Transparantiedocument Stichting Pensioenfonds Ahold (versie: 28 april 2015)
Hoofdstuk 1 - Inleiding 1.1 Voorwoord Stichting Pensioenfonds Ahold is de financiële dienstverlener voor Koninklijke Ahold N.V. (hierna de werkgever of Ahold ) en haar (ex)medewerkers op het gebied van pensioen en arbeidsongeschiktheid. Stichting Pensioenfonds Ahold (hierna: APF) heeft als doel de geldende Nederlandse pensioenregelingen uit te voeren bij Ahold. In dit document beschrijft het Bestuur hoe zij de organisatie van het pensioenfonds heeft ingericht. De formele vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en samenstelling van de organen van het pensioenfonds staan in de statuten van het pensioenfonds en in de reglementen van de door het Bestuur ingestelde organen. Dit transparantiedocument is door het Bestuur vastgesteld in de vergadering van 28 april 2015 en is gepubliceerd op de website van het pensioenfonds: www.aholdpensioenfonds.nl. 1.2 Algemeen Het Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door sociale partners overeengekomen pensioenregeling. Hierbij wordt gestreefd naar optimale kwaliteit, zorgvuldigheid en openheid met betrekking tot die uitvoering. In onderliggend document is vastgelegd hoe het Bestuur de besluitvorming, de verantwoording en het intern toezicht heeft ingericht. Daarbij is gehandeld binnen het kader van de Pensioenwet en de Code Pensioenfondsen. 1.3 Organisatiestructuur DNB AFM Verantwoordingsorgaan Bestuur Visitatiecommissie Beleggingscommissie Compliance officer Directeur Certificerend actuaris Onafhankelijk accountant Beleggingen Finance & Risk Management Pensioenzaken
Hoofdstuk 2 - De besturing van het pensioenfonds Bij de vormgeving van het beleid richt het Bestuur zich op de belangen van de belanghebbenden bij het pensioenfonds. Dit zijn de deelnemers, gewezen deelnemers, de pensioengerechtigden en de werkgever. Het Bestuur zorgt ervoor dat deze groepen zich op evenwichtige wijze vertegenwoordigd voelen. Daarnaast zorgt het Bestuur ervoor dat de bestuursleden geschikt zijn om APF adequaat te besturen. 2.1 Bestuur Het Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling zoals deze door de sociale partners is overeengekomen. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk is voor alle activiteiten van het pensioenfonds, waaronder de administratie, communicatie en het beheer van de financiële middelen. In overeenstemming met de statuten bestaat het Bestuur uit twee vertegenwoordigers van de in het pensioenfonds deelnemende werknemers (benoemd op voordracht van de Centrale Ondernemingsraad), drie vertegenwoordigers van de Werkgever (benoemd op voordracht van Ahold) en één vertegenwoordiger benoemd uit de groep pensioengerechtigden. Het Bestuur legt verantwoording af aan een Verantwoordingsorgaan. Het intern toezicht is ingevuld middels periodieke visitatie door een Visitatiecommissie. Bij de voordracht en de benoeming zijn diversiteit en complementariteit in geschiktheid belangrijke uitgangspunten. Bestuursleden worden voor vier jaar benoemd, en kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd. Het Bestuur stelt zich bij het uitoefenen van haar taak onafhankelijk op en zorgt dat het pensioenfonds uitsluitend handelt ten behoeve van haar belanghebbenden. Het Bestuur inventariseert daartoe jaarlijks de (neven)functies van de bestuurs- en commissieleden. Hierover wordt gerapporteerd in het jaarverslag. De taken en bevoegdheden van het Bestuur zijn bepaald in de statuten. Het Bestuur heeft in de statuten vastgelegd langs welke procedure bestuursleden kunnen worden benoemd, geschorst of ontslagen. 2.2 Beleggingscommissie Het Bestuur kan tijdelijke of permanente commissies instellen. Daarbij kan het Bestuur bevoegdheden mandateren aan een commissie. De commissie legt voor de uitoefening van haar taken verantwoording af aan het Bestuur. Dit gebeurt aan de hand van de notulen van een commissievergadering en notities met advies voor het Bestuur. Het Bestuur heeft een Beleggingscommissie ingesteld. Deze commissie bestaat uit een afvaardiging van het Bestuur, aangevuld met externe deskundigen en heeft een besluitvoorbereidende en adviserende functie. Het Bestuur neemt als eindverantwoordelijk orgaan de strategische en beleidsmatige beslissingen op beleggingsgebied, mede op advies van de Beleggingscommissie. De Beleggingscommissie buigt zich als eerste over het te voeren beleggingsbeleid en zal het Bestuur adviseren, waarna het Bestuur het strategisch en tactisch beleid vaststelt. 2.3 Integriteit Het Bestuur heeft een gedragscode waarmee zij richtlijnen geeft. De gedragscode bevordert transparantie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen, ook voor hun eigen bescherming, duidelijk weten wat wel en niet geoorloofd is. De code draagt er aan bij dat het pensioenfonds integer functioneert ten behoeve van alle belanghebbenden en zorgt voor waarborging van een goede naam en reputatie van APF. De richtlijnen uit de code moeten daarnaast voorkomen dat er conflicten ontstaan tussen belangen van het pensioenfonds en de privébelangen van betrokkenen of dat vertrouwelijke informatie van APF gebruikt wordt voor privédoeleinden. Eventueel conflicterende nevenfuncties van bestuursleden worden bij de compliance officer gemeld. Deze beziet of melding bij de voorzitter gewenst is. Over de nevenfuncties wordt in het jaarverslag gerapporteerd. De compliance officer voert de toetsing aan de gedragscode uit. Ten behoeve van de medewerkers van APF is bij Ahold een klokkenluidersregeling (Ahold Signaallijn) van toepassing, waarbij de medewerkers zonder gevaar voor hun positie kunnen rapporteren over onregelmatigheden binnen het pensioenfonds. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. 2
2.4 Geschiktheid Aandachtspunt van het Bestuur is het kwalitatief goed functioneren als bestuur. Het Bestuur heeft hiertoe een deskundigheidsplan opgesteld. Dat plan voorziet erin dat het Bestuur als collectief en de bestuursleden individueel voldoen aan de wettelijk gestelde eisen ten aanzien van kennis, vaardigheden en professioneel gedrag (geschiktheid). Bij elke mutatie in het Bestuur gaat het Bestuur na of geschiktheid nog voldoende aanwezig is. Ten minste eenmaal per jaar gaat het Bestuur na of zij als collectief actuele ontwikkelingen op pensioengebied in voldoende mate volgt. Het Bestuur stelt jaarlijks een gezamenlijk opleidingsplan vast. In dit plan staat op welke onderdelen de individuele bestuursleden hun kennis en vaardigheden op peil willen houden dan wel willen uitbreiden. 2.5 Verantwoording inzake het beleggingsbeleid APF is zich bewust van de maatschappelijke rol die zij als belegger vervult. Die rol dwingt het pensioenfonds tot grote zorgvuldigheid in haar handelen. Het pensioenfonds is te allen tijde bereid verantwoording af te leggen over haar beleggingsgedrag en de gevolgen hiervan voor de samenleving. De uitgangspunten voor het beleggingsbeleid zijn opgenomen in de verklaring beleggingsbeginselen die op de website van het pensioenfonds te downloaden is. 2.6 Transparantie, openheid en communicatie Het Bestuur informeert de werkgever, de deelnemers en de pensioengerechtigden via een magazine, de website en het jaarverslag over het beleid van APF. Het gaat hierbij onder meer over ontwikkelingen in: de pensioenregeling; het premie-, beleggings- en indexeringsbeleid. In het jaarverslag is de samenstelling van het Bestuur en de Beleggingscommissie opgenomen. Daarin wordt ook beschreven hoe het Bestuur omgaat met onderwerpen als goed bestuur, verantwoording en intern overzicht. APF beschikt over een brochure waarin de pensioenregeling in het kort wordt omschreven. Deze brochure wordt, voorzien van aanvullende informatie, op de website van het pensioenfonds gepubliceerd en wordt op verzoek toegezonden door de Servicedesk. Over individuele zaken wordt schriftelijk of via e-mail met betrokkenen gecommuniceerd. APF heeft een communicatiebeleidsplan. In dit plan wordt het communicatiebeleid van het pensioenfonds beschreven. Deelnemers ontvangen jaarlijks een uniform pensioenoverzicht en gewezen deelnemers eens in de vijf jaar. Geïnteresseerden kunnen het jaarverslag, de statuten en de reglementen van het pensioenfonds opvragen of downloaden via de website. 2.7 Evaluatie functioneren Het Bestuur heeft een procedure vastgesteld voor periodieke zelfevaluatie. Het gaat om het functioneren van het Bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden afzonderlijk. Doel van de zelfevaluatie is de kwaliteit van het Bestuur in stand te houden en/of te verbeteren. Het Bestuur bespreekt jaarlijks zijn eigen functioneren. Het functioneren van het Bestuur zal jaarlijks geëvalueerd worden aan de hand van één-op-één gesprekken in het ene jaar en groepsevaluatie in het andere jaar. Het Bestuur zal dan bepalen: hoe het Bestuur in totaliteit functioneert in het besluitvormingsproces (groepseffectiviteit); of er voldoende tijd is (besteed) om de bestuursfunctie goed te kunnen invullen; opvolging / zittingstermijn; hiermee wil het Bestuur een zo goed mogelijke opvolging afstemmen, zodat een toekomstige kandidaat in een voorstadium al een opleidingsprogramma kan volgen; op welke inhoudelijke kennisgebieden het Bestuur nog een extra investering nodig heeft op groepsniveau en welke individuele leden hier invulling aan gaan geven; of de belangrijkste competenties voldoende binnen het Bestuur gedekt zijn; of er voldoende invulling is gegeven aan het opleidingsplan. 3
2.8 Benoeming, schorsing en ontslag van bestuursleden Indien het Bestuur van mening is dat er sprake is van een bestuurslid dat onvoldoende functioneert, kan het Bestuur, conform de statuten, de voordragende partij vragen een ander bestuurslid voor te dragen. Ook bestaat de mogelijkheid tot het schorsen van een bestuurslid. 2.9 Contractpartijen Uitvoering Het pensioenfonds heeft een aantal zaken uitbesteed. APF heeft het operationeel vermogensbeheer nagenoeg volledig uitbesteed en AXA Investment Managers aangesteld als fiduciair manager. In dat kader geeft de fiduciair manager aan APF adviezen over het strategisch en tactisch beleggingsbeleid en de te selecteren vermogensbeheerders. Binnen de uitvoeringsorganisatie vindt alleen nog het liquiditeitenbeheer plaats. De verloning en uitbetaling van de uitkeringen is uitbesteed aan Genpact. Het beheer van de IT-infrastructuur is uitbesteed aan Ahold in Nederland en aan Bitbrains. Controle en certificering Het pensioenfonds heeft voor de controle en certificering van de jaarrekening met de volgende partijen een overeenkomst gesloten: Certificerend actuaris Towers Watson Onafhankelijk accountant PwC Advisering Het pensioenfonds laat zich bij de werkzaamheden ondersteunen en/of adviseren door externe deskundigen: Actuarieel/juridisch Towers Watson Vermogensbeheer AXA Investment Managers Uitbestedingsbeleid Het Bestuur heeft een uitbestedingsbeleid geformuleerd. Daarin staan de criteria beschreven die bij de selectie van de uitbestedingsrelaties gelden en de normen die bij de bewaking van de kwaliteit van de uitvoering van de uitbestede werkzaamheden gelden. Hoofdstuk 3 - Verantwoordingsorgaan 3.1 Verantwoordingsorgaan Het Bestuur van het pensioenfonds heeft gezorgd voor de instelling van een Verantwoordingsorgaan. Het Verantwoordingsorgaan bestaat conform de statuten uit zes leden: twee vertegenwoordigers van de werkgever; twee vertegenwoordigers van de deelnemers; twee vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden. De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar. 3.2 Bevoegdheid Het Verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van het Bestuur. Dit gebeurt onder andere aan de hand van het jaarverslag, vastgelegde beleidskeuzes voor de toekomst en de bevindingen van het intern toezicht over het uitgevoerde beleid. De bepalingen omtrent het Verantwoordingsorgaan zijn uitgewerkt in de statuten en het huishoudelijk reglement. 3.3 Werkwijze Het Bestuur en het Verantwoordingsorgaan komen ten minste twee maal per kalenderjaar in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen worden zaken besproken waarover het Bestuur of het Verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. 3.4 Rapportage Het Verantwoordingsorgaan rapporteert haar bevindingen in het jaarverslag. 4
Hoofdstuk 4 - Intern Toezicht 4.1 Inrichting intern toezicht Voor de inrichting van het intern toezicht heeft het Bestuur een jaarlijkse Visitatiecommissie ingesteld. Deze Visitatiecommissie bestaat uit drie externe leden die door het Bestuur, na bindend advies van het Verantwoordingsorgaan, worden benoemd. 4.2 Taken De Wet Versterking Bestuur Pensioenfondsen (WVBP) geeft aan dat de Visitatiecommissie toezicht houdt op het beleid en de algemene gang van zaken, de adequate risicobeheersing en de evenwichtige belangenafweging. De Code Pensioenfondsen voegt daaraan toe dat de Visitatiecommissie bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. Naast de hierboven vermelde zaken worden daarbij de volgende onderwerpen in het toezicht meegenomen: het functioneren van de governance, het functioneren van het Bestuur, transparante en begrijpelijke communicatie, de naleving van de Code Pensioenfondsen en cultuur en gedrag. 4.3 Werkwijze Het Bestuur geeft de Visitatiecommissie een keer per jaar de opdracht het functioneren van (het Bestuur van) het pensioenfonds kritisch te bezien. De Visitatiecommissie heeft recht op de informatie die zij in redelijkheid nodig heeft om haar opdracht te vervullen. In het kader van de opdracht heeft de Visitatiecommissie recht op overleg met het Bestuur, de onafhankelijk accountant en de certificerende actuaris van het pensioenfonds. Eventueel disfunctioneren van het Bestuur bespreekt de Visitatiecommissie met het Bestuur zelf en meldt dit aan het Verantwoordingsorgaan en eventueel aan De Nederlandsche Bank. De Visitatiecommissie betrekt de naleving van de Code Pensioenfondsen bij zijn taak. 4.4 Rapportage De Visitatiecommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan het Bestuur. Nadat het Bestuur kennis heeft genomen van de rapportage, bespreekt het Bestuur deze rapportage en eventuele daarop gebaseerde (voorgenomen) besluiten met het Verantwoordingsorgaan. Tijdens dat overleg zal het Bestuur zijn mening geven over de rapportage. De samenvatting van de bevindingen van de Visitatiecommissie en de reactie daarop van het Bestuur worden opgenomen in het jaarverslag. Hoofdstuk 5 - Klachten en geschillen Klachtenprocedure Er is een klachtenprocedure opgesteld. Bij klachten gaat het om de wijze van uitvoering van de pensioenregeling. De klacht richt zich dus primair tot het pensioenfonds als uitvoerder van de pensioenregeling. In de startbrief en op de website wordt melding gemaakt van de klachtenprocedure. Het reglement Klachten en Geschillen staat ook op de website van het pensioenfonds. Geschillenprocedure Het Bestuur maakt voor geschillen over inhoudelijke besluiten over uitvoering van de pensioenregeling gebruik van een geschillenprocedure. Het reglement Klachten en Geschillen staat ook op de website van het pensioenfonds. 5