Privacyverklaring VVZ 49 2018-2023 SAMENVATTING DOEL PROCEDURE Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Zeer veel organisaties gebruiken persoonsgegevens en wisselen deze uit. De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op een aantal punten laat de AVG ruimte voor nationale keuzes. Deze zijn uitgewerkt in de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Vertrouwelijkheid Beschikbaar voor de hele vereniging Status Onder goedkeuring Auteur(s) Ruud Prior en Gijs Schaap Auteur(s) functie Secretaris hoofdbestuur en bestuurslid Gemaakt op augustus 2018 Laatste update augustus 2018 Gevalideerd op 31/08/2018 Effectief vanaf augustus 2018 Gevalideerd door Hoofdbestuur VERSIE CONTROLE Versie Auteur Geschreven op Aanpassingen V1.0 Ruud Prior 01/08/2018 Eerste versie V1.1 Robert Jan Controle 19/09/2018 Schoonenberg V1.2 Gijs Schaap 19/09/2018 Aanpassing formaat en tekst Benodigd Gevalideerd door Hoofdbestuur Gevalideerd op Hoofdbestuur 19/09/2018
INHOUDSOPGAVE Inleiding...3 Privacyverklaring VVZ 49...4 Bewaarmatrix 5 Cookies 6 Foto s en video s 7 Verstrekking van ledenlijst 7 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden 7 Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens 7 Beveiliging persoonsgegevens 8 Minderjarigen 8 Links naar andere websites 8 Wijziging van het privacy beleid 8 Contactgegevens 8 Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens 8
INLEIDING Voor u ligt de privacyverklaring van het bestuur van de voetbalvereniging VVZ 49 voor de periode 2018 2023 vanwege de AVG wetgeving. De AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. De belangrijkste bepalingen uit de AVG zijn als volgt samen te vatten: Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het behoorlijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden. Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld. Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking. Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij als uitgangspunt hanteren zo min mogelijk. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.
PRIVACYVERKLARING VVZ 49 Dit is de privacyverklaring van VVZ 49, gevestigd te Soest, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 31017226 hierna te noemen: `de vereniging`. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan bestuur@vvz49.nl
BEWAARMATRIX In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Bewaartermijn Ontvangers Onderzoeken of u lid kan worden en het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst. Administratie (innen van de contributie via incasso) Uitvoeren van de overeenkomst met trainers Vrijwilligers administratie Het registreren van de uitgeleende clubkleding Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Geboortedatum Telefoonnummer E-mail adres Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer E-mailadres Bankgegevens Betaalgegevens Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer E-mailadres Bankgegevens Betaalgegevens VOG Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer E-mailadres VOG Voornaam Achternaam Telefoonnummer E-mailadres Uitvoering van de overeenkomst Uitvoering van de overeenkomst Uitvoering van de overeenkomst Informeren over de verwachte inzet van de vrijwilliger overeenkomst en tot 2 jaar daarna Indien u lid wordt gedurende de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen Sportlink. 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. 2 jaar daarna 2 jaar daarna Leden administratie KNVB via Sportlink Penningmeester Leden administratie Penningmeester Bestuursleden Leden jeugdcommissie Bestuurs- en leden commissies als jeugd, kantine, evenementen accommodatie en sponsoring Kleding coördinator
Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief aan leden maar ook email vanuit bestuur, jeugdbestuur en andere commissies Versturen berichten van derden, waaronder sponsoren en leveranciers. Om onze digitale dienstverlening te verbeteren Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. Voornaam Achternaam E-mailadres Voornaam Achternaam E-mailadres Cookies (zie voor meer info het sub kopje Cookies) IP-gegevens Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer E-mail adres Informeren van de leden, trainers en vrijwilligers Toestemming van de ontvangers Toestemming Toestemming 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel als mogelijk geanonimiseerd. Zolang als de toestemming niet is ingetrokken. Leden, trainers en vrijwilligers Leden, trainers en vrijwilligers Websitebeheerder Analytics tools Leden, trainers en vrijwilligers COOKIES Een cookie is een klein tekstbestand dat met de pagina s van een website wordt meegestuurd en door de browser op computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De vereniging gebruikt cookies om meer service te bieden bij het bezoeken van onze website. Dankzij cookies kan worden beoordeeld hoe vaak de website - en welke pagina s - door bezoekers worden bekeken. Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet eerst toestemming worden gegeven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien- en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de eprivacy Verordening. Toestemming voor cookies kan altijd weer worden ingetrokken door de internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies is te vinden in de Help-functie van de browser.
FOTO S EN VIDEO S Foto s en video s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene zijn persoonsgegevens. Voor het maken en publiceren ervan is vaak toestemming nodig van de betrokkene, zeker als het gaat om een minderjarig persoon. Toestemming ten aanzien van iemand die nog geen 16 jaar oud is, moet worden gevraagd aan de ouder/voogd. De vereniging kan alleen verantwoordelijk zijn voor beelden op onze website. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft het recht om zich te verzetten tegen publicatie van beelden op de website van de vereniging door het opzetten van een rode clowns neus. Indien dit ten onrechte op de website van de vereniging staat, dan dient dit te worden gemeld bij bestuur@vvz49.nl. De vereniging heeft bij ingang parkeerplaats en fietsenhek bordje geplaatst waarop voor alle spelers, begeleiding en bezoekers staat vermeld voorzichtig om te gaan met foto s en video s die op ons complex zijn gemaakt. VERSTREKKING VAN LEDENLIJST De ledenlijst van de vereniging kan in bezit zijn van bestuur, jeugdcommissie, commissie wedstrijdzaken en ledenadministratie. Dit alles uit hoofde van het uitvoeren van hun taken. Tevens ligt een kopie in de jeugdcommissie kamer voor de medewerkers die de zaterdagdiensten uitvoeren. VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN Zonder uw toestemming verstrekt de vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt. INZAGE, CORRECTIE EN VERWIJDERING VAN PERSOONSGEGEVENS U hebt het recht de vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen. Nieuwe leden krijgen standaard de status afgeschermd, alle huidige leden bepalen zelf de status in Sportlink.
BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS De vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. MINDERJARIGEN Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen. LINKS NAAR ANDERE WEBSITES De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen. WIJZIGING VAN HET PRIVACY BELEID De vereniging past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. De Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging u via de websites te informeren. CONTACTGEGEVENS Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens: Verantwoordelijke: Secretaris VVZ 49 E-mail: Bestuur@VVZ49.nl KLACHT OVER DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.