OPROEP TOT HET INDIENEN VAN EEN OFFERTE Correspondent Onze referte Uw referte Datum info@icci.be EV/svds 10 september 2015 Betreft: Ontwikkelen door een bedrijfsrevisorenkantoor van een quick scan standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief voor de lokale besturen 1 Inleiding Het ICCI is een private stichting opgericht door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) die o.m. als doel heeft objectieve en wetenschappelijke informatie te verstrekken over onderwerpen die het bedrijfsrevisoraat aanbelangen. Voor meer informatie in verband met het ICCI wordt verwezen naar de website www.icci.be 1. Onafhankelijke audit van de jaarrekeningen van lokale besturen De Europese Richtlijn 2011/85/EU (art. 3.1.) vereist dat België zowel op federaal, deelstatelijk (Gemeenschappen en Gewesten), provinciaal als lokaal niveau dient te beschikken over een betrouwbare overheidsboekhouding die onderworpen is aan een doeltreffende interne controle en een onafhankelijke audit, uitgevoerd overeenkomstig internationale standaarden. Op 10 april 2014 werden twee wetten aangenomen, met het oog op de omzetting van Richtlijn 2011/85/EU, tot wijziging van de begrotings- en boekhoudwetten van 16 mei 2003 (Gemeenschappen en Gewesten) en 22 mei 2003 (Federale Staat) waarbij het Rekenhof bevoegd wordt, uiterlijk vanaf de rekeningen over het begrotingsjaar 2020, voor de certificering van hun algemene rekeningen. Een certificering van de rekeningen van de Belgische provincies, gemeenten, OCMW s en politiezones is evenwel nog niet door enige regelgeving voorgeschreven. Wat de jaarrekening van de Vlaamse gemeenten en OCMW s zelf betreft, fungeert het Agentschap voor Binnenlands Bestuur als balanscentrale voor coherentiecontroles. Dit Agentschap controleert echter niet ten gronde de betrouwbaarheid van deze rekeningen en evenmin de gehanteerde waarderingsregels. 1 Onder lokale besturen worden hier de steden, gemeenten, OCMW s, autonome gemeentebedrijven, gemeentelijke vzw s, politiezones en hulpverleningszones verstaan. 1/9
In Brussel en Wallonië zijn de gemeenten ook onderworpen aan de controle van hun respectievelijk administratief toezicht, Brussel Plaatselijke Besturen en la Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux. Dit is evenwel niet in overeenstemming met het voorschrift van Richtlijn 2011/85/EU. Een geïntegreerde aanpak van de interne controle en de onafhankelijke audit kan hier een oplossing bieden. De satelietisering, of de afsplitsing van activiteiten van gemeenten middels (inter)gemeentelijke vzw s, heeft in bepaalde gemeenten een zodanige omvang bereikt dat de gemeenten nauwelijks nog een globaal overzicht hebben van de financiële toestand van hun verzelfstandigde entiteiten. De tussenkomst van de bedrijfsrevisor in de gemeentelijke rekeningen dient te worden bestudeerd zodat ze in alle onafhankelijkheid een werkelijke toegevoegde waarde wordt voor de gemeenten. Dit kan worden bereikt door bijvoorbeeld alle kosten en engagementen van de gemeente met inbegrip van haar verschillende entiteiten (OCMW, vzw, autonome bedrijven, enz.) in kaart te brengen en door praktische hulp aan de gemeenten aan te bieden om in overeenstemming te zijn met de nieuwe Europese verplichtingen inzake ESR 2010. Het is trouwens passend op te merken dat de Belgische lokale besturen één van de zeer weinigen zijn binnen de Europese Unie die geen jaarlijkse onafhankelijke financiële audit van hun financiële rapportering ondergaan, zodat de betrouwbaarheid van hun jaarrekening niet wordt gewaarborgd (J. CHRISTIAENS, L. ACKE en C. VANHEE, Naar een modern financieel management bij de Vlaamse overheid en de Vlaamse lokale besturen?, Tax, Audit & Accountancy (TAA), mei 2012, p. 25). Op basis van de derde overweging van Richtlijn 2011/85/EU stelt het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) eenvoudig vast dat de Europese Unie zich nauwelijks een onafhankelijke audit kan voorstellen zonder externe auditors zoals de rekenkamers en de bedrijfsrevisoren. Tijdens verschillende gesprekken met vertegenwoordigers van bevoegde kabinetten van de verschillende Gewestregeringen is gebleken dat: - de lectuur van het begrip onafhankelijke audit niet volledig aansluit bij de visie van het IBR; - momenteel de Gewesten niet over de middelen beschikken om onverkort een volkomen controle te laten uitvoeren op alle lokale besturen; - ze wel openstaan voor een graduele invoering van controle mits de voordelen voor de administratie kunnen worden aangetoond. De uitdaging voor het beroep bestaat erin een dienst voor te stellen dat haalbaar is en waarvan de voordelen worden aangetoond. De notie quick scan lijkt aan deze voorwaarden tegemoet te komen. 2/9
2. Doelstelling: ontwikkelen van een quick scan aangepast aan de specificiteit van de lokale besturen 2.1. Algemeen De bedrijfsrevisoren zijn bereid zich te organiseren middels seminaries, studiedagen en infosessies om te kunnen voldoen aan de vraag om de door de Richtlijn vereiste audit te leiden of op een geleidelijke wijze aan de invoering ervan mee te werken. Er wordt gedacht aan het ontwikkelen van een quick scan, gebaseerd op het model van een audit beperkt tot één of meerdere vooraf in overleg met de lokale besturen vastgelegde thema s zoals (de conformiteit (compliance) van het wettelijk kader, de interne controle (aanwezigheid van minimale beheersmaatregelen), de coherentie van de gegenereerde financiële informatie en de inschatting van het frauderisico) (IBR, Memorandum aan de Regeringen. Verkiezingen mei 2014, p. 20-21). Het referentiekader voor deze audit is de International Standard on Related Services (ISRS) 4400, Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information. De te ontwikkelen quick scan dient te worden opgebouwd rond de volgende vier thema s: 1) conformiteit (compliance) met het wettelijk kader; 2) interne controle beheersmaatregelen gericht op de productie van financiële staten; 3) maatregelen inzake fraudepreventie; en 4) kwaliteit van de financiële rapportering; 2.2. Bespreking van deze vier thema s Het is aangewezen uit te gaan van risico s. Het maturiteitsniveau van de entiteit wordt bepaald in functie van de beheersmaatregelen die de entiteit heeft uitgewerkt om de risico s tot een aanvaardbaar niveau te beperken. A) Conformiteit (compliance) met het wettelijk kader Bij wijze van voorbeeld: Risico: de wetgeving overheidsopdrachten in het kader van aankopen werd niet gevolgd. Maturiteit beheersmaatregelen: B) Interne controle beheersmaatregelen gericht op de productie van financiële staten Bij wijze van voorbeeld: Risico: de inhoudelijke, boekhoudkundige en thesauriële afhandeling van dossiers gebeurt door dezelfde persoon. Maturiteit beheersmaatregelen: 3/9
C) Maatregelen inzake fraudepreventie Bij wijze van voorbeeld: Risico: binnen de entiteit kan iedereen offertes maken en bestellingen doen. Maturiteit beheersmaatregelen: D) Kwaliteit van de financiële rapportering Bij wijze van voorbeeld: Risico: er gebeurt geen systematische registratie van de verbintenissen met financiële weerslag en van de schulden, zekerheden, verplichtingen en voorzieningen (ook deze buiten balans). Maturiteit beheersmaatregelen: Omtrent de voorgaande vier thema s dient de quick scan de graad van progressie in te schatten en hiertoe een model met scores op te zetten. De scoring dient te gebeuren in functie van het COSO-begrippenarsenaal. Het model moet, in functie van de score, voorstellen van adviezen tot progressie bevatten. Bij de ontwikkeling van de quick scan zijn er twee fases te onderscheiden: enerzijds het bepalen van de inhoudelijke vragen van de quick scan en anderzijds het uitwerken van een bruikbare tool en methodiek om tot een uniforme en constante kwaliteitsapproach te komen. De quick scan moet een maximum uniformiteit garanderen op het vlak van aanpak (en documentatie), beoordeling en rapportering. De quick scan stelt zich niet in de plaats van een volkomen controle, maar moet toelaten dat de cijfers betrouwbaarder worden en dat de grootste risico s voor de lokale besturen naar boven komen en worden geactualiseerd, alsook de wijze wordt beoordeeld om hieraan te verhelpen in overleg met de toezichthoudende overheden. De quick scan heeft tot doel een totaal onafhankelijke, duidelijke en snelle kijk op de essentiële elementen in de gemeentelijke financiële overzichten te verschaffen. Verder bevat het een uniforme aanpak en standaardrapportering die benchmarking en kwaliteitsvolle statistische gegevens voor het Instituut voor de Nationale Rekeningen nagekeken in de inputfase toelaten. Op een geleidelijke wijze wordt zo tegemoet gekomen aan de conformiteit met de Europese begrotingsvereisten. Bovendien kan een quick scan van de gemeentelijke rekeningen bijdragen tot meer vertrouwen bij de schuldeisers en aldus tot een daling van de kostprijs van de schuld en het vergemakkelijken van toekomstige gemeentelijke financiering. Het zou toelaten een overzicht te bieden van de kosten en verplichtingen van de gemeente en haar entiteiten, die hoewel ze juridisch onafhankelijk zijn, er economisch gezien toch deel van uitmaken. Op deze wijze zou het ook mogelijk zijn om de geconsolideerde financiële positie te identificeren en te bepalen wat 4/9
de impact kan zijn van de financiële positie van de andere entiteiten op de gemeentelijke financiën. Dit kan ertoe leiden dat er procedures komen om de geconsolideerde schuldgraad te bepalen en de kwaliteit van het meerjarenplan te beoordelen. Op zijn vergadering van 19 december 2014 besliste de Raad van het IBR om het project quick scan financieren en voor de redactie van het standaardcontroleprogramma een bedrijfsrevisorenkantoor aan te stellen. Het prototype van quick scan dient in ieder geval te zijn: - gebaseerd op wederzijds vertrouwen; - aanvaardbaar voor alle toezichthoudende overheden van de lokale besturen in de drie Gewesten, rekening houdend met het enigszins verschillend regelgevend kader; - aantrekkelijk omwille van de voorgestelde toegevoegde waarde van de voldoende diepgang ervan; en - ontworpen als een hulpmiddel bij de voorbereiding van een volkomen controle. In concreto dient het controleprogramma en de standaardrapportering van de quick scan te worden uitgewerkt door één bedrijfsrevisorenkantoor, maar rekening houdend met de specificiteiten van de lokale besturen in de regelgeving van de drie Gewesten (Vlaams, Brussels Hoofdstedelijk en Waals) en in overleg met de toezichthoudende overheden op de lokale besturen en de overkoepelende verenigingen van de lokale besturen in de drie Gewesten. In een tweede fase zal een ander bedrijfsrevisorenkantoor het controleprogramma en de standaardrapportering van de quick scan testen in een Vlaamse gemeente, een Waalse gemeente en een Brusselse gemeente. Het is van belang in herinnering te brengen dat het revisoraat hierbij geen concurrentie aandoet aan het Rekenhof dat niet bevoegd is voor de lokale besturen, met uitzondering van de provincies. 3. Toepassingsgebied Het ontwikkelen van het standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief van de quick scan heeft betrekking op de rekeningen van de Belgische gemeenten met inbegrip van hun verschillende entiteiten (OCMW, vzw, autonome bedrijven, enz.): 5/9
Opdracht Model van opdrachtbrief Controlebenadering Te individualiseren template houdende: - voorstelling van de opdracht; - inventaris van de door de gecontroleerde voor te bereiden documentatie (CAP: client assistance pack); en - vragenlijsten die moeten toelaten het scoringsprogramma (cf. supra) in te vullen Programma Idealiter bestaat de output uit een elektronisch programma houdende: a) score - een methodiek van scoring die moet toelaten de maturiteit van de organisatie in kaart te brengen; en - deze methodiek moet voldoende duiding bevatten om uniformiteit in de scores te waarborgen. b) input - per type risico, vraagstellingen die moeten resulteren in een score (waarbij de gegeven score moet gemotiveerd worden); en - voorbeelden van aanbevelingen, die kunnen aangepast worden in functie van de gegeven score. c) output - een synthese van de scores waaruit de maturiteit kan afgeleid worden onder vorm van een standaardrapport, dat verbeteringsvoorstellen bevat. Perimeter De perimeter van de quick scan kan evenwel worden aangepast aan de behoeften van de entiteit die erom vraagt en zich beperken tot de entiteit en de buitenbalansverplichtingen ervan. In die zin dient de quick scan moduleerbaar te zijn en houdt het verslag, hoewel gestandaardiseerd, rekening met de overeengekomen perimeter. 6/9
4. Werkmethode Het te ontwikkelen controleprogramma en de eruit voortvloeiende standaardrapportering zal worden gebaseerd op de International Standard on Related Services (ISRS) 4400, Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information. De standaardrapportering is gebaseerd op de in internationale standaarden voorziene overeengekomen werkzaamheden (beschrijving van feitelijke bevindingen): Opgezet als hulpmiddel bij het voorbereiden van een volkomen controle, kan de perimeter van de quick scan worden aangepast aan de behoeften van de entiteit die hierom vraagt. In die zin is de quick scan moduleerbaar en dient het gestandaardiseerd verslag evenwel rekening te houden met de overeengekomen perimeter; Kosten: bijv. parameters te ontwikkelen naargelang het aantal inwoners van de betrokken stad of gemeente en het aantal van haar entiteiten; Aantal werkdagen: overeen te komen naargelang de behoeften, bijv. door het vooropstellen van 15 mandagen voor een gemiddelde gemeente en 25 mandagen voor een gemiddelde stad, zal een eerste diagnose kunnen worden gesteld; Verslag uit te brengen in de maand van de quick scan. Er zal een begeleidingscomité wordt opgericht bestaande uit leden van de Commissie Publieke Sector van het IBR, wiens kantoor of netwerk niet heeft deelgenomen aan de offerteaanvraag. Het begeleidingscomité zal ook aanwezig of vertegenwoordigd zijn op alle vergaderingen met de stakeholders van de lokale besturen. Het zal tevens op regelmatige wijze worden geïnformeerd over de vorderingen van de werkzaamheden, zonder echter op een actieve wijze aan de ontwikkeling van het standaardcontroleprogramma en -rapportering deel te nemen. 5. Samenwerking met een andere kantoor De inschrijver kan overwegen om de ontwikkeling van dit te verwezenlijken in samenwerking met een ander bedrijfsrevisorenkantoor. De offerte dient hier melding van te maken, doch in ieder geval wenst het ICCI de overeenkomst met slechts één enkel bedrijfsrevisorenkantoor te sluiten, die de volledige verantwoordelijkheid over de verwezenlijking en beëindiging van het project draagt. 6. Informatievergadering Een informatievergadering waarop in het bijzonder een vraag- en antwoordsessie naar aanleiding van deze oproep tot offerte van het ICCI is gepland, zal doorgaan op 12 oktober 2015 van 12:30 uur tot 13:00 uur in de kantoren van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. 7/9
7. Timing De uiterste datum voor het indienen van de offerte is 9 november 2015 om 12:00 uur. De offerte moet worden verstuurd naar of ter plaatse worden overhandigd op het volgend adres: Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) T.a.v. de Algemeen afgevaardigde, de heer Erwin VANDERSTAPPEN Emile Jacqmainlaan 135 1000 BRUSSEL De offertes zullen worden overgemaakt in drie exemplaren, gedateerd en ondertekend door de persoon die de uitvoering van de opdracht zal leiden. De Raad van Bestuur van het ICCI neemt op 18 november 2015 een beslissing over de offertes. De verwezenlijking van het onderzoek vangt aan op 1 december 2015 en dient uiterlijk op 1 maart 2016 te worden beëindigd. De timing voor de verwezenlijking van het overleg en de redactie van het controleprogramma en de rapportering moet door de inschrijver worden vastgesteld en in de offerte worden meegedeeld. Ingeval van vertraging die toe te schrijven is aan de inschrijver is een boete voor laattijdige oplevering verschuldigd ten belope van 0,07 % van de waarde van de opdracht per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 %. 8. Prijsbepaling In de prijs waarvoor het bedrijfsrevisorenkantoor inschrijft dienen alle kosten en heffingen die op de uitvoering van de opdracht wegen inbegrepen te zijn, met inbegrip van de eventuele BTW. Er zullen aan het ICCI geen kosten of provisies kunnen worden aangerekend voor de uitvoering van de opdracht, behoudens diegene die uitdrukkelijk in de offerte zijn opgenomen. Het bedrijfsrevisorenkantoor voorziet een totaalprijs in euro, met vermelding van het totaal aantal werkuren, rekening houdend met volgende elementen: - de kost van de medewerkers, hun opleidingsniveau en hun auditervaring op het vlak van de controle van publieke rechtspersonen ; en - de kosten verboden aan overleg, toegang tot databanken en dataverwerking. Het bedrijfsrevisorenkantoor vermeldt tevens het uurtarief voor bijkomende prestaties. Het is eveneens passend de betalingsmodaliteiten te verduidelijken. 8/9
9. Beslissingscriteria De opdracht zal worden toegekend aan het bedrijfsrevisorenkantoor dat het beste scoort op basis van de volgende criteria: - 70 % kwaliteit van de offerte (cf. supra, punten 2, 3, 4 en 7 voor wat de timing betreft); en - 30 % prijsbepaling. Het ICCI behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te kennen. Het ICCI dient zijn keuze niet te rechtvaardigen, noch ten aanzien van de verschillende inschrijvers, noch ten aanzien van derden. 10. Intellectueel eigendomsrecht Het ICCI is eigenaar van het standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief van de quick scan maar het verleent het recht om het standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief van de quick scan te gebruiken op voorwaarde dat er een duidelijke informatieverstrekking wordt gegeven omtrent het ICCI-auteursrecht (copyright) ervan. --- 9/9