Hoe kan je nu weten of de accountant zijn werk goed heeft gedaan? De Dag van het Toezicht 2015 Jaap Kleijwegt, BDO Consultants 17 april 2015
Uw gesprekspartner Jaap Kleijwegt MSc MBA CRMA Financieel management BDO Consultants M: 06 263 94 890 E: jaap.kleijwegt@bdo.nl Jaap Kleijwegt (44 jaar) en woonachtig in Nijmegen. Hij heeft (post-)masteropleidingen gevolgd op het gebied van Finance, control en accountancy en is als Hoofd Financieel Management verbonden aan BDO Consultants B.V. Hij heeft 20 jaar ervaring met de controle, advisering, visitatie en interim management bij diverse maatschappelijke organisaties. Jaap is naast zijn werk bij BDO commissaris/ voorzitter audit commissie Woningcorporatie Rochdale in Amsterdam en reserveofficier binnen de Koninklijke Landmacht (1 CMI Commando). Page 2
Programma workshop Context onderwijswereld Grondslag accountantscontrole Verantwoordelijkheden De keten van kwaliteit Opdrachtgeversrol Enkele dillema s Afsluitende overweging Page 3
Context - Omgeving onderwijs verandert fundamenteel Vastgoedsturing, bezetting en demografische ontwikkelingen Rendementssturing Efficiency versus schaalgrootte Maatschappelijk verantwoord ondernemen Legitimiteit/ integriteit Nationale en lokale regelgeving/ compliance Kwaliteit en toegankelijkheid Schaalgrootte en complexe sturing Governance en imago Digitalisering onderwijs Page 4
Grondslag accountantscontrole Op grond van wettelijke bepalingen zoals vastgelegd in de diverse onderwijswetten (WPO, WVO, WEB, WHW) moet een accountant jaarlijks de jaarrekening van onderwijsinstellingen controleren. Controleprotocollen De werkgroep Controleprotocollen (COPRO) bestaande uit vertegenwoordigers van de openbare accountantskantoren en de Accountantsdienst Rijksoverheid Het doel van de controlewerkzaamheden is: een onafhankelijk en onpartijdig oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening en de bekostigingsgegevens. Page 5
Grondslag accountantscontrole Het COPRO geeft aan dat het controleprotocol 2014 uitvoerbaar is maar geeft hierbij drie kanttekeningen aan: Dit betreft het tijdstip van de publicatie van het protocol; De formalisering van publicaties zoals nieuwsbrieven en de mate van detaillering in de werkzaamheden van de accountant; Tenslotte heeft het de voorkeur van COPRO dat het bestuur van de instelling zelf verantwoording aflegt over de naleving van de relevante (financiële) bepalingen in de wet- en regelgeving. Zij immers eindverantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid. De accountant kan dan vaststellen dat deze verantwoording een getrouw beeld geeft. Page 6
Verantwoordelijkheden- bestuur Het bestuur van de onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met de regeling jaarverslaggeving onderwijs en Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, in overeenstemming met de Regeling jaarverslaggeving onderwijs. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Page 7
Verantwoordelijkheden- accountant Het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van de uitgevoerde controle, als bedoelt in de Wet. De controle is verricht op basis van Nederlands recht, waaronder controlestandaarden, het onderwijscontroleprotocol en de Beleidsregels toepassing WNT. Dit vereist dat de accountant voldoet een geldende ethische voorschriften en dat de controle zodanig is gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Page 8
Verantwoordelijkheden- accountant Bij het maken van deze risico-inschatting neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede in het kader van de financiële rechtmatigheid voor de naleving van die wet- en regelgeving gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De accountant geeft hierbij zijn mening in hoeverre de verkregen controleinformatie voldoende geschikt is om een onderbouwing van zijn oordeel te bieden. Page 9
Verantwoordelijkheden- Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) vertegenwoordigt de belangen van de maatschappij en bestaat uit alle groeperingen en personen die belang hebben bij goed onderwijs. De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van het bestuur. De RvT vraagt verantwoording over het bereiken van doelstellingen van de organisatie aan het bestuur en verleent goedkeuring aan specifieke besluiten van het bestuur die in de statuten staan vermeld. De RvT legt op haar beurt verantwoording af over het eigen functioneren aan interne en externe belanghebbenden. Zij doet dit onder meer binnen het jaarverslag. Als uitgangspunt voor haar eigen functioneren conformeert de Raad van Toezicht zich aan de principes van geldende governance regels. Page 10
De keten van kwaliteit- Dijken van beheersing RvC Auditcommissie 1 e Dijk Primair proces Operationele proces Afdelingen/ kwaliteit medewerkers Afdelingsmanagers 2 e Dijk Planning & Control Ondersteuning: Organisatie Control Planning & Control 3 rd line Internal Audit Optimalisatie taken en processen Toetsing: Interne Audits Interne controle Externe accountant Systeemoptimalisatie
De keten van kwaliteit Good Corporate Governance bestaat uit 3 dijken van beheersing De kosten nemen toe naar mate deze verder verwijderd zijn van het primaire proces De samenhang en communicatie tussen de 3 dijken van beheersing is een belangrijke voorwaarde om te komen tot een effectief, geïntegreerde intern controle systeem. Bij een goede afstemming is externe controle efficiënt en complementair Dus niet vier keer dezelfde controls beoordelen; Page 12
De keten van kwaliteit- Instrumenten van beheersing Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Juli Aug Sept Okt Nov Dec Risicoinventarisatie Risicobeheersmatrix in afdelingsjaarplannen Begroting/ MJB Scenario s Beheersing/ strategische dialoog Interne audit/ IC Kwartaalrapportage Jaarverslag
De keten van kwaliteit- mensen, systemen en processen Enkel formele systemen/ processen leiden tot niet werkende interne beheersing Een goede mix van zgn. hard en soft controls is van belang Cultuur en gedrag is één van de cruciale succesfactoren voor gezonde organisatie Het systematisch in kaart brengen van de risico cultuur is essentieel om deze te beïnvloeden donderdag 16 april 2015 Page 14
De keten van kwaliteit- dimensies van beheersing Model van Simons sluit goed aan bij een effectieve beheersing: Boundary systems: Geven de spelregels en maken duidelijk wat niet kan Diagnostic control systems: Bestaande planning & control cyclus vanuit het beleid, jaarplannen, periodieke rapportage (KPI s) en jaarverslaggeving Belief systems zijn voor het verbinden met de missie en waarden, inspiratie en 'commitment Interactive controls systems richten zich op het verzamelen en bespreken van (intuïtieve) informatie om nieuwe kansen en bedreigingen te signaleren. Pagina 15
Opdrachtgeversrol- Selectie en benoeming De Raad van Toezicht is in formele zin opdrachtgever van de accountant en dat betekent een actieve participatie bij de selectie, contracteren, bepaling werkprogramma (pre audit meeting) en evaluatie. Bij een aanbesteding kan worden gekozen voor het selectiecriterium 'laagste prijs' of 'economisch meest voordelig'. Bij het laatste criterium worden naast de geoffreerde kosten ook kwaliteitscriteria in het afwegingsproces meegenomen. Omdat naast de standaard controlewerkzaamheden van de accountant ook de kwalitatieve adviesrol, klankbordfunctie en kennis van de branche van belang zijn, is het selectiecriterium 'economisch meest voordelig' het meest passend. De selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit een afvaardiging van de RvC, bestuur en financiële functie van de organisatie Page 16
Opdrachtgeversrol- Selectie en benoeming Om tot een goede afweging te komen waarbij zowel de financiële als de nietfinanciële aspecten voldoende worden belicht, is het belangrijk om het selectieproces primair in drie fases te laten verlopen: Een plan van aanpak wordt op gesteld en wordt bepaald welke accountants worden uitgenodigd om deel te nemen aan het selectieproces. Qua selectiecriteria worden de volgende punten bij de beoordeling van de offertes meegenomen: Kennis en ervaring van het team Dienstverlening Kwaliteit van de offerte Prijs en kostenstructuur (in termen van voorwaarden en tarieven) Presentatie en keuzeproces Page 17
Opdrachtgeversrol- controleaanpak De accountant bepaalt in beginsel zelfstandig zijn controleaanpak, maar het is waardevol om met elkaar (periodiek) afstemming te hebben over: Specifieke risico s, risicohouding en controletolerantie; Systeemgericht versus gegevensgerichte controles Eventuele hiaten in de interne beheersing Mogelijkheden om de interne beheersing/ internal audit aan te sluiten bij de externe controle Opvolging bevindingen voorgaande controles Belangrijke (toekomstige) wijzigingen binnen de verslaggeving/ controle protocol Page 18
Opdrachtgeversrol- rapportage De accountant brengt tussentijds een managementletter uit en bij de jaarrekening accountantsverslag: Onderwerpen die in de management letter aan bod komen zijn het risicomanagement, de aanwezige interne beheersingsprocessen, de betrouwbaarheid en continuïteit van automatiseringsomgeving, informatievoorziening en bijzondere aandachtspunten richting de eindejaarscontrole. Het accountantsverslag bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne organisatie, de geautomatiseerde gegevensverwerking en bevindingen uit de controle van de jaarcijfers zelf. In het accountantsverslag besteed de accountant aandacht aan de mate van realisatie van de begroting, relevante cijferanalyses ten opzichte van voorgaande perioden, de solvabiliteit, financiering en de prognose-informatie. Page 19
Opdrachtgeversrol- evaluatie Belangrijk is om: De uitvoering van de opdracht (direct) na afronding van de controle in aanwezigheid van de RvC/ AC te evalueren De accountant ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur/ directie te spreken Nadrukkelijk aandacht te besteden aan follow up van belangrijke bevindingen Jaarlijks de opdracht en specifieke afspraken opnieuw te bevestigen Belangrijke externe ontwikkelingen en risico s hierin te betrekken Page 20
Enkele dillema s De RvT is niet zelfstandig in staat te beoordelen of de accountant zijn werk goed heeft gedaan. Page 21
Enkele dillema s Toezichthouden doe je met je hoofd, je hart en je buik. Betrokkenheid bij het onderwijs en het volgen van je intuïtie zijn belangrijke eigenschappen van een RvT lid Page 22
Enkele dillema s Als de organisatie niet in control is kan de accountant feitelijk niet komen tot een goedkeurende verklaring Page 23
Enkele dillema s Tenminste één van de commissarissen moet voldoende inhoudelijke kennis hebben van het werk van de accountant om een volwaardige sparringpartner te zijn Page 24
Enkele dillema s De toenemende regeldruk voor accountants heeft leidt niet tot kwaliteitsverbetering, maar vooral tot meer disclosures, risico-aversie en formalisering van verhoudingen Page 25
Afsluitende overweging Welke competentie van een toezichthouder staat centraal in de relatie met de accountant? Wat betekent dit voor het profiel van de toezichthouder binnen de onderwijsorganisatie? Page 26