van ANB; dat de buitendienst dus geen op zichzelf staand advies aan het hoofdbestuur uitbrengt; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat deze situatie kan vergeleken worden met het voorbeeld van een advies van de juridische dienst; dat dit advies immers pas als af kan worden beschouwd als het inderdaad als het juridisch advies van de dienst kan worden gekwalificeerd en niet als de juridische nota van een medewerker van die dienst die nog onderhevig is aan verdere discussie binnen die dienst (zie F. SCHRAM, Het decreet openbaarheid van bestuur. Een juridische analyse in historisch perspectief, Brugge, Vanden Broele, 2006, 241); dat het ontwerp van de buitendienst (provinciale afdeling) in casu een onafgewerkt stuk is; dat het advies dat ANB uiteindelijk aan AMV heeft verstrekt afgewerkt is; Overwegende dat aldus moet worden besloten dat de ontwerpen van tekst van de buitendienst Antwerpen (provinciale afdeling) van ANB onafgewerkte bestuursdocumenten zijn en op grond van artikel 11, 2 van het openbaarheidsdecreet aan de openbaarmaking onttrokken worden; Overwegende dat het beroepschrift, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond moet worden afgewezen. 4
Na beraadslaging, BESLUIT: Het beroepschrift van xxxx d.d. 4 augustus 2008 tegen het uitblijven van een beslissing vanwege ANB wordt ontvankelijk en deels zonder voorwerp en deels gegrond verklaard. Bijgevolg dient een afschrift van de adviezen d.d. 18.08.2005 en d.d. 28.09.2005 en van het rapport vanwege PIDPA (proefvergunning waterwinning Balen-nete: evaluatierapport vergunning AMV/17631/1002B dd. 12/12/2007) aan de verzoeker te worden bezorgd. Brussel, 2 september 2008 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter 5